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Gerência de Projetos – Aquisições
Níkolas Mesquita
Gerência de Projetos
Aquisições
Grupo de Processo Processo
Planejamento Planejar as aquisições
Execução Realizar as aquisições
Controle Administrar as aquisições
Encerramento Encerrar as aquisições
Gerência de Projetos
Processos de compras de produtos ou serviços necessários ao projeto, supridos por equipes fora do projeto Incluem a administração
do contrato Documentos:
NDA (Nondiclosure Agreement), RFP (Request For Proposal), Proposta, Contrato, Ordem de Compra, Pedido, etc.
Administrar & Encerrar
Contratado
Qualificados
Fornecedores
Gerência de aquisições
Gerência de Projetos
Planejar as aquisições - processo
Gerência de Projetos
Planejar as aquisições
Missão: Decidir o que comprar ou fazer, detalhar a abordagem (como), quando e
quem pode fornecer e solicitar as propostas dos fornecedores Linha base do escopo: DE, EAP e Dicionário da EAP Documentos de requisitos: Informações relevantes para
aquisições Acordos de cooperação: Parcerias já existentes
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Linha de base do escopoDocumentação dos requisitosAcordos de cooperaçãoRegistro dos riscosDecisões contratuais sobre riscosRequisitos de recursos das atividadesCronograma do projetoEstimativa dos custos das atividadesLinha de base do desempenho de custosFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais
Análise de fazer ou comprarOpinião especializadaTipos de contratos
Plano de gestão das aquisiçõesDeclarações do trabalho das aquisiçõesDecisões de fazer ou comprarDocumentos da aquisiçãoCritérios para seleção de fontesSolicitações de mudanças
Gerência de Projetos
Planejar as aquisições - entradas
Registro dos riscos: Riscos que demandam alguma aquisição
Decisões contratuais sobre riscos: Seguros, garantias, serviços, etc. que demandam aquisição
Requisitos de recursos das atividades: Recursos, equipamentos, movimentação, etc.
Cronograma, Estimativa dos custos das atividades e Linha de base do desempenho de custos: Quando vamos precisar e quanto temos para gastar
Fatores ambientais da empresa: Reputação de fornecedores, condições normais de aquisição,
requisitos específicos e situação do mercado
Gerência de Projetos
Planejar as aquisições - técnicas
Análise de fazer ou comprar: Pode ser feito pela equipe? É melhor comprar? Comprar, alugar, financiar ou fazer um leasing?
Tipos de contrato: Com preço fixo (global ou empreitada, escopo fechado):
• Preço Fixo Garantido (PFG)• Preço Fixo com Incentivo de Remuneração (PFIR)• Preço Fixo com Ajuste Econômico do Preço (PF-AEP)
Custos Reembolsáveis (custo + serviço administração):• Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF)• Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI)• Custo Mais Remuneração Concedida (CMRC)
Tempo & Material (TM ou Time & Material):• Menos recomendado, pois o pagamento é por tempo (horas/dias) e
despesas
Gerência de Projetos
Planejar as aquisições - saídas
Plano de gestão das aquisições Incluem orientações para:
• Tipos de contratos, gestão de riscos, critérios e métodos de avaliação, gestão de contratos e de fornecedores, documentos padronizados, restrições, premissas, cronograma de aquisições, identificação de fornecedores pré-qualificados, etc.
Declarações do trabalho das aquisições: Documento contendo as informações necessárias para
uma boa aquisição, ou seja, conhecimento do escopo para uma precificação e entrega adequada
Documentos da aquisição: NDA, DT, RFP, proposta, minuta de contrato, etc.
Gerência de Projetos
Planejar as aquisições - saídas
Critérios de seleção de fontes: Objetivos:
• São desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as propostas dos fornecedores. Podem ser:
– Custo total do ciclo de vida (TCO: Total Cost of Ownership)– Garantia, preço, prazo, etc.– Capacidade financeira, de produção e interesse
Subjetivos:• Nível de entendimento da necessidade• Capacidade técnica• Nível de risco• Abordagem de gerenciamento• Abordagem técnica• Tamanho e tipo da empresa• Desempenho passado dos fornecedores• Referências• Direitos de propriedade e propriedade intelectual
Gerência de Projetos
Realizar as aquisições - processo
Gerência de Projetos
Realizar as aquisições
Missão: Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e
realizar a contratação (incluindo os contratos) Documentos do projeto:
Entradas:Registro de riscos e Decisões contratuais sobre riscos Saídas: Requisitos, Matriz de Rastreabilidade e Registro de Riscos
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão do projetoDocumentos de aquisiçãoCritérios para seleção de fontesLista de fornecedores qualificadosPropostas de fornecedoresDocumentos do projetoDecisões de fazer ou comprarAcordos de cooperaçãoAtivos de processos organizacionais
Reuniões com licitantesTécnicas de avaliação de propostasEstimativas independentesOpinião especializadaPublicidadePesquisa na InternetNegociação das aquisições
Fornecedores selecionadosAdjudicação do contrato de aquisiçãoCalendários de recursosSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizados
Gerência de Projetos
Realizar as aquisições - técnicas
Reuniões com licitantes: Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes igualmente
Técnicas de avaliação de propostas: Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para determinar o fornecedor selecionado
Estimativas independentes: O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa independente de custo do que está sendo adquirido
Publicidade: Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com obrigações legais
Pesquisa na Internet: Para itens de prateleira é uma ótima opção. Mas, não deve ser utilizada para itens específicos e/ou complexos
Gerência de Projetos
Realizar as aquisições - técnicas e saídas
Técnicas: Negociação das aquisições:
• Os detalhes da aquisição devem ser negociados até que seja possível assinar um contrato com os termos negociados• Os termos podem incluir: responsabilidades, tratamento de mudanças, direitos de propriedade, pagamentos, preços, formas de pagamento, etc.• Em negociações complexas, o GP não deve ser o principal negociador e elas normalmente requerem aprovação da alta administração
Saídas: Fornecedores selecionados:
• Fornecedores escolhidos e contratados
Gerência de Projetos
Realizar as aquisições - saídas
Adjudicação do contrato de aquisição (contrato): A negociação deve ser formalizada num contrato, que deve considerar todos os documentos do NDA à minuta Quando a contratação não é imediata, a adjudicação garante ao fornecedor o direito de fornecer o produto ou serviço alvo da negociação
Plano de gestão do projeto atualizado: Linha base do escopo, de custos e do cronograma Plano de gestão de aquisições
Documentos do projeto atualizados: Documentos de requisitos, matriz de rastreabilidade e registro de riscos
Gerência de Projetos
Administrar aquisições - processo
Gerência de Projetos
Administrar as aquisições
Missão: Gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato
e fazer as mudanças e correções necessárias Sistema de controle de mudanças no contrato:
As mudanças aprovadas devem ser implementadas nos documentos de aquisição e isto requer um certo processo incluindo aprovações
Análise de desempenho das aquisições: Avaliação do progresso das entregas do fornecedor, na qualidade, prazo e
custos que foram combinados. O propósito desta avaliação é quantificar a capacidade realização do trabalho e de entrega do fornecedor
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Documentos de aquisiçãoPlano de gestão do projetoContratoRelatórios de desempenhoSolicitações de mudanças aprovadasInformações sobre desempenho
Sistema de controle de mudanças no contratoAnálise de desempenho das aquisiçõesInspeções e auditoriasRelatórios de desempenhoSistema de pagamentosAdministração de reivindicaçõesSistema de gestão de registros
Documentação da aquisiçãoAtivos de processos atualizadosSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizado
Gerência de Projetos
Administrar as aquisições - técnicas
Inspeções e auditorias: Se o contrato permitir, o cliente pode fazer inspeções e
auditorias nos processos produtivos do fornecedor Sistema de pagamentos:
Os pagamentos combinados devem ser feitos e registrados Administração de reivindicações:
Reivindicações são mudanças contestadas pelo cliente ou pelo fornecedor. Representam disputas que devem ser resolvidas preferencialmente por negociação
Se não for possível negociar, devemos seguir os procedimentos previstos para disputas no contrato
Sistema de gestão de registros: Método utilizado pelo GP para registrar as questões
Gerência de Projetos
Administrar aquisições - saídas
Ativos de processos atualizados: Correspondência (formalização de ações contratuais) Cronogramas de entregas x pagamentos Documentação da avaliação do desempenho do fornecedor
Plano de gestão do projeto atualizado: Plano de gestão de aquisições Linha de base do cronograma
Gerência de Projetos
Encerrar as aquisições - processo
Gerência de Projetos
Encerrar as aquisições
Missão: Finalizar as aquisições do projeto ou fase verificando se todo o trabalho e
as entregas são aceitáveis
Auditorias de aquisição: Realizar uma auditoria final para encerramento da aquisição Pode incluir uma análise do processo de aquisição para melhorar
os ativos de processos Funciona como lições aprendidas das aquisições Este processo verifica o produto, a verificação do escopo é feita no
final do monitoramento e controle
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão do projetoDocumentação de aquisição
Auditorias de aquisiçõesAcordos negociadosSistema de gestão de registros
Aquisições encerradasAtivos de processos atualizados
Gerência de Projetos
Encerrar as aquisições - saídas
Acordos negociados: Todas as reivindicações pendentes devem ser resolvidas,
preferencialmente por negociação, se necessário envolvendo mediação e arbitragem, se ainda assim não resolver o caminho judicial é necessário
Aquisições encerradas: Comunicação formal que o contrato foi cumprido e está
encerrado
Ativos de processos atualizados: Arquivamento dos documentos das aquisições Aceitação das entregas Documentação das lições aprendidas
Gerência de Projetos
Obrigado!
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