Apresentação gestão documental para os dirigentes

João Pessoa, 19 de junho de 2008

Maria das Graças PereiraMaria das Graças Pereira

Ana Flávia FonsecaAna Flávia Fonseca

Bernardina Freire Bernardina Freire

Laudereida Marques MoraisLaudereida Marques Morais

Execução e participação

Todos os colaboradores do NDA

Lei 8.159 – Lei 8.159 – 08/01/199108/01/1991

Política de gestão Política de gestão documentaldocumental

Legislação e Regulamentação

Legislação nacional

Legislação nacional

Legislação e Regulamentação

Recursos

HumanosMateriais

FinanceirosGestão Documental

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

(Art.3 – Lei 8.159)

GESTÃO DOCUMENTAL

GESTÃO DOCUMENTAL

VANTAGENS

ECONOMIA

RACIONALIZAÇÃO DE GUARDA

PRESERVAÇÃO DE ACERVOS DOCUMENTAIS DE VALOR PERMANTE

ECONOMIA

RACIONALIZAÇÃO DE GUARDA

PRESERVAÇÃO DE ACERVOS DOCUMENTAIS DE VALOR PERMANTE

Gestão Documental Lei

Nº 8.159

Arquivo Corrente

Arquivo Intermedi

ário

Diagnóstico

Produção

Tramitação

Uso

Avaliação

Arquivamento

Análise quantitativa

Análise qualitativa

VALORESDOS

DOCUMENTOS

SECUNDÁRIO

PRIMÁRIO

ADMINISTRATIVOAtividade fimAtividade Meio(Razão de existir do documento)

ADMINISTRATIVOAtividade fimAtividade Meio(Razão de existir do documento)

JURÍDICO LEGALPrazos de prescrição

JURÍDICO LEGALPrazos de prescrição

FISCALPrazos previstos pelos órgãos fiscalizadores

FISCALPrazos previstos pelos órgãos fiscalizadores

OPERACIONALPeríodo em que as de documentos são utilizadas na consecução dos projetos

OPERACIONALPeríodo em que as de documentos são utilizadas na consecução dos projetos

HISTÓRICO/PROBATÓRIOOrigem OrganizaçãoReformasFuncionamentoDesempenhoEvolução

Instituição

HISTÓRICO/PROBATÓRIOOrigem OrganizaçãoReformasFuncionamentoDesempenhoEvolução

Instituição

HISTÓRICO INFORMATIVO Sobre:PessoalFatosReconstituição históricaPlanejamentoPesquisa

HISTÓRICO INFORMATIVO Sobre:PessoalFatosReconstituição históricaPlanejamentoPesquisa

HISTÓRICO/INTRÍNSECOGuarda Permanente dos Documentos

Personalidades e Fatos marcantes

HISTÓRICO/INTRÍNSECOGuarda Permanente dos Documentos

Personalidades e Fatos marcantes

QUADRO COMPARATIVO

CATEGORIAS DE SIGILO PRAZOS DE CLASSIFICAÇÃO PRAZOS DE CLASSIFICAÇÃO

Decreto 2134 Decreto 455324/ 01/ 1997 27/ 12/ 2002

vigente a partir de 14/02/2003

ultra-secreto até 30 anos (renovável por mais 30 anos)

até 50 anos (renovável indefinidamente)

secreto até 20 anos até 30 anos

confidencial até 10 anos até 20 anos

reservado até 5 anos até 10 anos

•Diagnosticar;

•Levantar a massa documental;

•Capacitar a equipe;

•Analisar e avaliar a documentação;

•Estabelecer e executar ação conservacionista;

•Elaborar TTD – Resolução 14 ( CONARQ);

•Estabelecer política de transferência e recolhimento;

•Elaborar PCD;

•Selecionar e preparar documentos para microfilmagens e/ou digitalizações;

•Elaborar layout;

•Promover a institucionalização do sistema de arquivo;

•Acondicionar e armazenar a documentação nos depósitos;

•Elaborar instrumentos de pesquisa;

•Elaborar manual de procedimentos;

SITUAÇÕES QUE EVIDENCIAM A SITUAÇÕES QUE EVIDENCIAM A NECESSIDADE DE PLANEJAMENTONECESSIDADE DE PLANEJAMENTO

PLANEJAMENTO PROGRAMAÇÃO

PROSPECÇÃO/DIAGNÓSTICO

MONITORAMENTO

AVALIAÇÃO

DESAFIO

CICLO DO PLANEJAMENTO

1 DIAGNÓSTICO

2 ELABORAÇÃO DO PROJETO

3 EXECUÇÃO

4 CONTROLE

5 AVALIAÇÃO

6 REPLANEJAMENTO

ELEMENTOS PARA ELABORAÇÃO DO PROJETO DE ARQUIVO

Conhecimento da estrutura, alterações, objetivos e funcionamento da Instituição geradora e receptora de documentos, além de profundo levantamento da massa documental existente.

LEVANTAMENTODE DADOS

Obtenção do diagnóstico da

situação atual, para formulação e proposta de alterações e

medidas a serem adotadas.ANÁLISE DOS DADOS

COLETADOS

PLANEJAMENTO

A elaboração do plano

arquivístico considera

prioritariamente as

DISPOSIÇÕES LEGAIS e as

NECESSIDADES DA

INSTITUIÇÃO

ELEMENTOS DO PLANEJAMENTO

• Posição do arquivo na estrutura da instituição

• Coordenação dos serviços de arquivo: centralizado ou descentralizado

• Recursos humanos;• Normas de funcionamento;• Recursos financeiros;• Instalações e equipamentos;

IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

Sensibilizar todos os níveis da instituição

Capacitar todoo pessoalque trabalha comdocumentos

A secretária(o) é o responsável pelo arquivo e pelo suprimento informacional de cada unidade

As atividades de arquivo sãodesempenhadas por terceiros, ou seja,ninguém da instituição é responsávelpor elas.

Média de Arquivamento/dia

60 a 100

60 a 100

IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

Testar as normas e rotinas

Elaborar Manual deArquivo onde estejamregistrados procedi –mentos e instruçõesadotados

Junho a Outubro/2008Junho a Outubro/2008

•Diagnóstico: NDA;

•Levantamento da massa documental;

•Capacitação da equipe;

•Análise e avaliação;

•Política conservacionista;

•Política de transferência e recolhimento;

•Plano de arranjo;

•Layout;

•Institucionalização do sistema;

•Acondicionamento e armazenagem da documentação;

Fluxograma Documental – que consiste na elaboração oficial do tramite interno da documentação;

Revisão Total da Organização da Documentação; Padronização da Documentação; Política de Recolhimento da Documentação; Fichamento das Séries Documentais; Elaboração do Manual de Serviço; Elaboração do Plano de Classificação e da Tabela

de temporalidade Documental;

Conclusão de colocação das etiquetas nas caixas;

Conclusão dos Instrumentos de pesquisas; Elaboração da listagem, ata, termo e

publicação do material a ser eliminado; Notação documental; Capacitação do pessoal da Casa; Automação e digitalização dos Arquivos.

(L. White)

“ “ Os arquivos não são, de maneira Os arquivos não são, de maneira alguma, cemitérios de documentos alguma, cemitérios de documentos velhos e esquecidos. A qualidade velhos e esquecidos. A qualidade essencial dos arquivos está em essencial dos arquivos está em

registrarem, não somente as registrarem, não somente as realizações, mas também os realizações, mas também os processos pelos quais foram processos pelos quais foram

efetuados.” efetuados.”

Dr. José Loureiro Lopes;Dr. José Loureiro Lopes;

Dr. Paulo Trindade Padilha;Dr. Paulo Trindade Padilha;

Dra. Ana Flávia Fonseca;Dra. Ana Flávia Fonseca;

Prof. BarretoProf. Barreto

E a todos e todas que E a todos e todas que colaborarem com esta iniciativacolaborarem com esta iniciativa