ARQUIVO E PROTOCOLO - … · de arquivamento mas essa não é desculpa para acumular tudo numa...

ARQUIVO E PROTOCOLO

Cada coisa em seu lugar!

ATIVIDADE

• 1-Como você costuma organizar seuspertences pessoais?

• 2-Para você o que significa uma “pessoaorganizada.” Descreva.

• 3-Como são organizadas as contas da suacasa?

• 4-Qual o procedimento que você usa paraguardar as contas pagas?

• 5-É importante guardar contas pagas, porquê?

BOLSA/CARTEIRA/GUARDA ROUPA

O que éimportante;

O que não éimportante;

O que énecessário;

O que não énecessário.

• Em Arquivologia, arquivo é um conjuntode documentos criados ou recebidos por umaorganização, firma ou indivíduo, que osmantém ordenadamente como fontede informação para a execução de suasatividades. Os documentos preservados peloarquivo podem ser de vários tipos e em váriossuportes. As entidades mantenedoras dearquivos podem ser públicas (Federal,Estadual Distrital, Municipal), institucionais,comerciais e pessoais.

• No Brasil, a política de arquivos públicos eprivados é gerenciada pelo Conselho Nacionalde Arquivos (Conarq), órgão ligado ao ArquivoNacional.

Finalidade do “ARQUIVO”

• Servir a ADMINISTRAÇÃO: Forneceminformações e documentos necessários aodesenvolvimento das atividades, facilitam oacesso aos documentos, preservam adocumentação da empresa, possibilitam ocontrole da produção de documentos ecolocam à disposição dos usuáriosdocumentos que fornecem informações decaráter probatório ou simplesmenteinformativo.

• Servir à História: Fornecem informações e/oudocumentos para reconstituir ou escrever ahistória política, social ou econômica deuma nação. Também servem de memória deuma empresa e constituem uma importantefonte de pesquisa.

FUNÇÕES DO ARQUIVO:

• Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;

• Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;

• Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa;

• Arquivar os documentos, visando a recuperaçãoda informação;

• Conservar e assegurar a integridade dosdocumentos, evitando danos que possamocasionar a sua perda;

• Executar as funções específicas conforme aorganização e administração da instituição.

ARQUIVAR

Guardar em lugarseguro;

Conservar na memória;

Valor histórico;

Valor afetivo pessoal;

Os arquivos sãonecessários à vida detoda organização,independente do seutamanho.

ARQUIVISTA

O que Faz?

• O arquivista arruma de forma lógica.

• Por assunto, ordem alfabética ou cronológica(de tempo) – todo tipo de documentos dentrode arquivos.

• Ex: Se um zoológico recebe um novo animal, oarquivista é quem vai guardar (ou deixarpronta) a pasta certa para colocar osdocumentos do novato.

• Se alguém descobre cartas antigas trocadasentre pessoas importantes, é o arquivista quevai identificar a época delas e arrumá-las de umjeito que fique fácil achá-las depois.

• Seu trabalho é fundamental para conservar amemória de uma instituição.

• O nosso país tem um Arquivo Nacional, ondeencontra-se gravações de discursos dospresidentes, mapas das cidades de diferentesépocas, vídeos de grandes eventos e papéisimportantes como a Lei Áurea, documento que aPrincesa Isabel assinou oficializando o fim daescravidão no Brasil.

• Arquivos são os documentos produzidos poruma instituição pública ou privada nocumprimento de suas funções.

• E participam de 3 fases: a corrente,intermediária e permanente.

• Servem como memória, testemunho, prova,podem ter valor histórico , probatório. Eparticipam de forma ativa da administração deorganizações.

• Os arquivos fazem parte da instituição e temque ser tratado como tal. Além de ter umgrande valor estratégico e diferencial em umainstituição, principalmente na hora de tomardecisão.

• Nem todas as pessoaspossuem um volumeconsiderável de papéise documentos quejustifique um sistemade arquivamento masessa não é desculpapara acumular tudonuma gaveta embagunça.

• Se seus papéis sãobasicamente documentospessoais, contrato dealuguel, apólices deseguro, contrato deescolas e faculdade, vocêpode separar porassunto e mantertudo em caixas dearquivomorto, em pastassuspensas numa caixa ouem envelopes numagaveta.

• Determine uma corpara cada pasta esempre que precisartrabalhar o conteúdo,mesmo que ela tenhaetiquetaidentificadora,a localização será maisrápida.

• Separe seusdocumentos e arquiveem envelopes coloridos.Facilitam a organizaçãoe cabem numa gaveta.

• Contas a pagar: o idealé mantê-las numa pastaem ordem cronológica.Se o volume forpequeno, uma pastasanfonada 1/4 será oideal.

• Para não esquecer dessescompromissos, deixe a pasta na gaveta de suamesa de trabalho ou à vista no ambiente dacasa em que você mais ficar.

• As contaspagas devem serarquivadas portipo/fornecedor/concessionária (luz,gás, telefone) emantidas peloperíodo legal.

Pastas e arquivos são tudo na vida da pessoa quecoleciona agendas, diários, aulas.Não esqueça de etiquetá-los!

• Essa é a dica do dia!

• O dicionário diz que “Arquivar” significaguardar em arquivo, conservar, reter namemória, pôr em lugar conveniente.

• No universo da administração, “arquivo” é umconjunto de documentos produzidos e recebidospor uma organização ao longo de sua existênciae que são organizados e conservados paraconsultas e comprovações.

ARQUIVAR

• É um ato realizado nopresente tendo emvista o futuro, pois asinformações retidas,colocadas “em lugarconveniente”, vãoservir para ajudar adiminuir ou esclarecerquestões que ainda vãoocorrer.

“ARQUIVO” também designa diferentesrealidades:

Ele pode ser o conjunto de documentos ecorrespondências que devem permanecerguardados;

Móvel que guarda esses documentos;

Sala ou lugar onde estão os papéis arquivados.

• O arquivo preserva a situação administrativa efiscal, a memória e a história da empresa eorganização que o criou e o mantém.

EXEMPLO:

• Se um funcionário pretende se aposentar, porexemplo, e não tem papéis que comprovemseu tempo de serviço, os documentosarquivados vão ser muito úteis nesse sentido.

• Se houver alguma pendência com relação aopagamento (ou não) de uma conta telefônicaantiga, o arquivo pode localizar essa conta eresolver a dúvida.

Principal função do “ARQUIVO”

• É servir à administração de uma instituição,qualquer que seja a sua natureza.

• Quando a atividade administrativa se extingue(por fechamento da empresa ou qualqueroutro motivo), os arquivos passam adesempenhar um novo papel: tornam-se úteispara a cultura e para a história.

• Até hoje os historiadores lamentam, porexemplo, que os arquivos referentes àescravidão no Brasil tenham sido destruídos.

• Se isso não tivesse acontecido, poderíamosconhecer melhor esse fato tão importante naformação da nossa nacionalidade.

• Muitas empresas einstituições costumamter vários arquivos:

O setor de almoxarifado;

O departamento financeiro;

Setor de pessoal;

etc.

• Os métodos deorganização de umarquivo podem servariados:

Setor pessoal –método alfabético;

Setor de compras –critérios numéricosou geográficos.

• Qualquer que seja a configuração, a forma deorganização e o tamanho de um arquivo, as suasfunções básicas são sempre guardar e conservardocumentos que possam ser usados paraatender a interesses pessoais, empresariais ouoficiais

Tipos de “ARQUIVO”

• Alguns são dedicados a pessoas, outros àsinstituições, empresas, cidades ou mesmopaíses.

• Assim são muito amplas e variadas asmaneiras de classificar os tipos de arquivos.

• Os arquivos podem ser:

ARQUIVOS PÚBLICOS:

• Formados em instituições do governo federal, estadual ou municipal.

O Arquivo Nacional - guarda material referente ao país.

O Arquivo Estadual do Rio de Janeiro –preserva aspectos da vida administrativa, política e cultural desse estado.

ARQUIVOS INSTITUCIONAIS:

Pertencem a escolas,igrejas, associações,clubes, organizaçõesnão governamentais(ONGS) e organizaçõessem fins lucrativos.

EX: o Arquivo do clubede futebol e Regatas doFlamengo.

ARQUIVO EMPRESARIAL

Arquivo de firmas,corporações ecompanhias.

EX: o Arquivo do Banco do Bradesco.

ARQUIVOS FAMILIARES OU PESSOAIS

Preservam correspondência, fotos, cartas, certidões de nascimento, diários, livros e muitos outros documentos afins.

Os arquivos pessoais dealguns políticos,músicos, escritores,jornalistas epesquisadores são tãosignificativos quecostumam ser doados auma instituição oumesmo vendidos parabibliotecas.

ARQUIVO CORRENTE

Guarda a documentaçãomais atual, consultadacom mais frequência, epor isso também éconhecido como arquivode movimento. Deve sermantido em local defácil acesso, justamentepara facilitar a consulta.

Exemplo de “Arquivo Corrente”

• O arquivo de uma empresa de exportação deveabrigar todas as guias e os processoselaborados para viabilizar a venda, no exterior,dos diferentes tipos de produtos com que aempresa lida. Abriga documentosrecentes,usado com frequência.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Preserva documentos que vieram do arquivocorrente e, com o tempo, foram deixando deser usados com frequência. Sua permanênciano intermediário é temporária, pois estãoaguardando para serem jogados fora oumandados para o arquivo morto.

EX: Documentos reunidos ao longo dos últimosdez anos pelo arquivo do departamentofinanceiro de uma empresa.

ARQUIVO ATIVO

• Um arquivo ativo agiliza a gestão diária dapapelada. Na hora de lidar com o serviço deadministração da semana, você encontrarátudo o que precisa no Arquivo Ativo.

ARQUIVO MORTO

• Abriga documentos que perderam o valoradministrativo e cujo uso passou a ser apenasesporádico.

• São conservados por causa de seu valorhistórico e também para fins de pesquisa.

• EX: Arquivo da Secretaria de obras que abrigaplanos para a urbanização do Rio de Janeiroocorrida no século XIX.

De acordo com as características e a natureza daquilo que abrigam, os

arquivos também podem ser:

ESPECIAIS

ESPECIALIZADOS

ARQUIVOS ESPECIAIS

• Além de documentos depapel, guardam tambémdiscos, fitas, disquetes,fotografias, fichasmicrofilmadas, slides,filmes.

• Devem merecertratamento especialquanto aoarmazenamento, registro,acondicionamento,controle e conservação.

EXEMPLO DE ARQUIVO ESPECIAL

• O arquivo do museu da imagem e do som doRio de Janeiro contém tesouros preciosos,entre eles músicas gravadas em fitas de áudio,que já deram origem a muitas pesquisas,livros e discos.

ARQUIVOS ESPECIALIZADOS

• Preservam documentos e também objetosreferentes a um assunto especifico, comoMedicina,Botânica, Engenharia, Saúde, etc.

• EX: O arquivo do parque nacional de Itatiaia,no Sul fluminense, tem sob sua guardaexpressivas espécies vegetais, além de animaisembalsamado da região.

DOCUMENTOS ARQUIVÁVEIS

• Documento é todo material recebido ouproduzido por um governo, organização ouempresa no decorrer de suas atividades e quese constitui em elemento de prova ou deinformação, sendo, portanto, conservado poressas instituições e seus sucessores paraefeitos futuros.

• EX: Peças escritas, fotos, desenhos ou mapasproduzidos ou recebidos por pessoas físicas.

• Os documentos internos gerados por umaempresa podem servir para comunicardecisões,realizar mudanças, participarinformações úteis ou novidades sobre otrabalho, comprovar transações envolvendodinheiro.

• EX: CNPJ (Cadastro Nacional de PessoaJurídica)

RECIBO

• É o comprovante que alguém deve assinarquando recebe alguma encomenda, umdocumento importante, um sedex ou algumpagamento.

NOTA FISCAL

• Deve acompanhar as remessas demercadorias expedidas pelo fornecedor. Nelaprecisam ser relacionados os produtos, asquantidades, os preços e a data da operação.

• Precisam ser discriminados os impostos, osdescontos e até o valor do frete.

• A nota fiscal permite, entre outras coisas, quese troque um produto que foi entregue comdefeito.

NOTA FISCAL

GUIAS DE RECOLHIMENTO

• Tipo de boleto usado para pagar os impostos.Para cada imposto há um tipo de guiadiferente.

REQUISIÇÕES DE MATERIAIS OU PEDIDOS DE COMPRA:

Formulários usados internamente parasolicitar materiais de consumo ouprodutos ao almoxarifado, ou ainda parapedir a compra de materiais que nãoestão no estoque.

A maneira deguardardocumentos émuito importantepara a suasegurança econservação.

DOCUMENTO ESCRITO

Contratos,

Certidões,

Tabelas,

Questionários,

Recibos.

Devem ser arquivados em pastas e guardados em arquivos de aço.

DOCUMENTO ICONOGRÁFICO

• Iconografia é a arte e a ciência de representar alguma coisa por meio de imagens.Documentos iconográficos são:

Fotos,

Quadros,

Desenhos,

Gravuras, etc.

Precisam ser guardados em móveis maiores, de gavetas largas e rasas. Esses móveis são chamados de mapotecas.

DOCUMENTO CARTOGRÁFICO

• A cartografia é a arte ou a ciência de compormapas. Os documentos cartográficos são osmapas, também guardados em mapotecas.

Os documentos classificam-se quanto a sua natureza:

OSTENSIVOS:

Aqueles que devem ficar à vista do público,como, por exemplo, um edital de convocaçãode reservistas para as forças armadas, umcomunicado avisando vai faltar água emdeterminado período em um edifício etc.

RESERVADOS:

Têm circulação restrita; devem ser enviadosapenas às pessoas interessadas no assunto.

Ordens específicas para a execução de umprojeto de saneamento básico (precisam serconhecidos apenas pelos técnicos e engenheirosenvolvidos).

CONFIDENCIAIS

Seu tema, ainda que não envolva grande riscode segurança, só deve ser do conhecimentode pessoas autorizadas.

EX: Propostas feitas por uma firma depublicidade para uma concorrência ligada auma companhia política.

SECRETOS

Não devem serconhecidos por todosou divulgados.

EX: Planos oudetalhes sobreoperações militaresou fotos aéreas queindicam a localizaçãoe a planta dequartéis.

O QUE SE ESPERA DE UM BOM “ARQUIVISTA”

• Um arquivista não lida apenas com papéis ecomputadores, mas também com pessoas, jáque precisa atender os funcionários da empresae, em muitos casos, também o público externo,por isso precisa ter:

• Gentileza e boa vontade;

• Ter paciência, para recuperar informações elocalizar documentos;

• Concentração e atenção;

• Ser discreto.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

• O profissional dessa área deve refletir sobre asatividades cotidianas da empresa ou daorganização para a qual trabalha e tambémsobre os documentos que ele gera,observando principalmente quais são asprincipais solicitações feitas aos arquivos.

• Para quem usa um arquivo, o importante éque possa encontrar aquilo que estáprocurando.

Método Alfabético:

Significa arrumar as palavras ou o nome daspessoas a que se referem os documentoslevando em consideração a ordem doalfabeto, ou seja, a 1ª, a 2ª e a 3ª letras doalfabeto.

• Se na mesma empresa trabalham Magda eMarta, qual das fichas deverá vir primeiro?Como a 1ª e a 2ª letras são iguais a referênciaserá a 3ª letra.

• Quando se trata de arquivos grandes, contendomuitos nomes próprios, a postura adotada éarquivar pelo sobrenome, pois fica mais fácillocalizar, já que, necessariamente, vão existirmuitas Maria e poucos Nascimento, porexemplo.

• Almeida, Leandro

• Barbosa, João

• Cerqueira, Antonio

• Machado, Claudio

• Nascimento, Ana

O Método alfabéticoé o mais simples detodos segue a ordemcom que as palavrassão colocadas nodicionário.

MÉTODO GEOGRÁFICO

• Quando a procedência do documento ou olocal onde se desenvolve a transação nelemencionada é o elemento principal, o maisindicado é usar o método geográfico.

Belo Horizonte – Minas Gerais – Um prédio dedois andares no centro da cidade.

PROTOCOLO

• Quando precisamosdar entrada comum documento emuma empresa eprecisamosacompanhar o seufluxo, o processo éiniciar o protocolo.

PROTOCOLO

Diariamente, empresas e organizaçõesrecebem correspondências e documentos porcorreio, malote, fax, internet. São convites,contratos sociais, comunicados, licitações,informações sobre eventos, propaganda,contas a pagar, correspondência particular defuncionários etc.

SETOR DE PROTOCOLO

• Registra todos os documentos que chegam e os distribui para os diferentes