Auditoria Interna- Xix Propedeutico-2014

AUDITORIA DE

SISTEMAS DE GESTION

Ing. Cristina Consuelo Mori Medrano

AUDITORÍA

“Proceso sistemático ,independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría, y evaluar objetivamente las con el fin de determinar la extensión con que se cumplen los criterios de auditoría”

DEFINICIÓN

3

AUDITORIA

AUDITADO

AUDITORES

CRITERIOS DE LA AUDITORIA

Provee evidencias para determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria.

4

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Determinar Conformidad Determinar la eficacia del sistemaVerificación del cumplimiento legalProveer oportunidad para mejorarProvee retroalimentación para acciones

correctivas y preventivas-

Proveer información para la Revisión por la Dirección

AuditadoOrganización que esta siendo auditada.

AuditorPersona con la competencia para realizar una auditoria

Equipo auditorUno o más auditores que realizan una auditoría ayudado por expertos técnicos si es necesario

Experto técnicoPersona que aporta conocimientos específicos o experiencia al equipo auditor

TÉRMINOS Y DEFINICIONESNORMA ISO 19011

Registro ,declaraciones de hechos o cualquier otra información que, son pertinentes para los criterios de la auditorias y que son verificables

EVIDENCIAS DE AUDITORÍA:

EVIDENCIA DE AUDITORÍA

Algo que afirmo un Directivo de

la Empresa

Algo que usted vio Entrevista de

Campo

Procedimientos, registros, documentos y datos

HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA

Resultados de la evaluación de las evidencias de la auditoría frente a los criterios de auditoría

NOTA Los resultados de la auditoría pueden indicar la conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades

para la mejora.

HALLAZGOS DE AUDITORIA

HALLAZGO DE AUDITORIA

CONFORMIDAD o NO CONFORMIDAD

CUMPLIMIENTO O NO

OPORTUNIDAD DE MEJORA

Nota1.los hallazgos de la auditoria pueden indicar

conformidad o no conformidad

Nota2.Los hallazgos de la auditoria pueden conducir a la identificación de oportunidades para mejorar o al registro de buenas practicas.

Nota3. Si los criterios de auditoria se seleccionan de entre los requisitos legales el hallazgos de la auditoria se denomina cumplimiento o no

Si es requisito legal

Políticas, procedimientos, estándares, buenas prácticas o requisitos con los que el auditor compara la evidencia reunida durante la auditoría

CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Extensión y limites de una auditoria.

Nota : El alcance de la auditoria incluye generalmente una descripción de las ubicaciones , las unidades de la organización, las actividades y los procesos , asi como el periodo cubierto,

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Conjunto de una a mas auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas para un propósito especifico.

Nota : Adaptado de la Norma ISO9000:2005 .Definicion 3.9.2

PROGRAMA DE AUDITORIA

Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria .

Nota : Norma ISO9000:2005 .Definición 3.9.12

PLAN DE AUDITORIA

14

TIPOS DE AUDITORIA

Auditoria de PRIMERA PARTE Son las llamadas auditorias internas .

(auditor y auditados son internos de la propia organización)

Auditoria de SEGUNDA PARTE Es la auditoria por un ente interesado (p.ej

un cliente)

Auditoria de TERCERA PARTE. Es la auditoria por un ente independiente( p

ej. un organismo de certificación )

Según la organización involucrada

PROTAGONISTAS DE LA AUDITORÍA

AUDITADOAUDITOR

ORGANIZACION

Proveedor

Organización (fabricante/empresa de

servicios)

Cliente

Organismo de certificación

Auditoria 2da parte(externa)

Auditoria 3ra parte(externa)

Auditorias Internas(1ra parte)

Agente legal

TIPOS DE AUDITORÍA

Según la organización involucrada:

TIPOS DE AUDITORÍA

Tipos de auditorías de Certificacion

Auditoría de certificación o de conformidad

Auditoria de seguimientoAuditoria de re-certificación

TIPOS DE AUDITORÍA

Los principios de los que depende la auditoria deben ayudar a hacer de la auditoria una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño

PRINCIPIOS DE AUDITORIA

Integridad . El fundamento de la profesionalidad

Presentación Imparcial la obligación de informar con veracidad y exactitud.

Debido cuidad profesi onal : la aplicación de diligencia y juicio al auditar

PRINCIPIOS DE AUDITORIA

Confidencialidad . Seguridad de la información.

Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoria

PRINCIPIOS DE AUDITORIA

Enfoque basado en la evidencia . El método racional para alcanzar

conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático.

La evidencia de la auditoria debe ser verificable. Debida a muestra de información en un tiempo delimitado y recurso s finito. Debería aplicarse un uso apropiado del muestreo.

PRINCIPIOS DE AUDITORIA

Una organización que lleva a cabo auditorias debe establecer un programa de auditoria que contribuya a la determinación de la eficacia del sistema de gestión de la empresa.

GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA

El programa de auditoria debe incluir auditorias a una o mas normas de sistemas de gestión, llevadas a cabo de manera individual o combinada .

La Alta Dirección debe asegurarse :

Definición de objetivos del programa de auditoria

Alcance del programa de auditoria

Recursos para el programa de auditoria

Con Personal competente

naturaleza,complejidad y nivel de madurez del sistema.Para auditar asuntos de importancia dentro del SG.

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA

Establecimiento de los objetivos del programa de auditoria

Implementación del programa de auditoria

Seguimiento del programa de auditoria

Competencia y evaluación de auditores

Revisión y mejora del programa de auditoria

Realización de la auditoria

PLANEAR

HACER

VERIFICAR

ACTUAR

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA

Establecimiento de los objetivos del programa de auditoria

La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos del programa de auditoria se han establecido para dirigir la planificación y realización de las auditorias y debería asegurarse e que el programa de auditoria se ha implementado eficazmente.

PLANEAR

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA

Funciones y responsabilidades de la persona responsable de la gestión del programa de auditoria. Competencia de la persona responsable de la gestión del programa de auditoria.Determinación del alcanceIdentificación y evaluación de riesgos relacionados con el programa de auditoriaEstablecimiento del procedimiento para el programa de auditoria. Identificación de los recursos del programa de auditoria

Establecimiento del programa de auditoria

HACER

Definición de los objetivos, el alcance, y los criterios para una auditoria individual.Selección de los métodos de la auditoria.Selección de los miembros del equipo auditor..Asignación de responsabilidades al líder del equipo auditor para una auditoria individual.Gestión de los resultados del programa de auditoria. Gestión y mantenimiento de los registros del programa de auditoria

Implementación del programa de auditoria

HACER

Competencia y evaluación de auditores

Realización de la auditoria

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA

Seguimiento del programa de auditoria

Se debe considerar :Evaluar la conformidad con los programas de auditoria, calendarios y objetivos de la auditoria. Evaluar el desempeño del equipo auditorEvaluar la capacidad de los equipos de auditores para implementar el plan de auditoria.Evaluar la retroalimentación de la Alta Dirección, de los auditados, de los auditores y de otras partes interesadas.

VERIFICAR

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA

Se debe revisar del programa de auditoria para evaluar si se

han alcanzados los objetivos.Conformidad con programaLa evolución de las necesidades de las partes interesadas.Métodos de auditoria nuevos o alternativos.Eficacia de las medidas tomadas para tratar riesgos asociados al programa de auditoria

Revisión y mejora del programa

de auditoria

ACTUAR

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA

Considerar

Importancia de los procesos y áreas a auditar, importancia en la gestion ambiental de las operaciones y los resultados

de las evaluaciones de riesgo

Estado de la actividad

Resultados de auditorías previas

Minimizar alteraciones en la Empresa

Disponibilidad de los auditados y auditores

Cambios en la legislacion

El programa suele ser anual o semestral

GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

Cualquier decisión de la gerencia debe basarse sobre hechos y para ello requiere:

Obtener información imparcial sobre el desempeño del SGC.

Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada.

Promover la comunicación entre los diferentes niveles de la organización.

Promover el proceso de mejora continua

¿ POR QUÉ AUDITAR?

ETAPAS DE LA AUDITORIA INTERNA

Planeación y Preparación (40%)

Ejecución (40%)

Seguimiento (10%)

Informe (10%)

ETAPAS DE UNA AUDITORÍA

PLANEACION DE LA AUDITORIA

RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Antes de comenzar a recolectar toda la información requerida para una auditoría, el auditor líder debe establecer la información fundamental:

Objetivo de la auditoría. El alcance de la auditoría, Las actividades y complejidad de las áreas a

auditar. Los criterios para la auditoría.

Planificar una auditoria implica determinar sistemáticamente cuáles áreas deben ser auditadas y con que frecuencia.

Algunos de los factores relevantes para la auditoria son:

Operación a ser auditada. Tipo y categoría de la auditoría. Localización, (en donde va a ser conducida) Frecuencia de las auditorías, (seguimiento, etc.) Fechas requeridas o tentativas de la auditoría

PLANEACION DE LA AUDITORIA

INFORMACIÓN PREVIA

Informes de Auditorías anteriores y Revisiones de la Dirección.

Documentos del SIG: Procedimientos, métodos, manuales, etc.

Legislación y otros requisitos aplicables.

Reclamos de partes interesadas, Incidentes, emergencias

Necesidades de la Gerencia

PROGRAMA DE AUDITORIA PROGRAMA DE AUDITORIA

Determinar volumen de trabajoDeterminar horizonte de tiempoPreparar programaPreparar documentos de trabajoDefinir MetodologíaMantener informado al auditado

PROGRAMA DE AUDITORIA-PAUTAS

Frecuencia Según el grado de madurez del sistema Según la criticidad del proceso a auditorSelección de auditores Personal competente para auditar No limitarse a auditores del Área SIGCriterio Procedimientos, Normas ISO 9001,ISO 14001 OHSAS 18001, Normas legales Alcance Generalmente limitadas a un procesoDuración 1,2,3 días.

PLAN DE AUDITORIA INTERNA

PRIMERA PARTE –

Frecuencia Según la necesidad de evaluar el rendimiento

del proveedorSelección de auditores Igual a la auditoría interna, preferentemente

incluir un conocer del producto o proceso contratado.

Alcance En relación con el producto o servicioDuración Variable

PLAN DE AUDITORIA-PAUTAS

SEGUNDA PARTE

1. Definición del Equipo Auditor/Auditor Líder.

2. Análisis preliminar de los documentos.Adecuación a la normaComprensión del producto/procesoÚltima revisión del procedimiento

3. Análisis del registro de auditorías anteriores.

PREPARACION DE LA AUDITORIA-PAUTAS

4. Preparación del Plan de auditoría

5. Preparación de la Lista de Verificación- Herramienta útil- Documento de trabajo y

registro de la auditoría

La eficiencia y efectividad de la auditoría comienza con preparar adecuadamente

la auditoría

PREPARACION DE LA AUDITORIA-PAUTAS

PREPARACIÓN DEL AUDITOR - ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...

Mapear el sistema– Procesos– Entradas & salidas– Controles– Secuencia de procesos– Interacciones

Elaborar el Plan de Auditoría

PLAN DE AUDITORIA INTERNAS

Objetivo y alcanceDocumentos de referenciaEquipo auditorLugar y fechaItinerario de la auditoríaProgramación de la reunión de

apertura y cierre

CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA

Objetivo:El objetivo de la Auditoría Interna de la Calidad (II-2009) es evaluar el grado de cumplimiento de los procedimientos existentes respecto a la Norma ISO 9001:2008

Alcance:Abarca a todo el personal incluido en los procesos definidos en el sistema de Gestión Integrado, de acuerdo al plan anual de auditorías la cual se realizará en los locales de Lima y de Lurín.

Documentación de Referencia:La documentación de referencia estará constituida por las secciones de la Norma ISO 9001:2008 y todos aquellos documentos del Sistema Integrado de Calidad y Ambiente (SI) y datos relacionados con las áreas a auditar.

Miembros del Equipo Auditor:

Plan Detallado de Auditoría:

Nombre del Auditor Interno Área de Trabajo

Rafael Marin Area Tecnica

Isabel Suarez Area de Control de Calidad

PLAN DE AUDITORIA

Fecha Hora Área Sección de la

Norma

Auditor Auditado

24.10.2012

09:00-10:30

Gerencia de operaciones y

logística

8.2, 8.2.3 Rafael Marin

Marco Gomero

24.10.2012 10:30-

13:00

Almacén materia prima 7.5.5

Isabel Suarez

Dante Gonzales

REFRIGERIO

24.10.2012

14:00-15:00

Control de Calidad

8.2.4,7.6 Rafael Marin

Isidro Vasquez

Reunión de Cierre:Día: Hora: 8:30 pm a 9:00 amLugar: Sala de reunión de Gerencia

PLAN DE AUDITORIA

PLAN DE AUDITORIA

EJECUTAR PLAN DE AUDITORIA INTERNA

CASO ESTUDIO

TALLER

Los miembros del equipo auditor deben recopilar y revisar la información pertinente :

Análisis preliminar de los documentos.

Comprensión del producto/procesoÚltima revisión del procedimientos

Análisis del registro de auditorías anteriores.

PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

Son listados de preguntas que debe formular el auditor al auditado

Preparadas para cada actividad del Sistema de Calidad/Ambiental/Seguridad

Registran el Cumplimiento o Incumplimiento

Oportunidad de resumir y sintetizar las observaciones de la auditoria.

Despersonaliza la Auditoría

LISTA DE VERIFICACION

Objetivo:• Administrar el tiempo• Uniformizar el proceso de auditoría• Despersonalizar la auditoría

Servir como ayuda memoria.Asegurar que se cubren todos los asuntos y

puntos relevantesAsegurar profundidad y continuidad de la

auditoríaAyudar en la administración del tiempoOrganizar la toma de notasEs parte del reporte de auditoría

LISTA DE VERIFICACION

¿Qué desea confirmar?¿Cuáles son las meta de cada miembro

de la auditoría?¿Qué problemas y oportunidades de

mejora existen?

Evitar el seguimiento de información no esencial

PREPARACION DE LISTA DE VERIFICACION

Determinación de la muestra para la auditoría

Actividades rutinariasActividades no rutinariasMétodos que estén relacionados con estos

trabajos.Muestreo de actividades pendientes de

verificación (auditoria anterior).

PREPARACION DE LISTA DE VERIFICACION

LISTAS DE VERIFICACIÓN - FORMATO:

Deje espacio para notas Referencia a los

criterios de la auditoría Referencia a los

documentos del Sistema

Referencia a los registros.

MAL USO DE LISTAS DE VERIFICACIÓN

Usada como cuestionario, disminuye la visión, y entorpece la comunicación

Un seguimiento muy estricto de la lista de verificación, puede ocasionar la omisión de aspectos importantes de la auditoría

PREPARACION DE LISTA DE VERIFICACION

ASPECTOS IMPORTANTES

Las listas deben ser específicas para el Sistema de Gestión a ser auditado

Preparadas a partir de documentos del Sistema de Gestión

VENTAJAS: Puede ayudar a optimizar el tiempo Evita tener que confiar solamente en la memoria Ayuda al auditor , en especial cuando no tiene

experiencia , a guiar el orden de la auditoria.

LISTA DE VERIFICACION

ABCIndustries LISTA DE VERIFICACIÓN

Nombre del Proceso :Código del Documento:ITEM REQUISITOS PREGUNTAS NC /OBS

1 ISO9001

ISO14001

OHSAS18001

LISTA DE VERIFICACION

PREPARAR LA LISTA DE VERIFICACION

PARA CASO ESTUDIO

HAGAMOS UN TALLER

Planeación y Preparación

Ejecución

Seguimiento

Informe

ETAPAS DE UNA AUDITORÍA

EJECUCION DE LA AUDITORÍA

60

Se divide en cuatro etapas principales:

• Reunión de apertura• Examen del Sistema-

Entrevistas • Revisión de Hallazgos• Reunión de Cierre

EJECUCION DE LA AUDITORÍA

61

Asistencia de:• Equipo auditor• Miembros del área

auditada• Representante de la

Gerencia Conducida por el Auditor Líder Revisión del Plan de Auditoría Métodos de Auditoría Canales de Comunicación Programa final de auditoría

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Reunión de Apertura

Presentar al equipoObjetivo, alcance y

criteriosRevisión del plan de

auditoríaExplicación sobre el

muestreoConfidencialidadMétodo de informe

Grado de las NCs(si aplica)

Confirmar disponibilidad de los auditados

Confirmar aspectos logísticos

Ejecutar y acordar cambios del plan .

Requisitos de seguridadPreguntas

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Agenda de Reunión de Apertura

1.Uso Listas de Verificación

1.Uso Listas de Verificación

2.Entrevistas 2.Entrevistas

3.Evidencias Documentadas 3.Evidencias

Documentadas

4.Observación Directa4.Observación Directa

5.Notas 5.Notas

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

OBJETIVOEstablecer una buena comunicación

Cooperación con el auditado

Informal para auditorías internas pero fundamental

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

- El Uso de la Lista de Verificación -

Lista de Verificación: Continuidad de la auditoría Jamás debe limitar al auditor Ser sistemático en las anotaciones

Evidencias Objetivas: Registros Informes Documentos

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Hablar con las personas que ejecutan las tareas

Comunicar inmediatamente las deficiencias/no conformidades encontradas

Las seis palabras fundamentales del auditor

- Cómo - Qué- Dónde - Por qué- Cuándo - Quién

Ser precisos con las anotaciones

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

67NOTAS Se debe tomar nota de al menos :Nombre y función del personal entrevistadoObservaciones localizadas ( con detalle )Cuestiones pendientes de aclararDesviaciones encontradasComentariosLlevar siempre hoja de notas, o cuaderno,

DESCONFIE DE SU MEMORIA. Tome notas. Haga sus notas:

Comprensivas Acertadas Precisas Legibles

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Preguntas efectivas: preguntas abiertas

Estimular al auditado a conversarMuéstreme los tipos de informe que tiene¿ Cómo se hace?¿ Dónde archiva sus registros?

Evitar preguntas las no preguntas“Veo que hacen un entrenamiento para todos los

operadores de las máquinas de soldar, ¿no es verdad?”.

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Las Preguntas -

Aspectos Clave -

El auditor debe:

Permanecer seguroAdministrar el equipo adecuadoNo dejarse conducir o engañarSer detallista y eficienteEvitar apartarse del temaEvitar saturarse

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Manejar al auditor

Plan de auditoría del auditadoEvidencia preparadaPersonal escogido

Que no le debe pasar …..

“Situaciones Inesperadas”

Áreas no disponiblesPersonas no disponibles“Emergencias”

Pérdida de tiempo

Personas que hablan muchoAlmuerzos largosLlegadas tarde

Probar la fortaleza de carácter

“Compadézcame”AdulaciónFalsedadesSoborno

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Actitudes que debe evitar el auditor:

Ser controvertido Ser negativo, indisciplinado Ser crítico Caer en disputas Discutir personalidades Comparar al auditado Ser sarcástico

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Evidencias Objetivas

Información verificable

Se basan en:

- Entrevistas

- Examen de documentos

- Observación de actividades y condiciones

- Resultados de mediciones y ensayo

- Registros

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Recopilación de Evidencias

Investigar todo lo necesario.

Seguir la pista de auditoría.

Tomar muestras representativas.

Verificar la coincidencia entre procedimientos escritos y la realidad

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Recopilación de Evidencias

Verificar lo expuesto durante las entrevistas

Comunicar al auditado las No Conformidades

Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si son generalizadas

Registrar las No Conformidades

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Muestreo de Registros No hay tiempo de chequear todo Escoja ejemplos representativos No hay un porcentaje establecido Representación de acciones Cubrir período relevante Mirada al control

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Observaciones – Qué observar?Observe siempre la evidencia física:

aspectos equipos, instrumentos condiciones, control operacional

Procedimientos disponibles Operaciones en curso Puntos de emisión Registros Operacionales Instrumentos con mediciones de

procesos Alarmas

Limpieza y Organización Carteles de comunicación Recordatorios de toma de

conciencia Etiquetas de Calibración Letreros de peligro

Observaciones – Qué buscar?

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

Administrando el Tiempo

El tiempo es siempre corto Planifique bien No permita que su auditoría se desvíe No cave demasiado profundo No se enfoque en trivialidades Decida el tamaño de la muestra y

apéguese a el

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Entrevistas

HALLAZGO

CONFORME NO CONFORMIDAD

OBSERVACION

Incumplimiento de un requisito

Cumple con el requisito evaluado

Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el sistema de gestión, el desempeño o eliminar situaciones de riesgo potencial.

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos

¿Qué es una No Conformidad?...

No cumplimiento de un requisito de las partes interesadas

Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita

Requisito legal o regulatorio

Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los resultados y la satisfacción de partes interesadas

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos

HALLAZGO DELA AUDITORÍA

Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 3 condiciones mínimas:Debe describir el problemaDebe estar basado en evidencias objetivasDebe demostrarse incumplimiento de requisitos:

De normas (ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001) y otros estándares aplicables

Procedimientos, planes u objetivos/metas Requisitos legales o regulatorios

NCOBS

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos

Situaciónque presenta

desviación

No se sabecuando hay una

desviación

No tiene losconocimientos y

habilidades

No conoce laImportancia, ni

las implicaciones

No sabe cómose hace

No se analiza lainformación

No sabía que elprocedimiento

cambió

No es claro quienhace las cosas

Faltan Recursos físicos

No se tomanacciones frente

a las desviaciones

La situación nohabía sido

considerada

No sabiaLa información no

llega aquí

No se encuentra elinforme

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos

4 Es una desviación frente a un requisito de los modelos de gestión? Cuál? (ISO, OHSAS )

4 Es desviación frente a un requisito legal? Cuál?

4 Es una desviación frente a una disposición del SG? Cuál?

4 Hay un problema en el SG causado por la desviación? Cuál?

4 Hay un problema en el servicio, o en la seguridad causado por la desviación? Cuál?

Análisis y calificación de hallazgos

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos

1 ¿CÓMO? ¿Cómo se identificó el hallazgo?

Registros, evidencias objetivas

2 ¿DÓNDE? ¿Dónde está ocurriendo el efecto?

Identificar dónde se evidencio la situación

3 ¿QUÉ? ¿Cuál es el efecto? Qúe es lo que está mal, qué es lo adverso

4 ¿CUÁNTO? ¿Con qué frecuencia se viene presentando el efecto?

Estimar la frecuencia con que ha aparecido el problema.

5 ¿POR QUÉ? ¿Por qué es un problema? Qué se está incumpliendo?: Una especificación, un principio, una directriz

6 ¿RIESGO? ¿Qué riesgo está generando?

Para la organización, el “SG”, el logro de objetivos, el desempeño esperado y/o la calidad en caso que no se solucione la desviación encontrada

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos : Descripción

Reporte de no conformidad

Claro y preciso

Comprensible

Describe el problema

Explica el requisito

Referencia la evidencia

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos

Contenido del Reporte de No Conformidad

Área/Proceso Hallazgo (evidencia objetiva)Requisito IncumplidoFirmaClasificación

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de hallazgos

Evidencia objetiva

“Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo”

Nota.-La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo/ prueba u otros medios.

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de hallazgos

Atención

Sea cauteloso, no saque conclusiones apresuradas!

Asegúrese de tener evidencia completa!

Asegúrese de que su evidencia es acertada!

Cuando dude, investigue!

Identifique los puntos clave para siguientes

investigaciones

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de hallazgos

REPORTEDE LOS HALLAZGOS

89

COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD

Documentadas en una Solicitud de Acción Correctiva o algún otro documento

De fácil entendimientoNo es incisivo o sarcástico No señala culpablesDeben ser sustentadas por evidencia

objetiva

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad

90COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD

Debe redactarse describiendo con precisión la evidencia .Debe tener dos partes:

El requisito ( lo que debería haber sido )

La evidencia (lo que realmente se encontró)

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad

91

1.- Colocar el aspecto de la norma de referencia que no se cumple :

conviene repetir escuetamente la frase textual donde se hace referencia en la norma o en la documentación del SGI.

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad

COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD

92

2.- Colocar el aspecto que no cumple la exigencia del punto anterior:

debe describirse con precisión la evidencia de que NO CUMPLE la norma o el documento del sistema.

COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad

Ejemplo N° 1Escenario

En el Area de Producción – Departamento de fabricacion de Discos de aluminio Turno Tarde .

7 de 20 operarios no utilizaban protección auditivas ni mascara facial ,las mismas que cada trabajador ha recibido por parte dela empresa.

En el AL.PR-01, item 6, requiere que todo el personal dentro del área utilice los equipos de proteccion personal como :protector auditivo,mascaras faciales ,por agentes de ruido ypolvo metalico,

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad

94

COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD

El requisito Ejemplo :

En el procedimiento del Area de fabricacion de Discos de Aluminio LAC.PR-01, item 6, requiere que todo el personal dentro del área utilice equipos de proteccion personal como protector auditivo y facial. , sin embargo ……

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad

95

COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD

......sin embargo se pudo evidenciar que., 7 de 20 operarios en el turno tarde no utilizaban protección requerida .

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Redacción de una No conformidad

Área/Proceso

Hallazgo

Requisito

Firma

Clasificación

AUDITORÍA SIG

INFORME DE NO CONFORMIDAD

SECTOR/PROCESO :.....................................................

OHSAS 18001 - Requisito 4.4.6

Categoría MAYOR* MENOR*

Descripción

Auditor :

En el procedimiento del Area de

fabricacion de Discos de Aluminio LAC.PR-

01, item 6, requiere que todo el personal

dentro del área utilice equpos de proteccion

personal como protector auditivo y facial. ,

sin embargo se pudo evidenciar que., 7 de

20 operarios en el turno tarde no utilizaban la

protección requerida

Producción de Productos Lacteos

C.Mori

NC Número...............

ALUMNIO SA.

AUD/01

Fecha:.....................

23/09/2012

Área/Proceso

Hallazgo

Requisito

Firma

Clasificación

AUDITORÍA SIG

INFORME DE NO CONFORMIDAD

SECTOR/PROCESO :.....................................................

OHSAS 18001 - Requisito 4.3.3 Categoría No Conformidad

Descripción

Auditor :

NC2: 4.5.5 Auditorías Internas (ISO 14001, OHSAS 18001)Se pudo evidenciar incumplimiento sistemático de los objetivos y metas de la gestión ambiental de la empresa , así como no se cuenta con objetivos relacionados a la salud de los trabajadores empresa,desde 2012 a la fecha . Por otro lado no se evidencia ninguna accion para su mejora.

NC Número...............

ALUMNIO SA.

AUD/01

Fecha:.....................23/012013

LIC. Cindy Camarena

Área/Proceso

Hallazgo

Requisito

Firma

Clasificación

AUDITORÍA SIG

INFORME DE AUDITORIA

SECTOR/PROCESO :.........Area de Ambiente y seguridad ...........

OHSAS 18001 - Requisito 4.5.1Categoría OBSERVACION

Descripción

Auditor :

OBS 8: 4.5.1 Medición y seguimiento (OHSAS 18001):Si bien la organización viene realizando los exámenes médicos a los trabajadores y se cuenta con la estadística de los resultados de los mismos, no se evidencia que se realice el seguimiento de los resultados de dichos exámenes en forma particular, no pudiendo tomar acciones de manera individual, en particular en los casos en los que se detectó algún desvío, independientemente de que si está apto o no.

NC Número...............

ALUMNIO SA.

AUD/01

Fecha:.....................23/09/2012

Ing Martin Agurto R

CUANDO QUE DONDE CUANTO EVIDENCIA RIESGODesde se viene

presentando , en , con una

magnitud de . Lo anterior se pudo evidenciar por

. Esta situación contraviene

DONDE QUE CUANDO EVIDENCIA CUANTO RIESGOEn , se viene

presentando desde . Se pudo

evidenciar por . Su magnitud se estima en

. Lo cual no garantiza

QUE DONDE CUANDO CUANTO EVIDENCIA RIESGOSe viene presentando

en desde . Su magnitud se estima en

. Se pudo evidenciar por

. Lo cual afecta

CUANTO QUE DONDE CUANDO EVIDENCIA RIESGOCon una magnitud de

, se viene presentando

, en desde . Se pudo evidenciar por

Lo cual genera riesgo de

EVIDENCIA QUE DONDE CUANTO CUANDO RIESGOAl verificar …..Al revisar ….Durante la entrevista se evidenció

, que se viene presentando

, en , con una magnitud de

desde . Esta situación pone en riesgo

PROBLEMAS

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Hallazgos : Textos guía de redaccion

Reunión de Cierre

Objetivo:

Asegurar la comprensión de la totalidad de los resultados de la auditoría.

Informal para auditorías internas pero fundamental.

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Reunion de Cierre

Agenda de la Reunión de Cierre

Explicar las Solicitudes de Acción Correctiva

Destacar la importancia de la No Conformidad y de la necesidad de una acción correctiva

Estar preparado para sustentar

Evitar la discusión , todo debe haberse concluido previamente.

Permitir explicaciones del auditado

continúa

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Reunion de Cierre

Agenda de la Reunión de Cierre

En el caso de error, retirar la No Conformidad y disculparse. Pero se debe evitar llegar al cierre con errores.

Obtener de los auditados las acciones correctivas.

Definir el plazo de entrega del informe final.

Agradecer.En auditorías internas se puede

apoyar en la definición de la Acción Correctiva

EJECUCION DE LA AUDITORÍA :Reunion de Cierre

HAGAMOS UN TALLER

REDACTANDO HALLAZGOS.

Planeación y Preparación

Ejecución

Seguimiento

Informe

ETAPAS DE UNA AUDITORÍA

INFORME DE AUDITORÍA

· Área auditada

· Lugar y Fecha

· Equipo de Auditoría

· Participantes

· Documentación aplicable

· Objetivo , Alcance y Conclusiones

· Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SIG

· No conformidades y observaciones

INFORME DE LA AUDITORÍA :

Características de los Informes de auditoría

Los informes pueden ser verbales o escritos.

Se reportan todos los resultados y no sólo las no conformidades.

Los Informes agregan valor al Sistema de Gestión

Informe de acuerdo a los procedimientos de la organización.

INFORME DE LA AUDITORÍA :

Receptores de informes verbales

Auditados directos

Gerentes de área

Receptores de Informes escritos

Auditados directos Gerentes de área Otros auditores internos Responsable del programa de

auditorías Representante de la gerencia Alta gerencia

INFORME DE LA AUDITORÍA :

CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD DEL INFORME

FormaConcisoLegibleClaro y entendiblePresentación

adecuada

ContenidoInformativoBasado en hechosCompletoExacto y preciso

INFORME DE LA AUDITORÍA :

Informe con prontitud No lo deje para después Nunca espere tener tiempo disponible, posteriormente Prepare los Reportes de No conformidad , a la brevedad Informes entregados a tiempo agregan valor

INFORME DE LA AUDITORÍA :

CONTENIDO DEL INFORME FINAL Alcance de la auditoría, objetivos y Criterio de Auditoría Programa de auditoría, identificación de auditores Resultados de auditoria incluyendo irregularidades Evaluación del equipo auditor sobre cumplimiento de

requisitos y criterio de auditoría Capacidad del Sistema en relación a los objetivos definidos Resumen de la auditoría, incluyendo observaciones y no

conformidades Lista de distribución

INFORME DE LA AUDITORÍA :

REPORTE FINAL

Reporte completo Listas de verificación completas Reportes de No Conformidad Matriz de análisis (opcional)

INFORME DE LA AUDITORÍA :

Planeación y Preparación

Ejecución

Seguimiento

Informe

ETAPAS DE UNA AUDITORÍA

La Gerencia responsable el área auditada debe:

Investigar causas Determinar acciones correctivas Implementar las acciones correctivas

La Acción Correctiva debe:

Corregir el problema Determinar la magnitud del problema: causa

raiz Prevenir la repetición de la NC

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA :

Auditor Auditado

NOCONFORMIDA

D

TOMAR DISPOSICIÓN

TOMAR DISPOSICIÓN

INVESTIGAR CAUSA

INVESTIGAR CAUSA

DETERMINAR ACCIÓN

CORRECTIVA

VERIFICACIÓN IMPLEMENTACIÓ

N

VERIFICACIÓN EFICACIA

TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA :

ANALISIS DE LA CAUSA RAÍZ

CAUSA RAÍZ

Es aquella causa no observable fácilmente u oculta, que ha de investigarse para ser encontrada.

ANALISIS DE LA CAUSA RAÍZ

¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué?

¿Por qué?

EFECTO

¿De qué manera el Personal, los métodos, los materiales, las máquinas, etc; pueden haber contribuido a provocar la NO

CONFORMIDAD?

SEQUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

Acción Correctiva

“Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

(3.6.2) detectada u otra situación no deseable”

ISO 9001:2008

¡ No cure solo los síntomas!

¡Llegue a la causa raíz!

SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN

EVIDENCIAS DE:

Capacitación

Nuevos procedimientos

Cambios en la infraestructura

Nuevos registros

SEGUIMIENTO A LA EFICACIA

“NO HAY RECURRENCIA DE LA NC, ACCIDENTE O INCIDENTE”

SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA :

RESUMEN :ACTIVIDADES TIPICAS DE LA AUDITORIA

COMPETENCIA Y ROL DEL AUDITOR INTERNO

La confianza y fiabilidad del proceso de auditoria depende de la competencia de aquellos que llevan a cabo las auditoria.Esta competencia se basa :

-Las cualidades y atributos en base a losprincipos de la auditoria.

-La aptitud para aplicar los conociminentos y habilidades adqiridos mediante la educacion,la experiencia laboral,la formacion como auditor

COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES

La confianza y fiabilidad del proceso de auditoria y la capacidad de lograr objetivos depende de la competencia de aquellos que llevan a cabo las auditoria.

Esta competencia debe planificarse , implementarse y documentarse de acuerdo con el programa de auditoria.

Esta evaluacion deberia seguir 4 pasos :

1.-Determinar competencia del personal e auditoria

2.-Establcer los criterios de evaluacion.

3.-Seleccionar el metodo de evaluacion apropiado.

4.-Realizar la evaluacion

COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES

El auditor debe tener conocimientos y habilidades genericas

Educación Principios ,procedimientos y metodos de

auditoria. Experiencia de trabajo Entrenamiento Experiencia en auditorías Utilizacion en uso de documentos Comunicación eficaz Capacidad para entender las actividades

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

El auditor debe tener conocimientos y habilidades genericas

Sistemas de Gestión y documentos Normas de sistemas de gestion y su aplicacion Jerarquia Documentaria.

Contexto de la organizacion Conceptos generales del negocio ,los

procesos,planificacion,presupuestos

Requisitos legales y contractuales aplicables

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

El auditor debe tener conocimientos y habilidades especificas

Conocimiento especificos de la disciplina del sector.

Requisitos legales aplicables al del sector. Los requisitos de partes interesadas de la

disciplina especifica. Analisis de factores humanos Peligros potenciales y otros factores del lugar

de trabjo Evaluacion de accidentes e incidentes.

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Perceptividad:Habilidad para entender el problema, sin apresurarse a conclusiones

HABILIDADES DEL AUDITOR

Persistencia: Habilidad para cumplir las acciones programadas, a pesar de obstáculos.

Visión flexible: Habilidad para ver las cosas desde distintos puntos de vista, para adaptarse al cambio.

Acercamiento disciplinado: Habilidad de enfrentar un problema lógica y sistemá-ticamente

HABILIDADES DEL AUDITOR

Habilidades sociales: Habilidad para comunicarse y trabajar con gente de distintos niveles y de diversos transfondos.

Habilidades de presentación: Habilidad de expresar pensamientos, ideas y propuestas claramente, tanto oralmente como por escrito.

Habilidades técnicas: Habilidad para investigar y buscar el cumplimiento acertado en diversas áreas.

HABILIDADES DEL AUDITOR

7.2 ATRIBUTOS DEL AUDITOR

Ético, es decir imparcialDe Mentalidad abiertaDiplomático, es decir contactó en las

relacionesObservador ,es decir activamente

consciente y capaz de entender las situaciones

Perceptivo, capaz de entender situaciones

. ISO19011

Versátil, se adapta a diferentes situaciones

Tenaz, es decir persistente orientado hacia el logro de objetivos

Decidido, alcanza conclusiones oportunas.

Seguro de si mismo, funciona en forma independiente.

ISO19011

7.2 ATRIBUTOS DEL AUDITOR

131

Crítico Argumentativo Emite juicios Precipitado Agresivo Desconsiderado Inflexible Inconsistente

ANTITESIS DE UN AUDITOR

CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS

Perezoso Susceptible No práctico “Sabelotodo” Intratable Descuidado Indeciso

CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS

ANTITESIS DE UN AUDITOR

Cumplir con los Requisitos Seguir plan y procedimientos Permanecer dentro del alcance Comunicar y aclarar requisitos de auditoría Planear y realizar tareas individuales, acertada y

responsablemente Recolectar y analizar evidencia

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

Permanecer alerta Reportar las observaciones Verificar acciones correctivas Cooperar con el auditor líder Retener y proteger documentos de la auditoría Mantener confidencialidad Actuar de manera ética

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

ING. CRISTINA C. MORI MEDRANO

MUCHAS GRACIAS