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Aula de introdução a fluxogramas
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Estrutura e Processos Organizacionais
Agenda de Aula: Sistemas de Responsabilidade, de Autoridade e de
Comunicao; Mtodos e Processos; Fluxogramas.
Sistema de responsabilidade
Responsabilidade: conjunto de obrigaes inerentes a determinada funo.
Sistema de responsabilidade: composto pela distribuio do trabalho; ou seja, pela diviso de tarefas entre os diferentes funcionrios.
Quando determinada tarefa alocada sob a responsabilidade de um empregado, importante estabelecer um esquema de superviso e prestao de contas, a fim de garantir a execuo da atividade.
Sistema de autoridade
Distribuio do poder decisrio. necessrio:
Definir os nveis hierrquicos e suas respectivas amplitudes de controle; Optar pela centralizao ou descentralizao das tomadas de deciso; Estabelecer limites de autoridade.
Limites de autoridade devem estar bem demarcados, a fim de minimizar as chances de confronto entre eles. Quanto mais autoridade um chefe acumula, maior o nmero de
funcionrios sob sua superviso.
A quantidade de subordinados recebe o nome de amplitude de controle ou amplitude administrativa.
CUIDADO: Quando o nmero de subordinados superior capacidade de
controle do supervisor, so frequentes OS problemas relacionados falta de motivao e perda do nvel de qualidade do trabalho.
Centralizao e descentralizao
Quando pensamos na relao entre nvel hierrquico e amplitude de controle, importante considerar duas opes: a centralizao e a descentralizao da autoridade.
Centralizao e descentralizao
A centralizao, por exemplo, recomendada quando:
no se tem confiana suficiente nos funcionrios que compem os nveis mdio e baixo da hierarquia;
a segmentao promovida pela descentralizao indesejvel, porque as atividades da empresa precisam ser mais integradas;
necessrio manter um controle mais rgido sobre as atividades.
A descentralizao adequada quando:
necessrio distribuir as atribuies de uma alta administrao sobrecarregada;
o processo decisrio est lento por conta da centralizao excessiva;
os funcionrios esto desmotivados por causa da baixa parcela de participao nas decises da empresa.
Sistema de comunicao
A comunicao uma pea-chave para o sucesso empresarial,
porque, ao aproximar funcionrios de diferentes
departamentos, ela confere mo de obra uma viso mais
holstica da instituio.
Por isso, tais momentos de intercmbio de informaes e
experincias merecem o incentivo da alta administrao.
Vale a pena, por exemplo, utilizar salas de reunio e
auditrios como espaos de integrao fsica entre diferentes
setores.
Sistema de comunicao
Conceito de mtodo
Os mtodos so utilizados para elaborar modelos eficientes, capazes de proporcionar maiores ndices de produtividade aliados reduo de custos.
Alm disso, os mtodos podem ajudar a empresa a encontrar meios de diminuir o tempo de produo e aperfeioar produtos e servios.
Fluxogramas
Representa graficamente a seqncia de um
trabalho ou de um processo de comunicao.
Identifica as operaes com os agentes executores.
Constitu-se na melhor soluo para descrever as
informaes obtidas, porque permite fcil
visualizao das caractersticas integradas do
sistema.
INTRODUO
Fluxograma
Fluxograma
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Tambm chamado de FAP Fluxo de Anlise de Processos, uma ferramenta grfica que demonstra a seqncia operacional do desenvolvimento de um trabalho, processo informao ou comunicao.
Caracteriza:
o trabalho que est sendo realizado;
o tempo necessrio para a sua realizao;
a distncia percorrida;
quem est realizando o trabalho;
como ele flui entre os participantes deste processo.
A forma de representao dos
Fluxogramas varia muito em
funo da necessidade de
representao e conforme a
criatividade do analista.
Outro aspecto bastante
contraditrio entre os autores da
matria a tipologia dos
fluxogramas, ou seja, a
nomenclatura dada a cada tipo.
Representao Grfica
Principais Aspectos
Padroniza a representao dos mtodos e os procedimentos administrativos;
Facilita a leitura e o entendimento;
Facilita a localizao e a identificao dos
aspectos mais importantes;
Maior flexibilidade; e
Melhor grau de anlise.
Vantagens e Desvantagens
Vantagens:Aumenta a competncia e a influncia de quem os elabora;Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada sada;Cria motivao pelas fontes de informaes e de apoio disponveis;Floresce a responsabilidade individual;Facilita o estabelecimento de objetivos.
Desvantagens:Por vezes, apresenta dificuldades no desenho e alteraes;Depurao e testes no so fceis, em geral;Dificuldade na deciso do nvel de detalhes a serem colocados nos fluxogramas.
Anlise pelo Fluxograma
O que feito? Para que serve essa fase?
Por que essa fase necessria?
Onde essa fase deve ser feita?
Quando essa fase deve ser feita?
Quem deve executar a fase?
H algum mais bem qualificado para execut-la?
Como a fase est sendo executada?
TIPOS DE FLUXOGRAMA
FLUXOGRAMA VERTICAL (Formulrio)
destinado representao de rotina simples em seu processamento analtico em uma unidade organizacional. Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:
Pode ser impresso como formulrio padronizado;
Rapidez de preenchimento, pois os smbolos j se acham impressos;
Maior clareza de apresentao;
Grande facilidade de leitura por parte dos usurios.
Ex. de Formulrio de Fluxograma Vertical
Representa a seqncia do trabalho, iniciando no
sentido da esquerda para a direita e de cima para
baixo, sendo que os smbolos que identificam as
fases de rotina devem ser desenhados dentro dos
respectivos espaos ou quadros.
Este fluxograma fornece urna viso do que se faz,
quem faz e dos vais e vens do sistema, porm
apresenta algumas limitaes.
Fluxograma Vertical (Global)
Regras Bsicas
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1. Entrada/Sada: todos os smbolos devem possuir entrada(s) e sada(s), exceto os de trmino de fluxo (item 2), que possuem somente entradas, os conectores fluxo e pgina possuem entrada e sada conforme o caso, e os de informaes adicionais que possuem somente sadas.
2. Trmino de fluxo (opes possveis):
FIM
Destruio de
documento
Regras Bsicas
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3. Conjunto de Documentos: (A) devero ser representados pela sobreposio da simbologia de documento, ou (B) no caso de representar um grupo de documentos em que no h a necessidade de identific-los.
4. Nome do documento / nmero de vias: escrever o nome do documento na primeira vez que o documento aparecer no processo, e depois basta simplesmente colocar a sua sigla.
SCPSolicitao de
Contratao de
Pessoal (SCP)
(A) (B)
Exemplo
No. Cliente Atendente Chefia Responsvel
No
Sim
Atividades
Solicita o Servio1
5 Verifica preenchimento Solicitao
4 Define responsavel pela execuo
Entrevista o solicitante2
3 Preenche a Solicitao Servios
6 Distribui o servio
7 Executa do trabalho
FLUXOGRAMA DE ATIVIDADES DAS SOLICITAES DE SERVIOS
Incio
Fim
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Exemplo
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Ex 2:
Exemplo
Fluxograma de Blocos (ou parcial)
Permite maior detalhamento:
capaz de exibir os fluxos alternativos
Permite estabelecer se o processo positivo ou
negativo
Possui uma maior variedade de smbolos (mais
verstil)
o mais utilizado pelas empresas
Usado no levantamento de processos existentes
Usado na descrio de novos processos
OPERAO / PROCESSAMENTOQualquer operao que se realiza ou que se
deve realizar.
DECISO / OPOEmpregado quando existe uma condio de
SIM ou No.
DOCUMENTO OU FORMULRIO NA
ORIGEM - UMA VIA
Simbologia utilizada (fluxograma de blocos)
DOCUMENTO EM MAIS DE UMA VIA
DOCUMENTO A SER
ELIMINADO/DESTRUDO
Simbologia utilizada (fluxograma de blocos)
3 / 6
3 /4
CONECTIVO DE PGINA
Indica que a fase seguinte se encontra
localizada em outra pgina ou veio de outra
pgina, conforme identificado atravs de
nmeros ou letras nele inseridos.
( Numerao seqencial )
Simbologia utilizada (fluxograma de blocos)
ARQUIVO
Indica a guarda temporria ( T ) ou
definitiva ( D ) de documento em arquivo.
CONECTIVO DE PASSOS
Indica que o fluxo prossegue na mesma
pgina.
A cada nova pgina inicia com o nmero 1.
FLUXO ( SENTIDO DO FLUXOGRAMA )
Indicao de sentido DE ou PARA. Pode
ser emprega do tanto no sentido vertical
quanto no horizontal.
RESPONSVEL PELO PROCESSAMENTO
/ AO
Simbologia utilizada (fluxograma de blocos)
TERMINAL ( INCIO / FIM )
Ponto de inicio, trmino ou interrupo de
um fluxo, ou quando no houver
prosseguimento, ou seja, no houver
interesse em saber os procedimentos
posteriores
AGRUPAMENTO DE DOCUMENTOS /
JUNO
PROCEDIMENTOS PARALELOS
Servios, tarefas, passos realizados
simultaneamente, ao mesmo tempo
Simbologia utilizada (fluxograma de blocos)
Simbologia utilizada (fluxograma de blocos)
Processo de Recebimento de Matria-primaIncio
Recebe Notas Fiscais
Confere com
o Pedidode Compra
OK?
Envia amostras para o Laboratrio
Efetua Testes de Qualidade
Devolve lote ao Fornecedor
Envia lote ao Depsito
Aguarda novas entregas
OK?
Sim Sim
No No
Exemplo de aplicao
Princpios de um Fluxograma
Princpio da Evidncia: no aceitar nada como verdadeiro, enquanto no for convencido como tal, de modo a procurar evitar a precipitao e a preveno contra determinados fatos.
Princpio da Anlise: fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessrias, de modo a facilitar a sua compreenso e seu entendimento.
Princpio da Sntese: pensar ordenadamente, a partir dos fatos ou objetos mais simples at chegar aos mais complexos, admitindo existir entre eles uma certa ordem de execuo.
Princpio da Enumerao: fazer enumeraes to completas e revises to detalhadas, de modo a certificar-se de que nada foi omitido e esquecido.
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O qu? (O que se faz e qual o seu objetivo) Quais so as etapas deste processo?
O que se faz em cada etapa?
Estas etapas esto completas em uma ordem lgica e seqencial?
Por qu? ou Para qu? (Questiona-se a validade de cada etapa do processo) indispensvel esta etapa?
Ir, realmente, influenciar no resultado final do processo?
Constitui uma necessidade absoluta?
5W2H como ferramenta auxiliar
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Quem? (Questiona-se a extenso e a exatido do grau de delegao de autoridade e responsabilidade das pessoas as envolvidas no processo) Quem faz esta etapa?
Quem est executando a pessoa mais indicada para tal?
Existe algum mais capacitado para realiz-la?
mais conveniente que outro execute esta etapa?
Quem poder execut-la melhor?
Onde? (Verifica-se o local de execuo de cada etapa) Em que local deve ser realizado esta etapa?
Seria mais facilmente executada em outro local?
5W2H como ferramenta auxiliar
Recommended