View
213
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 2
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Certa vez, recebi um e-mail com um feedback
sobre minha palestra de administração de tem-
po. Vinha de um jovem de 50 anos de idade.
Ele dizia que tinha chegado nesta idade tão rápido e
que não havia tido tempo de viver as coisas que que-
ria viver. Ele se sentia realmente mal por isso. Sempre
me disseram que depois dos 18 anos o tempo voa.
Na época eu não tinha reparado muito nisso, mas de-
pois de todos os problemas e acertos que vivi, posso
afirmar que isso é verdade. O tempo passa rápido
demais e não nos damos conta disso, mas somos es-
pecialistas em olhar para trás e reclamar da rapidez
com que tudo aconteceu.
Essa sensação é comum porque, geralmente, uti-
lizamos o tempo de forma inadequada. Costumamos
gastá-lo com atividades que nada têm a ver com nos-
sos maiores objetivos, com nossos sonhos, com nos-
sa missão de vida. Isso resulta na sensação de que o
tempo passou rápido demais e que não aproveita-
mos o suficiente. Antes de continuarmos, faça uma
auto-análise, pensando sobre as perguntas abaixo:
Capítulo 3A Tríade do Tempo
A vida é curta, por isso não faça dela um rascunho, pois
pode não dar tempo de passá-la a limpo.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 3
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Nos último bimestre, quantas ativida-
des você fez que realmente proporciona-
ram uma diferença em sua vida? Foram
atividades que trouxeram resultados re-
ais para sua vida pessoal e profissional?
Estavam relacionadas com sua missão,
com seus objetivos e com as pessoas mais
importantes para você?
No último mês, quanto tempo foi dedicado à re-
solução de problemas urgentes, estressantes e que
costumam a aparecer de última hora? Quantas vezes
você ficou até mais tarde no escritório para concluir
aquela tarefa urgente?
Na última semana, quantas vezes você utilizou seu
tempo em atividades que nada tem a ver com seus
objetivos ou que não eram urgentes? Quantas vezes
você jogou tempo fora em uma conversa sem senti-
do, uma festa que você não queria ter ido (mas seus
amigos ou sua família o “empurraram”), assistindo um
programa de TV ou lendo uma revista, que não agre-
garam valor nenhum à sua vida? Quantos e-mails de
piadas, correntes mágicas de felicidade ou sites não
“recomendados” você viu?
Qual foi, entre essas três perguntas, aquela que
você teve mais dificuldade de se recordar de ações?
Por acaso foi a primeira? Mas você reparou que a pri-
meira se referia a um intervalo de dois meses, o maior
período de tempo de todas as perguntas? E qual foi a
mais fácil? A segunda ou a terceira pergunta?
OMNTOMNTT
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 4
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Einstein costumava dizer que o
tempo corre a uma velocidade de
sessenta minutos por hora. Nessa
corrida, você tem que colocar seu
carro na pista certa, naquela que irá
levá-lo a seus maiores objetivos e
sonhos. Caso contrário, correrá qui-
lômetros na estrada da vida e quan-
do chegar ao final, descobrirá, tarde
demais, que pegou a pista errada e
continuará reclamando que o tempo
voa, pois não viveu seu tempo com
coisas importantes para você.
As pessoas costumam ter a sen-
sação de que o tempo voa porque
utilizam esse tempo fazendo ativi-
dades que se encaixam na segunda
ou terceira perguntas – e deixam as
coisas que realmente gostariam de
fazer de lado. Pois elas nunca são
urgentes e em geral nunca são prio-
rizadas. E, por conseqüência, nunca
são feitas.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 5
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Na doutrina cristã, Trindade é o
dogma da união de três pessoas
distintas: o Pai, o Filho e o Espíri-
to Santo, que juntos representam o Deus
único. No tempo também podemos iden-
tificar uma trindade. Ele é geralmente
referenciado em três dimensões: horas,
minutos e segundos; manhã, tarde e noi-
te; décadas, séculos e milênios. O átomo,
que é o elementochave da vida, é com-
posto por três elementos. O número que
dá maior precisão de cálculos de datas
em um banco de dados é o número três!
Freud propôs que a psique é dividida em
três partes (ego, superego e id). Se quiser
ir mais além, pesquise numa enciclopédia
ou na Wikipedia as diversas curiosidades
matemáticas, astrológicas, filosóficas, re-
ligiosas, geográficas e políticas sobre o
número três.
O tempoé umatrindade
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 6
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Durante décadas, a administra-
ção do tempo identificou dois gran-
des fatores que definem todo tipo de
atividade. Ela dividia o tempo pelo
critério de urgência e pelo de impor-
tância. A definição de urgente é algo
que deve ser feito com rapidez, que
exige atenção imediata. Já o critério
de importância se refere a algo que
produz resultado, que tem grande
valor, que merece uma atenção es-
pecial e não exige pressa, tem tempo
para ser concluído.
A gestão do tempo tradicional di-
vide o tempo em uma matriz. O iní-
cio dessa divisão matricial do tempo
foi atribuído ao general Dwight Ei-
senhower, ex-presidente dos Esta-
dos Unidos. Depois, diversos teóri-
cos utilizaram o conceito em diversas
situações. O autor americano Ste-
phen Covey modificou esse concei-
to e desenvolveu a Matriz do Tempo.
Ela distribui as atividades em quatro
quadrantes conforme os critérios de
importância e de urgência.
De acordo com a matriz, uma ati-
vidade pode ser: urgente e importan-
te; não urgente e importante; urgente
e não importante, e não urgente e não
importante. O conceito da Matriz do
Tempo foi muito difundido nas últi-
mas décadas e utilizado por diversos
teóricos e cursos de administração
do tempo. Eu mesmo fui um adepto
da matriz durante muitos anos.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 7
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Hoje, após estudar e pesquisar o
assunto a fundo, acredito que esse
conceito pode ser entendido mais
plenamente com uma visão bem di-
ferenciada da matriz. Muitas pessoas
me questionavam sobre a dificulda-
de de identificar em qual quadran-
te uma determinada atividade se
encaixava. Algumas pessoas diziam
estar no quadrante das tarefas im-
portantes e urgentes e se sentiam
felizes – pois, apesar da correria, fa-
ziam coisas relevantes. Alguns sim-
plesmente não utilizavam a matriz
porque a consideravam complexa
para aplicação prática.
Com base no princípio de Eise-
nhower e na trilogia do tempo que
citei anteriormente, desenvolvi o
conceito de Tríade do Tempo. Nele,
proponho a divisão das atividades
em três critérios: importante, urgen-
te e circunstancial. A tríade visa sim-
plificar, modernizar e propor uma
nova óptica sobre o princípio de
Eisenhower e da Matriz do Tempo
proposta por Stephen Covey.
A base do novo conceito é a trin-
dade. As três esferas juntas com-
põem toda a forma como você uti-
liza seu tempo. A principal diferença
desse modelo em relação à matriz é
que, aqui, as esferas da importância
e da urgência nunca acontecem si-
multaneamente. Não há interseção
das esferas.
Tríadedo Tempo
Todos os direitos reservados para Christian Barbosa © 2004
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 8
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
A esfera da importância refere-se a todas as ati-
vidades que você faz e que são significativas em sua
vida – aquelas que trazem resultado a curto, médio
ou longo prazo. É a esfera da estrada certa, na qual
você coloca seu carro e sabe que na linha de chega-
da estará realizado. O que é importante tem tempo
para ser feito, pode esperar horas, dias, semanas, me-
ses, etc.
A esfera da urgência reúne todas as atividades
para as quais o tempo é curto ou se esgotou. São as
atividades que surgem em cima da hora, que não po-
dem ser previstas, mas que geralmente causam es-
tresse.
A esfera das circunstâncias, por sua vez, cobre as
tarefas desnecessárias. São os gastos de tempo de
forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por se-
rem “socialmente” apropriadas. É a esfera da estrada
que não leva a lugar algum, que não traz resultados,
apenas frustrações.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 9
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Cada pessoa tem uma Tríade do
Tempo diferente. Algumas têm a
esfera da urgência maior. Outras
conseguem ter seu tempo mais dedica-
do à esfera da importância. Outras, ainda,
têm a esfera das circunstâncias mais acen-
tuada. De acordo com sua idade, maturi-
dade, condição social, cargo ou condição
de vida, a tríade pode sofrer variações.
Identificandoa sua Tríade doTempo
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 10
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
A resposta mais correta é a primeira que vier a sua
mente. Por exemplo, se a pergunta for:
Você usa relógio no dia a dia? Se sua primeira
resposta for Quase Sempre, atribua o valor 4 a esta
questão. É comum você parar para refletir após a sua
primeira resposta e pensar: “Não! Eu sempre uso re-
lógio.” Essa é uma tentativa de racionalizar a respos-
ta. Em geral, a primeira resposta que lhe vem à mente
é a mais verdadeira. Serão necessários aproximada-
mente 10 minutos para fazer o teste e uma calculado-
ra para obter o resultado.
Seja honesto nas suas res-postas, pois, se mentir, es-tará enganan-do apenas a si mesmo. Acredi-to que isso não seja necessá-rio, certo?
Você gostaria de saber como utiliza seu tempo atu-
almente e qual a percentagem dedicada a cada esfera
da tríade? A seguir, você tem um questionário resumi-
do no qual pode analisar a sua tríade. Um questionário
similar está disponível na internet no site www.triadps.
com/triade ou você poderá realizar a sua composição
ao iniciar o uso do Neotriad e monitorar a evolução
com a aplicação da metodologia. O teste a seguir é
composto por 18 perguntas, divididas em três conjun-
tos de seis questões (A, B e C), às quais devem ser
atribuídos valores conforme a escala ao lado:
1 – Nunca;2 – Raramente;3 – Às Vezes;4 – Quase Sempre;5 – Sempre.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 12
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Some os valores totais dos três conjuntos. Repare que o valor máximo
obtido não pode ultrapassar 90 e o valor mínimo não pode ser inferior a 18.
Total A: ____ + Total B: ___ + Total C: ____ = Total Geral: _____
Muito bem! Agora que você chegou ao total geral, vamos ao último passo,
que é descobrir a percentagem do seu tempo em cada esfera da tríade. Para
descobrir isso, siga as instruções a seguir, faça as contas com a calculadora e
escreva a percentagem de cada esfera no campo correspondente da tríade:
1
3
6
9
12
15
4
7
10
11
14
17
2
5
8
13
16
18
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 13
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Surpreso com o resultado? Sua maior esfera, por
acaso, é a da urgência? Se for, não fique preocupa-
do. Em geral, antes que adotem uma metodologia
eficiente de administração pessoal, as pessoas têm
a maior percentagem de seu tempo alocada na es-
fera da urgência ou das circunstâncias. Se sua maior
esfera é a da importância, parabéns! Você está no
caminho certo. Espero agregar novas técnicas para
melhorar ainda mais o equilíbrio de sua vida. Se sua
maior esfera é a das circunstâncias ou da urgência,
por favor, não deixe de ler este livro.
O foco da metodologia é levá-lo a dedicar-se mais
à esfera da importância e diminuir o tempo das de-
mais. Adiante, explicarei em detalhes cada esfera,
com suas consequências, exemplos e soluções.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 14
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Desde o lançamento da primeira
edição deste livro, esse teste foi am-
plamente divulgado pela imprensa e
utilizado como nova abordagem em
diversos cursos. Desde o ano de 2005,
mais de 65.000 testes foram realiza-
dos pela internet e alguns dados cha-
mam atenção. Para efeito dessa pes-
quisa consideramos apenas testes
completos, não repetidos, totalizando
uma amostragem intencional de 15.324
pessoas até a data de 28 de dezem-
bro de 2007. A pesquisa é de partici-
pação espontânea, sem necessidade
de identificação, o que oferece plena
liberdade nas respostas, sem receio de
censura. Amostra não probabilística.
Desse universo, 46% são mulhe-
res e 54%, homens (7.050 mulheres
e 8.274 homens). A idade média ge-
ral do teste é de 33 anos. No caso
das mulheres, a idade média é de 32
anos e a dos homens é de 34 anos.
Os dados revelados despertaram o
interesse
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 15
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
27,80%
36,73%
35,47%
• O brasileiro dedica apenas
30% do seu tempo às atividades
importantes de sua vida.
• As mulheres têm maior foco
entre as urgências e as atividades
importantes. A tríade feminina é
composta da seguinte forma: 30,99%
– importante; 44,39% – urgente;
24,62% – circunstancial.
• Os homens têm maior volume
de atividades circunstanciais que
as mulheres. A tríade masculina é
composta da seguinte forma: 27,80%
– importante; 36,73% – urgente;
35,47% – circunstancial.
Estou constantemente atua-
lizando e garimpando esses da-
dos, o que sempre traz à tona
problemas e possíveis soluções.
No fim de 2007 lancei o livro
Você, dona do seu tempo (Edi-
tora Gente), que amplifica essa
pesquisa com foco no universo
feminino da gestão do tempo
e propõe a customização desta
metodologia para mulheres. Para
realizar seu teste online acesse o
site: www.triadps.com.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 16
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Eu recomendo que, a cada tarefa que
faça no dia, você pare para anali-
sar em qual esfera da tríade ela se
encontra. Isso serve para você exercitar
seu padrão mental a partir de um novo
modelo de produtividade. Também ajuda
você a tornar consciente o processo de
gestão do seu tempo e a querer mudar
seus padrões atuais.
Em um estudo recente desenvolvido
com pessoas que utilizam nosso softwa-
re, conseguimos mapear o resultado des-
sa classificação. Analisamos 210 pessoas,
divididas em dois grupos:
Por que saber qual a tríade da atividade que vai executar?
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 17
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Comparando a produtividade
desses dois grupos após um período
de oito semanas, descobrimos que
69% das pessoas do grupo 1 (que
classificavam suas atividades) con-
seguiram aumentar a quantidade de
tarefas concluídas no dia, sua média
de dias atrasados era menor que a
do grupo 2 e 57% delas tinham mais
facilidade em planejar tarefas para
toda a semana, além de afirmarem
que colocaram atividades pessoais
em seus planos.
Um dado interessante no grupo
2 é que 75% das pessoas colocavam
menos atividades no sistema do que
o grupo 1 e tinham um atraso médio
de tarefas superior a 1,2 dia em rela-
ção ao grupo 1.
Grupo 1
Pessoas que utilizavam
a tríade para classificar
pelo menos 80% de to-
das as suas atividades
(tarefas/compromissos)
no sistema e mensura-
vam a duração de cada
uma delas.
Grupo 2Pessoas que não
classificavam suas
atividades ou que
classificavam menos
de 20% de suas ativi-
dades no sistema.
O que ficou claro é que, quando
classificam suas tarefas, as pessoas
conseguem planejar de forma mais
proativa (desenvolvem um novo mo-
delo mental) e buscam reduzir o ur-
gente colocando tarefas importan-
tes de controle.
Além disso, passam a esquema-
tizar o uso do tempo, pois querem
melhorar ou manter seus números.
Uma vez mapeado, o urgente inco-
moda e faz com que a pessoa bus-
que alternativas de melhora.
Experimente separar suas de-
mandas de acordo com a classifica-
ção. Veja a seguir o resultado no dia
a dia.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 18
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
A esfera a ser priorizada é aquela que
contém as atividades verdadeira-
mente importantes em sua vida —
aquelas que trazem os resultados mais efe-
tivos. Nela estão as ações que, feitas hoje,
fazem diferença no seu trabalho, na sua co-
munidade e para as pessoas que vivem com
você. Fazem, enfim, diferença em sua vida.
Quando você tem sua vida baseada na
esfera da importância, está andando pela
estrada que o levará ao ponto aonde você
quer chegar. Cada ação importante que é
realizada proporciona uma sensação de de-
ver cumprido. Sabe aquele dia que, mesmo
cansado e sem disposição, você vai para a
academia? O que você sente depois que sai
de lá? Independentemente do cansaço, sur-
ge uma sensação de paz com a consciência,
porque você sabe que ir à academia é im-
portante para seu bem-estar e sua saúde.
A esfera daimportância
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 19
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Lembra da primeira pergunta que fiz no início
deste capítulo? Se não lembra, volte algumas páginas
e pense na resposta. Todas as atividades que você
pensou estão na esfera da importância. Mas, se elas
foram apenas respostas e não ações concretas, você
deve se preocupar. Às vezes, estamos ocupados de-
mais com as coisas urgentes e circunstanciais e nos
esquecemos daquelas que são verdadeiramente im-
portantes. Por acaso você já ouviu falar de algum
presidente de uma grande empresa que no hospital,
à beira da morte, gostaria de ter passado mais tempo
em sua mesa do escritório?
Os exemplos de atividades importantes são os mais
diversos – cada pessoa tem as suas. Podemos citar ati-
vidades como: prevenção de problemas, lazer, exercí-
cios físicos, equilíbrio dos quatro corpos (físico, mental,
espiritual e emocional), atendimento a clientes impor-
tantes, estabelecimento de parcerias, ouvir as pessoas,
dedicar tempo à equipe, brincar com o filho, levar flores
para a esposa, enviar um e-mail aos amigos, meditar,
fazer orações, ajudar o próximo, sorrir, etc.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 20
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Está na hora de você mudar seu pa-
radigma e começar a viver de verdade.
Escolha uma tarefa importante, reserve
tempo em sua rotina para essa tarefa e
comece a curtir a vida!
Eu sempre fui uma pessoa muito tí-
mida e quieta, mas descobri duas coisas
que adoro fazer. Desde então, elas se
tornaram tarefas importantes em minha
vida, e passei a dedicar a elas parte do
meu tempo. A primeira é fazer palestras.
Elas me dão a oportunidade de compar-
tilhar ideias, inspirar pessoas e ajudar o
próximo. Sinto-me plenamente realizado
nessas situações e isso é importante para
completar minha missão de vida.
A segunda não tem a mesma relevân-
cia aos olhos de outras pessoas, mas para
mim é fundamental. Muita gente nem
acredita quando digo que cantar dentro
do carro faz parte da minha esfera de im-
portância. Mas faz! Sempre que posso,
ligo o som e fico cantando e dançando. É
relaxante e afasta qualquer tensão e mau
humor – quase uma terapia. E ainda aju-
da alguns carrancudos a sorrir. As pesso-
as nos outros carros olham com espan-
to. Não tem como não arrancar sorrisos.
Também adoro andar de skate.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 21
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Como se vê, são exemplos que
não se relacionam um com o outro.
Muitas pessoas têm dificuldade em
definir o que é importante. Perdem-
se e acabam adotando situações
secundárias como importantes – e
se frustram com o resultado obtido,
porque acham que estão priorizan-
do as ações certas, quando, na ver-
dade, nem sabem que se dedicam
às erradas.
A linha pode ser tênue. Por essa
razão, o fundamental é olhar para
dentro de si. Na metodologia, as fa-
ses de identidade e metas, que vere-
mos mais adiante, buscam ajudar a
entender o que é de fato importan-
te para você. Nesse processo, você
pode descobrir que algo tão simples
como cantar no carro pode ser im-
portantíssimo para você. O funda-
mental é não ligar para a opinião
alheia. O que os outros pensam de
você é problema deles – não seu.
Para começar a ajudá-lo a iden-
tificar esses pontos principais é pre-
ciso entender que as atividades da
esfera da importância têm algumas
características próprias:
1. Tarefas importantes têm prazo
(horas, dias, semanas, meses, anos,
etc.) para serem feitas.
Do contrário, elas seriam urgen-
tes.
2. Essas atividades são pessoais,
têm importância para você e nem
sempre para os outros.
3. Proporcionam prazer ao se-
rem executadas.
4. Trazem algum tipo de resulta-
do positivo a curto, médio ou longo
prazo.
5. Em geral, são espontâneas.
Imagine o resultado de viver com
atividades importantes em todas as
áreas da sua vida.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 22
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
TAREFAS IMPORTANTES DATAS
Experimente e sinta o resultado. Envie-me seu fe-
edback para o meu e-mail e diga como é viver sua
vida baseada em ações importantes. Seu comentário
pode inspirar outras pessoas a fazerem o mesmo por
elas.
Um pensamento atribuído a Buda encerra bem
nossa reflexão sobre importância. Certa vez, pergun-
taram ao mestre: “O que mais o surpreende na hu-
manidade?” E ele respondeu: “Os homens que perdem a saúde para juntar dinheiro e depois perdem o dinheiro para recuperar a saúde. Por pensarem ansiosamente no futuro, esquecem o presente de tal forma que acabam por não viver no presente nem no futuro. Vivem como se nunca fossem morrer e morrem como se nunca tivessem vivido.”
Que tal escrever algumas atividades importantes
que você gostaria de fazer nos próximos dias? Anote
em sua agenda, caderno ou computador para se lem-
brar! Se quiser, utilize o modelo a seguir:
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 23
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Urgente é toda tarefa que deve ser
feita imediatamente, que gera al-
gum tipo de problema se não for
executada. Uma tarefa urgente não tem
prazo, ela tem de ser feita já!
Acho que a esfera da urgência pouco
precisa ser explicada. A maioria de nós
sabe exatamente o que é urgente. Vi-
venciamos isso todos os dias. O mundo
globalizado é dependente da urgência. O
verbo correr deve ser um dos mais conju-
gados nos dias de hoje…
Um amigo que você não vê há algum
tempo se aproxima e pergunta:
– Olá! Quanto tempo!E aí, como está a vida?E você responde:
– Nossa! Estou numa correria…
A esfera da urgência
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 24
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
A frase acima e suas derivações são tão comuns
que já viraram hábito de linguagem das pessoas. É
até difícil perceber que falamos isso, pois já se tornou
natural. Se você for um maratonista, tudo bem; mas,
se não for, algo de errado está acontecendo – com
você e com o mundo!
Trata-se da urgência, o mal da era do conheci-
mento. O pior é que muitas vezes você busca isso de
maneira inconsciente; às vezes olha para uma tarefa
importante na agenda e pensa: “Isso ainda tem tem-
po para ser feito, então faço depois”, e aí só realiza
aquela tarefa quando vem a cobrança e a pressão. É
o que chamo de administração do tempo pelo grito!
Quando as urgências começam a gritar é que as
prioridades aparecem.
Volte um pouco ao resultado da sua Tríade do
Tempo. Qual sua percentagem de tempo gasto na
esfera da urgência? Se ela for a maior das três es-
feras, não fique triste nem decepcionado. Esse pro-
blema não é exclusivamente seu. A pesquisa que fiz
mostrou que o brasileiro tem um volume grande de
urgências.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 25
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
O maior problema da urgência é
que ela está tão enraizada no nos-
so padrão de vida que já se tornou
algo normal, e não uma exceção,
como deveria ser. No Brasil, é co-
mum o hábito de deixar tudo para
a última hora. É algo cultural. Muitos
são adeptos até mesmo da famosa
“transa rapidinha”. Se está faltan-
do tempo até para momentos mais
prolongados de intimidade, imagine
para o resto…
Certa vez, estava visitando uma
empresa de grande porte e ouvi o
diretor da área de marketing dizer:
“Quem não tem nada urgente para
fazer não deveria trabalhar nesta
companhia!” A urgência é bem-vis-
ta no mundo moderno. Vamos ser
sinceros. É muito legal alguém che-
gar com aquele problema de última
hora, olhar na direção da sua mesa
e pedir sua ajuda. Você se sente útil,
capacitado, importante e seguro.
Assim que você resolve, a sensação
é melhor ainda; você se sente um su-
per-herói.
Muitas pessoas acreditam que é
esse tipo de urgência que segura o
emprego, que traz resultados, que
propicia as promoções. Mas, na ver-
dade, ele interrompe o seu dia, atrasa
as tarefas importantes, faz você ficar
até depois do expediente, trabalhar
em casa, se afastar das pessoas im-
portantes de sua vida, ter dores de
cabeça, gastrite, infarto e até proble-
mas piores.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 26
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Algumas pessoas utilizam a ur-
gência como uma fuga de seus pro-
blemas pessoais. Quando estão re-
solvendo questões urgentes, ficam
tão focadas que se esquecem das
contas que têm a pagar, da barriga
que não conseguem perder, do filho
que está com sérios problemas, do
marido ou da esposa chata que está
em casa, etc. Por isso preferem ficar
no escritório até tarde, atendendo às
urgências. Na verdade, estão fugin-
do de seus problemas.
Um erro muito comum é cons-
tantemente definir as urgências
como prioridades. Assim, muitos se
preocupam em priorizar as coisas
urgentes, mas acabam sempre dei-
xando as mais importantes de lado.
Aí está o que chamo de Lado Negro
da Força Produtiva. As pessoas per-
dem tempo demais com as coisas
urgentes, achando que estão aten-
dendo às prioridades, mas ao lon-
go do tempo são tomadas por um
sentimento de perda. Lembram da
tarefa importante que mais uma vez
adiaram e se sentem frustradas, es-
tressadas, andando pela estrada er-
rada da vida.
Você pode notar que itens im-
portantes têm prazo para ser feitos,
nunca são urgentes. Por exemplo, ir
ao cardiologista para um check-up é
uma tarefa importante a ser cumpri-
da em um determinado dia do mês,
marcada com antecedência. Afinal
de contas, você conhece algum car-
diologista que marca consulta para
o mesmo dia? Agora, se você tem
um infarto, sua consulta ao cardiolo-
gista não é mais importante, passou
a ser urgente. Nesse caso uma tarefa
importante pode se tornar urgente
se não for feita no tempo previsto.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 27
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Um ponto importante e diferente na Tríade do
Tempo em relação a outras metodologias é que as
esferas não se misturam. Logo, não existe alguma
coisa que seja importante e urgente ao mesmo tem-
po. Se for importante, tem prazo, não gera estresse,
não exige atenção imediata.
A tarefa urgente pode ter sido importante um dia,
mas, a partir do momento que foi adiada, deslocou-
se sozinha para a esfera da urgência.
Talvez essa afirmação possa causar espanto nas
pessoas habituadas a outros modelos de administra-
ção do tempo. A maioria deles fala da existência de
atividades importantes e urgentes ao mesmo tempo.
Muitas pessoas passavam tempo demais achando que,
por ser importante mesmo sendo urgente, aquilo pro-
porcionava resultados. Na verdade, isso é um estres-
se disfarçado de importância, é enganar a si mesmo.
Não há meios de uma tarefa ser importante e urgen-
te ao mesmo tempo! Além do mais, as próprias defi-
nições de urgente e importante são incompatíveis e
totalmente opostas, nunca poderiam ser simultâneas.
Quando separa essas esferas, você tem clareza e sabe
exatamente como seu tempo está sendo utilizado.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 28
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
De todas as esferas da tríade, a que
exige maior preocupação e aten-
ção é a das circunstâncias. Minha
definição para circunstâncias é qualquer
tipo de atividade que você é levado a fa-
zer em função de uma situação, condi-
ção, ambiente ou de outra pessoa – inde-
pendentemente da sua vontade.
Uma boa analogia de circunstância é
uma visita inesperada. Ela chega sem avi-
sar, coloca-o numa saia justa, você evita
ser indelicado, mas na verdade quer mes-
mo é que ela vá embora.
Aceita a situação por educação ou
amizade. Ela gasta seu tempo e, no fim,
você acaba ficando irritado por ter engo-
lido sapo.
A esfera das circunstâncias
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 29
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Gosto de comparar a vida a um avião. Quando
está a bordo de uma aeronave, você pode assumir
duas posições: piloto ou passageiro. Se você é o pas-
sageiro, alguém o está levando para uma direção e
você pouco pode fazer para mudar isso. Ou seja, ele
tem controle dos seus caminhos. Neste caso, você
está sendo totalmente guiado pelas circunstâncias.
A outra posição é a de piloto. Nela, você assume
o controle do avião e leva-o para onde quiser. Você
escolhe o caminho, a velocidade, a direção. Está indo
para seu objetivo. Você não é o escravo das condi-
ções, mas sim o mestre das suas escolhas.
Você deixa as circunstâncias tomarem conta de
sua vida quando está na posição de passageiro e per-
mite que a vida faça as escolhas por você. Que os ou-
tros decidam seus caminhos, que as situações exijam
uma reação… Por isso, digo que a esfera das circuns-
tâncias é a mais perigosa de todas. Nela, você está
colocando sua vida e seu destino nas mãos da sorte,
do que der e vier. É bem parecido com aquela música
do Zeca Pagodinho que diz: “Deixa a vida me levar, vida leva eu…” Para onde a vida o está levando? Esse é o
lugar aonde você gostaria de chegar?
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 30
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Veja aqui algumas carac-
terísticas comuns de tarefas
que estão na esfera das cir-
cunstâncias:
• Podem ser importantes
ou urgentes para outras pes-
soas, mas nunca para você.
• São coisas que você faz
em excesso e o levam a perder
tempo desnecessariamente.
• Estão contra sua plena
vontade.
• Você aceita por edu-
cação, por condições ou por
medo de dizer não.
• Não geram resultados.
• Geram sensação de in-
satisfação, angústia, satura-
mento, decepção.
Alguns exemplos de tarefas circuns-
tanciais são: aquela pessoa que liga no
meio do expediente para vender segu-
ro de vida para seu cachorro e não quer
desligar; a conversa sem pé nem cabe-
ça na cozinha da empresa; o relatório de
vendas para seu chefe que nunca será
utilizado; a perda de tempo com a leitura
de e-mails desnecessários; os programas
de TV inúteis, algumas festas de família
ou reuniões de negócios desnecessárias;
aqueles pedidos para os quais você não
consegue dizer não e muitos outros.
É claro que alguns desses exemplos
podem variar de esfera conforme a sua
interpretação.
Por exemplo, passar o dia no sho-
pping pode ser uma tarefa importante
de lazer para você e uma total perda de
tempo para outra pessoa. O principal é
descobrir o que essa tarefa representa
para você e em que esfera ela se situa.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 31
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
O problema é que a circunstância é
tão viciante que, talvez, quando a pes-
soa perceber, poderá ser tarde demais.
Temos adolescentes, adultos e empresas
sem direcionamento, movidos pelo aca-
so. Tenho amigos empresários que vivem
seus negócios em função das circunstân-
cias – sem um plano, um rumo, metas a
serem alcançadas.
Não é fácil ficar fora das tentações das
circunstâncias. Elas sempre parecem uma
forma fácil de se levar a vida, às vezes até
divertida. Mas quando ficamos presos ao
círculo vicioso das circunstâncias, deixa-
mos as coisas importantes de lado. Não
está na hora de começar a mandar de
verdade na sua vida? De assumir a posi-
ção de piloto?
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 32
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Existem algumas composições da
tríade que merecem uma análise
mais criteriosa. É o que chamo de
“composições nefastas da tríade”. É muito
importante, a partir desse ponto, que você
tenha feito a sua composição da tríade. Se
ainda não fez, volte ao início deste capítu-
lo e faça o teste sugerido. É importante
para a compreensão do que virá a seguir.
As composições mais perigosas sur-
gem quando a esfera da importância é me-
nor em relação à esfera da urgência ou das
circunstâncias. O objetivo da metodologia
é aumentar seu tempo dedicado às coisas
importantes de forma a levar a sua tríade a
um padrão próximo do ideal. As composi-
ções nefastas deixam as coisas importan-
tes de lado, mas em cada composição exis-
tem características próprias, que comparei
a três personagens:
Composições perigosas daTríade do Tempo
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 33
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
1. O Super-Homem
A Tríade do Super-Homem tem
a esfera da urgência com a maior
percentagem. A segunda maior é a
esfera das circunstâncias. O gráfico
da tríade é parecido com o modelo
a seguir:
Chamo essa composição de Su-
per-Homem, pois quem tem esse
tipo de tríade tem a tendência de vi-
ver salvando a humanidade. Vive re-
solvendo crises, problemas urgentes
que aparecem no dia a dia. Gosta de
ajudar os outros com tudo. Apagar
incêndios já é tão comum que ele
acredita que isso seja o normal. Esse
é o problema. Ele está tão preso na
urgência, sufocado com os proble-
mas, que raramente sobra tempo
para atividades importantes. Tudo é
imediato, para ontem!
Neste modelo a esfera das cir-
cunstâncias é a segunda maior, pois
é a fuga da rotina da urgência. É a
forma de se desligar da rotina estres-
sante. Neste caso, considera relaxan-
te as horas que dorme em excesso,
as rodas de chope prolongadas com
os amigos, o tempo gasto em ativi-
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 34
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
dades fúteis. Essas atividades, que po-
dem ser muito prazerosas no tempo e na
hora certos, são usadas nesse caso como
uma válvula de escape do estresse diário.
Eu conheço bem esse tipo de perso-
nagem. Na área de tecnologia, o pessoal
do suporte técnico encarna muito bem o
perfil do Super-Homem. Esses profissio-
nais vivem para resolver problemas dos
usuários – que geralmente são urgentes.
No horário do almoço ou na happy hour,
é muito comum encontrá-los jogando –
apesar de ser algo em geral proibido nas
empresas. Para eles, os jogos de compu-
tador em geral são sua válvula de escape.
Essa tem sido uma composição recor-
rente nas tríades analisadas. É a tendên-
cia mundial da vida na urgência. Os resul-
tados são estresse, cansaço, depressão,
insegurança e doenças.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 35
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
2. Homer Simpson
A Tríade do Homer Simpson tem
a esfera das circunstâncias com
a maior percentagem. A segunda
maior é a esfera da urgência. O grá-
fico da tríade é parecido com o mo-
delo a seguir:
Foi difícil achar um personagem
que se encaixasse perfeitamente
nessa composição, mas acho que
o Homer, o pai do Bart, da família
Simpson, cai como uma luva nesse
papel. Se você recordar alguns epi-
sódios da série, pode identificar que
o Homer tem uma vida de circuns-
tâncias. Faz o que é socialmente
aceitável, trabalha na fábrica porque
nunca conseguiu um emprego me-
lhor – mas também não tenta sair de
lá. Vive seu papel de pai de acordo
com o que o Bart decide e é um bo-
neco como marido. O Homer é um
escravo do destino, vive o que surge
e não busca algo melhor para si.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 36
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Assim são as pessoas que têm a esfera das cir-
cunstâncias maior. Elas vivem o momento que surge,
a roda-viva do mais fácil. A ausência de sonhos ou da
coragem de lutar por eles deixa as circunstâncias do-
minarem. Como não sabe o que quer, qualquer coisa
que surge é sempre aceitável.
Conheci um diretor de tecnologia de uma gran-
de empresa que estava no cargo apenas porque
sua família era a proprietária da companhia, mas
na verdade queria ser surfista.
Como sua vida era muito fácil, ele se tornou um
escravo das circunstâncias. Contratava empresas e
tecnologias que mais lhe agradavam em um determi-
nado momento – não tinha um plano, um projeto para
seu departamento. Seu casamento era uma aparência.
Preferia viver seus casos com funcionárias a encarar
uma separação. Era um comodista. Nunca tinha tem-
po de ouvir os funcionários ou de atender aos forne-
cedores, pois dividia suas horas entre as festas, as reu-
niões da empresa e as urgências que apareciam.
Muitas pessoas vivem dessa forma. Deixam a vida
passar, submetendo-se ao acaso. Se sua tríade é as-
sim, está mais do que na hora de mudar. De assumir
sua posição de piloto e lutar pelos seus sonhos.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 37
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
3. O Equilibrista
A última composição perigosa é
a Tríade do Equilibrista. Ela possui
percentagens muito semelhantes
das esferas das circunstâncias e da
urgência. O gráfico dessa tríade é
parecido com o modelo a seguir:
A imagem do equilibrista de pra-
tos é perfeita para essa composição.
Sustentando em uma das mãos as
tarefas urgentes e na outra, as cir-
cunstanciais.
Muitos passam a vida entre as ur-
gências e as circunstâncias. Aqui se
encontram os maiores casos de es-
tresse, pois essas pessoas absorvem,
além das urgências, todas as circuns-
tâncias que aparecem. Geralmen-
te, dizem poucos “não” e quase não
têm hábito de planejamento. Saem
do escritório esgotadas, sentindo do-
res nos olhos, na cabeça, nas costas.
Chegam em casa sem energia para
estudar, ficar com a família ou fazer
exercícios. Perdem boa parte do tem-
po tentando recuperar suas energias
para fazer algo produtivo.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 38
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
A vida passa rápido demais para
o equilibrista. Cada dia é um grande
agito. Está sempre ocupado e preo-
cupado. Conheço muitos equilibris-
tas. São pessoas maravilhosas, sem-
pre disponíveis. Há alguém assim na
sua empresa? Você já reparou que
equilibristas sempre aceitam novas
tarefas? Existe uma máxima em ad-
ministração do tempo que diz: se
você precisar fazer alguma coisa,
solicite à pessoa mais ocupada do
escritório; ela vai dar um jeito de fa-
zer essa tarefa para você.
É bem comum as pessoas se sen-
tirem mais confortáveis com as ur-
gências e circunstâncias do que ter
controle sobre seus processos, orga-
nizar seu método de trabalho e rea-
valiar sua vida. É fácil ficar sempre
ocupado quando você tem um mun-
do desconhecido para enfrentar.
Isso será necessário, e mais cedo
ou mais tarde a sua vida irá exigir
essa atitude de você.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 39
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Talvez a sua tríade seja similar a uma
das três composições comentadas ante-
riormente. Não fique preocupado nem
desesperado. O método mais eficaz para
resolver um problema é primeiro identi-
ficá-lo e depois tomar medidas práticas
para eliminá-lo. O objetivo da tríade é ser
um gráfico indicativo da administração
de sua vida conforme os critérios de im-
portância, urgência e circunstância. Em
grupos de trabalho, a tríade pode ser um
grande indicativo de performance e pro-
dutividade da equipe. É possível, nesse
caso, analisar se sua equipe está realmen-
te focada nas coisas importantes para a
empresa ou se está perdendo tempo em
coisas que não geram resultados reais.
Soluçõespara a Tríade do Tempo
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 40
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
É muito compensador analisar o pro-
gresso de algumas pessoas e equipes
que adotaram esta metodologia e mu-
daram completamente sua tríade ao lon-
go do tempo. Quando desenvolvi a me-
todologia e desenhei o software, pensei
muito nessa questão. Por meio do sof-
tware, você consegue compor sua tría-
de e depois, semanalmente, medir seus
resultados, fazer comparações e analisar
seu progresso. Em ambientes de grupos,
é possível fazer a mesma análise de for-
ma coletiva, coletando dados individuais
e gerando relatórios – inclusive apontan-
do as tarefas que representaram o maior
gasto de tempo em cada esfera.
Essa é a forma simples e prática de
aplicar o conceito da tríade como um in-
dicador de performance e de resultados.
Pode ser numa agenda de papel, no seu
caderno ou no software, tanto faz, o im-
portante é a consciência sobre a distri-
buição do seu tempo.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 41
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Talvez você esteja se perguntan-
do por que existe urgência e circuns-
tância na tríade ideal. A resposta é
que é impossível tirar as urgências
da sua vida. As circunstâncias tam-
bém são difíceis de serem elimina-
das totalmente. Não podemos nos
transformar em robôs, começar a
dizer não para tudo e fazer apenas o
que planejamos. É preciso ter flexi-
bilidade. É claro que eu adoraria não
ter que ir a alguns eventos mais ou
menos chatos, mas às vezes isso é
necessário.
A tríade idealVocê deve estar se perguntando:
qual a tríade ideal? Existe uma com-
posição perfeita? A resposta a essa
pergunta é sim. Existe uma tríade
ideal, que deve ser uma meta para
sua vida.
Sou favorável à ideia de que a
melhor tríade é aquela que traz feli-
cidade para você. Não adianta ficar
a vida inteira tentando transformar
sua tríade na ideal e ficar se matan-
do por isso.
No modelo ideal, a esfera da im-
portância tem maior percentagem –
e as demais têm percentagens me-
nores, conforme o gráfico a seguir:
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 42
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
O desafio da tríade ideal é man-
ter sua vida baseada nas coisas mais
importantes e tirar das urgências e
das coisas circunstanciais o poder
de influenciar sua vida. Você sabe
que elas podem acontecer, mas está
no controle da situação.
Agora, vamos pensar na tríade
em horas em vez de percentagens.
Se você tiver uma jornada de traba-
lho semanal de 40 horas, significa
que 28 delas estarão dedicadas a ta-
refas importantes para você, seu tra-
balho e seus relacionamentos. Você
ainda tem oito horas para atender
às urgências que podem ocorrer du-
rante a semana e quatro horas para
gastar com as circunstâncias.
Esse é um grande padrão de pro-
dutividade pessoal, não acha? Mas
de que forma você pode alcançar a
sua tríade ideal? Em primeiro lugar, é
preciso adotar uma metodologia de
administração do tempo que se con-
centre em atividades importantes.
O segundo passo é adotar medidas
para reduzir seu tempo nas esferas
da urgência e das circunstâncias e
aumentá-lo na esfera da importân-
cia.
Veja algumas sugestões para
você transformar a sua tríade, dei-
xando-a mais próxima da ideal em
cada esfera. Você mesmo pode ter
outras alternativas, mas o impor-
tante é entender o princípio básico
da dedicação do tempo àquilo que
realmente é importante. Muitas das
sugestões a seguir são aplicadas na
metodologia apresentada neste li-
vro, outras são medidas simples que
podem ser postas em prática ime-
diatamente no seu dia a dia.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 43
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
A solução mais indicada para você diminuir a de-
dicação à urgência é descobrir por que entrou nela.
Pense nas suas atividades urgentes da última semana
e responda a estas perguntas:
Conseguiu ter alguns insights para evitar que si-
tuações como essas se tornem urgentes novamente?
Por exemplo: é muito comum as pessoas deixarem
para o último dia a entrega da declaração do impos-
to de renda. Quando o prazo está acabando é que
elas começam a buscar os comprovantes e acabam
lembrando que algo ficou pelo caminho. Nesse mo-
mento, a urgência se instalou. A última esperança é
que o governo prorrogue o prazo de entrega. Essa
pessoa (espero que não seja você) poderia ter preve-
nido essa urgência se tivesse durante o ano guarda-
do toda a documentação necessária em uma pasta
para que não precisasse perder tempo com isso na
hora de prestar contas. E você pode ainda delegar a
tarefa a um contador, que poderia fazer a declaração
com antecedência.
Diminuindo a esfera da urgência
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 44
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Você reparou o que foi feito acima? Sugerimos
uma forma de transformar uma atividade que era ur-
gente, que tinha que ser feita naquela hora, em uma
tarefa importante que irá prevenir que a urgência
aconteça novamente.
Com o tempo, você perceberá que a maioria das
coisas urgentes que faz em algum momento foi im-
portante. E, como foram negligenciadas, se tornaram
urgentes (os capítulos 9 e 10 tratam desta questão
de forma mais aprofundada). A melhor maneira de
prevenir as urgências é o planejamento. Você verá ao
longo da metodologia formas de fazer seu planeja-
mento em diversos períodos de tempo.
Outra boa maneira de reduzir suas urgências é
prever as necessidades de sua equipe de trabalho. Eu
tinha um cliente que exigia, sempre próximo do fim
do mês, um relatório de atividades ou algum novo
sistema para sua intranet. Geralmente, quando ele ti-
nha a necessidade, era urgente para ele.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 45
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Algumas outras dicas para você di-minuir sua esfera da urgência:
• Planeje, planeje, planeje – o que você planeja hoje evita a urgência de amanhã.
• Faça previsões de coisas que podem se tornar urgentes e, individu-almente ou com sua equipe, aja para reduzir os riscos.
• Quando uma urgência aparecer, analise-a, aprenda com ela e tome me-didas práticas para evitar que ela apa-reça de novo nessa esfera.
• Se possível, tente delegar a urgên-cia a alguém que possa ajudá-lo.
• Aja imediatamente diante da ur-gência, não deixe que ela se transforme em uma catástrofe.
• Não entre em pânico. Resolva sua urgência e reveja suas prioridades do dia para não ficar sobrecarregado.
Como era um dos meus principais
clientes, se transformava em urgente
para mim. O que fizemos foi adotar
o padrão de, no meio do mês, enviar
um email perguntando se não havia
alguma necessidade para ser imple-
mentada. Geralmente ele tinha uma
ou outra ideia, mas acho que seu
dom criativo só funcionava a par-
tir da última semana do mês. Como
pelo e-mail já podia identificar algu-
mas possíveis demandas, comecei
a deixar a equipe pré-alocada para
atender a essas requisições. Assim,
quando ele ligava pedindo um “fa-
vor especial”, eu já tinha pessoal re-
servado para atender a sua urgência
– que para mim passou a ser uma
tarefa importante: atender meu prin-
cipal cliente.
gr kÉ
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 46
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Sair da esfera das circunstâncias,
em minha opinião, é muitas vezes
mais difícil do que sair da esfera da
urgência. Para resolver a urgência,
disciplina e planejamento são neces-
sários. Mas para fugir das circuns-
tâncias, além de disciplina e planeja-
mento, é necessário enfrentar certas
coisas que muitas vezes queremos
deixar debaixo do tapete. Mudar há-
bitos exige muita atitude de sua par-
te.
Uma das minhas sugestões é se-
guir os passos da Tríade da Mudan-
ça, da qual falei no primeiro capí-
tulo: sonhar, escolher e agir. Esses
três passos ajudam a manter o foco.
Tenho uma amiga que ilustra muito
bem esse processo de fugir das cir-
cunstâncias.
Diminuindo a esfera das circunstâncias
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 47
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Alessandra tinha o sonho de morar sozinha. Ela ha-
via se mudado para Santos e morava com parentes,
mas sempre quis ter seu próprio espaço. Durante dois
anos, ficou presa às circunstâncias: vivia com os pa-
rentes, não precisava se esfalfar para manter uma casa
sozinha – e sobrava dinheiro para gastar com roupas e
festas. Era cômodo continuar do jeito que estava.
Certo dia, o sonho de morar sozinha falou mais
alto. Ela decidiu que faria de tudo para conseguir e
começou a agir. Traçou uma meta para esse sonho,
começou a rever seu planejamento financeiro e saiu
em busca de apartamentos. Logicamente, seus pa-
rentes e amigos começaram a desencorajá-la, a fa-
lar dos problemas e gastos que essa decisão poderia
acarretar. Mas a decisão estava tomada. Ela conse-
guiu manter o foco, agir e fugir das facilidades que as
circunstâncias ofereciam. Algum tempo depois esta-
va se mudando para seu próprio espaço.
O problema das circunstâncias é a dificuldade para
manter o foco. É muito mais fácil aceitar o que é fa-
cilmente oferecido do que nadar contra a corrente. É
muito mais simples dizer sim às pessoas do que dizer
não e achar que pode estar sendo rude ou diferente.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 48
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
searching...
OQLT
U
O
P
Uma das formas de lidar com as cir-
cunstâncias é definir objetivos, se man-
ter focado neles e saber dizer não. Pense
nas tarefas circunstanciais da semana an-
terior. Quantas poderiam ser eliminadas?
Quantas poderiam desaparecer com um
simples não? Quantas poderiam ser de-
legadas a outras pessoas? Quantas não
tinham nada a ver com seus objetivos?
E quando a circunstância tem nome
e cargo? Como, por exemplo, seu chefe?
Ele sempre solicita aquelas tarefas supe-
rimportantes na opinião dele, mas que
para você e para a empresa não trazem
nenhum resultado. Aqui entra um proces-
so importante de saber dizer não e de ne-
gociação de prioridades. Tive a oportuni-
dade de dar treinamento para secretárias
e essa questão foi muito comentada. Um
caso me chamou a atenção: Uma das
participantes era secretária do mesmo
diretor havia mais de 10 anos, tempo su-
ficiente para terem bastante intimidade.
Seu diretor se achava tão íntimo que soli-
citava a ela uma série de tarefas pessoais
que nada tinham a ver com seu trabalho.
Ela contou que uma vez, quando a espo-
sa dele estava grávida, pediu que ela fos-
se correndo comprar churros recheados.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 49
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Quando paramos para analisar a
sua tríade, descobrimos que ela gas-
tava em média 12 horas por semana
com tarefas desse tipo. Seu tempo
era perdido com tarefas circunstan-
ciais, as quais ela sempre executava
para evitar dizer não ao seu chefe e
perder seu emprego. O maior pro-
blema é que seu tempo ficava curto
e geralmente era obrigada a fazer
horas extras ou levar trabalho para
casa. Isso estava começando a pre-
judicar seu casamento e sua relação
com os filhos.
Qual a solução neste caso? Quan-
tas vezes temos que lidar com situa-
ções parecidas na nossa convivência
com chefes, subordinados, clientes,
familiares? Quantas vezes uma visita
chega sem avisar e temos que adiar
a tarefa importante para atendê-la?
A resposta é simples: saber dizer
não sem culpa. Mais vale dizer não e
ficar vermelho alguns segundos do
que sempre dizer sim e ficar laranja
para o resto da vida!
Também é válido posicionar a
pessoa quanto a suas prioridades
e pedir ajuda para estabelecer cri-
térios de priorização. Se ela reparar
que você tem muitas coisas impor-
tantes a fazer, talvez fique até com
vergonha de pedir algo novo.
Eu sempre fui uma pessoa solíci-
ta. Dizia sim a quem quer que fosse
para evitar constrangimentos, man-
ter a aprovação ou por medo de di-
zer não. Quando me dei conta de
que estava me sobrecarregando por
causa dessa atitude, comecei a me
tornar mais criterioso.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 50
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Agora costumo dizer: “Desculpe, não posso fazer isso, não vou poder me dedicar a essa tarefa neste momento.” O mais legal dessa atitude é que
muitas pessoas, em vez de ficarem
me criticando, ficam impressiona-
das com minha disciplina e até di-
zem que gostariam de ter a mesma
coragem.
O Apêndice A contém algumas
técnicas para você dizer não às pes-
soas, mas aqui vão algumas dicas
básicas:
• Em primeiro lugar, lembre-se de
que “não” foi a palavra mais ouvida
na sua infância, logo ela é familiar.
• Seja sincero. De nada adian-
ta dizer sim e não conseguir fazer a
tarefa ou se prejudicar apenas para
conseguir a aprovação das pessoas.
• Não aceite chantagens como:
“Me ajude, por favor, só desta vez”,
“Só você pode me ajudar. Não me
desaponte”.
• Seja simpático, sem agressi-
vidade ou mentiras. Seja firme nas
suas posições.
• Não tenha medo e nunca volte
atrás, pois isso pode dar margens a
outras situações similares.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 51
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Assuma aresponsabilidade
Se quiser aumentar a esfera da importância, dimi-
nuir a da urgência e reduzir ou até quase eliminar a
das circunstâncias, é preciso que você assuma a res-
ponsabilidade por essas decisões. Não existe técnica,
metodologia ou procedimento que o leve a atingir es-
ses objetivos se você não se esforçar para isso.
Isso quer dizer que você precisa assumir uma pos-
tura mais assertiva e proativa. Proatividade significa
que você é o único responsável pela sua vida, que
você toma a iniciativa e age para conseguir o que de-
seja. Assertividade significa que você tem confiança
no que faz e expressa isso para o mundo de forma
sincera e aberta.
Não espere a ajuda de ninguém. Você é a única
pessoa capaz de transformar sua vida, de reduzir
suas urgências, de dizer não, de fugir do círculo das
circunstâncias.
Pare de culpar seu chefe por não lhe dar um au-
mento, sua esposa por ser infeliz, sua geladeira por
fazê-lo engordar, seu banco por sua conta negativa.
Somos especialistas em achar culpados, mas não te-
mos a capacidade de entender que tudo o que acon-
tece em nossa vida é em função de nossas próprias
escolhas e ações. Comece a tomar a iniciativa na sua
vida, a controlar seus sentimentos, a ser mais ativo.
Tríade do Tempow w w. t r i a d p s . c o m 52
Todos os direitos reservados para Tríade do Tempo. Para reproduzir solicite autorização prévia.
Fale com mais firmeza, cumprimen-te as pessoas com vontade, ande com a coluna ereta, seja mais positivo, encare a vida com bom humor, faça da alegria um hábito, pare de culpar os outros por tudo, ajude o próximo, agradeça a Deus.
Esse assunto é tão abrangente que po-deria ser tema de outro livro. Mas, como existem milhares de livros sobre isso, não é necessário perder tempo para reinven-tar a roda, certo?
A mensagem que pretendo deixar é: assuma a responsabilidade pela sua vida e comece a transformar a sua tría-de na tríade ideal!
SIGA-ME NAS REDES SOCIAIS
Christian BarbosaÉ empreendedor serial, foi um dos
mais jovens profissionais certifica-
dos da Microsoft no mundo aos 14
anos, o maior especialista em geren-
ciamento do tempo e produtividade
pessoal do país. Considerado “Senhor
do Tempo”, pela Revista Você S/A e
Zero Hora. Investidor anjo de diversas
startups de tecnologia e biotech, no
Brasil e nos EUA. É fundador da Triad
Productivity Solutions, consultoria
multinacional especializada em pro-
dutividade & colaboração, desenvol-
vendo cursos, softwares e consultoria
para as maiores empresas do País e
do exterior. Sua lista de clientes inclui
empresas como: Abril, Air Products,
Santander, Bradesco, Gafisa, Mercer,
Pepsico, Sanofi, Tupperware, Ingeni-
co, Toyota, MSD, Du Pont, Coca Cola,
Rede Globo, L Oréal, Nívea, Nestlé,
Takeda, Atlas Copco, Serasa Expe-
rian, entre outros.
Christian escreve para vários jornais
e revistas nacionais e estrangeiros e é
autor de 6 livros best-sellers incluindo
A Tríade do Tempo (editora Sextante),
Mais Tempo Mais Dinheiro em
parceria com o consultor financeiro
Gustavo Cerbasi (autor do livro casais
inteligentes enriquem juntos).
Para mais informações visite o site: www.christianbarbosa.com.br ou o blog www.maistempo.com.br.
Recommended