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DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL DE TAREFAS
DIVISÃO DE REDAÇÃO LEGISLATIVA E PARLAMENTAR-DIVRED-
_________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________________________________________________________________________________________________________________________________________
• importância da distribuição proporcional de tarefas para qualquer setor da CMBH;
• forma justa servidores aptos a desempenhar as mesmas atribuições;
• motivação e interação entre os servidores;
• evitar a distribuição desproporcional ou inexistente ->desmotivação; servidor mais ágil sobrecarregado (tirar do outro a possibilidade de fazer).
JUSTIFICATIVAJUSTIFICATIVA
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ATRIBUIÇÕESATRIBUIÇÕES
Divisão de Redação Legislativa e Parlamentar – DIVRED
• elaborar, revisar, digitalizar, publicar (intranet, internet, DOM) atas de evento oficial;
• alimentar o Sistema de Informações Legislativas – SIL
• elaborar pronunciamentos;
• prestar assessoramento de redação sob demandas de consultoria legislativa;
• elaborar redação final de projetos em conjunto com a DIVAPC;
• revisar texto a ser promulgado pela Mesa ou pelo Presidente e outros documentos oficiais;
• preparar termo de posse de vereador, prefeito e vice-prefeito.
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• 5 redatores• 11 técnicos legislativos (redatores de atas)• 2 estagiários
• Sempre houve distribuição de tarefas, de uma forma quase equânime, por tipo de reunião entre os redatores de atas;
• Não havia distribuições de tarefas por tipo entre os redatores;
• Gestão participativa: sempre houve demanda (grupo ou chefia) para discussão de problemas recorrentes;
• Por não haver registro escrito do fluxo, era alto o risco de se realizar etapas na execução da tarefa.
COMPOSIÇÃOCOMPOSIÇÃO
DIAGNÓSTICO ANTERIORDIAGNÓSTICO ANTERIOR
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EVOLUÇÃOEVOLUÇÃO
• Planilhas de controles, registro das decisões do grupo e formulário contendo o fluxo de tramitação da ata no setor;
• Planilhas de controle: tarefas agrupadas por tipo, horário e complexidade;
• Transparência (controles e regras à disposição de todos);
• Comunicação (informações, inclusive a escala semanal de reuniões por e-mail).
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MODELOMODELO
Controle de tarefas por redator
• ata de audiência pública: 2h30min por ata
• redação inicial: 2 (dois) projetos por turno de 6 horas
• redação final: 2 (dois) projetos por turno de 6 horas
PARÂMETROSPARÂMETROS
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Para todas as situações e tipos de reunião – depende do horário e da complexidade da tarefa.
- Reunião de comissão - sem audiência- CPI- Plenário- Reunião especial e audiência pública (diurna)- Reunião especial (discussão de assunto relevante) e audiência pública – noturna- Reunião especial e audiência pública - fim de semana/feriado- Reunião solene – noturna- Reunião solene – fim de semana/feriado- Registro de evento- Reunião fora da câmara – diurna- Reunião fora da câmara – noturna- Reunião de comissão (s/audiência) – fim de semana/feriado- Apoio/participação em seminário e fórum metropolitano- Reunião solene/especial (comemorativa) – diurna
MODELOSMODELOS
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MANHÃMANHÃ
TARDETARDE
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CONTROLE DE TAREFAS ADMINISTRATIVASCONTROLE DE TAREFAS ADMINISTRATIVAS
MANHÃ
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Agendamento de férias/folgas/alterações de horários
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ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO DE REDAÇÃO DE ATAS
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1) A reunião especial (discussão de assunto relevante) e audiência pública noturna pertencem ao grupo de reuniões “fora do horário – dia de semana”;
2) É facultado ao Redator de Atas participar da escala desse grupo de reuniões; no entanto, caso decida pela participação, fica obrigado a participar da escala de todas as demais reuniões constantes desse grupo de reuniões;
3) Caso um redator de atas deseje ingressar nessa escala, o seu ingresso se dará no número (coluna – Nº de Atas) em que a maioria dos redatores de atas estiver;
EXEMPLOS DE REGRAS DELIBERADAS PELO GRUPOEXEMPLOS DE REGRAS DELIBERADAS PELO GRUPO
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REGRASREGRAS
• quando o redator receber uma consultoria registrada inicialmente como de forma, mas seu trabalho resultar em uma consultoria de conteúdo, informará o fato à chefia, que fará a alteração pertinente no controle;
• no caso de tarefa que exija extraordinário volume de tempo de um redator, este informará o tempo gasto à chefia, que fará a conversão numérica, no controle da seguinte forma:
dividirá o número de horas gastas na tarefa por 6, multiplicará o resultado pelo fator correspondente à tarefa, dividirá este produto por 2 e lançará o quociente na respectiva tarefa, para o redator em questão;
lançará, para as demais tarefas desse redator, um número tal que represente a metade do total que faltaria para que o redator alcançasse numericamente os outros redatores, em cada tarefa;
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Procedimentos:Procedimentos:
1)verificar, na tabela, quais os redatores de ata poderiam ser escalados para a Reunião;
2) consulta entre os redatores que se enquadrem no procedimento previsto no item 1 sobre o interesse em fazer a reunião;
3) sorteio entre os interessados e conseqüente retirada deste para o próximo sorteio (até o fim da rodada);
4) caso não haja interessados, será feito o sorteio entre os que ainda não tiverem feito audiência ou especial (naquela rodada) e o sorteado será responsável pela reunião sob pena de perder o direito a fazer duas reuniões solenes em dia de semana;
5) caso não compareça à reunião a que estiver escalado, o Redator perderá o direito de participar da escala de duas reuniões solenes noturnas; ficará, ainda, obrigado a redigir a Ata daquela Reunião.
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VANTAGENSVANTAGENS
• motivação e interação
• distribuição justa de tarefas (perfil e tempo de realização)
• transparência: conhecimento das regras
• evita ociosidade e sobrecarga
• produtividade eficiente como resultado
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