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Excelência
na Gestão do
Confea
Mapeamento e Modelagem de Processos
Nossa Meta:
Mapear 100% dos Mapear 100% dos processos, até 31 de processos, até 31 de agosto de 2009.agosto de 2009.
Iª FASE Mapeamento
Planejamento da Simplificação Pré-requisitos da Simplificação Elaboração do Plano de Trabalho
Mapeamento do Processo Levantamento de atividades e normasIdentificação dos elementos do processo Desenho dos fluxogramas atuais
IIª FASE Padronização
Análise e Melhoria dos Processos Árvore de Soluções Modelagem do Processo Sistema de Medição de Desempenho
Implementação das Melhorias Proposta de Simplificação Implementação do Novo Processo
Melhores Práticas
Ajustes e complementações de informações no processo da unidade
- Encaminhando formulário de levantamento de processos e formulário de fluxo descritivo de cada processo
Edson 8 a 19 de junho
- Análise dos fluxos descritivos Marlei22/06 a 17 de
julho
- Validação dos fluxos decritivos Edson20 a 24 de
julho
- Ajustes com validação dos fluxos descritivos
Edson27 a 31 de
julho
Visão geral dos processos no Confea, finálisticos, meio e estratégicos.
- Defininfo os processos finálisticos, estratégicos e de suporte- Elaborando o mapa dos processos- Elaborando minuta de portaria com anexo dos processos atuais - Encaminhamento para o Conselho Diretor para aprovação.
Edson 3 a 7 de agosto
Dar conhecimento para todo o corpo funcional dos processos atuais do Confea que sofrerão análise para otimização de recursos, tempo, automação.
- Reunindo todos os empregados do Confea- Apresentando o estado autal dos processos do Confea- Apresentando os próximos passos para a melhoria contínua
Edson set/09
Desafio!
Próxima Fase
Identificação dos elementos do processo (TODOS)• Formulários preenchidos pelas unidades,
subunidades e assessorias
• De 08/06 a 19/06
Desenho dos fluxogramas atuais (GPG)• Mapa de processos
• Arvore de soluções
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LEVANTAMENTO DE PROCESSOS
Unidade Organizacional: OUVIDORIA - OUVI
Finalidade: Buscar respostas confiáveis para os cidadãos, traduzindo suas expectativas em oportunidades de melhoria para a excelência da gestão, com responsabilidade social.
Responsável: NEUZA TRAUZZOLA
COMPETE a Ouvidoria: 1. Atuar como instância na mediação de demandas, depois de esgotadas as possibilidades de ação pelas unidades
organizacionais do Confea, dos Creas ou de suas ouvidorias, conforme o caso; 2. Avaliar a procedência das manifestações e buscar soluções junto às unidades organizacionais competentes do Confea, dos
Creas ou de suas ouvidorias ou da Mútua, conforme o caso; 3. Receber e registrar denúncias, agradecimentos, elogios, reclamações, sugestões e solicitações de informação referentes
aos serviços prestados pelo Sistema Confea/Crea e Mútua; 4. Representar os interesses do cidadão na organização; 5. Resguardar o sigilo das informações; 6. Promover o exercício da cidadania, assegurando aos profissionais, Creas, Mútua, entidades de classe, instituições de
ensino e à sociedade em geral o direito à informação, orientando-os na sua obtenção e em como proceder para garantir seus direitos e instruí-los para o cumprimento de suas obrigações junto ao Sistema Confea/Crea e Mútua;
7. Interagir com as unidades organizacionais do Confea, com os Creas e suas ouvidorias e com a Mútua, acompanhando as providências adotadas e o cumprimento dos prazos estabelecidos;
8. Informar o usuário sobre as providências adotadas em relação à manifestação apresentada, com agilidade e transparência; 9. Assegurar ao usuário a manifestação de forma direta e desburocratizada, disponibilizando mecanismos que permitam o
acompanhamento do trâmite completo de sua manifestação; 10. Divulgar sua finalidade e as formas de acesso aos seus serviços; 11. Orientar e educar o usuário quanto ao limite da atuação da ouvidoria e quanto ao cumprimento da legislação relacionada ao
Sistema Confea/Crea e Mútua; 12. Interagir com ouvidorias de outras instituições, buscando a troca de informações e conhecimento; 13. Realizar ações, visando à integração e uniformidade de procedimentos das ouvidorias do Sistema Confea/Crea e Mútua; 14. Orientar as ouvidorias dos Creas e da Mútua na execução das ações e atividades pertinentes ao Serviço de Ouvidoria; 15. Analisar as demandas de forma sistêmica, para identificar oportunidades de melhoria dos serviços prestados referentes a
procedimentos e ações do Confea, dos Creas e da Mútua; 16. Sugerir medidas de aperfeiçoamento de procedimentos internos do Confea, dos Creas ou da Mútua, com base na
avaliação das manifestações registradas; 17. Apresentar para análise do Conselho Diretor, do Presidente e das áreas competentes relatórios, contendo resultados sobre
a atuação da ouvidoria e os indicativos de satisfação dos usuários; 18. Participar de eventos relacionados às atividades de ouvidoria; 19. Participar interativamente no processo de planejamento das ações necessárias ao cumprimento dos objetivos institucionais,
relativamente à integração do Confea, dos Creas e da Mútua; 20. Elaborar a especificação de produtos, bens e serviços necessários ao funcionamento da unidade; 21. Elaborar o plano anual de trabalho e propor o orçamento de investimentos consoante às diretrizes e políticas estabelecidas;
e 22. Zelar pela aplicação dos princípios éticos, constitucionais e pelos objetivos institucionais nos atos praticados no âmbito do
Confea.
PROCESSOS: 1. Atendimento ao usuário em geral; 2. Divulgação; 3. Visitas / consultas técnicas; 4. Eventos – participação; 5. Relatório analítico; 6. Relatório estatístico; 7. Aquisição de produtos e serviços; e 8. Plano de ação – objetivos institucionais.
MAPEAMENTO DE PROCESSOS
FLUXO DESCRITIVO:
PASSO UNIDADE /
RESPONSÁVEL PROCEDIMENTO
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FORMULÁRIOS - PREENCHIMENTO
Produto ou Serviço :
Observações de Qualidade:
Dimensão da Missão:Cliente
Dimensão do Negócio:Atividade
O que queremos nesta etapa?
O que precisamos lembrar sobre processos: Meu mundo!
Dimensão do Negócio:Atividade
Dimensão da Missão:Cliente
Mapa Mental
Negócio
Missão
O que precisamos lembrar sobre processos: Nosso Mundo!
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LEVANTAMENTO DE PROCESSOS
Unidade Organizacional: OUVIDORIA - OUVI
Finalidade: Buscar respostas confiáveis para os cidadãos, traduzindo suas expectativas em oportunidades de melhoria para a excelência da gestão, com responsabilidade social.
Responsável: NEUZA TRAUZZOLA
COMPETE a Ouvidoria: 1. Atuar como instância na mediação de demandas, depois de esgotadas as possibilidades de ação pelas unidades
organizacionais do Confea, dos Creas ou de suas ouvidorias, conforme o caso; 2. Avaliar a procedência das manifestações e buscar soluções junto às unidades organizacionais competentes do Confea, dos
Creas ou de suas ouvidorias ou da Mútua, conforme o caso; 3. Receber e registrar denúncias, agradecimentos, elogios, reclamações, sugestões e solicitações de informação referentes
aos serviços prestados pelo Sistema Confea/Crea e Mútua; 4. Representar os interesses do cidadão na organização; 5. Resguardar o sigilo das informações; 6. Promover o exercício da cidadania, assegurando aos profissionais, Creas, Mútua, entidades de classe, instituições de
ensino e à sociedade em geral o direito à informação, orientando-os na sua obtenção e em como proceder para garantir seus direitos e instruí-los para o cumprimento de suas obrigações junto ao Sistema Confea/Crea e Mútua;
7. Interagir com as unidades organizacionais do Confea, com os Creas e suas ouvidorias e com a Mútua, acompanhando as providências adotadas e o cumprimento dos prazos estabelecidos;
8. Informar o usuário sobre as providências adotadas em relação à manifestação apresentada, com agilidade e transparência; 9. Assegurar ao usuário a manifestação de forma direta e desburocratizada, disponibilizando mecanismos que permitam o
acompanhamento do trâmite completo de sua manifestação; 10. Divulgar sua finalidade e as formas de acesso aos seus serviços; 11. Orientar e educar o usuário quanto ao limite da atuação da ouvidoria e quanto ao cumprimento da legislação relacionada ao
Sistema Confea/Crea e Mútua; 12. Interagir com ouvidorias de outras instituições, buscando a troca de informações e conhecimento; 13. Realizar ações, visando à integração e uniformidade de procedimentos das ouvidorias do Sistema Confea/Crea e Mútua; 14. Orientar as ouvidorias dos Creas e da Mútua na execução das ações e atividades pertinentes ao Serviço de Ouvidoria; 15. Analisar as demandas de forma sistêmica, para identificar oportunidades de melhoria dos serviços prestados referentes a
procedimentos e ações do Confea, dos Creas e da Mútua; 16. Sugerir medidas de aperfeiçoamento de procedimentos internos do Confea, dos Creas ou da Mútua, com base na
avaliação das manifestações registradas; 17. Apresentar para análise do Conselho Diretor, do Presidente e das áreas competentes relatórios, contendo resultados sobre
a atuação da ouvidoria e os indicativos de satisfação dos usuários; 18. Participar de eventos relacionados às atividades de ouvidoria; 19. Participar interativamente no processo de planejamento das ações necessárias ao cumprimento dos objetivos institucionais,
relativamente à integração do Confea, dos Creas e da Mútua; 20. Elaborar a especificação de produtos, bens e serviços necessários ao funcionamento da unidade; 21. Elaborar o plano anual de trabalho e propor o orçamento de investimentos consoante às diretrizes e políticas estabelecidas;
e 22. Zelar pela aplicação dos princípios éticos, constitucionais e pelos objetivos institucionais nos atos praticados no âmbito do
Confea.
PROCESSOS: 1. Atendimento ao usuário em geral; 2. Divulgação; 3. Visitas / consultas técnicas; 4. Eventos – participação; 5. Relatório analítico; 6. Relatório estatístico; 7. Aquisição de produtos e serviços; e 8. Plano de ação – objetivos institucionais.
MAPEAMENTO DE PROCESSOS
FLUXO DESCRITIVO:
PASSO UNIDADE /
RESPONSÁVEL PROCEDIMENTO
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
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17
18
19
20
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FORMULÁRIOS - PREENCHIMENTO
Produto ou Serviço :
Observações de Qualidade:
Dimensão da Missão:Cliente
Dimensão do Negócio:Atividade
Comitê de Avaliação e Articulação
CAA
Auditoria do SistemaAUDI
Controladoria InternaCINT
OuvidoriaOUVI
Superintendência de Planejamento, Programas e
ProjetosSPP
Gerência de Programas e
ProjetosGPP
Gerência de Tecnologia da
InformaçãoGTI
Gerência de Planejamento e
GestãoGPG
Superintendência de Integração do Sistema
SIS
Gerência de Assistência aos
ColegiadosGAC
Gerência de Relacionamentos
InstitucionaisGRI
Gerência de Conhecimento
InstitucionalGCI
Superintendência Administrativa e Financeira
SAF
Gerência de Desenvolvimento
PessoalGDP
Gerência de Orçamento e Contabilidade
GOC
Gerência FinanceiraGFI
Gerência de Infra-Estrutura
GIE
PRESIDENTE
CONSELHO DIRETORCD
Conselho de Comunicação e Marketing
CCM
Comissões Especiais
Comissão do Mérito CME
Comissão Eleitoral Federal CEF
Comissão Organizadora Nacional
CON
Programa CEEP
Programa CEAP
Programa CONP
Programa CCSS
Programa CAIS
Programa CD
Comissão de Educação e Atribuição Profissional
CEAP
Comissão de Organização, Normas e Procedimentos
CONP
Comissão de Controle e Sustentabilidade do Sistema
CCSS
Comissão de Articulação Institucional do Sistema
CAIS
Comissão de Ética e Exercício Profissional
CEEP
Comissões Permanentes
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Assessoria de Comunicação e Marketing
ACOM
Assessoria ParlamentarAPAR
Assessoria InternacionalASIN
Gabinete do PresidenteGABI
Procuradoria JurídicaPROJ
P L E N Á R I O
CREAs / MÚTUA / ENTIDADES DE CLASSE / INSTITUIÇÕES DE ENSINO
ORGANOGRAMA DO CONFEA
Resultado Inicial
Comitê de Avaliação e Articulação
CAA
Auditoria do SistemaAUDI
Controladoria InternaCINT
OuvidoriaOUVI
Superintendência de Planejamento, Programas e
ProjetosSPP
Gerência de Programas e
ProjetosGPP
Gerência de Tecnologia da
InformaçãoGTI
Gerência de Planejamento e
GestãoGPG
Superintendência de Integração do Sistema
SIS
Gerência de Assistência aos
ColegiadosGAC
Gerência de Relacionamentos
InstitucionaisGRI
Gerência de Conhecimento
InstitucionalGCI
Superintendência Administrativa e Financeira
SAF
Gerência de Desenvolvimento
PessoalGDP
Gerência de Orçamento e Contabilidade
GOC
Gerência FinanceiraGFI
Gerência de Infra-Estrutura
GIE
PRESIDENTE
CONSELHO DIRETORCD
Conselho de Comunicação e Marketing
CCM
Comissões Especiais
Comissão do Mérito CME
Comissão Eleitoral Federal CEF
Comissão Organizadora Nacional
CON
Programa CEEP
Programa CEAP
Programa CONP
Programa CCSS
Programa CAIS
Programa CD
Comissão de Educação e Atribuição Profissional
CEAP
Comissão de Organização, Normas e Procedimentos
CONP
Comissão de Controle e Sustentabilidade do Sistema
CCSS
Comissão de Articulação Institucional do Sistema
CAIS
Comissão de Ética e Exercício Profissional
CEEP
Comissões Permanentes
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Assessoria de Comunicação e Marketing
ACOM
Assessoria ParlamentarAPAR
Assessoria InternacionalASIN
Gabinete do PresidenteGABI
Procuradoria JurídicaPROJ
P L E N Á R I O
CREAs / MÚTUA / ENTIDADES DE CLASSE / INSTITUIÇÕES DE ENSINO
ORGANOGRAMA DO CONFEA
Fatores Críticos para o Sucesso:Vontade de acertar
Clareza do Desafio
Confiança na Metodologia
Espírito cooperativo
Fatores de Sucesso: administração do tempo
Vamos atingir nosso objetivo!!
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