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Sistema Integrado SLFW

FATURAMENTO de CONVÊNIOS

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TUTORIAL

FATURAMENTO

de CONVÊNIOS MÉDICOS

Julho / 2006

Revisão 01

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I) Introdução No setor em que atuamos (área da saúde), é fundamental administrarmos as informações, de forma precisa e atualizada. Atualmente, as organizações enfrentam o problema da falta de centralização dessas informações, muitas vezes disponíveis em diversas bases de dados, instalados em diferentes locais da empresa, o que torna o processo complexo, lento e muitas vezes contendo muitas falhas. Com base nesta realidade, criamos em 1989, uma ferramenta “batizada” de Sistema Integrado SLFW. Com telas amigáveis, o Sistema Integrado SLFW, possibilita o gerenciamento da informação de forma atualizada e rápida nos diversos setores da empresa. Nossa ferramenta une os elementos necessários ao controle otimizado de uma empresa atuante na área da saúde. Ela ainda permite a agilização e otimização das rotinas operacionais manuais e/ou informatizadas, uma melhor administração dos métodos e um refinado gerenciamento, dos setores componentes da empresa, permitindo com isso, um aumento na produtividade e lucratividade. Para a correta implementação desta ferramenta, elaboramos este tutorial que tem por objetivo a orientação dos usuários nos corretos procedimentos a serem seguidos na utilização do Sistema Integrado SLFW. Lembramos que, para seu manuseio, é necessário que os usuários tenham conhecimentos básicos de informática e das rotinas operacionais dos setores onde atuam. Na montagem deste tutorial, não foi nossa preocupação e nem nosso objetivo, a instrução / implementação de conceitos de informática, bem como, alterações das metodologias de Informações, Organização e Métodos componentes da empresa.

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II) Reinstalando ou Instalando o Sistema Integrado SLFW pela primeira vez Antes de utilizarmos, pela primeira vez, o Sistema Integrado SLFW, devemos OBRIGATÓRIAMENTE , iniciarmos os cadastramentos, na ordem apresentada a seguir: 1) EMPRESA (Identificação) – (Módulo SLFWO- Opção: Utilitários) 2) USUÁRIOS do Sistema – (Módulo SLFWO- Opção: Utilitários)

2.1) USUÁRIOS 2.2) OBSERVAÇÕES à cada Usuário 2.3) PREVILÉGIOS de cada Usuário

3) CONSULTÓRIOS – (Módulo SLFWO- Opção: Utilitários) 4) MÉDICOS RESPONSÁVEIS – (Módulo SLFWO- Opção: Tabelas) 5) RECEITAS PADRONIZADAS – (Módulo SLFWO- Opção: Tabelas) 6) C.I.D – (Módulo SLFWO- Opção: Tabelas) 7) MATERIAIS – (Módulo SLFWO- Opção: Tabelas) 8) KITS de Materiais – (Módulo SLFWO- Opção: Tabelas) 9) TAXAS – (Módulo SLFWO- Opção: Tabelas) 10) TABELAS de PREÇOS – (Módulo SLFWO- Opção: Tabelas) 11) CONVÊNIOS – (Módulo SLFWO- Opção Tabelas) 12) LIVROS (datas e horários dos médicos) (Módulo AGENDA- Opção: Tabelas-Livros)

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III) Dicas Importantes

1) Quando do cadastramento de uma tabela de honorários, o código de chamada

adotado para o cadastramento dos PROCEDIMENTOS no sistema integrado SLFW (Módulo SLFWO – Tabelas-Honorários), deverá ser o mesmo para o código do Kit de Materiais correlato, cadastrado.

2) Quando do cadastramento dos MATERIAIS no sistema integrado SLFW (Módulo

SLFWO – Tabelas-Materiais), o código de chamada adotado para o cadastramento de um Kit de Materiais, deverá ser o mesmo para o código do Procedimento correlato, cadastrado.

3) Fazer o cadastramento dos MÉDICOS no sistema integrado SLFW (Módulo

SLFWO) utilizando OBRIGATÓRIAMENTE o módulo Tabelas – MÉDICOS RESPONSÁVEIS.

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FATURAMENTO de pacientes de um CONVÊNIO MÉDICO Ao entrarmos no módulo de Recepção / Faturamento a tela abaixo nos é apresentada:

Vamos agora incluir um paciente a ser faturado por nosso sistema através das opções Paciente -> Incluir ou da tecla de atalho “F3”:

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Quando pressionamos a tecla “F3” – Inclusão de Pacientes”, a tela a seguir nos é apresentada:

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Entramos com todos o dados solicitados.

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Pressionamos o Botão “OK” para finalizarmos o cadastramento. Em seguida, a mensagem abaixo nos é apresentada, pois, o numero da carteirinha do convênio foi digitada incorretamente no campo “Cód. Beneficiário”. Tal procedimento gera uma inconsistência no sistema levando o mesmo a emitir uma mensagem de alerta.

Caso queiramos deixar o código informado sem consistência, pressionamos o botão “Yes”.

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Ao cadastramos todos os dados, o sistema nos pergunta se queremos imprimir seu prontuário. Se sim, pressionamos a tecla “Yes”, caso contrário, a tecla “No”.

Vamos agora, iniciar o faturamento propriamente dito deste paciente.

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Escolhemos a opção Faturamento -> Alterar ou as teclas de atalho “Shift + F5”.

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Como este paciente não foi previamente faturado ou seja, não veio de nenhum consultório, o alerta abaixo nos será apresentado. Pressionamos o botão “Yes” para confirmarmos o faturamento de paciente, caso contrário o botão “No”.

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Ao pressionarmos a tecla “Yes” na tela anterior, a tela abaixo nos será apresentada.

Conferimos todos os dados constantes da mesma. Caso algum dado esteja faltando procedemos sua inclusão na tela acima. Se todas informações estiverem corretas colocamos o mouse sobre a aba “Procedimentos” e pressionando uma vez o botão de escolha do mouse, passamos para a tela a seguir:

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A tela abaixo nos é apresentada, contendo o 1º Procedimento do paciente.

Vamos agora, informar o 2º procedimento realizado por este paciente, pressionando com o auxílio do mouse, o botão “+” apontado nas setas acima. A tela abaixo será apresentada, para a entrada dos dados solicitados:

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Para adicionarmos um Procedimento, informamos no campo Tipo o código igual a PR (vide seta acima). Clicando duas vezes no campo “Código de Chamada” conforme assinalado na tela acima, as opções de procedimentos serão apresentadas, conforme tela a seguir: Escolhemos um procedimento, em nosso caso “BOTA GESSADA C/ SALTO”.

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Posicionamos o cursor sobre o procedimento desejado, clicando uma vez sobre o mesmo e pressionamos o botão “OK” para confirmá-lo.

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Na tela de inclusão do 2º Procedimento nos será mostrado o procedimento escolhido. Informamos os demais dados e pressionamos o botão “OK” para confirmá-los.

Após a confirmação dos dados a tela a seguir nos será apresentada.

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Vemos abaixo, que o 2º procedimento, “Bota Gessada com Salto”, foi adicionado.

A seguir, incluiremos o 3º Procedimento.

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O 3º Procedimento a ser incluído será um Raio X. Para adicioná-lo, informamos no campo Tipo o código igual a RX (vide seta abaixo).

Clicando duas vezes no campo “Código de Chamada” conforme assinalado na tela acima, as opções de “Raio X” serão apresentadas, conforme tela a seguir:

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Escolhemos um Raio X, em nosso caso “PÉ (F+P)”.

Posicionamos o cursor sobre o Raio X desejado, clicando uma vez sobre o mesmo e pressionamos o botão “OK” para confirmá-lo.

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Na tela de inclusão do 3º Procedimento nos será mostrado o Raio X escolhido. Informamos os demais dados e pressionamos o botão “OK” para confirmá-los.

Após a confirmação dos dados a tela a seguir nos será apresentada.

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Vemos abaixo, que o 3º procedimento, Raio X, “PÉ (F+P)”, foi adicionado.

A seguir, incluiremos o 4º Procedimento.

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O 4º Procedimento a ser incluído será uma Taxa de Sala. Para adicioná-la, informamos no campo Tipo o código igual a TX (vide seta abaixo).

Clicando duas vezes no campo “Código de Chamada” conforme assinalado na tela acima, as opções de “Taxa de Sala” serão apresentadas, conforme tela a seguir:

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Escolhemos uma Taxa de Sala, em nosso caso “ANESTESIA (HONORÁRIOS MÉDICOS À PARTE)”.

Posicionamos o cursor sobre a Taxa de Sala desejada, clicando uma vez sobre a mesma e pressionamos o botão “OK” para confirmá-la.

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Na tela de inclusão do 4º Procedimento nos será mostrada a Taxa de Sala escolhida. Informamos os demais dados e pressionamos o botão “OK” para confirmá-los.

Após a confirmação dos dados a tela a seguir nos será apresentada.

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Vemos abaixo, que o 4º procedimento, Taxa de Sala - “Anestesia (Honorários Médicos a Parte)”, foi adicionado.

A seguir, incluiremos um Kit de Materiais.

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Vamos agora, informar o Kit de Materiais utilizado por este paciente, pressionando o botão “farolete”, na linha dos Materiais / Medicamentos, apontado pelas setas abaixo.

Escolhemos o Kit de Materiais, em nosso caso “KIT EXEMPLO 01”. Posicionamos o cursor sobre O Kit de Materiais desejado, clicando uma vez sobre o mesmo e pressionamos o botão “OK” para confirmá-lo.

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Vemos abaixo, o Kit de Materiais (composto por agulhas descartável, Luva Descartável, Lençol Descartávell, etc...) adicionado.

Vamos agora adicionar um Material / Medicamento.

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Vamos agora, informar o Kit de Materiais utilizado por este paciente, pressionando o botão “+”, na linha dos Materiais / Medicamentos, apontado pelas setas abaixo.

A tela acima nos é apresentada.

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Informamos a quantidade de material (em nosso caso igual a 1) no quadro abaixo. Escolhemos o Material, em nosso caso “AMPOLA CATAFLAN 75 MG”, posicionando o cursor no material/medicamento escolhido, clicando uma vez sobre o mesmo.

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Pressionando o botão “OK”, no quadro abaixo, iremos confirmá-lo.

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Vemos a seguir, todos os procedimentos, materiais e medicamentos cadastrados.

Pressionamos o botão “OK” para confirmar o faturamento deste paciente.

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A mensagem “Confirm” abaixo nos é apresentada, pois, o numero da carteirinha do convênio foi digitada incorretamente no campo “Cód. Beneficiário”. Tal procedimento gera uma inconsistência no sistema levando o mesmo a emitir esta mensagem de alerta.

Caso queiramos deixar o código informado sem consistência, pressionamos o botão “Yes”.

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Para impressão do faturamento do paciente, escolhemos a opção “OK”.

A seguir nos é mostrado o relatório de faturamento deste paciente.

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Após a impressão do relatório de faturamento do paciente, voltamos ao menu inicial.

Fazendo uso da rotina de faturamento, para todos os pacientes atendidos por um convênio médico (em nosso exemplo um único paciente da Amil) em um período de tempo, nosso faturamento estará concluído.

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Utilizaremos a opção a seguir, “Relatório de Fechamento” ou as teclas de atalho Shift+F10, conforme demonstrado abaixo, para o fechamento de um convênio médico.

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Pressionando as teclas de atalho “Shift+F10”, a tela abaixo nos é apresentada:

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Escolhemos o convênio médico a ser fechado (faturado), em nosso caso Amil, pressionando o botão “OK”, como demonstrado a seguir.

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Informamos também: Período - contem as datas de início e término de um faturamento. Faturamento é “Normal ” ou “On Line ”,

Normal – Faturamento dos procedimentos gerados por meio de Guias; On Line – Faturamento dos procedimentos gerados através de autorizador.

Transferir para o histórico - quando temos certeza que, o que foi faturado é definitivo, não passível de alterações, sendo seu conteúdo armazenado em um arquivo de históricos. Recalcular Valores - quando o preço dos procedimentos e/ou materiais e/ou medicamentos for alterado, através de acerto com um convenio médico, e o faturamento já tenha sido efetuado com o preço anterior, precisando o mesmo ser atualizado. N/Débito - Numero informado referente a uma nota de débito a ser emitida. No Lote - Numero seqüencial gerado automaticamente. Vencimento - é a data de vencimento contratual ou qualquer outra. Competência - é função do mês de competência do lote de pacientes faturados

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Com todos os dados informados, pressionamos o botão “Visualiza” para continuação do faturamento:

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A tela abaixo nos é apresentada quando o convênio médico tem um faturamento a ser encaminhado “via internet” ou “disquete”. Esta opção é gerada quando do cadastramento do convênio médico Tabelas->Honorários->Convênios->Faturamento->Disquete=”S”.

Escolhemos uma das opções desejadas “Salvar” ou “Cancelar”, sendo nos mostrada a próxima tela:

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Escolhida a opção “OK”, nos são apresentados os relatórios a seguir:

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