Gerenciamento Efetivo de Emails para Isers em 4 Passos Simples (1)

Tudo o que o IS precisa saber para dominar sua Inbox de um vez por

todas e ser mais Feliz

Gerenciamento de Emails Efetivo para ISers em 4 Passos

Simples

Dores

● A maioria dos trabalhadores que não sabem gerenciar email

gastam em média 28% do tempo do trabalho em emails

(McKinsey, 2012)

● Estado de Falta de felicidade, stress & ansiedade por estar

"correndo atrás" e não ter controle sobre as demandas

●

Passo#1 : Organize sua Agenda para o Inbox Zero

1. Bloqueie 1/2 momentos da sua agenda diária para responder a emails

2. No momento 1

a. Responder às dúvidas mais simples e que não dependem de terceiros/pesquisa

b. Dar a 1 "primeira reposta" ao cliente

c. Fazer chamadas telefônicas

2. No momento 2

a. Realizar tarefas que dependem de pesquisa/recurso externo

Passo#2 : Feche a aba do gmail

1. Deixe a aba do Gmail fechada

a. Só abra quando for ler ou responder emails

2. Apenas leia emails no intervalo das calls

a. 5min de 1 em 1h ou até mesmo 5 min de 2/2h

b. Nesse momento, apenas responda a emails ultra-urgentes.

Ps.: Aproveite e faça o mesmo para o slack. "It's like hot sauna".

1. Crie seus Marcadores

a. Mapa Mental de Exemplo de Taxonomia

2. Crie Filtros

a. Master Rule

i. Arquive direto os emails que não sejam de clientes!!

1. Team, CS, IS, Financeiro, OTR, Administrativo,

b. Veja o exemplo e passo-a-passo nos 3 próximos slides

Passo#3 - Processe sua Caixa de Entrada

"O que os olhos não veem, o

coração não sente"

Passo#3 - Processe sua Caixa de Entrada

3. Playbook : Processe os emails

a. Responda se levar <2 minutos e arquive(E)

b. Gere (S)uma tarefa

i. Estrele(E) o email e Arquive (D)

1. Faça um zap com uma To-Do List

a. Gatilho

i. Starred messagens in Gmail

b. Action

i. Create a task

c. Mute(M) a conversa

i. Se estiver em CC como Informed

d. Exclua ou arquive direto se não se encaixar em nenhuma das categorias

e. Ps.: Tome alguma dessas ações até que o inbox fique zerado. Não vale não fazer nada.

Passo#4 - Crie Templates

● Crie Templates no Yesware

○ Recebimento de Novos Clientes

○ Passagem para o RTS

○ Lembrete para preencher NPS

○ Perguntas de Levantamento de Case de Sucesso

Ps.: Em suma, para toda tarefa que se repita ;) Quer compartilhar outro exemplo?

Feedback● How are you feeling about that? Fez sentido?

● Estaria dispost@ a experimentar?

○ Se sim ou se não por que?

● Idéias for the future○ Tiny HandsOn

Workshops

Agradecido!Merchan ;) This is presentation is brought you by:

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