GESTÃO DE VIAGENS CORPORATIVAS Manual Acesso Mobile- … · 6.Lançamento de Despesas NextGen ......

_GESTÃO DE VIAGENS CORPORATIVAS

Manual Acesso Mobile- Novo v.s 2.0

Sumário 1.Introdução ................................................................................................................................................................. 3

2. Cadastro de Dispositivo ........................................................................................................................................... 3

3.Criação de reservas e solicitações ............................................................................................................................ 5

4.Aprovação – Mobile ................................................................................................................................................ 11

5.Acompanhamento de Viagem ................................................................................................................................ 12

6.Lançamento de Despesas NextGen – Argo Mobile ................................................................................................ 15

7.Novo Percurso ......................................................................................................................................................... 18

8. Relatório ................................................................................................................................................................. 19

9.Finalizando uma Despesa no Sistema .................................................................................................................... 20

1.Introdução

Apresentamos o aplicativo Argo Mobile, que permite criar solicitações de aéreo e hospedagens online, acompanhar as suas solicitações emitidas, receber notificações de suas próximas viagens, aprovar solicitações e também realizar o lançamento de despesas na versão NextGen. Este facilitador foi desenvolvido visando otimizar a rotina do usuário corporativo, tornando a gestão de suas viagens e de seus gastos ainda mais inteligente. Para utilizar o aplicativo, é necessário que o dispositivo móvel esteja cadastrado na ferramenta conforme instruções abaixo.

2. Cadastro de Dispositivo

Para cadastrar o dispositivo Mobile, acesse o menu “App Mobile”, no menu suspenso:

Após efetuar o download em seu smartphone, siga as instruções para validação do seu perfil corporativo no aplicativo através da leitura do QR CODE apresentado na tela do seu computador.

Caso sua câmera não estiver funcionando, utilize a opção “ ”para que possamos enviar um email para o destinatário cadastrado em seu perfil com um link para configuração do aplicativo.

É necessário que o aplicativo já esteja instalado no aparelho, caso contrário, ao clicar no link do e-mail, o processo será interrompido. Se o aplicativo já estiver instalado no seu celular você será direcionado para a tela de login. Utilize os seus dados de usuário e senha do sistema Argo para acessar o sistema:

Ao realizar o primeiro acesso no aplicativo, o dispositivo ficará registrado na ferramenta e poderá ser excluído e consultado a qualquer momento no menu “Cadastro de Dispositivo Mobile”:

3.Criação de reservas e solicitações É possível efetuar reservas e consequentemente solicitações de aéreo e hotel online na versão Mobile do Argo, através do botão “Nova Solicitação” no menu do aplicativo:

Ao selecionar o botão, o usuário terá que escolher o serviço a ser reservado, aéreo ou hotel:

Aéreo: Ao selecionar a opção do “Aéreo”, será disponibilizado o finder deste serviço em sua versão mobile:

O usuário poderá marcar o botão “Somente Ida” para precisar somente preencher um trecho, e após os campos desejados preenchidos, o Argo mobile trará a disponibilidade de acordo com as permissões do usuário e políticas habilitadas no ambiente. É importante enfatizar que o usuário somente criará uma reserva para ele mesmo, independentemente se ele for solicitante.

Tela de disponibilidade do aéreo:

Para selecionar o voo desejado, basta clicar no botão verde onde está indicado o valor do voo, o voo ficará selecionado para ser reservado, em seguida o usuário poderá fazer a busca de hospedagem: Hotel

Em seguida, o Argo mobile disponibilizará as opções de hotéis de acordo com as permissões e políticas configuradas no ambiente do cliente:

Para selecionar a opção de hotel desejada, basta clicar no botão verde onde é indicado o provedor e valor do quarto. Após os serviços selecionados, o usuário poderá criar uma solicitação com itens já inclusos:

Após clicar no botão de concluir, o usuário terá que preencher as informações da alocação de débito da solicitação:

Caso haja dois tipos de faturamentos no ambiente, o usuário terá que escolher uma das opções:

Após todos os campos preenchidos, será disponibilizada à última tela com a informação do aprovador, o campo para inserção de observação que não é obrigatório e o botão para concluir a solicitação:

Após clicar no ícone indicado, a OS será gerada conforme tela abaixo:

4.Aprovação – Mobile

Para maior comodidade, o módulo mobile também incluirá a opção de aprovação. Ao acessar o aplicativo, ele visualizará as solicitações que estão aguardando sua aprovação de custo bem como o prazo de cada uma:

Ao selecionar a solicitação, o aprovador terá acesso aos detalhes do pedido. O item “Melhor” apresenta o valor da menor tarifa oferecida ao solicitante no momento da busca.

Ao “Reprovar”, deve-se inserir o Motivo da Reprovação

5.Acompanhamento de Viagem

Através do aplicativo mobile, o viajante corporativo terá sempre a mão acesso aos detalhes da sua viagem. Ao acessar o aplicativo clique em “Itinerário”:

O cliente visualizará uma lista com todas as suas viagens. Selecione a viagem a qual deseja verificar mais detalhes:

Será possível visualizar dados e informações relevantes que estejam relacionados a todos os serviços (aéreo, hospedagem e locação).

Observe que o aplicativo exibe a Previsão do Tempo na cidade de destino, assim como o terminal e portão de embarque ena hospedagem é possível visualizar o mapa de localização. Em hotéis off-line, a latitude e longitude devem ser cadastradas para que esta informação seja exibida.

6.Lançamento de DespesasNextGen – Argo Mobile

Ao utilizar o módulo de despesas, o cliente consegue fazer a gestão de gastos extras, tais como: táxis, alimentação, entre outros. Pode-se trabalhar com 2 tipos de despesas: corporativas e pessoais. As despesas corporativas são atreladas aos gastos de viagens juntos a empresa do funcionário onde o mesmo sempre deverá prestar contas. As despesas pessoais são gastos que o sistema permite realizar sem estar atrelada a alguma empresa com algum gasto corporativo. O aplicativo mobile também incluirá algumas facilidades para que o solicitante corporativo administre melhor estes gastos. Ao acessar o aplicativo, clique no ícone “Itinerário”:

Todas as solicitações aparecerão na tela para que seja efetuado o lançamento. Selecione a solicitação que deseja incluir prestação de contas:

Importante: Também é possível salvar uma despesa no sistema sem que ela esteja atrelada a solicitação anterior. Ao acessar o menu “Despesas”, clique em “Nova”:

Faça o lançamento da despesa e selecione a moeda que deseja adicionar o gasto:

Será possível ainda inserir uma foto do comprovante clicando no ícone da câmera.

Obs: No máximo 1 Megabyte.

Para finalizar, insira as observações no campo “Descrição” e após clique no “ ”.

7.Novo Percurso

Insira o endereço de saída e o endereço de chegada. Inclua o valor e a moeda. O sistema mostrará o mapa.

8. Relatório

O sistema apresentará as informações lançadas em relatorio permitindo enviar por emaile gerar um relatório das despesas lançadas. As despesas pessoais não serão sincronizadas com o Sistema de Gestão Argo.

9.Finalizando uma Despesa no Sistema

Todas as informações lançadas através do aplicativo estarão salvas no sistemaNextGen. Conforme mencionado, é necessário confirmar as informações e enviar os dados para aprovação, pois é neste momento que serão consideradas as políticas de gastos da empresa. Acesse “Novo Expense” e clique na aba “Celular”:

O sistema retornará com as informações de despesas que foram lançadas pelo celular.

Caso o usuário deseje realizar “Logoff” basta selecionar o botão “Sair”, porém para acessar o sistema novamente, será necessário realizar novo login conforme instruções contidas no início deste manual.