Gestão de Despesas e Viagens Corporativas a cost and productivity ... Aprender mais sobre quais...

Gestão de Despesas e Viagens Corporativas

Como o atual cenário econômico incluiu a gestão de despesas no escopo da gestão de viagens corporativas.

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A gestão das despesas é um assunto cobrado internamente, os diretores exigem reportes frequentemente. Muitas empresas se

preocupam com os gastos de viagens relacionados às passagens e hotéis, mas aluguel de veículos, reembolso de despesas, telefonia e lavanderia são deixados em segundo plano, o que é um erro. Os

gestores de viagens devem atuar para gerar valor à companhia em todos esses aspectos.

Keila Yuka Hanashiro Takata, Gestora de Viagens Corporativas do Santander

Compramos nossas passagens e hospedagens com uma agência de viagens e o resto quem faz a gestão?

Fonte: Portal AMCHAM - Gerenciamento de despesas de viagens com uso de sistemas de informação ainda é incipiente no Brasil

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Our research findings demonstrate how outdated processes and clunky T&E systems limit traveler choice or sacrifice usability and continues to negatively impact UK and U.S. firms. From a cost and

productivity standpoint, this should alert companies to the importance of having the right procedures in place to ensure staff

can operate at maximum efficiency.

Dean Forbes, CEO of KDS

Nos Estados Unidos e Inglaterra ainda há muito o que melhorar, e você confia no seu processo atual?

Fonte: The State of Corporate Travel and Expense Management 2016

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Esse tipo de gerenciamento de despesas de viagens com sistemas de informação ainda está em estágio inicial no Brasil. Aqui,

apenas algumas grandes empresas estão fazendo isso. Mas, com a economia brasileira estagnada e a maior interação com os

mercados americano e europeu, a tendência é que essa e outras melhores práticas venham a ser compartilhadas.

David Kaufman, Acquis Consulting

Já que a economia não ajuda, o que você pode fazer para realizar mais, gastando menos?

Fonte: Portal AMCHAM - Gerenciamento de despesas de viagens com uso de sistemas de informação ainda é incipiente no Brasil

Após assistir essa apresentação você vai...

Aprender mais sobre quais são as tendências em gestão de despesas e viagens em 2016 e o que esperar para 2017

Identificar maneiras de melhorar sua gestão nos gastos em despesas e viagens

Comparar como está a performance da sua empresa, diante do cenário global e outras organizações no Brasil.

Descobrir pontos que você acha que está sob controle, mas não está.

Entender que você ainda tem muito trabalho a fazer e que isso poupará muito dinheiro para sua empresa.

Profissionais que fazem gestão de viagens e despesas foram entrevistados1216

414Empresas de diversos portes e

segmentos contaram como são seus processos e ferramentas de gestão

Fonte: The State of Corporate Travel and Expense Management 2016

É o custo médio para cada viagem ser processada desde a solicitação até a conciliação. U$ 58

19%Dos relatórios de despesas contem erros e precisam ser reprocessados, que por sua vez, adiciona U$ 52 ao custo médio total.

Fonte: Expense Reporting: Global Practices and Pain Points

A tendência é dar aos colaboradoresferramentas para fazerem comprasmelhores, alinhadas com os objetivosda empresa

As empresas podem conseguir uma

economia de até 24% usando umasolução de gestão de despesas eviagens, no primeiro ano.

A E L A B O R A Ç Ã O D E R E L A T Ó R I O S D E D E S P E S A S A I N D A É M U I T O M A N U A L

COLABORADORES GASTAM MUITO TEMPO E DINHEIRO

dos colaboradores fazem seus relatórios de despesas e viagens no horário de trabalho 41%

das empresas ainda usam planilhas ou formulários pararegistrar seus relatórios de despesas.

47%

18%

gasta entre 1 e 2 horas

gasta mais de 2 horas

Fonte: The State of Corporate Travel and Expense Management 2016

Quanto tempo leva para programar uma viagem seguindo as politicas da empresa?

7%

48%

36%

9%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Menos que 5 minutos

Entre 5 e 60 minutos

Entre 60 e 120 minutos

Mais que 120 minutos

45%Gastam 1 hora ou mais fazendo relatórios de despesas, diminuindo a produtividade

e elevando os custos

Fonte: The State of Corporate Travel and Expense Management 2016

10,9%... dos bilhetes são alterados ou reemitidos

Você sabia, que em alguns casos, realizar um upgrade da tarifa antes de remarcar o bilhete, faz o valor final ficar mais barato?

... das solicitações de reembolso por uso do carro particular, não informam a distancia exata.

38%

Como os colaboradores registram as despesas referentes ao uso de carro particular?

11%

22%

62%

5%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

Arredondam para cima 10Km

Arredondam para cima 5Km

Informam o real percorrido

Arredondam para baixo

33%... dos relatórios de despesas possuíam a distancia percorrida informada superior a realidade

PREPARAR A VIAGEM AINDA GASTA MUITO TEMPO E DINHEIRO

65%Gasta mais de 30

minutos preparando uma viagem.

35%

18%

46%

1%

0% 10% 20% 30% 40% 50%

menos de 30 min

entre 30 e 60 min

entre 60 e 120 min

mais que 120 min

COLABORADORES NÃO CONHECEM A POLÍTICA DA EMPRESA

58%

28%

Não conhecem completamente apolítica de viagens.

Conhecem a política de viagens, mas não sabem como seguir.

A política de viagens não é clara ou é inexistente.

14%

Guarda os comprovantes em envelope e/ou já perdeu alguns.

75,6%

52% 43% 21%

Qual percentual de empresas que utilizam ferramentas de gestão para controlar as politicas

de despesas e viagens?

REPORT TO THE NATIONSON OCCUPATIONAL FRAUD AND ABUSE

2016 GLOBAL FRAUD STUDY

Qual a incidência de reembolsosimprocedentes por ramos de atividades?

Construção: 32,5%

Educação: 31,3%

Terceiro Setor: 27,9%

Serviços Financeiros: 4,1%

Manufatura: 7,8%

Varejo: 3,9%

... sou responsável por

26,9 % das fraudes

Sou competente, talentoso, responsável e disponível para

viagens a trabalho, mas...

... das solicitações de reembolso abusivas, houve conivência ou negligencia de outra pessoa.

75,6%

Um colaborador pede uma viagem Congonhas/Brasília, mas pede adiantamento de taxi com o valor da corrida para Guarulhos.

Ao chegar em Congonhas, pega o recibo do taxista e coloca um valor 100 reais a mais.

Sua ferramenta ou processo permite ao gestor pegar um caso como este?

Não se desespere, dá para resolver ...

Boas Práticas

# 1Escreva as políticas de despesas e viagens de forma clara, objetiva e

torne fácil o acesso.

# 2Torne simples o processo de adiantamento, reembolso e

pagamento.

# 3Permita que o colaborador possareportar suas despesas e o gestor

possa aprovar à qualquermomento.

# 4Certifique-se que a política torneos gestores responsáveis pelosrelatórios de despesas de seus

subordinados.

# 5Garanta que os adiantamentos e reembolsos sejam pagos sempre

na data programada.

# 6Use uma ferramenta de gestão de

despesas e viagens queautomatiza seus processos e

garante a eficácia de suas políticas.

# 7Toda despesa deve teruma pré-aprovação.

# 8Automatize o processo de

conciliação de faturas, usandoformas de pagamento inteligentes.

# 9Torne fácil enviar os relatórios de

despesas e aprová-los fora do escritório.

# 10Faça uma auditoria nos seus

processos e relatórios de despesas.

Referências – Parte 1

• Gerenciamento de despesas de viagens com uso de sistemas de informação ainda é incipiente no Brasil -http://www.amcham.com.br/gestao-empresarial/noticias/gerenciamento-de-despesas-de-viagens-com-uso-de-sistemas-de-informacao-ainda-e-incipiente-no-brasil

• The State of Corporate Travel and Expense Management 2016 -http://page.kds.com/rs/945-AHP-769/images/KDS-state-of-corporate-travel-infographic-v6.pdf

• GBTA Expense Reporting: Global Practices and Pain Points -http://www.gbta.org/PressReleases/Pages/rls_111015.aspx

• Expense Reporting: Global Practices and Pain Points -http://www.gbta.org/PressReleases/Pages/rls_111015.aspx

• Survey: Senior-Level Employees Still Most Frequent Expense Fraud Offenders http://www.businesstravelnews.com/Payment-Expense/Survey-Senior-Level-Employees-Still-Most-Frequent-Expense-Fraud-Offenders

Referências – Parte 2

• A Study on the Adoption of Corporate Self-booking Tools -http://www.amadeus.com/pt/documents/aco/pt/SelfBookingAdoption.pdf

• 2014 ACFE Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse -https://www.acfe.com/rttn/docs/2014-report-to-nations.pdf

• 2016 ACFE Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse -https://s3-us-west-2.amazonaws.com/acfepublic/2016-report-to-the-nations.pdf

• Proinformative - 2016 Expense Management Trends -https://www.proformative.com/whitepapers/2016-expense-management-trends?pf_source=sj-how-improve-travel

• Travelers say they want to book everything on one platform but don't do it - http://www.travelweekly.com/Travel-News/Corporate-Travel/Travelers-say-they-want-to-book-everything-on-one-platform-but-dont-do-it

Obrigado

Sidney Lima Filhosidney.filho@reserve.com.br