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LEGALE – MBA DE ADM. GESTÃO E
MARKETING DO NEGÓCIO JURÍDICO
Fundamentos da Administração eGestão do Escritório – III
Estrutura Física do Escritório Constituição de uma Pessoa Jurídica Fluxo de Caixa / Planejamento
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PROF. ROGÉRIO MARTIR
Doutor em Ciências Jurídicas e Sociais, Advogado Especializado em Direito Empresarial e Direito do Trabalho, Professor Universitário, Pós Graduação, MBA e de Cursos Preparatórios Para Carreiras Jurídicas, Sócio da Martir Advogados Associados - Consultoria Jurídica Empresarial e para o Terceiro Setor.
www.martir.com.br
Instagran: @rogerio_martir
Facebook: Professor Rogério Martir
Youtube: Rogério Martir
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BLOCO I
Estrutura Física do Escritório I
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Estrutura Física do Escritório I
• A estrutura física de um escritório de advocacia
é essencial para o desenvolvimento dos
trabalhos.
• Um ambiente agradável é fonte de energia e
inspira as pessoas que estão vivendo naquele
local.
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Estrutura Física do Escritório I
• A estrutura física do escritório transmite
sensações que podem ser boas ou não.
Importante se preocupar com isso.
• Sensações para as pessoas que trabalham
naquele local (rendimento / comprometimento /
satisfação).
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Estrutura Física do Escritório I
• Sensações para os que visitam o local ou
passam rapidamente por aquele ambiente
(Clientes / Parceiros).
• Por isso, com o objetivo de criar um ambiente
saudável ou ainda melhorar o que já existe
vamos estudar este tema em suas principais
vertentes:
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Estrutura Física do Escritório I
• AGENDA DE COMPROMISSOS
• Necessário que exista uma agenda de
compromissos e prazos, tudo devidamente
controlado em legítima administração do
tempo.
• Uma vez que tempo é dinheiro!!!
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Estrutura Física do Escritório I
• A advocacia demanda grande volume de processos, audiências, reuniões, atendimentos telefônicos, resposta a e-mails e interação nas redes sociais e isso tudo deve ser muito bem administrado.
• O dia deve ser planejado e dividido por tarefas e para controle a agenda é indispensável.
• Em aula específica iremos estudar a administração do tempo (Como ser mais produtivo), pois este é um tema que requer maior atenção.
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Estrutura Física do Escritório I
• O ideal é que a agenda seja eletrônica e de fácil acesso.
• Se possível que esteja nas nuvens e o
profissional consiga acessá-la de qualquer lugar
inclusive do próprio celular.
• Importante de igual forma um bloco de
anotações nos mesmos moldes para definir as
tarefas, prioridade e lembretes.
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Estrutura Física do Escritório I
• COMPUTADOR / INTERNET
• Ter um bom computador com acesso a internet (banda larga / wi-fi / inexistência de fios e cabos), conhecer as ferramentas eletrônicas e fazer uso das mesmas é essencial, faz o profissional ser competitivo.
• O tablete é uma opção inteligente, versátil e ainda reflete um certo status e ar de modernidade.
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Estrutura Física do Escritório I
• ARQUIVO DIGITAL
• O Scanner é imprescindível nestes tempos modernos de PJE (Processo Judicial Eletrônico), onde os documentos físicos devem ser transformados em eletrônicos.
• O arquivo também deve seguir esta modalidade tudo DIGITAL, dividido por pastas e de simples acesso e verificação.
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Estrutura Física do Escritório I
• Diante do volume e facilidade o arquivo nas nuvens é o mais indicado.
• O ideal é eliminar o arquivamento dos documentos físicos que devem ser devolvidos ao cliente (original) mediante orientação quanto a guarda-los e protocolo (eventual incidente de falsidade).
• A tecnologia ajudou em muito a organização física do escritório.
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Estrutura Física do Escritório I
• CONTROLE / ACOMPANHAMENTO PROCESSUAL
• Existem diversos programas de acompanhamento processual no mercado, com diversos recursos e ferramentas.
• O escritório deve definir qual o melhor.
• Uma alternativa interessante é usar o próprio sistema de arquivo digital como acompanhamento - vou demonstrar:
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Estrutura Física do Escritório I
• Rascunho:
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BLOCO II
Estrutura Física do Escritório II
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Estrutura Física do Escritório II
• PLANILHA DE ESTRATÉGIA
• Fazer uso de uma planilha de estratégia para cada caso é muito importante.
• Profissionaliza a atuação nos processos, qualquer advogado que tiver acesso saberá exatamente como conduzir o caso.
• A Planilha pode ficar no sistema de arquivo digital e acompanhamento.
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Estrutura Física do Escritório II
• SISTEMA DE RELATÓRIOS
• O cliente deseja estar munido de informações sobre os processos que confiou o patrocínio ao escritório, assim sendo é importante desenvolver um procedimento quanto aos relatórios de andamentos dos processos.
• O sistema de relatório deve ser fácil quanto a sua confecção, pois muitas vezes demanda tempo e árduo trabalho e o cliente quando solicita tem urgência.
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Estrutura Física do Escritório II
• Se possível disponibilizar o relatório on-line.
• O formato de planilha é o melhor:
• Parte Contrária
• Vara e número do Processo
• Tipo de ação
• Último andamento
• Risco (remoto / possível / provável)
• Estratégia / Próximo passo
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Estrutura Física do Escritório II
• DEPENDÊNCIAS FÍSICAS
• Sempre que possível é importante pensar no inegável efeito de um escritório fisicamente planejado para com os cliente e até mesmo para a equipe de trabalho.
• Quando possível com requintes de modernidade e até luxo!!
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Estrutura Física do Escritório II
• RECEPÇÃO
• Importante que exista uma recepção confortável e que transmita imponência, tranquilidade e segurança ao cliente.
• É literalmente a porta de entrada do escritório o primeiro contato e a primeira impressão é essencial.
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Estrutura Física do Escritório II
• SALA DE REUNIÕES
• Um sala de reuniões formatada para esta finalidade é o que há de melhor dentro do contexto do layout ideal para o escritório.
• O cliente precisa de privacidade e sensação de segurança quanto ao que irá relatar ao seu cliente.
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Estrutura Física do Escritório II
• BANHEIRO
• Parece uma coisa sem significado real, mas o banheiro / lavabo que será utilizado pelo cliente deve ser impecável, pois transmite sensações de confiança e organização por parte do escritório.
• Neste caso a atuação é no subconsciente!
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Estrutura Física do Escritório II
• ÁREA DE TRABALHO
• Quanto as áreas de trabalho estas devem ser confortáveis, bem iluminadas e com a mínima estrutura para os profissionais exercerem suas atividades.
• Importante ter a consciência de que ficamos mais tempo em nosso ambiente de trabalho do que em nossas casas.
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Estrutura Física do Escritório II
• COPA / CAFÉ
• Importante ainda que exista uma copa para o bom e necessário cafezinho, assim como para uma refeição rápida (micro-ondas / Frigobar).
• O café é uma tradição nos escritórios de advocacia e acompanha o profissional advogado a séculos (argumento para as reuniões).
• Um bom café ajuda a fechar o negócio.
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BLOCO III
Constituição de uma
Pessoa Jurídica
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Constituição de uma
Pessoa Jurídica
• Como dito anteriormente, o advogado gestor do deve encarar o escritório como uma verdadeira empresa e ser tão crítico com o seu negócio (advocacia) como acaba sendo na qualidade de consumidor de outros produtos.
• Deve exercitar sua criatividade, encontrando meios e caminhos para o crescimento do negócio.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• Importante saber que nem sempre ter capital em mãos (dinheiro) significa conseguir os melhores resultados.
• A busca pelo modelo ideal de escritório deve ser constante e incansável, pois este é o único caminho para o sucesso.
• E o primeiro passo é a profissionalização.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• A maioria dos escritórios nascem na informalidade, dois ou mais colegas com afinidade se juntam e iniciam suas atividades no mundo da Advocacia.
• Começam dividindo as despesas e recursos do escritório. Depois os clientes e os honorários.
• Logo esta sociedade de fato (comum) precisa se materializar como Pessoa Jurídica.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• Os grandes clientes exigem a emissão de Nota Fiscal e outras garantias formais que apenas uma Pessoa Jurídica pode oferecer.
• Não existe nada de “prejudicial” na abertura de uma Pessoa Jurídica, só a favor, o custo com contador e questões burocráticas se compensa com a profissionalização do negócio.
• Vamos analisar os pontos favoráveis:
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• A PESSOA JURÍDICA TEM VIDA PRÓPRIA DISTINTA DA VIDA DOS SEUS SÓCIOS.
• A independência patrimonial, financeira e a possibilidade de contrair direitos e obrigações é uma mola propulsora para o sucesso do negócio.
• A confusão patrimonial e financeira é algo péssimo, desastroso para os negócios.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• TRIBUTAÇÃO
• O Advogado pessoa física se declarar seu honorários pode chegar a uma tributação de 27,5% a título de imposto de renda.
• A Sociedade de Advogados (Pessoa Jurídica) tributa reunindo todos os impostos na casa de 10% dos valores auferidos (lucro) e as vezes menos!!
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• De forma bem simplista se o advogado (Pessoa Física) receber R$ 100.000,00 de honorários irá pagar R$ 27.500,00 de imposto e poderá usufruir de apenas R$ 72.500,00.
• Se a Sociedade de Advogado (Pessoa Jurídica) receber os mesmos R$ 100.000,00 a título de honorários irá pagar em média R$ 10.000,00 de impostos e irá ter livre para distribuir aos sócios R$ 90.000,00
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• A distribuição de lucros de uma Sociedade é livre de impostos, pois estes foram quitados na fonte ou seja na emissão da Nota Fiscal.
• O Sócio recebe seus dividendos, enriquece, declara tais valores no seu Imposto de Renda e não paga qualquer outro tributo, valores livres para que possa constituir patrimônio.
• Uma operação clara e sem riscos.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• FISCALIZAÇÃO
• Os dias de sonegação e informalidade estão contados e os advogados precisam urgentemente regularizar suas situações tributárias.
• Tudo está interligado e deixamos uma rastro gigante quando recebemos e gastamos o dinheiro fruto dos honorários.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• CONTRATO SOCIAL
• O Contrato Social é a regra clara do convívio entre os sócios.
• Um bom contrato evita problemas futuros, pois se houver algum desentendimento tudo será discutido dentro do contrato.
• Admite o juízo arbitral perante a OAB (Câmara Arbitral da OAB)
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• Trata da retirada de sócio e admissão e também de uma eventual sucessão.
• Como a Pessoa Jurídica (Sociedade) tem vida própria a troca de sócio não atrapalha a vida patrimonial e financeira da Sociedade que se blinda dos percalços humanos.
• O Cliente enxerga a Sociedade como um todo e não apenas o sócio advogado e isso é saudável para os negócios jurídicos.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• CONSTITUIÇÃO DA SOCIEDADE
• O contrato social de uma sociedade de advogados dever ser registrado perante a OAB.
• No site da instituição (Ex: www.oabsp.org.br) entrando em “Comissões” e depois “Sociedade de Advogados” poderão ser encontradas todas as informações necessários, não sendo necessário neste primeiro momento o auxílio do contador.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• A atuação do Contador se inicia em uma segundo momento, na constituição do CNPJ perante a Receita Federal e na escrituração fiscal.
• Depois é só ganhar dinheiro, tributar menos e seguir forte e firme na Advocacia.
• O escritório que vive na informalidade está fadado ao insucesso, aos pequenos clientes e aos pequenos honorários.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• PESSOA JURÍDICA “UNIPROFISSIONAL”
• Inspirada na EIRELI (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada) a Uniprofissionalrepresenta a Pessoa Jurídica de uma pessoa só!!
• Para o advogado que não quer constituir uma sociedade, mas entende as benesses da Pessoa Jurídica como estudado.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• POR FIM...
• DE VOLTA AO TEMA PROFISSIONALIZAÇÃO
• A busca pelo modelo ideal de escritório deve ser constante e incansável, pois este é o único caminho para o sucesso.
• Mas não temos como fugir do primeiro passo e o
primeiro passo é a constituição de uma Pessoa
Jurídica!!
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BLOCO IV
Fluxo de Caixa / Planejamento
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• É de extrema importância existir um controledos valores que entram e saem do caixa do escritório e ter a real visão do quanto se gastou e qual foi o lucro dentro do mês.
• No âmbito negocial é inadmissível não ter estas precisas informações em mãos, pois torna-se impossível a análise dos caminhos que devem ser seguidos e falhas que devem ser sanadas.
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• O grande problema é que os advogados não gostam muito de falar de números e pior ainda ter que fazer cálculos e projeções numéricas.
• Mas é necessário lutar contra esta tendência natural.
• Ter um caixa claro e devidamente planejado irá fazer com que o escritório cresça com segurança e sustentabilidade.
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• CAIXA DIÁRIO
• No mínimo o escritório deve ter um caixa diário, seja ele como for (eletrônico / manuscrito) com os campos de entrada e saída, sendo lançado neste tudo que entra e tudo que sai por menor que seja o valor.
• Necessário ter extrema disciplina neste sentido.
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• Sem a real visão do fluxo de caixa é impossível saber qual a efetiva despesa do escritório e as vezes os estacionamentos, almoços e cafezinhos no decorrer do mês podem estar comprometendo sensivelmente o lucro do escritório.
• Ou ainda, você pode descobrir que um determinado cliente que aparentemente lhe pagava bons honorários na realidade lhe dá prejuízo, pois os gastos com os serviços prestados são maiores do que o valor pago.
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• O caixa diário é importante para que no final do mês você possa enxergar com clareza os seguintes aspectos do seu negócio:
• Receitas (+)
• Despesas (-)
• Efetivo lucro (=)
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• PLANEJAMENTO FINACEIRO
• Em uma matemática bem simplista, o ideal, a título de planejamento financeiro, para um escritório de pequeno a médio porte é trabalhar com a margem de 40% de despesas e 60% de lucro, isso por se tratar do seguimento de serviços.
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• EXEMPLO
• Para um escritório com dois sócios uma secretária e um estagiário com uma renda bruta de R$ 20.000,00 (avulso e carteira), seria:
• R$ 8.000,00 de despesas (40%).
• R$ 12.000,00 de lucro (60%),
•
• Divisão entre sócios: R$ 6.000,00 para cada.
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• CRESCIMENTO PLANEJADO
• Trabalhando o planejamento nesta proporção (40 / 60) é possível crescer com segurança e considerável estabilidade.
• Importante ainda que cada sócio contribua com um fundo de caixa, reserva para eventuais necessidades urgentes, ou ainda investimentos no escritório.
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• NOVOS SÓCIOS / EMPREGADOS
• Também dentro deste planejamento financeiro fica fácil vislumbrar a entrada de novos sócios que iram trazer divisas e participar dos lucros (60%) já em um bolo mais robusto.
• Ainda a contratação de advogados empregados para execução dos serviços contratados e crescer mais ainda (planejar dentro dos 40%)
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• FLEXIBILIZAÇÃO DAS PORCENTAGENS
• Conforme a renda bruta for crescendo é possível flexibilizar estar porcentagens, sendo natural o crescimento das despesas e diminuição da porcentagem dos lucros.
• Exemplo: Renda bruta R$ 100.000,00 / 60% despesas R$ 60.000,00 / 40% Lucro R$ 40.000,00 / 4 sócios R$ 10.000,00)
• Mas se puder mantes 40/60, melhor!!!
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• CONTROLE BANCÁRIO INDEPENDENTE
• Importante possuir uma conta bancária exclusiva para depósito dos honorários e emissão das cobranças dos mesmos. Hoje é possível via site do banco a emissão on-line destas cobranças.
• É necessário também desenvolver um sistema de prestação de contas para com o cliente em face dos reembolsos de despesas e eventuais custas processuais que passem pelo caixa.
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• Este controle bancário independente é importante também para questão fiscal e contábil. Simples demonstração.
• E para os sócios e associados fica fácil a apuração das participações.
• A conta bancária tem que bater precisamente com o Caixa diário.
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