View
1.090
Download
0
Category
Preview:
DESCRIPTION
Uploaded from Google Docs
Citation preview
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
2012
Sumário
APRESENTAÇÃO ........................................................................................................................................................................................................4
PARTE 1 – MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO BÁSICOS ..........................................................................................................................................5
1 ALFABÉTICO (Sistema Direto) ................................................................................................................................................................................................. 6
2 GEOGRÁFICO (Sistema Direto) ............................................................................................................................................................................................... 7
2.1 países – capitais (cidade) – correspondentes ............................................................................................................................................................. 7
2.2 estados – (capital) cidade – correspondenteiro na ordenação. ................................................................................................................................ 7
2.3 cidades – estado – correspondentes ............................................................................................................................................................................ 8
3 NUMÉRICO (Sistema Indireto) ............................................................................................................................................................................................. 9
3.1 numérico simples ............................................................................................................................................................................................................. 9
3.2 numérico cronológico .................................................................................................................................................................................................... 13
3.3 numérico digito-terminal ................................................................................................................................................................................................ 17
4 IDEOGRÁFICO (assunto) .................................................................................................................................................................................................... 19
4.1métodos ideográficos alfabéticos ................................................................................................................................................................................. 21
4.1.1 enciclopédico ........................................................................................................................................................................................... 21
4.1.2 dicionário .................................................................................................................................................................................................. 23
4.2 métodos ideográficos numéricos ................................................................................................................................................................................. 24
4.2.1 método ideográfico numérico duplex ................................................................................................................................................... 25
4.2.2 método ideográfico numérico decimal ................................................................................................................................................. 28
4.2.1 método ideográfico numérico unitermo ou indexação coordenada................................................................................................. 32
PARTE 2 – MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO PADRONIZADOS...................................................................................................................................... 35
5 MÉTODO VARIADEX ........................................................................................................................................................................................................... 36
APRESENTAÇÃO
A ESCOLHA DO MÉTODO DE ARQUIVAMENTO: decorre do levantamento e análise, da NATUREZA DOS DOCUMENTOS
(especiais ou especializados) a serem arquivados, assim como devemos considerar a estrutura e a análise cuidadosa das atividades. Ao planejar a organização do arquivo, devemos considerar os seguintes elementos dos documentos:
QUAL O MÉTODO PRINCIPAL?
QUAL O MÉTODO AUXILIAR?
Nome (remetente, destinatário), ou da pessoa a que se refere o documento.
Local
Data
Assunto
QUAL O ELEMENTO MAIS IMPORTANTE E MAIS PROCURADO EM NOS DOCUMENTOS, NO MOMENTO DA
SOLICITAÇÃO?
PARTE 1 – MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO BÁSICOS
1 ALFABÉTICO (Sistema Direto)
Elemento NOME: utiliza-se o método
ALFABÉTICO. Os documentos são ordenados em
ordem alfabética, e podem possuir notações nas
guias que identifiquem seqüências ABERTAS ou
FECHADAS:
A, B, C, AB, AC ou
Ab - Ac / As – Al
Pode haver o caso de se criar pastas
miscelânea, que deverão ser arquivadas antes ou
depois da ordem das pastas normais em ordem
alfabética. As pastas miscelânea levam notações iguais às notações das demais guias. Sua ordenação interna deverá ser:
Alfabética e dentro desta, cronológica.
Vantagens: rápido, direto, fácil e barato. Desvantagens: com grandes volumes de documentos é constante o erro de
arquivamento, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia de nomes. Exemplo: Veirano Advogados.
2 GEOGRÁFICO (Sistema Direto)
A busca é feita diretamente ao documento.
Método perfeito quando o principal emento de
busca é o de PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
2.1 PAÍSES – CAPITAIS (Cidade) –
Correspondentes
2.2 ESTADOS – (Capital) Cidade –
Correspondente: ORDEM ALFABÉTICA POR
ESTADOS Destaque para as CAPITAIS que
deverão, no caso da repetição de entrada de um
mesmo Estado, serem consideradas primeiro na
ordenação.
2.3 CIDADES – Estado – Correspondentes
ORDEM ALFABÉTICA POR CIDADES, NÃO HAVENDO DESTAQUE PARA AS CAPITAIS. UTILIZAR GUIAS
DIVISÓRIAS COM NOTAÇÕES RELATIVAS AOS NOMES DAS CIDADES, indicando também sem segundo plano, o nome do
Estado correspondente, pois á nomes de cidade iguais para diferentes estados.
NOTA: quando há a repetição das duas primeiras informações, a ordem seguirá a regra de alfabetação sobre a informação
relativa aos correspondentes.
Vantagens: é direto e de fácil manuseio. Desvantagem: exige duas classificações: local e nome do correspondente.
3 NUMÉRICO (Sistema Indireto)
Quando o principal elemento a ser considerado
num documento é o número, para a recuperação
de sua informação, a escolha deverá recair sobre
um dos seguintes métodos:
3.1 Numérico Simples
constitui-se na atribuição de um número para
CADA correspondente, obedecendo a ordem de
entrada ou de registro, sem qualquer preocupação
com a ordenação alfabética, já que o método
exige um método alfabético remissivo. ESTE MÉTODO TEM AMPLA APLICAÇÃO NOS ARQUIVOS ESPECIAIS. As miscelâneas constituirão uma série à parte, podendo a
sua numeração obedecer a dois critérios:
I - Numeram-se apenas as pastas, arquivando-se nelas os documentos dos correspondentes eventuais, em ordem alfabética.
II – Atribui-se a cada correspondente eventual, um número próprio, precedido da letra M
Numeração apenas das pastas, com
a notação na Guia para os primeiros
20 correspondentes.
Dentro das pastas, deve-se
ordenar em ordem alfabética, os
correspondentes:
M1- Corrêa Filho, Pedro
M2 – Dinarte Sobrinho, Carlos
...........
M3
(de miscelânea), arquivando-os nas pastas, sem considerar ordenação alfabética.
Para os dois casos de utilização de Método Numérico Simples, faz-se necessário a utilização de um ÍNDICE ALFABÉTICO
REMISSIVO:
Figura 1 Caso 1
Aponta o total de correspondentes da pasta: 20. Os
documentos miscelânea são numerados cada um com
uma notação distinta:
M1
M2
M3
M 4
...
Até M 20
Figura 2 Caso 2
NOTA: no caso de grandes volumes de documentos, como o exemplo de Instituições de grande porte como o INPS, INSS,
INAMPS, a numeração poderá ser extensa, onde também se poderá adotar o método dígito-terminal (ver item 3.3)
958.526
3.2 Numérico Cronológico
Adotado em quase todas as repartições públicas.
Além da ordem numérica, tem-se de observar a data.
Numera-se o documento e não a pasta. O documento
depois de autuado, colocado numa capa de cartolina,
onde além do número de protocolo, são transcritas
outras informações. Em geral, passa a ser
denominado processo.Na adoção deste método, há
de se planejar um modelo de ficha numérica, também
chamada de ficha de protocolo, que é o registro
propriamente dito, onde será indicada toda a
movimentação do documento ou processo
Conforme a imagem abaixo:
Devem ser preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onosmático, de procedência e de assunto para facilitar a
recuperação da documentação.
Vantagens do método cronológico: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fácil de lidar com números
do que com letras. Desvantagens: é um método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.
3.3 Numérico Digito-terminal
Este método nasceu da necessidade de se reduzir
os erros de arquivamento de grande volume de
documentos. O elemento principal de identificação
é o número. Exemplo de instituições que adotam
este método:
INSS, INAMPS, hospitais, companhias de seguro,
bancos, entre outros.
Os números devem ser lidos da DIREITA para a
ESQUERDA, decompostos em grupos de dois
dígitos:
829.319 82-93-19
LEITURA
Numérico Dígito Terminal Numérico Simples, dossiê de número:
A numeração é dividida, de trás para frente em três grupos:
82 93 19
Grupo primário ou
inicial, exemplo: o número da
gaveta.
Grupo secundário,
exemplo: número da Guia.
Grupo terciário,
exemplo: número do
DOCUMENTO.
Vantagens do método Dígito Terminal: redução de erros de arquivamento, rapidez na localização e arquivamento, uma vez
que se trabalha com grupos de dois dígitos; expansão equilibrada do arquivo, distribuído em três grandes grupos, possibilidade
de divisão equitativa do trabalho. Desvantagens: leitura não convencional dos números, disposição física dos documentos de
acordo com o sistema utilizado na leitura.
4 IDEOGRÁFICO (assunto)
Quase toda a organização dispõe de documentos
que devem ser arquivados por assunto.
Dependendo do volume de documentos, pode-se
escolher métodos mais ou menos complexos,
capazes de atender às necessidades.
O método não é de fácil aplicação, pois depende
de interpretação dos documentos sob análise,
além de amplo conhecimento das atividades da instituição.
No entanto, é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos. É comum ver
confusão entre assunto dos documentos, e tipos e espécies documentais. Lembre-se que as espécies podem ser adotadas no
plano de classificação, porém, devem vir compreendidas apenas como subdivisões auxiliares.
Exemplo:
Assistência Jurídica assunto
Correspondência Espécie
Pareceres
Edifícios e Sala assunto
Contratos de locação tipo documental
Atas de reunião de condomínio
A classificação deverá partir sempre do GERAL para o PARTICULAR
4.1MÉTODOS IDEOGRÁFICOS ALFABÉTICOS
Quando o volume e a diversidade de assuntos da
documentação a ser arquivada são pequenos,
deve-se adotar o método alfabético, que poderá
obedecer à ordem enciclopédica ou à ordem
dicionária.
4.1.1 Enciclopédico
Na ordem enciclopédica, os assuntos correlatos
são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. Com a ordenação enciclopédica surgem os primeiros esboços de
esquema de classificação:
EXEMPLO:
Cursos
Especialização
Formação
Pós-graduação
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administração
Ciência Política
Economia
Custo de vida
Desenvolvimento econômico
4.1.2 Dicionário
Na ordem dicionária, os assuntos isolados são
dispostos alfabeticamente, obedecendo-se
somente à sequencia das letras.
EXEMPLO:
Curso de doutorado
Cursos de especialização
Cursos de formação
Cursos de mestrado
Cursos de pós-graduação
Exposições de publicações
4.2 MÉTODOS IDEOGRÁFICOS NUMÉRICOS
Os métodos ideográficos numéricos ou de
assuntos mais conhecidos são o Duplex, o
Decimal e o Unitermo, também conhecido como o
de indexação coordenada. Sendo métodos
numéricos, é indispensável que além do esquema
do plano de classificação, seja elaborado um
índice alfabético remissivo.
Métodos numéricos aplicados à classificação por
assunto facilitam as operações, pois basta marcar,
com um número (símbolo), cada papel para indicar
o local exato onde ele deve ser arquivado. Além disso, é muito mais fácil fixar um número do qualquer formado por letras.
4.2.1 Método ideográfico numérico duplex
Nesse método a documentação é dividida em
classes, conforme os assuntos, partindo-se do
gênero para a espécie e desta para a minúcia.
Este método remove a dificuldade apresentada
pelo método decimal relativamente à previsão
antecipada de todas as atividades., pois o plano
inicial não precisa ir além das necessidades
imediatas, sendo abertas novas classes à medida
que outras necessidades forem surgindo. Embora
a quantidade de classes seja limitada, exige-se,
porém, muito cuidado para não serem abertas
pastas para assuntos, como primárias, de
assuntos já incluídos em subclasses.
Por exemplo: uma empresa foi criada com a finalidade de promover pesquisas e cursos, e editar publicações técnicas.
Consequentemente, seu arquivo terá inicialmente as seguintes classes principais:
1 Pesquisas
2 Cursos
3 Publicações
Mais tarde, esta instituição resolve prestar assistência técnica a outras instituuições e desenvolver atividades de documentação
e informação. Assim, surge a necessidade da criação de mais duas classes:
4 Assistência Técnica
5 Documentação e Informação
O método ideográfico numérico duplex oferece as mesmas possibilidades do método decimal no que se refere a
agrupamento de assuntos, partindo, porém, a abertura ilimitada de classes, Razão porque é o mais preferido método. OO
método apresenta, em contrapartida, algumas desvantagens: se não forem bem definidas as classes, encontraremos
documentos que tratam do mesmo assunto, arquivados em mais de um lugar.
4.2.2 Método ideográfico numérico decimal
Método baseado na técnica do sistema de Melvil
Dewey, ex-presidente da Associação dos
Bibliotecários Americanos. Esta classificação
divide o saber em 9 classes principais e uma
décima reservada para os assuntos por demais
gerais. E que não podem ser incluídos em uma
das nove classes preestabelecidas.
Cada classe é subdividida, em novas subclasses, e uma décima para generalidades e assim, sucessivamente.A divisão dos
assuntos parte do geral para o individual. Ainda não há uma classificação universal para os arquivos. Assim, cada arquivo
poderá fazer a sua própria classificação.
O método decimal apresenta as seguintes vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tópico ficam reunidos
em grupos. Os números classificadores formam verdadeira nomenclatura,fáceis de reter na memória.
Expansão ilimitada para a subdivisão de assuntos. Como desvantagens podemos mencionar: limitação de 10 números para a
classificação, necessidade de prever o desenvolvimento das atividades da instituição, bem como preparo e muita atenção do
arquivista.
NOTA: tanto o método duplex quanto o decimal, uma vez concluído o planejamento da classificação, deve-se elaborar,
imediatamente, o índice alfabético que funcionará como instrumento auxiliar na recuperação das informações:
Figura 3 índice alfabético
4.2.1 Método ideográfico numérico unitermo ou
indexação coordenada
Este método foi desenvolvido por Mortimer Taube,
nos EUA. Não é recomendado para a aplicação
nos arquivos convencionais, mas vem sendo
utilizada com êxito nos arquivos especiais e
especializada.
O método consiste em se atribuir a cada
documento, ou grupo de documentos, um número
em ordem crescente, de acordo com a sua entrada
no arquivo. Esse número, denominado número de registro, controlado através de livro próprio, deve ser assinalado no
documento, em lugar visível e previamente determinado.
PARTE 2 – MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO PADRONIZADOS
5 Método variadex
Este método é uma variante do alfabético, Com o objetivo
de minimizar as dificuldades enfrentadas pelo método
nominal, a Remington Rand recebeu o método variadex,
introduzindo as cores como elementos auxiliares para
facilitar não somente o arquivamento, assim como a
localização dos documentos.A ideia é basicamente a de
dividir os arquivos em seções menores, restringindo
assim, o campo de pesquisa e a manipulação de pastas
ou fixas.
Recommended