Palestra Gtd E GestãO Da Produtividade Pessoal 2

MBA ESAD

Produtividade Pessoal

PerguntasPerguntas

1ª - O que você poderia fazer (e não está fazendo no momento) que, se fosse feito de maneira constante, causaria uma grande diferença positiva em sua vida pessoal?

2ª - O que, em sua vida profissional ou empresarial, teria o mesmo efeito?

Gerenciamento x LiderançaGerenciamento x Liderança

Para executar metas com eficiência, primeiro é necessário distinguir-se estes dois tipos de papéis que podem ser assumidos e normalmente são confundidos.

GerenciamentoGerenciamento

LiderançaLiderança

O gerenciamento eficaz é fazer O gerenciamento eficaz é fazer primeiro o mais importante. primeiro o mais importante.

Enquanto é a liderança que Enquanto é a liderança que resolve o que é “mais resolve o que é “mais

importante”.importante”.

Urgente x ImportanteUrgente x Importante

Para se entender como priorizar suas tarefas , é muito importante distinguir:

UrgenteUrgenteImportanteImportante

Quatro Gerações de Administração Quatro Gerações de Administração do Tempodo Tempo

O modo como o homem administra suas tarefas muda de acordo com os tempos, a seguir uma síntese de cada uma das gerações...

As gerações:As gerações:

1ª Geração: se caracterizou por bilhetes e listas;

2ª Geração: se caracterizou por calendários e agendas;

3ª Geração: reflete o campo de administração do tempo.

4ª Geração: não é baseado no gerenciamento do tempo mas sim na própria pessoa.

Produzir mais; Produzir de forma relaxada; Produzir com mais energia; Produzir com menos esforço; Produzir de forma mais confiante;

Ensinar a você como ser eficiente e relaxado ao máximo, sempre que precisar ou quiser...

ObjetivosObjetivos

contextocontexto

Comunicação e responsabilidades crescem exponencialmente;

A capacidade de ser produtivos é diretamente proporcional à nossa capacidade de relaxar;

Somente quando nossas mentes estão Claras, nossos pensamentos organizados, é que poderemos liberar o nosso potencial criativo;

Uma nova PráticaUma nova Prática

A ansiedade é provocada pela falta de controle, organização, preparação e ação.

Objetivo 1: Colocar todas as coisas que PRECISAM ser feitas – agora, mais tarde, algum dia, projetos de carreira, projetos de VIDA, dentro de um sistema fora da sua cabeça.

Objetivo 2; Disciplinar para que tome decisões de vanguarda em relação a todos os insumos que deixa entrar em sua vida, para que sempre tenha um plano para as ações seguintes;

O trabalho não tem fronteiras definidasO trabalho não tem fronteiras definidas

Projetos sem limites Realizar seis ou sete coisas ao mesmo

tempo Tentar concluir perfeitamente Comprometimento interdepartamental !!! Multiplicidade de comunicações e

informações...

Nosso trabalho muda o tempo todoNosso trabalho muda o tempo todo

Metamorfose das equipes, gerencias, escopos e metas;

O profissional muda de carreira como quem muda de emprego;

Grande quantidade de informação cria uma gama de comprometimentos internos;

Mente clara como a águaMente clara como a água

Estado de prontidão Gerar esforço concentrado Estar concentrado E relaxado Limpar a mente e ser flexível são posturas

fundamentais Atenção adequada ...

Lidar de forma produtiva com os Lidar de forma produtiva com os compromissos internoscompromissos internos

Stress advêm de compromissos mal administrados

Controlar os “veios abertos” da vida Quais acordos você tem consigo mesmo ... O que sente ter responsabilidade de

transformar ... ??!! Você consegue COLETAR tudo isto ...

Panorama geral versus os detalhes Panorama geral versus os detalhes práticospráticos

Muitas coisas desviam a nossa atenção de nossos compromissos e nos impedem de concentrar.

Sistemas de organização pessoal criam uma resistência subconsciente e duvidas.

Quando os níveis elevados ficam claros isso eleva os nossos padrões e necessidades de mudanças.

Estado produtivoEstado produtivo

Controle do cenário global Estava relaxado Estava profundamente concentrado O tempo tendia a desaparecer Quando você está totalmente fora deste

estado ... Voce consegue retornar à quele estado original?

Requisitos básicos para administrar os Requisitos básicos para administrar os compromissoscompromissos Se está em sua mente, a sua mente não

está clara ... Você deve enxergar qual o compromisso, e

decidir o que fazer ... Manter lembretes destas decisões

organizados em um sistema que você revise regularmente...

ExercícioExercício

Descreva a situação problema que está na sua mente agora (que rouba a sua atenção)

Descreva em uma sentença o resultado positivo que pretende para esta situação (como concluído)?

Descreva a primeira ação para alavancar a situação...

O verdadeiro trabalho dentro da O verdadeiro trabalho dentro da atividade do conhecimentoatividade do conhecimento

Temos que pensar mais a respeito das coisas do que imaginamos ... A tarefa deve ser definida;

Que resultados são esperados deste trabalho?

Por que as coisas ficam em sua mentePor que as coisas ficam em sua mente

Não há clareza sobre o resultado! Não decidiu qual o próximo passo! Não criou um sistema para “lembrar por

você”!

O Processo: como administrar a açãoO Processo: como administrar a ação

Dificuldade está naquilo em que você não identificou a tarefa e nem a decisão claramente;

O valor de uma abordagem de baixo para O valor de uma abordagem de baixo para cimacima

Mais efetiva; (as pessoas estão engolfadas nela)

Liberação do fluxo de Trabalho Aumenta a criatividade e a agilidade

A principal mudança: tirar todas as A principal mudança: tirar todas as coisas da cabeçacoisas da cabeça

Memória de curto prazo funciona como uma RAM de computador; Você deveria estar fazendo algo a respeito o

tempo todo....

Como ter controle sobre a sua vidaComo ter controle sobre a sua vida

Coletamos as coisas que exigem a nossa atenção;

Processamos o seu significado e o que é preciso fazer a respeito;

Organizamos os resultados; Revisamos; Fazemos ...

ColetarColetar

Não se preocupe você já coleta !!! Problema quando acrescentamos “Eu

vou ... deveria, poderia, tenho” ...

Instrumentos:

Tire Tire tudo tudo da da

cabeçcabeçaa

1. Anotar todas as idéias (coletar)

2. Cada veio aberto deve estarno seu sistema de coleta

3. Ter o menor número possível de caixas de coleta

4. Devemos esvaziá-la regularmente

Café

ProcessarProcessar

O que é isto? É passível de ação?

Qual o projeto com qual se comprometeu? Qual a próxima ação necessária?

Faça: até 2 minutos Delegue: Não sou a pessoa para fazer isto! Adiar: ( Próximas ações ) Calendário ou Projetos;

ProcessProcess

OrganizeOrganize

Não requer ação Lixo Ferramentas de Incubação Armazenagem de Referência

Passível de Ação: Lista de Projetos; Pasta para Projetos; Calendário; Lembretes das próximas ações;

OrganizeOrganize

Set up the Right Buckets Inbox Projects List Calendared Actions Next Action Lists A “Waiting For” List Reference File (Simple Alpha System) Tickler: 3D Calendar

RevisarRevisar

Conserva o Sistema Funcional Revisa as ferramentas para garantir uma

visão ampla de todos os projetos e decisões da semana;

A Revisão semanal !

FazerFazer

Contexto Tempo Disponível Energia Disponível Prioridade

Trabalho predefinido ( Executando a lista de tarefas)

À medida que aparece ( Importancia maior !?) Definir seu trabalho ( Montando a lista);

Valores da vidaValores da vida

3 a 5 anos3 a 5 anos

DefinidoDefinido

2 anos2 anos

1 ano1 ano

ResponsabilidadesResponsabilidades

Ações/Projetos AtuaisAções/Projetos Atuais

20mil pés

30 mil pés

40 mil pés

50 mil pés

Modelo Natural de PlanejamentoModelo Natural de Planejamento

Definir o Objetivo e os princípios O que? Porque?

Visualizar o resultado Quem?

Brainstorming Organizar Identificar próximas ações

Reflexões no planejamento naturalReflexões no planejamento natural

Define o sucesso Estabelece critérios Alinha recursos Motiva Torna o Foco Claro Expande opções

É mais fácil agir para se sentir melhor, do que sentir uma forma de agir melhor;