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Preservação de Documentos Digitais
Sérgio Falcão
Gestão Estratégica
Objetivos• Conformidade?• Agilidade?• Publicidade?• Redução de
custos?• Modernidade?
• Indicadores
Governança• Definição de
políticas e de responsabilidades• Revisão
normativa• Integração:
• gestão, negócio, informação, TI
• Alinhamento• programas e
projetos
Patrocínio• RH
• recrutamento• treinamento
• Estrutura organizacional
• Infraestrutura tecnológica• Instalações,
sistemas, redes, armazenamento
Peopleware
Equipes de governança de informação e gestores de informação são papéis que deverão ser preenchidos e compartilhados pelas áreas de negócio e de TI.
Atue junto às unidades de negócio e explique que elas precisarão de quadros que lidem diretamente com informação: criação, uso e ciclo de vida.
Recrute gerentes de informação, gerentes de registros, arquivistas digitais e profissionais de direito de informática — e “cross train them”.
Organizing for Information Governance6 November 2009Gartner
mike2.openmethodology.org
MIKE2.0 - Method for an Integrated Knowledge Environment
Por que Documentos Digitais?
Propriedades dos Documentos Digitais
Vantagens na produção, transmissão,
armazenamento e acesso
Permite cópias sem perda
Publicável na Internet• Acesso independente de
dia, horário, localização do usuário
Integração com BPM• Melhoria de processos
Não residente em gavetas ou prateleiras
‘Editável’: reuso da informação
Propriedades dos Documentos Digitais•Não é legível a olho nu•Pode se apresentar de
formas diferentes, dependendo do dispositivo de leitura
•Degradação das mídias digitais (perecível)
•Obsolescência de formatos•Editável, se não controlado•Pode ser composto por
múltiplos componentes
Dependência do contexto tecnológico
Preservação
Um byte numa cadeia de bits pode representar qualquer coisa...
cadeia de bits: 01011100000000101010000000001000001111101001101101
caracter “U” sominteiro
“21”
número real “1.3125”
imagem
Um mapa de bit“não, não, não,sim
não, sim, não, sim”
copiado de Jeff RothenbergScientific American – Jan. 1995
... e deve ter o seu significado interpretado! Luis Fernando Sayão
Paradoxo da Preservação DigitalTradicionalmente:Preservar: manter imutável e intacto
No ambiente digital:Preservar: mudar, recriar, renovar: mudar formatos, renovar mídias, hardware e software
Luis Fernando Sayão
por um lado, queremos manter a informação intacta, como ela foi criada
por outro, queremos acessá-la dinamicamente e com as mais avançadas ferramentas
No mundo digital a noção de conteúdo é complexa e estratificada
001101001100011011011000010010110011000110010001001011000111011110001001011000011001110110111001101100011001001100010010011011000010010110011000110010001001011000111011110001001011001001100010010011011000010010
Armazenar a cadeias de bitspresença física, formada por séries de “0”s e “1”s
Preservar o conteúdocapacidade de acessar o conteúdo no seu nível mais baixotal como um texto ASCII
Preservar a apresentaçãoforma, layout, fontes, tamanho, margens, colunas, cores, paginação...em muitos casos está especificado separadamente – folha de estilo
Preservar as funcionalidadescomponentes multimídia, conteúdo dinâmico, interoperabilidade,busca
001001100010010011011000010010110011000110010001001011000111011110001001011000011001110110111001101100011001001100010010011011000010010110011000110010001001011000111011110001001011001001100010010011011000010010
Preservar a autenticidadeverificar se o documento é o que diz ser, se as transformações preservaram a sua forma original; se sofreu mudanças não autorizadas
Preservar a proveniênciaorigem e cadeia de custódia confirmam a autenticidade e a integridade
Preservar o contextoobjetos digitais são também definidos por suas dependências a hardware, software, modo de distribuição e links com outros objetos
Fixar os limites do objetoum livro é um livro, mas qual é o limite de um objeto digital?
001001100010010011011000010010110011000110010001001011000111011110001001011000011001110110111001101100011001001100010010011011000010010110011000110010001001011000111011110001001011001001100010010011011000010010
Localizar e referenciar ao longo do temponomear e referenciar um objeto digital de forma a distingui-lo de outras versões, cópias ee edições
Luis Fernando Sayão
OAIS(archive)Produtor Consumidor
Gestão
OAISReference Model for anOpen Archival Information System (ISO 14.721:2003, ABNT NBR 15.472:2007)
Sistema Aberto de Arquivamento de informações (SAAI) ABNT 15472:2007
O Modelo OAIS
SIP – pacote de submissão de informaçãoAIP – pacote de arquivamento de informaçãoDIP – pacote de disseminação de informação
Referências
www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br
CTDE
Cópias de Acervos
www.digitalpreservation.gov/
www.lockss.org/
Lots of Copies Keep Stuff SafeStanford University
Library of Congress
http://xena.sourceforge.net http://dpr.sourceforge.net
http://www.naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx
Preservação
Hype Cycle for Content Management24 July 2009
Gartner
TCU – Nível de Maturidade ECM
Ricardo de Farias Junia Beatriz O de SouzaFlávia L Oliveira de Macedo Maria Aparecida VieiraIsmael Soares Miguel Marcia Martins de Araújo AltounianClaudio Holanda Fabiana Ruas
TCU – Nível de Maturidade ECM
Ricardo de Farias Junia Beatriz O de SouzaFlávia L Oliveira de Macedo Maria Aparecida VieiraIsmael Soares Miguel Marcia Martins de Araújo AltounianClaudio Holanda Fabiana Ruas
TIControle – SG Docs DigitaisAlgumas conclusões
• Há decisão estratégica de implementar o processo eletrônico: – pressão de prazo– resultados esperados são incertos (eliminar papel?, modernização? agilidade? custos?)– abordagem inicial: transpor a realidade atual para o meio digital
• Revisão dos processos e normas de gestão documental– Pouca atenção à guarda e preservação a longo prazo– Mapear processos (Negócio e/ou TI?)
• Integração do ECM com BPM, serviço de diretórios (LDAP)• De repositórios departamentais para centralizados• Uso de ferramentas especializadas ou filesystem, ao invés de BD relacional; • Certificação digital nem sempre é usada• Predominância de formato PDF para textos
• Necessidade de aproximar as áreas de negócio, informação e TI
Muito Obrigado
Sérgio FalcãoCâmara dos DeputadosCentro de InformáticaCoordenação de Planejamento e Gestão de TIC
sergio.falcao@camara.gov.br
www.Camara.gov.br
www.TIControle.gov.br
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