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protel.com.br +55 21 3722.5000
Escritório Barra da Tijuca Rua Alceu Amoroso Lima, 65 – Loja C
Escritório Leblon Av. Bartolomeu Mitre, 254 – Loja A
Com 35 anos de mercado, a Protel é
conhecida pelo seu compromisso e
credibilidade na gestão de condomínios.
Esta cartilha digital foi preparada
especialmente para síndicos e gerentes que
atuam na administração predial dos
condomínios. Partilhamos aqui nossa expertise
e boas práticas para a melhor gestão financeira.
Tenha uma boa leitura e conte
conosco para o que precisar!
Apresentação pág. 02
1. PROCESSO DE PAGAMENTO pág. 04
Fluxo de pagamento; Processamento; Liberação de pagamento; Formas de pagamento;
2. ENVIO DE DOCUMENTOS pág. 10
Prazo; Preenchimento do protocolo;
3. CONTROLE E GESTÃO pág. 13
Controle de contratos; Lançamentos de APs; Cadastro de fornecedor; Consulta de pagamentos;
4. REPASSE DE VALORES pág. 17
Cotas condominiais; Encaminhamento à administradora; “Caixinha” do condomínio;
5. TERCEIRIZAÇÃO pág. 20
Acompanhamento de terceirização de pessoal; Impostos incidentes no pagamento;
SUMÁRIO
FORNECEDOR
CONDOMÍNIO
SÍNDICO
PROTEL
Fluxo de pagamento
O pagamento realizado através da
Administradora permite o acompanhamento
do processo e o maior controle financeiro
do condomínio, visto que estará vinculado
ao sistema de gestão financeira.
É importante entender o fluxo correto e a
função de cada etapa para que o processo
ocorra dentro dos conformes.
Por questão de segurança, o pagamento só
é processado com a devida identificação do
condomínio e autorização do síndico. Em
nenhum caso o fornecedor deverá
transmitir o boleto de serviços prestados
ao condomínio diretamente para a Protel.
TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER 5
Os pagamentos só podem ser realizados
ao emissor da nota fiscal ou recibo.
Não podemos realizar pagamentos à
terceiros, em hipótese alguma.
Importante
Processamento
Após prestar o serviço, o
fornecedor deve encaminhar para o
condomínio a nota fiscal do serviço
com a forma de pagamento
sinalizada no corpo da nota ou
boleto anexado com prazo
suficiente para o cumprimento do
processo.
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PASSO 1
FORNECEDOR
CONDOMÍNIO
Ao receber a nota fiscal, a
administração predial do
condomínio deve conferir os
valores e averiguar se os serviços
foram prestados da forma correta.
Só então deverá submeter à
aprovação do síndico.
PASSO 2 Com a devida autorização
e assinatura do síndico, os
documentos deverão ser
encaminhados para a
administradora via malote.
PASSO 3
TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
PROTEL
SÍNDICO
Processamento
Chegando na Protel, o documento é
protocolado e digitalizado para
melhor controle interno.
Ao chegar no setor de contas a
pagar, os documentos são
novamente inspecionados, verificada
a retenção de impostos e lançados
no sistema. Assim geramos o
pagamento ou a programação do
mesmo, concluindo o ciclo.
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FORNECEDOR
CONDOMÍNIO
SÍNDICO
PROTEL
Identificação
Nota Fiscal
Forma de pagamento
Autorização
Nota Fiscal
Forma de pagamento
Verificação
Pagamento
Lançamento
Identificação
Nota Fiscal
Forma de pagamento
No site da Protel é possível acompanhar os pagamentos futuros. No caso de fornecedor não cadastrado, será necessário o envio de dados para cadastramento. Confira na página 16
TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
Disponibilizamos modelo de carimbo próprio
para autorização que pode ser utilizado.
Basta solicitar ao seu gerente de contas.
Liberação de pagamentos
Os pagamentos deverão ser nominais aos
emissores das notas fiscais ou recibos, a fim de
evitarmos vulnerabilidade para o condomínio.
No ato da realização de compras e da
contratação de serviços lembre-se de informar
que os pagamentos serão efetuados através
da rede bancária.
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TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
Por motivos de segurança e melhor controle, é importante optar pela realização de pagamentos através da rede bancária.
Lembre-se
ATENÇÃO AO VENCIMENTO
O vencimento da nota fiscal deve ser o
mesmo apresentado no boleto bancário.
Todos os documentos (notas fiscais e recibos),
encaminhados à nossa empresa para pagamento,
devem ser obrigatoriamente liberados pelo(a)
Sr.(a) Síndico(a), através de assinatura no
documento e carimbo próprio onde devem constar
a descrição do vencimento, a forma de pagamento,
classificação contábil (conforme plano de contas
disponível no site www.protel.com.br).
Dia a ser pago
Tipo/forma de pagamento
Classificação contábil
Autorização e assinatura do síndico
Checklist da liberação
Formas de pagamento
Reforçamos que o pagamento via rede bancária é
sempre mais seguro para ambas as partes pelo
fato de deixar registrada todas as transações.
Além do pagamento em boleto/ emitido para o
CNPJ do beneficiário, indicamos o pagamento via :
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TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
Ordem de pagamento –
modalidade em que se emite
uma “nota de crédito” para
pessoa física que não é
correntista no banco. Sendo
possível retirar o valor direto no
caixa com o devido documento
de identificação oficial.
OPG
Documento de Ordem de
Crédito - transferência bancária
que tem como limite
R$ 4.999,99 por operação.
O valor é debitado na conta do
emitente no dia da transação,
mas só é disponibilizado ao
destinatário no próximo dia útil.
DOC
Transferência Eletrônica
Disponível - valores enviados
por meio desta modalidade
são disponibilizados no mesmo
dia, se a transação for realizada
em horário bancário.
Neste caso não há limite
mínimo ou máximo de valores.
TED
Para a devida realização é preciso informar: Nome completo do beneficiário, CPF ou CNPJ, no caso de DOC ou TED, os dados bancários (banco, agência e conta) e o tipo de conta (corrente ou poupança).
Tendo em vista todo o
processo para pagamento, é
importante negociar prazos
que possibilitem o lançamento
correto, sem gerar atraso,
multa, mora, entre outros.
Como margem de
segurança, estabelecemos o
prazo mínimo de 3 dias úteis
antes do vencimento de
cada conta.
Este prazo também deve ser
levado em consideração para
emissão de cheque, reembolso
e pagamento de RPA.
Boletos
Transferência
RPA
Cheque
Reembolso
Evitaremos problemas com atrasos;
Prazo
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72 HORAS ÚTEIS DE ANTECEDÊNCIA
Em caso de contratempos poderemos solucionar sem maiores desgastes.
TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
Preenchimento do Protocolo
Para o controle de envio e recebimento
dos documentos, é importante preencher
de forma correta os protocolos. A ação
permite segurança e organização na
tramitação de documentos entre a nossa
empresa e seu condomínio.
Ao lado indicamos a forma ideal de
preenchimento das três vias de igual
teor. Sendo uma do emitente, outra da
“capa do lote” (externo ao malote) e a
terceira deve vir junto aos documentos
(dentro do malote devidamente lacrado).
O protocolo não deve ser utilizado para
liberação e instruções de pagamentos,
pois são arquivados em setores distintos.
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Lembre-se: As autorizações e instruções dos pagamentos devem constar no verso das notas fiscais, recibos e na parte da frente das contas públicas. Não nos protocolos.
TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
Controles de contratos e concessionárias
É importante que o síndico/gerente
utilizem os controles mensais das contas
de concessionárias (luz, água, telefone e
gás) e contratos do condomínio, através
de formulário para a conferência de
valores, consumos e vencimentos. Assim
serão evitados cortes nos serviços e
pagamentos indevidos.
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Empresa Previsto Valor Consumo Venc. Data de
envio Liberação PG
Light
R$ 8.500,00 R$ 9.521,20 XXXXX 15/2 10/2 14/01 OK
R$ 8.500,00 15/3 10/3
R$ 8.500,00 15/4 11/4
Abaixo colocamos um exemplo de tabela
de controle de pagamento que pode ser
feita pela administração predial. É
importante ter a data de vencimento e a
data máxima de envio para
processamento. A visualização conjunta
permite um melhor planejamento das
despesas e o acompanhamento da
evolução do consumo.
TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
Lançamento de APs
No intuito de personalizar as informações
para contabilização das despesas do
condomínio, podemos disponibilizar na
Central do Condomínio a opção de
lançamento de Autorização de
Pagamentos (APs), sem custo adicional.
O sistema permite à administração interna
do empreendimento o registro dos
pagamentos que serão realizados e assim
apresentar nos balancetes históricos
detalhados possibilitando uma adequação
precisa com relação às classificações
contábeis,
Disponibilizamos também, no site, o
módulo de lançamento de serviços, para
realização da contabilização de receitas de
locações de espaços e outras arrecadações.
15
Mesmo optando pelo lançamento online, é preciso que nos
encaminhem o documento físico com a autorização do síndico.
Atenção!
TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
Consulta de pagamento 2
3
1 Acesse nosso site:
Clique no botão:
protel.com.br
Cadastro de fornecedor
Caso o fornecedor seja uma
pessoa jurídica, é obrigatório o
envio da respectiva nota fiscal
contendo todas as informações
da empresa, tais como: Razão
social, CNPJ, endereço, telefone,
e-mail e dados bancários.
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CADASTRO DE AUTÔNOMOS / RPA:
Nome completo;
CPF;
Data de nascimento;
PIS/NIT;
Forma de pagamento /dados bancários;
Consulta de pagamentos futuros
Para facilitar o acompanhamento do processo
de pagamento, disponibilizamos em nosso site
(www.protel.com.br) uma área de consulta de
pagamentos futuros. Basta ter o número do
CNPJ ou CPF do favorecido.
No caso de pagamento à profissionais
autônomos, precisaremos que os dados
listados ao lado sejam inseridos no verso do
recibo. Se for necessário realizar
reembolso à pessoa física (morador, por
exemplo), será necessário informar: nome,
CPF, data de nascimento e dados bancários.
TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
Em caso de extravio, não nos responsabilizamos
por eventuais procedimentos contrários ao
anteriormente mencionado aqui.
Cotas condominiais
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Regularmente emitimos os boletos condominiais que
são entregues de forma física, e, além disso, enviados
via e-mail e disponibilizados em nosso site. A segunda
via pode ser emitida pelo próprio condômino, pela
administração interna ou por meio de contato com a
administradora.
Encaminhamento à administradora
TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
No caso de eventuais pagamentos na administração
interna do condomínio, pedimos que os mesmos
sejam encaminhados aos caixas de nossa empresa,
através de cheques nominais e cruzados,
apresentando no verso do cheque o número da
unidade e o mês de competência da cota condominial.
O pagamento deverá ser encaminhado à Protel
devidamente protocolado com todas as informações
detalhadas.
Para maior segurança, sugerimos que os
pagamentos sejam realizados pelos condôminos
através da rede bancária ou na própria
administradora, para assim evitarmos controles
internos na administração predial do
condomínio.
Este procedimento é muito
importante, pois desta
forma, caso ocorra qualquer
extravio, poderemos apurar
as responsabilidades.
“Caixinha” do condomínio
É possível ter no condomínio o que se chama de
“Caixinha”, cuja classificação contábil é
“Movimento de Caixa”. Este consiste em uma
quantia que fica disponível na administração do
condomínio para pagamento de pequenas
despesas e esta movimentação deve ser
documentada no “livro de caixa”, para prestação de
contas periódica.
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TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
Por questão de segurança, recomendamos evitar
disponibilizar valores elevados na administração
interna do condomínio.
É importante que o livro de caixa seja numerado e
que todas as despesas tenham suas respectivas
notas fiscais devidamente quitadas. Para
reposição de valores é obrigatória a assinatura do
síndico na folha do caixa.
Os pagamentos a prestadores de serviços
não devem ser realizados, através deste
caixa, pois o processamento desses
pagamentos necessitam uma análise
quanto a incidência de impostos.
Acompanhamento da terceirização de pessoal
Com a frequência de ajuizamentos de
reclamações trabalhistas por funcionários de
empresas prestadoras de serviços terceirizadas,
nas quais os reclamantes incluem os
condomínios no polo passivo (Réu) sob a
alegação de responsabilidade solidária no
pagamento das verbas reclamadas, alertamos
quanto à necessidade de adoção dos
seguintes procedimentos na administração
interna do condomínio, evitando assim
possíveis processos trabalhistas:
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TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
1º) Inspeção mensal de todas as contribuições
(salários, demais verbas remuneratórias e
impostos) pagos pela empresa terceirizada aos
seus prepostos alocados em serviço no
condomínio, inclusive no tocante à eventual
prestação de horas extras;
2º) Verificação sistemática e mensal das guias de
recolhimento do FGTS dos prepostos alocados em
serviço no condomínio;
1
2
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TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
4º) Proceder a inclusão de cláusula nos contratos com
as empresas de terceirização de pessoal, que
determine que na hipótese de que venha o
condomínio a ser demandado judicialmente em sede
trabalhista, por funcionários de empresas terceirizadas,
a mesma arcará com os custos de honorários de
advogado a serem contratados para sua defesa,
exatificando-se que se o condomínio foi
responsabilizado judicialmente ao pagamento de
quaisquer verbas resilitórias e ou decorrentes do
vínculo de emprego dos prepostos da empresa
terceirizada, a mesma arcará integralmente com o
reembolso de tais verbas, inclusive ficando autorizado
o desconto das importâncias dispendidas diretamente
nas mensalidades futuras.
4
3º) É importante o envio
anexo à nota fiscal para
pagamento, dos seguintes
documentos: apresentação
da folha de pagamento;
guia FGTS paga; extrato do
3
FGTS por funcionário lotado no
condomínio; SEFIP, GPS, CND válida, nota
fiscal e boleto, o cumprimento do envio de
tais documentos não é de responsabilidade
da administradora, pelo fato de que esta
fiscalização deverá ser exercida pela
administração interna do condomínio. Esta
pratica é necessária no intuito do síndico se
certificar que tais encargos estão sendo
devidamente pagos, evitando, desta forma,
possíveis reclamações trabalhistas.
Impostos incidentes no pagamento de prestadores de serviço
Pedimos atenção especial nas datas da emissão
dos documentos (RECIBOS, RPA’S E NOTAS
FISCAIS) emitidos pelos prestadores de
serviços, pessoas físicas e jurídicas, remetidos à
nossa empresa para pagamento, pois os
mesmos poderão sofrer retenções dos
impostos e contribuições previdenciárias. O
recolhimento do ISS é realizado conforme a
legislação de cada município. O pagamento do
INSS (pessoa física ou jurídica) é realizado no
dia 20 (vinte) do mês subsequente a data da
emissão dos respectivos documentos (MP
447/2008), no caso de feriados e finais de
semana considerar o último dia útil anterior ao
vencimento.
23
No caso da recepção de documentos datados
fora do prazo hábil para o recolhimento dos
impostos e contribuições pertinentes, os
mesmos recolhimentos serão acrescidos de
multa e juros conforme a legislação em vigor,
onerando o condomínio.
Os pagamentos aos prestadores de serviços
pessoas físicas, não devem ser efetuados
através de reembolso ao síndico/terceiros ou
pelo movimento do caixa do condomínio. Esse
tipo de pagamento deve ser feito somente,
através da administradora, em virtude da
tributação mencionada.
TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
As retenções das contribuições (PIS, COFINS e CSLL)
estabelecidas pelo artigo 30 da Lei 10833/2003, não
têm o vencimento atrelado à data da emissão do
documento e sim à data do efetivo pagamento feito à
pessoa jurídica prestadora dos serviços, se os valores
pagos forem iguais ou superiores a R$ 215,05
(duzentos e quinze reais e cinco centavos) no mês,
cujo vencimento se dá no dia 20 do mês subsequente
ao pagamento (caso não seja dia útil o pagamento do
imposto deverá ser antecipado).
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No caso da contratação de prestadores de serviços de
forma mensal e continuada, é obrigatório o envio, junto
ao primeiro recibo ou nota fiscal para pagamento, o
contrato firmado, pois precisamos analisar os impostos
pertinentes para proceder o pagamento. O mesmo
procedimento deverá ser adotado quando da
renovação desses mesmos contratos.
Resumo dos impostos
INSS Retido na Fonte de Terceiros (Prestadores de Serviços Pessoa Jurídica e Pessoa Física com ou sem vínculo empregatício – IN 971 de 13/11/2009);
PIS, COFINS e CSLL Retida de Terceiros - (Prestadores de Serviço Pessoa Jurídica – Art.30 Lei 10.833 de 29/12/2003 Presidência da Republica);
IR Retido na Fonte (Trabalhadores Pessoa Física com vínculo empregatício – Art. 624 do regulamento do IR – Decreto 3000 de 1999 e Lei 7.713 de 1988);
ISS
Retido de Terceiros (Prestadores de Serviços Pessoa Jurídica com sede operacional fora do município do condomínio contratante - Diversas Legislações Municipais) abrangido pela lei complementar 116.
TUDO SOBRE CONTAS A PAGAR E RECEBER
21 3722.5000|3924.6300
contato@protel.com.br
Matriz Barra de Tijuca R. Alceu Amoroso Lima, 65 / loja C. RJ
/ProtelAdm
protel.com.br
Escritório Leblon Av. Bartolomeu Mitre, 254 / loja A. RJ
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