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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
FACULDADE INTEGRADA AVM
DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS EM CONDOMÍNIOS COM A UTILIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS DA AUDITORIA.
Por: Maria Manuela Martins Pereira Batalha
Orientadora
Profª. Luciana Madeira
Rio de Janeiro
2011
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
FACULDADE INTEGRADA AVM
DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS EM CONDOMÍNIOS COM A UTILIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS DA AUDITORIA.
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como requisito parcial para
obtenção do grau de especialista em Auditoria e
Controladoria.
Por: Maria Manuela Martins Pereira Batalha
3
AGRADECIMENTOS
.... primeiramente a DEUS e a todos os
professores que me ensinaram tudo o
que sei hoje.
4
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho à minha família que
me concedeu a oportunidade de mais
essa realização, e principalmente a meu
esposo que tão paciente se manteve a
meu lado nas minhas tantas horas de
estudo.
5
RESUMO
Este trabalho pretende suprir as necessidades de conhecimento, no
ramo de Condomínios, quanto à importância do desenvolvimento e
implantação de processos administrativos de controles internos que visam a
minimização de erros e fraudes e servirão como meio de avaliação, por parte
de auditores e condôminos, quanto a probidade de síndicos e administradores.
6
METODOLOGIA
A metodologia utilizada pautou-se na pesquisa bibliográfica. As publicações
consultadas foram publicadas nos últimos 5 anos e têm enfoque nas áreas de
Auditoria Externa, Auditoria Interna, Auditoria Administrativa, Auditoria em
Condomínios, Administração de Condomínios e Controles Internos.
Os autores utilizados foram: Fadel (2007), Oliveira (2006 e 2010), Jund
(2004), Attie (2007), Dias (2010), Paula (1999), Schimidt, Santos e Arima
(2006) e normas do Conselho Federal de Contabilidade.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - Condomínios 10
CAPÍTULO II - Auditoria 14
CAPÍTULO III – Auditoria em Condomínios 19
CAPÍTULO IV – Controle Interno 26
CONCLUSÃO 41
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 42
ÍNDICE 40
FOLHA DE AVALIAÇÃO
8
INTRODUÇÃO
Mesmo não sendo uma prática comum, a auditoria em atividades sem
fins lucrativos é de grande importância, no que diz respeito à confiabilidade na
gestão da entidade, tanto quanto nas que tem como objeto o lucro.
Para efeito de demonstração, utilizar-se-á o ramo de Condomínios no
intuito de elucidar sobre a necessidade desta ferramenta de trabalho nestas
instituições, visto que, por ser atividade que não tem fins de lucratividade,
normalmente não se dá o destaque adequado.
A fim de suprir a necessidade de conhecimento, daremos destaque à
importância do desenvolvimento e implantação: de processos administrativos,
de normas, de procedimentos organizacionais e de controle que minimizarão
a ocorrência de erros e fraudes, e que por consequência diminuirão os custos
da coletividade condominial, em caso de contratação de serviços de auditoria e
também fornecerão meios de avaliação da probidade de síndicos e
administradores.
Levando em consideração as afirmações feitas por diversos estudiosos
no assunto, que apontam o controle interno como uma poderosa ferramenta no
processo operacional da auditoria e que o desenvolvimento de controles
internos nos condomínios é importante para garantir a “memória” e a
continuidade da existência da entidade, que com a padronização dos
procedimentos garantirão o conhecimento, a qualquer tempo, da estrutura
administrativa, de pessoal, do patrimônio, dos seus resultados históricos, etc,
apesar da constante troca de seus gestores.
O objeto de estudo está inserido na observação dos testes de
procedimentos utilizados e desenvolvidos nos últimos 5 anos pelos
profissionais de auditoria, na atividade em destaque, objetivando o
esclarecimento dos pontos de controle, apontados por eles, nas principais
áreas da administração condominial, com o intuito de responder ao seguinte
questionamento: como desenvolver e implantar controles internos em
9
Condomínios através da observação dos testes de procedimentos utilizados
pela auditoria?
Este trabalho está organizado em capítulos, sendo o primeiro capítulo
destinado a sintetizar a complexa atividade condominial. O segundo capítulo
composto de: conceitos, classificações, princípios, técnicas e procedimentos
da auditoria. O terceiro capítulo aborda sobre a importância e os
procedimentos adotados pela auditoria em Condomínios. O quarto capítulo
discorre sobre os objetivos do estabelecimento de controles internos, seu
desenvolvimento e implantação, através do referimento dos fluxos de
procedimentos nas principais áreas administrativas e seus pontos de controle
interno.
CAPÍTULO I
10
CONDOMÍNIOS
Condomínio encontra-se definido por Fadel (2007), como: “ “domínio
de vários”, edifício ou conjunto de edifícios com diversas unidades autônomas”.
Distingue-se por ser um bem único de propriedade de diversas pessoas
(condôminos), que convivem em comunidade, devendo para isso, deliberar e
acatar as regras e procedimentos que permitirão a conservação e manutenção
do patrimônio. Perante a legislação a atividade do Condomínio se caracteriza
conforme ressalta FADEL (2007):
“A atividade de um condomínio pode ser parcialmente ser
comparada à atividade de uma pequena empresa, pois o
condomínio tem registro junto ao CNPJ - Cadastro
Nacional de Pessoa Jurídica -, embora não tenha fins
lucrativos e não se caracterize como pessoa jurídica,
motivo pelo qual é dispensado da maioria das obrigações
fiscais”.
Quanto á regulamentação do Condomínio de acordo com FADEL
(2007):
“O condomínio vertical e o condomínio horizontal têm a
mesma forma de incorporação imobiliária, ou seja, a
constituição legal e consequentemente toda esta
atividade é regulamentada pela Lei 4.591 de 16 de
Dezembro de 1.964, que define as obrigações e direitos
das unidades, destinadas a fins residenciais ou
comerciais, bem como dita as normas para a elaboração
da Convenção do Condomínio, que é um ato contratual
derivado da vontade de todos que o subscrevem, ou seja,
os próprios condôminos”.
Como para tudo existem regras a serem respeitadas, quanto à
constituição legal dos condomínios deve-se reportar à Lei 4.591, que define os
11
direitos e deveres de cada unidade autônoma, e em seu artigo 9, dita normas
para a elaboração da Convenção do Condomínio, que é um contrato derivado
da vontade dos próprios condôminos, tornando-se “Lei” tudo o que nela fôr
assentado, onde será definida a forma do rateio das despesas de custeio e
das extraordinárias, de como será administrado o condomínio, como se dará
a escolha do Síndico, do subsíndico, do Conselho Consultivo, do Conselho
Fiscal, da constituição de fundo de reserva, das alterações da convenção, dos
seguros da edificação, das assembleias geral ordinária e extraordinária. Além
disso, com o intuito de esclarecer e disciplinar com detalhes as normas gerais
contidas na convenção existe também o Regulamento Interno.
Quanto à administração do condomínio FADEL (2007) aponta:
“... conforme o capítulo VI da Lei de Condomínio
(dedicado à Administração) estabelece que o Síndico é o
representante legal do condomínio e, na sua função de
órgão executivo do condomínio, poderá ser pessoa física
ou jurídica estranha ao condomínio”.
Então, a administração do condomínio é delegada ao síndico que
assume a responsabilidade de gerir e controlar o condomínio, bem como
representá-lo em juízo ou fora dele, no entanto, a legislação atual, permite que
ele delegue suas funções administrativas a terceiros, podendo ser pessoas
físicas ou jurídicas.
Quanto à operacionalidade do Condomínio é explicada como:
“...um processo de planejamento que se inicia com a
definição de um valor básico de arrecadação mensal que
permita que seja feita a manutenção e a conservação,
mais conveniente, de forma a preservar o patrimônio e o
cumprimento das demais despesas fixas, variáveis e
obrigações”. FADEL (2007)
12
De onde se conclui que despesas dos condomínios são pagas por
cada unidade condominial através da taxa condominial que pode ser
arrecadada de algumas formas: por previsão (determinada pela previsão
orçamentária), por rateio (apuração dos gastos do período) e por quota extra
(pagamento complementar para cobertura de despesas ordinárias ou
extraordinárias), sendo qualquer das formas aprovadas pela Assembleia.
Todo esse movimento de arrecadação de receitas, através das cotas
condominiais e de gastos, forma um processo financeiro cujo controle
escritural e documental deve ser bem claro e apresentado em relatórios
organizados, de forma a possibilitar um fácil entendimento, denominados
balancetes de prestação de contas, nos quais serão apresentados o RATEIO
(movimento previsto das despesas que geraram o valor da taxa condominial) e
a PRESTAÇÃO DE CONTAS (movimento financeiro referente aos valores
arrecadados e as despesas pagas pelo condomínio) dentro de um determinado
período de tempo.
A prestação de contas gera um grande volume de documentos
(pagamentos, recebimentos, folha de pagamento, guias de encargos sociais,
impostos, taxas, contratos de prestação de serviço, apólices de seguro etc.),
que deverão ficar sob a guarda do síndico por cinco anos. Esta documentação
deve ser obrigatoriamente apresentada em Assembleia Geral Ordinária, pelo
síndico, na presença dos condôminos para que seja feita a aprovação das
contas. Sabendo-se que, o visto de aprovação em Assembleia não tem caráter
absoluto, estando esta sujeita a verificações mais detalhadas, feitas pela
auditoria ou até mesmo ser submetida à apreciação judicial.
Administrar um condomínio não é tarefa fácil. Porque além do síndico
ter que atuar nas operações de manutenção predial, resolver conflitos entre
condôminos, comandar seus colaboradores, ele deve gerenciar um conjunto
de atividades que fazem parte da estrutura organizacional e que são de suma
13
importância para a manutenção da confiança mútua entre síndicos e
condôminos.
CAPÍTULO II
AUDITORIA
2.1- CONCEITO:
14
A conceituação de auditoria de acordo com OLIVEIRA (2006, p.9) apud
SÁ (2002, p.20):
“Auditoria é a técnica contábil do sistemático exame dos
registros, visando apresentar conclusões, críticas e
opiniões sobre as situações patrimoniais e aquelas dos
resultados, quer formadas, quer em processo de
formação”.
Entende-se ser a auditoria um conjunto de processos da ciência
contábil, realizado através da averiguação dos documentos e livros contábeis,
com o intuito de apresentar, através de relatório ou parecer, as conclusões,
críticas e opiniões acerca da situação patrimonial de uma entidade.
2.2- CLASSIFICAÇÃO:
Conforme afirmação feita por OLIVEIRA (2006, p.10), há a necessidade
do entendimento das espécies e dos tipos de auditoria existentes, cujo autor
define-as assim:
““Espécie de Auditoria” considera a finalidade para a qual
o trabalho do auditor é executado. Por exemplo: se a
finalidade do trabalho do auditor é fornecer uma opinião
sobre o conjunto das demonstrações financeiras, então, a
espécie será de uma auditoria independente.
“Tipo de Auditoria” considera o objeto, o tipo dos
elementos examinados pelo auditor durante a execução
para atingir sua finalidade. Por exemplo: na auditoria
independente, o auditor examina prioritariamente os
registros e os saldos contábeis e, em função disso, o tipo,
nesse caso, será classificado como auditoria contábil.”
Conclui-se que a auditoria deve ser classificada quanto à espécie quando se
considerada a razão para a qual o trabalho do profissional será executado,
auditoria externa, interna e governamental. E classificado quanto ao tipo
15
quando se consideram os elementos a serem examinados durante a execução
do trabalho do auditor para que atinja a finalidade para a qual foi contratado,
como é o caso de:
Auditoria Contábil – cujo objetivo é o exame, revisão e conciliação da
documentação básica e comprobatória dos lançamentos contábeis.
Auditoria Operacional – cujo objetivo é averiguar a utilização dos
controles internos e se de estão de acordo com a normatização da aplicação
dos procedimentos operacionais e das políticas internas definidas pela
entidade.
Auditoria Administrativa que aqui se destaca com a interpretação de
OLIVEIRA (2006, P.15) :
“compreende o exame das tarefas internas relativas à
administração de recursos humanos, financeiros,
materiais e de bens patrimoniais que envolvam direitos e
obrigações. Tem o intuito de prevenir e obter provas na
apuração da adequação das responsabilidades e
probidade administrativa dos colaboradores e gestores de
uma empresa ou entidade.”
E que segundo OLIVEIRA com vista a dar complementação à interpretação
acima, enfatiza que:
“Em função do conceito, a auditoria administrativa
insere-se perfeitamente na prestação de serviços às
entidades sem fins lucrativos, principalmente os
condomínios. As respostas que se buscam na auditoria
de condomínio prestam-se a tranqüilizar os condôminos
no que diz respeito à responsabilidade e à probidade
dos síndicos ou administradores”.
16
De onde se conclui que o objetivo da auditoria administrativa é a
prevenção e apuração das responsabilidades dos atos praticados em cada
uma das tarefas executadas por seus colaboradores, assim como atender às
expectativas dos interessados, quando da contratação de serviços de auditoria
no condomínio, com a finalidade de dirimir as dúvidas dos condôminos quanto
à responsabilidade e integridade dos síndicos ou administradores.
2.3- PRINCÍPIOS E NORMAS:
Considerando o entendimento de OLIVEIRA (2006, p.31):
“...os princípios de auditoria foram estabelecidos somente
para a profissão de auditor independente, porém, nos
dias atuais, são também aplicados aos auditores que
desempenham tarefas em outras espécies de auditoria,
sempre respeitados os objetivos de cada atividade.
São intituladas de normas usuais ou normas geralmente
aceitas de auditoria, em função de serem aplicadas em
todas as auditorias e aceitas como válidas pelos auditores
e pelas entidades de classe desses profissionais.”
Portanto, a profissão de auditor é norteada por princípios e normas que
se referem à ética profissional e à competência técnico-profissional quanto à
execução do trabalho.
2.4- TÉCNICAS E PROCEDIMENTOS
Com vista a elucidar as técnicas e procedimentos de auditoria, obtêm-se
a ajuda necessária com o destaque da afirmação de JUND (2004, p.432):
“Os procedimentos de auditoria são o conjunto de
técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou
provas suficientes e adequadas para fundamentar sua
17
opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas, e
abrangem testes de observância e testes substantivos.”
Existem, portanto, técnicas específicas empregadas pelo profissional
auditor para que consiga provas ou evidências sobre os atos e fatos em
exame, são os procedimentos de auditoria, que se constituem de:
a) Testes de Observância: utilizados pelo auditor para constatar se os
procedimentos de controles internos determinados pela administração
da entidade estão sendo executados pelos seus colaboradores. Esse
procedimento é largamente aplicado em auditorias operacionais.
b) Testes Substantivos: são feitos através de constatações da existência
real, da integridade, da avaliação, da aferição e da divulgação das
transações e registros contábeis.
De acordo com a resolução CFC nº 700-91, que instrui ao auditor que na
aplicação dos testes de observância e substantivos, deverá considerar os
seguintes procedimentos técnicos básicos:
A) Inspeção – exame de registros, documentos e de
ativos tangíveis;
B) Observação – acompanhamento do processo ou
procedimento quando de sua execução;
C) Investigação e confirmação – obtenção de
informações junto a pessoas ou entidades conhecedoras
da transação, dentro e fora da entidade;
D) Cálculo – conferência da exatidão aritmética de
documentos comprobatórios, registros e demonstrações
contábeis e outras circunstâncias; e
E) Revisão analítica – verificação do comportamento de
valores significativos, através de índices, quocientes,
18
quantidades absolutas ou outros meios, com vista à
identificação de situações e tendências atípicas.
Com o emprego de testes de observância e substantivos que capacitarão o
auditor a identificar a extensão do trabalho e as áreas que precisam de
maiores averiguações.
CAPÍTULO III
AUDITORIA EM CONDOMÍNIOS
Os serviços de auditoria em condomínios cada vez aumentam mais, em
virtude dos grandes empreendimentos como: shoppings, centros comerciais,
apart-hotéis, entre outros e que envolvem complicados problemas
administrativos e financeiros.
19
O objetivo principal da auditoria em condomínios é o acompanhamento,
a avaliação dos processos operacionais e a análise dos registros das
transações realizadas.
Os condôminos deveriam instituir, como item obrigatório, a realização
de auditorias periódicas, fazendo constar na convenção ou na ata da primeira
assembleia. Que de acordo com OLIVEIRA (2010):
“Isto serviria para evitar desconfianças presentes e
futuras, quanto à conformidade das contas apresentadas
pelo síndico ou administrador, e, em caso de
improbidade, detectada pelos profissionais auditores, a
questão poderia ser resolvida internamente ou em juízo.”
Para que haja a obtenção de provas concretas e substanciais, quanto
à regularidade ou não das contas, os auditores têm que fazer um planejamento
de trabalho minucioso. Esse planejamento se inicia com um levantamento,
constituído de questionários básicos que fornecerão um panorama da
administração do condomínio de forma a facilitar a identificação de seus
pontos fortes e fracos. Os questionários são desenvolvidos pela auditoria,
levando em conta a prática e as experiências anteriores obtidas pelo auditor
responsável. As questões formuladas são inerentes a cada área da
administração condominial – organização, estoque, compras, contas a pagar,
receitas, bancos e caixa, folha de pagamento, fundo de reserva, obras, entre
outras, e deverão ser respondidas pelo síndico ou administrador. Com base
nas respostas dadas o auditor será capaz de conhecer o auditado e detalhes
dos controles internos por ele adotados ou não, de forma a dimensionar a
extensão dos exames a serem realizados e fazer um orçamento que
acompanhará a proposta que será levada a apreciação dos condôminos.
Diz, OLIVEIRA (2010) que:
20
“A maioria dos testes ou procedimentos previstos na
auditoria tradicional precisaram ser adaptados à realidade
do relacionamento econômico-social entre as partes
envolvidas na administração do condomínio. O acréscimo
de qualquer outra adaptação irá depender das condições
encontradas pelo auditor enquanto executa o trabalho de
campo”.
De forma a buscar entendimento de como se processa a auditoria em
condomínios, destacar-se-ão os objetivos que o auditor deseja alcançar no
transcorrer de seu trabalho nas atividades genéricas da administração
condominial, creditando todo o desenvolvimento do conteúdo que se segue ao
trabalho feito por OLIVEIRA (2010):
1° Na organização
A documentação legal do condomínio que compreende a convenção,
livro de atas de assembleias, livro de inspeção do trabalho, livro de registro de
empregados, documentos referentes a prestação de contas, documentação de
pessoal, apólices de seguro, entre outros deverão estar devidamente
arquivados em ordem e com zelo.
- Objetivo da auditoria:
Conforme entendimento de OLIVEIRA (2010), através do exame
detalhado da documentação básica necessária para o funcionamento do
condomínio, observar se atende às necessidades organizacionais e
administrativas e se está de acordo com o estabelecido na Lei n° 4.591. Esta
lei determina que seja feita a Convenção do Condomínio que terá que conter
em seu teor: a criação do Conselho Consultivo; a instituição de comissões;
de subsíndico; a forma de eleição do síndico e prazo de mandato; a
proporção das contribuições dos condôminos para as despesas ordinárias e
extraordinárias; o quórum necessário para os diversos tipos de votações; a
constituição de fundo de reserva; a periodicidade das assembleias gerais,
21
entre outros e se estão devidamente formalizados, ou seja, registrados em
cartório e arquivados.
2° No estoque
O estoque do condomínio é formado para atender as necessidades de
limpeza e conservação, de escritório e de reposição e influenciam
excessivamente nas despesas do condomínio. O controle do estoque deve ser
feito pelo síndico devendo ele adotar procedimentos específicos como: local
para estocagem seguro, com acesso restrito, se possível, ao síndico e o
registro de cadastro dos itens em estoque e de controle de consumo e para
reposição.
- Objetivo da auditoria:
De acordo com OLIVEIRA (2010) é verificar se os materiais em estoque
existem e são de sua propriedade, bem como examinar se os serviços estão
sendo realizados de acordo com a rotina implementada pela administração.
3º Nas compras e contratação de serviços
A atividade de compras é utilizada para atender às necessidades do
condomínio, como materiais de consumo, contratação de serviços de
manutenção, reformas, entre outros, sendo exercida exclusivamente pelo
síndico, o que suscita grande desconfiança por parte dos condôminos, e por
isso, devem ser adotados procedimentos administrativos de controle, com a
montagem de processos individualizados onde constem: a descrição do bem
ou serviço; o valor, o motivo da compra ou contratação; o tipo de licitação
utilizada; nomes e telefones dos fornecedores; a aprovação da compra ou
contratação; forma e data do pagamento, as notas fiscais ou contrato de
prestação de serviço e as cópias dos cheques do(s) pagamento(s).
- Objetivo da auditoria:
Verificar a forma de realização das negociações relativas às compras de
bens e serviços, conforme ressalta OLIVEIRA (2010).
22
4º Nas contas a pagar
Trata-se basicamente de um controle organizado dos documentos que
comprovem os pagamentos a serem efetuados por ordem de vencimento.
- Objetivo da auditoria:
Conforme entendimento de OLIVEIRA (2010) é verificar se os valores
originados de compras e contratação de serviços a prazo estão corretos, bem
como se os serviços foram executados.
5º Nas Receitas
As receitas dos condomínios são derivadas das taxas ordinárias
mensais, dos rendimentos de aplicações financeiras, dos juros e multas por
atrasos, taxa extra, aluguel de salão, e outros, de acordo com a fixação feita
em convenção e atas. O síndico deve ter o cuidado de manter a identificação
individualizada de todas as receitas em arquivo próprio juntamente com os
comprovantes dos recebimentos.
- Objetivo da auditoria:
Verificar se as receitas existem, se estão corretas e se os controles
estão sendo devidamente efetuados de acordo com OLIVEIRA (2010).
6º Nos bancos e dinheiro em espécie
Todos os valores arrecadados pela administração do condomínio devem
ser mantidos em bancos, sendo aconselhável a pré-aprovação, em ata de
assembleia de condôminos, quanto à manutenção de caixa em dinheiro para
pequenas despesas sob a responsabilidade do síndico. Quanto aos
procedimentos de controle administrativo das contas bancárias devem ser
feitas conciliações mensais onde serão conferidos os cheques emitidos e
pagos, entradas e saídas de numerário, taxas bancárias, aplicações, etc.
- Objetivo da auditoria:
23
Conforme entendimento de OLIVEIRA (2010) é verificar através de
conferência dos numerários que estão depositados nos bancos e em poder do
síndico.
7º Na folha de pagamento
Os serviços de folha de pagamento geralmente têm que ser preparados
por profissional contábil com o fornecimento de relatórios com os seguintes
detalhes sobre: o salário bruto, as horas extras, os adicionais, descontos
diversos rigorosamente controlados, encargos sociais e salário líquido. O
condomínio deverá manter arquivado, em sua administração o Livro de
Registro de Empregados, o controle de ponto e de férias, os recibos de
pagamento, as guias de recolhimento à Previdência Social, ao FGTS e ao
sindicato dos empregados e do patronal.
- Objetivo da auditoria:
Segundo OLIVEIRA (2010) é verificar toda a rotina de pessoal de
acordo com a Consolidação das Leis Trabalhistas, normas e acordos sindicais.
E efetuar a conferência dos cálculos da folha de pagamento e das obrigações
sociais de responsabilidade tanto do condomínio quanto de retenção do
empregado.
8º No Fundo de Reserva e Seguros
A finalidade do fundo de reserva é o atendimento a despesas inadiáveis
ou não previsíveis e costuma ser estabelecido em convenção ou ata de
assembleia um percentual cobrado sobre o total das despesas previstas. O
síndico quando da utilização do fundo de reserva deverá se munir de relatórios
circunstanciais detalhados. Quanto ao seguro predial que está previsto na lei
4.591 e é uma despesa obrigatória, assim como as ordinárias.
- Objetivo da auditoria:
24
Conforme apontado por OLIVEIRA (2010) é verificar se os valores
recolhidos e utilizados do fundo de reserva estão corretos. Averiguar a
adequação e a contratação dos seguros.
9º Nas Obras
Obras em condomínios são comuns, pois sempre haverá a necessidade
de ampliação, reformas, equipamentos de segurança, prevenção de incêndios,
modernizações em suas dependências. Essas despesas extraordinárias têm
que ser arcadas por seus condôminos. O planejamento deve ser discutido e
aprovado pela Assembleia Geral que contará com projetos, orçamentos com
valores discriminados quanto a materiais a serem utilizados, mão-de-obra,
prazo de conclusão, datas de pagamento... e também o valor orçado da cota
extra a ser paga por cada condômino. Cabe lembrar que toda a
documentação: contratos, aditamentos, comprovantes de pagamentos, notas
fiscais, entre outros deverão ser arquivadas.
- Objetivo da auditoria:
Conforme entendimento de OLIVEIRA (2010) é averiguar se os
controles administrativos das obras executadas ou em andamento estão
corretos.
Diante do que foi identificado quanto aos objetivos ensejados pelos
auditores, vê-se claramente a necessidade da criação de processos
organizacionais que protejam e resguardem a administração dos condomínios.
25
CAPÍTULO IV
CONTROLE INTERNO
Segundo PAULA (1999) apud Figueiredo e Caggiano,
“controle abrange os vários processos nos quais a
administração determina seus objetivos, delineia os
planos para alcançar estes objetivos, organiza e
supervisiona as operações necessárias para a
implementação dos planos e desempenhos esperados”.
E em conformidade com ATTIE (2007) que afirma:
“Podemos atestar que o controle interno compreende
todos os meios planejados numa empresa para dirigir,
26
restringir, governar e conferir suas várias atividades com
o propósito de fazer cumprir os seus objetivos. Os meios
de controle incluem, mas não se limitam a: forma de
organizações, políticas, sistemas, procedimentos,
instruções, padrões, comitês, plano de contas,
estimativas, orçamentos, inventários, relatórios, registros,
métodos, projetos, segregação de funções, sistema de
autorização e aprovação, conciliação, análise, custódia,
arquivo, formulários, manuais de procedimentos,
treinamento, carta de fiança etc”.
Das afirmativas pode-se concluir que administração da entidade,
visando a proteção do patrimônio, a minimização de fraudes e erros, a
fidedignidade das informações geradas e a eficiência nas operações
executadas por seus colaboradores, é a responsável pela criação da estrutura
organizacional que compreende a divisão adequada do trabalho, com o
estabelecimento das responsabilidades e autoridades em seus diversos níveis
e de processos organizacionais com normas, procedimentos, métodos, rotinas,
entre outros, de forma a promover o controle sobre as atividades e operações,
de preferência, formalizadas através de manuais.
Os controles internos quando bem elaborados e executados visam
prevenir, corrigir erros e evitar distorções das informações geradas. Eles
podem ser aplicados em todas as áreas da entidade e de acordo com o que foi
citado por SCHIMIDT, SANTOS e ARIMA (2006): “O controle interno é um
conjunto de controles interligados de maneira lógica, abrangendo todas as
funções administrativas, ou seja, o planejamento, a execução e o controle”.
O objetivo do estabelecimento de um controle, em qualquer processo de
atividade, de acordo com DIAS (2010) pode ser:
• Preventivo: atua como uma forma de prevenir a
ocorrência dos problemas, exercendo o papel de
27
uma espécie de guia para a execução do processo
ou na definição das atribuições e
responsabilidades inerentes.
• Detectivo: como o nome indica, detecta algum
problema no processo, sem impedir que ele
ocorra.
• Corretivo: serve como base para a correção das
causas de problemas no processo, mas após os
mesmos já terem ocorrido.
Identifica-se com clareza, que nos dias atuais, os controles devem atuar
de forma preventiva (de forma a evitar a ocorrência dos problemas)
proporcionando segurança quanto à existência de problemas ou desvios nos
processos organizacionais.
Em qualquer entidade há a necessidade da padronização dos
procedimentos adotados, que são representados pela contínua repetição e
aplicação de processos essenciais para o desenvolvimento de sua atividade-
fim, que quando da criação de um padrão para os controles internos, são
identificados as políticas e critérios adotados para sua realização de forma
eficaz. Deve-se atentar para a necessidade da compreensão e da importância
dos procedimentos, por toda a direção da empresa e seu corpo funcional com
o objetivo de medir a eficácia dos procedimentos adotados e a realização de
atualização nos fluxos e controles de seus processos.
4.1 - DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS
Levando-se em conta os procedimentos praticados pela auditoria em
condomínios e descritos no capítulo III deste trabalho e utilizando-se a
exemplificação prática encontrada nas obras: Curso Prático de Auditoria
28
Administrativa (OLIVEIRA) e Manual de Controles Internos (DIAS), busca-se o
entendimento de como desenvolver e implantar os controles internos de forma
que seja satisfeita a necessidade dos condôminos e gestores, bem como
atender e dar suporte aos auditores em seus trabalhos na entidade.
Manual de Controles Internos é definido por OLIVEIRA (2010) da
seguinte forma:
“Manual é todo e qualquer conjunto de normas,
procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos,
instruções e orientações que devem ser obedecidos e
cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa,
bem como a forma como esses devem ser executados,
quer seja individualmente, quer seja em conjunto”.
O desenvolvimento e a implantação de um manual de controles internos
segundo DIAS (2010) se dá através da:
1- Identificação dos processos organizacionais com todas as suas
etapas, objetivos, riscos e atividade de controle que deverá ser
adotada.
2- Planejamento do projeto de manualização dos processos que deverá
conter a documentação do fluxo dos procedimentos, conclusão dos
objetivos envolvidos e conhecimento dos riscos inerentes, etc.
3- Documentação do fluxo e de seus procedimentos com a
apresentação e divulgação do processo aos funcionários envolvidos.
4- Documentação do processo de forma narrativa onde se documenta o
fluxo de procedimentos e controles desenvolvidos.
5- Execução de diversos testes nos processos definidos para a
verificação da eficácia do manual na prática.
6- Aprovação e assinatura da alta gestão da empresa.
29
7- Apresentação e distribuição do manual impresso e encadernado,
assim como publicado na Intranet possibilitando o acesso por todos
os funcionários.
A partir das informações obtidas acima discorrer-se-á sobre os pontos
de controle de interno das áreas administrativas mais genéricas e a descrição
dos possíveis fluxos de procedimentos internos.
1. ESTOQUES
1.1- Pontos de Controle Interno
Alguns pontos de controle interno na área de estoques conforme
recomendado por OLIVEIRA (2010):
a) as funções de controle da entrada, estocagem e saída do material no estoque do condomínio devem ser separadas entre si; b) os responsáveis pela movimentação do material no estoque não devem realizar compras; c) toda a movimentação do material no estoque (entrada estocagem saída) deve ser suportada por documentação própria, por exemplo:
entrada nota fiscal estocagem cadastro e ficha de controle por material saída formulário de requisição interna, aprovada pelo síndico ou outra pessoa, devidamente indicada;
d) os registros auxiliares devem ser mantidos em dia, sem rasuras e devem ser inspecionados periodicamente pelo síndico; e) os responsáveis pela movimentação do estoque, desde que não se trate do próprio síndico, não devem realizar nenhum tipo de pagamento de material adquirido para estocagem.
1.2- Descrição do Fluxo de procedimentos internos
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Com base nos exemplos de padrões gerenciais descritos por DIAS (2010),
adaptando-se os fluxos de procedimentos internos para a utilização em
condomínios.
1º O síndico ou o funcionário administrativo deve inspecionar as
instalações prediais para identificar as necessidades de reposição ou aquisição
de itens de conservação.
2º O síndico ou o funcionário administrativo deve enviar um Pedido de
Compra com todos os itens necessários para cotação junto a pelo menos 03
(três) fornecedores.
3º O síndico ou o funcionário administrativo registrará em planilha
própria e arquivará no processo de compras, os orçamentos recebidos através
de e-mail ou fax como resposta dos fornecedores cotados.
4º O síndico ou o funcionário administrativo encaminhará o processo de
compras para escolha e aprovação.
5º O síndico ou o funcionário administrativo providenciará a compra do
material com o fornecedor.
6º O síndico ou o funcionário administrativo será o responsável pelo
controle do recebimento (conferência da nota fiscal, com o pedido de compra e
com o material entregue).
7º O síndico ou o funcionário administrativo deverá registrar em planilha
própria para controle de estoque o material recebido e quando de sua
utilização.
8º O síndico ou o funcionário administrativo providenciará o
agendamento do pagamento, em posse da nota fiscal através de registro na
planilha de fluxo de pagamento.
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2. COMPRAS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS
2.1- Pontos de Controle Interno
Conforme afirma OLIVEIRA (2010), que “a atividade de compras é
exercida exclusivamente pelo síndico e traz embutida uma forte suspeita
quanto à honestidade e transparência nas negociações”.
Por esse motivo essa atividade deverá ser revestida de formalidades e
cuidados a serem adotados pelo síndico, como exemplifica OLIVEIRA (2010)
a seguir:
• As compras devem ser realizadas de acordo com alguma modalidade de licitação, definida pelo Síndico, Conselho, Assembléia ou estabelecida no Regimento Interno. • Em condomínios, com mais de dois edifícios e com existência de síndico e subsíndicos, deve ser indicada, previamente, a pessoa ou pessoas autorizadas a aprovar compras e contratação de serviços.
• Em Assembléia, deverão ser escalonados os valores das aquisições para definir os níveis de aprovação e autorização das compras. • Os serviços de compras devem ser separados dos serviços de recebimento dos materiais ou bens e da realização dos pagamentos. Em condomínios pequenos, isso não é possível, vez que o síndico é o único administrador.
• É conveniente que sejam mantidos controles em separado para compras, contas a pagar, estoques e tesouraria. • A documentação comprobatória das compras ou contratação de serviços deve ser original e se constituir, para cada aquisição ou serviço, num processo probatório dos pagamentos realizados.
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2.2- Descrição do fluxo de procedimentos internos
Utilizando-se o processo de compra ou contratação apontado por
OLIVEIRA (2010), como fonte de consulta e de norteamento, têm-se condições
de delinear o fluxo de procedimentos internos a seguir:
1º O síndico ou o funcionário administrativo se encarregará de
fazer a montagem de um processo de compra ou de contratação de serviços,
onde constará:
(1) FOLHA DE RESUMO: a) compra ou contratação (descrição do bem ou do serviço e o valor estimado) b) motivos ou explicação da necessidade da compra ou da contratação; c) autorização (se houver limitações ao síndico e haja necessidade de aprovação da assembléia ou conselho, ou se já consta em estatuto ou no regimento interno) d) tipo de licitação aplicada (coleta de preços por telefone ou por carta ou outro tipo). (2) MAPA DE LICITAÇÃO a) (contendo os nomes dos fornecedores e respectivos telefones e/ou endereços para consulta) b) indicação do fornecedor vencedor c) identificação do síndico ou comissão que aprovou o vencedor d) forma e data de pagamento (3) NOTA FISCAL OU CONTRATO a) Nota Fiscal de compra e/ou Contrato de serviços, conforme o caso b) cópia de cheque emitido para pagamento.
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2º O síndico ou o funcionário administrativo providenciará o
agendamento do pagamento, em posse da nota fiscal através de registro na
planilha de fluxo de pagamento.
3. CONTAS A PAGAR
3.1- Pontos de Controle Interno
De acordo com OLIVEIRA (2006) no controle interno de contas a pagar
é necessário observar:
• A manutenção de um cadastro de contas a pagar com datas de
vencimento, a fim de se evitar atrasos e pagamentos de juros e multas;
• Se todos os documentos que comprovam as obrigações são originais e
se após o pagamento são arquivados adequadamente;
• Se é feito apontamento sobre a forma de pagamento (Caixa ou Bancos);
• Se a documentação comprobatória está sendo cancelada após o
pagamento.
3.2- Descrição do fluxo de procedimentos internos
O processo do contas a pagar tem por objetivo, segundo DIAS (2010):
• Garantir que todas as obrigações assumidas pela empresa sejam informadas junto ao responsável pela quitação;
• Garantir que todos os documentos recebidos para
quitação pela empresa sejam registrados e controlados para sua liquidação no correspondente vencimento.
• Garantir que todas as obrigações de
responsabilidade da empresa identifiquem a forma de sua quitação junto aos seus favorecidos.
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• Garantir que todas as obrigações sejam quitadas
de acordo com a forma estabelecida pela Diretoria, no vencimento definido.
• Garantir a geração de relatórios que identifiquem o
status das obrigações, quitadas, vencidas e a vender, de forma a permitir que a Diretoria possa tomar decisões precisas, quanto à ação a ser aplicada a cada caso.
Para que tudo ocorra da forma desejada podem ser implantados
procedimentos internos como exemplificados a seguir:
1º O síndico, semanalmente, deverá lançar mão da planilha do contas a
pagar para que sejam definidas a quitação ou não na data de vencimento e
sua forma de pagamento (cheque, espécie, transferência, débito ou depósito
em conta corrente).
2º O síndico deverá fazer a conferência dos boletos de cobrança de
acordo com os documentos anexados na planilha de controle do contas a
pagar, quanto: à data de vencimento, tipo de gasto, descrição do favorecido e
valor.
3º O síndico deverá proceder a baixa dos pagamentos liquidados e
arquivar seus comprovantes.
4. RECEITAS
4.1- Pontos de Controle Interno
Com base nas observações de OLIVEIRA (2010), no que se refere a
Condomínios, são relacionados como pontos de controle interno:
• Manutenção de cadastro de todos os condôminos contendo
tabela de controle de pagamentos, de forma a permitir o controle
das datas dos valores pagos e vencidos ou devidos;
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• As taxas condominiais e demais receitas eventuais serão
cobradas dos condôminos, através de boletos bancários ou
recibos. Em caso de recibos, devem ser emitidos em duas vias
carbonadas e com numeração consecutiva;
• Quanto a receitas originadas de rendimentos por aplicação
financeira, deverá ser mantido pelo síndico em arquivo próprio os
extratos bancários e demonstrativos que detalhem as aplicações,
resgates e rendimentos;
• Manter relação mensal da emissão dos boletos e o recebimento
destes pelos condôminos, com o objetivo de evitar fraudes e/ou
erros. Deverá ser evitada a substituição dos recibos ou boletos
oficiais por recibos comuns.
4.2- Descrição do fluxo de procedimentos internos
As fases do processo de recebimento conforme esclarece DIAS (2010)
são:
1- a emissão da cobrança. 2- O registro da cobrança. 3- Baixa do recebimento. 4- Geração de relatório de monitoria.
Os procedimentos internos que poderão ser utilizados são:
1º o síndico ou o funcionário administrativo emitirá relatório de cobrança
de valor a pagar, levando em conta a forma de rateio das despesas coletivas,
para cada condômino.
2º com base no relatório será providenciada a emissão dos boletos de
cobrança e seu registro em planilha própria.
3º os boletos para quitação deverão ser entregues a cada condômino
que deverá acusar recebimento em listagem própria.
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4º nas cobranças através de boletos bancários, o síndico ou o
funcionário administrativo deverá solicitar ao banco a posição da carteira de
cobrança, para acompanhamento.
5º nas cobranças em carteira, o síndico ou o funcionário administrativo,
emitirá recibo, em duas vias, ficando a primeira via na administração e a
segunda via entregue ao condômino. Deverá ser providenciado imediatamente
o depósito do valor recebido na conta corrente do condomínio e o registro do
recebimento na planilha de controle de Fluxo de Caixa.
6º Após as confirmações dos recebimentos deverão ser providenciadas
as baixas em planilha própria.
7º emitir relatório semanal de recebimentos ocorridos e a forma de
liquidação, se recebidos em cheque, em espécie, por transferência bancária,
depósito em conta corrente ou borderô de cobrança, assim como a
identificação das cobranças vencidas. Esses relatórios servirão como forma de
controle e monitoria pelas partes interessadas.
5. BANCOS E CAIXA
5.1- Pontos de controle interno
Alguns pontos de controle interno na área de Tesouraria que engloba
Bancos e Caixa conforme recomendado por OLIVEIRA (2006):
• Todos os recebimentos de Caixa devem ser comprovados por
cópia de recibos passados pelo síndico ou o funcionário
administrativo, assim como, todos os pagamentos devem estar
apoiados por recibos fornecidos pelos beneficiados. Após a
conclusão da operação os documentos comprobatórios devem
ser cancelados, carimbando-os com os seguintes dizeres:
“Recebido” ou “Pago”.
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• As conciliações bancárias devem ser periódicas, quanto menor o
período de conferência melhor.
• Os cheques recebidos devem ter anotação no verso com os
dados do emitente: telefone e número da unidade condominial.
• Os cheques para pagamento devem ser emitidos com cópias.
• Os cheques cancelados devem ter o local da assinatura destruído
e serem conservados no próprio talão de cheques.
• Todos os valores recebidos, sejam eles, em espécie ou cheques
deverão ser depositados diariamente. No caso de dinheiro em
espécie poderão ser mantidos no Caixa o valor referente ao
Fundo Fixo autorizado em Assembléia.
5.2- Descrição do fluxo de procedimentos internos
Os procedimentos internos adotados em Tesouraria são bem simples,
como explicitados a seguir:
1° no recebimento, o síndico ou o funcionário administrativo, deverá
emitir recibo no valor que foi arrecadado. Se fôr efetuado em dinheiro basta
guardá-lo no cofre juntamente com o comprovante da receita, se fôr em
cheque, este deverá ser cruzado e nominal ao condomínio e deverá ser
discriminado no verso o emitente e a unidade que representa.
2° Imediatamente após o recebimento deverá ser feito o registro da
operação em livro específico, como exemplo, “Movimento de Caixa”.
3° no pagamento, o síndico ou o funcionário administrativo, deverá
efetuá-lo por meio de cheques nominativos, emitidos com cópias ou borderô,
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que após efetivada a operação deverão ser anexadas aos recibos
comprovantes das obrigações pagas.
4° imediatamente após o pagamento deverá ser feito o registro da
operação no “Movimento de Caixa”.
5° ao final do dia os saldos de Caixa e Bancos deverão ser checados
através da contagem física e dos extratos bancários.
6. FOLHA DE PAGAMENTO
6.1- Pontos de controle interno
Em conformidade com OLIVEIRA (2006) os pontos de controle interno
em Folha de Pagamento são os seguintes:
• Os serviços de admissão, demissão e cadastro de
empregados devem ser separados entre si;
• Devem existir Fichas de Trabalho e/ou Livro de
Registro de Empregados, conforme exigido pela
legislação trabalhista;
• Os serviços de cálculos de folha de pagamento
devem ser separados dos demais serviços de gestão de
pessoal e dos serviços financeiros e contabilidade;
• Deve existir uma Pasta do Empregado na qual
sejam arquivados os documentos de admissão e outros
de acompanhamento do desenvolvimento do empregado
dentro da empresa;
• A empresa deve manter um adequado Plano de
Cargos e Salários;
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• Os descontos de salários devem ser criteriosamente
controlados e individualizados;
• Deve haver no cadastro, ou em outro tipo de
registro, anotações relativas aos benefícios concedidos
para cada empregado;
• O controle de ponto deve ser elaborado com justiça
e as exceções claramente expostas;
• Deve-se possuir controle de férias adequado de
forma a atender a legislação trabalhista vigente;
• A Folha de Pagamento deve ser preparada de forma
que forneça resumos, com totalizadores de, por exemplo,
salário bruto, encargos sociais a pagar ou a recolher
(obrigação da empresa e do empregado,
respectivamente), salário líquido, benefícios recebidos,
parcelas de benefícios descontados, horas extras e
outros descontos.
6.2- Descrição do fluxo de procedimentos internos
Os procedimentos internos relativos às atividades relacionadas à Folha
de Pagamento em Condomínios, geralmente, são executadas por escritórios
de contabilidade ou contabilistas que se encarregam de manter tudo de acordo
com a legislação trabalhista em vigor.
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CONCLUSÃO
Ao término deste trabalho é fácil compreender que os controles internos
são ferramentas de total utilidade em qualquer entidade seja ela com fins
lucrativos ou não. A responsabilidade quanto à utilização e manutenção dos
controles internos em Condomínios, basicamente será do Síndico ou do
Administrador, mas quanto aos resultados advindos dos procedimentos serão
os condôminos e a auditores os maiores interessados.
As dificuldades que se encontram para desenvolver e implantar os
controles internos são basicamente duas: ao contrário de empresas que visam
lucros, os Condomínios, em sua maioria, têm um número limitado de
funcionários administrativos, quando não nulos, impossibilitando a segregação
de funções e a falta de parâmetros para o desenvolvimento dos controles
internos, visto que, dificilmente se encontram estudos administrativos em
empresas sem fins lucrativos, tal fato se dá pelo alto índice de peculiaridades
das atividades exercidas e da inexistência de padronizações já desenvolvidas.
Resta então aos interessados em desenvolver seus sistemas de controles,
fazer pesquisas em trabalhos realizados, nesse ramo de atividade, por
profissionais de auditoria que se utilizam da facilidade que esta ferramenta
proporciona e no caso da inexistência eles recomendam o seu
desenvolvimento, implantação e controle.
Como forma de responder ao questionamento feito no início deste
trabalho que direcionou o estudo apresentado conclui-se que os gestores
poderão se utilizar dos testes de observância realizados pelos auditores e de
seus relatórios, como o objetivo de obter informações sobre as áreas de maior
risco de ocorrência de erros e fraudes, a forma de monitorar as atividades e
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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BRASIL. Conselho Federal de Contabilidade – CFC. Resolução nº. 700, de
1991. Aprova a NBC T 11 (Normas de Auditoria Independente das
Demonstrações Contábeis).
DIAS, Sergio Vidal dos Santos. Manual de controles internos: desenvolvimento
e implantação, exemplos e processos organizacionais. São Paulo: Atlas, 2010.
FADEL, Jorge L. C. Condomínio: teoria & prática. Rio de Janeiro: Brasport,
2007.
JUND, Sergio. Auditoria: conceito, normas, técnicas e procedimentos: teoria e
700 questões. 6ªed. Rio de Janeiro: Impetus, 2004.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos:
uma abordagem gerencial. 19. Ed. – São Paulo: Atlas, 2010.
OLIVEIRA, José Augusto Ribeiro de. Curso Prático Auditoria Administrativa.
São Paulo: Saraiva, 2006.
OLIVEIRA, José Augusto Ribeiro de. Manual de Auditoria para Condomínios.
2ªed. publicação do autor. Brasília, 2010.
PAULA, Maria Goreth M.A. Auditoria Interna: embasamento conceitual e
suporte tecnológico. São Paulo: Atlas, 1999.
SCHMIDT, Paulo, SANTOS, José Luiz dos, ARIMA, Carlos Hideo.
Fundamentos de auditoria de sistemas, São Paulo, editora Atlas S/A, 2006.
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