View
1.074
Download
1
Category
Preview:
DESCRIPTION
CADAP7º Grupo DisciplinarInformação e ComunicaçãoSimplificação de processos informação e competitividadeLuis Vidigal
Citation preview
FORGEPCADAPCADAP
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal 1
CADAP - 7º Grupo DisciplinarInformação e Comunicação
Simplificação de processos informação e competitividade
Luís Vidigal1 e 2 de Junho de 2009
http://simplicidade.no.sapo.pt
CADAPA Mudança do Contexto para a Administração Pública
Era da InformaEra da Informaççãoão• Mudanças muito rápidas• AP mais ágil / flexível• Incorporação de TIC, gestão em
rede• Pressão da procura para serviços
com mais qualidade• Utentes que desejam poder
escolher e dispor de alternativas• AP responsável perante os
utentes• Constrangimentos financeiros
severos
Era IndustrialEra Industrial• Burocracia estável e
centralizada• Gestão hierarquizada• Processo de trabalho
tradicional• Serviços de qualidade baixa• Serviços standard: “One size
fits all”• Serviços públicos em
monopólio com capacidade de resposta lenta
• Orçamentos em expansão
David Osborne:- “The price of Government”Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAPAs Estruturas de Modernização em Portugal
dos últimos 30 anos
Missão paraa Sociedade
da Informação
1975 1987 1997
CISI UMICUnidade de Missão
CIICResponsáveis Ministeriais IC / Task forces
Núcleos para aSociedade de
Informação
2002 20052001
SMAIIAE
Instituto de InformáticaDGOA
CITIAPEntidades de Coordenação Sectorial
MARAP / NARs
DGAPPRACECQRAP
EMOFAP
2006
PlanoTecnológico
Reforma Administrativa e e-Government
UCMA
UMICAgência
2007
AM
AS
erv
iços
Partilh
ad
os
InfocidInfocid
1989LivroLivroVerdeVerde
EstratégiaEstratégiade Lisboade Lisboa
2000
Instituto de Informática
1996
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAPIniciativas e mais iniciativasao longo de mais de 40 anos
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAPPressões para a Mudançada Administração Pública
Pressões para a melhoriada qualidade e eficáciado serviço:• Cidadão;• Empresas;• Comparação com os
serviços privados;• Comparação com outras
Administrações Públicas.
Pressões para a redução decustos:• Competitividade e
crescimento;• Disponibilidade para
investimento.
SituaçãoActual
SituaçãoFutura
Qua
lidad
e do
s S
ervi
ços
Pre
stad
os
Eficiência no Consumo de RecursosSimplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
6
Simplicidade na Wikipédia
Simplicidade é a ausência de artifícios, extravagâncias e excessos de ordem material, social ou psicológica; é viver do que há na sua essência.
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAPMudar a Administraçãopartindo do serviço
1. Introduzir uma cultura de simplificação
2. Fazer com que a mudança na forma de prestação do serviço produza impactos na sua organização
3. Olhar para a procura e estimular a participação dos utentes
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
8
S. Exª o Papel
Paradoxo da (in)ProdutividadeSimplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
9
Colaboração digital
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
10
and Smart
Short and Simple
Um Princípio desde os anos 60(Programa Apollo)
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAPAliviar a cargae os custos de contexto
Dirija-se ao
Guichet seguinte
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
12
Cultura deSimplificação
Uma prioridade para a a Administração Pública
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
13
• SIMPLIFICAÇÃO PREVENTIVA(ex-ante)– Teste Simplex (PCM)
• SIMPLIFICAÇÃO CORRECTIVA (ex-post)– 333 Medidas em 2006 (UCMA)– 235 Medidas em 2007 (UCMA)– 189 Medidas em 2008 (SEMA)
Níveis de Simolificação do SIMPLEX
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
14
SIMPLIFICAÇÃO PREVENTIVA (ex-ante)Teste Simplex (PCM)
• Caracterização da iniciativa• Encargos administrativos• Compatibilidade com a AP
Electrónica• Consolidação normativa e
avaliação
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
15
Caracterização da iniciativa
• A Iniciativa deriva deImperativo constitucionalConcretização de lei-quadro / lei de basesTransposição de directiva comunitária ou decisão-quadroPrograma do GovernoOutro imperativo legalRazões de oportunidade
• Forma do acto• Objecto
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
16
A iniciativa comporta encargos administrativos?
• NãoOs destinatários das normas não estão obrigados a suportar encargos administrativosAs obrigações constantes da iniciativa não devem ser consideradas encargos administrativos para este efeito
• SimMantém encargos administrativos anterioresCria novos encargos administrativos ou cargas complementares
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
17
Mais questões sobre Encargos administrativos
• Quais são os encargos administrativos que a iniciativa legislativa ou regulamentar cria, mantém ou agrava?
• Foram estudados e avaliados cenários alternativos, envolvendo a eliminação ou a redução dos encargos administrativos?
• Foi considerada a adopção de medidas facilitadoras do cumprimento dos encargos administrativos?
• Foram considerados os meios administrativos e os custos burocráticos e de contexto, inerentes à criação ou à manutenção dos encargos administrativos?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
18
Avaliação dos Encargos administrativos
• Qual a dimensão do grupo obrigado ao cumprimento dos encargos administrativos?
• Qual a periodicidade do cumprimento dos encargos administrativos?
• Quanto tempo gasta, em média, cada um dos destinatários para cumprir os encargos administrativos?
• Qual é a expressão monetária dos encargos administrativos?
• Quais os custos administrativos e burocráticos para a Administração Pública?
• Qual é a relação custo/benefício?Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
19
T x C x Q = EA• T – Tempo gasto pelos destinatários• C – Custo de cumprimento das obrigações
– Função de nível reduzido = 30 Euro/hora– Função de nível médio = 45 Euro/hora– Função de nível elevado = 60 Euro/hora– Contratação externa = 100 Euro/hora
• Q é o produto do número previsto de destinatários abrangidos pelo encargo (N) pela frequência com que têm de cumprir essa obrigação (F)Q=NxF.
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
20
Custos administrativose burocráticos para a AP
• Utilização de bases de dados, redes ou suportes físicos pré-existentes
• Criação de bases de dados, redes ou suportes físicos
• Criação ou manutenção de serviços de apoio• Campanhas de divulgação, sensibilização• Funcionários afectos à actividade• Funcionamento e manutenção de estruturas
administrativas de aplicação• Outros
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
21
Compatibilidade com aAP Electrónica
• Foi prevista a possibilidade de utilização de formulários electrónicos?
• De que tipo?SimplesInteractivos, com dispensa de envio/confirmação pelo correio e com entrega electrónica de recibo de recepção com validade plenaInteligentes, com pré-preenchimento de campos
• Foi feita a avaliação prévia da pertinência e actualidade dos dados pedidos nos formulários?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
22
Compatibilidade com aAP Electrónica
• Qual a via ou vias de comunicação previstas para o cumprimento dos encargos administrativos?
InternetTransferência de ficheirosE-mailFaxTelefoneCorreio normalCarta registadaEntrega no local
• Há previsão de pontos únicos de recolha e de acesso à informação?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
23
• Foi feita a análise de alternativas à legislação agora proposta?
Auto-regulaçãoCo-regulação.ContratualizaçãoCódigo de conduta
• Qual o grau de dispersão das normas jurídicas, com vigência real ou aparente, relativas à matéria constante da iniciativa legislativa ou regulamentar?
Entre 0 a 2 diplomasEntre 2 a 4 diplomas.Mais de 4 diplomas (Nesta caso, justificar a razão pela qual não se procede à consolidação normativa, caso não esteja prevista)
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
Consolidação normativa e avaliação
CADAP
24
• Qual a extensão das alterações introduzidas na versão originária do acto normativo?
Afectam, no seu conjunto, menos de 1/3Afectam, no seu conjunto, mais de 1/3. Neste caso, justificar a razão pela qual não se procede à republicação integral consolidada, caso não esteja prevista
• Foram identificados todos os actos normativos com vigência real ou aparente, relacionados com a matéria constante da iniciativa?
Actualização e harmonização normativasEliminação das normas obsoletas e inúteisRevogação expressa
• Está prevista a avaliação sucessiva do diploma?Avaliar o grau de execução (eficácia/eficiência/efectividade).Avaliar os custos/benefícios da aplicação e as repercussões económicas e financeiras.Ponderar índices de aceitação/resistência/conflitualidade
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
Consolidação normativa e avaliação
CADAP
25
Objectivos SIMPLEXSIMPLIFICAÇÃO CORRECTIVA
• Resposta pronta e eficaz às necessidades dos cidadãos e das empresas
• Aumentar a confiança dos cidadãos• Permitir às empresas obter mais
rapidamente licenças e autorizações e cumprir outras formalidades
• Facilitar a racionalização e a eficiência da própria Administração Pública
• Favorecer a competitividade de Portugal
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
26
• Deixar o cidadão escolher entre pagar uma segurança acrescida ou utilizar formas mais simples e mais baratas
• Fazer com que as exigênciasburocráticas sejam proporcionais ao risco
• Não solicitar informação desnecessária
• Partilhar informação disponível na AP
Os Princípios da Simplificação
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
27
Um exemplo de partilha
• Novo modelo de prestação de informação e contas que permite às empresas a sua apresentação por via informática, num único ponto e de uma só vez.
• Neste processo incluem-se declarações obrigatórias, designadamente no âmbito das Finanças, do Trabalho e da Segurança Social, mas também a recolha de informação para fins estatísticos, com a consequente eliminação de um conjunto de inquéritos feitos, entre outros, pelo Banco de Portugal e pelo Instituto Nacional de Estatística.
Arranque em 2006 para enviada em 2007Arranque em 2006 para enviada em 2007
INFORMAINFORMAÇÇÃO EMPRESARIAL SIMPLIFICADAÃO EMPRESARIAL SIMPLIFICADA
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAPCADAP
28
Uma Visão Agregadora
• A simplificação não pode ficar reduzida a um qualquer somatório de medidas pontuais de eliminação de licenças e autorizações ou de modificação de procedimentos.
• Importa transformar o estádio inicial de um programa constituído por medidas avulsas e aparentemente sem ligação entre si num conjunto harmónico e agregado de medidas, visando um objectivo final quantificável.
• Só uma visão visão agregadora permitirá que os cidadãos e as empresas comecem a associar o resultado dos esforços de simplificação à melhoria da qualidade na prestação de serviços públicos.
2008Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
29
Acções permanentes de Simplificação
• A simplificação não se decreta. A simplificação deve ser entendida como uma estratégia geral assente em acções permanentes de avaliação, correcção e compensação das normas e das práticas administrativas.
• A simplificação é uma tarefa sempre inacabada. As medidas de simplificação dadas como concluídas num determinado momento devem continuar sobre o escrutínio crítico da permanente avaliação dos resultados.
2008Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
30
AS PRINCIPAIS DIFICULDADES DA SIMPLIFICAÇÃO
• Aqueles a quem a simplificação nãoaproveita
• O fantasma da insegurança• A ameaça do caos e fraude generalizada• A ausência de cultura de simplificação na
administração e na produção legislativa• Uma tradição de gestão da AP com uma
lógica assente nas prioridades da oferta
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAPEMPRESA NA HORA:Caso premiado na Europa
Permite a criação de empresas numa só deslocação a um único balcão - uma Conservatória de Registo Comercial ou CFE – tendo como pressupostos fundamentais:Circulação da informação entre os serviços públicos envolvidos. Criação de uma bolsa de nomes de firmas pré-reservado a favor do
Estado.• Mais rápida – 49min• Mais simples – numa única deslocação• Mais barata - 360/300€ versus 500€• Mais segura – toda a Administração pública fica logo a conhecer a
empresa desde que é criadaDesde Julho 2005«Em 2005/06, Portugal foi o maior reformador do processo de constituição
de empresas» (Banco Mundial, Doing Business 2007, p. 8)
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
32
Balcão Único
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAPNovo Modelo:3 Novos Conceitos
BALCÃO “MULTI-SERVIÇO”
BALCÃO “INTEGRADO”
ESPAÇOS TEMÁTICOS DE ATENDIMENTO
Balcão destinado a oferecer serviços de baixa complexidade, a partir da concentração de vários serviços de entidades diferentes num único ponto de contacto
Balcão destinado a integrar todos os processos que compõe uma necessidade/expectativa concreta do cidadão, disponibilizados num ponto único de contacto
Sub-área física, dentro da loja, destinada a agregar em proximidade todos os processos que compõe uma necessidade/expectativa concreta do cidadão
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
34
Do e-Governmentao e-Inclusion
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
35
Todos os cidadãos
Com Segurança
A qualquer Hora
Em qualquer Lugar
Acesso à Informação ea Serviços Electrónicos
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
36
Eficácia
Eficiência Transparência
Poupança Rapidez
e-Gov
O que se espera do e-Government
Confiança
Usabilidade
Mobilidade Disponibilidade
Democracia
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAPç
O quê?Transformação das relações internas e externas do sector público
Como?...através de operações na Internet e TIC...
e-Government
...para optimizar a prestação de serviços públicos, a participação democrática e os processos internos...
Para quê?
Políticas, leis e regulações que
suportam a sociedade da
informação e o e-Government
Esquema regulador
Infra-estruturas
Educação e Formação
Desenvolvimento Económico
IT Governance
Sociedade da InformaçãoAvanços na adopção da
economia interconectadaSimplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
Os relacionamentos decorrentes do e-Government
AdministraçãoPública
Organismo
Organismo
Organismo
Organismo
Fornecedores
E-Procurement
Empresas
G2B
Cidadãos
G2CFuncionários
G2E
G2G
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
39
A solução estánuma caixa?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
40
Dimensões (clientes) do e-Gov
Clientes
Funcionários
Cidadãos
Políticos
Serviço Público
Notoriedade
EficiênciaOperacional
e-GovernmentExcelência
Tecn
olog
ias
4 Anos
70 Anos
36?
Anos
3 Meses
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
41
É preciso apostar também em "corridas de fundo“e acreditar nos Funcionários Públicos
Corrida deFundo
Corrida deVelocidade
36 ?Anos
PolíticosNotoriedade
4 Anos
FuncionáriosServiço Público
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
42
Serviços deInformação
Serviços deComunicação
ServiçosTransaccionais
Evolução do e-Government
Vida do dia a dia Informação sobreTrabalho, Habitação,Educação, Saúde,Cultura, Transporte,Ambiente, etc.
Forum de discussãorelacionado comassuntos quotidianos.Anúncios de casas eempregos. .
Reserva debilhetesRegisto emcursos.
Tele-Administração Directório de serviçospúblicosGuia de procedimentosadministrativosRegistos públicos e basesde dados.
Correio electrónicocom os funcionáriospúblicos. .
Preenchimento eenvio electrónicode formulários.
Participação política Leis, discussõesparlamentares, programaspolíticos, documentospara consulta pública.Informação de apoio aoprocesso de decisãopolítica. .
Forum de discussãosobre assuntospolíticosCorreio electrónicocom os políticos.
Referendos.Eleições.Sondagens.Petições.
Forum Forum Bangemann Bangemann da UE da UE -- 19971997Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
43
1 1 -- PresenPresenççaa
2 2 –– ExpansãoExpansão
3 3 -- InteracInteracççãoão
4 4 –– TransacTransacççãoão
5 5 –– IntegraIntegraççãoão
Integra
Integraççãoão
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
44
As 4 fases de Maturidadeda AP Electrónica na UE
DesenvolvimentoOnline
Informação
Interacçãonum só sentido
download de formulários
Interacçãonos dois sentidos
TransacçãoResolução plena
de problemas
Comunicação
eEurope – Online Avaibility of Public Services (Capgemini)
CADAPModelo integrado de e-Governmentdo eEurope
ContextoOportunidade
Canais
“Front Office”
“Back Office”
UtilizaçãoImpacto
Cidadãos
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Os 4 clusters dos 20 serviços eEurope
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAPAs 4 fases do Gartner
CADAP
Grau de participação dos cidadãose de governaça inteligente
Com
plex
idad
e, ri
sco
e cu
sto
+
+-
-
Focalizar oInterior
Focalizar oExterior
Pouca integração
Aplicações tipoComércio electrónico
Integração de dadose aplicações
Arquitecturascooperativas
Serviços onlinee consultas
Aumentodo númerode serviços
Inteligênciatransaccional
Inteligênciarelacional
Do interior para o exterior
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
49
Para onde queremos ir?
Estamos aqui
PresençaPresença
InteracçãoInteracção
TransacçãoTransacção
TransformaçãoTransformaTransformaççãoão
Inovação e Cooperação
PortalPortal
Vort
alVo
rtal
Vort
alVo
rtal
Vort
alVo
rtal
Vort
alVo
rtal
PortalPortal
VortalVortal
VortalVortal
VortalVortal
VortalVortal
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
A OrganizaçãoAlargada
Beneficiário
Individual
A organizaçãocomo Equipa
Táctico
Âmbito das TI ou iniciativas do negócio
Estratégico
b
Inovação
Conectividade
Produtividade
Colaboração
(Gartner, 2005)Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
Progredir para Inovar com as TI
CADAP
51
Situação actual da Europa
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
52
Para onde vamos
TransformaçãoPersonalização
Transacção
ParticipaçãoPolítica
Integração
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
53
Inclusão SocialNovas Prioridades para o e-Government
... C B AZ Y X ...
““FromFrom ee--GovernmentGovernmentto to ee--InclusionInclusion””NaNaçções Unidas (2005)ões Unidas (2005)
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
54
Info-Exclusão
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
55
2ª Geração
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
A Sociedade do “Conhecimento”
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 57
I n t e r n e t
Informação e Serviços AdministrativosInformação e Serviços Administrativos
Cidadãos EmpresáriosAtendimentointermediado
c/ Computador
“Contact Centres”“CRM”
Infocid Infocid
Kiosks
Alta
Prioridade
Luis Vidigal
... C B AZ Y X ...
Self ServiceSelf Service
CADAP
58
New Delhi – Railway Station3/2/2005
... C B AZ Y X ...Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Radar
Radio
Televisão
COMPUTADOR
FotografiaTelégrafoCinemaTelefone
Séc XIX
Séc XX
Massificação
Imprensa1450 CONVERGÊNCIA
Multim
ediaInteractividade
PropriedadeTecnologia
Cabo
Vídeo
Satélite
Internet
etc.
Evolução da tecnologia dos média
Séc XXI
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
60
Canais de Informação
TelemóvelContact Center
/ DVD
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
61
A Galáxia da Internet• Castells (2001) aponta a Internet como o grande modelo de
Comunicação da Sociedade de Informação • “A Internet é um meio de Comunicação que permite a
comunicação de muitos com muitos, num tempo determinado e numa escala global.”
• As redes têm vantagens consideráveis como ferramentas organizativas, por causa da sua flexibilidade e adaptabilidade a um ambiente em rápida mudança e têm-se vindo a impôrem todos os domínios da Economia e da Sociedade, destronando as organizações verticais e centralizadas e os seus modelos de Comunicação.
• À pergunta : “Porque não me deixam em paz, já que não quero tomar parte nessa tecnologia e envolver-me na Internet e só quero viver a minha vida?”Responde: Se não se ocupar das redes as redes ocupar-se-ão de si porque, queira-se ou não, vivemos na Galáxia da Internet.
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
62
A Comunicação na Sociedade de Informação
• A expectativa para a Sociedade de Informação é a de que, a comunicação interactiva bidireccional substitua o fluxo unidireccional dos mass media, característico da Sociedade Industrial, levando à internacionalização e mesmo para a globalização da comunicação.
• Contudo, a Sociedade de Informação não é necessariamente uma Sociedade melhor ou mesmo mais informada. A tendência que se têm vindo a notar é de um grande aumento da oferta de informação, mas de uma procura de informação menor do que a sua oferta.
• Há portanto a necessidade de que a Educação desenvolva a motivação e o potencial humano de comunicação e por outro lado as técnicas para a gestão correcta de grandes quantidades de informação.
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
63
Administração Electrónica Inclusiva
“Em 2010 todos os cidadãos beneficiarão do acesso aos serviços da Administração Electrónica pelo canal que lhe seja mais conveniente.”
““FromFrom ee--GovernmentGovernmentto to ee--InclusionInclusion””
NaNaçções Unidas (2005)ões Unidas (2005)
In Moving Forward in the5 priority objectives of theeGovernment Action Plan
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAPCADAP
64
Objectivos para o eGovernment em 2010EU Action Plan
• No citizen left behind• Making efficiency and effectiveness a
reality• Implementing high-impact key services• Putting key enablers in place• Strengthening participation and
democratic decision-making
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
65
Disponibilidade de serviços onlinePortugal3º lugar
CapGemini EU i2010 – “The User Challenge Benchmarking The Supply Of Online Public Services? - 7th Measurement - Setembro 2007
Em 2006 - 8º nos 1511º nos 25
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
66
Sofisticação de serviços onlinePortugal4º lugar
CapGemini EU i2010 – “The User Challenge Benchmarking The Supply Of Online Public Services? - 7th Measurement - Setembro 2007
Em 2006 - 9º nos 1512º nos 25
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
67Morte
Euforia
Desilusão
Maturidade
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal Adaptado do Gartner
CADAP
Simplicidade na Comunicação e nos Processos Administrativos / | Luís Vidigal 68
Para além do E-GovernmentHype Cycle do Gartner
Prioridades para a Maturidade• Interoperabilidade• Estratégias Multi-canal• Arquitectura de Empresa• Reengenharia do Back-office• Medida do Desempenho
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
69
Interoperabilidade?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
70
Administração em Rede? Interoperabilidade?
Organizacional“Peopleware” (Vontades)
Informacional / Semântica“Infoware” (Língua)
Tecnológica“ Software” e” Hardware” (infra-estrutura)
É aqui que tudo falha
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
71
Interoperabilidade
Interoperabilidade Semântica
Interoperabilidade Tecnológica
Interoperabilidade Organizacional
Processo BProcesso Báásicosico CidadãosEmpresas
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
72
Novas Estruturas / Novas Relações
“PuttingCitizens
First”OCDE
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
73
Nascimentode um filho
Registar oNascimento
Hospital
Cuidados Primários
Subsídio deNascimento
Reembolso deMedicamentos
Seguros
Habitação
Infantário
...
• Interacções múltiplas
• Formulários repetitivos
• Pouca consistência
• Duplicação de esforços
• Perca de tempo
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
74
Nascimentode um filho
Registar oNascimento
Hospital
Cuidados Primários
Subsídio deNascimento
Reembolso deMedicamentos
Seguros
Habitação
Infantário
...
• Uma interacção manual
• Múltiplas interacções automáticas
• Consistência
• Não duplicação de esforços
• Rapidez
BROKER
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
75
Fim às Certidões!!!
Tem que me trazer uma prova de quem é você
Tem que me trazer uma prova de que não nos deve nada
Uma Certidãoé um toque
a umaBase de Dados
Peça Informaçãouma só veze utilize-a
muitas vezes
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
76
Os originais são bits!?
Formulário
e-Forme-Fact
EXCLUSIVO
INCM
IMPRESSO
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
77
Hoje e amanhã
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
11101101011
11101101110
01100111000
01100111000
MundoReal
MundoDigital
1000111011100001110101111011010001011101101001010111000
Luis Vidigal
Onde estáo
Original?
CADAP
79
Relações Homem - Papel - Máquina
• Pessoa - Papel - Papel - Pessoa• Pessoa - Papel - Máquina – Papel - Pessoa• Pessoa - Máquina - Pessoa
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAPCADAP
80
Formulário é...
É a base para o registo dos dados e informações
necessárias, servindo de suporte aos procedimentos e
rotinas administrativas, permitindo o seu bom
desempenhoSimplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
81
Erros frequentes
• Excesso de rubricas e instruções;• Ausência ou falta de espaço entre
rubricas;• Falta de espaço para preenchimento;• Má colocação das rubricas e das
instruções;• Falta de normalização.
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
82
Vantagens• Simplificam, orientam e disciplinam as acções
administrativas;• Reduzem os custos administrativos, permitindo uma
diminuição dos tempos de execução;• Evitam a improvisação, já que servem de recordatória;• Suscitam menor fadiga e erro;• Possibilitam o preenchimento rápido e sistemático dos
dados;• Facilitam a leitura e posterior consulta;• Permitem a elaboração de bons documentos;• Facilitam a comunicação entre os serviços públicos e
os cidadãos.Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
83
Características• Seja útil e justificado;• Seja breve, preciso e claro;• Seja prático e ordenado logicamente;• Use perguntas directas e objectivas;• Use perguntas que fomentem o preenchimento fácil e
adequado;• Seja completo e suficiente;• Tenha tamanho reduzido;• Defina as condições futuras de utilização e arquivo;• Seja resistente e durável;• Seja pouco dispendioso;• Seja leve e com apresentação que estimule o
preenchimento.Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
84
Categorias
• De circulação ou de ligação – Destinam-se a fazer transmitir e a fazer transportar dados recebidos ou tratados de um posto de trabalho para outro ou para o público e vice versa, podendo ser utilizados, guardados ou retransmitidos.– De circulação interna– De circulação externa
• De posição ou estáticos – Permanecem quase sempre num dado posto de trabalho para futuras pesquisas
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
85
Questões de princípio
• Este formulário émesmo obrigatório?
•Qual é o objectivo deste formulário?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
86William Foddy
Como perguntar?Modelo tradicional
PerguntasEstímulos físicos cuidadosamente padronizados
RespostasExpressas com base em formatos padronizados
INQUIRIDOR INQUIRIDO
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
87William Foddy
Como perguntar?Modelo do comportamento pergunta-resposta
segundo a perspectiva do interaccionismo simbólico
INQUIRIDORCodifica a Pergunta
INQUIRIDODescodifica a Pergunta
INQUIRIDOCodifica a Resposta
INQUIRIDORDescodifica a Resposta
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
88
Como perguntar?Perguntas abertas ou fechadas
William Foddy
Perguntas abertas Perguntas fechadasPermitem aos inquiridos expressarem-se através das suas próprias palavras
Permitem que os inquiridos respondam à mesma pergunta de modo a que as respostas sejam validamente comparáveis entre si
Não sugerem respostasIndicam o nível de informação de que os inquiridos dispõem;Indicam o que é mais relevante no espírito dos inquiridos;Indicam a intensidade dos sentimentos dos inquiridos
Produzem respostas com menor variabilidade
Evitam efeitos de formato Propõem aos inquiridos uma tarefa de reconhecimento, por oposição a um apelo à memória, e, por isso, são de mais fácil resposta
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
89
Como perguntar?Perguntas abertas ou fechadas
Perguntas abertas Perguntas fechadasPermitem identificar complexos quadros de referência e influências motivacionais
Produzem respostas mais facilmente analisáveis, codificáveis e informatizáveis
Constituem um requisito indispensável à adequada formulação de conjuntos de opções de resposta para as perguntas fechadasAuxiliam a interpretação de respostas desviantes a perguntas fechadas
(Cont.)
William FoddySimplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAPCADAP
90
Conjunto limitado de objetos
• Caixa de texto
• Caixa de verificação (checkbox)
• Botão de rádio
• Botão (submit ou reset)
• Lista (dropdown ou com scroll)
• Área de texto
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
91
Descobrir as partes que interessam...
EU
EU
Formulário
Onde é que eu estou?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
92
Descobrir as partes que interessam...
Evento
Evento
Formulário
Como resolver o meu problema?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
As 3 camadas de um formulário inteligente
Aprese
ntaçã
o
Aprese
ntaçã
o
Lógi
ca
Lógi
ca
XML
XML
ApresentaçãoApresentaçãoParte visível
LógicaLógicaRegras de Negócio
Validações
XMLXMLDados para
importação / exportação
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Estágios de Maturidade Tecnológicas
Acesso àInformação
ComunicarTrabalhar juntos
Automatizar osProcessos
Inte
ract
ivid
ade
Impacto
Desmaterializar
Automatizar
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
95
Características de um documento
• Cada documento deve versar um único tema ou assunto
• O texto deve ser redigido de forma clara, objectiva e concisa de modo a ser de fácil leitura (frases curtas e de sintaxe simples)
• Sempre que a extensão o justifique, o texto deve ser dividido em:– Capítulos– Parágrafos– ou Alíneas
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
96
Deixe-me ajudá-lo
Que idadetem?
Está atrabalhar?
Homem ouMulher?
Tem carro?
Tem casa?Tem filhos?
É deficiente?É empresário?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAPCADAP
97
Um mundo de objectos inteligentesdas pessoas às coisas
Tecnologias de auto-identificação:
• Código de barras
• Tarja magnética
• Chip
• Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)
• Biometria (voz, imagem e gesto)
• Rádio-frequência (RFID)
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
98
O que é o formulário único?
•Um formulário para todos?•Todos os formulários para um?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
99
O que é que as pessoas fazem com os formulários?
1. Princípio da progressão linearTrabalhar nas questões pela ordem que aparecem no formulário
2. Princípio do menor esforço de leituraLer apenas o que parece ser necessário para continuar o preenchimento
3. Princípio do encaminhamento por perguntasSaltar directamente para uma pergunta se o formulário o disser para fazer
4. Princípio da omissão de perguntasEsquecer perguntas que não se lhe aplicam
5. Princípio da antecipação da pergunta seguinteSe tem dúvidas sobre uma pergunta, lê a pergunta seguinte
6. Princípio da revisão da perguntaQuando tem dúvidas de interpretação, lê a pergunta e a resposta anterior
7. Princípio da contextualização do tópicoQuando tem dúvidas da relevância lê as perguntas que estão à volta
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
100
• Perguntas• Respostas• Diagnóstico• Acção
• Perguntas• Respostas• Diagnóstico• Acção
Cadeia de pergunta - resposta
• Perguntas• Respostas• Diagnóstico• Acção
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
101
Diagrama de pergunta - resposta
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
102
Porquê os flowcharts
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
103
FLUXOGRAMA
. Gráfico de Processamento
. Apresenta seqüência do trabalho / produto / documento
. Evidencia: origem / processamento / destino
. Apresenta situação: real / proposta
. Símbolos ? Legenda
. Vantagens Simplicidade seqüênciaFácil visualização componentes
deficiênciasAplicação UniversalFacilita implantação de Normas
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
104
Verbos mais usados
Executar, Criar, Remover, Apanhar,
Digitar, Colocar, Calcular, Classificar ...
Controlar, Verificar., Inspecionar, Analisar
Esperar, Aguardar
Remeter, Enviar, Encaminhar, Deslocar
Arquivar, Armazenar, Guardar
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
105
Fluxograma Vertical
Símbolos mais usados
TERMINAÇÃO: inicia ou termina rotina
DOCUMENTO: se for mais de uma via, colocar
EMISSÃO DE DOCUMENTO
OPERAÇÃO
DECISÃO: desdobra o fluxo nas alternativas]
ARQUIVO
PENDENTE: aguardando providência
CONFERÊNCIA
INÍCIO
FACTURA
FACTURA
DIGITA
COR?
AGUARD.MAT
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
106
Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
107Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
108
NomeMorada
ProfissãoEstado CivilRendimento
Pedidos em faltaReclamações
Incidentes...
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
109
Ir à escolaEmpregar-se
Casar-seTer um filho
Mudar de casaConstruir uma casaCriar uma empresa
Morrer...
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
110
SCM - Workflow
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
111
Cooperação entreMáquinas e Pessoas
Ask OnceUse Many
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
112
Substituir Certidões por “bits”
Uma Certidãoé um toque
a umaBase de Dados
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
113
Inicío
Exemplo do Estudo “Casa na Hora”Análise do Processo Actual
6
1 2
3
45
7
8
9
10
11
12 13
Pedido de Cert. TeorPedido Cadern. Predial
Licença Hab / Const
Reg. Prov. Aquisição e Hipoteca
Cert. Direito PreferênciaCert. Direito Preferência
Pedido Cadern. PredialPagamento/Isenção IMT
Escritura
Registo Definitivo
Planta Autenticada
Pagamento/Isenção IMI
FalênciaCrédito
13 passos
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
114
Exemplo do Estudo “Casa na Hora”Processo Futuro
1
Pedido de Cert. TeorPedido Cadern. Predial
Licença Hab / Const
Reg. Prov. Aquisição e Hipoteca
Cert. Direito PreferênciaCert. Direito Preferência
Pedido Cadern. PredialPagamento/Isenção IMT
Escritura
Registo Definitivo
Planta Autenticada
Pagamento/Isenção IMI
FalênciaCrédito
2
3
3 passos
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
115
Três mundos à parte
Tributação
DGCI
Cadastro
IGP
Titularidade
DGRN
Diferenças preocupantes
DEIRepresentaçãoÚnica da Casa
O que éum Prédio?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
116
O mesmo Portugal para todos
Proprietário AdministraçãoCentral
Licenciamento AdministraçãoLocal
Água, Luz, Telefone, etc. Serviços
IMI e IMTValor DEI
Informação Predial ÚnicaPrioridade ao Cadastro das Áreas de Floresta
SiNErGIC 2015?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
117
Sem limites de Tempo e Espaço
Tempo- +
Espa
ço
-
+
PoderPolítico
SociedadeCivil
Para alémdas
Soberaniase das
Legislaturas
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
118
e-Desburocratização
Garantias Democráticas “D”
Bur
ocra
cia
“B”
Desburo
cratiz
ação
tradici
onal
Administraç
ão Públic
a
Electró
nica
Garantias Democráticas “D”
Ace
lera
ção
Ele
ctró
nica
“E”
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
119
ServiçosPúblicos Cidadania
Diminuir ou aumentar o tempo na Internet
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
120
Repensar as estruturas e os processos
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
121
Temos de abrir a “Caixa de Pandora”e resolver de facto os problemas
Informação
Incoerente
Conflitosde Poder
Defesa deTerritórios
Desperdíciode Recursos
Falta deDigitalização
Desintegração
de Sistemas
etc., etc., etc,,….
Como na Mitologia, depois esperamos
encontrar a
Esperança
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
122
Continuamos a construir castelosem vez de serviços
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
123
Silos VerticaisCheios de Poder e Vaidade
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
124
Silos HorizontaisCheios de “Gordura” e Desperdício
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
125
Recursos e Serviços Comuns (SOA)
Partilha de Dados e Serviços“Administração em Rede”
Taeritório Pessoas Empresas Veículos
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
126
Precisamos de algumas espinhasmas de poucos Peixes
Sinergias Horizontais
Prioridade ao Cidadão
€
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
127
Olhar a Administração Públicae o Cidadão a 3 dimensões
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAPCADAP
128
SIMPLEX a três dimensões• Ver os processos para além de um só departamento,
Ministério ou Governo (Central, Regional ou Local)• Incluir os cidadãos e as empresas no ambiente operacional
da Administração Pública• Reutilizar informação já recolhida algures na
Administração Pública ("ask once, use many")• Acabar com a defesa dos territórios, com os conflitos de
poder e as "Feiras de Vaidades"• Digitalizar tudo o que se puder - Enviar em vez de Imprimir• Ter um olhar 360º em torno de cada cidadão ou empresa
(repositórios únicos e fiáveis) - Ter apenas um só rosto perante a Administração Pública
• Menos medidas e mais integração e interoperabilidade
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
129
Sine
rgia
sVe
rtic
ais
Sinergias Horizontais MUITO
CRÍTICO
“Putting Citizens First” OCDE
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
130
Arquitecturas orientadas àPrestação de Serviços
Visão eNovos
Espaços
Auto-estradas que muitas vezes acabam em engarrafamentos …
CidadãosEmpresas
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
131
Consegue vender?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
132
Casa
TerritórioDepartamento
Sector Público
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
133
Para começar, uma páginaé suficiente
“KISS - Keep It Simple and Smart”
Contexto e Visão
Polí
tic
a
Processos Te
cn
olo
gia
Poder
e
QuererSaber
Fazer
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
134
Colocar a Arquitectura alinhadacom a Política e a Engenharia
EstratégiaPolítica Analista Progra-
mador Operador
Arquitecto
ComunicadorTradutor
FacilitadorMediadorPromotorVisionárioIntegrador
EngenheiroConstrutor
PlanosEstratégicos
de SI/TI
Mantenha amesma
Referênciapara todos
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAPMatriz da Arquitectura de ZackmanWhatDados
HowFunções
WhereRede
WhoPessoas
WhenTempo
SubcontractorSub-contratação
AgendaRede Organização
Funções
WhyMotivação
PlannerPlaneamento
OwnerPatrocínio
DesignerConcepção
BuilderConstrução
Dados Estratégia
CADAP
Recuperar o Passado e construir o Futuro
InteroperabilidadePlataformas
ArquitecturaNormalização
DesobstruirCaminhos
Ordenar oTerritório
Arrumar oPassado
Normalizaro Futuro
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAPO Papel da ArquitecturaFortalecer as relações entre as TIC e o Negócio
Estratégia do Negócio
• Forças externas• Objectivos do
Negócio• Política do
Negócio• Locação de
Recursos
Implementação• Processos de
Negócio• Estruturas de
Informação• Sistemas de
Aplicação• Infra-estrutura
Tecnológica• Estrutura
Organizacional
• Arquitectura do Negócio
• Arquitectura da Informação
• Arquitectura Tecnológica
• Arquitectura da Solução
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Definição de Processo
• Conjunto de actividades com uma ou mais espécies de entrada e que cria uma saída de valor para o cliente
Michael Hammer & James Champy
• Conjunto de actividades estruturadas e medidas destinadas a resultar num produto especificado para um determinado cliente ou mercado
Thomas Devenport
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAPMapa de inter-relações entre os vários processos
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Processo 4
Processo 5
Processo n
Proc
esso
1
Proc
esso
2
Proc
esso
3
Proc
esso
4
Proc
esso
5
Proc
esso
nSimplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Mapa dos “donos” dos processos
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Processo 4
Processo 5
Processo n
Dep
art.
A
Dep
art.
B
Dep
art.
C
Dep
art.
D
Dep
art.
E
Dep
art.
XSimplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Fluxos dos processos e seus interfaces
Inputs Outputs
Actividades Factoresde Decisão
Sequências
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Matriz de CRUD
•C – Create•R – Retrieve•U – Update•D - Delete
Quantasfolhas de cálculo
tem na suaorganização?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Matriz de CRUD ou “CU” (Cria / Utiliza)
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Processo 4
Processo 5
Processo n
Dad
o A
Dad
oB
Dad
o C
Dad
o D
Dad
o E
Dad
o X
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
U U
U
U
U U U
U
U
U
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Número Único: Sim ou Não?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Número Único: Sim ou Não?
• Perspectiva Securitária– «Tudo ou quase tudo se justifica para
garantir a nossa segurança»• Perspectiva Processual
– «eficiência e eficácia dos processos de interesse para o cidadão e para a administração pública»
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Número Único: Sim ou Não?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Número Único: Sim ou Não?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Número Único: Sim ou Não?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Número Único: Não
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Número Único: Sim
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Razões Securitárias e Processuais
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
Reengenharia de Processos
• É o repensar fundamental e a reestruturação radical dos processos organizacionais, que visam alcançar melhorias drásticas em indicadores críticos e contemporâneos de desempenho, tais como custos, qualidade, atendimento e velocidade
Michael Hammer & James Champy (1993)
• É o repensar fundamental e redefinição radical dos processos para conseguir enormes melhorias no desempenho
Michael Hammer & Steven Stanton (1995)
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
153
ReengenhariaNão faça sempre como fez!
Repensar(Why)
Resequenciar(When)
Relocalizar(Where)
Refazer(How)
Reduzir(How much)
Reconfigurar(What)
Realocar(How much)
Os 7 Re
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
154
ReengenhariaNão faça sempre como fez!
• Qual a causa para determinado problema?• Porque fazemos as coisas desta forma?• Este processo continua a ser crítico para o cliente?• Quem faz o quê?• O processo, não poderia ser conseguido com
menos passos?• Poderá o processo ser feito em outsourcing? Trará
mais valor acrescentado para o cliente?• Os processos acontecem em paralelo? Quais são
executados primeiro, qual a sequência?• Poderemos introduzir novas funcionalidades
tecnológicas?Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
155
Fazes da reengenharia de processos
Avaliação
Definiçãoda Visão
Definição“To Be”
AnáliseCusto /
Benefício
Plano deTransição
Definiçãodas MétricasImplementação
Caracterização“As Is”
Início
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
156
Reengenharia de processos
• O que se pretende obter com o processo;• Quem intervém no processo e com que
responsabilidade;• Onde é executado o processo, em que
estruturas ou serviços;• Como é executado o processo, qual o
suporte tecnológico inerente;• Qual a sequência mais adequada de
procedimentos e tarefas;• Que recursos são necessários.
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
157
O que aprendemos da Reengenharia
• A gestão de topo deve apoiar a mudança• A cultura organizacional deve ser receptiva• As melhorias e as poupanças devem
focar-se nos processos• Os processos devem ser seleccionados
com base nas necessidades dos cidadãos• Os donos dos processos devem gerir as
equipas, o âmbito e as métricas
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
158
Fases da melhoria de Processos
• Identificar•Analisar•Redesenhar• Implementar•Avaliar
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
159
Tarefas que (potencialmente)não acrescentam valor
• Re-trabalhar• Gastar e ostentar• Assinaturas
múltiplas• Contar• Manusear• Inspeccionar
• Configurar• Desacelerar• Transportar• Mover• Atrasar• Armazenar
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
160
Formas de melhorar os processos• Normalizar• Reduzir erros• Usar equipas em rede• Agrupar trabalho semelhante• Combinar operações e actividades similares• Reduzir controlos e revisões• Mover a decisão para níveis próximos do
cidadão• Eliminar dados não utilizados• Remover atrasos artificiais• Assegurar 100% de qualidade• Automatizar tudo o que for possível
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
161
Resistência à Mudança
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
162
Se alguém faz
…… algualguéém desfazm desfazSimplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
163
EstrelasSolitárias
eGaláxia
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
164Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
165
Criatividade HarmonizaçãoInovação Clareza
Competitividade SimplicidadeRisco Segurança
Expectativas Sector
Privado
Iniciativa Confiançae Estabilidade
SectorPúblico
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
Mercado Interno da Informação na UE
Directiva 2003/98/CEde 17 de Novembro de 2003
publicada no Jornal Oficial em 31 de Dezembro de 2003
Directiva relativa à reutilização de informações do sector público que estabelece a forma como os organismos devem promover e aumentar a reutilização da sua informação.
A Directiva é construída em torno de dois pilares fundamentais do mercado interno:• A transparência• A concorrência lealO documento define as regras mínimas para a reutilização da Informação do Sector Público
em toda a União Europeia. Nos seus considerandos incentiva os Estados-Membros a irem além dessas regras mínimas e a adoptar políticas de dados abertos, que assegurem uma ampla utilização de documentos/informação detidos pelos organismos públicos.
Transposição para o direito português: Lei nº46, no dia 24 de Agosto de 2007
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
Estado português em Tribunal
Comissão das Comunidades Europeias contra República Portuguesa Recurso interposto em 24 de Novembro de 2006 (Caso C-482/06) (Processo C-482/06)(2006/C 326/100)Língua do processo: Português Recorrente: Comissão das Comunidades Europeias (representantes: E. Montaguti e G. Braga da Cruz, agentes) Recorrido: República PortuguesaPedidos da recorrente Uma declaração de que, ao não adoptar (todas) as disposições legislativas, regulamentares e administrativas necessárias para dar cumprimento à Directiva 2003/98/CE (1) do Parlamento Europeu e do Conselho, de 17 de Novembro de 2003, relativa à reutilização de informação do sector público ou, em qualquer caso, ao não comunicar essas disposições à Comissão Europeia, a República Portuguesa não cumpriu as suas obrigações ao abrigo do artigo 12 da referida directiva; A República Português deve pagar as custas. Fundamentos e principais argumentos O prazo de transposição da directiva para o direito nacional terminou em 1 de Julho de 2005. (1) OJ 2003 L 345, p. 90. Fonte: 30/12/2006 Jornal Oficial da União Europeia C 326/49
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
Informação do Sector Público• A Informação do Sector Público são documentos, bases de
dados e outra informação: meteorológica, mapas digitais, dados de tráfego, e outra, produzida, recolhida e armazenada pelos organismos públicos e que não esteja condicionada na sua difusão pública por outras normas específicas.
• As TIC permitem-nos obter, armazenar, combinar, analisar e divulgar a diferente informação duma forma muito mais eficiente, eficaz, interactiva e económica do que antes.
• A combinação da grande qualidade da Informação do Sector Público com as TIC criam uma multiplicidade de oportunidades na área da sua exploração.
European Public Sector Information (PSI) Platform
http://www.epsiplus.net/
FORGEPCADAPINSPIRE - Um exemplo(INfrastructure for SPatial InfoRmation in Europe)
• O que éA iniciativa INSPIRE pretende promover a disponibilização de informação de natureza espacial àqueles que participam na elaboração, aplicação, acompanhamento e avaliação das políticas comunitárias nos estados membros a todos os níveis (a nível europeu, nacional e local)
• ObjectivoEstabelecer um enquadramento legal para a criação gradual e harmonizada de uma infra-estrutura europeia de informação geográfica (IG), baseada nas infra-estruturas de IG de cada estado membro, tornando os dados espaciais mais acessíveis e eliminando obstáculos de utilização que possam existir.
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAPINSPIRE – Princípios(INfrastructure for SPatial InfoRmation in Europe)
• Os dados devem ser recolhidos uma vez e actualizados no nível em que tal possa ser realizado com maior eficácia.
• A IG, proveniente de diferentes fontes, deverá poder ser combinada de forma transparente, através da Europa, e partilhada por diversos utilizadores e aplicações.
• Deve ser possível a partilha de informação recolhida a um determinado nível com todos os outros níveis.
• A IG de suporte à actividade governamental, a todos os níveis, deveráser abundante e disponível sob condições que não restrinjam o seu uso generalizado.
• A IG disponível tem que ser facilmente identificável, devendo ser fácil analisar a sua adequabilidade para um determinado uso bem como as respectivas condições de acesso e utilização.
• A IG deverá tornar-se cada vez mais perceptível e fácil de interpretar por se encontrar devidamente documentada e por poder ser visualizada no contexto adequado, seleccionado de forma amigável para o utilizador.
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
171
e e construirconstruir pontespontes
Com Com maismais e e melhoresmelhoresInformaInformaçção e servião e serviççosos
DemolirDemolir paredesparedes
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
172
Dois mundos ainda separados e paradoxais
Tecnologia(Caixa preta)
“Campo de Batalha”
Euforia eDeslumbramento
Medo eRejeição
Estratégiado Negócio
(Nebulosa)
FadaMilagrosa
PatinhoFeio
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
173
GovernanceGovernança dos
SI/TICIO
ManagementGestão dos
SI/TICTO
Dominar o Tempo e o Espaçocom Credibilidade, Soberania e Alinhamento Estratégico
Tempo
Espa
ço
Engenharia(Operacional)
Arquitectura(Estratégica)
--
+
+
67% dos departamentos
de SI/TI não estãoalinhados com a
estratégia do negócio
BoardBoard
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
• Diminuir custos de TI e operacionais • Aumentar lucros e benefícios• Melhorar a qualidade• Melhorar o serviço actual• Novos produtos e serviços• Rapidez na resposta ao mercado• Alcançar objectivos políticos• Impacto social positivo• Desenvolvimento económico
Valor para quê?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
Lamento de um CEO
“Os investimentos em TI são como os da propaganda.Temos a certeza de que metade são bem gastos.Só não sabemos qual das metades.”
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
Onde precisamos melhorar?
Medição doDesempenho
Gestãode Riscos
Gestãode Recursos
AcrescetarValor
AlinhamentoEstratégico
Governaçãodas TI
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
177
Dilemaspara um
Futuro Incerto
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
178
Riscos de ImplosãoEconomiasGovernos
Civilizações
Um futuro incerto
Obsolescência do Conhecimento
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
179
Qual a estratégia para o futuro• Economia
Crescimento ou Declínio?• Intervenção da AP na Economia
Fraca ou Forte?• Globalização
Aceleração ou Abrandamento?• Penetração das TIC na Sociedade
Elevada ou Fraca?• Atitude do Cidadão à Privacidade
Restritiva ou Permissiva?• Capacidade da AP absorver as TIC
Elevada ou Fraca?• Soberania
Mantida ou Desgastada?Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
180Gartner – Dezembro 2006
Os actuais profissionais de TIem 2011 estarão subdivididos em
• Tecnologia• Informação• Processos• Relacionamentos
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
181
As TI em 2012 (Gartner)
• Estarão entre os 3 maiores factores deSucesso
• Estarão entre os 3 maiores factores deFracasso
Factor Crítico
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
182Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
183
• Search• Collect• Copy• Compare• Order• Calculate• Measure• Verify• Store
• Sonhar• Imaginar• Criar• Fantasiar• Decidir
InformaçãoConhecimento
DaveDave
2001 Odisseia no Espaço (Stanley Kubrick - 1968)
EnergiaDados
Novo trabalhadordo Conhecimento
Homens• Procura• Recolha• Cópia• Comparação• Ordenação• Cálculo• Medida• Verificação• Armazenamento
Máquinas
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
184
Prioridadeao Cidadão
Partilhar
Simplificar
Re-utilizarIntegrar
Cooperar
Porque éque não
acontece?
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
185
MinhaIniciativa
MinhaIniciativa
MinhaIniciativa
MinhaIniciativa
Esta é
para si...
Feira deVaidades
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
186
InfaticídioTecnológico ?!
Não matem projectos
recém nascidos!
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
CADAP
187
Não devem re-inventar a rodaporque não é da mesma cor
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
188
Cidadão / Empresa
Processo
Um casamentopor conveniência
Administração Pública
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
FORGEPCADAP
189
Contra aContra acorrentecorrente
AtitudesAtitudes
80%80%
20%20%TecnologiaTecnologia
Simplificação de Processos, Informação e Competitividade / | Luís Vidigal
Recommended