Redesenho dos processos de Gestão de Eventos do Cebraspe

REDESENHO DO PROCESSO DE GESTÃO

DE EVENTOS

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PESQUISASAVALIAÇÕES CERTIFICAÇÕESSELEÇÕES

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Do Cespe ao Cebraspe

NOVOS DESAFIOS COMO ORGANIZAÇÃO

SOCIAL

DESAFIOS DE GESTÃO

NECESSIDADE DE REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL

Reestruturação Organizacional

1. Planejamento Estratégico e elaboração da

Cadeia de Valor

2. Redesenho da Estrutura Organizacional

3. Redesenho de processos críticos

Redesenho do processo de Gestão de Eventos

Objetivos do redesenho do processo de Gestão de Eventos:

1. Transformar a gestão do evento em gestão de projeto;

2. Aumentar a satisfação dos clientes institucionais com relação à

comunicação;

3. Diminuir o índice de atrasos e retrabalho nas etapas de

operação;

4. Otimizar o acompanhamento das etapas;

5. Otimizar a comunicação interna entre as áreas de operação.

Estrutura da Diretoria de Eventos

Diretoria de Eventos

Coordenação de Eventos

Coordenação de Negócios

Supervisão de Relacionamento

com Participantes

Supervisão Comercial

Supervisão de Editais

Supervisão de Avaliações

Supervisão de Certificações e

Pesquisas

Supervisão de Seleções

Supervisão de Mercado

Supervisão de Comunicação

Coordenação de Marketing

Evento 1

Evento 2

Evento 3

Evento 4

Evento 5

Papéis e responsabilidades

Principais atividades da Coordenação de Eventos

Planejar a execução do evento

Monitorar o andamento dos eventos

Controlar o desempenho dos eventos

Atuar como ponto focal do cliente

Gerir portfólio de eventos

Gestores de Eventos

Estrutura da Diretoria de Eventos

Diretoria de Eventos

Coordenação de Eventos

Coordenação de Negócios

Supervisão de Relacionamento

com Participantes

Supervisão Comercial

Supervisão de Editais

Supervisão de Avaliações

Supervisão de Certificações e

Pesquisas

Supervisão de Seleções

Supervisão de Mercado

Supervisão de Comunicação

Coordenação de Marketing

Evento 1

Evento 2

Evento 3

Evento 4

Evento 5

Gestores de Eventos

Gestor de Eventos

Planejamento do EventoÁreas de conhecimento priorizadas: escopo, tempo, riscos e comunicações.

Monitoramento o EventoMonitorar o andamento das atividades, relacionamento com o cliente e interface com as outras áreas. Acompanhar o desempenho dos indicadores do evento.

Encerramento o EventoRealizar a comunicações de encerramento com o cliente, pesquisa de satisfação e assegurar a finalização das atividades do evento.

GESTORES DE EVENTOS

Gestor de Eventos – Objetivos do Cargo

“

Garantir o sucesso dos eventos através do seu gerenciamento desde o planejamento até o

encerramento, acompanhando a execução do escopo estabelecido e o progresso das rotinas, a

fim de cumprir metas, prazos e custos estabelecidos.

Os principais objetivos são de maximizar os resultados do Cebraspe, a satisfação dos

clientes e participantes e minimizar os riscos e problemas de execução.

“

Gestão de Eventos no Cebraspe

NEGOCIAÇÃO E PLANEJAMENTO

MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTO

Gestão de Eventos no Cebraspe

Análise da viabilidade do evento

Preenchimento e acompanhamento do registro do processo

Elaboração e validação do cronograma em dias

Atualização do plano de execução

Organização da documentação do evento

Planejamento dos riscos

NEGOCIAÇÃO

PLANEJAMENTO

Gestão de Eventos no Cebraspe

MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTONEGOCIAÇÃO

E PLANEJAMENTO

Gestão de Eventos no Cebraspe

MONITORAMENTO E EXECUÇÃO

Atualização e acompanhamento do plano de execução

Realização de reuniões com a equipe

Coleta de lições aprendidas

Resolução de problemas

Produção de relatórios para o cliente

Mensuração e análise de indicadores de desempenho do evento

Participação em reuniões da Diretoria de Eventos

Gestão de Eventos no Cebraspe

MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTONEGOCIAÇÃO

E PLANEJAMENTO

Gestão de Eventos no Cebraspe

ENCERRAMENTO

Finalização do plano de execução

Finalização da mensuração e análise dos indicadores de desempenho

Elaboração de relatório de encerramento

Reunião de encerramento com o cliente

Coleta de lições aprendidas

Análise da pesquisa de satisfação com o cliente

Suporte Ferramental

MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTONEGOCIAÇÃO

E PLANEJAMENTO

Ritos de Gestão

Plataforma Sharepoint

RITOS DE GESTÃOSuporte ao

gerenciamento da Diretoria de Eventos

REUNIÕES

ATIVIDADES DE GESTÃO

ALÇADAS DE DECISÃO

Reuniões

As reuniões possuem os seguintes objetivos:

• Gerenciar e acompanhar a execução das atividades;

• Planejar e acompanhar a resolução de problemas;

• Manter o alinhamento com a equipe;

• Otimizar processos e métodos além de corrigir anomalias dos processos e

interfaces que estejam desconexas;

• Divulgar informações importantes da empresa;

• Informar sobre as decisões tomadas por outras instâncias ou outras áreas.

Reuniões Internas

Reuniões Externas

Reuniões Extraordinárias

Reuniões Internas

Reuniões Internas

Acompanhamento da gestão de eventos(Supervisor e Gestor do Evento)

Reunião da Supervisão(Supervisor e Gestores dos Eventos)

Reunião da Coordenação

Reunião de Eventos

Reunião da Diretoria de Eventos

Envolvem somente os colaboradores do Cebraspe.

Boletim de Eventos

São realizadas com skateholders.

Reuniões Externas

Reuniões Externas

Para a definição dos participantes, deve-se observar a motivação de envio do ofício.

PARTICIPANTES

Operacional • Coordenador de Eventos • Supervisor de Eventos responsável

Negociação • Coordenador de Negócios• Coordenador de Eventos

Mídia• Coordenador de Marketing e

Comunicação• Coordenador de Eventos

Reuniões Extraordinárias

Reuniões Extraordinárias

São reuniões voltadas para a resolução de

problemas urgentes.

Dado o objetivo da reunião, os participantes

devem ser definidos a partir das orientações das

Alçadas de Decisão.

A ocorrência dessas reuniões não substitui a

necessidade de realização das reuniões internas.

RITOS DE GESTÃOSuporte ao

gerenciamento da Diretoria de Eventos

REUNIÕES

ATIVIDADES DE GESTÃO

ALÇADAS DE DECISÃO

Atividades de Gestão

Mensuração dos indicadores de

desempenho dos eventos

Análise dos indicadores de

desempenho dos eventos

Banco de Boas Práticas

Gestor do Mês

CRITÉRIOS DE ESCOLHA

• Capacidade de resolver problemas• Influência e penetração nas áreas de operação • Assiduidade com a atualização do Sharepoint e

reuniões • Relacionamento com o cliente • Planejado X realizado do plano de execução

RITOS DE GESTÃOSuporte ao

gerenciamento da Diretoria de Eventos

REUNIÕES

ATIVIDADES DE GESTÃO

ALÇADAS DE DECISÃO

Alçadas de Decisão

TIPOS DE PROBLEMAS

IMPACTO DO PROBLEMA

Supervisores de Eventos

+Supervisores de Operação

PRIMEIRA instância de resolução

Coordenadores de Eventos

+Coordenadores de Operação

SEGUNDA instância de resolução

Alçadas de Decisão

TIPOS DE PROBLEMAS

IMPACTO DO PROBLEMA

Diretor de Eventos

+Diretores de Operação

MÍDIA

JUCIDICAL

CLIENTE

Alçadas de Decisão

TIPOS DE PROBLEMAS

IMPACTO DO PROBLEMA

SUPORTE FERRAMENTAL:

Matriz de exemplos de problemas X

Alçadas de decisão

Suporte Ferramental

MONITORAMENTO E EXECUÇÃO ENCERRAMENTONEGOCIAÇÃO

E PLANEJAMENTO

Ritos de Gestão

Plataforma Sharepoint

Plataforma Sharepoint

Próximos Passos

1. Treinamentos dos Gestores de Eventos e Recursos Operacionais

2. Execução de pilotos da nova Gestão de Eventos

3. Implantação da nova Estrutura Organizacional

4. Implantação do novo Modelo de Gestão

5. Segunda onda de implantação da nova lógica de Gestão de

Eventos com os seguintes objetivos:

– Tornar o cliente mais independente do Gestor de Eventos;

– Implantar melhorias das lições aprendidas na primeira onda.

Obrigado!