Como organizar arquivos digitais

Organização de Documentos Digitais

Kenneth Corrêakenneth@gestaoativa.com.br

Há uma doença nas organizações...

Meus Documentos

Meus Arquivos Recebidos

• Metade dos arquivos que você usou hoje estão nesta pasta

Pastas por Tipo de Documentos

WORD EXCEL

Já sabe a diferença...

Esqueceu de Salvar Como...

Ou pior...

• Qualquer arquivo que você procure pode estar em qualquer uma das pastas...

Céu na Terra!

Conceitos

Memória x Espaço

Disco Memória

Discos x Pastas

Arquivos de ProgramasC:

Programas x Arquivos

Microsoft Word Projeto Reciclagem 2012.doc

Pastas x Arquivos

ContratosContrato de Experiência -

Márcio de Souza - 03-2012.doc

Lembram do balde?

• Centralizar, centralizar, centralizar

Uma única pasta

Dados

Estrutura de pastas• Comece pelo DONO do arquivo

• Empresa, Pessoal, Esposa, Filhos

• OBS: se é compartilhada, usar o nome do setor ou projeto, não da pessoa

Gestão Ativa Pessoal

Estrutura de pastas

• Use subpastas se houver mais de 20 arquivos

• Cada pasta pode assumir uma estrutura diferente abaixo dela

• Organize com base no propósito, não no tipo de arquivo

• Não tenha vergonha da “profundidade”

Estrutura de pastas

• Cronologia é importante?

• AAAA-MM-DD - [Nome do Arquivo]

• Ex:

• 2012-03-26 - Fotos de Recife

• 2011-12-01 - Fotos da Praça XV

Use Atalhos...

Apresentação Embrapa 27-03

Planilha de Gastos

Diário de Atividades

Nomes de arquivos

• Documento1.doc não pode!

• “Abuse” da explicação no título

• META: não precisar abrir o arquivo para saber seu conteúdo

• Títulos muito longos e repetidos? Poderia ser uma subpasta

Versões de Arquivos

• Sem ferramentas adicionais, salvar sempre com numeração crescente

• Evite arquivos com nome FINAL ou IMPRIMIR

Planilha FINAL FINAL - 03_IMPRIMIR.doc

E a área de trabalho?

Pendências

Uso Corrente

Dicas para manter o hábito

Seja consistente

Salvar ao criar...• Nunca comece a produzir um documento

antes de dar a ele um nome explicativo e salvá-lo no lugar correto

Limpar as pastas temporárias

Meus Documentos Meus Arquivos Recebidos

Área de Trabalho Downloads

E a lixeira?

Mantenha esta sempre cheia, até faltar espaço em disco

Cópias de Segurança

• Backup

• Recente

• Permanente

Dropbox

• Backup (2 GB free)

• Convide amigos e ganhe espaço

• Compartilhamento

• Multi-plataforma

• Controle de Versão

Google Docs

• Também grátis

• Arquivos nas “nuvens”

• Controle de versão

• Até 1 GB

• Compartilhamento

Obrigado!

• Dúvidas?

• kenneth@gestaoativa.com.br