Abcvida noções de arquivologia aula

Prof. Luiz Suss

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação.

Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação.

ARQUIVOLOGIA: O QUE É?

DOCUMENTO É A PROVA DE QUE ALGO EXISTIU. É A PROVA DE UM FATO.

DOCUMENTO: O QUE É?

Pense em sua vida: quais provas você tem de coisas importantes que te aconteceram?

Quais documentos tem?

E COMO VOCÊ GUARDA ESTES DOCUMENTOS?


As empresas e o governo também possuem uma infinidade de documentos.

PORÉM, PARA GUARDÁ-LOS, É NECESSÁRIO UM ARQUIVO OU UM SETOR DE ARQUIVO.

MAS TAMBÉM É PRECISO UM MÉTODO E REGRAS PARA ARMAZENAMENTO DESTES DOCUMENTOS.


arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, empresa ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades.

ARQUIVO: DEFINIÇÃO

Guarda ordenada dos documentos que circulam na instituição;

Garantir a preservação dos documentos

Atendimento de pedidos de consulta.

ARQUIVO: FINALIDADE

CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): responsável pela regulamentação arquivística no Brasil.

Arquivos públicos: armazenam documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos.

Arquivos privados: armazenam documentos produzidos e recebidos por empresas privadas e indivíduos. ARQUIVOS PRIVADOS PODEM VIR A SER DE INTERESSE PÚBLICO, FICANDO RESTRITOS SUA REMOSSÃO, VENDA OU DESCARTE.

ARQUIVOS PÚBLICOS E PRIVADOS

Arquivo é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservado para garantir a consecução de seus objetivos. FINALIDADE FUNCIONAL!

Biblioteca é o conjunto material, em sua maioria impresso, e não produzido pela instituição, de forma temática para pesquisa e consulta. FINALIDADE CULTURAL!

Museu: é uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural . FINALIDADE CULTURAL!

ARQUIVO X BIBLIOTECA X MUSEU

Administrativa – Servir à administração

Guarda de documentos que circulam na organização e garantia da preservação de documentos através de formas adequadas de acondicionamento.Histórica: através do atendimento às

consultas.

ARQUIVO: FINALIDADES E FUNÇÃO

Os documentos são armazenados no arquivo.DOCUMENTO: SUPORTE + INFORMAÇÃO

SUPORTE: é o meio físico empregado para registrar algo de um documento

Tipos de suporte: papel, fi lme, foto, diapositivo, cd, dvd, etc.

DOCUMENTOS

Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatórios, certidões.

Documentos iconográfi cos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotográficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS - SUPORTE

Documentos fi lmográfi cos/ audiovisuais: documentos cuja informação esteja em forma de som e/ou imagem em movimento. Ex.: fi lmes, registro sonoro em fita cassete. Nesse tipo de documento, encontram-se os documentos sonoros (cuja informação está em forma de som) e os fi lmográficos (cuja informação está representada por um fi lme).

Documentos informáticos ou digitais: documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word .


Documentos cartográfi cos: documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.: mapas, plantas e perfis (tipo de planta).

Documentos micrográfi cos: documentos em microformas. Ex.: microfi lmes e microfichas.


Classifique os tipos de documentos segundo o suporte:

Nota fi scal em papelNota fi scal eletrônicaGravação de fi lmagem em DVDGravação de entrevista em fi ta casseteFotografi as de funcionáriosMapa da área de exploraçãoMicrofi lmagem de chequesEmailsPlanta do imóvel adquirido


Quanto à natureza, os documentos podem ser:

Ostensivos: Não existe qualquer grau de sigilo, podendo ser acessados a qualquer momento e por qualquer pessoa.Sigilosos: Existe certo grau de sigilo. Portanto, existem restrições de acesso, levando em consideração a segurança da sociedade ou do estado e os interesses do mesmo.

Os sigilosos podem ser:

Ultra-secretos, Secretos, confi denciais, reservados.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS - NATUREZA

Ultrassecreto: informações referentes à soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais do país, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado. Prazo máximo: 30 anos, prorrogáveis.


Secreto: informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado. Prazo máximo: 20 anos.


Confi dencial: informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado. Prazo máximo: 10 anos.

Reservado: informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos. Prazo máximo: 5 anos.


PAES (2004) classifica como:Públicos. Quando mantidos por um órgão público Institucionais: Mantidos por associações, igrejas ou

entidades sem fins lucrativos;Comerciais: Mantidos por fi rmas, empresas ou

indústrias.Pessoais ou familiares. Mantidos por pessoas físicas.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Arquivos especiais: Mantêm documentos em formas físicas variadas e que exigem cuidados especiais em sua guarda e conservação; documentos digitais, fotografias, fi tas de vídeo, microfi lmes.

Arquivos especializados: Mantêm sob a sua guarda documentos de determinada área do conhecimento. Ex. Arquivos médicos, jornalísticos, de engenharia.

CLASSIFICAÇÃO ARQUIVOS – SEGUNDO NATUREZA

Correntes: Documentos mais novos e mais utilizados na organização;

Intermediários: Guardam os documentos menos utilizados na instituição, mas que podem utilizados para fins administrativos;

Permanentes: Arquivos que já cumpriram a sua função administrativa. Conservados pelo valor histórico para a instituição.

CLASSIFICAÇÃO: ESTÁGIOS DE SUA EVOLUÇÃO

Setoriais: instalados nos próprios setores que utilizam os documentos no dia a dia;

Centrais/gerais: Estão localizados fora dos setores de trabalho e acumulam, em um único local, documentos provenientes de diversos setores da organização, de forma centralizada.

CLASSIFICAÇÃO: SEGUNDO A SUA EXTENSÃO

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

Proveniência. (respeito aos fundos): Não se podem misturar documentos de entidades diferentes. Deve-se respeitar a origem dos documentos.Ex: se uma instituição recebeu os documentos de outra que fechou, estes devem ser armazenados separadamente.

PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

Princípio da Unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.

Ex: um comprovante de pagamento serve unicamente para comprovar o devido pagamento. Ele assume esta função dentro do arquivo.

PRINCÍPIO DA UNICIDADE

ORGANICIDADE. (ordem natural): Os arquivos de mesma proveniência (mesmo local de origem) devem conservar a organização estabelecida pela entidade.Ex: se um arquivo foi transferido de uma instituição para outra, esta não pode alterar a organização e a ordem dos documentos, por mais que utilize uma organização diferente.

PRINCÍPIO DA ORDEM NATURAL OU ORGANICIDADE

CUMULATIVIDADE (OU DA ACUMULAÇÃO): Os documentos devem ser armazendados por ordem de chegada, ou seja, acumulados.

PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE

Arquivo de primeira idade ou corrente:documentos em curso (emprestados a outros setores com relativa frequência) ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso”.

Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a fi nalidade para a qual foram criados, o que não quer dizer que, necessariamente, estes documentos devam estar tramitando todo o tempo. (documentos podem fi car até 10 anos)

TEORIA DAS 3 IDADES: CICLO DE PASSAGEM DO DOCUMENTO NA INSTITUIÇÃO

Arquivo de segunda idade ou intermediário constituído de documentos que deixaram de

ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.

A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São, por isso, também chamados de limbo ou purgatório”.

Documentos podem fi car até 20 anos nesta idade.

Arquivo de terceira idade ou permanente

constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma defi nitiva”.

São classifi cados como permanentes os documentos:

que revelam a origem e a constituição da instituição; que mostram como a instituição funcionou ao longo do

tempo; normas e regulamentos; demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição.

Instrumento usado para determinar o prazo de arquivamento de cada documento em cada etapa do arquivo

Também usada para determinar a destinação dos arquivos após a fase corrente.

É feita por uma comissão de profissionais da área, chamada comissão permanente de avaliação de documentos.

TABELA DE TEMPORALIDADE

TABELA DE TEMPORALIDADE

Do arquivo corrente, o documento pode ir para:

Arquivo intermediário: se a comissão julgar que ele ainda pode ser consultado. Esta é uma guarda transitória. Arquivo Permanente: Se a comissão entender que ele não terá mais valor probatório, porém histórico. (documentos podem ficar até 20 anos)

Eliminação: Quando não existe qualquer outro valor para o documento. Ex. Contas pagas a mais de 5 anos.

DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS

EXERCÍCIO:

Para os documentos abaixo, informe a destinação final mais correta, após a idade corrente:

Diploma de premiação recebido pela empresa Comprovante de pagamento de seguro dos

automóveis Correspondência do Ministério do Trabalho

exigindo ajustamentos de conduta com relação aos funcionários .

Plantas do imóvel da empresaFolha de pagamentoNota fiscal de pagamento de material de

limpeza.

1. MÉTODO NUMÉRICO: É quando o método de arquivamento é feito por ordenação numérica.

Ex: Arquivamento de documentos de perícia médica:

201401: Cláudio Siqueira Mendes201402: Paula da Silva201403: Alexandre Vieira201404: Denise Castro

PRINCIPAIS MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

2. MÉTODO NUMÉRICO - CRONOLÓGICO: É quando o método de arquivamento é feito por ordenação numérica.

Ex: Arquivamento de prontuários médicos por idade dos pacientes:

1999/05/02: Marcos Vieira1999/07/14: Cláudio Siqueira Mendes2000/02/25: Paula da Silva2000/08/19: Alexandre Vieira2001/02/05: Denise Castro

PRINCIPAIS MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

3. MÉTODO NUMÉRICO – DÍGITO - TERMINAL: É quando o número de identificação do objeto é decomposto:

Ex: Controle de estoque terminação .13: parafusosterminação .14 = brocas de aço rápido

20.03.01.13: parafuso 1 cm20.03.02.13: parafuso 1 ½ cm20.04.01.13: parafuso 2 cm20.04.02.14: broca aço rápido 5/8”20.04.03.14: broca aço rápido ¾”20.04.07.14: broca aço rápido 1”20.04.09.14: broca aço rápido 1 ½”

4. MÉTODO GEOGRÁFICO

Países Estados

Argentina Acre

Bolívia Alagoas

Brasil Amapá

Chile Amazônia

Colômbia Bogotá (Capital Armênia Aspartadó Bello

Bahia Salvador (capital) Abaíara Abaé Acajutiba

APENAS CIDADESAmericana (SP)Curitiba (PR)Diamantina (MG)Rio de Janeiro (RJ)Vera Cruz (BA)

Nomes de pessoas: considera-se o sobrenome e depois o prenome:

Ariovaldo Dias Furtado Frank Menezes Gilberto Alves Resende Otacílio Guedes Marques

5. MÉTODO ALFABÉTICO – REGRAS DE ALFABETAÇÃO

OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabética do prenome:

• Daniele Firme Miranda• Fábio Corrêa Miranda• Luciano Corrêa Miranda• Veneza Firme Miranda

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados

por hífem não se separam, quando transpostos para o início.

Exemplo:

• Camilo Castelo Branco

• Heitor Villa-Lobos

• Joaquim da Boa Morte

• Severino Monte Negro

OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SÃO seguem a mesma regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando transpostos para o início devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem. Exemplo:

• Adriana P. Santa Fé• João do Santo Cristo• José Carlos São Paulo• Ricardo Santa Rita

OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplo:

• E. Silva• Edis Silva• Estevão Silva• Everaldo Silva

OBS: ARTIGOS E PREPOSIÇÕES não são considerados.: a, o,de,d`, da, do, e, um, uma. Exemplo:

• Arnaldo do Couto• Márcio Mário do Nascimento• Marcos Roberto Araújo da Silva• Ricardo d`Andrade

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecede.

Exemplo:

Edison Miranda Júnior Osório Miranda Neto Márcio Cerqueira Sobrinho

Arquivam-se:

Cerqueira Sobrinho, Márcio Miranda Júnior, Edison Miranda Neto, Osório

OBS: TÍTULOS não são considerados, Mas são colocados após o fim do nome, entre parênteses. Exemplo:

• Soldado Wilson R. Silva• Coronel Emerson Pontes• Ministro Jorge Cardoso• Professor Carlos Fernandes

9. Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de língua espanhola) são registrados pelo penúltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de família do pai. Exemplo:

Enrico Gutierrez Salazar Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hernandez

Arquivam-se:

Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria Puentes Henandez, Pablo

OBS: NOMES ESTRANGEIROS são considerados pelo último sobrenome, salvo no caso de nomes espanhóis e orientais. Exemplo:

Arnold SchwarzeneggerGeorge Walker BushCharles ChaplinAdolf Hitler

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS – JAPONESES, CHINESES, COREANOS E ARÁBES, são registrados como se apresentam. Exemplo:

Abdulah Mustafah – (árabe)Law Kim Chong – (coreano)Li Yutang – (chinês) Sasazaki Yonoyama (japonês)

OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIÇÕES, se registra como se apresentam, mas não se consideram os artigos e preposições. Exemplo:

Antônio Silva e CiaAssociação dos JornalistasA TentaçãoEl País

OBS: EM TÍTULOS DE CONGRESSO, CONFERÊNCIAS, ASSEMBLEIAS, os Números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo:II Encontro Nacional de Arquivistas3º Curso de Ciências ContábeisQuinto Congresso de Biblioteconomia24º Seminário de Direito

Organiza os documentos por assunto. Podem ser Alfabético ou Numéricos.

ALFABÉTICODICIONÁRICO(ORDENAÇÃO ALFABÉTICACOMO UM DICIONÁRIO)

MÉTODO IDEOGRÁFICO

ALFABÉTICO ENCICLOPÉDICO(agrupados como títulos gerais e, dentro deles, alfabeticamente)

MÉTODO IDEOGRÁFICO

FINANCEIRO

Contas a pagarContas a receber

MATERIAL

Material de consumoMaterial permanente

PESSOAL Abono Admissão Férias

NUMÉRICO DECIMAL E DUPLEX Decimal: limitada à criação de 10 classes, sempre do geral para o particular.Duplex: Parte de categorias gerais, com criação ilimitada de classes.

MÉTODO IDEOGRÁFICO - NUMÉRICO

DUPLEX DECIMAL1. – PESSOAL

1. Férias2. Admissão3. Salários4. Demissão

2. – FINACEIRO2.1 Contas a pagar2.2 Contas a receber

3. – MATERIAL3.1 Material de consumo3.2 Material permanente

020 – Pessoal022 – Aperfeiçoamento e treinamento022.1 – Cursos022.12 – Promovidos por outra instituição022.121 – No Brasil022.122 – No Exterior022.2 – Estágios022.21 – Promovidos por outra instituição022.221 – No Brasil022.222 – No Exterior

U S A M O S U M A E S T R U T U R A D E A R Q U I V O S Q U A N D O C R I A M O S PA S TA S N O C O M P U TA D O R . E S T E M É T O D O N Ã O D E I X A D E S E R U M A A P L I C A Ç Ã O D O M É T O D O D U P L E X .

Usando o método alfabético, arquive corretamente os nomes:

1. Amanda Garcia Marques (espanhol) 2. Severino Alves dos Santos Júnior (brasileiro)3. Chuo Hito (japonês)4. Estevan Gutiérrez Sotto (espanhol)5. Joaquim Pereira da Boa Morte (brasileiro)6. Hassan Abdala (árabe)7. Maria Alves Villas-Boas (brasileiro)8. Ernesto Alvarenga Gutiérrez (espanhol)9. Marcos Andrade de Souza Filho (brasileiro)10. Chong Luo (chinês)11. Adriana Mascarenhas dos Santos (brasileiro)12. Douglas Villa-Lobos(brasileiro)13. Percival Machado de Sá (brasileiro)

EXERCÍCIOS

Resposta:

8. Alvarenga Passarela, Ernesto (espanhol)5. Boa Morte, Joaquim Pereira da (brasileiro)10. Chong Luo (chinês)3. Chuo Hito (japonês)1. Garcia Lopez, Amanda (espanhol) 4. Gutierrez Couto, Estevam (espanhol)6. Hassan Abdala (árabe)13. Sá, Percival Machado de (brasileiro)11. Santos, Adriana Mascarenhas dos (brasileiro)2. Santos Júnior, Severino Alves dos (brasileiro)9. Souza Filho, Marcos Andrade de (brasileiro)12. Villa-Lobos, Douglas (brasileiro)7. Villas-Boas, Maria Alves (brasileiro)

Arquive corretamente os nomes das empresas abaixo:

1. A moreninha armarinhos Ltda.2. Mac Dowald lanches e petiscos.3. Vieira e Sá distribuidora de tecidos Ltda.4. O jornaleiro revistaria e doceria.5. Casa Forte Construtora e Materiais de Construção6. El Salvador publicidade e jornalismo Ltda.7. O pão quentinho pães e doces8. Magali modas infantis.9. Hora Certa Viagens e turismo.

Resposta

5. Casa Forte Construtora e Materiais de Construção9. Hora Certa Viagens e turismo4. Jornaleiro revistaria e doceria, (O)2. Mac Dowald lanches e petiscos8. Magali modas infantis1. Moreninha armarinhos Ltda, (A)7. Pão quentinho pães e doces, (O)6. Salvador publicidade e jornalismo Ltda, (El)3. Vieira e Sá distribuidora de tecidos Ltda

Coloque em ordem os nomes com os títulos abaixo:

1. Presidente Getúlio Vargas2. Coronel Dulcídio Amaral3. Embaixador Ivo Marques 4. Soldado Antenor Vieira5. Aviador Celso Boa Ventura6. Ministro João de Andrade Vieira7. Major Antônio Pedro Buarque

Coloque em ordem os nomes com os títulos abaixo:

5. Boa Ventura, Celso (Aviador)7. Buarque, Antônio Pedro (Major) 2. Dulcídio, Amaral(Coronel)3. Marques, Ivo (Embaixador) 1. Vargas, Getúlio (Presidente)4. Vieira, Antenor (soldado)6. Vieira, João de Andrade (Ministro)

Coloque em ordem os nomes de eventos abaixo:

1. V Simpósio de medicina Alternativa brasileiro2. 8º Exposição de cães adestrados do Paraná3. III Feira de esculturas nordestinas4. V Congresso de Engenheiros Civis do Pará5. 9º Exposição de quadros da cultura Brasileira6. X Simpósio de radiologia brasileiro7. 1º Congresso de oficiais da marinha brasileira

Resposta

4. Congresso de Engenheiros Civis do Pará, (V) 7. Congresso de ofi ciais da marinha brasileira, (1º) 2. Exposição de cães adestrados do Paraná, (8º) 5. Exposição de quadros da cultura Brasileira, (9º) 3. Feira de esculturas nordestinas, (III) 1. Simpósio de medicina Alternativa brasileiro, (V) 6. Simpósio de radiologia brasileiro, (X)

Através do método Geográfi co, coloque em ordem as cidades do Paraná:

1. Ponta grossa2. Castro3. Foz do Iguaçu4. Maringá5. Londrina6. Almirante Tamandaré7. Curitiba

Através do método Geográfi co, coloque em ordem as cidades do Paraná:

7. Curitiba (Capital)6. Almirante Tamandaré2. Castro3. Foz do Iguaçu5. Londrina4. Maringá1. Ponta grossa

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