Company Overview:

Mgi Tecnogin

Histórico

Fundada em 1989, a empresa atua nos setores de transcrição de dados, gerenciamento eletrônico de documentos, microfilmagem, custódia e gerenciamento de acervos documentais;

A Mgi Tecnogin atende aos principais centros públicos de documentação do Rio de Janeiro e em outros estados, e desenvolve projetos em parceria com conceituadas empresas de tecnologia e integração de soluções.

Expertise

O foco da Mgi Tecnogin abrange o ciclo completo de atividades voltadas ao tratamento e processamento de documentos, desenvolvendo projetos específicos para cada cliente, nas áreas de:

- Organização Arquivística e Tratamento Técnico da Documentação; - Administração de Acervos Documentais;- Tratamento de acervos históricos; - Custódia de Documentos; - Microfilmagem Planetária 16 mm ou 35 mm e microfilmagem eletrônica;

Expertise

- Serviços completos de Laboratório de Microfilmes; - Digitalização de Documentos em papel, microfilmes e microfichas;- Captura de Dados por OCR, ICR e Digitação; - Indexação de Documentos e Imagens e Digitação de dados; - Utilização de tecnologia COLD (Computer Output to Laser Disc)/ERM;- Soluções customizadas.

Gestão Documental:

por quê?

Organizações produzem, a

cada dia...

Créditos das imagens: 1 - hp://capec.org.br/site/blog/3890/hospital-a-c-camargo-pesquisa-tratamento-para-tres-tipos-de-cancer/pesquisa-cientifica-limites-laboratorio-20120111-size-598/

2 - hp://www.fabiocruz.com/2013/03/comunicacao-e-simplesmente-tudo-ou-nada/3 - Reprodução/Internet

CONHECIMENTO

INFORMAÇÃO

DOCUMENTOS

Como ordená-los de maneira a preservar as informações?

Dados importantes

- Produção anual média de bilhões de páginas de papel - 115 bilhões na atualidade;

- Cerca de 1 trilhão de páginas são impressas, copiadas ou enviadas via fax a cada ano; - 62% das organizações utilizam papel para arquivar documentos importantes.

Gestão Documental

A geracão desordenada de documentos e informações prejudica o crescimento da organização, incorrendo em:

- Lentidão no fluxo da informação: compromete a eficiência da organização em localizar informações e solucionar problemas;

- Falta de rastreabilidade do processo documental: não há controle e segurança nas informações da organização.

Gestão Documental

- Suportes variados para a mesma informação;

- Falta de controle sobre o documento físico x digital;

- Controle ineficaz de versões de documentos; - Impressões e fotocópias desnecessárias;

- Duplicidade de documentos.

Informação: ativo estratégico

A gestão documental reúne as ferramentas necessárias para a conversão, localização e tratamento documental, além de otimizar processos produtivos.

- Mudança de cultura: arquivo não é depósito!

- Ciclo de vida dos documentos: permite maximizar os recursos utilizados para guarda/consulta de acervos documentais, estejam estes em mídia (microfilmes e microfichas), papel ou formato digital.

O projeto de Gestão Documental

Um projeto de Gestão Documental que abranja todas as esferas da organização deve ser realizado de maneira planejada e paulatina, para que mudança de cultura que será o legado do projeto não cause impactos nas atividades diárias e finais da organização.

- Pensamento estratégico: ECM (Encterprise Content Management) é o passo seguinte a implantação de uma cultura de Gestão Documental. O ECM permite o gerenciamento digital (por meio de sowares e aplicativos) de todas as informações geradas e que circulam pela organização.

Maximização de recursos

Com a aplicação das tecnologias de Gestão Documental será possível definir a destinação final de cada tipo de documento, assim como seus prazos de permanência em cada “idade” e os processos de reformatação que poderão ser aplicados para redução de custos.

A aplicação do plano e da TTD promove economia direta em:- Insumos (Papel + Tinta) - Transporte (Correios, Malotes) - Telefones/Fax/Equipamentos - Busca em Arquivo Físico - Distribuição - Fraude

Benefícios indiretos

A gestão estratégica de documentos beneficia a organização, indiretamente, nas seguintes situação:

- Comprovação judiciaI: as informações serão facilmente localizadas;

- Redução dos custos de armazenamento, em meios físicos e digitais;

- Rastreabilidade: cada documento será controlado a partir de sua criação, ou seja, não haverá acúmulo de informações desordenadas.

Tecnologias deReformatação

Organização arquivística

A Mgi Tecnogin presta os serviços de conversão de informações como solução para redução de custos de armazenagem ou redução do tempo de localização das informações.

A organização arquivística trata do arranjo documental de determinado tipo de documento, como ele é armazenado e quais são suas palavras-chave de busca e localização.

- Pensamento estratégico: mesmo podendo ser aplicada a acervos documentais de maneira estanque, a Organização Arquivística provê maior retorno à organização quando é feita baseada em Plano de Classificação Documental.

Microfilmagem convencional

- A microfilmagem consiste na captação das imagens de documentos por processo fotográfico sendo juridicamente amparada.

- O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento com durabilidade superior a 500 anos.

Microfilmagem eletrônica

- A microfilmagem eletrônica consiste na transcrição de imagens digitais para suporte físico.

- A microfilmagem eletrônica é indicada para back-up de imagens digitais e redução de custos com servidores de armanezamento.

Digitalização

- Consiste na conversão de documentos físicos (papel) ou em suporte micrográfico (microfilmes ou microformas) em imagens digitais (TIFF / JPG / PDF).

- A Digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea e a multi-usuários das imagens de documentos, em qualquer computador conectado à intranet/internet.

Indexação

- Geração de base de dados ligando a informação desejada à localização física ou virtual do documento original.

- Tipos:- Indexação manual e digitação- OCR (Optical Caracter Recognition)/ ICR (Intelligent Caracter Recognition): reconhecimento de caracteres em imagens digitalizadas, via soware (mapa de pixels). Utilizadas normalmente em forms processing(processamento de formulários).

Contato

Mgi Tecnogin - Micrográfica no Gerenciamento da Informação LtdaCNPJ: 32.364.390/0001-75

Ladeira do Faria, 2 - Gamboa - Rio de Janeiro

comercial@grupomgi.com.brTel.: +5521 3987.6000

Autores:Gabriella PortilhoRosemere Saito

Julho/2013 para o IRB Brasil-Re