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Delegação, Delegação, Centralização e Centralização e Descentralização Descentralização Milton Henrique do Couto Neto [email protected]

Delegação, centralização e descentralização 2012_01

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Material da Disciplina de Gestão de Processos e Empresas Prof. Milton Henrique [email protected]

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Delegação, Centralização e Delegação, Centralização e DescentralizaçãoDescentralização

Milton Henrique do Couto [email protected]

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Delegação

• Processo de transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para seu subordinado, criando o correspondente compromisso pela execução da tarefa delegada.

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Elementos Básicos de Delegação

• TAREFA– Transferida do chefe

para o subordinado;

• OBRIGAÇÃO– Que o subordinado tem

para com o chefe, na realização da tarefa transferida.

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Premissas para Adequada Delegação

• A autoridade deve ser delegada até o ponto, e na medida necessária, para a realização dos resultados esperados;

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Premissas para Adequada Delegação

• A autoridade deve ser proporcional ao nível de responsabilidade alocada no cargo e/ou função;

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Premissas para Adequada Delegação

• A responsabilidade não pode ser delegada, pois nem o chefe e nem o subordinado podem livrar-se, totalmente, de suas obrigações, designando outros para realizá-las;

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Premissas para Adequada Delegação

• A clareza na delegação é fundamental, com desginação precisa, entendida e aceita.

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Importância da Delegação

• Permite coordenar trabalhos mais complexos e de abrangência maior;

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Importância da Delegação

• Permite maior produtividade da equipe de trabalho, por meio de maior motivação, menor tempo de espera para a tomada de decisões, maior desenvolvimento da equipe e maior interação entre as unidades organizacionais;

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Importância da Delegação

• Permite amplitude de controle mais adequada;

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Importância da Delegação

• Exige melhor planejamento e programação de atividades e proporciona condições para isso, pois o chefe que delega tem mais tempo para executar suas tarefas prioritárias;

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Importância da Delegação

• Permite melhor aproveitamento de recursos;

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Importância da Delegação

• Proporciona maior segurança para a empresa, pois, quando o chefe deixa a empresa, existem subordinados treinados e em condições de substituí-lo de maneira adequada;

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Obstáculos para Delegação

• Do Ponto de Vista da Empresa– Modelo de gestão

inapropriado a delegação;

– Nível de controle exagerado;

– Barreiras legais;

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Obstáculospara

Delegação

• Do Ponto de Vista do Chefe– Medo de perder poder e/ou o cargo;– Falta de tempo para treinar os subordinados;– Falta de subordinados capacitados e

habilitados;– Achar que é o único que sabe o que deve ser

feito;– Gostar de fazer a tarefa;– Falta de habilidade de dirigir e coordenar

atividades;– Dificuldade para identificar tarefas que possam

ser delegadas;– Mania de perfeição;– Ausência de controles.

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Obstáculospara Delegação

• Do Ponto de Vista do Subordinado– Medo de assumir responsabilidades;– Não se julga capacitado para a tarefa;– Sem tempo para novas tarefas;– Preguiça;– Possibilidade de não ser reconhecido;– Incentivos inadequados.

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ãoção • É a maior concentração do poder descisório

na alta administração de uma empresa.

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Centralizar ou Descentralizar Pode Ser

Influenciado:

• Pelas condições internas encontradas na empresa;

• Pelos fatores externos ao ambiente da empresa;

• Pela maneira de ser do executivo e/ou preferência da alta administração.

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Situações em que Ocorre a

Centralização

• Para manter maior nível de integração das atividades da empresa;• Para manter uniformidade de decisões e ações;• Para melhor administrar as urgências que, normalmente,

ocorrem nas empresas;• Quando o executivo não quer uma segunda pessoa que lhe faça

sombra;• Quando a estrutura organizacional da empresa não possibilita a

descentralização;• Para aumentar o nível de controle das atividades da empresa.

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Vantagens da Centralização

• Menor número de níveis hierárquicos;• Melhor uso dos recursos;• Melhor possibilidade de interação no processo de

planejamento, controle e avaliação;• Maior uniformidade em termos de processos

técnicos e administrativos;• Decisões, principalmente as estratégicas, mais

rápidas;• Maior segurança nas informações.

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Descentralização

• É a menor concentração do poder descisório na alta administração da empresa, sendo, mais distribuído por seus diversos níveis hierárquicos.

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Situações em que Ocorre a Descentralização

• A carga de trabalho da alta administração está volumosa e/ou a demasiadamente complexa;

• A situação anterior provoca morosidade no processo decisório;

• Pela maior ênfase que a empresa quer dar à relação produtos ou serviços versus segmentos de mercado;

• Para encorajar o processo decisório de seus executivos alocados na média e baixa administração;

• Para proporcionar maiores participação, motivação e comprometimento dos executivos e funcionários da empresa.

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Fatores a Considerar Antes de

Descentralizar• Grau de confiança dos chefes

sobre os subordinados;• Capacidade dos subordinados de

lidar com suas responsabilidades;• Nível de treinamento e preparo

da chefia• Forma de atuação das unidades

organizacionais de assessoria;

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• Possibilidade de gerar maior especialização nas diferentes unidades organizacionais;

• Menor exigência de tempo nas informações e decisões;

• Maior tempo à alta administração para outras atividades;

• Possibilidade de gerar saudável efeito competitivo, o que pode aumentar a produtividade e a qualidade dos seus trabalhos;

Vantagens daDescentralização

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Vantagens daDescentralização• Maior facilidade de definição de objetivos e metas

para as unidades organizacionais e as pessoas;• Possibilidade de maior desenvolvimento das

pessoas nos aspectos administrativo e decisório;• Possibilidade de maiores participação, motivação

e comprometimento;• Tendência a maior número de ideias inovadoras;

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Vantagens daDescentralização• Possibilidade de atendimento mais rápido às

necessidades do mercado, da empresa e das unidades organizacionais;

• Melhor desenvolvimento da capacitação administrativa e profissional;

• Tomadas de decisão mais próximas da ocorrência dos fatos;

• Diminuição de conflitos entre os vários níveis hierárquicos da empresa.

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Desvantagens daDescentralização

• Inabilidades de quaisquer pessoas em manter observação sobre as modificações das condições locais ou de uma operação complexa, provocando decisões sem visão de conjunto;

• Sistemas inadequados no sentido de compreensão do desenvolvimento dos subordinados;

• Possibilidade de efeitos negativos na motivação;

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Desvantagens daDescentralização

• Maior necessidade de controle e coordenação;• Risco de duplicar esforços para executar

determinadas atividades;• Maior dificuldade de normatização e de

padronização;• Maior ineficiência na utilização de recursos da

empresa;• Maior dificuldade de coordenação de atividades que

envolvam alto nível de interdependência.

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Aumento da Produtividade com a Descentralização, pois:

• A amplitude e/ou profundidade dos cargos crescem;

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Aumento da Produtividade com a Descentralização, pois:

• As pessoas são solicitadas a aceitar maior responsabilidade;

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Aumento da Produtividade com a Descentralização, pois:

• As perícias em decisão aumentam com a prática e a liberdade para aprender por meio dos enganos cometidos;

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Aumento da Produtividade com a Descentralização, pois:

• As empresas podem responder, mais rapidamente, às necessidades dos empregados e clientes.

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Diferenças entre Descentralização e Delegação

DescentralizaçãoDescentralização• Ligada ao cargo

• Geralmente, atinge vários níveis hierárquicos

• Abordagem mais formal

• Atuação menos pessoal

• Mais estável no tempo

DelegaçãoDelegação• Ligada à pessoa

• Atinge um nível hierárquico

• Abordagem mais informal

• Atuação mais pessoal

• Menos estável no tempo