ECM + BPM: Alavanca para Governança de TI na Gestão Pública

BPM + ECM

Acelerando Resultados na Gestão Pública com Processos Colaborativos

Agenda

• Desafios da Gestão Pública– Gestão de documentos ou gestão de processos?

• Necessidades da Gestão Pública• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor na Gestão Pública

• 20% Informação Estruturada

Source: Doculabs

Desafios da Gestão PúblicaConteúdo não gerenciado é predominante


80% Informação NãoEstruturada

Source: Doculabs




90% da informação nãoestruturada não é gerenciada

Source: Doculabs




90% da informação nãoestruturada não é gerenciada

Volume cresce +36% ao anoSource: Doculabs


Não-estruturado

Pessoas

Ad-Hoc

Estruturado

Gestão de Documentos ou Gestão de Processos?

Agenda



•Repositório de Conteúdo Seguro•Infraestrutura de TI

•Aprovação de Materiais•Licitação / Compras (Lei 8.666)•Atendimento ao Cidadão•Gestão de Contratos•Gestão de Mudanças•Controle de Alçadas•Controle de Protocolos

•Conteúdo Centralizado•Centro de Documentação•Normativos, Instruções e Políticas•Conformidade Regulatória•Documentos Operacionais•Auditoria da Informação

Capturar, gerenciar,Armazenar e acessar oConteúdo por toda a

organização

Processos Gerenciados e

Automatizados p/Eficiência e Controle

Necessidades da Gestão PúblicaProcessos + Conteúdo

O que é ECM?

ECM é um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizados

para “Capturar, Gerenciar, Armazenar, Preservar e Distribuir” conteúdo (documentos, registros, etc.) relacionado aos processos

chaves das organizações“

Fonte: AIIM

Gestão do Conteúdo Empresarial [ECM]

BPM é um modelo de gestão que

sustenta a governança de um ambiente de processos de negócio em direção ao objetivo de aprimorar a agilidade e a

performance operacional. O BPM é uma abordagem estruturada que emprega

métodos, políticas, métricas, modelos de gestão e ferramentas de software para gerenciar e continuamente otimizar as

atividades e processos de uma organização.

Fonte: Gartner

Gestão de Processos de Negócio [BPM]

O que é BPM?

Agenda



Qual a relação entre ECM e BPM?Os Alicerces para Gestão Pública Digital

Motivadores para Gestão Integrada do Conteúdo Acelerar o acesso à informação Promover a Certificação Digital Reduzir custos relacionados a Gestão Documental Satisfazer os requisitos de conformidade Garantir a publicação de atos públicosControlar efetivamente os documentos normativos

[ECM]

Gestão do Conteúdo

Empresarial

Motivadores para Gestão Efetiva dos Processos Aprimorar o serviço prestado ao cidadão Elevar a transparência das ações realizadas Facilitar o atendimento aos normativos regulatórios Aprimorar a produtividade e eficiência das atividadesrealizadas Prover dinamismo aos atos gerenciais Promover controle e visibilidade aos gestores públicos

[BPM]

Gestão dos Processos

de Negócio

• ECM e BPM estão estreitamente relacionados e algumas vezes são tecnologias e abordagens que se sobrepoem.

• Ambos focam na gestão da informação.– ECM foca na estrutura e no ciclo de vida do conteúdo.

– BPM foca nos processos que interagem com o conteúdo.

• TODOS os projetos de ECM requerem práticas de BPM e algumas vezes tecnologias de BPM.

• Alguns projetos de BPM requerem tecnologia correlataao ECM e a maioria requer práticas de ECM.

Qual a relação entre ECM e BPM?

ECM- Captura

- Documentos

- Colaboração

- Registros

- Classificação

- Busca

- Publicação

- Revisão

BPM-Workflow

- Modelagem

- Simulação

- Formulários

- Integração

- Análises

- Monitoramento

- Tarefas

ECM + BPM- Gestão de Contratos

- Aprovação de

Relatórios Financeiros

- Serviços ao Cidadão

- Controle de Viagens

- Licitações / Compras

- Processos de

Engenharia

- Auditoria

Processos Colaborativos

Qual a relação entre ECM e BPM?

ECM + BPMDesafios para o Desenvolvimento da Estratégia Integrada

Fator Crítico de Sucesso: Automação

Desafios

Solução Corporativa Implementação Modular e Incremental

Evitar Silos de Aplicação e Informação Evitar Custos Extras com Integração

Facilitar o Treinamento dos Usuários Promover a Conformidade Regulatória

Convergência de Frameworks Diminuir o TCO

Alavancar a Governança de TI na Gestão Pública

ECM + BPMDesafios para o Desenvolvimento da Estratégia Integrada

Fator Crítico de Sucesso: Automação

Desafios

Solução Corporativa Implementação Modular e Incremental

Evitar Silos de Aplicação e Informação Evitar Custos Extras com Integração

Facilitar o Treinamento dos Usuários Promover a Conformidade Regulatória

Convergência de Frameworks Diminuir o TCO

Alavancar a Governança de TI na Gestão Pública

+SoftExpert ECM Suite

SoftExpert BPM SuiteSolução Corporativa Implementação Modular e Incremental

Elimina Silos de Aplicação e Informação Elimina Custos Extras com Integração

Facilita o Treinamento dos Usuários Promove a Conformidade Regulatória

Convergência de Frameworks Diminui o TCO

Alavanca para Governança de TI na Gestão Pública

ECM + BPM: 1 + 1 = 3

Gestão de DocumentosTradicional

ConteúdoGerenciado

Participaçãodos

Usuários

Tipos deConteúdoControle

Documental Básico

Conteúdo não-gerenciado Processos de Gestão

ECM + BPM: 1 + 1 = 3

Gestão de DocumentosTradicional

ConteúdoGerenciado

Alavanca Governança de TI =Minimiza Riscos na Gestão Pública(Leis, Normativos, Resoluções, etc.)

Participaçãodos

Usuários

Tipos deConteúdoPotencializa os resultados

para toda a organização

ControleDocumental

Básico

Conteúdo não-gerenciado Processos de Gestão

ECM + BPM

SoftExpert ECM Suite

Soluções Específicas

Wo

rkfl

ow

Co

lab

ora

ção

Re

gist

ros

GED

ECM + BPM: 1 + 1 = 3

Busca

Captura

Complexidade + Alto custo de integração

Custo de propriedade elevado (TCO)

Informação dispersa (silos)

Cap

tura

Flexibilidade e Integração

Escalabilidade + ROI

Eliminação de silos de informação

Soluções Específicas

Bu

sca

Wo

rkfl

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Re

gist

ros

GED

Wo

rkfl

ow

Co

lab

ora

ção

Re

gist

ros

GED

ECM + BPM: 1 + 1 = 3

Busca

Captura

Processos Colaborativos

Complexidade + Alto custo de integração

Custo de propriedade elevado (TCO)

Informação dispersa (silos)

SoftExpert ECM Suite

versus ECM + BPM

Oportunidade paraBaixa aderência c/ PDTI Complexidade p/ GestãoRisco p/ Administração

Eficiência OperacionalTI Ágil (Governança)Alinhamento EstratégicoControle e Planejamento

Sistemas fragmentados

NecessidadesDepartamentais

Gestão Bottom-up

Soluções pontuais

Integração Nativa entrecomponentes

PlataformaCorporativa

GestãoTop-down

SoftExpertECM Suite

Visão Tática•Investimento de curto-prazo•Reativo (baseado em deadline)

Visão Estratégica•Valor preservado ao longo do tempo•Pró-ativo (foco na Performance)

ECM + BPM: Ganhos ao longo do tempo

Agenda



Proteção da Informação

Normas e procedimentos

Taxonomia e classificação de metadados

Controle de revisãode documentos(Workflow específico)

Bibliotecas de documentos

Gestão de Documentos

Políticas e regrascorporativas

Captura e gestãode e-mails

Políticas de retenção e agendas de expiraçãoautomatizadas

Trilhas de auditoria

Arquivo Físico

Roteamento nosestágios de temporalidade

Gestão de Registros

Busca Captura

Indexação

Contexto

Relevância

Metadados

Alertas

Fontes de conteúdodistribuídas

Visualizaçãodinâmica

Digitalização

Captura + OCR

Classificação

Gestão da Informação Aprimorada Eficácia na Gestão PúblicaPráticas Repetidas

Rotas pré-definidaspara revisão e aprovação

Atribuição de tarefas e rastreabilidade

Workflow Ad Hoc

Workflow estruturado + roteamentodinâmico

Notificaçõesdurante todo o ciclo de vida

Workflow/ BPM

Excelência na Gestão Pública (Governança)

ECM + BPM05 Pilares para uma Estratégia Eficaz

Proteção da Informação

Normas e procedimentos

Taxonomia e classificação de metadados

Controle de revisãode documentos(Workflow específico)

Bibliotecas de documentos

Políticas e regrascorporativas

Captura e gestãode e-mails

Políticas de retenção e agendas de expiraçãoautomatizadas

Trilhas de auditoria

Arquivo Físico

Roteamento nosestágios de temporalidade

Gestão de Registros

Captura

Indexação

Contexto

Relevância

Metadados

Alertas

Fontes de conteúdodistribuídas

Visualizaçãodinâmica

Digitalização

Captura + OCR

Classificação

Gestão da Informação Aprimorada Eficácia na Gestão PúblicaPráticas Repetidas

Rotas pré-definidaspara revisão e aprovação

Atribuição de tarefas e rastreabilidade

Workflow Ad Hoc

Workflow estruturado + roteamentodinâmico

Notificaçõesdurante todo o ciclo de vida

Excelência na Gestão Pública (Governança)

Gestão de Documentos

BuscaWorkflow/

BPM

+SoftExpert ECM Suite

SoftExpert BPM Suite

ECM + BPM05 Pilares para uma Estratégia Eficaz

Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• O que a integração ECM + BPM da SoftExpert pode fazer?

– Iniciar workflows automaticamente ou manualmente baseado em processosgerenciados

– Monitorar e responder a eventos (Exceções de tempo)

• Revisar uma coleção de documentos simultaneamente

• Alterar o fluxo em tempo de execução

• Determinar executores em tempo de execução

• Alocar tarefas a um pool de executores

– Manipular documentos físicos com controle através dos fluxos

– Gerenciar a execução de tarefas, notificações e rastreabilidade

– Comunicar com sistemas externos

– Escalar tarefas para outros executores

– Suportar realocação de recursos

– Dinamicamente responder para alterações nas definições de papéis (grupos)

– Disparar subprocessos quando necessário

Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM

Consulta de contratos via

Dashboard ECM



Dashboard ECM

Dashboard BPM p/ Gestão e

Execução de processos



Dashboard ECM

Dashboard BPM p/ Gestão e

Execução de processos

Automação de Proceso integrada

ao SoftExpert ECM Suite

ECM +

BPM

[Metas]

• Reduz custos, aprimora a qualidade e promoveconformidade regulatória

RESULTADO

• Capturar, alinhar e aprimorar a qualidade da informação

• Encontrar e usar a informação correta no tempo apropriado

• Alavancar reuso de conteúdo, melhores práticas e melhoria contínua

• Elevar a capacidade da organização e percepção do ambiente

• Conduzir a gestão de mudanças e agilidade da Gestão

ECM + BPM Gestão Pública Digital + Governança de TI

• Acelera a velocidade frente a mudanças

• Aumenta atividades com processamento paralelo

• Diminui tempos de ciclo dos processos, necessidades de recursos e custos

• Otimiza a aplicação de recursos e sua utilização

• Intensifica a consistência e o controle de qualidade da informação

• Melhora os dados operacionais para planejamento e relatórios

• Sustenta a conformidade regulatória

• Aprimora o monitoramento e auditoria dos processos

Eleva a segurança da informação

• Aperfeiçoa a flexibilidade nas diretrizes dos processos

de gestão

• Aumenta a satisfação dos cidadãos (clientes)

ECM + BPM: Gerando valor na Gestão Pública

Obrigado!

Carlos Aggio

ECM/BPM Product & Market Manager

[email protected]

mailto:[email protected]

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ECM + BPM: Alavanca para Governança de TI na Gestão Pública