ECM + BPM: Alavanca para Governança de TI na Gestão Pública

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Essa apresentação resume uma palestra apresentada por mim em Brasilia/DF em março de 2010.

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  • 1. BPM + ECMAcelerando Resultados na Gesto Pblica com Processos Colaborativos

2. Agenda Desafios da Gesto Pblica Gesto de documentos ou gesto de processos? Necessidades da Gesto Pblica O que ECM? O que BPM? Qual a relao entre ECM e BPM. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratgia eficaz Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM ECM + BPM: Gerando valor na Gesto Pblica 3. Desafios da Gesto Pblica Contedo no gerenciado predominante 20% Informao Estruturada Source: Doculabs 4. Desafios da Gesto Pblica Contedo no gerenciado predominante 20% Informao Estruturada80% Informao NoEstruturada Source: Doculabs 5. Desafios da Gesto Pblica Contedo no gerenciado predominante 20% Informao Estruturada 80% Informao No Estruturada90% da informao no estruturada no gerenciadaSource: Doculabs 6. Desafios da Gesto Pblica Contedo no gerenciado predominante 20% Informao Estruturada 80% Informao No Estruturada90% da informao no estruturada no gerenciadaVolume cresce +36% ao ano Source: Doculabs 7. Gesto de Documentos ou Gesto de Processos? Ad-HocNo-estruturado Pessoas Estruturado 8. Agenda Desafios da Gesto Pblica Gesto de documentos ou gesto de processos? Necessidades da Gesto Pblica O que ECM? O que BPM? Qual a relao entre ECM e BPM. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratgia eficaz Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM ECM + BPM: Gerando valor na Gesto Pblica 9. Necessidades da Gesto Pblica Processos + Contedo Aprovao de Materiais Licitao / Compras (Lei 8.666) Processos Atendimento ao CidadoGerenciados eGesto de ContratosAutomatizados p/ Gesto de Mudanas Eficincia e Controle Controle de Aladas Controle de ProtocolosContedo CentralizadoCapturar, gerenciar, Centro de Documentao Armazenar e acessar o Normativos, Instrues e Polticas Contedo por toda a Conformidade Regulatria organizao Documentos Operacionais Auditoria da Informao Repositrio de Contedo Seguro Infraestrutura de TI 10. O que ECM?Gesto do Contedo Empresarial [ECM] ECM um conjunto de estratgias, mtodos e ferramentas utilizadospara Capturar, Gerenciar, Armazenar, Preservar e Distribuir contedo (documentos, registros, etc.) relacionado aos processoschaves das organizaes Fonte: AIIM 11. O que BPM?Gesto de Processos de Negcio [BPM]BPM um modelo de gesto quesustenta a governana de um ambiente deprocessos de negcio em direo ao objetivo de aprimorar a agilidade e a performance operacional. O BPM uma abordagem estruturada que emprega mtodos, polticas, mtricas, modelos degesto e ferramentas de software paragerenciar e continuamente otimizar as atividades e processos de umaorganizao.Fonte: Gartner 12. Agenda Desafios da Gesto Pblica Gesto de documentos ou gesto de processos? Necessidades da Gesto Pblica O que ECM? O que BPM? Qual a relao entre ECM e BPM. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratgia eficaz Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM ECM + BPM: Gerando valor na Gesto Pblica 13. Qual a relao entre ECM e BPM? Os Alicerces para Gesto Pblica DigitalMotivadores para Gesto Efetiva dos Processos Aprimorar o servio prestado ao cidado Elevar a transparncia das aes realizadas Facilitar o atendimento aos normativos regulatrios[BPM] Aprimorar a produtividade e eficincia das atividades Gesto dos Processos realizadas Prover dinamismo aos atos gerenciaisde Negcio Promover controle e visibilidade aos gestores pblicos [ECM] Motivadores para Gesto Integrada do Contedo Gesto do Contedo Acelerar o acesso informao Empresarial Promover a Certificao Digital Reduzir custos relacionados a Gesto Documental Satisfazer os requisitos de conformidade Garantir a publicao de atos pblicosControlar efetivamente os documentos normativos 14. Qual a relao entre ECM e BPM? ECM e BPM esto estreitamente relacionados e algumas vezes so tecnologias e abordagens que se sobrepoem. Ambos focam na gesto da informao. ECM foca na estrutura e no ciclo de vida do contedo. BPM foca nos processos que interagem com o contedo. TODOS os projetos de ECM requerem prticas de BPM e algumas vezes tecnologias de BPM. Alguns projetos de BPM requerem tecnologia correlata ao ECM e a maioria requer prticas de ECM. 15. Qual a relao entre ECM e BPM?Processos ColaborativosECMECM + BPM BPM- Captura - Gesto de Contratos -Workflow- Documentos- Aprovao de - Modelagem- Colaborao Relatrios Financeiros - Simulao- Registros - Servios ao Cidado- Formulrios- Classificao - Controle de Viagens- Integrao- Busca - Licitaes / Compras- Anlises- Publicao - Processos de - Monitoramento- RevisoEngenharia - Tarefas- Auditoria 16. ECM + BPM Desafios para o Desenvolvimento da Estratgia IntegradaFator Crtico de Sucesso: AutomaoDesafiosSoluo CorporativaImplementao Modular e Incremental Evitar Silos de Aplicao e InformaoEvitar Custos Extras com IntegraoFacilitar o Treinamento dos Usurios Promover a Conformidade Regulatria Convergncia de FrameworksDiminuir o TCOAlavancar a Governana de TI na Gesto Pblica 17. ECM + BPM Desafios para o Desenvolvimento da Estratgia IntegradaSoftExpert ECM Suite Fator Crtico de Sucesso: Automao Soluo Corporativa Evitar Silos de Aplicao e Informao +Desafios Implementao Modular e Incremental Evitar Custos Extras com IntegraoFacilitar o Treinamento dos Usurios Promover a Conformidade RegulatriaSoftExpert BPM Suite Convergncia de FrameworksDiminuir o TCOAlavancar a Governana de TI na Gesto PblicaSoluo CorporativaImplementao Modular e Incremental Elimina Silos de Aplicao e Informao Elimina Custos Extras com IntegraoFacilita o Treinamento dos UsuriosPromove a Conformidade Regulatria Convergncia de Frameworks Diminui o TCOAlavanca para Governana de TI na Gesto Pblica 18. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 Gesto deDocumentos ParticipaoTradicional dosUsurios ContedoContedo no-gerenciadoGerenciado Processos de GestoTipos de ControleContedoDocumentalBsico 19. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 SoftExpert ECM Suite Gesto deDocumentosECM + BPM ParticipaoTradicional dosUsurios ContedoContedo no-gerenciadoGerenciado Processos de GestoAlavanca Governana de TI = Minimiza Riscos na Gesto Pblica (Leis, Normativos, Resolues, etc.)Tipos de ControlePotencializa os resultadosContedoDocumentalBsico para toda a organizao 20. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 Solues EspecficasBuscaCapturaColaboraoWorkflowRegistrosGED Complexidade + Alto custo de integrao Custo de propriedade elevado (TCO) Informao dispersa (silos) 21. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 Solues Especficas versus ECM + BPMBusca Workflow RegistrosCaptura GEDBusca CapturaColaboraoWorkflowRegistrosGEDSoftExpert ECM Suite Processos Colaborativos Complexidade + Alto custo de integrao Flexibilidade e Integrao Custo de propriedade elevado (TCO) Escalabilidade + ROI Informao dispersa (silos) Eliminao de silos de informao 22. ECM + BPM: Ganhos ao longo do tempoViso TticaViso EstratgicaInvestimento de curto-prazoValor preservado ao longo do tempoReativo (baseado em deadline)Pr-ativo (foco na Performance)SoftExpert Solues pontuais ECM SuiteGesto GestoBottom-upTop-down NecessidadesPlataforma Departamentais CorporativaSistemas Integrao Nativa entrefragmentados componentesEficincia OperacionalBaixa aderncia c/ PDTITI gil (Governana)Oportunidade paraComplexidade p/ Gesto Alinhamento Estratgico Risco p/ AdministraoControle e Planejamento 23. Agenda Desafios da Gesto Pblica Gesto de documentos ou gesto de processos? Necessidades da Gesto Pblica O que ECM? O que BPM? Qual a relao entre ECM e BPM. ECM + BPM: 1 + 1 = 3 ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratgia eficaz Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM ECM + BPM: Gerando valor na Gesto Pblica 24. ECM + BPM 05 Pilares para uma Estratgia EficazGesto deGesto deWorkflow/Busca Captura DocumentosRegistrosBPMProteo da Polticas e regras Indexao DigitalizaoRotas pr-definidasInformaocorporativas ContextoCaptura + OCRpara reviso eNormas eCaptura e gestoaprovao RelevnciaClassificaoprocedimentos de e-mailsAtribuio de Metadadostarefas eTaxonomia e Polticas declassificao dereteno e Alertasrastreabilidademetadados agendas de Fontes deWorkflow Ad HocControle de reviso expiraocontedo Workflowde documentos automatizadasdistribudas estruturado +(Workflow Trilhas de auditoria Visualizao roteamentoespecfico) Arquivo Fsico dinmica dinmicoBibliotecas deRoteamento nosNotificaesdocumentosestgios de durante todo otemporalidade ciclo de vida Excelncia na Gesto Pblica (Governana) Prticas Repetidas Gesto da Informao Aprimorada Eficcia na Gesto Pblica 25. ECM + BPM 05 Pilares para uma Estratgia EficazGesto deGesto deWorkflow/ SoftExpert ECM Suite DocumentosProteo da RegistrosPolticas e regras Busca IndexaoCapturaDigitalizaoBPMRotas pr-definidasInformaocorporativasContexto Captura + OCRpara reviso e+Normas eCaptura e gestoaprovaoRelevncia Classificaoprocedimentos de e-mailsAtribuio deMetadados tarefas eTaxonomia e Polticas declassificao dereteno eAlertas rastreabilidademetadados agendas deFontes de Workflow Ad HocControle de reviso expirao contedoWorkflowde documentos automatizadas distribudasestruturado +(Workflowespecfico)Bibliotecas deTrilhas de auditoriaArquivo FsicoRoteamento nos SoftExpert BPM SuiteVisualizaodinmicaroteamentodinmicoNotificaesdocumentosestgios de durante todo otemporalidade ciclo de vida Excelncia na Gesto Pblica (Governana) Prticas Repetidas Gesto da Informao Aprimorada Eficcia na Gesto Pblica 26. Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM O que a integrao ECM + BPM da SoftExpert pode fazer? Iniciar workflows automaticamente ou manualmente baseado em processosgerenciados Monitorar e responder a eventos (Excees de tempo) Revisar uma coleo de documentos simultaneamente Alterar o fluxo em tempo de execuo Determinar executores em tempo de execuo Alocar tarefas a um pool de executores Manipular documentos fsicos com controle atravs dos fluxos Gerenciar a execuo de tarefas, notificaes e rastreabilidade Comunicar com sistemas externos Escalar tarefas para outros executores Suportar realocao de recursos Dinamicamente responder para