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Efetividade Pessoal
Momento 1
•O mundo é complexo
•Simplicidade
Nosso mundo é complexo
MATRIZ
Alemanha
CONCORRÊNCIA
CAPITAL
FORNECEDORES
PESSOAS
FINANÇAS
MARKETING
VENDASTÉCNICAS
ENGENHARIA
ADMINISTRAÇÃODE PROJETO EPLANEJAMENTO
MONTAGEMDE
EQUIPAMENTOS
ASSISTÊNCIATÉCNICA
RH
CLIENTES
PROSPECTS
ESTOQUEALMOXARIFADO
RENOVAÇÃODE
EQUIPAMENTOS
Tecnologia
Material / Prazos
Fatura
Análise de Crédito
Pessoas/Treinamento
Pessoas/Treinamento
Pessoas/Treinamento
Pessoas/Treinamento
Manutenção/Instalação
Equipamentos
Informaçãode
Instalação
Controlede Prazos
Pedido deAnálise de
Crédito
Controlede
Estoque
Apoio Técnico
Projeto/Supervisão
Material/Peças
Material/Peças
Reclamações/Solicitações
Pedidos/Reclamações
Dinheiro
Definiçãode Projetos
NovosProdutos
Necessidadede NovosProdutos
Pedido/Contrato
Esforço de Vendas
Esforço de Vendas/Cadastro/Aprovação de CréditoPrevisão
Metas
Equipamentos
Equipamentos
Reclamações
PRÉ-PROJETO
Reclamações
Pesquisa deMercado
NovasTecnologias
Cotações ePrazos
ApoioTécnico
Cotações/Apoio Técnico
Solicitação Cotação
Cotação
Controlede Projeto
MERCADO
NovasTecnologias/Tendências
Melhorias eNovas
Tecnologias
Oferta de Upgrades/Melhorias
1a
3
21c
1b
3
3
3
2
4
4
4
4
4
5
5
Web 2.0
Muitas coisas para fazer Muitas competências para
desenvolver!
Tudo é muito simples!
Simplicidade...
Para viver a simplicidade, a gente
precisa quebrar nossos padrões de
pensamento
E para quebrar um
padrão de
pensamento, você
precisa de um esforço
consciente.
Uma fonte sobre Simplicidade
– reduza
– organize
– tempo
– aprenda
– diferenças
– contexto
– emoção
– confiança
– fracasso
– o ponto
Viver sua vida fazendo
as coisas que gosta
E com menos
stress
Uma dica para a Simplicidade...
filme• http://blog.ted.com/2007/09/20/john_maeda/
Você pode fazer qualquer coisa...
Mas não pode fazer tudo!!!
Melhore o conhecimento sobre si
mesmo
Diagram adapted from “The Heart of Appreciative Strategy” by John Sutherland and Jacqueline Stavros and
“Strategic Inquiry > Appreciative Intent: Inspiration to SOAR - A New Framework for Strategic Planning” by
Jacqueline Stavros, David Cooperrider, D. Lynn Kelley, AI Practitioner, November 2003.
Opportunities
(oportunidades)Strenghts
(forças)
Objectives
(objectives)
Aspirations
(aspirações)
Quais são seus pontos fortes?
Strenghts
(forças)
Opportunities
(oportunidades)Strenghts
(forças)
Objectives
(objetivos)
Aspirations
(aspirações)
Quais são minhas grandes qualidades?
Quais são meus pontos fortes?
Que oportunidades você consegue
ver nesse momento?
Opportunities
(oportunidades)
Opportunities
(oportunidades)Strenghts
(forças)
Objectives
(objetivos)
Aspirations
(aspirações)
Quais as oportunidades que este momento apresenta?
- Para o negócio?
- No meu dia-a-dia?
- Na minha vida?
O que você quer fazer na vida?
Aspirations
(aspirações)
Opportunities
(oportunidades)Strenghts
(forças)
Objectives
(objetivos)
Aspirations
(aspirações)
O que aspiro profissionalmente?
Qual minha visão de futuro?
O que espero desse momento?
Quais são seus objetivos?
Objectives
(objetivos)
Opportunities
(oportunidades)Strenghts
(forças)
Objectives
(objetivos)
Aspirations
(aspirações)
Quais os objetivos (para a empresa e para mim)?
Quais mudanças de performance?
Momento 2
•Auto
gerenciamento:
controle e
perspectiva e a
•Relação do que é
importante e
urgente
Seus objetivos pessoais
Felicidade Prazer Auto Realização
Saúde Relacionamento Reputação Poder Fama
Respeito Independência Financeira Outros
Promoção Qualificação Novas Oportunidades
Tarefas diárias e semanaisMore information at 1000ventures.com:
“”
Foco na Horizontal
Horizontal = Controle
Observar cada tarefa do dia-a-dia
Foco na Vertical
Vert
ical
= P
ers
pecti
va
Planejamento dos tópicos e
projetos – obter os melhores
objetivos desejados, alinhamento
com os objetivos da empresa,
mantendo a visão do todo.
Foco na Horizontal e na Vertical
Horizontal = Controle
Vert
ical
= P
ers
pecti
va
Efetividade
Alcançar o que se quer com o melhor
aproveitamento dos recursos disponíveis,
tempo e energia.
CONTROLE
Sempre sim !! Mestre de si
ReativoMicro
gerenciamento
Controle e Perspectiva
PERSPECTIV
A
Dois aspectos
• Compromisso com o
controle, consciente
das opções que
temos na vida
• Manter a
perspectiva;
alinhamento claro
das decisões,
direções e
prioridades da
empresa e da nossa
vida.
Sua habilidade de
gerar resultado é
diretamente
proporcional a sua
habilidade de
concentração
Sua habilidade de se
concentrar é diretamente
proporcional a sua
habilidade de eliminar
obstáculos!
Qual o maior obstáculo que pessoas
colocam em seu próprio caminho e
que as impedem de alcançar maior
produtividade pessoal?
Obstáculos da Efetividade Pessoal
• Muitas coisas inacabadas na cabeça =
tralhas.
• Falta de decisão sobre o que fazer com
as tralhas.
• Falha na organização
Obstáculos da Produtividade Pessoal
URGENTE NÃO URGENTE
NÃO
IM
PO
RTAN
TE
IMPO
RTAN
TE
Crises
Problemas urgentes
Projetos, reuniões e
relatórios com
prazos apertados
Preparação
Prevenção
Planejamento
Cultivo de
Relacionamentos
Renovação
Esclarecimentos de
Valores
atender telefone
Checar e-mail
constantemente
Algumas reuniões
Visitantes inesperados
Mudar a cor do protetor
da tela do computador
Telefonemas,
correspondência e
e-mails irrelevantes
Assuntos secundários de
outras pessoas
Matriz de Prioridades
“O começo é metade de toda
ação”
Pensar SMART
Primeiro passo – Estruturar
Identifique seus principais objetivos
S Simples Resultado Simples de ser identificado
M Mensurável Resultado mensurável
A Alcançável Possível de ser alcançado por você
R Relevante Relevante para você, qual o benefício...
T Tempo Tempo definido
Pensar SMART
Momento 3
•Um método para
controlar seu dia a dia:
GTD
Organização
A organização é uma habilidade que pode ser desenvolvida.
Não existe uma receita pronta, e envolve disciplina e
determinação.
Organização é um conjunto de hábitos e
métodos que influi diretamente no
desempenho profissional e na vida
pessoal.
Getting Things Done – GTD
O importante é a atitude e o conceito.
• Conjunto de técnicas e
ferramentas de produtividade
pessoal.
• Base: organização mental e
do ambiente.
• Objetivo: efetividade sem
stress.
video: http://www.fastcompany.com/video/david-allen-on-getting-things-done
Nós coletamos coisas que exigem
nossa atenção; processamos seu
significado e o que é preciso fazer
em relação a elas; organizamos
os resultados, que revisamos,
como opções quanto ao que
decidimos fazer.
1Coletar
2Process
ar3Organiz
ar4Revisar
5Fazer
Os cinco estágios
Os Cinco Estágios
• Cada item deve estar dentro da ferramenta de
coleta e fora da sua cabeça.
• Coleta Física: tudo que está no lugar errado.
• Coleta Mental: a limpeza da mente.
• Ferramentas de coleta: caixa de entrada
física; instrumentos de anotação em papel
e/ou eletrônicos; instrumentos de gravação de
voz; e-mail.
A hora de juntar as “tralhas”1Coletar
2Processar
3Organizar
4Revisar
5Fazer
Os Cinco Estágios
• Identificar cada item e decidir o que ele é, o
que significa e o que fazer com ele.
• Princípios:
1 - Processe um item de cada vez
2 - Jamais devolva coisa alguma para a “entrada”
• Pergunta-chave: “Qual será a próxima
ação?”
• Pense SMART!
Como esvaziar a “entrada”1Coletar
2Processar
3Organizar
4Revisar
5Fazer
Os Cinco Estágios
• É a etapa em que se define claramente o
que deve ser feito com cada uma das
informações que você processou.
• É crucial ter limites bem-definidos.
Como definir os compartimentos certos
1Coletar
2Processar
3Organizar
4Revisar
5Fazer
“Tralha”(stuff)
Qualquer coisa que você deixou entrar em seu mundo
psicológico ou físico, mas para a qual você não definiu o
resultado/destino desejado, nem a próxima ação.
Enquanto as coisas continuarem sendo “tralha”, serão
incontroláveis.
Essa preocupação constante e improdutiva com todas as coisas que
temos a fazer é o maior consumidor individual de tempo e energia.
Kerry Gleeson
Os Cinco Estágios
Os Cinco Estágios
Como manter seu sistema funcional
• Visão de todos os seus projetos e veios abertos.
• O que deve ser visto e quando?
• O momento e o local certos para a revisão.
• Sacrificar o aparentemente urgente em favor do
realmente importante.
O processo de revisão é senso comum, mas poucos de nós o realizamos tão bem
como poderíamos – e isso quer dizer com a regularidade que deveríamos, para
manter a mente clara e conservar uma sensação de controle relaxado.
David Allen
1Coletar
2Processar
3Organizar
4Revisar
5Fazer
Os Cinco Estágios
O processo de revisão é senso comum, mas
poucos de nós o realizamos tão bem como
poderíamos – e isso quer dizer com a
regularidade que deveríamos, para manter a
mente clara e conservar uma sensação de
controle relaxado.
David Allen
1Coletar
2Processar
3Organizar
4Revisar
5Fazer
Os Cinco Estágios
Como escolher as melhores ações
• Decidir que ações desenvolver, definir
prioridades.
• Quatro critérios: contexto; tempo; energia;
prioridade.
• Trabalho diário: pré- definidos; Ad Hoc;
definição do trabalho.
1Coletar
2Processar
3Organizar
4Revisar
5Fazer
Para começar
• Separe um tempo para você: faça disso o seu mantra.
• “Limpe” seu espaço físico e seus espaços mentais: você pode fazer
qualquer coisa, mas não pode fazer tudo! Simplifique.
• Defina suas prioridades: onde quero chegar, o que eu gosto, o que
preciso fazer no dia a dia para chegar lá.