Ferramentas de planejamento para pequenos negócios

2Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

APRESENTAÇÃO

O universo empresarial do Brasil é formado por muitos micro e pequenos negócios. O ano de 2016, por exemplo, encerrou com 15.752.570 MPE (Micro e Pequenas Empresas) ativas, e isso representa 93,1% de todas as empresas ativas no país, ou seja, é um número bastante representativo. Entretanto, o índice de mortalidade dos negócios também é alto – no mes-mo ano, 216.617 empresas de micro e pequeno porte deixaram de existir. Estima-se que 60% das empresas abertas no país não sobrevivam a mais de cinco anos de atividade, e esse índice é ainda maior em empresas com menos funcionários.

O sucesso e a sobrevivência de uma empresa no mercado dependem de diversos fatores internos e externos à instituição, porém, um ponto crucial e que deve sempre ser considerado pelos gestores que desejam crescer e desenvolver o seu negócio, é o bom planejamento.

Neste e-book, você conhecerá os principais conceitos sobre o termo; entenderá para que serve o planejamento; quando deve ser feito – e quais os períodos indicados para sua revisão; bem como terá contato com técnicas e ferramentas que auxiliam o(a) empresário(a) na execução do plano.

Boa leitura!

3Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

O QUE É PLANEJAMENTO?

A imaginação do ser humano permite que ele tenha pen-samentos e ideias criativas, das mais variadas possíveis. Entretanto, para que essas ideias sejam colocadas em prá-tica, é preciso traçar objetivos, estabelecer metas, definir etapas e indicar ações para alcançar os resultados, ou seja: é preciso organização e planejamento.

Em um mercado cada vez mais competitivo, repleto de fato-res conhecidos e desconhecidos, cabe ao gestor do negócio unir a sua experiência a ferramentas e técnicas de geren-ciamento, a fim de imaginar o caminho que deseja seguir, prever os obstáculos – e saber lidar com eles, e conseguir identificar as possíveis oportunidades. Diante disso, pode--se afirmar que a forma como o(a) empresário(a) vai percor-rer o caminho que deseja trilhar é o próprio planejamento.

Uma situação bem comum entre as MPE brasileiras é o fato de o(a) proprietário(a) acumular diferentes funções no negócio, principalmente por conta do baixo número de fun-cionários. Nesses casos, a gestão fica prejudicada, pois a pessoa responsável acaba ocupando boa parte do seu tempo com soluções de improvisos e, consequentemente, restringe ou elimina o tempo necessário para planejar e or-ganizar os objetivos do futuro.

Planejamento, portanto, é uma atividade dire-tamente relacionada à gestão e à administra-ção. Em resumo, significa preparar, organizar e estruturar um objetivo.

Também é importante ressaltar que, muitas vezes, apenas um tipo de planejamento não consegue englobar todos os objetivos de uma empresa. Por essa razão, uma organiza-ção costuma lidar com diversos tipos de planejamento ao mesmo tempo.

Os níveis de planejamento

Um planejamento possui basicamente três níveis, que tra-balham de forma integrada e se diferenciam por conta do prazo em que as ações são executadas, dos níveis hie-rárquicos envolvidos e da influência dos resultados gerais. Entenda melhor cada um deles.

Planejamento estratégico

Geralmente, o planejamento estratégico é o primeiro a ser realizado na empresa. Nesse nível, são definidos os rumos que a empresa pretende seguir, tanto no ambiente externo quanto no interno. As ações criadas envolvem uma visão geral do negócio, por isso não costumam ser estritamente detalhadas e são planejadas em longo prazo, considerando um período que pode variar de cinco a 10 anos.

4Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

Planejamento tático

Trata-se de um planejamento menos generalista, ou seja, tem como foco um processo específico ou apenas um depar-tamento. A ideia do planejamento tático é criar condições para que o objetivo proposto no planejamento estratégico seja alcançado. Nesse caso, as ações são planejadas em médio prazo, o que corresponde a um período de um a três anos.

Planejamento operacional

No planejamento operacional há maior envolvimento dos profissionais com perfil técnico, uma vez que, neste nível, as ações pensadas precisam ser efetivamente executadas. O prazo dessas ações costuma ser de três a seis meses.

Em resumo, é possível classificar os três níveis de planejamento da seguinte forma:

5Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

Conceitos básicos

Empresário(a), para complementar o seu entendimento sobre planejamento empresarial, conheça alguns termos comu-mente utilizados nessa atividade. Um planejamento torna-se mais consistente e estruturado quando estes termos são bem compreendidos e definidos.

OBJETIVOS

Objetivo é aquilo que se pretende alcançar, podendo ser um lugar ou uma situação de futuro onde se deseja estar dentro de um prazo determinado. Pode ser abrangente ou específico.

Exemplo de objetivo empresarial:

Aumentar a cartela de clientes no varejo.”

METAS

As metas estão diretamente relacionadas aos objetivos, porém possuem significados dife-rentes. Pode-se dizer que meta é um objetivo mais detalhado, acompanhado de informa-ções quantitativas e de prazos determinados.

Exemplo de meta empresarial (relacionada ao objetivo exemplificado anteriormente):

Aumentar 10% o número de clientes no prazo de um ano.”

MISSÃO

A missão é o motivo pelo qual a empresa existe. O ideal é que seja representada por uma frase inspiradora e desafiadora, indicando o benefício que o produto ou o serviço oferecido ao mercado proporciona ao público-alvo. A missão deve ser amplamente divulgada entre os co-laboradores, de forma que todos entendam claramente qual a crença daquela organização.

Exemplo de Missão:

Proporcionar ao maior número de pessoas uma experiência memorável

e de excelência em produtos e serviços, sendo referência em gestão do

negócio de chocolate. ” (Cacau Show)

6Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

VISÃO

A visão traça o horizonte da empresa, ou seja, indica o que ela pretende para o futuro. A ideia é que a organização defina indicadores e metas para avaliar o quanto esse objetivo está sen-do atingido ou não – ainda que isso não seja amplamente divulgado.

Exemplo de Visão:

Ser a maior e melhor rede de chocolates finos do mundo, oferecendo

aos seus clientes e parceiros uma relação duradoura, com foco no

crescimento, na rentabilidade e na responsabilidade socioambiental”.

(Cacau Show)

VALORES

Os valores são tudo aquilo que rege o comportamento e as atitudes da empresa. É algo que deve ser intrínseco aos colaboradores e no relacionamento entre clientes, fornecedores e parceiros. Pode ser definido por meio de tópicos, e não possui limite de quantidade.

7Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

PARA QUE PLANEJAR?

Um planejamento bem feito e executado com excelência pode render muitos benefícios à empresa. Com um bom pla-nejamento, empresários, gestores e a própria equipe de colaboradores também podem se sentir mais seguros em suas tarefas. Ou seja, entendem que tudo o que está sendo feito tem um propósito e acabam se engajando mais para alcançar os objetivos propostos.

FIQUE ATENTO(A)!

Os benefícios somente serão visíveis se o planejamento for levado a sério. É comum que muitos

empresários tenham consciência da importância de um bom planejamento, porém não consi-

gam colocá-lo em prática. Também acontece de iniciarem o processo, mas não darem a impor-

tância necessária para o seu acompanhamento.

8Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

QUANDO PLANEJAR?

Com a empresa já em atividade, o planejamento não deve ser interrompido. É necessário revisá-lo com frequência para avaliar o cumprimento das metas traçadas.

Entenda algumas recomendações com relação ao tempo de realização de um planejamento:

• Final ou começo do ano: época ideal para realizar o planejamento estratégico da empresa. Esse período, inclusive, é onde as pessoas, no geral, se concentram no novo ano que se inicia e refletem sobre os rumos que desejam trilhar. Nas empresas, acontece o mesmo. Além disso, dependendo da área de atuação, essa épo-

ca tem baixo movimento e acaba sendo ideal para a realização dessa atividade.

• A cada trimestre: a cada três meses é preciso revisar as metas que possuem prazos mais curtos, verificando se foram atingidas. Caso ainda não tenham sido, é im-portante analisar se existe possibilidade de alcançá-las dentro do prazo determinado. É comum que, nestes pe-ríodos de revisão, o planejamento seja adaptado.

• A cada semestre: a cada seis meses é preciso revi-sar as metas que possuem prazos curtos ou médios, avaliando também se as ações planejadas estão dando bons resultados ou se é necessário ajustá-las.

OBSERVAÇÃO:

A opção de realizar reuniões de revisão a cada três ou seis meses depende dos objetivos da em-

presa. Independentemente da época que o gestor defina para a revisão, o mais importante é que

todos os objetivos sejam monitorados. Não abandone o seu planejamento!

Confira alguns pontos que devem servir de reflexão no mo-mento da revisão do planejamento:

• Quando todas as metas são atingidas com bastante fa-cilidade, pode significar que os objetivos definidos são pouco desafiadores e, portanto, podem refletir em pou-co crescimento para o negócio.

• Quando os objetivos não são alcançados, é preciso avaliar se as metas foram mal definidas, se as ações estipuladas não foram suficientes ou, ainda, se elas não foram executadas da maneira correta.

9Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

COMO PLANEJAR?

Por fim, após entender o que é um planejamento, para que ele serve e quando deve ser feito, é hora de entender como colocar a mão na massa e pôr em prática todas as ideias e planos.

Técnicas e ferramentas

Existem diferentes técnicas e ferramentas no mercado capazes de contribuir na tarefa de planejamento de uma empresa. Elas seguem alguns princípios da administração, portanto servem para dar apoio nas tomadas de decisão e, consequen-temente, para proporcionar mais segurança nas definições do planejamento.

Análise Swot

SWOT é a sigla de Streghts (Forças), Weakenesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Em português, é também conhecida como FOFA. Utilizada em formato de matriz, essa ferramenta serve para colocar na balança os prós e contras de determinada tarefa e para auxiliar o empresário a ter uma visão mais ampla sobre o seu mer-cado de atuação e o seu negócio. Os pontos observados nesta análise dizem respeito tanto ao ambiente interno quanto ao externo, por isso permite um entendimento mais amplo.

Visualmente, a matriz pode ser assim apresentada:

Quer saber mais sobre esta ferramenta? Clique aqui

10Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

PDCA

PDCA é a sigla de Plan (planejar), Do (executar), Check (checagem) e Act (ação). Esta ferramenta serve para dar apoio à exe-cução do próprio planejamento, e seus conceitos são muito semelhantes a ele. Por ser um ciclo, o processo não possui fim.

Quer saber mais sobre esta ferramenta? Clique aqui

11Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

SMART

SMART é um método que ajuda os gestores e os demais envolvidos no planejamento a criar metas. A sigla SMART é a abreviatura dos termos Specific (específica), Measurable (mensurável), Attainable ou Achievable (atingível), Realistic (relevante) e Time bound (temporizável). Entenda melhor cada uma das características que as metas devem ter:

• Específica: as metas precisam ser específicas, ou se-jam, precisam indicar de forma quantitativa aquilo que se deseja atingir. Dessa forma, torna-se mais fácil en-tender se foram alcançadas ou não, tendo em vista que há mais objetividade.

• Mensurável: as metas precisam ser mensuráveis, e isso significa que precisam ter indicadores capazes de medir o quanto estão ou não sendo alcançadas.

• Atingível: as metas precisam ser desafiadoras e exigir certo grau de esforço, entretanto, não podem ser inviá-veis: precisam ser atingíveis.

• Relevante: as metas precisam ser relevantes e ter relação com algum objetivo da instituição. Não adian-ta ter metas específicas, mensuráveis e atingíveis se elas não gerarem impacto positivo e diferenciado para a empresa.

• Temporizável: as metas precisam ter prazos definidos para que sejam atingidas.

Quer saber mais sobre esta ferramenta?

Clique aqui

12Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

BSC

BSC é a sigla para Balanced Scorecard, que significa “Indicadores Balanceados de Desempenho”. Este método é utiliza-do para apoiar a gestão estratégica da empresa, portanto está diretamente relacionado ao seu planejamento estratégico. O objetivo do BSC é fazer com que toda a organização compreenda as estratégias da empresa, podendo, desta forma, visualizar qual é a parcela de contribuição de cada um nisso e o quanto as metas e os objetivos vão sendo alcançados ao longo do tempo.

No geral, o BSC é um processo cíclico que tem quatro ações principais:

• Divulgar o plano estratégico da empresa, fazendo com que todos gestores e colabo-radores tenham o mesmo entendimento so-bre os objetivos da organização. Com isso, todos entendem, de forma clara, o propósito que devem atingir.

• Realizar um planejamento do seu próprio setor (gestores), definindo metas e ações para cada um dos colaboradores, ou seja, é o momento de cada um avaliar como pode contribuir no alcance da estratégia.

• Realizar um acompanhamento de todo o processo, identificando melhorias e pratican-do feedbacks.

• Deixar claro qual a relação entre as metas definidas e ações realizadas em cada de-partamento com os objetivos gerais da em-presa. Esclarecendo, assim, a relevância de cada ação tomada.

O processo do BSC é estruturado e pensado sob a ótica de quatro perspectivas, são elas:

• Financeira: serve para que se avalie o quanto as ações e as metas definidas acabam impactando na parte econômica da empresa.

• Clientes: está diretamente relacionada ao negócio e ao mercado em si. Essa avaliação também serve para medir o nível de satisfação dos clientes atendidos e para saber como está sendo o impacto das ações na manutenção destes clientes.

• Processos internos: é uma avaliação interna, na qual é possível identificar os processos críticos da empresa, que acabam afetando objetivos, metas e ações.

• Aprendizado e crescimento: serve para que a empresa identifique os pontos que devem ser melhorados, principal-mente com relação a capacitações. O objetivo é verificar o que deve ser melhorado para que a empresa se desenvolva cada vez mais.

Quer saber mais sobre esta ferramenta? Clique aqui

13Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

5W2H

Outro método que serve de apoio para executar os planos de ação de uma empresa é o 5W2H. Trata-se de uma fer-ramenta simples, que pode ser utilizada por empresas de qualquer porte. Seu objetivo é guiar empresários(as) e fa-zê-los(as) refletir sobre alguns questionamentos – cinco de-les começam com a letra W e dois com a letra H, por isso o nome. O formato mais comum de apresentar este método é a planilha.

As questões são:

• What? (O quê?): neste campo deve ser preenchido o que será feito, ou seja, qual objetivo se pretende alcançar.

• Why? (Por quê?): aqui é definido o motivo pelo qual será realizada deter-minada ação.

• Where? (Onde?): nesta etapa, define-se o local onde a ação será reali-zada. É bastante comum que as etapas sejam realiza-das na própria empresa, entretanto, o ideal é especifi-car o máximo possível, podendo inclusive identificar o

departamento da empresa onde a ação será executa-da, por exemplo.

• When? (Quando?): toda ação precisa de um prazo para ser realizada, e é aqui que isso deve ser definido.

• Who? (Quem?): é importante definir quem ficará responsável por exe-cutar as ações definidas. Nesta etapa, é necessário avaliar o perfil ideal para cada tipo de ação.

• How? (Como?): neste campo, deve ser esclarecido o processo que será feito para atingir o objetivo inicial. Quanto mais específico, melhor.

• How much? (Quanto?): com todas as etapas bem esclarecidas, é o momento de especificar quanto esse plano de ação vai custar.

Quer saber mais sobre esta ferramenta?

Clique aqui

14Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

AS TÉCNICAS E FERRAMENTAS UTILIZADAS PARA GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO

DE NEGÓCIOS SÃO INÚMERAS. PROCURE ATUALIZAR-SE SOBRE O ASSUNTO,

TESTE AS FERRAMENTAS QUE VOCÊ CONHECE E AVALIE QUAL MELHOR SE

ADAPTA AO SEU NEGÓCIO.

15Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

SAIBA MAIS

Agora que você já entendeu melhor sobre a importância do planejamento para organizar o seu negócio e conheceu algu-mas ferramentas úteis para isso, é necessário buscar conteúdos complementares e/ou cursos para se capacitar. Isso lhe dará mais segurança para colocar a mão na massa.

Conheça os programas do Sebrae que vão ao encontro do assunto abordado neste e-book:

Sebrae Mais – Gestão de Indicadores e Resultados

Esta solução do Sebrae visa oferecer 127h de consultoria para cada empresa participante, 76h de workshops e 8h de encontros empresariais, no período de um ano. Com esse programa, o(a) empre-sário(a) desenvolverá seu pensamento estratégico e aprenderá a tomar decisões nas diferentes áreas de sua empresa, como finanças, marketing, recursos humanos, entre outras.

Sebrae Mais – Gestão Estratégica

Neste programa, as empresas participantes recebem uma orientação especializada de 18h e apren-dem sobre análise empresarial, elaboração de planos de ações estratégicas e identificação de pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças.

Na Medida – Planejamento Estratégico

É uma solução que tem como intuito esclarecer aos micro e pequenos empresários a importância do planejamento estratégico e suas formas de operacionalização. O programa é composto por um curso com 16h presenciais, uma consultoria de 2h e cinco diálogos empresariais que duram de 2h a 3h.

Videoaula Portal – Planejando o Futuro

Neste curso, os(as) empresários(as) entendem a importância do planejamento empresarial. O públi-co-alvo é formado por gestores que se preocupam com o futuro do seu negócio e desejam aprender instrumentos que dão suporte a um bom planejamento. O conteúdo é apresentado em 25min.

Conte com o Sebrae para ajudar a esclarecer suas dúvidas e para guiá-lo(a) nesta ativi-dade. Ligue para 0800 570 0800 ou procure a unidade mais próxima.

CONCLUSÃO

Atualmente, manter uma empresa ativa no mercado é um grande desafio. E, embora muitos empresários e empreen-dedores compreendam o significado do termo planejamento, poucos conseguem colocá-lo em prática de forma eficiente.

Empresas que adotam o planejamento como parte estra-tégica do seu negócio conseguem ir mais longe e, con-sequentemente, acabam se diferenciando no mercado, cada vez mais competitivo. Apesar de não ser uma tarefa tão simples, o planejamento pode render impactos positi-vos para o negócio e para o seu próprio gestor, como, por exemplo, o engajamento entre os funcionários e uma visão global do mercado de atuação.

Entretanto, o(a) empresário(a), além de saber planejar, pre-cisa ter também outras atribuições, tão importantes quanto. Nesse caso, é necessário saber delegar funções para não se sobrecarregar e prejudicar o negócio. Contar com uma equipe qualificada e experiente é bastante positivo, por-tanto, mesmo que essa equipe seja composta por poucas pessoas, que é a realidade de muitos micro e pequenos negócios brasileiros.

Empresário(a), aproveite este e-book para compartilhar conhecimento e envolver seus funcionários. Nunca é tarde para iniciar um planejamento ou retomar ações que, por algum motivo, ficaram paradas. Em momentos de di-ficuldade, um bom planejamento lhe dará su-porte e permitirá que você enfrente obstáculos com mais tranquilidade.

Esperamos que você tenha aproveitado as informações apresentadas e se sinta mais motivado(a) para tirar suas ideias do papel e correr atrás do crescimento e do desen-volvimento de seu negócio.

Conte com o Sebrae!

16Ferramentas de planejamento para pequenos negóciosSEBRAE

Curso e Consultoria Presencial: 0800 570 0800Online: 0800 643 0401Conteudista: Renata MagalhãesFotos: Banco de imagens /sebraesc /sebrae_sc /sebrae-sc

www.atendimento.sebrae-sc.com.br/