Gerenciamento de aquisições

GESTÃO DE AQUISIÇÕES PASSO A PASSO EM PROJETOS DA INDÚSTRIA

DA CONSTRUÇÃO

CONSTRUTORA IBEN LTDA.


O GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DE UM PROJETO INCLUI OS PROCESSOS NECESSARIOS PARA ADQUIRIR PRODUTOS E SERVIÇOS EXTERNOS A ORGANIZAÇÃO. INCLUI O PLANEJAMENTO, SOLICITAÇÃO, COTAÇÕES E PROPOSTAS, REALIZAÇÃO, ADMINISTRAÇÃO E ENCERRAMENTO DAS COMPRAS.

O PROCESSO DE PLANEJAMENTO CRIA AS REFERÊNCIAS NECESSÁRIAS PARA QUE O COMPRADOR REALIZE OS DEMAIS PROCESSOS DE AQUISIÇÕES. JÁ A SOLICITAÇÃO DA COMPRA É A CONSUMAÇÃO DA NECESSIDADE DE SE COMPRAR ALGO PREVISTO OU NÃO PELO PLANEJAMENTO, ELA COMPLEMENTA AS INFORMAÇÕES DO PLANEJAMENTO, INDICANDO QUEM PEDIU, O QUE PEDIU, EM QUE QUANTIDADE, COM QUE URGÊNCIA E COM QUAL IMPORTÂNCIA, TORNANDO OS PROCESSOS SEGUINTES MAIS FUNDAMENTADOS.

AS COMPRAS REPRESENTAM EM MÉDIA 60% DOS CUSTOS DE UM PROJETO DE CONSTRUÇÃO, EM PROJETOS COM ALTO GRAU DE TERCERIZAÇÃO ESSE NUMERO PODE ULTRAPASSAR 90% E O DESEMPENHO DESSE PROCESSO ESTA RELACIONADO A VÁRIOS OUTROS PARÂMETROS DE SUCESSO ALÉM DO CUSTO, COMO, TEMPO, QUALIDADE, RISCOS, COMUNICAÇÃO, ESCOPO, INTEGRAÇÃO E RECURSOS HUMANOS, QUE DEVEM SER INCORPORADOS AOS REQUISITOS DA AQUISIÇÃO.

COMO GERENCIAR AS AQUISIÇÕES E ESTABELECER METRICAS PARA MEDIR SEU DESEMPENHO?

IREMOS RESPONDER A ESSA PERGUNTA DESCREVENDO PASO A PASO AS PRINCIPAIS ROTINAS NO GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES DE PROJETOS DA INDUSTRIA DA CONSTRUÇÃO CIVIL.


O PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES DEVE ESPECIFICAR A DESCRIÇÃO DO QUE DEVE SER COMPRADO E OS SEUS TARGETS. A SOMA TOTAL DAS COMPRAS SERÁ IGUAL AO VALOR CONSIDERADO COMO CUSTO NO ORÇAMENTO, QUANDO O DESEMPENHO DELAS FOR IGUAL A 100%.

LISTA DE SERVIÇOS DO PROJETO

PACOTES DE TRABALHO TARGET OS PACOTES DE TRABALHO DESCRITOS ABAIXO CORRESPONDEM AS ATIVIDADES, SERVIÇOS OU ENTREGAS QUE DEVERÃO SEREM EXECUTADAS PARA QUE O PROJETO INCLUA TODO O TRABALHO NECESSARIO PARA SER CONCLUÍDO COM SUCESSO. O DICIONARIO DA EAP PODERÁ SER SOLICITADO PARA DETALHAR MELHOR CADA PACOTE DE TRABALHO.

ESTAS COLUNAS CORRESPONDEM AS QUANTIDADES E VALORES ESPECIFICADOS NA PLANILHA DE ORÇAMENTO QUE SERVIRAM DE BASE PARA COMPOSIÇÃO DO CUSTO OBJETIVO DO PROJETO. TODA A AQUISIÇÃO QUE EXCEDA QUAISQUER DESTES LIMITES DEVERÃO SER AUTORIZADAS PELO SEU GERENTE.

ITEM CATEGORIA DESCRIÇÃO DO SERVIÇO INÍCIO TÉRMINO UN. QTDE $ UNIT. MATERIAL

$ UNIT. SALÁRIOS

$ UNIT. ENCARGOS

$ UNIT. TOTAL

$ TOTAL

24.135.882,58

.001 A ABERTURA e preparo de caixa de até 40 cm para pavi mentação 22/09/11 28/09/11 m² 3.215,98

2,88

4,34

0,35

7,56

24.323,68

.002 A ABRIGO para cavalete em alvenaria, dimensões 0,65x 0,85x0,30 m 15/09/11 16/09/11 un 1,00

404,29

56,67

66,44

527,40

527,40

.003 AABRIGO para hidrante em chapa de aço carbono , com mangueira de Ø 65 mm (2 1/2'') x 30 m 17/04/12 31/12/12 un

1,00

762,79

41,15

48,26

852,21

852,21

.004 AABRIGO PROVISÓRIO de madeira executado na obra para depósito de materiais e ferramentas (incluind o reutilização 4 vezes) 03/06/09 27/04/12 m²

240,00

59,81

112,28

127,88

299,98

71.994,27

.005 AACABAMENTO de superfície de concreto com desempena deira mecânica elétrica 14/08/12 31/12/12 m²

420,00

0,18

2,55

2,01

4,74

1.989,92

.006 A ACABAMENTO de superfície de concreto ''Queimado'', 24/01/11 13/06/14 m² 534,48

1,21

2,35

2,76

6,32

3.378,08

.007 AALAMBRADO para quadra esportiva, com tela de arame galvanizado ou PVC, fixada em quadros de tubos de aço galvanizado, altura 1 m 14/08/12 31/12/12 m

32,00

118,54

6,29

7,38

132,21

4.230,72

.008 AALAMBRADO para quadra esportiva, com tela de arame galvanizado ou PVC, fixada em quadros de tubos de aço galvanizado, altura 4 m 14/08/12 31/12/12 m

70,00

211,08

15,10

17,70

243,88

17.071,50


OUTRA INFORMAÇÃO IMPORTANTE PARA O COMPRADOR NO PLANEJAMENTO É CLASSIFICAR OS ITENS DE COMPRA EM ORDEM ABC, CONFORME SUA RELEVÂNCIA ECONOMICA E DETERMINAR AS QUANTIDADES QUE SERÃO CONSUMIDAS NA LINHA DO TEMPO, CONFORME O PLANEJAMENTO.

CURVA ABC CRONOLÓGICA DE MATERIAIS

MATERIAIS TARGET ESTAS COLUNAS CORRESPONDEM AS QUANTIDADES E VALORES ESPECIFICADOS NA PLANILHA DE ORÇAMENTO QUE SERVIRAM DE BASE PARA COMPOSIÇÃO DO CUSTO OBJETIVO DO PROJETO. TODA A AQUISIÇÃO QUE EXCEDA QUAISQUER DESTES LIMITES DEVERÃO SER AUTORIZADAS PELO SEU GERENTE. jul/12 ago/12 set/12

ITEM CATEGORIA DESCRIÇÃO DO SERVIÇO UN. QTDE $ UNIT.

TOTAL $ TOTAL 1ª

QUIN.2ª QUIN.

1ª QUIN.

2ª QUIN.

1ª QUIN.

2ª QUIN.

.001 AAbrigo de hidrante para incêndio externo em chapa de aço carbono (largura: 0,60 m / altura: 0,90 m / profundidade: 0,17 m) un

1,00

157,48

157,48 0,058 0,062 0,058 0,062 0,058 0,058

.002 A Ácido muriático l 2,68

1,35

3,61 0 0 0,038 0,306 0,287 0,287

.003 A Aço ca-50 cmd bitola grossa 12,5 a 25mm (1/2 a 1'' ) kg 5.065,75

2,58

13.069,64 0 0 0 0 0 0

.004 AAdaptador para mangueira de incêndio em latão (diâ metro do lado storz: 2 1/2 '' / diâmetro do lado fê mea: 2 1/2 '') un

58,00

33,47

1.941,26 0,116 0,124 0,116 0,124 1,116 0,116

.005 A Adesivo para tubo de PVC kg 58,88

26,69

1.571,44 0,079 0,048 0,054 0,081 0,634 0,719

.006 A Aditivo hidrófugo l 502,39

2,48

1.245,93 6,75 7,2 17,904 8,174 6,86 6,86

.007 A Aditivo impermeabilizante e plastificante em pó pa ra argamassas kg 1.754,05

6,56

11.506,54 2,314 2,468 32,815 53,897 27,642 71,982

.008 A Adubo mineral 10-10-10 NPK kg 359,50

1,44

517,68 0 0 5,054 40,43 37,903 37,903


O PAPEL DO PMO É DETERMINAR O PLANO, ESTABELECER AS POLITICAS DE PROCESSOS PARA REALIZAR AS COMPRAS, ESTABELECER METRICAS PARA MONITORAR E CONTROLAR AS AQUISIÇÕES. PARA ISSO O I.D.A., INDICE DE DESEMPENHO DAS AQUISIÇÕES, É FUNDAMENTAL POIS ELE APONTA OS DESVIOS DAS COMPRAS REALIZADAS, COMPARANDO A MANEIRA QUE FORAM REALIZADAS COM A MANEIIRA QUE FORAM PROGRAMADAS.

IDA = PARÂMETROS DE SUCESSO DAS COMPRAS REALIZADAS / PARÂMETROS DE SUCESSO DAS COMPRAS PROGRAMADAS.

ONDE IDA > 100% = DESEMPENHO POSITIVO E IDA < 100% = DESEMPENHO NEGATIVO

INDICADORES DE DESEMPENHO

INDICADORES ATUAISINDICA O DESEMPENHO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO IDA = 100% CORRESPONDE A 100% DE CONFORMIDADE COM AS METAS E OBJETIVOS ESTABELECIDOS PELA ORGANIZAÇÃO, IDA DESEJADO > QUE 100%

CATEGORIA META MELHOR MEDIÇÃO MEDIÇÃO ATUAL

SERVIÇOS 100,00% 103,00% 99,00%MATERIAIS 100,00% 112,00% 108,00%IDA GLOBAL DO PROJETO 100,00% 107,50% 103,50%


AS COMPRAS POREM NÃO SE RESUMEM AO PLANEJAMENTO E AOS INDICES. A GOVERNANÇA DE UM PMO DEVE SER CAPAZ NÃO SÓ DE PLANEJAR E MENSURAR O DESEMPENHO, MAS TAMBÉM DISCIPLINAR OS PROCESSOS POR TRÁS DO SUCESSO DAS AQUISIÇÕES.

O GERENCIAMENTO DAS COMPRAS DEVE SER ACOMPANHADO DURANTE O SEU CICLO DE VIDA E PRIORIZADO PARA ORIENTAR O COMPRADOR.

OS 05 PROCESSOS QUE DEFINEM O INICIO E O ENCERRAMENTO DE CADA COMPRA SÃO SEQUENCIAIS E DEVEM OBRIGATÓRIAMENTE PASSAR POR TODAS AS ETAPAS A SEGUIR.


SOLICITAR AS COMPRAS

POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO DE SOLICITAR A COMPRA DE PRODUTOS E SERVIÇOS NECESSÁRIOS PARA A EXECUÇÃO DA OBRA

A PRINCIPAL SAÍDA DESSE PROCESSO É A ESPECIFICAÇÃO DETALHADA DE CADA ITEM DE COMPRA, INDICANDO MARCAS E FORNECEDORES ALEM DA DETERMINAÇÃO DA RELEVÂNCIA TÉCNICA DO PRODUTO PELO CRITÉRIO “XYZ”, ONDE “Z” CORRESPONDE AOS ITENS DE MAIOR RELEVANCIA TÉCNICA, CONSIDERADOS INDISPENSÁVEIS PARA A EXECUÇÃO DO PROJETO, “Y” MÉDIA RELEVÂNCIA E “X” MENOR RELEVÂNCIA E ANALISE “ABC”, ONDE “A” CORRESPONDE AOS ITENS DE MAIOR VALOR ECONOMICO, “B” MÉDIO VALOR, E “C” MENOR VALOR. INDICANDO A IMPORTANCIA DE UMA DETERMINADA COMPRA.

O PRAZO EM QUE A COMPRA DEVE SER REALIZADA EM SEMANAS INDICARÁ A URGENCIA DA AQUISIÇÃO. A PRIORIZAÇÃO DAS AQUISIÇÕES SE DARÁ ATRAVÉS DE UM GRÁFICO DE URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA.


SOLICITAR AS COMPRAS

MODELO DE GRÁFICO DE URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA.


PROPOSTAS E COTAÇÕES

POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO DE IDENTIFICAR FORNECEDORES, SOLICITAR E COLETAR PROPOSTAS E COTAÇÕES PARA O FORNECIMENTO DE PRODUTOS E SERVIÇOS ESPECIFICADOS NA SOLICITAÇÃO DE COMPRA.

A PRINCIPAL SAÍDA DESSE PROCESSO É O MAPA DE COTAÇÃO E EQUALIZAÇÃO DAS PROPOSTAS DE FORNECEDORES.

REALIZAR A COMPRA

POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO DE ANALISAR AS COTAÇÕES E PROPOSTAS, NEGOCIAR REQUISITOS (PRAZO, PREÇO, QUALIDADE), TRANSFERÊNCIA DE RISCOS AOS FORNECEDORES E ADJUDICAÇÃO DE DOCUMENTO QUE FORMALIZA O ACORDO COMERCIAL COM O FORNECEDOR.

ESSE PROCESSO ENVOLVE ATENÇÃO ESPECIAL E É DIVIDIDO EM ETAPAS PARA ILUSTRAR SUB-PROCESSOS NECESSÁRIOS A SUA REALIZAÇÃO.


REALIZAR A COMPRA

A AUTORIZAÇÃO DEVE SER APLICADA SOBRE UMA POLITICA DE VALORES MÁXIMOS PARA COMPRAS DIRETAS E SEM NECESSIDADE DE AUTORIZAÇÃO.

É NECESSARIO DESENVOLVER UMA APRESENTAÇÃO EXCLUSIVA PARA DEBATER PROFUNDAMENTE O TEMA “NEGOCIAÇÃO”. VAMOS NOS LIMITAR A LEMBRAR QUE ALÉM DO CUSTO, A TRANSFERÊNCIA DE RISCOS, PRAZOS, REQUISITOS DE QUALIDADE E CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO SÃO ALGUNS PONTOS IMPORTANTES A SEREM NEGOCIADOS.

POR ULTIMO, O DOCUMENTO CONTRATUAL É UM RESUMO DOS PROCESSOS ANTERIORES, SUAS CLAUSULAS DESCREVEM TODOS OS REQUISITOS NEGOCIADOS E ESPECIFICAÇÕES DA COMPRA.

ESSE DOCUMENTO DEVERÁ ACOMPANHAR A COMPRA ATÉ O SEU ENCERRAMENTO, SERVINDO DE PARÂMETRO DE CONFORMIDADE AOS DEMAIS PROCESSOS.

PARA RESOLUÇÃO DE CONFLITO O CONTRATO É A PRINCIPAL REFERÊNCIA, SEJA PARA RESOLUÇÕES PACIFICAS OU AÇÕES JUDICIAIS.


ADMINISTRAR A COMPRA

POR DEFINIÇÃO É O PROCESSO QUE ACOMPANHA A COMPRA DESDE O RECEBIMENTO ATÉ O ACEITE DOS SERVIÇOS OU PRODUTOS.

A PRINCIPAL FERRAMENTA DESSE PROCESSO É A ANALISE DE CONFORMIDADE ENTRE: NOTA FISCAL X PEDIDO DE COMPRAS X ENTREGA FÍSICA. OS TRÊS DEVEM ESTAR CONFORME PARA QUE O RECEBIMENTO SEJA CONCLUÍDO.

ENCERRAR A COMPRA

É A FINALIZAÇÃO DO COMPROMISSO DO FORNECEDOR EM ENTREGAR O PRODUTO OU SERVIÇO CONTRATADO, E FINALIZAÇÃO DO COMPROMISSO DA EMPRESA EM PAGAR CONFORME CONTRATADO.


PMBOK®

O PMBOK® 4 EDIÇÃO FOI USADO COMO REFERÊNCIA PARA A CRIAÇÃO DESSES PROCESSOS, OS PROCESSOS DE SOLICITAR A COMPRA E COLETAR PROPOSTAS E COTAÇÕES FOI INCLUIDO PARA CONTEXTUALIZAR A IMPORTANCIA VITAL DESSAS ETAPAS NO ANDAMENTO DE UMA AQUISIÇÃO.

NA PRÁTICA SABEMOS QUE AS COMPRAS “EMPERRAM” BÁSICAMENTE NESSES PROCESSOS POR RAZÕES SEMELHANTES, DURANTE A SOLICITAÇÃO, A FALTA DE ESPECIFICAÇÃO DETALHADA, NÃO PERMITE AVANÇAR PARA O PROCESSO DE COLETAR PROPOSTAS OU COTAÇÕES.

ASSIM COMO AS COTAÇÕES NÃO EQUALIZADAS NÃO POSSIBILITAM A COMPARAÇÃO DE PROPOSTAS E REALIZAÇÃO DA COMPRA.

É NECESSÁRIA UMA GOVERNANÇA SOBRE ESSES PROCESSOS E UM PLANEJAMENTO COMO AQUELE DEMONSTRADO INICIALMENTE NESSA APRESENTAÇÃO PARA PERMITIR QUE AS COMPRAS FLUAM NO RITMO DAS NECESSIDADES DO NEGÓCIO.

AS LIÇÕES APRENDIDAS ESTÃO RELACIONADAS COM A MELHORIA CONTINUA DOS MODELOS DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS, MINUTAS CONTRATUAIS QUE PREVINAM A ORGANIZAÇÃO, PONTUAÇÃO DE FORNECEDORES E AUMENTO DA CADEIA DE RELACIONAMENTO.

A TENDÊNCIA SERÁ OBSERVARMOS INDICES DE DESEMPENHO DE COMPRAS MELHORES A MEDIDA EM QUE AMADURECEMOS A ORGANIZAÇÃO.


ESCRITO POR

EDUARDO MILITÃO ELIAS, MBA / PMP®ID 1396759

PATROCINADO POR

CONSTRUTORA IBEN LTDA., RCP PMI®ID 1463462

Business

Gerenciamento de aquisições