Gerenciamento De Projeto Para Slideshare

Workshop draft de gestão de

projetos

2002Preparado por Leila Oliva para um time de Pesquisa e

Desenvolvimento

Welcome

Você irá aprender como:Produzir um plano para seu projeto que tenha uma alta chance de sucessoReconhecer e praticar habilidades de trabalho em time e de liderança necessárias para manter um time com alta moralEstabelecer e usar ferramentas específicas para acompanhar o projeto e manter-se dentro do planejado

Definir core, satellite e extended

Líder do projeto: líder do trabalho do dia a dia.Core team: 5-12 pessoas. Em pequenos times, o core team é o time do projeto.Satellite teams: é um time de uma mesma seção, grupo ou disciplina, que é liderado pelo core team.Extended team: qualquer pessoa, em qualquer nível, que dá uma contribuição significativa ao projeto. Geralmente este time utiliza menos de 30% do seu tempo no projeto.

EXECUTIVOPRINCIPAL

Líder do projeto

GERENTER&D

GERENTEMKT

GERENTEIT

RH

RH

CORE TEAM

RH

RH

CORE TEAM

RH

RH

CORE TEAM

56

Core team

Satellite team

EXECUTIVOPRINCIPAL

Líder do projeto

GERENTER&D

GERENTEMKT

GERENTEIT

RH

Satellite team

CORE TEAM CORE TEAM

RH

RH

CORE TEAM CORE TEAMCORE TEAM

Satellite team

Satellite team

Passos para o bom planejamento de projetos

Pergunta O que é obtidoO que se quer? Qual a necessidade? Posição da empresa, planejamento

estratégico

O que vai ser conseguido? Charter/ brief do projeto

O que precisa ser feito para conseguir? Estrutura analítica de projeto

Qual o melhor caminho? sequenciamento

Quem faz o que? Lista dos responsáveis

Qual a data de finalização do projeto e quais os milestones?

PERT- CPM e Gantt chart

Qual a melhor alternativa para atender metas de custo, tempo e disponibilidade de pessoas?

Plano do projetoPlano de alternativas

As ferramentas de projeto

Brief, o charter, as metas, objetivos e scopeEAP ou WBS (Work Breakdown Structure), com atividades e tarefas definidasLogical Network com as atividades em seqüência lógicaPERT/CPM (Project Evaluation and Review Technique, Critical Path Method)Gantt chart

Definindo o que é projeto e...

Processo é contínuo, repetitivo ou operacional em sua natureza e não tem um ponto final.Programa é maior e mais abrangente que um projeto, normalmente são de longo prazo e freqüentemente congrega uma série de projetos. Projeto é alguma coisa que você faz e que tem um final.

É um grupo complexo de esforços com um objetivo específico, com uma agenda e orçamento específicos, que tipicamente congrega pessoas de várias funções e é único.

Administração de projetos

Um projeto estará bem modelado se e quando for administrável e passível de avaliação.As convenções e técnicas aplicadas visam:

Esclarecer sobre a relação do projeto sobre a economia, as organizações, as estratégias.Definir o foco, quer seja o Project goal, o produto e/ou serviço a ser gerado.Estabelecer a seqüência das atividades a serem desenvolvidas.Estimar a provisão e uso dos recursos e custos a ele associados.Cuidar da apresentação do projeto, para que possa ser compreendido e aceito.

Exemplos de Business goal

Business goal:o que o negócio precisa; o propósito do projeto; também chamado objetivo estratégico: é o que o negócio precisa.Exemplos:Aumentar a rentabilidade...Melhorar a performance...Aumentar a eficiência...Manter o crescimento...Eliminar as deficiências...Aumentar a disponibilidade...

Antes de começar o projeto...

Todos os termos e conceitos utilizados para o projeto estão claros?

Os benefícios e justificativas foram claramente identificáveis pelos responsáveis?

Os requerimentos estão definidos de forma clara e bem entendidos por todas as partes?Quais serão os procedimentos de tomada de decisão durante o projeto?

Quem tem autoridade para decidir o que?Quais são as mudanças nos procedimentos de controle?

Antes de começar o projeto...

Existe alguma policy da companhia que precisa ser levada em conta?Existe suporte ao projeto por parte dos seniors?Existe alguma condição especial que pode afetar o projeto?Quem precisa ser envolvido no processo de planejamento?

Exemplos de project goal

Lançar um novo aroma para a linha de Ruffles, no mesmo patamar de preços das variantes existentes.Lançar uma nova variante de Ruffles, mantendo as margens atuais.Montar e implementar um site piloto de transações comerciais entre Elma Chips e os clientes de pequeno e médio varejo.

Escrever project goals claros-exercício

Escrever o que deve ser obtido.Incluir um evento indicando que a tarefa estácumprida.Evite adjetivos.Evite “ porquês” (benefícios)Use linguagem simples

Project goal

Escreva/descreva um project goal que seja possível de ser obtido.Faça um brainstorm para definir a meta do seu projeto, incorporando claramente um evento que indique o término.

Objetivos do projeto

É o project goal dividido em grandes pedaços. Também chamada de key deliverables.Leva em consideração todos os aspectos do projeto.Cada objetivo deve:

Ter um final que seja passível de ser testadoTer um deliverable tangível e explícitoTer os recursos que são requeridos identificáveisSer possível de planejar separadamente dos outros objetivos.

Por que fazer este trabalho de definição dos objetivos?

Divida e conquiste.Aumenta o foco das atenções nas atividades mais importantes.Permite melhor concentração dos skillsProvê melhor visibilidade do projeto e das competências gerenciais.Encoraja o avanço passo a passo e o controle

Alguns exemplos de objetivos do projeto

definir design construir testar manter

Para lançar um software

Fundação Construção Acabamento

Para construir uma casa

ou

civil carpintaria elétrica encanamento

Objetivos do projeto

Project goal: desenvolver e construir um equipamento em escala de laboratório para esterilização a “seco” de vegetais.Objetivos:

Conduzir uma revisão bibliográfica das ciências e tecnologias relevantes.Desenvolver um protótipo usando técnicas de modelagem e utilizando dados de termodinâmica da literatura.Construir o protótipo.Testar e refinar protótipo.Construir a versão final do equipamento em escala de laboratório.

Objetivos

Faça um brainstorm sobre a meta de seu projeto, considerando os fatores levantados e defina quais os objetivos a serem alcançados.

Project Scope

O project scope inclue os processos requeridos para assegurar que o projeto inclue todo o trabalho necessário e apenas o trabalho necessário para completar o projeto com sucessoO scope pode se referir a:

Product scope: as funcionalidades e características do produto ou serviço.Project scope: o trabalho que deve ser feito para entregar um produto dentro do especificado.

Project Scope

Base de planejamento:Requisitos:também podem ser chamados de problemas, oportunidades, requisitos do negócio. Ex: demanda de mercado; necessidade do negócio; requisito de cliente; avanço tecnológico; requisito legal; necessidade social.Restrições: são fatores que limitam as opções de gerenciamento do projeto; pode incluir limitações técnicas, financeiras, de mercado, contratos.Key assumptions:são fatores que, para efeito de planejamento, são consideradas verdadeiras, reais, certas. Assumptions geralmente envolvem um grau de risco. Ex: necessidade do cliente; uso de equipamento existentes

Scope exemplo

Meta do projeto: desenvolver e construir um equipamento em escala de laboratório para esterilização a “seco” de vegetais.Scope: (restrições)

Os vegetais para o experimento incluirão apenas: ervilhas, espinafre, milho e feijão.O projeto não incluirá nenhuma comparação com os modelos comerciais disponíveis no mercado.

Scope

Faça um brainstorm e defina os requisitos, restrições e key assumptions do seu projeto.

Exemplo de brief/ charter de projeto

Chá quente instantâneoProject Goal: pesquisar e desenvolver um processo de secagem e granulação para cháinstantâneo, otimizar o processo e submeter o CAPEX à aprovaçãoObjetivos:

Desenvolver um entendimento fundamental dos fatores de controle da secagem e da estrutura dos grânulos.Desenvolver modelo genérico de infusão de folhas relativas a sólidos.Completar a primeira fase de experimentação da fermentação do slurry, explorando as variáveis críticas de processo.

Exemplo de brief/ charter de projeto

Objetivos (cont.)Definir Key odores dos chás. Explorar a melhoria de qualidade através de aromas idênticos ao natural, métodos de adição e alterações de processo.Completar design de um sistema comercial de extração para manufatura e planta piloto.Confirmar os processos de secagem e granulação via testes em planta piloto.Otimizar o processo para qualidade e aparência.Definir as especificações de processo.Otimizar o sistema de congelamento e aeração para produzir grânulos de baixa densidade.

Exemplo de brief/charter de projetoScope

Este projeto é para desenvolver e melhorar chás quentes que são de baixo custo para produzir. Ice tea não vai ser revisto, nem chás que são solúveis em água fria. Este projeto inclue pesquisa, desenvolvimento e otimização de processo. O projeto não inclue scale up, avaliação de supplychain e lançamento, que será acompanhado por outro projeto caso este projeto seja bem sucedido.Restrições e Key assumptions:

Relançamento do produto está previsto para 15 meses a partir de hoje.O processo de extração em desenvolvimento deve reduzir os custos de produção em 20%.Será utilizada a atual cadeia de Supply.

Work Breakdown Structure

É o fracionamento dos objetivos em agrupamentos lógicos, com atividades relacionadas.O nível abaixo deve ser a expansão lógica do nível superior.Ter uma organização consistente, e.g. Por disciplina, processo ou produto.As subdivisões devem continuar até a menor unidade possível de tarefa.

Work Breakdown Structure

É o fracionamento dos objetivos em agrupamentos lógicos, com atividades relacionadas.O nível abaixo deve ser a expansão lógica do nível superior.Ter uma organização consistente, e.g. Por disciplina, processo ou produto.As subdivisões devem continuar até a menor unidade possível de tarefa.

WBS exemplo

Work Breakdown Structure- WBSseu projeto

tarefa1.1 tarefa 1.2

atividade 1

tarefa 2.1 tarefa 2.2

atividade 2

objetivo


atividade 3


atividade 4

objetivo


atividade 5

objetivo

meta

WBS exemplo

organização das atividades e tarefas por processo

definirtema

convidarpalestrante

definirprograma

determinarlocal

definirlocal

mandarimprimir apostila

definirlay-out da apostila

montarapostila

escreverlista de participantes

definircomunicação

montarworshop

WBS exemplo

organização das atividades e tarefas por produto

marcaçãoformas

concretagem

montagem dos blocos

fundação

estrutura tubulação

construção

piso pintura

acabamento

contruircasa

Work Breakdown Structure exercício

Realizar um brainstorm para listar qualquer coisa que precisa ser feita para atingir os objetivos do projeto.Inicie cada idéia com um verbo.Coloque os Post-its nas folhas do flip-chartpregadas na parede e os organize de acordo com os objetivos do projeto.Desenvolva uma hierarquia de pedaços e sub- pedaços.

Logical Network

É uma forma gráfica de mostrar as relações lógicas entre as tarefas.Mostra a interdependência entre tarefas

• PLANO DO PROJETOINICIALIZAÇÃO

PLANEJAMENTO

EXECUÇÃO CONTROLE

FINALIZAÇÃO

• ATUALIZAÇÕES

Logical Network exemplo

PERT/CPM Critical Path Method

É um modelo de técnica de redes para planejamento e controle de um projeto, destacando a duração máxima de cada atividade ou tarefa.O caminho crítico (critical path) mostra a seqüência mais longa das atividades na rede.

Todas as tarefas do critical path devem ser cumpridas no prazo, caso contrário, o projeto atrasa.

Logical network

É um método gráfico que mostra as relações lógicas entre as tarefas e atividades.É uma ferramenta eficiente para analisar relações complexas entre as tarefas.Principais prós e contras:

A interdependência das tarefas fica claramente demonstradaBoa ferramenta de layout das tarefas e atividadesO ajuste e re-ajuste das tarefas pode ser tarefa árdua, principalmente quando feita manualmente.

Logical network

Prepare a conversão do WBS em logicalnetwork, garantindo que todas as tarefas estão claras e completas.A network mostra graficamente a seqüência de atividades do projeto.

Construção da logical network exercício

Atividade Predecessor Duração (dias)A ---- 5B ---- 4C A 3D A 4E A 6F B,C 4G D 5H D,E 6I F 6J G,H 4

Como você faria este diagrama?

Como você faria este diagrama?

INÍCIO FIM

A

B

C

E

D

F

H

G

J

I

Logical network estruturação

Fazer a análise de precedência.Colocar todas as tarefas e atividades em uma seqüência lógica.Tente determinar todas as tarefas imediatamente predecessores e sucessores de cada tarefa.Sob o ponto de vista da tarefa:

O que tem que acontecer antes de eu iniciar?O que depende de mim?

Podem haver múltiplos predecessores e sucessores de uma tarefa.

Desenvolva a network para o projeto

Não se deve misturar níveis diferentes da WBS. Remova todos os objetivos e sumário das atividades.Monte a logical network e confira se tudo está certoModifique, delete, adicione Post-its conforme necessário.TODOS DEVEM PARTICIPAR E A DISCUSSÃO DEVE SER PRODUTIVA.

Desenvolva a network para o projeto

B C

D E F G

H I J

Desenvolva a rede PERT/CPM exercício

Garanta um início e um fim para a network. Crie tarefas “início” e “fim”, se necessário.Todas as atividades devem estar conectadas umas às outras.

Milestones

Uma seqüência de milestones destaca os eventos que ocorrem num projeto. Milestones são definidas como eventos claramente identificáveis por outras pessoas que não estejam diretamente envolvidas no projeto ou requerem aprovação antes do projeto seguir adiante.Uma seqüência de milestones é dada pelas datas principais onde os resultados ou as decisões deverão ser conseguidas.

Milestones exemplos

Início do projetoAprovação do projeto e/ou de suas fasesGo/no go decisionsRequerimentos de uso completadosDesenhos completadosAprovação de proposta de capitalEquipamento entregueTestes completadosDocumentação completadaTreinamento completadoProdução entregue

PERT/CPM: milestones e resultados

Uma milestone ocorre “naturalmente”quando uma seqüência de atividades em paralelo se juntam num ponto, ou é uma atividade que gera uma série de tarefas.Decida o que é uma milestone: o que foi completado, o que foi conseguido?Decisões de go/no go são milestones.CONTROLE O PROJETO COM MILESTONES , COM RESULTADOS CONCRETOS.As milestones devem ser usadas para marcar término de fases do projeto.

PERT/CPM: milestones e resultados

A

D

B

C F

E

G H

J

I

K

Qual é o caminho crítico?

INÍCIO FIM

A 5

B 4

C 3

E 6

D 4

F 4

H 6

G 3

J 4

I 6

Qual é o caminho crítico?

INÍCIOFIM

A 5

B 4

C 3

E 6

D 4

F 4

H 6

G 3

J 4

I 6

PERT/CPM Critical Path Method

Gantt Chart

É o método mais utilizado para exibir o cronograma de um projeto

Gantt Chart exemplo

ID Task Name Duration Predecessor1 projeto de paisagismo

de uma casa10 days

2 trabalharo gramado 72 days 1

3 comprar os materiaisdagrama

8 days 1

4 plantar grama 52 days

5 removerentulho 33 days 1

6 prepararosolo 16 days 5

7 plantar sementes degrama

3 days 6;3

8 plantar arbustos 12 days 6

Sep Oct Nov Dec Jan FebSeptemberOctober November December January February

Gerenciamento de projetos

Definição dos objetivos e do scope do projeto.

Definir objetivos claros e realistas para o projeto .Definir o scope do projeto.Identificar quais os fatores que envolvem o projeto precisam de avaliação.Decidir como envolver o stakeholder e quais as perguntas que devem ser feitas.

Determine as responsabilidades

Inicie com a primeira atividade. Pergunte: “quem quer ser responsável pela atividade A?. Uma e somente uma pessoa deve ser responsável pela atividade.Esta atividade requer algum input ,alguma revisão e alguma aprovação?Crie códigos para as atividades, por exemplo: C= coordena; I= implementa; A= autoriza, etc...

Determine os tempos

Existem metodologias para fazer estimativas!!

Best guessLimitações ( o que a gente tem na mão, quanto tempo leva, quanto custa...)Dados históricos

Extensivos dados históricos produzem boas estimativas.Projetos de inovação nem sempre podem se valer de dados históricos, portanto best guess pode ser a melhor alternativa!

Melhore as estimativas

Cumprir o quevocê prometeu

= Estimativas precisas

Estimativas precisas CompromissoCompromisso+

Estimativas precisas:•Experiência•Realismo•Tarefas de poucos dias

Faça estimativas de tempo para o projetoTente eliminar todas as preocupações sobre custo e agendas.Peça para a pessoa que se comprometeu com a tarefa fazer as estimativas e garanta seu comprometimento.Incorpore o fator “universal”. Consiste de tempo necessário para negociações, resolver conflitos, etc.Defina um standard de trabalho para os tempos, por ex: a- ½ dia ou 3 a 4 horas; b-1 dia ou 7 a 8 horas; c- 1 semana ou 5 dias.

Complete seu planejamentoAvalie seu projeto. Compare com o que foi estabelecido em termos de tempo, recursos humanos e custo.Se seu projeto ficou mais longo (normalmente fica 2x mais longo)? Prepare-se para encolher de forma racional o seu projeto, mantendo o comprometimento do time e o realismo.

NÃO utilize coerção para ajustar os tempos. Ela destrói o compromisso; reúna o time e refaça o planejamento.

Fatos da vidaNão se pode fazer mais do que é possívelExistem tradeoffs:

Faça menos: o dia tem 24 horasProcure ajudaDemore maisDiminua a qualidade

Trabalhar de forma inteligente éconscientemente escolher uma opção de tradeoffs.Não decidir é decidir. O time perde por W.O.

Tradeoffs

Faça menosElimine o que não é essencial.Reduza ou elimine as tarefas que dêem baixo retorno.Reduza os resultadosReduza o projeto: altere metas, scope e objetivos

TradeoffsPeça ajuda (normalmente a um custo $$)

Adicione pessoas no caminho críticoTrabalhe horas extras

Demore maisNegocie com o sponsor a extensão do projeto

Reduza a qualidadeFaça atividades em paralelo, mesmo com risco.Reduza especificaçõesDecida quais as atividades podem ser feitas adequadamente, ao invés de forma excelente.

O que fazer?

Reavalie o esforço e a duração somente das atividades que mudaram. Não sabote o projeto: NUNCA reduza arbitrariamente os tempos das tarefas.Quando o time estives pronto com as avaliações, identifique 2 ou 3 alternativas e prepare um Plano de AlternativasConsiga o apoio do sponsor.

Porque Construir um Plano de Alternativas

Grupos, não importa a competência de seus indivíduos, sofrem de “constipação” ou paralisia quando se trata de decisões.Muitas vezes não fica claro para o gerente se a pessoa que faz o contato espera empatia, sugestões, conselhos, decisão ou ação.A avaliação de alternativas e qual a decisão pode levar um tempo ENORME!Apresentar o problema de forma clara e alternativas inteligentes pode ser o fator decisivo.

Formato de um Plano de Alternativas

1 ou 2 páginas, no máximoPropósito: forneça alguma orientação e o backgroundA decisão a ser tomada: a decisão a ser feita é.....(complete)Opções: liste as alternativasSumário: sumarizar as conseqüências das alternativasRecomendação: deixe claro qual a sua opção, baseada nos tradeoffs e as necessidades do cliente.

Plano de Alternativas exemplo

Propósito: É preciso aumentar a rentabilidade dos molhos com sabores. A tecnologia de suspensão de partículas foi selecionada para alcançar este objetivo.Decisão a ser tomada: manter a qualidade do projeto ou andar mais rápido.Opções:

Opção A – processo último.Opção B- manter o cronograma.Opção C- cancelar o projeto.


Sumário das opções:Opção A- Processo Ótimo: o processo irá otimizar sabor, aparência, textura e gerar um produto superior. O projeto precisará de 20 meses para ser concluído, 8 meses a mais do planejado. O custo é de aprox. MUS$2800.Opção B- manter o cronograma: o processo de suspensão não trará melhoria na cor do produto. O time está focando na redução dos custos de produção. Custo de aprox. MUS$1600.


Opção C: cancelar o projeto: o time não tem como respeitar e harmonizar: tempo estabelecido, as requisições técnicas e o orçamento disponível que forma propostos inicialmente. Cancelando o projeto teríamos a economia de recursos que poderiam ser utilizados em outros projetos.

Recomendação:O time recomenda a opção A: processo Ótimo.

Como inserir os dados do projeto no MS project

Cadastre o projetoDigite os objetivosIncorpore as tarefas obtidas no WBSLigue as tarefasAjuste o cronograma de forma a atender a data final do projeto Cadastre os recursos que irão trabalhar no projetoVisualize a carga de trabalhoImprima os relatório no formato desejado

Obtenha a aprovação para seu projeto

Termine o plano e comece o trabalhoObtenha a aprovação do seu sponsor, dos stakeholders, Utilize as decision matrix.Defina uma maneira de seu time fazer o acompanhamento das tarefas.Faça reuniões com os times no início do trabalho e na fase da implementação, pelo menos.

Avaliação do projeto

reduza otempo

revejaposição dosstakeholders

criesoluções

decidaquais asmelhoresopções

replanejecom as

melhoresopções

redo PERTe Gantt

decida amelhoropção

prepare aapresenta

ção

decidaquem vai

apresentar

preparetreine umaapresenta

ção deimpacto

façaapresenta

ção

obtenhaaprovação

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