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GESTÃO DE CONTRATOS DO TERMINAL MARÍTIMO DE PONTA DA MADEIRA: UMA ANÁLISE QUALITATIVA

Aluna: Laís Nascimento Vilas Boas

Orientador: Prof. Msc. Sérgio Cutrim

23/09/2014

Índice

1. Objetivos2. Justificativa3. Fundamentação Teórica4. Metodologia5. Pesquisa Aplicada6. Respostas da Pesquisa7. Conclusão8. Agradecimentos

Analisar o processo de gestão de contratos da Vale, a partir do Terminal Marítimo de Ponta da Madeira- TMPM

Objetivo Geral:

- Verificar o modelo de gestão de contratos da literatura e da Vale;- Analisar os pontos específicos da gestão de contratos a partir de uma pesquisa aplicada aos profissionais do TMPM envolvidos no processo; -Identificar pontos fortes e fracos do processo.

Objetivos Específicos

- Apesar de possuir um processo definido para realizar gestão de contratos de serviços, ainda existem gaps que podem interferir na plena execução dos serviços- Para efeitos didáticos foi usado o TMPM para realizar o estudo.

Justificativa

Fundamentação Teórica:

Gestão de Contratos

Terceirização:

Contratação feita por uma empresa para realizar serviços que não fazem parte de sua atividade principal.

Processo que visa garantir a execução dos serviços contratados pela empresa

Contract Lifecycle Management (CLM) Modelo de gestão de contratos utilizado para controlar o ciclo de vida de um contrato referenciado no CMBOK .

Contract Management Body of Knowledge- CMBOKGuia de melhores práticas a serem seguidas para obter êxito na condução da gestão de contratos

Fundamentação Teórica:

1º Estudo Nacional de Contratos- ANGCAno: 2009

Objetivo: identificar indicadores e tendências de contratos, dar uma referência às empresas e colaborar para a disseminação da gestão de contratos.

•23% das empresas não possuem área de gestão de contratos;•Mais de 50% das empresas ainda não usam métodos estruturados para gestão de contratos;•Metade das empresas alega ter alguma terceirização sem contratos;•57% das respondentes não tem controle ou tem controle parcial dos SLAs*, sem garantir o atendimento satisfatório;•Mais de 20% já utilizaram a ferramenta Contract Lifecycle Management (CLM) para execução ou encerramento de contrato;(ANGC, 2009, p. 7, 8, 9)

Agência Nacional de Gestão de Contratos (ANGC)Agência com o propósito de disseminar a cultura de Gestão de Contratos nos setores públicos e privados do Brasil

SLA-Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço

Contract Lifecycle Management (CLM)

Fundamentação Teórica:

Fase de Formalização Fase de Execução

Modelo Vale de Gestão de Contratos

Fundamentação Teórica:

Planejamento de Demanda Contratação Mobilização de

ContratoExecução de

ContratoDesmobilização

de Contrato

Melhorias do

Processo

Mapeamento de demanda

Orçamentação de Contratos

Análise de Make or Buy

Especificação de escopo e

validação com interfaces

Acompanhamento da estratégia de

contratação

Análise e emissão de requisição

Acompanhamento da contratação

Alocação de gestores e fiscais

Mobilização de contratos e

terceiros

Cadastro de ativos utilizados

por terceiros

Execução técnica operacional SLA e

indicadores

Execução adm, legal, trabalhista e

previdenciária

Execução financeira, controle de pgtos e multas

Desmobilização de Contratos

Encerramento de Contratos

Desenv. e avaliação de fornecedores

Acompanhamento de requisitos de

desempenho

Histórico e armazenamento

de info. dos contratos

Capacitação de gestores, fiscais, núcleo de contratos e compradores

Comitê de especialistas na gestão de contratos

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Semelhanças:

Fundamentação Teórica:

Diferenças

CLM x VALE

CLM VALE

- Entra em detalhes como mobilização, desmobilização e melhorias do processo-A pré-contratação está mesclada em Contratação e Execução-Aborda desde capacitação dos profissionais da empresa atuantes em contratos

-Aborda na fase de formalização um passo anterior, como políticas de contratação e documentos constitucionais-Possui pré-contratação

Pré- Contratação / Planejamento de DemandaContratação

Execução do Contrato

Metodologia

Definição do Método

Pesquisa qualitativa aplicada em três grupos: 1.Compradores2.Gestores, Fiscais e Analistas de Contratos3.Fornecedores

Organizados de tal forma que possibilitasse a análise de 5 diferentes tópicos na visão de cada um dos grupos.

Hipótese: apesar de possuir um padrão

consistente em gestão de contratos, ainda é possível notar gaps que interferem no andamento dos

trabalhos.

09 a 13 perguntas, de acordo com a particularidade de cada grupo

Divididas em abertas e fechadas.

Pesquisa Aplicada

Respostas da Pesquisa

Respostas da Pesquisa

1. Especificação TécnicaÉ o documento que da as diretrizes básicas do serviço a ser realizado. É elaborado pela área solicitante do contrato e depois enviado aos compradores como insumo para se realizar a contratação. Os fornecedores recebem esta documentação (dentre outras) para cotar seus preços e nortear seus trabalhos.

Dificuldades para elaborar especificação técnica segundo os gestores, fiscais e analistas e dificuldade de análise dos compradores e

fornecedores

Dificuldades de executar os serviços seguindo especificações e demais documentos de contratação

segundo gestores, fiscais e analisas e dificuldade que os compradores imaginam que os outros grupos tenham 

Respostas da Pesquisa

2. MobilizaçãoApós assinado o contrato, é a etapa em que a área solicitante tem autorização para colocar a contratada dentro da empresa e tomar todas as providências para o início dos serviços.

Dificuldades no processo de mobilização segundo gestores, fiscais e analistas e dificuldades que os

compradores imaginam que os outros grupos tenham

Respostas da Pesquisa

3. ComunicaçãoPara o andamento dos serviços é necessário o uso da comunicação entre as partes envolvidas para evitar entendimentos errados sobre o processo. A comunicação é uma ferramenta importante na condução de qualquer trabalho corporativo e de relevância entre os tópicos da pesquisa.

Fatores que dificultam a comunicação entre grupos na visão de cada grupo

Compradores Gestores Fiscais e Analistas

- Necessidade de algumas informações serem diretas com Gestores e Fiscais.

- Falta de informações claras e objetivas;- Falta de acompanhamento dos gargalos

no decorres da contratação;- Excesso de documentos e normas.

Compradores Fornecedores

-Necessidade de diversas revisões escopo. - Área de compras de outra localidade;- Conseguir contato e respostas claras.

Gestores Fiscais e Analistas Fornecedores

- Excesso de documentos e normas. - Falta de padronização de documentos e normas.

Respostas da Pesquisa

4. MediçãoCom sua forma definida na especificação técnica, é fornecida pela empresa contratada, acompanhada e aprovada pelos gestores e fiscais, e analisada pelo analista de contratos. É o instrumento chave para fazer os pagamentos pelos serviços prestados.

Respostas da Pesquisa

5. Avaliação de DesempenhoQuestionário aplicado pelos gestores e fiscais às empresas para avaliar seus contratos. Serve de consulta aos compradores para realizar novas contratações.

O grupo de gestores e fiscais deu nota 7,5 para a qualidade do material recebido para avaliar as empresa, e colocaram como ponto de atenção que o material muda constantemente.

O grupo de compradores respondeu que consulta o histórico de avaliações ao fechar uma contratação e a nota média dada ao peso das notas ao contratar uma empresa, em uma escalda de zero a dez, é de 8, em média.

Conclusão

O trabalho apresentou o processo de gestão de contratos;

Hoje há boas práticas internacionais para nortear as empresas no tema;

A Vale é uma mineradora nacional que já possui um sistema de gestão de contratos implantado em suas operações;

A riqueza do trabalho foi analisar o processo de gestão de contratos dentro de uma empresa que possui processos semelhantes às boas práticas internacionais;

Trabalhou-se com a ideia de que apesar disto ainda há gaps que impedem o livre andamento dos serviços;

Pode-se perceber que realmente há alguns pontos a melhorar que foram unânimes nas discussões, tais como burocracia, padronização, sistema de gestão, planejamento e comunicação;

No entanto a mineradora possui planos para alguns destes pontos.

Conclusão

Pensamento Enxuto Burocracia

SAP*

Quando consolidado será uma ferramenta

de gestão e planejamento

Novo procedimento

de mobilização

Está em implantação um

novo procedimento para torná-la mais simples e menos

burocrática

Processos com melhorias já mapeadas

*Sistema de gestão empresarial

Conclusão

Pontos de Atenção

Conclusão

Considerações Finais

O estudo abre precedentes para outros no assunto, pois teve delimitação de profissionais questionados;

Se expandido para a empresa como um todo abriria mais os horizontes e seria possível enxergar problemas que não são característicos de um terminal portuário, mas de uma ferrovia

ou mina, por exemplo;

Durante o trabalho foram preservadas algumas informações de fornecedores e de profissionais da empresa, para evitar exposições de informações próprias da mineradora;

Futuros trabalhos corporativos comparando o processo de gestão de contratos com ganhos financeiros e processuais seriam de extrema relevância para entender questões não abordadas

neste artigo.

Agradecimentos

Obrigada!

Agradecimentos:

Ao orientador Prof. Msc. Sérgio Cutrim pelos direcionamentos dados;À Vale, na figura da minha liderança, por permitir usar as informações para o trabalho;Aos profissionais que responderam a pesquisa, pela gentileza e atenção;À minha família e namorado pelo apoio e carinho;À Deus, pela proteção de todos os dias.