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Estes slides apresentação uma introdução aos conceitos de OSM, suas funções, suas nomenclaturas, a estruturação do pensamento cartesiano.
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Introdução a Organização, Sistemas e Métodos
Sanmya F. Tajra
www.tajratecnologias.com.br [email protected]
Evolução Histórica das Organizações
• Teoria da Administração Científica: homem máquina
• Teoria das Relações Humanas: conduta humana
• Teoria Estruturalista: organização formal e informal
Sanmya F. Tajra
Teoria Geral de Sistemas
Ingressou rapidamente na Teoria Administrativa
– Pela necessidade de integração entre as teorias anteriores
– Por causa da contribuição das demais ciências: matemática, economia, sociologia, etc.
Sanmya F. Tajra
Sistema (Um Enfoque Tradicional)
INPUT PROCESSAMENTO OUTPUT
RETROALIMENTAÇÃO Feedback
Entrada de Dados Saída de Dados
O enfoque tradicional considera que todos os sistemas são apenas abertos.
AMBIENTE
AMBIENTE
Evolução dos Sistemas: Teoria da Complexidade e Autopoiese
Sistema: uma organização composta por elementos interdependentes que interagem entre si produzindo relações que caracterizam a sua Identidade. • Todos os sistemas possuem seu limite/fronteira • Os sistemas são simultaneamente abertos e fechados • Eles só existem enquanto mantém a sua autopoiese • Estão em constante estado de transformação, sem a perda de sua identidade • São uma auto-organização viva • São autônomos
Outras Características de um Sistema
• Propósito ou objetivo
• Interdependência
• Entropia
• Homeostase
• Todo sistema é aberto (versão tradicional)
• Todo sistema é aberto e fechado simultaneamente
Organizações como Sistema Aberto
• Comportamento probabilístico e não-determinístico
• As organizações são constituídas de partes menores
• Interdependência das partes
• Homeostase (ponto de equilíbrio)
• Fronteiras
• Objetivos
• Morfogênese (capacidade de modificar a si próprio)
• Entropia (tendência a desorganização)
• Diferenciação (multiplicação e elaboração de funções)
• Equifinalidade (existe mais de uma forma de chegar a um mesmo caminho)
• Sinergia
- Faculdade
- Equipe esportiva
- Grupo de teatro ou de música
- Associações religiosas
- Forças armadas
- Empresas Coisas em comum:
Todas têm um objetivo ou uma finalidade
Passamos nossas vidas em organizações
Administração
Informática
Contabilidade
Estatística
Matemática
Psicologia
Sociologia
Economia
Definições de Administração
Mary Parker Follett
- A arte de se conseguir que as pessoas façam as coisas
Os administradores atingem os objetivos da organização fazendo com que outras pessoas executem as tarefas que
se façam necessárias, e não eles mesmos executando estas tarefas.
Definições de Administração
Administração é o processo de planejamento, organização, liderança e controle do trabalho dos
membros da organização e do emprego de todos os outros recursos organizacionais para se atingir os
objetivos estabelecidos.
Administração
Pla
ne
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Org
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ação
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Co
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Objetivos definidos da organização
Planejamento
Organização
Liderança
Controle
Pensar previamente em seu objetivos e atos
Coordenação dos recursos humanos e materiais
Como dirigem e influenciam os subordinados
Asseguram que a organização caminha em direção aos seus objetivos
Por que as organizações são necessárias
• Meio de consecução de objetivos • Meio de preservação do conhecimento • Oportunidade de carreira
Administradores
Organizações Formais
- Responsabilidades bem divididas - Oferecem carreiras - Vendem seus serviços/ produtos
Como as empresas podem ajudar melhor suas organizações a estabelecer e atingir seus objetivos
Administradores
• Trabalham com outras pessoas e por meio delas
• Estabelecem objetivos de longo prazo
• Agem como forma de canal de comunicação dentro da organização
• Têm de prestar contas de seus atos
• Chegam a um equilíbrio entre objetivos concorrentes e estabelecem prioridades
Administradores
• Definem a distribuição de tarefas
• Estabelecem prioridades
• Identificam e resolvem conflitos
• Dão oportunidades para o desenvolvimento de pessoas
Papéis do Administrador
• Pensam analítica e conceitualmente
• Mediação
• Políticos
• Diplomáticos
• Tomadores de decisões
Papéis do Administrador
Autoridade Formal e Status
Papéis de decisão
Empresário
Solucionador de Problemas
Alocador de recursos Negociados
Papéis de Informação
Orientador
Disseminador Porta voz
Papéis Interpessoais
Representante
Líder Ligação
Tipos de Administradores
Alta Administração
Administração Intermediária
Administração de 1ª linha
Empregados de Execução
Habilidades Administrativas
Conceitual Conceitual
Conceitual
Humana
Humana
Humana
Técnica
Técnica Técnica
Administração de 1ª Linha
Administração Intermediária
Alta Administração
Treinamento de Administradores
Conceitual
Humana
Técnica Fácil de ser ensinada: faculdade, cursos, etc.
Envolve elementos emocionais complexos Está relacionada com a forma como lidamos com as pessoas
Mais difícil de ser ensinada, pois envolve hábitos mentais criados logo no início da vida
Qualidades Inatas dos Administradores Bem Sucedidos
Necessidade de
Administrar
Necessidade de
Poder
Capacidade de
Empatia
Quem quer influenciar o desempenho dos outros
Quem tem necessidade de influenciar os outros
Capacidade de entender e lidar com as reações emocionais
Administração
Arte Ciência Profissão
A arte exige: - Visão - Conhecimento da técnica - Êxito da comunicação
Campo de conhecimento que: Procura entender sistematicamente por que e como os homens trabalham juntos para atingir objetivos
Possui princípios Status profissional pelo desempenho Tem um código de ética
Visão Tradicional da Empresa
INPUT TRANSFOR-
MAÇÃO OUTPUT
Feedback
Ambiente Interno
Ambiente Externo
Empresa: Sistema Complexo
Pensamentos
Cultura
Clima
Sistemas Estrutura
Diretrizes
Estratégia
Comportamentos Sentimentos
Indivíduo
Meio Ambiente
Organização Pessoas Dinheiro Materiais Informação
Atividades de uma Empresa (Fayol)
Planejamento
Organização
Comando
Coordenação
Controle
Operações
Técnicas Comerciais Financeiras
Segurança Contábeis Administrativa
Princípios Básicos de Organização
• Divisão do trabalho: decomposição das atividades em tarefas e passos
• Coordenação: harmonizar os esforços
• Alcance do controle: sistemas de controle dos processos
Objetivos da
Organização
Organização, Sistemas e Métodos Funções
• Estruturação harmoniosa de recursos • Economia de esforços, tempo e movimentos • Melhoria contínua dos processos • Simplificação do trabalho • Aumento da produtividade • Combate desperdícios • Identifica as causas dos problemas organizacionais • Padronizar processo • Treinamento de funcionários
A Arte de Organizar
Pressões Sociais
Fatores econômicos Religião Cultura
Fatores políticos Valores morais
A ORGANIZAÇÃO
OBJETIVO
Materiais Pessoas
Finanças
Tecnologia Espaços Processos
Menor custo – Menor esforço – Melhor qualidade Maior produtividade - Maior lucratividade
O Desempenho do Administrador
Teoria dos
4 “Es”
Eficiência
Eficácia
Economicidade
Efetividade
Processo
Resultado
Menor Custo
Constância
Sanmya F. Tajra
Reflexão
Uma empresa pode ser eficiente e não ser eficaz. Pode ser eficaz e não ser eficiente, mas jamais uma empresa atingirá a efetividade e muito menos a economicidade
se não conseguir os dois primeiros “es”.
Organização, Sistemas e Métodos Valores
• Imparcialidade ao tratar as questões
• Não existem interesses particulares a preservar
• O único interesse que prevalece é a organização como um todo integrado e sistêmico
Estudo de Caso
Eduardo, engenheiro projetista da ACERTO S.A., foi incubado de participar de uma reunião às 11h no escritório do Sr.
Roberto a fim de discutir detalhes sobre as especificações técnicas para atender a um grande fornecimento. A
caminho daquele escritório, o engenheiro envolveu-se em um acidente e como resultado ficou machucado. No
instante em que Roberto recebeu a notícia do acidente, Eduardo estava a caminho do hospital para fazer raios X.
Roberto ligou para o hospital, mas ninguém lá parecia saber sobre Eduardo. É possível que Roberto tenha chamado o
hospital errado.
Sanmya F. Tajra
Estudo de Caso
1. Eduardo é um engenheiro projetista.
2. Eduardo esperar encontrar o Sr. Roberto.
3. A reunião para a qual Eduardo se dirigia iniciava-se às 11h.
4. O acidente ocorreu na ACERTO S.A.
5. Eduardo foi levado ao hospital para fazer raios X.
6. Ninguém no hospital contratado por Roberto sabia sobre Eduardo.
7. Roberto contatou o hospital errado.
Profissional de O&M
• Eterno pesquisador – busca de novas técnicas
• Visão versátil e empresarial
• Ser criativo
• Capacidade de análise e síntese
• Ter boas relações interdepartamentais
• Paciência e perseverança
• Liderança
• Estar atento aos acontecimentos internos e externos
É uma atividade de confiança da alta administração
por lidar com processos de mudança continuamente.
Localizações da área de OSM
• Assessoria de Desenvolvimento
• Planejamento
• Qualidade
• Informática
• Como staff • Como órgão de linha
A localização da área de OSM é mais política que técnica.
Nomes Atribuídos para O&M
• Núcleo de Modernização Administrativa
• Departamento de Sistemas e Métodos
• Divisão Geradora da Qualidade
• Comitê de Controle da Qualidade
• Assessoria de O&M
• Qualidade
Raciocínio Cartesiano (Princípios)
• Evidência: a verdade deve ser comprovada
• Análise: fracionamento dos problemas
• Síntese: pensar ordenadamente
• Enumeração: enumerações e revisões detalhadas
Sanmya F. Tajra
Racionalização X Simplificação
• Racionalização: melhor caminho para a utilização dos recursos
• Simplificação: técnica organizacional que consiste em analisar cada parte de um trabalho
Objetivos da Racionalização e Simplificação
• Elaboração mental para a solução de problemas
• Diminuição dos custos
• Resolução de problemas de produtividade e de distribuição
• Sistematização e a coordenação dos esforços capitalizando as experiências acumuladas
Elementos Fundamentais no Processo Racionalizador
• Emprego da razão (pesquisa, análise e estudos)
• Proceder à elaboração mental (não permitir o impacto emocional)
• Utilizar experiências anteriores (capitalizar conhecimentos)
• Empregar o esforço sistemática (manter a continuidade)
O que se consegue com a Racionalização e Simplificação
Permite o crescimento proporcional das organizações através do aumento da produtividade, evitando-se a
burocratização e possibilitando a ampliação do “tamanho do bolo” a ser repartido e a melhoria na
qualidade de vida.
Sanmya F. Tajra
• Programa sistemático de mudança planejada em organizações
• Todas as organizações devem fazer pequenas mudanças pelo menos 1 vez ao ano e grandes mudanças a cada 4/5 anos.
Administração de Mudanças e Desenvolvimento Organizacional
Sanmya F. Tajra
Sanmya F. Tajra
Teoria do Desenvolvimento Organizacional (D0)
Motivos para essa teoria:
– Problemas burocráticos nas organizações
– Necessidade no conhecimento sistêmico da organização
– Aperfeiçoamento da tecnologia administrativa
Sanmya F. Tajra
Desenvolvimento Organizacional
• Mudança planejada no sistema total, objetivando assegurar crescimento da empresa e do empregado através de uma integração entre as partes.
• Processo de intervenção na organização, estratégia educacional que pretende alterar o comportamento e a estrutura da organização
Desenvolvimento Organizacional
Tipos possíveis de mudança
Tecnológica
Organizacional Comportamental
Metodológica
Metodologia de DO
Contato do consultor com a empresa
Diagnóstico da situação
Planejamento
Implementação
Avaliação
DO (conseqüências)
• Desajuste dos grupos informais
• Resistências
• Relaxamento de objetivos
• Pode acontecer diagnósticos errados
• Forma sutil de manipulação
• Pode gerar desilusão com a empresa
• Consultoria externa é necessária
Mudança é...
... inerente ao comportamento do ser humano
Sociedade atual: processo acelerado de transformações
Mudança Sobrevivência
Competitividade
Qualidade
Papel do Agente de Mudança
• Pessoa responsável por assumir um papel de liderança da administração do processo de mudança
• Para grandes mudanças recomenda-se agentes externos pois são mais especializados, terão maior credibilidade, serão mais ouvidos e terão maior liberdade para dar opiniões.
Administração de Mudanças e Desenvolvimento Organizacional
Forças das mudanças:
– Internas
– Externas
Agente de Mudanças
Provoca as mudanças, lidera as mudanças
Forças de Estabilidade das Mudanças
Ponto de Equilíbrio Desejado
Forças de mudanças
Forças de manutenção do status quo
Ponto de Equilíbrio
Atual
Processo de Mudança
Descongelamento
Mudança
Recongelamento Re-cristalização
Resistência à Mudança
• Incerteza quanto às causas e efeitos da mudança
• Falta de disposição para abrir mão de benefícios existentes
• Consciência das fraquezas das mudanças propostas
Como superar as resistências
• Educação e comunicação
• Participação e envolvimento
• Facilidades e apoio
• Negociação e acordo
• Manipulação e cooptação
• Coação explícita e implícita
O que pode ser Mudado
• Estrutura
• Fluxo do trabalho
• Tecnologia
• Pessoas
Problemas mais comuns nas grandes corporações
• Mão-de-obra superdimensionada • Camadas de gerentes multiplicadas sem necessidade • Procedimentos burocráticos em excesso • Exagerada diversificação de produtos e serviços • Excesso de atividades adjetivas
Organizações mais Competitivas
• Estruturas simples e flexíveis
• Menos níveis hierárquicos e menos pessoas
• Maior autonomia e autoridade para os funcionários
• Cargos abrangentes
• Terceirizações
• Sistemas de informações integrados
• Política de RH
• Reforço da cultura da empresa
• Transparência e honestidade
• Foco no cliente
• Qualidade embutida no processo
• Visão estratégica
Roteiro de Análise Cartesiana
Como?
O que?
Quanto?
Quando?
Quem?
Onde?
Metodologia da Racionalização
Pesquisa 1. Identificação do problema Levantamento
Separação 2. Decomposição do problema Caracterização
Descrição 3. Análise dos componentes Mensuração
Comparação 4. Hierarquização e classificação Posicionamento
Julgamento 5. Eliminação do desnecessário Alinhamento
Compatibilização 6. Integração do necessário Estruturação
Correlação 7. Aferição da validade Adequação
Metas 8. Formulação de alternativas Programação
Opção 9. Escolha da melhor solução Delineamento
Qualidade 10. Estimativa do desempenho Comportamento
Formalização 11. Aprovação da solução Motivação
Apresentação 12. Elaboração definitiva Aceitação
Estratégia 13. Implantação oportuna Adaptação
Avaliação 14. Controle de resultados Reação
Reformulação 15. Correções e aperfeiçoamento Retroalimentação
Metodologia da Racionalização
Metodologia da Racionalização
1. Identificação do problema Descubra qual é o problema que deve ser estudado
2. Decomposição do problema Quebra do problema em partes (causas, o que aconteceu)
3. Análise dos componentes Descreva cada uma das partes
4. Hierarquização e classificação dos componentes
Classifique o que encontrou em causa e efeito
5. Eliminação do desnecessário Defina a prioridade de importância de cada elemento
6. Integração lógica dos elementos necessários
Elaboração do fluxo adequado para análise do problema
7. Aferição da validade Compare a situação anterior e a atual
Metodologia de Racionalização
8. Formulação de alternativas Defina alternativas para resolver o problema
9. Escolha a melhor solução Argumente pela alternativa escolhida
10. Estimativa de desempenho Defina um indicador para acompanhar o resultado
11. Aprovação da solução Formalize o que foi aprovado
12 Elaboração do modelo definitivo Apresente o que ficou aprovado
13. Implantação oportuna Defina em que momento deve ser divulgado o novo modelo
12. Controle de resultados Acompanhe a nova proposta
13. Correções e aperfeiçoamento Defina como serão revistas as melhorias
Referências Utilizadas
• CURY, A. Organização e métodos: uma perspectiva
comportamental. São Paulo: Atlas, 1996.
• OLIVEIRA, D. P. R. de. Sistemas, organização e métodos. S
Paulo: Atlas, 1996.
• STONER, J. A. e FREEMAN, R. E. Administração. Rio de Janeiro:
LTC Editora S.A, 1999.