Introdução a Organização, Sistemas e Métodos

Sanmya F. Tajra

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Evolução Histórica das Organizações

• Teoria da Administração Científica: homem máquina

• Teoria das Relações Humanas: conduta humana

• Teoria Estruturalista: organização formal e informal

Sanmya F. Tajra

Teoria Geral de Sistemas

Ingressou rapidamente na Teoria Administrativa

– Pela necessidade de integração entre as teorias anteriores

– Por causa da contribuição das demais ciências: matemática, economia, sociologia, etc.

Sanmya F. Tajra

Sistema (Um Enfoque Tradicional)

INPUT PROCESSAMENTO OUTPUT

RETROALIMENTAÇÃO Feedback

Entrada de Dados Saída de Dados

O enfoque tradicional considera que todos os sistemas são apenas abertos.

AMBIENTE

AMBIENTE

Evolução dos Sistemas: Teoria da Complexidade e Autopoiese

Sistema: uma organização composta por elementos interdependentes que interagem entre si produzindo relações que caracterizam a sua Identidade. • Todos os sistemas possuem seu limite/fronteira • Os sistemas são simultaneamente abertos e fechados • Eles só existem enquanto mantém a sua autopoiese • Estão em constante estado de transformação, sem a perda de sua identidade • São uma auto-organização viva • São autônomos

Outras Características de um Sistema

• Propósito ou objetivo

• Interdependência

• Entropia

• Homeostase

• Todo sistema é aberto (versão tradicional)

• Todo sistema é aberto e fechado simultaneamente

Organizações como Sistema Aberto

• Comportamento probabilístico e não-determinístico

• As organizações são constituídas de partes menores

• Interdependência das partes

• Homeostase (ponto de equilíbrio)

• Fronteiras

• Objetivos

• Morfogênese (capacidade de modificar a si próprio)

• Entropia (tendência a desorganização)

• Diferenciação (multiplicação e elaboração de funções)

• Equifinalidade (existe mais de uma forma de chegar a um mesmo caminho)

• Sinergia

- Faculdade

- Equipe esportiva

- Grupo de teatro ou de música

- Associações religiosas

- Forças armadas

- Empresas Coisas em comum:

Todas têm um objetivo ou uma finalidade

Passamos nossas vidas em organizações

Administração

Informática

Contabilidade

Estatística

Matemática

Psicologia

Sociologia

Economia

Definições de Administração

Mary Parker Follett

- A arte de se conseguir que as pessoas façam as coisas

Os administradores atingem os objetivos da organização fazendo com que outras pessoas executem as tarefas que

se façam necessárias, e não eles mesmos executando estas tarefas.

Definições de Administração

Administração é o processo de planejamento, organização, liderança e controle do trabalho dos

membros da organização e do emprego de todos os outros recursos organizacionais para se atingir os

objetivos estabelecidos.

Administração

Pla

ne

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Org

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Objetivos definidos da organização

Planejamento

Organização

Liderança

Controle

Pensar previamente em seu objetivos e atos

Coordenação dos recursos humanos e materiais

Como dirigem e influenciam os subordinados

Asseguram que a organização caminha em direção aos seus objetivos

Por que as organizações são necessárias

• Meio de consecução de objetivos • Meio de preservação do conhecimento • Oportunidade de carreira

Administradores

Organizações Formais

- Responsabilidades bem divididas - Oferecem carreiras - Vendem seus serviços/ produtos

Como as empresas podem ajudar melhor suas organizações a estabelecer e atingir seus objetivos

Administradores

• Trabalham com outras pessoas e por meio delas

• Estabelecem objetivos de longo prazo

• Agem como forma de canal de comunicação dentro da organização

• Têm de prestar contas de seus atos

• Chegam a um equilíbrio entre objetivos concorrentes e estabelecem prioridades

Administradores

• Definem a distribuição de tarefas

• Estabelecem prioridades

• Identificam e resolvem conflitos

• Dão oportunidades para o desenvolvimento de pessoas

Papéis do Administrador

• Pensam analítica e conceitualmente

• Mediação

• Políticos

• Diplomáticos

• Tomadores de decisões

Papéis do Administrador

Autoridade Formal e Status

Papéis de decisão

Empresário

Solucionador de Problemas

Alocador de recursos Negociados

Papéis de Informação

Orientador

Disseminador Porta voz

Papéis Interpessoais

Representante

Líder Ligação

Tipos de Administradores

Alta Administração

Administração Intermediária

Administração de 1ª linha

Empregados de Execução

Habilidades Administrativas

Conceitual Conceitual

Conceitual

Humana

Humana

Humana

Técnica

Técnica Técnica

Administração de 1ª Linha

Administração Intermediária

Alta Administração

Treinamento de Administradores

Conceitual

Humana

Técnica Fácil de ser ensinada: faculdade, cursos, etc.

Envolve elementos emocionais complexos Está relacionada com a forma como lidamos com as pessoas

Mais difícil de ser ensinada, pois envolve hábitos mentais criados logo no início da vida

Qualidades Inatas dos Administradores Bem Sucedidos

Necessidade de

Administrar

Necessidade de

Poder

Capacidade de

Empatia

Quem quer influenciar o desempenho dos outros

Quem tem necessidade de influenciar os outros

Capacidade de entender e lidar com as reações emocionais

Administração

Arte Ciência Profissão

A arte exige: - Visão - Conhecimento da técnica - Êxito da comunicação

Campo de conhecimento que: Procura entender sistematicamente por que e como os homens trabalham juntos para atingir objetivos

Possui princípios Status profissional pelo desempenho Tem um código de ética

Visão Tradicional da Empresa

INPUT TRANSFOR-

MAÇÃO OUTPUT

Feedback

Ambiente Interno

Ambiente Externo

Empresa: Sistema Complexo

Pensamentos

Cultura

Clima

Sistemas Estrutura

Diretrizes

Estratégia

Comportamentos Sentimentos

Indivíduo

Meio Ambiente

Organização Pessoas Dinheiro Materiais Informação

Atividades de uma Empresa (Fayol)

Planejamento

Organização

Comando

Coordenação

Controle

Operações

Técnicas Comerciais Financeiras

Segurança Contábeis Administrativa

Princípios Básicos de Organização

• Divisão do trabalho: decomposição das atividades em tarefas e passos

• Coordenação: harmonizar os esforços

• Alcance do controle: sistemas de controle dos processos

Objetivos da

Organização

Organização, Sistemas e Métodos Funções

• Estruturação harmoniosa de recursos • Economia de esforços, tempo e movimentos • Melhoria contínua dos processos • Simplificação do trabalho • Aumento da produtividade • Combate desperdícios • Identifica as causas dos problemas organizacionais • Padronizar processo • Treinamento de funcionários

A Arte de Organizar

Pressões Sociais

Fatores econômicos Religião Cultura

Fatores políticos Valores morais

A ORGANIZAÇÃO

OBJETIVO

Materiais Pessoas

Finanças

Tecnologia Espaços Processos

Menor custo – Menor esforço – Melhor qualidade Maior produtividade - Maior lucratividade

O Desempenho do Administrador

Teoria dos

4 “Es”

Eficiência

Eficácia

Economicidade

Efetividade

Processo

Resultado

Menor Custo

Constância

Sanmya F. Tajra

Reflexão

Uma empresa pode ser eficiente e não ser eficaz. Pode ser eficaz e não ser eficiente, mas jamais uma empresa atingirá a efetividade e muito menos a economicidade

se não conseguir os dois primeiros “es”.

Organização, Sistemas e Métodos Valores

• Imparcialidade ao tratar as questões

• Não existem interesses particulares a preservar

• O único interesse que prevalece é a organização como um todo integrado e sistêmico

Estudo de Caso

Eduardo, engenheiro projetista da ACERTO S.A., foi incubado de participar de uma reunião às 11h no escritório do Sr.

Roberto a fim de discutir detalhes sobre as especificações técnicas para atender a um grande fornecimento. A

caminho daquele escritório, o engenheiro envolveu-se em um acidente e como resultado ficou machucado. No

instante em que Roberto recebeu a notícia do acidente, Eduardo estava a caminho do hospital para fazer raios X.

Roberto ligou para o hospital, mas ninguém lá parecia saber sobre Eduardo. É possível que Roberto tenha chamado o

hospital errado.

Sanmya F. Tajra

Estudo de Caso

1. Eduardo é um engenheiro projetista.

2. Eduardo esperar encontrar o Sr. Roberto.

3. A reunião para a qual Eduardo se dirigia iniciava-se às 11h.

4. O acidente ocorreu na ACERTO S.A.

5. Eduardo foi levado ao hospital para fazer raios X.

6. Ninguém no hospital contratado por Roberto sabia sobre Eduardo.

7. Roberto contatou o hospital errado.

Profissional de O&M

• Eterno pesquisador – busca de novas técnicas

• Visão versátil e empresarial

• Ser criativo

• Capacidade de análise e síntese

• Ter boas relações interdepartamentais

• Paciência e perseverança

• Liderança

• Estar atento aos acontecimentos internos e externos

É uma atividade de confiança da alta administração

por lidar com processos de mudança continuamente.

Localizações da área de OSM

• Assessoria de Desenvolvimento

• Planejamento

• Qualidade

• Informática

• Como staff • Como órgão de linha

A localização da área de OSM é mais política que técnica.

Nomes Atribuídos para O&M

• Núcleo de Modernização Administrativa

• Departamento de Sistemas e Métodos

• Divisão Geradora da Qualidade

• Comitê de Controle da Qualidade

• Assessoria de O&M

• Qualidade

Raciocínio Cartesiano (Princípios)

• Evidência: a verdade deve ser comprovada

• Análise: fracionamento dos problemas

• Síntese: pensar ordenadamente

• Enumeração: enumerações e revisões detalhadas

Sanmya F. Tajra

Racionalização X Simplificação

• Racionalização: melhor caminho para a utilização dos recursos

• Simplificação: técnica organizacional que consiste em analisar cada parte de um trabalho

Objetivos da Racionalização e Simplificação

• Elaboração mental para a solução de problemas

• Diminuição dos custos

• Resolução de problemas de produtividade e de distribuição

• Sistematização e a coordenação dos esforços capitalizando as experiências acumuladas

Elementos Fundamentais no Processo Racionalizador

• Emprego da razão (pesquisa, análise e estudos)

• Proceder à elaboração mental (não permitir o impacto emocional)

• Utilizar experiências anteriores (capitalizar conhecimentos)

• Empregar o esforço sistemática (manter a continuidade)

O que se consegue com a Racionalização e Simplificação

Permite o crescimento proporcional das organizações através do aumento da produtividade, evitando-se a

burocratização e possibilitando a ampliação do “tamanho do bolo” a ser repartido e a melhoria na

qualidade de vida.

Sanmya F. Tajra

• Programa sistemático de mudança planejada em organizações

• Todas as organizações devem fazer pequenas mudanças pelo menos 1 vez ao ano e grandes mudanças a cada 4/5 anos.

Administração de Mudanças e Desenvolvimento Organizacional

Sanmya F. Tajra

Sanmya F. Tajra

Teoria do Desenvolvimento Organizacional (D0)

Motivos para essa teoria:

– Problemas burocráticos nas organizações

– Necessidade no conhecimento sistêmico da organização

– Aperfeiçoamento da tecnologia administrativa

Sanmya F. Tajra

Desenvolvimento Organizacional

• Mudança planejada no sistema total, objetivando assegurar crescimento da empresa e do empregado através de uma integração entre as partes.

• Processo de intervenção na organização, estratégia educacional que pretende alterar o comportamento e a estrutura da organização

Desenvolvimento Organizacional

Tipos possíveis de mudança

Tecnológica

Organizacional Comportamental

Metodológica

Metodologia de DO

Contato do consultor com a empresa

Diagnóstico da situação

Planejamento

Implementação

Avaliação

DO (conseqüências)

• Desajuste dos grupos informais

• Resistências

• Relaxamento de objetivos

• Pode acontecer diagnósticos errados

• Forma sutil de manipulação

• Pode gerar desilusão com a empresa

• Consultoria externa é necessária

Mudança é...

... inerente ao comportamento do ser humano

Sociedade atual: processo acelerado de transformações

Mudança Sobrevivência

Competitividade

Qualidade

Papel do Agente de Mudança

• Pessoa responsável por assumir um papel de liderança da administração do processo de mudança

• Para grandes mudanças recomenda-se agentes externos pois são mais especializados, terão maior credibilidade, serão mais ouvidos e terão maior liberdade para dar opiniões.

Administração de Mudanças e Desenvolvimento Organizacional

Forças das mudanças:

– Internas

– Externas

Agente de Mudanças

Provoca as mudanças, lidera as mudanças

Forças de Estabilidade das Mudanças

Ponto de Equilíbrio Desejado

Forças de mudanças

Forças de manutenção do status quo

Ponto de Equilíbrio

Atual

Processo de Mudança

Descongelamento

Mudança

Recongelamento Re-cristalização

Resistência à Mudança

• Incerteza quanto às causas e efeitos da mudança

• Falta de disposição para abrir mão de benefícios existentes

• Consciência das fraquezas das mudanças propostas

Como superar as resistências

• Educação e comunicação

• Participação e envolvimento

• Facilidades e apoio

• Negociação e acordo

• Manipulação e cooptação

• Coação explícita e implícita

O que pode ser Mudado

• Estrutura

• Fluxo do trabalho

• Tecnologia

• Pessoas

Problemas mais comuns nas grandes corporações

• Mão-de-obra superdimensionada • Camadas de gerentes multiplicadas sem necessidade • Procedimentos burocráticos em excesso • Exagerada diversificação de produtos e serviços • Excesso de atividades adjetivas

Organizações mais Competitivas

• Estruturas simples e flexíveis

• Menos níveis hierárquicos e menos pessoas

• Maior autonomia e autoridade para os funcionários

• Cargos abrangentes

• Terceirizações

• Sistemas de informações integrados

• Política de RH

• Reforço da cultura da empresa

• Transparência e honestidade

• Foco no cliente

• Qualidade embutida no processo

• Visão estratégica

Roteiro de Análise Cartesiana

Como?

O que?

Quanto?

Quando?

Quem?

Onde?

Metodologia da Racionalização

Pesquisa 1. Identificação do problema Levantamento

Separação 2. Decomposição do problema Caracterização

Descrição 3. Análise dos componentes Mensuração

Comparação 4. Hierarquização e classificação Posicionamento

Julgamento 5. Eliminação do desnecessário Alinhamento

Compatibilização 6. Integração do necessário Estruturação

Correlação 7. Aferição da validade Adequação

Metas 8. Formulação de alternativas Programação

Opção 9. Escolha da melhor solução Delineamento

Qualidade 10. Estimativa do desempenho Comportamento

Formalização 11. Aprovação da solução Motivação

Apresentação 12. Elaboração definitiva Aceitação

Estratégia 13. Implantação oportuna Adaptação

Avaliação 14. Controle de resultados Reação

Reformulação 15. Correções e aperfeiçoamento Retroalimentação

Metodologia da Racionalização

Metodologia da Racionalização

1. Identificação do problema Descubra qual é o problema que deve ser estudado

2. Decomposição do problema Quebra do problema em partes (causas, o que aconteceu)

3. Análise dos componentes Descreva cada uma das partes

4. Hierarquização e classificação dos componentes

Classifique o que encontrou em causa e efeito

5. Eliminação do desnecessário Defina a prioridade de importância de cada elemento

6. Integração lógica dos elementos necessários

Elaboração do fluxo adequado para análise do problema

7. Aferição da validade Compare a situação anterior e a atual

Metodologia de Racionalização

8. Formulação de alternativas Defina alternativas para resolver o problema

9. Escolha a melhor solução Argumente pela alternativa escolhida

10. Estimativa de desempenho Defina um indicador para acompanhar o resultado

11. Aprovação da solução Formalize o que foi aprovado

12 Elaboração do modelo definitivo Apresente o que ficou aprovado

13. Implantação oportuna Defina em que momento deve ser divulgado o novo modelo

12. Controle de resultados Acompanhe a nova proposta

13. Correções e aperfeiçoamento Defina como serão revistas as melhorias

Referências Utilizadas

• CURY, A. Organização e métodos: uma perspectiva

comportamental. São Paulo: Atlas, 1996.

• OLIVEIRA, D. P. R. de. Sistemas, organização e métodos. S

Paulo: Atlas, 1996.

• STONER, J. A. e FREEMAN, R. E. Administração. Rio de Janeiro:

LTC Editora S.A, 1999.