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Best Practices for High Effective Meetings
Dairton Bassi
• Comerciais• Negociações• Informativas• Planejamento/acompanhamento• Tomada de decisão• Colunas sociais• Indefinidas
• Sem estrutura
• Sem agenda
• Muito formal
• Muito Informal
• Falta de informação
• Início atrasado, fim atrasado
• Favoritismo
• Loop infinito
• “mas e se… ?”
• whatsapp em paralelo
Anti-padrões
Checklist 1: Planejamento
• Defina objetivos
• Defina a duração
• Participantes
• Materiais e preparativos
• Infraestrutura
Checklist 2: Condução
• Inicie na hora marcada; termine na hora marcada
• Comunique os objetivos
• Relembre a duração
• Contextualize rapidamente os assuntos
• Identifique as tarefas e responsáveis
• Resumo da reunião
Reuniões das equipes de software
• Standup meetings
• Planejamentos
• Retrospectivas
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• pessoas sentadas
• celulares
• interrupções
• distrações
• report para o gerente/PO
• atrasos para começar
• atrasos de alguns participantes
• conversas paralelas
• argumentações
• detalhamento excessivo
Anti-padrões em Standups
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Boas práticas para Standup Meetings
• defina um horário e um local
• não chame os participantes para a reunião
• informe o tempo a cada 5 minutos
• indique no quadro as histórias e tarefas que estão em pauta
• crie um token para indicar quem detém a palavra
• marque com bolinhas vermelhas atividades que não progrediram
Planejamentos
• Saiba o que é prioritario
• Verifique a granularidade
• Defina um timebox
• Quem é o responsável por essa reunião?
• Sprint i+1
• Saiba como medir
• Comprometimento real
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Retrospectivas
• defina as regras:
• duração
• timeframe
• celulares sobre a mesa
• entrada e saída de participantes
• Rodada de declarações
• defina um facilitador
• Identifique o principal objetivo da retrospectiva
• O facilitador faz as perguntas
• Identifique as ações e mudanças
#LIDERANÇA#GESTÃO
#RESULTADOS
Mais sobre o assunto:• 9 Secrets for Truly Productive Meetings: http://stproject.org/
tools-2/9-secrets-to-truly-productive-meetings/
• How To Run Your Meetings Like Apple and Google: http://99u.com/articles/7220/how-to-run-your-meetings-like-apple-and-google
• Effective Meetings: 20 Ways to Have a More Productive Business Meeting: http://hiring.monster.com/hr/hr-best-practices/workforce-management/hr-management-skills/effective-meetings.aspx
• Taking the bias out of meetings: http://www.mckinsey.com/business-functions/strategy-and-corporate-finance/our-insights/taking-the-bias-out-of-meetings
• Fun Retrospectives: http://www.funretrospectives.com/
• Bônus: https://www.youtube.com/watch?v=BKorP55Aqvg