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1 © FutureTrends Consulting Ltda, Eliezer Arantes da Costa, 7jul08 Módulo 15 Oficinas de Planejamento Estratégico Gestão Estratégica no DAEE – Fase 1 Programa de Capacitação Gerencial

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Módulo 15

Oficinas de Planejamento Estratégico

Gestão Estratégica no DAEE – Fase 1

Programa de Capacitação Gerencial

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Sumário

Sumário

1. O conceito de oficina

2. A preparação das oficinas

3. O funcionamento das oficinas

4. Os próximos passos

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O conceito da oficina

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O conceito da oficina

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O que é a oficina?

“Oficinas de trabalho (também chamadas do workshops) são eventos especiais envolvendo

a alta e média direção da instituição para pensar e formular um projeto para o

futuro da organização que geram as bases do plano estratégico da

empresa ou entidade trabalhando em equipes e buscando consenso

e unificando visão, missão, princípios e valores”

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Por que fazer uma oficina?

• Construção compartilhada do propósito da

instituição;

• As grandes estratégias, os objetivos, metas e

desafios para a empresa ou entidade;

• De uma forma estruturada, rápida e

consensual.

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Participantes das oficinas

• Quem deve participar das oficinas?

- Quem participa do processo decisório

- Quem tem algo a contribuir

- Quem vai participar da implantação

- Os formadores de opinião

- Os líderes, gerentes e supervisores

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Duração• Entre 1 a 4 dias• Em tempo integral• Depende:

- do tipo e do porte da instituição- da situação e da prontidão- do estágio de implantação da gestão estratégica- do nível de intervenção recomendado

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O facilitador• É o coordenador geral da oficina• Cuida dos aspectos de aplicação prática das

metodologias e dos exercícios e dos trabalhos em equipe

• Coordena a montagem das equipes e acompanha os seus trabalhos

• Administra o tempo• Zela pela produção escrita das conclusões

das equipes de trabalho e de síntese• Tem continuidade depois das oficinas

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O instrutor

• Sem envolvimento direto com os negócios ou atividades da instituição

• Distanciamento quanto ao mérito das matérias discutidas

• Tem o papel de expor a conceitual e a metodológica

• Esclarece dúvidas, reforço e revisão dos conceitos

• Não entra no julgamento da qualidade das conclusões das equipes de trabalho

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Vantagens de ter duas funções

• Melhor funcionamento das oficinas• Separa aspectos instrucionais e de facilitação• Cada tarefa requer conhecimentos, habilidades e

perfis psicológicos e profissionais diferentes• O papel do instrutor se extingue ao final das

oficinas• O trabalho do facilitador continua...

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A preparação das oficinas

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O compromisso da direção

“Garantir a compreensão, o apoio e o comprometimento firme da mais alta direção da

organização com o evento e com suas conseqüências”

Caso isto não seja garantido e não se consiga caracterizar a prontidão necessária para se

assegurar um alto grau de sucesso neste esforço, recomenda-se adiar a realização das oficinas!

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Alguns conselhos• Uma oficina eficaz deve ser concentrada no

tempo • Pessoas-chave devem estar desde o começo• Retardatários atrapalham, pois querem discutir

matéria vencida• Saídas no meio prejudicam menos que

entradas no meio!• Evitar domingos e feriados• Sugestão: quinta, sexta e sábado• Evento de congraçamento e aquecimento na

noite anterior

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Escolha do local

• Longe do local de trabalho• Ambiente sossegado e inspirador• Evitar possibilidades de interferências e ‘entradas

e saídas’• Sem celular e sem internet• Refeições no local, simples e leves• É bom dormir no local, se possível• Vestimentas informais, sem terno e gravata

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Convocação e convites

Variedade e diversidade: - mulheres e homens- jovens promissores, gerentes e dirigentes - técnicos, vendedores e produção- pessoal da sede e das regionais- pessoal da infra-estrutura: finanças,

recursos humanos, sistemas, qualidade, - administração geral

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Escolha do facilitadorA posição do facilitador é muito delicada:• não pode ser autoritário a ponto de inibir a

livre manifestação dos participantes• não pode perder o controle do processo

como um todo• controla o tempo e o conteúdo• zela pelo bom clima entre participantes • zela pelo trabalho da equipe de síntese: ela não pode se desviar do material

recebido!

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Escolha do instrutor

• Articulação e flexibilidade para contornar obstáculos e emergências

• Evitar que problemas pré-existentes aflorem durante as oficinas

• Uma pessoa externa terá vantagens para operar com isenção e neutralidade

• Deve ser visto como não-comprometido com “esquemas” ou com eventuais disputas políticas internas

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Material de leitura prévia

• Resultados de diagnósticos• Relatórios de levantamento de satisfação de

clientes• Levantamentos e estudos de mercado• Resultados de benchmarking• “Cases”, análises, balanços, posicionamentos• Artigos e outros documentos úteis para

aquecimento prévio dos participantes

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Material didático

• Distribuir, no início, apostila com cópia de todas as transparências

• contendo também os enunciados dos exercícios que serão executados durante as oficinas

• e recomendações aos participantes sobre como se comportar nos trabalhos em equipes

• Projeção e debates sobre filmes didáticos e motivacionais, antes ou durante as oficinas

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Tópicos da oficina

• Apresentações conceituais• Trabalhos em equipes• Apresentações em plenário• Síntese dos trabalhos• Comentários por escrito• Filmes inspiradores• Momentos de descontração

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O funcionamento das oficinas

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Principais características (1)

• usar uma dinâmica interativa e participativa• alternar, cuidadosamente, exercícios práticos

com exposições conceituais e metodológicas• usar exercícios e trabalhos em equipes para

analisar a própria entidade em questão• empregar mais tempo “fazendo” do que

“ouvindo”• trabalhar tudo em equipe e, praticamente, nada

sozinho

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• delinear os pontos mais relevantes, porém

sem a preocupação de esgotar a matéria• envolver e comprometer a direção, a média

gerência e o pessoal-chave da organização• ter um formato flexível• adaptar seu conteúdo e roteiro, considerando-

se o porte, complexidade, diagnóstico e

prontidão da instituição

Principais características (2)

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• valorizar o processo tanto quanto o produto final dos trabalhos

• valorizar as pessoas, suas atitudes e suas contribuições

• evitar que posições hierárquicas, históricos de amizades ou de desavenças, e características de personalidade prejudiquem

• evitar críticas que inibam participações, especialmente nos trabalhos em equipes

Principais características (3)

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As exposições conceituais

• Em reuniões plenárias, com todos presentes• usando-se as melhores técnicas de comunicação

audiovisual disponíveis • projeções multimídia, de slides coloridos, em

PowerPoint, animadas, com mouse sem fio...

Cuidado: a tecnologia e a “pirotecnia” podem

ajudar, mas não devem “ofuscar” o conteúdo!!!

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Os trabalhos em equipe• Os exercícios serão executados por quatro a seis

equipes, de quatro a seis pessoas cada• Exercícios pré-formatados: análise externa,

análise interna, visão, missão, princípios,

valores, portfólio, estratégias, objetivos e metas...• O facilitador roda as equipes para orientar e

esclarecer eventuais dúvidas,

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• Evitar que chefe e subordinados diretos, irmãos, marido e mulher, pais e filhos... fiquem na mesma equipe

• Dar preferência, na escolha de relatores e moderadores, àqueles que ainda não exerceram aquela função

• Nas equipes não há hierarquia, só a do moderador e do relator

• Opiniões devem ser acatadas ou recusadas “pelo seu próprio mérito”

A montagem das equipes (1)

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Os resultados dos trabalhos

• Os resultados dos trabalhos das equipes serão transcritos, a mão, resumidamente, em transparências (somente os resultados!)

• Opiniões irreconciliáveis devem ser registradas• Serão apresentadas, pelo relator da equipe, a

todos os participantes, em plenário• Durante as apresentações dos relatores, não

serão feitos debates• No máximo, esclarecimentos de dúvidas

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A equipe de síntese• Trabalhando simultaneamente• Não tem liberdade para criar!• Só trabalha com material recebido• Identifica os pontos mais citados• Busca dar um sentido de unidade

aos resultados• Produz um documento que, é

copiado e distribuído aos participantes, para opinarem por escrito

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Características da equipe de síntese

• Ter conhecimento dos conceitos e da metodologia• Serem isentos e reconhecidos como tal pelos

participantes• Pessoas imparciais, justas, capazes de colocar de

lado suas paixões, preferências ou convicções• Não colocar pessoas-chave da organização na

equipe de síntese

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Os próximos passos

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Os próximos passos

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Acabou a oficina... e agora? • Antes de terminar a oficina, é preciso ‘amarrar o

sino no pescoço do gato’...• Lista de providências urgentes e imediatas

decorrentes da oficina• Com um Plano de Ação, deve-se responder às

perguntas: o que, quem, como, até quando...• Em princípio, tudo que deve ser feito nos

próximos 90 dias precisa ser listado e planejado• Facilitador precisa ser designado neste ponto

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Os próximos passos

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Avaliação da oficina• Sugere-se o método ‘plus-delta’• Cada participante anota, num papel, até três

coisas das quais gostou na oficina e até três coisas das quais não gostou

• O facilitador,alternando, pede que as pessoas leiam, uma de cada vez, o que escreveram

• Duas pessoas escrevem, no quadro, em duas colunas

• Matéria já falada não deve ser repetida• A avaliação fará parte do documento final

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Os próximos passos

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Providências para os próximos passos (1)

• Designação formal do facilitador de gestão

estratégica

• Finalização do documento, com as conclusões

da oficina

• Complementação e compatibilização

quantitativa e qualitativa dos objetivos e metas

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Os próximos passos

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Os próximos passos

• Detalhamento e compatibilização dos planos

de ação, dos planos de capacitação, dos

orçamentos de investimentos e do orçamentos

estratégico• Apresentação e aprovação do documento final

pela Direção• Marcar data, local e condições para a próxima

reunião geral, para divulgação e conhecimento

do que foi aprovado pela Direção

Providências para os próximos passos (2)

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Questões para reflexão e debates

1. Quais as principais motivações para a realização de uma oficina de planejamento estratégico?

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2. Que características pessoais e profissionais devem ter e como se deve escolher o facilitador e o instrutor para uma oficina de planejamento estratégico numa organização? Dê exemplos

Questões para reflexão e debates

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3. Como assegurar que uma oficina não acabe sendo ‘mais uma boa idéia’ que não teve acompanhamento nem resultados práticos para a organização?

Questões para reflexão e debates

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