OMS UnB 01_2013 - Aula 12 - Mapeamento e Redesenho de Processos

ORGANIZAÇÃO, MÉTODOS E SISTEMAS – 01/2013

AULA 12

Professor Euller Barros

REVISÃO – AULA 11

• Diagrama de Escopo e Interface

• Visões Gráficas de Processos – Fluxograma

• BPMN – Business Process Modeling Notation

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Diagrama de Escopo e Interface de Processos

O Diagrama de Escopo de Interface de Processos – DEIP tem por objetivo mapear e apresentar a

sequência atual das atividades de cada processo bem como a relação destes processos com seus clientes,

fornecedores, reguladores e agentes de suporte, além dos recursos tecnológicos utilizado.

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Diagrama de Escopo e Interface de Processos

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POLÍTICAS, PADRÕES, REGRAS E EVENTOS

REGULAÇÃO S

AÍDAS

ENTRADAS

SUPORTE

RECURSOS HUMANOS, FERRAMENTAS, EQUIPAMENTOS, SISTEMAS,INSTALAÇÕES

O QUE INICIA O TRABALHO?

O QUE RESULTA, O QUE É ENTREGUE

(PRODUTOS)

FONTE

FONTE

FO

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Processo Processo Processo

Fluxograma

“Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007)

• Outras nomenclaturas:• Flow-chart• Carta de fluxo de processo• Gráfico de sequência• Gráfico de Processamento

Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007

Fluxograma – Objetivos

• Principais objetivos:

• padronizar a representação e execução dos métodos e procedimentos

administrativos;

• Facilitar a leitura e o entendimento;

• Facilitar a localização e identificação dos aspectos mais importantes;

• Melhor grau de análise: mostra o modo pelo qual as coisas são feitas e

não o modo pelo qual o chefe acha que elas são feitas!


Fluxograma - Símbolos

Símbolo para Tarefas. Exemplo: “Atender Demandas”

Símbolo para decisões. Exemplo: “Relatório Validado?”

Símbolo para Início/FimTambém usado como Conector

Símbolo para sequência do fluxo de trabalho

Símbolos para Documentos. Exemplo: “Relatório Anual”

Fluxograma - Símbolos

• Pool - Representa a área ou cargo aonde as atividades do processo ocorrem:

• Swim Lanes – São subdivisões do Pool, podem representar subáreas de uma área ou cargos dentro de uma área

Exemplo

Relatório de Custos

AGENDA – AULA 12

• Mapeamento de Processos

• Padronização• Manuais Administrativos • Formulários• Procedimentos Operacionais Padrão

Ferramentas x Nível de Desempenho

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FERRAMENTANÍVEL

ORGANIZAÇÃO

PROCESSO

TRABALHO

Cadeia de Valor

MP1 MP2 MP3

P1 P2 P3

Diagrama de Escopo e Interface

Suporte

RegulaçãoEn

trad

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Saíd

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P2

B1 B2 B3

Fluxograma - PGP

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A B CT1

T2

T3

T4

T5

T6

T7

POP......................

POP......................

MP: MacroprocessoP: ProcessoB: Bloco de TarefasT: Tarefas

B1

B2

B3

Presidência

Diretoria de Vendas

Diretoria FInanceira

Diretoria de Produção

Gerência de Qualidade

Organograma

Mapeamento - Priorização

• Definição do Objetivo do mapeamento

• Seleção dos Macroprocessos prioritários

• Seleção dos Processo Prioritários

• Exemplos de Objetivos/Critérios de Padroniação: • Redução de Custos• Padronização / Melhora no Atendimento • Reduzir erros / defeitos / atrasos

Mapeamento de Processos

• Realizada através de reunião de pessoas que participam direta ou indiretamente no processo tratado. , orientado por um condutor, que deve ter competência para extrair dos participantes o máximo de informações relevantes ao processo.

• Durante a reunião descreve-se gráfica e textualmente o retrato detalhado da situação do processo, bem como devem ser levantadas e registradas outras informações relativas ao mesmo.

• Deve ter um nível de detalhe suficiente para se entender o funcionamento interno e os relacionamentos com outros processos.

• Como produtos temos a representação gráfica, validada do processo, e outras informações relevantes ao mesmo.

Fonte: IADI – Business Process School

Mapeamento de Processos

• Em muitas ocasiões não é possível reunir os representantes dos participantes de um processo ao mesmo tempo. Nestas condições a saída é realizar os levantamentos de forma individual com cada um deles.

• A melhor prática nestes casos é a de seguir um roteiro que minimize os eventuais problemas:1. Analise o processo o mais profundamente que puder através das

entrevistas individuais2. Verifique a existência de modelos referenciais que poderiam ser

utilizados3. Faça um primeiro rascunho do processo a nível macro4. Procure os clientes, fornecedores e executores (nesta ordem) e insira

no levantamento a visão deles 5. Complemente o macro desenho e valide com o principal responsável

pelo processoFonte: IADI – Business Process School

Análise e Diagnóstico de Processos

• Para viabilizar uma análises profunda e assertiva do processo mapeado, é necessário durante o mapeamento, que se levantem de forma estruturada os pontos fracos (problemas) relacionados com a execução do processo.

• Ponto Fraco: • Ocorrência ou situação presente que impacta ou influencia negativamente o

processo, de forma direta ou indireta e que atrapalha o seu bom desenvolvimento, que possui uma ou mais causas, que pode ser mensurado ou não.

• Exemplos de Pontos Fracos em Processos: • gargalos, retrabalhos, redundância de atividades, atividades que não

agregam valor, que fogem do objetivo, burocracia, quebra/indefinição de responsabilidade, riscos, fragilidade, existe outra prática melhor, local de execução adequado, relação custo/tempo, . Fonte: IADI – Business Process School

Softwares para Mapeamento

• Bizagi• Aplicativo gratuito (freeware)• Possibilita o mapeamento de processos de forma completa

• Microsoft Office - Power Point• Aplicativo Pago, porém de fácil acesso• Possuí as imagens básicas para mapeamento da estrutura/processos

• ARIS• Aplicativo pago• Mapeamento e simulação de processos

• Microsoft Visio• Aplicativo pago • Mapeamento de Processos, Estrutura Organizacional, Layout

AGENDA – AULA 12

• Mapeamento de Processos

• Padronização• Manuais Administrativos • Formulários• Procedimentos Operacionais Padrão

O&M – Funções

• Desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais;

• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;

• Desenho, racionalização e normatização de formulários;

• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa.

Fonte: A EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO E DA CARREIRA DE O&M NO BRASIL (1985-1997) Miguel P. Caldas, 1998

Padronização

Padronização é busca pela unificação dos meios (processos, atividades, tarefas) para

garantir o alcance dos resultados.

• Tipos de Ferramentas utilizadas: • Manuais Administrativos• Formulários• Procedimento Operacional Padrão

Manuais Administrativos

• Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto. (OLIVEIRA,2007)

• Manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de uniformizar os procedimentos, sendo um ótimo instrumento de racionalização de métodos e aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo assim a integração dos diversos subsistemas organizacionais. (CURY, 2005)



• Tipos de Manuais:

• Manual de organização/Manual de funções

• Manual de normas e procedimentos

• Manual de políticas e diretrizes

• Manual de Instruções Especializadas

• Manual do Empregado



• Manual da Organização: Visa enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos – ou unidades organizacionais – da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades correlacionados a cada uma das unidades organizacionais da empresa. Contém: Organograma, Níveis hierárquicos, Funcionograma etc.

• Manual de normas e procedimentos: Tem como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas. Contém: Normas, Fluxogramas e Formulários


Formulários

• “O formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de informações.” (OLIVEIRA, 2007)

• “Documento padronizado com uma finalidade específica, possuindo características e campos apropriados para preenchimento com as informações necessárias para um fluxo de trabalho” (CURY, 2005)

• São utilizados como apoio para sistemas e processos administrativos devido a sua clareza e conteúdo.

• Padronização das comunicações – Garante que as informações coletadas/transmitidas estejam completas e no formato adequeado.


Formulários - Exemplo

Procedimento Operacional Padrão

“POP é uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um

roteiro padronizado para realizar uma atividade.”

• Só se padroniza o que é necessário padronizar;

• Devem ser listados os passos críticos da atividade/tarefa

• Disponha os passos críticos de forma pictórica, para facilitar o

entendimento e o treinamento.

Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004





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