Noções de administração

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Noçõesde

Administração

Noções de Administração

Conteúdo do Módulo

1.1 Processo organizacional:planejamento, organização, direção, comunicação, controle e avaliação. 1.2 Comportamento organizacional:motivação, liderança e desempenho.


Conceitos básicos

Noções de Administração1. Conceitos básicos 1.1 Conceito de InstituiçãoInstituição é um agrupamento de pessoasfísicas e jurídicas formalmente organizadas(estatuto social ou contrato social) que se dedicam à produção de bens, à oferta e prestação de serviços em amparo à saúde, cultura, esportes, segurança social, educação, proteção do ser humano e do ambiente natural, entre outras atividades.


As instituições pertencem a três grandes grupos:Instituições governamentais e empresas públicas.Empresas privadas.Organizações não governamentais (ONGS -OSCIPS).


Conceito e funções de uma empresaEmpresa é um sistema integrado por pessoas, recursos econômicos, financeiros, materiais e tecnológicos que interage com a sociedade visando atender suas necessidades, anseios, desejos e expectativas, e é remunerada através de resultados econômicos, de forma direta ou indireta, por exercer essa interação.

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Conceito e funções de uma empresa

Uma empresa é um sistema que agrupa e coordena fatores de produção.Empresas têm como finalidade gerar ganhos adicionais, conhecidos como lucro ou resultado financeiro.


Uma empresa, além de maximizar seus resultados precisa também:

• Buscar melhoria contínua no seu desempenho.

• Satisfazer os anseios, os desejos, as necessidades e as expectativas de seus clientes (usuários).

• Praticar responsabilidade pública. • Desenvolver sua equipe de colaboradores.


1.3 Fatores de produçãoRecursos materiais – São os Recursos Físicos, como por exemplo: Prédios, edifícios, fábricas, instalações, máquinas, equipamentos, ferramentas, matéria-prima.Recursos financeiros: Exemplo: Dinheiro, créditos, financiamentos (próprios ou de terceiros).


1.3 Fatores de produçãoPessoas –Toda forma de utilização da atividade humana em processos produtivos: Assalariados, terceirizados, prestadores de serviços autônomos. Ações mercadológicas – Conquista e atendimento ao Cliente a partir de ações de Marketing e Vendas.Estruturas administrativas – Abrangemas formas de organização e funcionamento da empresa.


Uma empresa em contato com o ambiente onde atua procura atingir objetivos. Para atingir seus objetivos uma empresa se estrutura em subsistemas que podem ser categorizados em:Principais e Complementares.


Subsistemas de uma empresa

• Principais: Produção, distribuição, marketing e vendas.

• Complementares: finanças, pessoal, auditoria, contabilidade, tecnologia da informação, entre outros.

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1.3.1 Setores da EconomiaQuanto à área econômica de atuação as empresas pertencem ao:

• Setor Primário ou Extrativo. • Setor Secundário ou de Transformação. • Setor Terciário ou de Prestação de

Serviços.


1.3.1 Setores da EconomiaSetor Primário ou Extrativo:

Obtêm o produto por ação direta sobre a natureza. Ex.: Pesca, Mineração, Extração de Madeira, de Petróleo.A Produção gerada pelo Setor Primário é quase sempre a matéria-prima do Setor Secundário.


1.3.1 Setores da EconomiaSetor Primário - ou Extrativo:

Outros Produtos do setor primário são oferecidos diretamente ao mercado: pescado, gás natural, animais e vegetais em geral.


1.3.1 Setores da EconomiaSetor secundário - Empresas de Transformação. Indústrias em geral. Exemplos: Indústrias de eletrodomésticos, de automóveis e peças automotivas, de móveis e utensílios domésticos, de máquinas e implementos industriais e agrícolas.

Noções de Administração1.3.1 Setores da Economia

Setor Terciário ou Prestador de serviços. Ex.: Empresas públicas de prestação de serviços, Agências de Propaganda, Escritórios de Advocacia, Consultorias, Comércio, Hospitais, Bancos, Escolas, Clubes, Transportes, Segurança etc.

Noções de Administração1.4 Conceitos de Administração

A palavra administração deriva do latim, AD (junto de) e MINISTRATIO (prestação de serviço), e significa a ação de prestar serviço ou ajuda.Administrar é: Obter resultados através de um esforço coletivo orientado.

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1.4 Conceitos de AdministraçãoAdministrar é: Fixar objetivos e levar uma equipe a atingi-los; é decisivo que os objetivos sejam fixados, eles funcionam como as diretrizes, os indicadores para ações coerentes.


1.4 Conceitos de AdministraçãoAdministrar é: Saber interpretar tendências e estar sempre à frente dos acontecimentos,percebendo as transformações, antecipando-se aos fatos.


1.4 Conceitos de Administração

Administrar compreende planejar, organizar, dirigir e controlaratividades e recursos, visando atingir determinados objetivos.


A Administração compreende o conjunto de atividades organizadas (intelectuais, mecânicas ou braçais) desenvolvidas por uma pessoa ou por um grupo de pessoaspara obter e utilizar de forma eficaz, uma determinada quantidade de recursos (financeiros, tecnológicos, naturais), visando atingir objetivos econômicos e/ou sociais previamente estabelecidos.


O processo de Administração compreende interpretar os objetivos propostos pela instituição e as necessidades de seus clientes ou usuários e estabelecer as maneiras de alcançá-las através de quatro “funções administrativas”.


1.4.1 Funções administrativas1. Planejamento:Planejamento é a função administrativa que estabelece os objetivos e as linhas de ação adequadas para alcançá-los.

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Noções de Administração1.4.1 Funções administrativas

2. Organização:Organização é a função administrativa que agrupa as atividades necessárias para a instituição atingir seus objetivos.


1.4.1 Funções administrativas

3. Direção:Direção é a função administrativa que conduz e coordena o pessoal na execução das atividades planejadas e organizadas.


1.4.1 Funções administrativas

4. Controle:Controle é a função administrativa que verifica se o que está sendo executado obedece ao que está planejado e organizado, para identificar erros ou desvios, a fim de corrigi-los e evitar sua repetição.


1.5 GestãoGestão também é usado e interpretado como a ação de administrar.


1.5 GestãoNo setor público e em empresas de maior

porte, o conceito de gestão está associado ao fator tempo. Um determinado grupo de gestores executa a gestão de uma instituição por um tempo pré-fixado.


1.6 O conceito de eficiência, eficácia e efetividadeAs funções administrativas visam:

• Proporcionar eficiência às instituições públicas e privadas;

• Obter eficácia nas ações desenvolvidas pelas instituições.

• Conseguir efetividade quanto aos benefícios oferecidos aos usuários.

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1.6 O conceito de EficiênciaA eficiência se refere aos meios: métodos, processos, regras e regulamentos. Refere-se a fazer bem feito no sentido mais amplo: aquilo que está sendo feito, considerando todos os aspectos e suas tendências, mas sem considerar se o que está sendo feito é realmente o que deveria ser feito.


1.6 O conceito de Eficiência

A eficiência está relacionada à forma utilizada para atingir resultados, sem considerar se esses resultados contribuem para alguma coisa ou não.


1.6 O conceito de Eficácia

A eficácia se refere aos fins: Atingir objetivos e metas. Alcançar os resultados propostos.

A eficácia não está diretamente ligada aos meios nem à forma, mas sim à capacidade de se atingir resultados esperados.


1.6 O conceito de EfetividadeA efetividade se refere à mensuração

(medição) da utilidade do produto oferecido ou do serviço gerado, considerando a sociedade como um todo e não apenas um usuário ou uma instituição.


1.7 A Filosofia e a missão institucionalA filosofia de uma instituição,

pública ou privada, é resultado das crenças e dos valores individuais de seus acionistas e administradores.


1.7 A missão da instituiçãoA missão é a razão da existência da

instituição.Definir a missão é determinar o que a

instituição se propõe fazer com base na filosofia existente e sem que haja conflitos internos ou externos a ela.

Exemplo: Um executivo preocupado com a questão ecológica pode definir como missão de sua instituição a produção a partir de matérias-primas recicláveis.

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2. Planejamento


2.1 Planejamento: Conceito e Finalidades.Planejamento é a função administrativa

que estabelece os objetivos e as linhas de ação adequadas para alcançá-los.

Planejar é escolher direções para se alcançar resultados desejados.

Planejamento é a escolha consciente de cursos de ação, com base em objetivos, em fatos e na estimativa do que poderá ocorrer em cada alternativa disponível.


2.1 Finalidade de um Planejamento

A finalidade de um processo de planejamento, e de cada plano derivado dele, é facilitar a formulação e a posterior conquista dos objetivos estabelecidos.

Noções de Administração2.1.2 Conceito de Plano

É o documento resultante do processo de planejamento.É o instrumento que detalha um processo de planejamento e a programação das ações e atividades necessárias para a sua realização.

O plano é um instrumento norteador das ações a serem desenvolvidas para a execução de um planejamento


2.2 Níveis de planejamentoOs níveis de planejamento são:

• Planejamento estratégico, • Planejamento tático e • Planejamento operacional.

PlanejamentoEstratégicoAlta Direção

Planejamento TáticoAdministração Média

Planejamento OperacionalGerentes e supervisores

operacionais

Decisõ

es

Informações

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2.3 Planejamento estratégico

É um processo administrativo, unificado e integrador, voltado para o estudo de alternativas e escolha de caminhos, de responsabilidade da alta administração, mas que gera reflexos em todos os níveis da instituição.


2.3 Planejamento estratégicopalavras chaves

• Cenários• Mudanças• Valores• Missão• Visão• Oportunidades• Ameaças

• Pontos fortes• Pontos fracos• Fatores Críticos de

sucesso• Objetivos e Metas• Estratégias

Noções de AdministraçãoCenários

Compreende a identificação das mudanças que estão acontecendo externamente à instituição.

“Ler” cenários significa identificar e dimensionar mudanças e avaliar os impactos na instituição.


““LerLer”” CenCenáários rios éé::Acompanhar todas AS MUDANÇAS que estão acontecendo ao redor.

• Identificar NOVAS MUDANÇAS.• Avaliar o IMPACTO DAS MUDANÇAS

que estão ocorrendo ou vão ocorrer.


Exemplos de leitura de cenários: Aumenta a preocupação com a saúde e qualidade de vida.O Consumidor torna-se cada vez mais esclarecido e por conseqüência mais exigente.


Valores: São idéias fundamentais em torno das quais a instituição foi construída. Representam as convicções dominantes, as crenças básicas, aquilo em que a maioria das pessoas da instituição acredita. São elementos motivadores que direcionam as ações das pessoas na instituição, contribuindo para a unidade e a coerência do trabalho.

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Missão

Visão

O que a instituição é. É o motivo da existência da instituição. É o papel desempenhado pela instituição na atualidade.

O que a instituição quer ser. Uma aspiração que é definida para ser o ponto de chegada da instituição no seu futuro.


Exemplos de Missão estratégica:

- McDONALD’S – “Servir alimentos de qualidade, com rapidez e simpatia, em um ambiente limpo e agradável.”– SEBRAE – “Educação, negócios e

informações para o desenvolvimento de uma sociedade empreendedora, ética e integrativa.”


Exemplos de visão estratégica:

TAM - “Um dia seremos a maior companhia de aviação brasileira e estenderemos um tapete vermelho para receber nossos clientes”.DISNEY - “Criar um mundo onde todos possam se sentir crianças”.


Oportunidades:

São fatos ou situações que ocorrem fora da instituição e que a favorecem, especialmente se forem identificadas e aproveitadas a tempo.


Ameaças:

São fatos, situações ou fenômenos, atuais ou futuros, no contexto externo da instituição, que se não forem eliminados, minimizados ou evitados, podem dificultar o alcance dos objetivos.

Noções de AdministraçãoPontos Fortes:São características internas à instituição, que podem ser potencializadas para aperfeiçoar seu desempenho.Pontos Fracos:São características internas à instituição que devem ser minimizadas para evitar influência negativa sobre o seu desempenho.

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Fatores Críticos de Sucesso

São padrões escolhidos para servirem de foco na busca da consolidação de uma marca, instituição ou projeto.Servem também para direcionar as ações de gerência.


Objetivos:Correspondem a alvos que a instituição deverá alcançar. Determinam para onde os esforços serão direcionados.


Metas: Quantificam os objetivos e definem suas etapas. Também são entendidas como os passos intermediários para se alcançar um determinado objetivo.Exemplo de meta:Reduzir em 1/3 os acidentes de trânsito, até Dezembro/2009.


Estratégias:São formas de alocação de recursos (Financeiros, de Talentos Humanos e de Tecnologia), decididas por uma instituição, visando atingir objetivos específicos.


2.4 Planejamento Tático

Adapta-se às restrições determinadas pelos métodos e procedimentos, às restrições do orçamento e às restrições de tempos para a execução.

Envolve um ou apenas alguns departamentos da instituição. É alçada da administração média.


2.5 Planejamento Operacional

Abrange projetos para serem executados no curto prazo. Envolve um ou apenas algumas áreas da instituição, e se refere a planos para obtenção de resultados considerados muito importantes.

Normalmente se refere ao planejamento de ações que envolvem contato com o público, com o cliente, com o mercado.

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Questões de concursos

Noções de administração

1. Escolha a opção que completa corretamente a frase a seguir:Falar em eficiência no âmbito do modelo gerencial da administração pública significa:

Noções de administraçãoa) centrar esforços na avaliação de resultados

das políticas públicas.b) centrar esforços na participação do cidadão

que define metas de ação.c) centrar esforços na diminuição de custos,

de modo a produzir mais com menos.d) centrar esforços na motivação dos

funcionários e agentes públicos.e) centrar esforços na transparência da

administração perante os cidadãos.

Noções de administraçãoa) centrar esforços na avaliação de resultados

das políticas públicas.b) centrar esforços na participação do cidadão

que define metas de ação.c) centrar esforços na diminuição de custos,

de modo a produzir mais com menos.d) centrar esforços na motivação dos

funcionários e agentes públicos.e) centrar esforços na transparência da

administração perante os cidadãos.

Noções de administração2. Escolha a opção que define corretamente o significado de Estratégias no contexto de um plano estratégico.a) As estratégias estabelecem metas a serem cumpridas para atingir os objetivos organizacionais. Estas devem ser escolhidas tendo clareza da análise do meio ambiente.b) As estratégias delineiam as maneiras da organização alcançar seus objetivos. Estas devem ser escolhidas tendo clareza do negócio ou missão organizacional.

Noções de administraçãoc) As estratégias definem o grau de diferenciação dos produtos ou serviços da organização. São escolhidas a partir da missão da organização.d) As estratégias apontam os pontos fortes e fracos da organização a partir da análise da concorrência, do mercado e das ações governamentais.e) As estratégias delineiam a participação desejada no mercado a partir da análise de oportunidades e ameaças advindas do ambiente interno da organização.

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2. Escolha a opção que define corretamente o significado de Estratégias no contexto de um plano estratégico.

b) As estratégias delineiam as maneiras da organização alcançar seus objetivos. Estas devem ser escolhidas tendo clareza do negócio ou missão organizacional.


3. Planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de modo mais eficiente, eficaz e efetivo. A esse respeito, assinale a opção incorreta.

A. O documento formal que representa a consolidação do processo de planejamento é denominado plano.


B O princípio da precedência significa que o planejamento ocorre antes das funções administrativas organizar, coordenar, comandar e controlar.C Planejar se relaciona à tomada de decisões futuras baseada na análise ambiental.D O tipo de planejamento que busca otimizar os resultados de determinadas áreas da organização é denominado planejamento tático.


3. Planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de modo mais eficiente, eficaz e efetivo. A esse respeito, assinale a opção incorreta.

C Planejar se relaciona à tomada de decisões futuras baseada na análise ambiental.


4. No planejamento operacional são definidas quais atividades devem ser executadas e quais recursos são necessários para a execução das atividades. Este processo compreende as seguintes etapas, EXCETO:


A) Análise dos objetivos.B) Planejamento do uso do tempo.C) Análise dos ambientes externo e interno da organização.D) Planejamento dos meios de controle.E) Planejamento dos recursos necessários para a execução das tarefas.

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A) Análise dos objetivos.B) Planejamento do uso do tempo.C) Análise dos ambientes externo e interno da organização.D) Planejamento dos meios de controle.E) Planejamento dos recursos necessários para a execução das tarefas.


3. Organização


3. Organização3.1 Conceito e finalidades.Organização é a função administrativaque estrutura o agrupamento das atividades necessárias para atingir os objetivos da instituição.


3. Organização3.1 Conceito e finalidades.Organizar significa constituir o organismo social e material da empresa ou instituição,dividir tarefas, montar uma seqüência de atividades, definir cargos, estabelecer níveis de autoridade e responsabilidade.


Finalidade da organizaçãoA finalidade da organização é agrupar os recursos disponíveis para que eles formem um conjunto eficiente e alcancem resultados previamente estabelecidos.


3.1.1 Fatores que norteiam uma organização

Os três fatores principais que norteiam uma organização são:

Estratégia,Tecnologia, Ambiente.

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Estratégia.Na maioria das vezes quando ocorrem

mudanças na estratégia de atuação de uma instituição é preciso rever a sua estrutura.

A premissa então é a seguinte: A estrutura é uma função da estratégia.

Por conseqüência, se a instituição não tem novas estratégias ou não tem estratégias definidas, não resolve nada reorganizar a sua estrutura.

Noções de AdministraçãoTecnologia

O tipo de atividade e a tecnologia utilizada são fatores importantes na determinação da estrutura organizacional de uma instituição pública ou privada.

Na maioria das situações, estruturas achatadas são aconselháveis para atividades únicas, porque facilitam o processo de comunicação.

Noções de AdministraçãoTecnologiaEstruturas com um número maior de níveis são recomendáveis para atividades com tecnologia mais complexa, onde as unidades de planejamento e controle precisam funcionar separadas das unidades operacionais.Exemplo:• Prestadoras de serviços muito especializadas.• Agências governamentais.


AmbienteQuanto mais estável e previsível for o ambiente mais fácil para se organizar a instituição, utilizando funções e processos duradouros.

Quanto mais instável e imprevisível for o ambiente, maior a importância de estruturar a instituição em bases flexíveis.

Noções de Administração3.2 Princípios básicos de organização

A organização administrativa baseia-se em cinco princípios:Princípio da Especialização.Princípio da Definição Funcional.Princípio da paridade entre Autoridade e Responsabilidade.Princípio Escalar ou Hierárquico.Princípio das Funções de Linha e deStaff (Apoio).


3.2 Princípios básicos de organizaçãoPrincípio da Especialização:A organização deve se fundamentar na divisão do trabalho que provoca a especialização das pessoas em determinadas atividades. A especialização produz um aumento da quantidade e da qualidade do trabalho executado.

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3.2 Princípios básicos de organização

Princípio da Definição Funcional:O trabalho de cada pessoa, a atividade de cada órgão e as relações de autoridade e responsabilidade são aspectos que devem ser claramente formalizados.


3.2 Princípios básicos de organizaçãoPrincípio da Definição Funcional:As instituições geralmente utilizam o organograma, a descrição de cargos e o manual de organização para formalizar o princípio da definição funcional.

O importante é deixar clara a posição de cada pessoa ou órgão na estrutura organizacional da instituição.

Noções de Administração3.2 Princípios básicos de organizaçãoPrincípio da paridade entre Autoridade e Responsabilidade:A autoridade é:

• O poder de dar ordens (orientar) e o direito de exigir do subordinado o cumprimento das ordens (orientações)A responsabilidade é:

• O dever de prestar contas ao superior hierárquico, ao usuário e à sociedade.


O Princípio da Paridade estabelece que precisa haver uma correspondência entre o volume de autoridade e de responsabilidade atribuída a cada pessoa ou órgão.

Noções de Administração3.2 Princípios básicos de organização

Essa equivalência é necessária para evitar que algumas pessoas ou órgãos tenham excessiva responsabilidade sem a necessária autoridade. Ou, demasiada autoridade para pouca responsabilidade.A cada responsabilidade deve corresponder uma autoridade que permita realizá-la e a cada autoridade deve corresponder uma responsabilidade equivalente.



Princípio Escalar ou Hierárquico:Este princípio é decorrente do princípio anterior, e pode ser entendido assim: cada pessoa deve saber exatamente a quem prestar contas e sobre quem possui autoridade.

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Princípio Escalar ou Hierárquico:Refere-se à cadeia de relações diretas de autoridade de um superior para um subordinado em toda a organização, desde a base até a cúpula, onde geralmente está o executivo principal como autoridade máxima.

Noções de Administração3.2 Princípios básicos de organizaçãoPrincípio das Funções de Linha e de Staff (apoio):Deve-se definir, da maneira a mais clara possível, a quantidade de autoridade atribuída a cada pessoa ou órgão, e a natureza dessa autoridade. Este princípio leva a distinção entre as funções de linha e de staff (apoio) dentro de uma instituição.

Noções de AdministraçãoPrincípio das Funções de Linha e de Staff (apoio):As funções de linha estão diretamente ligadas aos objetivos principais da instituição; as funções de staff são aquelas que não se encontram diretamente ligadas aos objetivos.O critério da distinção é o relacionamento

direto ou indireto com os objetivos da instituição e não o grau de importância de uma atividade sobre outra.


Organograma

O organograma é o gráfico que representa a estrutura formal da empresa: a disposição e a hierarquia dos órgãos empresariais (áreas e setores).

Noções de Administração3.3 Componentes da organizaçãoTAREFAS – Determina a divisão do trabalho, gerando a especialização de atividades e de funções.PESSOAS – Compreende o número de pessoas utilizadas na instituição e as habilidades, aptidões, interesses, experiências e o desempenho e o comportamento de cada pessoa.


3.3 Componentes da organização

ÓRGÃOS - O trabalho e as pessoas são agrupadas em órgãos. Os órgãos são dispostos em níveis hierárquicos. A departamentalização é determinada de acordo com os critérios de melhor atendimento aos objetivos da organização.

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3.3 Componentes da organização

RELAÇÕES – Compreende as relações entre as pessoas e o trabalho, o relacionamento entre uma pessoa com outras situadas em setores diferentes da instituição, o relacionamento informal entre os participantes em situações fora do trabalho, e todas as demais situações de interação humana.


3.4 Níveis hierárquicos - papéis e competências gerenciais.

A sobrevivência e o desenvolvimento de uma instituição, estão ligados à existência de uma estrutura de autoridade para dirigir as atividades individuais e das equipes de colaboradores.O processo de elaboração dessa estrutura chama-se hierarquização.


3.4 Níveis hierárquicos - papéis e competências gerenciais.

A hierarquização estabelece uma estrutura que detalha as posições hierárquicas responsáveis pelas atividades, e quais são as regras de relação ou de subordinação que precisam ser respeitadas.


3.4 Níveis hierárquicos - papéis e competências gerenciais.As soluções para estabelecer os níveis hierárquicos, os papéis e as competências dos gerentes e demais ocupantes de cargos de comando, podem ser sintetizados em três diretrizes:

• Cadeia de comando.• Unidade de comando.• Amplitude de controle.

Noções de Administração3.4 Cadeia de comando

Cadeia de comando é o conjunto contínuo e interligado de comunicação que se espalha pela instituição, no sentido vertical, do mais alto escalão até a área operacional.Embora nada seja totalmente rígido em administração, a cadeia de comando pressupõe que na maioria das vezes, as atividades dos subordinados irão seguir o direcionamento estabelecido pelos seus superiores imediatos.


3.4 Unidade de comando

O conceito de unidade de comandoestabelece que cada colaborador reporta-se a apenas um superior imediato.A prática desta regra precisa ser buscada constantemente. Porque, satisfazer a dois ou mais superiores leva o colaborador a situações de dúvidas, “stress” e conflitos.

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3.4 Amplitude de controle

O conceito de amplitude de controlerefere-se à determinação do número de pessoas que pode ser supervisionado por um superior hierárquico.


3.4 Variáveis que definem a amplitude de controle Variedade de atividades executadas na área controlada.Velocidade de inovações tecnológicas na instituição.O grau de complexidade das atividades e o grau de formação técnica do executante.


3.4 Variáveis que definem a amplitude de controle

Existência, ou não, de procedimentos padronizados.Maior ou menor volume de trabalho administrativo ou operacional desempenhado pelo gerente ou supervisor


3.5 Papéis e competências gerenciaisA mudança constante de atividades a executar e das condições de execução, influenciam:

• No nível de autoridade de um gerente, • No grau de informação que ele dispõe e • Na competência legal ou técnica necessária

para o desempenho do seu papel de gerente.


3.5 Papéis e competências gerenciais

Quando o processo decisório está concentrado no topo da instituição, temos uma situação de centralização de comando.

Quando o processo decisório se espalha pelos níveis mais inferiores, temos uma situação de descentralização de comando.


4. Direção

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4.1 Conceito e importância da Direção

Direção é a função administrativa que conduz e coordena pessoas na execução das atividades planejadas e organizadas.


4.1 Conceito de DireçãoDirigir significa conduzir, orientar e coordenar a equipe de colaboradores, decidir, emitir ordens, orientar os esforços dos subordinados visando o cumprimento dos objetivos.

Dirigir significa interpretar os objetivos e os planos para os outros e dar as instruções de como executá-los.


4.1 Importância de DireçãoA Direção é considerada a mais importante das funções administrativas.Ela envolve conceitos de comunicação, motivação, uso da autoridade e poder.Para dirigir a equipe o administrador precisa saber dar ordens ou instruções, comunicar, motivar, liderar e coordenar as atividades dos diversos subordinados.


4.1 Direção

A Direção é a terceira etapa do processo administrativo, depois do Planejamento e da Organização.O Planejamento e a Organização são etapas anteriores à execução dos trabalhos; a Direção é a etapa simultânea à execução.


4.1.1 O processo decisórioO processo decisório de um diretor ou gerente tem normalmente a seguinte seqüência (passo a passo):

• Identifica a existência de um problema ou de uma oportunidade.

• Estuda e define as alternativas possíveis para aproveitar a oportunidade ou gerenciar o problema.

Noções de Administração4.1.1 O processo decisório

• Avalia a relação custo/benefício econômico, político e social de cada alternativa possível

• Implementa a alternativa mais apropriada.• Acompanha e controla a sua execução,

fazendo as correções necessárias.• Avalia os resultados alcançados para

obter informações que alimentem novos processos decisórios.

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4.2 Princípios básicos de direção

A Direção fundamenta-se em quatro princípios:Princípio da unidade de comandoPrincípio da delegaçãoPrincípio da amplitude de controlePrincípio da coordenação


4.2.1 Princípio da unidade de comando

Cada colaborador deve subordinar-se a um e apenas um superior. A recíproca deste princípio é: Deve haver uma autoridade única sobre cada pessoa na instituição, para evitar a duplicidade de ordens.

Noções de Administração4.2.2 Princípio da delegação

É preciso que todas as atividades necessárias à realização dos objetivos empresariais sejam delegadas a um nível que possa executá-las adequadamente. A delegação significa a designação de tarefas, a transferência de autoridade e a exigência de responsabilidade pela execução daquelas tarefas.

Noções de Administração4.2.3 Princípio da amplitude de controleTambém chamado Princípio de Âmbito de Controle.Refere-se ao número ideal de subordinados que cada chefe pode supervisionar diretamente.Seu enunciado é o seguinte: Cada Chefe deve ter um número adequado de subordinados para poder supervisioná-los de forma eficaz.


4.2.4 Princípio da coordenação

Também chamado Princípio das Relações Funcionais: Todas as atividades devem ser coordenadas e integradas tendo em vista um objetivo comum.


4.3 Direção na Gestão Pública

Na gestão pública os cargos de direção e assessoramento são cargos de confiança, ocupados por pessoas selecionadas por critérios de confiança ou interesse político (sem concurso).

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5. Controle


5.1 ControleControle é a quarta função administrativa. O Controle acompanha todas as etapas do processo administrativo. Simultaneamente o Administrador planeja, organiza e dirige, e também desenvolve ações de controle.O Controle mede e corrige o desempenho dos colaboradores e das atividades para assegurar que os objetivos da instituição venham a ser atendidos.

Noções de Administração5.1 Controle

A essência do Controle é a “Ação Corretiva”, que consiste na tomada de decisões no sentido de corrigir os possíveis desvios ocorridos.Controlar é estabelecer uma comparação entre o que foi planejado e o que efetivamente está sendo ou foi executado.


Finalidade do Controle

A tarefa principal do controle é verificar se tudo está sendo feito conforme o planejado e organizado, de acordo com as orientações dadas.

Visa identificar erros ou desvios, para corrigi-los e evitar sua repetição.


5.2 Objetivos e importância da função controle

A função Controle tem dois objetivos importantes:

• Identificar e propor a correção de falhas ou erros – O controle detecta falhas ou erros no Planejamento, na Organização ou na Direção e aponta as medidas corretivas.

• Prevenir a ocorrência de novas falhas ou erros – Ao identificar e propor a correção de falhas ou erros, o Controle aponta os meios de evitá-los no futuro.

Noções de Administração5.3 Fases do controle

Fase 1: Fixação de padrões de desempenho.Fase 2: Observação do desempenho.Fase 3: Comparação do desempenho atual com o desejado.Fase 4: Ação corretiva.

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5.3 Fases do controle

Fase 1: Fixação de padrões de desempenho - Os padrões podem ser expressos em tempo, valor monetário, unidades físicas, entre outros.


5.3 Fases do controle

Fase 2: Observação do desempenho -Para um melhor controle do desempenho éimportante compará-lo com desempenhos anteriores ou com estudos de desempenho realizados em outras instituições.


5.3 Fases do controleFase 3: Comparação do desempenho atual com o desejado - Localiza-se as variações, erros ou desvios, e também projeta-se os resultados futuros.A comparação é feita através de inspeção visual, dispositivos mecânicos, questionários, sistemas informatizados, gráficos, relatórios e mapas.

Noções de Administração5.3 Fases do controle

Fase 4: Ação corretiva.É a essência do Controle. Permite corrigir efetivamente os erros ou desvios ocorridos.

As fases do Controle são cíclicas; não se esgotam com a simples correção dos erros ou desvios ocorridos. Devem ser utilizadas frequentemente.


5.4 Princípios básicos de controle

Princípio do objetivo.

Princípio da definição dos padrões.

Princípio da ação corretiva.

Princípio da exceção.

Noções de Administração5.4 Princípios básicos de controle

Princípio do objetivo: O Controle deve contribuir para o alcance dos objetivosatravés da indicação dos erros ou falhas a tempo de permitir ação corretiva eficaz.

Então, o controle deve propor correções para que não haja desvios em relação aos objetivos.

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Princípio da definição dos padrões. O Controle deve basear-se em padrões bem definidos.Geralmente, os padrões são definidos no Planejamento, (portanto antes da execução dos trabalhos) e devem servir de critério (parâmetro) para o futuro desempenho.



Princípio da exceção. Foi formulado por Taylor: O controle deve se concentrar sobre as situações excepcionais, isto é, sobre os desvios mais importantes e não sobre as situações normais.



Princípio da ação corretiva. O Controle somente se justifica quando gera ação corretiva sobre os desvios ou falhas apontadas.


5.5 Áreas de controle

As principais áreas de controle são:Área institucionalÁrea de finanças.Área de produçãoÁrea mercadológica.Área de pessoal..

Noções de Administração5.5 Áreas de controle

Área institucionalRefere-se ao Controle da Instituição como um todo.Exemplos: Controle do desempenho global da instituição através do acompanhamento e análise de relatórios e balanços contábeis, o controle da origem e da aplicação dos recursos financeiros, o controle do retorno sobre o investimento realizado.



Área de finançasRefere-se ao acompanhamento da Administração dos Recursos Financeiros da Empresa, como:• Controle Orçamentário,• Fluxo de Caixa • Contabilidade de Custos, • Controle dos Investimentos, e outros.

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Área de produção

Refere-se à Administração dos Recursos Materiais e dos processos utilizados, como o Planejamento e o Controle da Produção, o Controle de Materiais, o Controle de Estoques, o Controle da Qualidade.



Área mercadológicaRefere-se à Administração dos Recursos Mercadológicos ou Comerciais, como o Controle das Vendas e dos Atendimentos, o Controle de Estoques de Produtos Acabados, o Controle das Entregas a Clientes, o Controle de Promoção e Propaganda, etc.



Área de pessoal Refere-se à Administração das Pessoas que trabalham na Empresa, como o Controle de Ponto e de Freqüência, o Controle das Férias do Pessoal, o Controle de admissões e demissões de colaboradores.


6. Comunicação


6.1 Conceito de ComunicaçãoComunicação é um processo de transmissão de uma informação e da compreensão de uma pessoa para outra. Toda comunicação envolve duas ou mais

pessoas; é um processo de interação de pessoas.

Noções de Administração6.1 Conceito e importância da ComunicaçãoO processo organizacional “comunicação” funciona como uma forma modeladora do comportamento organizacional. É um dos processos mais importantes em uma organização porque atua como fator de integração das pessoas com o ambiente interno e externo.

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Noções de Administração6.2. Processo de comunicaçãoPara que ela se estabeleça deve haver um propósito, um objetivo. A informação a ser passada é chamada demensagem.

A mensagem tem um caminho que vai do emissor, que é a fonte da mensagem para o receptor , aquele que recebe a mensagem.

Noções de Administração6.2 A comunicação na administraçãoPara dirigir o administrador precisa dar ordens ou instruções. A ordem se refere ao que fazer e quando,

A instrução se refere ao como fazer alguma tarefa ou atividade.

Enquanto a ordem é um imperativo de fazer algo, a instrução é uma orientação sobre a maneira de fazer algo.


6.2.1 Componentes de um processo de comunicaçãoFonte (emissor): é o emissor onde inicia-

se a transmissão da mensagem. A mensagem é a fala quando falamos ou a escrita quando escrevemos para alguém; também pode ser uma imagem, um desenho, uma música.


6.2.1 Componentes de um processo de comunicação

Codificação: para a mensagem ser transmitida precisa ser codificada, o que quer dizer que seus símbolos devem ser traduzidos de uma forma que possa ser entendido, através do meio ou canal.



Canal: é o meio, ou o veículo através do qual a mensagem será passada ao receptor. Quem escolhe o canal é o emissor da mensagem. É importante para o processo de comunicação que o receptor e o emissor dominem o uso do canal escolhido para a transmissão da informação.



Decodificação: para a mensagem ser recebida e entendida é necessário que seus símbolos sejam traduzidos pelo receptor. Esta tradução se faz em nível mental, ou seja, forma-se a idéia na mente do receptor a partir da mensagem recebida.

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6.2.1 Componentes de um processo de comunicaçãoDecodificação: As habilidades de

receber as informações devem ser correlatas entre o emissor e o receptor, (quem fala deve se comunicar com quem escuta). A cultura, as vivências pessoais, os conhecimentos influenciam a emissão e recepção das mensagens.

Noções de Administração6.2.1 Componentes de um processo de

comunicaçãoReceptor: é a pessoa a que se destina a

mensagem. O destinatário da mensagem.Retroação ou feedback: é o processo de

devolução da mensagem. Ao receber a mensagem o receptor a decodifica e devolve ao emissor uma nova mensagem. A boa comunicação é aquela que se faz em mão dupla, vai e vem!


6.3 Interferências na comunicação

Quando a comunicação não se estabelece, ou se estabelece de forma incompleta ou ainda não se realiza entre pessoas que estão juntas, ou entre grupos, dizemos que há:Filtragens, bloqueios e ruídos na comunicação


6.3.1 Filtragem

Ocorre quando, no percurso entre o emissor e o receptor, parte da mensagem é suprimida. Isso pode ocorrer por ação de terceiros ou do próprio receptor que desconsidera ou não valoriza trechos da mensagem.

Noções de Administração6.3.2 Bloqueio

O bloqueio se estabelece quando a mensagem não é captada e a comunicação interrompida.Qualquer que seja a duração de um bloqueio de comunicação, ele perturba a percepção que você tem de si próprio e dos outros e, em conseqüência, suas atitudes, seus comportamentos tornam-se falsos.


6.3.3 RuídoRuído é a mensagem distorcida ou mal

interpretada.Nossos valores tendem a formatar o que

vemos e ouvimos, a valorizar algumas pessoas e a desvalorizar outras. As mensagens que não desejamos aceitar são reprimidas. Outras são engrandecidas. Uma outra razão é que “ignoramos as comunicações que entram em conflito com o que já conhecemos’”.

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6.4 Itens que interferem na comunicação decorrentes do emissor

- Falta de clareza nas idéias.- Comunicação múltipla.- Problemas de codificação.- Bloqueio emocional.- Suposição errada acerca do receptor.


6.5 Itens que interferem na comunicação decorrentes do receptor- Existência de audição seletiva.- Desinteresse.- Avaliação prematura.- Preocupação com a resposta.- Reação ao emissor, preconceitos e estereótipos.- Comportamento defensivo.

Noções de Administração6.6. Fatores que influenciam a eficácia da comunicação nas organizaçõesCanais formais de comunicação: permitem ampliar as distâncias à medida que as organizações crescem e inibem o fluxo livre de informação entre os diversos níveis da organização.Estrutura de autoridade: os diferentes níveis de status e de poder ajudam na determinação de quem manterá uma comunicação direta e com quem.


6.6. Fatores que influenciam a eficácia da comunicação nas organizaçõesEspecialização do trabalho: facilita a comunicação dentro de grupos de trabalho específicos na medida em que compartilham os mesmos objetivos, tarefas, estilos pessoais.Propriedade da informação: se a informação é a fonte de conhecimentos, então quem a detém tem o poder na organização.


6.6. Fatores que influenciam a eficácia da comunicação nas organizaçõesConhecer o público alvo para adaptar a mensagem a este público.Usar múltiplos canais.Buscar a empatia com os outros.Valorizar a comunicação pessoal em processo de mudanças.Apresentar coerência entre as palavras e as ações.


6.7 Níveis da comunicação• Intrapessoal• Interpessoal• Corporativo.Todos os níveis influenciam aos demais.Comunicação é um contínuo processo de realimentação.

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A comunicação intrapessoal é o diálogo único, pessoal e intransferível que travamos conoscoA comunicação intrapessoal reflete e alimenta nossas crenças, cultura, valores, hábitos, virtudes, defeitos e outros condicionamentos que impedem mudar o que gostaríamos de mudar em nossas vidas; se a comunicação intrapessoal não abre espaço para mudanças, elas não ocorrem!


A comunicação interpessoal éum complexo sistema onde interagem duas ou mais comunicações intrapessoais com exteriorizações pelos canais verbais e não verbais. A comunicação corporativa traz toda esta complexa gama de relações para o ambiente empresarial, onde na maioria das vezes a tônica é o estresse e a pressão.


6.8 O feedbackPalavra inglesa que significa retro-alimentar, estabelece o fluxo, o movimento do processo de comunicação e é considerado a chave no processo de comunicação.O feedback é muito importante porque leva o receptor a refletir sobre sua atuação na organização e na vida como um todo.

Noções de Administração6.8 O feedbackPara que as organizações desenvolvam seus processos é preciso que se estabeleça um canal de comunicação eficiente e capaz de proporcionar situações de superação por meio do feedback.

Para isso é necessário que sejam superadas as barreiras organizacionais da comunicação, procurando identificar e compreende-las, no sentido de minimizá-las.


6.8 O feedbackAs organizações devem buscar uma comunicação clara e legítima em que haja compreensão e respeito pelas diferenças, desenvolvendo assim uma melhoria nos relacionamentos .

Uma comunicação mais efetiva auxilia na resolução de problemas e na tomada de decisões nas organizações.


6.8 O feedbackUma das aplicabilidades do feedback está na avaliação do desempenho dos funcionários. Ao avaliar seu subordinados a chefia deve dar o retorno do resultado obtido pelo funcionário.Muitos gerentes relutam em avaliar seus funcionários por três motivos.

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Noções de Administração6.8 O feedbackPrimeiro, alguns gerentes não se sentem à vontade para discutir deficiências de desempenho com os funcionários. Segundo, muitos funcionários tendem a ficar na defensiva quando suas deficiências são apontadas. Terceiro, os funcionários tendem a fazer uma imagem melhor de seu próprio desempenho.


6.8 O feedback

A solução é treinar os gerentes para que realizem sessões de feedback construtivo, para saberem comunicar o retorno de situações percebidas de forma que os funcionários entendam os resultados e procurem melhorar seu desempenho.


6.9 Feedback construtivo (como fazer)1- Deve ser específico e não genérico; falar sobre o ponto em específico2- Deve descrever a situação e não avaliar, criticar e julgar o receptor;3- Deve levar em consideração as necessidades do receptor;4- Deve assegurar uma comunicação clara e direta;


6.9 Feedback construtivo (como fazer)5- Refere-se apenas a comportamentos que possam ser modificados.6- Refere-se a comportamentos específicos, e não generalidades7- Deve ser realizado no local adequado, sem movimentação de pessoas e ruídos 8- Deve focalizar o comportamento e não as pessoas;

Noções de Administração6.9 Feedback construtivo (como fazer)9- Fale por você e não por todos;10- Assegure ao receptor a oportunidade de falar, ouça.11- Assegure-se de que o receptor compreendeu sua mensagem de acordo com o significado proposto.12- Refira-se apenas a comportamentos que possam ser modificados. Refira-se a comportamentos específicos, e não generalidades.


6.10 Como solicitar e receber Feedback

Seja especifico na descrição do comportamento sobre o qual você deseja feedback. Tente não agir defensivamente ou racionalizar o comportamento. Sumarize o seu entendimento do feedback recebido.

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Noções de Administração6.10 Como solicitar e receber FeedbackCompartilhe sua opinião e sentimentos sobre o feedback.Quando alguém lhe dá feedback, registre-o e reflita sobre o assunto.Tente entender o que a pessoa está lhe transmitindo, o que a levou a ter a percepção ou sentimentos que teve sobre seu comportamento. Decida se deve ou não mudar.




5. Indique se as frases a seguir são verdadeiras (V) ou falsas (F).

( ) O controle é uma das fases do processo administrativo destinado a obter informações sobre o ambiente da organização.( ) São elementos do processo de controle a definição de padrões, a obtenção de informações, a comparação, a tomada de decisão e a ação.

Noções de administração5. Indique se as frases a seguir são

verdadeiras (V) ou falsas (F).( ) O controle só deve ser exercido no final da linha de produção visto que possibilita a prevenção de erros e o descarte de produtos fora do padrão.( ) As informações relativas ao controle podem ser obtidas por meio de inspeção visual, dispositivos mecânicos, questionários, sistemas informatizados, gráficos, relatórios e mapas.


verdadeiras (V) ou falsas (F).

( ) Escolha a opção correta.

a) F, V, F, Vb) V, F, V, Fc) F, F, V, Vd) F, V, V, Ve) V, V, F, F


verdadeiras (V) ou falsas (F).

( ) Escolha a opção correta.

a) F, V, F, Vb) V, F, V, Fc) F, F, V, Vd) F, V, V, Ve) V, V, F, F

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6. Acerca dos estudos sobre descentralização e delegação, assinale a opção correta.A. Dotar a força de trabalho de certo grau de liberdade de atuação, motivando-a para assumir maiores responsabilidades e riscos, é um dos objetivos da descentralização.B O processo de descentralização funcional não requer alteração nas normas organizacionais por não provocar alterações estruturais.

6. Acerca dos estudos sobre descentralização e delegação, assinale a opção correta.C A delegação de competência é um ato pessoal e de caráter transitório, que não deve ser registrado em documentos da organização.D O subordinado que recebe a delegação de competência passa a ter novas atribuições e a responsabilidade perante a organização pela realização das atividades delegadas.


6. Acerca dos estudos sobre descentralização e delegação, assinale a opção correta.

A. Dotar a força de trabalho de certo grau de liberdade de atuação, motivando-a para assumir maiores responsabilidades e riscos, é um dos objetivos da descentralização.

7. O processo administrativo compõe-se de quatro funções básicas. Indique a opção correta.a) A função organização refere-se ao sistema de definição de objetivos, alocação de recursos e os meios para alcançá-los. A de direção ao agrupamento das atividades em órgãos e cargos, definindo níveis de autoridade e responsabilidade.

b) A função planejamento possibilita o monitoramento do desempenho organizacional e a tomada de ações corretivas. A de organização a divisão do trabalho e designação de processos e atividades.


c) A função controle permite a execução de atividades e alocação de recursos para atingir os objetivos. A de direção o exercício da liderança e coordenação de esforços.d) A função planejamento possibilita a definição da missão organizacional e a programação de atividades. A de direção a orientação da mão-de-obra e a coordenação de esforços.

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e) A função controle permite desenhar o trabalho a ser executado e coordenar atividades. A de organização o exercício da comunicação, liderança e motivação.


O processo administrativo compõe-se de quatro funções básicas.

d) A função planejamento possibilita a definição da missão organizacional e a programação de atividades. A de direção a orientação da mão-de-obra e a coordenação de esforços.

8. Correlacione a coluna A com a coluna B e escolha a opção correta

A1: ADMINISTRAÇÃO.

A2: ORGANIZAÇÃO.

A3: EFICIÊNCIA.

A4: EFICÁCIA.

A5: EFETIVIDADE.

B 1: Conjunto de pessoas e de recursos deliberadamente estruturado para alcançar objetivos.

B 2: Alcance das metas pré-definidas.B 3: Processo de tomar decisões e realizar

ações.B 4: Uso racional dos recursos.B 5: Capacidade de alcançar resultados

por meio de pessoas e da alocação eficiente de recursos.

B 6: Avaliação dos resultados.B 7: Estudo das organizações.

Correlacione a coluna A com a coluna B e escolha a opção correta

a) A1-B7; A2-B1; A3-B4b) A3-B6; A4-B3; A5-B2c) A1-B5; A2-B7; A4-B4d) A2-B3; A4-B4; A5-B6e) A1-B3; A3-B2; A5-B4

Correlacione a coluna A com a coluna B e escolha a opção correta

a) A1-B7; A2-B1; A3-B4

b) A3-B6; A4-B3; A5-B2

c) A1-B5; A2-B7; A4-B4

d) A2-B3; A4-B4; A5-B6

e) A1-B3; A3-B2; A5-B4

9. Quanto à comunicação interpessoal em uma organização, pode-se afirmar que o feedback (realimentação):

I. É sempre o reverso do processo de comunicação.

II. É obrigatório em qualquer organização.III. Passa pelas mesmas etapas da

comunicação original.IV. Expressa uma reação à comunicação do

emissor.Estão corretas apenas:a) I e II b) I, III e IV c) I e III d) II, III e IV e) III

e IV

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9. Quanto à comunicação interpessoal em uma organização, pode-se afirmar que o feedback (realimentação):

I. É sempre o reverso do processo de comunicação.

II. É obrigatório em qualquer organização.III. Passa pelas mesmas etapas da comunicação

original.IV. Expressa uma reação à comunicação do

emissor.Estão corretas apenas:a) I e II b) I, III e IV c) I e III d) II, III e IV e) III e IV


10. Em Administração o conceito de efetividade refere-se à mensuração (medição) da utilidade do produto ou serviço, considerando a sociedade como um todo e não apenas o usuário ou a instituição.


10. Em Administração o conceito de efetividade refere-se à mensuração (medição) da utilidade do produto ou serviço, considerando a sociedade como um todo e não apenas o usuário ou a instituição.Gabarito: Correto.


11. Controle é a função administrativa que conduz e coordena o pessoal na execução das atividades planejadas e organizadas.


• 11. Controle é a função administrativa que conduz e coordena o pessoal na execução das atividades planejadas e organizadas.

• Gabarito: Errado.• A resposta correta é: Direção é a função

administrativa que conduz e coordena o pessoal na execução das atividades planejadas e organizadas.


12. O conceito de cadeia de comando estabelece que cada colaborador reporta-se a apenas um superior imediato.

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12. O conceito de cadeia de comando estabelece que cada colaborador reporta-se a apenas um superior imediato.

Gabarito: Errado.A resposta correta é: O conceito de unidade de

comando estabelece que cada colaborador reporta-se a apenas um superior imediato.

Noções de Administração• 13. Pode dizer-me que caminho devo tomar?• - Isto depende do lugar para onde você quer ir.• (Respondeu com muito propósito o gato)• - Não tenho destino certo.• - Neste caso qualquer caminho serve.• (“Alice no País da Maravilhas” - Lewis Carrol)• Fazendo uma analogia do trecho acima com os

conceitos de administração, pode-se afirmar que “se a instituição não tem novas estratégias ou não tem estratégias definidas, não resolve nada reorganizar a sua estrutura”.

Noções de Administração• 13. Pode dizer-me que caminho devo tomar?• - Isto depende do lugar para onde você quer ir.• (Respondeu com muito propósito o gato)• - Não tenho destino certo.• - Neste caso qualquer caminho serve.• (“Alice no País da Maravilhas” - Lewis Carrol)• Fazendo uma analogia do trecho acima com os

conceitos de administração, pode-se afirmar que “se a instituição não tem novas estratégias ou não tem estratégias definidas, não resolve nada reorganizar a sua estrutura”.

• Gabarito: Correto

Referências• BERGAMINI, Cecília W. Avaliação de

desempenho humano na empresa. 4ª ed. São Paulo: Atlas, 2007.

• MASIERO, Gilmar. Administração de Empresas. São Paulo: Saraiva, 2007

• MAXIMIANO, Antonio C. Fundamentos de administração. 2ª ed. São Paulo: Atlas, 2007.

• ROBBINS, S. P. Comportamento organizacional. São Paulo: Prentice Hall, 2002.


7. Avaliação7.1 Conceito de Avaliação

Avaliação é a atividade de coleta e análise de informações para tomada de decisão(MASIERO, 2007).

O Processo organizacional Avaliação preocupa-se em mensurar (medir) a qualidade e a quantidade de efetividade das ações desenvolvidas e dos objetivos alcançados, ao final de um determinado período de tempo.


Diferença entre Controle e avaliaçãoEnquanto a função “controle” tem foco na

mensuração da eficiência e da eficácia dos processos, a função avaliação está totalmente focada na efetividade, no impacto dos seus produtos ou serviços no ambiente onde atua ou os distribui (clientes, acionistas, colaboradores e demais grupos econômicos e sociais que influenciam ou são influenciados pela instituição).

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As avaliações podem abranger aspectos dos processos de produção, distribuição ou vendas; resultados alcançados na aplicação de recursos; qualidade de atendimento aos clientes; campanhas de esclarecimento da população, entre outros.


7.2 Métodos de coleta de dados em avaliações

Os principais métodos de coleta e análise de dados em processos de avaliação são:Questionários. Entrevistas.Análise de relatórios.Observação de eventos.Discussão em grupos.Estudo de históricos de desempenho.

II. ComportamentoII. ComportamentoOrganizacionalOrganizacional


1. Motivação1.1 Histórico

No ambiente organizacional, para liderar, manipular ou controlar, administradores e pesquisadores sempre se preocuparam com a comportamento dos trabalhadores.Segundo a visão gerencial fundamentada no estudo do comportamento humano, o administrador precisa conhecer os mecanismos motivacionais para poder dirigir adequadamente as pessoas.


1. Motivação1.1 Histórico

Dessa forma, uma parte importante do estudo da administração preocupa-se em detalhar sob que condições as pessoas podem ser motivadas para serem mais eficientes e eficazes no trabalho.


No século XX, Os principais momentos do estudo comportamental nas organizações são:A Teoria da Motivação no final dos anos 1920 através das experiências do australiano Elton Mayo. Em 1947 ocorreram as contribuições de vários pesquisadores organizacionais, especialmente: Abraham Maslow (Hierarquia das necessidades) e Frederick Herzberg (Teoria dos dois fatores). Na década de 1960 a Teoria do Desenvolvimento Organizacional.

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Essas teorias são predominantemente descritivas e explicativas (preocupação em explicar apenas, sem ditar princípios ou normas de atuação).

Elas propõem que as organizações sejam mais democráticas, menos estruturadas hierarquicamente e menos autocráticas, baseadas na distribuição do poder.


1.2 Teoria da Motivação

A Teoria da Motivação surgiu entre 1924 e 1939 com as experiências do australiano Elton Mayo; Pretendia provar que os trabalhadores não eram motivados apenas pela remuneração, mas também por outros fatores como as condições de trabalho e a consideração dos gerentes.



Os especialistas em motivação humana até os estudos de Mayo “sabiam” que a melhor forma de aumentar a produção era oferecer um ambiente de trabalho com luminosidade ideal, temperatura adequada, ventilação, e principalmente, estimular o trabalhador com remuneração atraente.



Elton Mayo e sua equipe concluíram, após muitas experiências e observações na empresa “Western Eletric” , que o que realmente motivava o pessoal era a atenção que lhes era dada pelos experimentadores e pela alta administração da empresa.


1.2 Teoria da MotivaçãoA partir dessa experiência ocorreu uma mudança na administração, com o aumento da preocupação com a motivação dos trabalhadores, com a descoberta da necessidade de se compreenderem as relações entre as pessoas e com a importância de ouvir os trabalhadores para melhorar a qualidade e o volume da produção (LACOMBE, 2005).

1.3 Hierarquia deNecessidades de

Maslow

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Para Maslow, as necessidades humanas estão organizadas e dispostas em níveis, numa hierarquia e de influência.Na base da pirâmide estão as necessidades mais baixas (necessidades fisiológicas) e no topo as necessidades mais elevadas (as necessidades de auto-realização).

Pirâmide de Maslow

FisiológicasSegurança

Sociais

EstimaAuto-realização


Segundo os estudos de Maslow havendo um nível inferior de necessidades não satisfeitas, esse nível monopoliza o comportamento consciente da pessoa e é o seu gerador exclusivo de fatores motivacionais.

À medida que um determinado nível de necessidades é satisfeito ele vai perdendo a sua capacidade motivacional.


Maslow afirma ainda que as pessoas podem subir ou descer nessa hierarquia, dependendo das variações do seu relacionamento com o ambiente onde vive.

A importância principal do estudo de Maslow foi identificar que uma necessidade já satisfeita não é capaz de motivar um determinado comportamento.

Noções de Administração1.4 Teoria da Motivação/Higiene

Para Herzberg existem dois fatores que orientam o comportamento das pessoas:Fatores motivacionais: Ligados ao conteúdo do cargo e à natureza das tarefas executadas: realização pessoal, o trabalho em si, a responsabilidade que o trabalho exige, as promoções, o crescimento pessoal e profissional, o reconhecimento.Essas são fontes de motivação de fatores motivadores no trabalho.

Noções de AdministraçãoFatores higiênicos: abrange as condições nas quais elas desempenham seu trabalho:São fatores de insatisfação: A administração e políticas da empresa, supervisão, relacionamento com o supervisor, condições de trabalho, salário, relacionamento com os colegas, relacionamento com os subordinados. Herzberg alerta que a satisfação e a insatisfação não são extremos opostos de uma mesma dimensão; são duas dimensões independentes.

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As teorias de Maslow e de Herzberg combinam-se. Os fatores motivadorescontribuem principalmente para a satisfação das necessidades de ordem mais elevada –estima e auto-realização. Os “fatores de higiene” contribuem principalmente para a satisfação de necessidades de ordem mais baixa – fisiológicas, de segurança e de afeto.


1.5 Teoria do desenvolvimento organizacional (D.O.)

A teoria do desenvolvimento organizacional surgiu na década de 1960 em função das intensas mudanças que já vinham ocorrendo no ambiente empresarial e em função da inadequação das estruturas convencionais as novas realidades.



O D.O. tem sua origem na Teoria Comportamental e nos pesquisadores de Relações Humanas, que haviam se dedicado a estudos de dinâmica de grupos e modificação de comportamento grupal.

Noções de Administração1.5 Teoria do desenvolvimento organizacional (D.O.)

O desenvolvimento organizacional é necessário sempre que a organização concorra e lute pela sobrevivência em condições de mudança.

Toda mudança é um problema que deve ser solucionado de forma racional e eficiente.Cada época desenvolve uma forma organizacional mais adequada e característica à sua natureza.



As mudanças que estão ocorrendo no mundo moderno tornam necessário revitalizar e reconstruir as instituições. Estas têm de se adaptar às mudanças do ambiente.

As mudanças organizacionais não devem ser feitas ao acaso, ao sabor da inércia e da improvisação, mas têm de ser planejadas.


1.5 Teoria do desenvolvimento organizacional (D.O.)Blake e Mouton propõem três tipos de desenvolvimento:Mudança evolucionária: “Quando a mudança de uma ação para outra que a substitui é pequena e dentro dos limites das expectativas e dos arranjos da situação atual”.

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Mudança revolucionária: “quando a mudança de uma ação para a ação que a substitui contradiz ou destrói os arranjos da situação atual”.

Noções de Administração1.5 Teoria do desenvolvimento organizacional (D.O.)

Desenvolvimento sistemático: é diferente de ambos os tipos de mudança citados. No desenvolvimento sistemático, os responsáveis pela mudança delineiam modelos explícitos do que a organização deveria ser em comparação com o que é.



O D.O. é uma alternativa democrática participativa muito interessante para a renovação e revitalização das organizações.




14. Segundo os estudos de Maslow: havendo um nível inferior de necessidades não satisfeitas, esse nível monopoliza o comportamento consciente da pessoa e é o seu gerador exclusivo de fatores motivacionais.


14. Segundo os estudos de Maslow: havendo um nível inferior de necessidades não satisfeitas, esse nível monopoliza o comportamento consciente da pessoa e é o seu gerador exclusivo de fatores motivacionais.Gabarito: Correto.

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15. Escolha a opção incorreta.a) O desempenho na realização de qualquer

tipo de trabalho é influenciado por forças chamadas motivos.

b) Por motivação se entende o esforço intelectual ou físico aplicado por uma pessoa para obtenção de um resultado.

c) O desempenho depende de motivos internos, tais como necessidades, aptidões, interesses, valores, habilidades, frustrações.

Noções de Administração15. Escolha a opção incorreta.d) As tarefas a serem realizadas, o clima

organizacional e as recompensas recebidas são identificados como fatores externos de motivação.

e) O enriquecimento de cargos, autogestão e programa de incentivos estão relacionados a formas usadas para obter melhor desempenho.


15. Escolha a opção incorreta.

d) As tarefas a serem realizadas, o clima organizacional e as recompensas recebidas são identificados como fatores externos de motivação.


16. Maslow foi um dos ícones da Teoria Comportamental da Administração. Ao propor um estudo sobre a motivação humana, ele criou uma estrutura piramidal que vai das necessidades mais simples às mais complexas.


16. Imaginando-se um indivíduo que precise satisfazer seus anseios de alimentação, repouso e abrigo, tem-se, segundo Maslow, a satisfação de uma necessidade:

(A) de auto-realização. (B) de estima. (C) de segurança. (D) fisiológica. (E) social.


16. Imaginando-se um indivíduo que precise satisfazer seus anseios de alimentação, repouso e abrigo, tem-se, segundo Maslow, a satisfação de uma necessidade:

(A) de auto-realização. (B) de estima. (C) de segurança. (D) fisiológica. (E) social.

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2. Liderança


2.1 Conceitos de LiderançaLiderança em administração compreende o

processo interpessoal, pelo qual gerentes buscam influenciar pessoas para que elas realizem atividades visando atingir objetivos estabelecidos.


2. 1 Conceitos de LiderançaTer liderança quer dizer estabelecer um

curso de ação e alinhar (organizar e persuadir) pessoas. O líder eficaz leva as pessoas a desejarem se alinhar. (Hay-McBer, apud TANURE, 2007).

Por conseqüência um líder precisa ter propósitos claros e estar determinado a alcançá-los (TANURE, 2007).

Para influenciar o comportamento doscolaboradorescolaboradores de forma eficaz é preciso:

Competência.Atualização.Capacidade para tomar decisões.Habilidade para convencer seus colaboradores de que as suas decisões são as mais apropriadas.


2.1.1 Habilidades de um líder

Para ter sucesso o líder precisa investir continuamente na melhoria das seguintes habilidades: Habilidade cognitiva - conhecimentos especializados, técnicas, normas, procedimentos expressos na sua capacitação profissional;


2.1.1 Habilidades de um líder

Habilidade humana - condições para um perfeito relacionamento interpessoal e intergrupal.

Habilidade organizacional e estratégica -compreensão da instituição onde atua, sua estrutura organizacional, filosofia, missão e visão.

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2.2 Conceitos2.2 Conceitos

Influência Influência xxAutoridade Autoridade

xxPoderPoder


2.2.1 Conceito de Influência2.2.1 Conceito de InfluênciaÉ agir de modo a alterar o comportamento,atitudes ou sentimentos de uma ou maispessoas. É atrair aliados ao invés de

seguidores.


2.2.2 Conceito de Autoridade2.2.2 Conceito de Autoridade

Na empresa significa o direito formal de um funcionário tomar uma decisão.

O direito decisório faz parte da descrição do cargo que ele ocupa.


2.2.3 Conceito de Poder2.2.3 Conceito de PoderEsta relacionado com a possibilidade de uma

pessoa impor sua vontade sobre outra.


2.3 Estilos de liderança2.3 Estilos de liderançaA maneira como o líder se comporta para

Influenciar seus subordinados define seu estilo de liderança.

Estilos mais comuns:AutocráticoDemocráticoLiberalSituacional

2.3.1 Lideran2.3.1 Liderançça autocra autocrááticatica

O líder fixa as diretrizes, sem qualquer participação do grupoO líder determina as técnicas para a execução das tarefas, na medida que se tornam necessárias e de modo imprevisível para o grupo.O líder é dominador e é pessoal nos elogios e nas críticas ao trabalho de cada membro da equipe.

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2.3.2 Lideran2.3.2 Liderançça liberala liberal

Há liberdade para as decisões grupais ou individuais, com participação mínima do líder.Tanto a divisão das tarefas como a escolha dos companheiros fica totalmente a cargo do grupo. O líder não faz nenhuma tentativa de avaliar ou de regular o curso dos acontecimentos. Sófaz comentários sobre as atividades dos membros do grupo quando perguntado.

2.3.3 Lideran2.3.3 Liderançça democra democrááticaticaAs diretrizes são debatidas e decididas pelo grupo. O próprio grupo estabelece as providências e as técnicas para atingir o alvo, solicitando aconselhamento técnico ao líder quando necessário. A divisão das tarefas fica a critério do próprio grupo e cada membro tem liberdade de escolher os seus companheiros de trabalho.O líder procura ser um membro normal do grupo, em espírito, sem encarregar-se muito de tarefas.


2.3.4 Liderança Situacional

Os líderes de sucesso não utilizam um único estilo.Eles praticam uma liderança situacional, adaptando o seu estilo a cada situação, principalmente às características culturais de cada grupo.


2.3.4 Liderança Situacional

Os líderes de sucesso não utilizam um único estilo.Eles praticam uma liderança situacional, adaptando o seu estilo a cada situação, principalmente às características culturais de cada grupo.


2.4 Liderança na visão tradicional

Liderança em administração compreende o processo interpessoal, pelo qual gerentes buscam influenciar pessoas para que elas realizem atividades visando atingir objetivos estabelecidos.



A forma pela qual gerentes exercem a liderança pode ser identificada em pelo menos duas variantes:• Liderança orientada para tarefas ou atividades.• Liderança orientada para pessoas.

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O líder orientado para tarefas ou atividades é:Autocrático.Restritivo.Socialmente distante dos seus liderados.



O líder orientado para pessoas é:Democrático.Permissivo.Preocupado com os problemas de sua equipe.Participativo.Sociável.



A liderança orientada para a tarefa ou atividade está associada com eficácia da equipe em situações que são muito favoráveis ou muito desfavoráveis.A liderança orientada para as pessoas estáassociada com desempenho eficaz da equipe em situações de dificuldade intermediária.



Pesquisas de Blake e Mouton na década de 1960, sugere que os líderes intensamente orientados tanto para pessoas quanto para tarefas, tendem a obter maior produtividade e mais satisfação da equipe, do que os gerentes que têm preocupação menos intensa, seja pelas pessoas, seja pelas tarefas.


2.4.1 Liderança bidimensional(Conceito contemporâneo)

Durante décadas a liderança orientada para a tarefa e a liderança orientada para as pessoas, assim como a autocracia e a democracia, foram consideradas mutuamente excludentes


2.4.1 Liderança bidimensional(Conceito contemporâneo)

Pesquisas recentes afirmam que os dois estilos não são mutuamente exclusivos.Podemos combinar diversos graus de autocracia e democracia ao gerenciar pessoas.

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2.4.2 Qual estilo é o mais eficaz?

A eficácia do estilo de liderança é avaliada pelo efeito sobre o desempenho da tarefa e sobre a satisfação do liderado.Se o liderado mostrar-se satisfeito e, ao mesmo tempo, apresentar desempenho satisfatório, o estilo utilizado é eficaz.

Noções de Administração2.5 Liderança na visão contemporânea

2.5.1 Inteligência emocional e liderança.A inteligência emocional é diferente da

inteligência intelectual porque se refere às características psicológicas de uma pessoa.

Ter inteligência emocional acima da média significa manter o equilíbrio frente a situações difíceis no dia a dia do trabalho.

Noções de Administração2.5 Liderança na visão contemporânea

2.5.2 Liderança no grupo.

Os grupos ou equipes valorizam, colaboraram e atendem as lideranças que se dispõem a:Representar bem o seu grupo frente a outros

grupos,Obter os recursos necessários para o grupo,Colher e compartilhar informações externas

com o grupo,


2.5 Liderança na visão contemporânea2.5.2 Liderança no grupo.

Busca soluções em conjunto com o grupo. Gerencia e equacionar conflitos internos do grupo.

Define atribuições, orienta, apóia, e esforça-se para ajudar os membros da equipe a melhorar os seus desempenhos.


2.6 Bases Motivacionais da Liderança

Sob o enfoque motivacional um líder pode ser:• Carismático• Transacional.


2.6.1 Liderança carismática ou transformadora

• Lider inspirador.• Lider transformador.• Lider revolucionário.• Agente de mudanças.• Líder renovador.

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2.6.1 Liderança carismática ou transformadora

O liderado busca:• Satisfação e oportunidade de crescimento pessoal.• Satisfação por integrar uma equipe de prestígio.


2.6.2 Liderança transacional

• Líder negociador.• Liderança fundamentada na promessa de recompensas.• Liderança manipulativa.


2.6.2 Liderança transacional

• O liderado busca:• Promoções na carreira. Aumentos salariais. Prêmios por desempenho. Patrocínio de programas de treinamento.



Noções de Administração17 Dos estudos sobre liderança, assinale a opção correta.A Os diferentes níveis de capacidade e interesse dos funcionários para fazer trabalhos com qualidade são um exemplo de situação de aplicação da liderança situacional.B Poder é a habilidade de influenciar outras pessoas. A respeito das fontes de poder, é correto afirmar que poder de referência resulta do direito ou autoridade sobre os subordinados.


C Liderança não pode ser imposta pela organização, pois se trata de um atributo que depende apenas das características do líder.D O estilo de liderança denominado liderança orientada para as pessoas, por suas características democráticas, pode ser corretamente empregado em qualquer situação na organização.

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Dos estudos sobre liderança, assinale a opção correta.

C Liderança não pode ser imposta pela organização, pois se trata de um atributo que depende apenas das características do líder.


18. A liderança é um processo social complexo, não apenas um atributo da pessoa. Neste processo, interagem variáveis ou componentes que caracterizam a liderança. São consideradas variáveis do processo de liderança, EXCETO:


A) A tarefa ou missão.B) A conjuntura ou contexto dentro do qual ocorre a relação entre o líder e os liderados.C) O líder propriamente dito.D) As motivações dos liderados.E) A imposição rígida de normas e regras a serem cumpridas, inibindo o processo de interação entre as pessoas e a comunicação interpessoal.


18. A liderança é um processo social complexo, não apenas um atributo da pessoa. Neste processo, interagem variáveis ou componentes que caracterizam a liderança. São consideradas variáveis do processo de liderança, EXCETO:E) A imposição rígida de normas e regras a serem cumpridas, inibindo o processo de interação entre as pessoas e a comunicação interpessoal.

Noções de Administração21. Escolha a opção que corretamente se refere à liderança.a) Todo contato pessoal e por escrito realizado de forma unilateral.b) Conjunto de razões internas que estimulam um comportamento específico.c) Esforço ou ação do indivíduo que influencia seu desempenho.d) Conhecimentos comportamentais presentes na função gerencial.e) Capacidade de influenciar o comportamento das pessoas.

Noções de AdministraçãoEscolha a opção que corretamente se refere à liderança.a) Todo contato pessoal e por escrito realizado de forma unilateral.b) Conjunto de razões internas que estimulam um comportamento específico.c) Esforço ou ação do indivíduo que influencia seu desempenho.d) Conhecimentos comportamentais presentes na função gerencial.e) Capacidade de influenciar o comportamento das pessoas.

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3. Desempenho.3.1 Conceito de Desempenho

A palavra desempenho significa ação, atuação, comportamento. O melhor desempenho está relacionado à situação de se fazer o que tem que ser feito (Eficiência) e alcançar o resultado esperado (Eficácia)(BERGAMINI, 2007).

A eficácia é mensurada pela chamada “avaliação por objetivos”.


O profissional eficiente preocupa-se em fazer as coisas bem feitas, obedecendo ao sentido de perfeição e correção no exercício de uma atividade.

O profissional eficaz busca fazer o que tem que ser feito, apresentando conseqüentemente o resultado esperado.


3.1.1 A noção de competitividade.Algumas organizações, além de eficientes e eficazes precisam também ser competitivas. Elas precisam ser mais eficientes e eficazes que seus concorrentes.


3.1.2 O desempenho nas organizações.1. Administração de alto desempenho.2. Eficiência no uso de recursos.3. Eficácia na realização de objetivos.4. Desempenho superior aos concorrentes.

Noções de Administração3.2 Indicadores de um bom desempenho

O profissional competitivo, com perfil de colaborador contributivo, comprometido, gerador de resultados, plenamente consciente das exigências do perfil de competência atua com base em um conjunto de indicadores de desempenho:Flexibilidade e abertura a terceiros: o quanto se predispõe a ouvir os outros e aceitar suas idéias, sem reações ou barreiras;


Nível de ceticismo e inconformismo: nível de contestação ou discussão de idéias que não permita a caracterização da acomodação influindo no desempenho;

Capacidade criativa: competência para gerar novas idéias ou sugestões que possam agregar valor ao negócio ou rotina;

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Contribuição produtiva: qualidade da contribuição individual, capaz de trazer algo possível de ser incorporado à realidade de forma eficaz;Originalidade das idéias propostas:capacidade de surpreender, no sentido de gerar opção de ação ou proposta ainda não pensada ou prevista;

Noções de Administração3.2 Indicadores de um bom desempenhoAutoconfiança: capacidade de acreditar em si mesmo, seus valores, e princípios de ação e pensamento;Capacidade de operacionalizar idéias:competência para passar da palavra à ação, sem perder substância;Persistência: predisposição para perseguir objetivos, com tenacidade senso crítico suficientes para estabelecer ritmo e consistência adequados;


3.2 Indicadores de um bom desempenho

Auto-avaliação constante: capacidade de estar de forma constante revendo seus princípios, formas de ação e ritmo para o alcance ou mesmo superação dos objetivos.Capacidade de buscar as informações:necessárias para a resolução de problemas e consecução de objetivos.



Capacidade de interagir com equipes, nas quais subsistem culturas diferentes e divergentes, e necessitadas de uma integração com a cultura institucional vigente a partir de um processo sinérgico de geração de resultados;



Capacidade de agir em cenários de incertezas, com flexibilidade suficiente para rever planos e projetos, atualizando-os e tornando-os compatíveis com a realidade vigente e transformadora;


Capacidade de conviver com a mudança, no papel de agente determinante – gerador da mudança, agente de transformação –influenciador do processo de mudança ou de agente de mudança – provocando a operacionalização da mudança, em relação a si ou aos membros de sua equipe;

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Capacidade de viver em estado de aprendizagem permanente acumulando experiências capazes de estimular a superação de desafios e contribuindo para o enriquecimento de processos e sistemas produtivos pelos quais é responsável, pela ação, ou pela influência.


3.3 Gestão de Desempenho

Gestão do desempenho é um processo ou um conjunto de processos que visam estabelecer uma compreensão partilhada dos objetivos, bem como motivar os indivíduos, na perspectiva de aumentar as possibilidades de se alcançar os objetivos.


3.3 Gestão de Desempenho

A gestão do desempenho individual e da equipe fundamenta-se na análise de resultados, em comparação com os objetivos estabelecidos e alcançados.

Um dos fatores a ser avaliado para se identificar uma equipe é a existência de valores e objetivos compartilhados.


3.4 Métodos de Avaliação de Desempenho

São três os métodos de avaliação de desempenho mais utilizados:Avaliação Direta.Avaliação Conjunta.Auto-avaliação.


3.4 Métodos de Avaliação de Desempenho3.4.2 Avaliação DiretaNa avaliação Direta o profissional é avaliado pelo seu superior hierárquico imediato.3.4.3 Avaliação ConjuntaNo método de Avaliação Conjunta avaliador e avaliado realizam juntos o processo de avaliação. Esse método exige alto grau de maturidade profissional de avaliador e avaliado.


3.4 Métodos de Avaliação de Desempenho3.4.4 Auto-avaliação

A utilização de auto-avaliação em processos avaliação tem como principal vantagem a oportunidade do avaliado para que ele possa formalizar uma visão pessoal sobre o seu desempenho. Esse ângulo da avaliação, enriquece muito a base de informações para uma análise da evolução profissional do avaliado.

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