Daniela Baldo

Architetto Daniela Baldo, Studio Marco Piva

23 ottobre 2015THE EXCELSIOR TOUR

La complessità di un progetto contract:

gestire gli attori, le tempistiche e i processi

Excelsior Hotel Gallia, Milano

La complessità di un progetto Contract

Gli attori in un progetto Contract

STUDIO MARCO PIVA

• Il progetto Contract ha una

struttura internazionale, anche in

Italia quindi è importante avere

una visione internazionale

• Il Cliente non è l’utilizzatore

finale e spesso non c’è un

contatto diretto con il Cliente ma

con uno o più rappresentanti

del Cliente

• Tutti i players del progetto sono

importanti interfaccia per il

progettista

Organigramma di progetto iniziale

La complessità di un progetto ContractSTUDIO MARCO PIVA

(STUDIO MARCO PIVA)

Cliente

KATARA HOSPITALITY

Project & Construction

Manager

LENDLEASE

Cost consultant

G&T

Procurement Manager

LENDLEASE

Lead consultant

ARUP

Engineering

Consultant

ARUP

MEP, Structure, Fire, Acoustic, Lift,

Traffic, F&B and Laundry, IT AV

Architecture

Consultant

SMP

Architecture Lighting Landscape

Interior design

Consultant

SMP

Purchasing Agent

RCH

Permitting consultant

VILLASANTA

Specialist lawyers

Consulenti/advisordel Cliente

Operator

STARWOOD

Luxury Collection

SPA operator

SHISEIDO

Photographer

&Film maker

Fit out

FF&E

Styling

Restaurant operator

Gli attori in un progetto Contract


Project and Construction

Manager

• Gestione del Progetto come Project and

Construction Manager

• Interfaccia con il Cliente

• Redazione Monthly report e Minutes of

meeting delle riunioni di coordinamento e

degli Steering Commitee

• Direzione Lavori

• Procurement Management per Gestione

dei vari pacchetti

• Health & Safety


Il ruolo del Project & Construction Manager

Costconsultant

• Cost Planning: Prepara il Cost Plan inserendo

un margine di «contingency» in modo da evitare di

trovarsi extra costi successivi per opere che non

erano state stimate

(es: in edificio storico ci possono essere costi nascosti

che emergono solo durante il lavori, ad esempio

rimozione amianto che creano costi e allungano tempi per

le opere)

• Cost Management: Verifica che le specifiche di

progetto siano allineate con il budget previsto dal

Cost Plan emesso.

Il Cost plan viene revisionato in ogni fase di

progetto

•Value Engineering: Con il progettista identifica le

opportunità di Cost Saving

Il ruolo del Cost Consultant


Il ruolo del Cost Consultant


ESEMPI• Eliminazione alcuni elementi (specchi, poltroncine,

nicchie etc)

• Revisione specifiche di alcuni prodotti con ampie

superfici/applicazione (moquette corridoi, parquet,

finitura scaldasalviette

ECCEZIONI• Spazio «La Cupola» è costato di più del budget iniziale

allocato dai consulenti Costi ma il Cliente l’ha autorizzato

in quanto spazio di pregio

• Nella piscina abbiamo messo una parete in lava e Platino

Value EngineeringObiettivo del progettista:

• Cercare di preservare l’immagine del

progetto

• Identificare elementi che non vanno ad

intaccare il design nella sua globalità

• Preservare tutte le aree di maggiore

rilevanza

• Value engineering exercises continuing throughout design and procurement stages

The costs


PurchasingAgent

• È il responsabile acquisti di beni e servizi.

Un responsabile acquisti supervisiona le

forniture.

• Gestisce la negoziazione con i suppliers

previsti da progetto, si occupa di ricercare

fornitori affidabili o alternativi di prodotti di

qualità che rispettino i parametri di progetto e

che rientrino nel budget stimato.

• Determina la pianificazione delle consegne in

accordo con il PM


Il ruolo del Purchasing Agent

I ruoli


FF&E budget x ogni item


FF&E


FF&E


FF&E


FF&E


Operator

• Fornire le guidelines del Brand

• Gestirà gli spazi quindi è interessato

principalmente agli aspetti operativi

(maintenance and profitability)

• Alcuni brand fanno accordi con aziende

sull’uso di prodotto e questo può rappresentare

un Plus per alcune aziende in quanto

garantisce loro una collaborazione continua

• A volte rappresenta anche la proprietà. Nel

nostro caso il Direttore Generale del

precedente Gallia è stato incaricato dalla

Proprietà e ha fatto da consulente per tutti gli

aspetti operativi


Il ruolo dell’Operatore



Lo Studio di Interior Design

ID director in charge

Managing Director

Poject coordinator

Lead interior designer Fit out 1

(rooms and corridors)

Graphic designersSenior interiordesigners

Executive Interiordesigners

Junior interiordesigners

Lead materials and finishes (Specs)

Specialist in BOQ and CME

Assistants

3D Modeller


(Public areas)


(Katara Suite)


(SPA Restaurant 7°floor)


Interior design

team leader

• Rappresenta il team dell’Interior design

• Coordina il team di progetto per la

redazione dei deliverables di progetto

(disegni, specifiche, BOQ, pannelli etc)

• Partecipa alle riunioni con il design team e

con i contractors

• Revisiona e commenta gli shop drawings

redatti dai contractors e implementa le

discipline tecniche (MEP, IT AV etc) per

verificare che non ci siano interferenze con

il progetto redatto




14.000 disegni - design deliverables di progetto di ogni

fase progettuale

- disegni costruttivi dei vari contractors

commentati

La gestione dei deliverables


La gestione dei deliverables

• Codifica e revisione per ciascun elaborato

dei consulenti e dei contractors

• Elaborati caricati tutti su una piattaforma

online accessibile da qualsiasi PCS con le

proprie credenziali

• Possibilità di caricare i tutti gli elaborati di

progetto con le codifiche concordate

• Tracciabilità delle date di consegna e di

revisione

• Il progettista può indicare il numero di giorni

per i commenti o per l’approvazione

• Possibilità dei consulenti di

commentare/approvare gli elaborati

• Se l’elaborato viene rigettato, il consulente

responsabile lo deve revisionare e ricaricare

• Procedura molto utile per l’analisi dei disegni

costruttivi dei contractors

• Consente di lavorare sempre su disegni

aggiornati, utilizzando l’ultima revisione di un

disegno caricata

Approvazione degli Shop drawings


ELABORATI CON IMPATTI

ESTETICI (Arch/ID)

STUDIO MARCO PIVA The professional roles in a Contract project

Approvazione dei Mock-ups


47 Mock up e 526

campionature- 2 Mock up room (una in azienda e una on site)

- 43 public area mock up

- 2 Mock up di facciata

- 526 Campionature di materiali

STUDIO MARCO PIVA The professional roles in a Contract project

Visione dei Mock up in azienda





STUDIO MARCO PIVA The professional roles in a Contract projectLa complessità di un progetto ContractSTUDIO MARCO PIVA





Visione dei Mock up in cantiere

INSERIRE IMMAGINE ID

Verifiche ergonomiche degli elementi di Fit out


Visione dei Mock up in cantiere


Lead materials and

finishes

• Prepara i pannelli materici e la selezione dei

prodotti da specificare

• Richiede i campioni di materiali e prodotti per

mostrarli al cliente per approvazione

• Richiede le quotazioni dei prodotti/materiali

per il CME (computo metrico estimativo)


• Le tempistiche hanno un ruolo chiave

nei progetti Contract.

• Sempre più frequentemente i progetti

Contract sono fast track.

• Per ogni giorno di ritardo ci sono dei

costi elevati per il cliente.

• Ogni player che ritarda fa ritardare a

cascata tutti gli altri soggetti.

• Per controllare il processo nei progetti

Contract, dalla progettazione alla

cantierizzazione si usano strumenti di

controllo quali Gannt o Primavera, o

anche software open source

L’importanza delle tempistiche


Design Responsability Matrix


Non solo progettare…

I = is kept informed

S = support/facilitates

O = owns/manages

A = approves

Complessità degli attori: definire le responsabilità

Complessità degli attori: definire le responsabilità

Design Responsability Matrix


Coordinarsi…

E = fase esecutiva

C = fase costruttiva

T = Technical Advisor

Complessità degli attori: coordinamento tra le varie figure

Design Coordination Program



Complessità degli attori: programma delle riunioni di coordinamento

Design Coordination Meetings


ES: Programma per l’estate: 33 riunioni di coordinamento in 3 mesi agosto compreso

500 riunioni- Steering Commitee

con il Cliente e i

consulenti

- Riunioni con di

coordinamento tra i

consulenti

- Riunioni di

coordinamento con i

contractors solo sui

pacchetti di Fit out

- Riunioni plenarie

settimanali di

coordinamento con

tutti i consulenti e

contractors

Strumenti per il controllo dei tempi

ID TASK NAME LENGHT START END TIMELINE

MILESTONES

Mostra la durata

• Spesso chi redige I cronoprogrammi (Gannt) ha una visione

ottimistica nella valutazione delle tempistiche e sottostima il tempo

richiesto per ciascuna attività e il necessario coordinamento tra le

discipline

• E’ necessario aggiornare periodicamente il cronoprogramma di

progetto in funzione del corso del progetto

• Errori comuni: Fare la stima dei tempi senza considerare tutte le

variabili necessarie





2 Design

Options

for the

ARCHITECTURAL

PROJECT


2 progetti sviluppati parallelamente






Fast Track project

Overlapping of

Activities


Overlapping of activities











Fit out 1 Esecutivo 4 wks

Fit out 2 Esecutivo 12 wks

Fit out 3 e 4 Esecutivo 12 wks

Strumenti per il controllo dei tempi, Interior Design

Risk Register

Monitorare i possibili rischi durante il progetto:

• Identificazione dei rischi e delle possibili conseguenze

• Probabilità

• Impatti su costi, tempi e qualità

• Gestione del rischio nel caso si verifichi

• Status del rischio


Risk Register


Valutare i possibili rischi

e azioni correttive nel caso si

verifichino

Rischi

RISCHI LEGATI AL CANTIERE ad esempio…

• Si trova amianto nell’edificio storico. Costi e tempi si dilatano

• Le previsioni di consolidamento iniziali sono sottostimate rispetto

allo stato di conservazione delle strutture e sono necessari remedial

works

• Logistica: gli spazi per lo stoccaggio e la movimentazione sono

esigui quindi va fatto un piano logistico molto accurato


Rischi

RISCHI LEGATI ALL’OPERATORE ad esempio…

• L’operatore non è a bordo dall’inizio del

progetto. Viene richiesto di rivedere le

specifiche in funzione degli standard dell’

operatore.


Rischi

RISCHI PERMESSUALI, ad esempio…

• Interfaccia con vari tecnici: uffici tecnici del Comune di Milano,

illuminazione, verde, sottoservizi, coordinamento e pianificazione e

mobilità, oltre alla Commissione del Paesaggio, alla ASL e ai Vigili

del Fuoco.

• Questo coordinamento richiede tempistiche che devono essere

prese in considerazione dal cronoprogramma di progetto redatto da

PM, in modo da non avere conseguenti ritardi


Rischi

RISCHI LEGATI AL PURCHASING AGENT ad

esempio…

• Il purchasing Agent propone prodotti alternativi

similari, riducendo la qualità del progetto. Il

progettista deve sempre cercare di preservare il

progetto senza ridurre la qualità dei prodotti

specificati


Suddivisione in pacchetti

Fast Track project

Procurement: i ContractorsDemolition and asbestos removal

Soft Logistic

Remedial works

MEP

Lifts

Hard works

Cladding

Windows

Fit out 1 (rooms and corridors)

Fit out 2 (Common areas)

Fit out 3 (Katara Suite)

Fit out 4 (Restaurant and SPA)

FF&E /OS&E Installation

Kitchens

SPA

IT AV

Quando non c’è un General Contractor:1. Prequalifica di un gruppo di aziende per ciascun

pacchetto

2. Invio della documentazione di gara alle aziende

preselezionate

3. Compilazione di un tender evaluation schedule in cui

vengono valutate le aziende (Il progettista per la

valutazione tecnica)

4. Redazione di una short list per ciascun pacchetto

5. Scelta del Contractor da parte del Cliente per ciascun

pacchetto sulla base dei punteggi forniti da Cost

manager, PM e Progettista


17 Pacchetti di appalto

Tender evaluation schedule

Valutazione struttura societaria

Esperienza nel settore

join venture o aggregazione di

aziende

Certificazioni

Fatturato

n° dipendenti

Analisi del Progetto

Analisi del progetto redatto

dal progettista

Osservazioni al progetto

Proposte di ottimizzazioni per

VE (value engineering)

Offerta tecnica

Chiarezza dei documenti di gara

Computo metrico dettagliato

Revisione delle tempistiche

(ottimizzazione)

Dettagli costruttivi e

proposte tecniche

Analisi per minimizzare

l'impatto sull'ambiente

Offerta economica

Offerta economicamente

competitiva

Chiarezza dell’offerta

Esaustività dell’offerta

Collaboratività

Rilievi in sito

Richieste di domande e chiarimenti

Invito visita stabilimenti di

produzione aziendali

Procurement: I parametri per l’aggiudicazione delle gare


