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I
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
MODALIDAD A DISTANCIA
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CP
MODALIDAD A DISTANCIA
TÍTULO: ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO Y REGISTRO CONTABLE PARA EL PROCESO
DE DISTRIBUCION DE LA EMPRESA LABORATORIO
FARMACEUTICO “QUIMICA ARISTON” FILIAL
GUAYAQUIL
AUTOR: JOSELITO ANIBAL PEÑAFIEL BERRONES
DIRECTOR DE TESIS: CPA. CARLOS CORDOVA
QUITO-ECUADOR 2011
II
CERTIFICACION
Yo, Carlos Córdova Herrera, en calidad de Director de Tesis del
tema “ELABORACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Y REGISTRO CONTABLE PARA EL PROCESO DE
DISTRIBUCIÓN DE LOS PEDIDOS DE LOS CLIENTES DE LA
EMPRESA LABORATORIO FARMACÉUTICO QUIMICA
ARISTON FILIAL GUAYAQUIL”, cuyo autor es el señor JOSELITO
ANIBAL PEÑAFIEL BERRONES, egresado de la Universidad
Tecnológica Equinoccial, Certifico que la investigación de esta tesis
se ha desarrollado bajo mi dirección y control.
Guayaquil, Mayo del 2011
CPA. Carlos Córdova Herrera
Director de Tesis
III
PAGINA DE AUTORIA
LA RESPONSABILIDAD DEL CONTENIDO DE ESTA TESIS DE GRADO ME CORRESPONDE EXCLUSIVAMENTE; Y EL PATRIMONIO INTELECTUAL DE LA MISMA A LA UNIVERSIDAD TÉCNICA EQUINOCCIAL
JOSELITO ANIBAL PEÑAFIEL BERRONES
IV
DEDICATORIA
DURANTE ESTOS AÑOS DE LUCHA CONSTANTE, DE
EXITOS, ANGUSTIAS Y ANHELOS POR CULMINAR MI
CARRERA, DEDICO ESTE TITULO A QUIENES ME
APOYARON Y ME DIERON SU AMISTAD.
A DIOS TODO PODEROSO POR ILUMINAR EL CAMINO
A SEGUIR QUE EN TODO MOMENTO ME ACOMPAÑO.
A MIS PADRES TOBIAS E INES QUE FUERON LOS QUE
ME GUIARON EN MIS ESTUDIOS, ESPOSA MARIANA E
HIJO JEFFERSON PILARES FUNDAMENTALES EN MI
VIDA, EJEMPLOS DE TRABAJO Y CONSTANCIA,
BRINDÁNDOME TODO SU APOYO. LOS QUIERO
MUCHO Y SIEMPRE LOS RECORDARE.
JOSELITO ANIBAL PEÑAFIEL BERRONES
V
AGRADECIMIENTO
AL CPA. CARLOS CORDOVA DIRECTOR DE TESIS POR
SU AYUDA Y COLABORACIÓN PARA LA REALIZACIÓN
DE ESTE TRABAJO.
JOSELITO ANIBAL PEÑAFIEL BERRONES
VI
RESUMEN
Química Aristón Ecuador C. Ltda. fue fundada en 1972, sus raíces fueron
alemanas, en el año de 1930 la empresa Klinge Pharma fue fundada en la
ciudad de Berlín.
Luego de la segunda guerra mundial se trasladó a la ciudad de Muenchen
donde continuó su crecimiento hasta llegar a ocupar un sitial muy importante
dentro de las empresas farmacéuticas de ese país.
Descendientes de esta empresa emigran por los años 30 a la República de
Argentina donde fue fundada la primera Química Aristón.
A mediados de los años 40 comienzan a abrir filiales de esta empresa en otros
países como Uruguay, Brasil y Colombia con plantas propias en cada una de
ellas.
En el año 1972 fue fundada en Ecuador como una importadora de productos
farmacéuticos elaborados en Colombia.
Es así que con el registro de nuevos productos se comenzó a posicionar
nuevamente la línea en el mercado Ecuatoriano.
En 1985 se inaugura la planta farmacéutica propia en la ciudad de Quito
aumentando de forma inmediata sus ventas y posicionamiento.
En 1997 logra ampliar su infraestructura en la planta farmacéutica y continua
hasta la presente produciendo nuevos medicamentos para el uso humano.
Hay problemas en la distribución de pedidos por que al hacer el reporte
mensual de ingresos estos han disminuido.
VII
El propósito es diseñar e implementar un sistema de control interno idóneo que
se acople a las necesidades de la empresa, de tal manera que permita vigilar el
rendimiento de las entregas de pedidos.
Logrando que la cartera no disminuya por el bajo rendimiento en las entregas
de los pedidos.
Evaluando la coordinación y entregas a tiempo como parte de la logística,
buscando gerenciar estratégicamente el movimiento de la mercadería vendida
por medio de su canal de distribución en el tiempo justo.
Recuperando cartera el principal ítem de importancia financiera en los activos
corrientes de la empresa.
Si bien es cierto que un sistema de control interno por más eficiente que sea no
es garantía de una buena gestión, sin embargo, un sistema de control interno
deficiente no es facilitador para el desarrollo del proceso de distribución.
VIII
INDICE DE CONTENIDOS
PAGINA Caratula l Certificación ll Página de Autoría lll Dedicatoria lV Agradecimiento V Resumen Vl
CAPITULO l
El PROBLEMA DE LA INVESTIGACION 1.1 Planteamiento del problema 1 1.2 Formulación del problema 1 1.3 Subpreguntas 1 1.4 Objetivo 2 1.4.1 General 2 1.4.2 Especifico 2 1.5 Justificación 2 1.6 Limitaciones 6
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL TEORICO Y CONCEPTUAL
2.1 Marco referencial 7 2.2 Fundamentación Teórica 8 2.3 Marco conceptual 13 2.4 Hipótesis 25 2.5 Variables de la investigación 25 2.6 Operacionalización de variables 25
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
3.1 Tipos y diseños de investigación 27 3.2 Métodos de la investigación 27 3.3 Población y muestra 28 3.4 Técnicas e instrumentos para la recolección de datos 28
IX
CAPITULO IV
CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO
4.1 Aspectos generales 29 4.1.1 Reseña histórica 29 4.1.2 Estructura organizacional 30 4.2 Estructura funcional de la filial Guayaquil 31 4.3 Distribución de zonas por vendedor 35 4.4 Herramientas tecnológicas 45 4.5 Procesos de ventas, crédito & cobranzas, facturación y distribución 46 4.5.1 Ventas 46 4.5.2 Créditos y cobranzas 47 4.5.3 Facturación 47 4.5.4 Distribución de pedidos 47 4.6 Descripción de las funciones de la bodega filial Guayaquil 49 4.6.1 Planificación en el envió de pedidos de la matriz 50 4.6.2 Entregas de la mercadería 54 4.6.3 Stock de máximos y mínimos en inventarios 54 4.7 Descripción del control interno actual 55
CAPITULO V
FORMULACION DE LA PROPUESTA
5.1 Estructura orgánica del diseño del control interno y registro contable para la filial Guayaquil
56
5.2 Estructura funcional filial Guayaquil 57 5.2.1 Estructura funcional del departamento de ventas 57 5.2.2 Estructura funcional de bodega (distribución o entrega de pedidos) 58 5.3 Políticas institucionales 58 5.3.1 Políticas aplicadas al departamento de ventas y visita medica 58 5.3.2 Políticas aplicadas a la bodega filial Guayaquil ( distribución o entrega de pedidos)
59
5.4 Flujogramas de los principales procesos de la filial Guayaquil 61
5.4.1 Flujograma del proceso de ventas, análisis de crédito y distribución
61
5.5 Manuales de procedimientos de la filial Guayaquil 62 5.5.1 Manual de procedimientos del departamento de ventas y visita Medica
62
5.5.2 Manual de procedimientos de bodega (distribución o entrega de Pedidos)
72
5.6 Registro contable de la filial Guayaquil 79 5.7 Contrastación y verificación de la hipótesis de la investigación 95 5.8 Propuesta de aplicación de un reglamento de control interno y registro contable para el proceso de distribución de los pedidos de clientes de la empresa laboratorio farmacéutico Química Aristón filial Guayaquil
96
X
CAPITULO VI
RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
6.1 Conclusiones 98 6.2 Recomendaciones 99
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
DOCUMENTOS UTILIZADOS
Anexo 1 Nota de pedido Anexo 2 Itinerario de viaje Anexo 3 Reporte de venta diaria Anexo 4 Reporte de cobro diario Anexo 5 Recibo de cobro Anexo 6 Ingreso por devoluciones Anexo 7 Ingreso por cambios Anexo 8 Solicitud de crédito Anexo 9 Ampliación de recibo de cobro Anexo 10 Nota de debito Anexo 11 Hoja control de pedidos Anexo 12 Hoja entrega de recepción de pedidos para despacho Anexo 13 Hoja de ruta o recorrido Anexo 14 Hoja con el listado de devoluciones para archivos Anexo 15 Hoja con el listado de cambios para archivos Anexo 16 Hoja de control electrónica de numeración de devoluciones Anexo 17 Hoja de control electrónica de numeración de cambios Anexo 18 Carta del departamento de crédito & cobranzas (nota de crédito)
DOCUMENTOS SUGERIDOS
Anexo 19 Itinerario de viaje con numeración y espacio para firma del supervisor
Anexo 20 Reporte de ventas diarias con numeración, espacio para las firmas del supervisor y representante de ventas
Anexo 21 Reporte de cobros diarios con numeración y espacio para las firmas del supervisor y representante de ventas
Anexo 22 Recibo de cobro con espacio para la firma del responsable de cartera
Anexo 23 Ingreso por devoluciones con espacio para la firma del supervisor Anexo 24 Ingreso por cambios con espacio para la firma del supervisor Anexo 25 Solicitud de crédito con numeración
1
CAPITULO l
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION.
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Al no existir un control interno dentro de la empresa no se puede
diagnosticar con exactitud el rendimiento de las actividades de la misma,
como antecedentes tenemos que el reporte mensual de ingresos ha
disminuido, posiblemente uno de los motivos sea el retraso en la distribución
de pedidos, es necesario tomar correctivos, al no aplicarse la propuesta de
crear un sistema de control interno y registro contable para el proceso de
distribución de los pedidos de los clientes de la empresa laboratorio
farmacéutico Química Aristón Filial Guayaquil, no se lograra superar los
inconvenientes que se están dando hasta el momento.
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA.
¿Hace falta un control interno que entre otros aspectos permita vigilar el
procedimiento de las actividades internas y externas que cumple la empresa
en la distribución de pedidos a los clientes de la empresa laboratorio
farmacéutico Química Aristón Filial Guayaquil?
1.3 SUBPREGUNTAS.
¿Cuenta la empresa con un diagnostico actualizado de su situación?
¿Qué tipo de políticas y directrices la gobiernan?
2
¿La estructura orgánica vigente es la adecuada?
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 GENERAL.
Diseñar y establecer un sistema de control interno y registro contable que
se acople a las necesidades de la empresa. De tal manera que entre otros
aspectos permita vigilar el rendimiento de las entregas de pedidos.
1.4.2 ESPECIFICOS.
1. Elaborar exámenes periódicos a las actividades internas y externas de
la empresa.
2. Fomentar que las políticas y directrices sean las adecuadas para la
empresa, aplicadas a los diferentes departamentos que la componen.
3. Establecer cambios en la estructura orgánica de la empresa que este
acorde a sus necesidades.
1.5 JUSTIFICACION.
Uno de los principales problemas que tienen las pequeñas y medianas
empresas en el área farmacéutica de nuestro país y región, es que la
mayoría de ellas no cuenta con verdadero sistema de control interno y
registro contable que les permita tomar decisiones más adecuadas
oportunas a quienes están al frente de estas y con ello lograr un mayor
desarrollo y crecimiento.
3
Esta situación deriva de que los sistemas utilizados no son adecuados ya
que no se ajustan a los verdaderos requerimientos de dichas empresas, lo
que da como resultado, la generación de información poco oportuna e
inconsistente.
La presente investigación presentará un análisis teórico- práctico de los
sistemas que dispone la Filial Guayaquil de Química Aristón, una empresa
mediana del área farmacéutica, que cuenta con una matriz que concentra
todo el flujo de la información en Quito.
El estudio pretende determinar las debilidades existentes en el control
interno y registro contable a fin de sugerir mecanismos de solución que
permitan contar con un flujo de información que soporte las decisiones a
nivel de ejecutivos, todo esto con el fin que se ajusten al rápido avance y
crecimiento que ha tenido la industria farmacéutica en los últimos años y que
contribuya de alguna manera al mejoramiento de la imagen corporativa, al
desarrollo del país y de la sociedad.
El control interno aplicado a esta Filial comprende la planificación y la
organización de todos los métodos y medidas adoptados por una empresa
para proteger sus bienes, verificando la exactitud y la confiabilidad de sus
datos.
Para promover la eficiencia, estimular la adhesión a las políticas
administrativas prescritas por la dirección de la empresa.
4
La logística tiene muchos significados, uno de ellos es la distribución
eficiente de los productos de la empresa con un menor costo y un excelente
servicio al cliente.
Química Aristón en la actualidad es una empresa que está en constante
crecimiento, desarrollando productos farmacéuticos en su planta industrial
ubicada en la ciudad de Quito.
Es así que en la ciudad de Guayaquil está asentada una de las Filiales que
tiene a cargo cubrir las entregas en nueve provincias.
Dentro de la filial objeto del presente estudio, no existe un control interno
desarrollado que se encargue del seguimiento de la documentación propia
de esta Filial.
La administración no le ha prestado la atención necesaria a la organización y
planificación de la distribución de los pedidos, utilizando servicios de terceros
en el transporte de la mercadería desde la planta a la filial de Guayaquil.
Es importante que los responsables de la ejecución de los planes,
programas y proyectos, informen a los niveles correspondientes acerca de
la situación de los mismos, con indicación de las desviaciones ocurridas, sus
causa efectos, justificación y medidas adoptadas.
Los funcionarios de la empresa y empleados bajo su supervisión, deben
5
desempeñarse con arreglo a principios éticos y demostrada capacidad
técnica e idónea en el cumplimiento de los deberes asignados.
En la empresa deben estar claramente definidas, mediante normas e
instrucciones escritas, las funciones de cada cargo, su nivel de autoridad,
responsabilidad y sus relaciones jerárquicas dentro de la estructura
organizativa, procurando que el empleado o funcionario sea responsable de
sus actuaciones ante una sola autoridad.
Los supervisores responsables de la regional, deben comunicar claramente
las funciones y responsabilidades atribuidas a cada supervisado, revisar
sistemáticamente su trabajo y asegurarse que se ejecute conforme a las
instrucciones dictadas para el efecto.
Los manuales técnicos y de procedimientos deben ser aprobados por las
máximas autoridades jerárquicas de la empresa.
Dichos manuales deben incluir los diferentes pasos y condiciones de las
operaciones a ser autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, así como
lo relativo al archivo de la documentación justificativa que le sirva de soporte.
Los documentos deben contener información completa y exacta, archivarse
siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivos que faciliten su
Oportuna localización y conservarse durante el tiempo estipulado
6
legalmente.
El acceso a los registros y recursos materiales deben limitarse a los
funcionarios o empleados autorizados para ello, quienes estarán obligados a
rendir cuenta de su custodia o utilización.
1.6 LIMITACIONES.
El tema es examinado en la Filial Guayaquil de Química Aristón en el
periodo de Enero a Mayo del 2009.
En la distribución de pedidos facturados a farmacias y distribuidoras en las
Provincias del Guayas, El Oro, los Ríos, Santa Elena, Manabí, Chimborazo,
Cañar, Cotopaxi y Azuay.
7
CAPITULO ll
MARCO REFERENCIAL TEORICO Y CONCEPTUAL
2.1 MARCO REFERENCIAL.
Todos los responsables del departamento de Distribución deben cuidar
que se cumplan los objetivos de efectividad y eficiencia fijados.
El control interno es importante dentro de toda empresa, aunque varia
significativamente entre una organización y otra, dependiendo de factores
como su tamaño, la naturaleza de sus operaciones y objetivos.
El mismo sirve para preparar, verificar y distribuir en los diferentes niveles
aquellos informes y análisis actualizados, que permitan a los ejecutivos
conservar el control en las diversas actividades y funciones realizadas en
una empresa.
La Asociación Francesa de Logística (ASLOG) la define como el conjunto de
actividades que tienen por objeto colocar al mínimo costo una cantidad
determinada de producto, en el lugar y momento que es demandado.
También se puede decir que tiene como objetivo la satisfacción de la
demanda en las mejores condiciones de servicio, coste y calidad.
Utilizando la gestión de medios necesarios para alcanzar este objetivo
(superficies, medios de transporte, informática, etc.), moviliza los recursos
8
humanos y financieros adecuados, garantizando la calidad de servicio, es
decir la conformidad con los requisitos de los clientes, dando una ventaja
competitiva a la empresa.
2.2 FUNDAMENTACION TEORICA.
La empresa se encuentra legalmente constituida según consta en la
respectiva acta de constitución, y por tratarse de una empresa en
crecimiento con grandes proyecciones a futuro los manuales de
procedimientos se encuentran en desarrollo, razón por que esta
investigación contribuirá para la organización de los sistemas de control
interno y registro contable.
El control interno se define como un proceso, ejecutado por personal de la
entidad, diseñado para cumplir objetivos específicos. La definición es amplia,
abarca todos los aspectos del control de un negocio, permitiendo así que un
directivo se centre en objetivos específicos.
El control interno consta de cinco componentes relacionados entre si que
son inherentes al estilo de gestión de la empresa. Estos componentes están
vinculados entre si y sirven como criterios para determinar si el sistema es
eficaz.
Un objetivo clave de este estudio consiste en ayudar a la dirección de las
_____________________________ 1.- COOPERS & LYBRAND. “Los nuevos conceptos del control interno. Informe COSO” publicado 1997.
9
Empresas y de otras entidades a mejorar el control de las actividades de sus
Organizaciones. Sin embargo, el término “control interno” no tiene el mismo
significado para todo el mundo, la amplia variedad de términos y
significados con que se utiliza dificulta que se logre una comprensión común
del control interno. Unas de las metas importantes, pues es la integración de
diversos conceptos de control interno dentro de un marco en el que se
pueda establecer una definición común e identificar los componentes de
control interno. Tal marco está pensado para dar cabida a la mayoría de los
puntos de vista y proporcionar un punto de partida para la evaluación de los
sistemas de control interno por parte de las propias entidades, para las
iniciativas futuras de los organismos legislativos y la enseñanza 1.
La logística puede definirse como la ciencia que estudia como las
mercancías, las personas o la información superan el tiempo y la distancia
de forma eficiente.
Así la logística se contempla como envolvente natural del transporte y es
posible aplicar principios comunes a la concepción de un sistema de
transporte colectivo en una ciudad, a la definición de una red de carreteras o
en el sistema de distribución de una empresa fabricante de productos.
La logística empresarial podría incluso concebir como un proceso estratégico
1.- COOPERS & LYBRAND. “Los nuevos conceptos del control interno. Informe COSO” publicado 1997.
10
por el que la empresa organiza y mantiene su actividad (MTC 1989).
Logística determina y gestiona los flujos de materiales, información internos
y externos, tratando de adecuar la oferta de la empresa a la demanda del
mercado en condiciones de optimalidad. Desde punto de vista amplio, la
logística incluye todas y cada una de las operaciones necesarias para
mantener una actividad productiva desde programación de compras hasta
servicio postventa pasando por aprovisionamiento de materias primas,
planificación y gestión de la producción, almacenaje, diseño, embalaje,
etiquetaje, clasificaciones y distribución física.
A este flujo de materiales se sobrepone un flujo de información que puede
tener, en función del valor añadido aportado por esa información en cuanto a
productividad, desde un papel irrelevante hasta un papel fundamental en la
concepción y gestión de un sistema logístico.
El interés principal se centra en analizar los principios de diseño comunes de
todo sistema logístico eficiente, una de las mayores contribuciones
realizadas en la generación de guías de diseño de sistemas logísticos
eficientes, parte de aplicar aproximaciones continuas a los problemas
discretos. Daganzo (1991) recoge los desarrollos realizados por los
profesores Daganzo y Gondos Newell durante la década de los 80 2.
En las épocas tempranas de la contabilidad no existía la preocupación por
___________________________________________
2.- FRANCESC ROBUSTAC. “Logística del transporte” publicado 2005.
11
Atribuir a ella algún calificativo tendiente a definir su naturaleza; en ese
Momento la preocupación era la explicación del proceso de teneduría de
Libros.
Es por ello que en los albores de nuestra disciplina es común encontrar su
denominación como “arte”, puesto que el ámbito de la contabilidad se
circunscribía a los elementos necesarios para llevar a cabo un buen registro
en los libros de contabilidad.
Aquí el arte es entendido en “...su sentido más genérico de conjunto de
preceptos y reglas necesarios para hacer bien alguna cosa”, lo que denota la
importancia para el “arte del buen hacer”, tenían aspectos formales como la
limpieza, la caligrafía, etc.
Contrario a lo que comúnmente podría pensarse, la concepción de la
contabilidad , como arte no es tan remota, una muestra de ello es lo
siguiente definición del AICPA: la contabilidad es el arte de registrar,
clasificar y sintetizar de manera significativa y en términos monetarios las
transacciones y sucesos que son al menos en partes, de carácter financiero
Interpretando sus resultados, “la anterior definición fue publicada en 1945,
periodo un poco alejado de la época del buen hacer (siglos XV-XVll
aproximadamente)”. Sin embargo, conserva la característica de la
supremacía del registro sobre otras funciones
._______________________________ 3.-F.BARRAZA & M.GOMEZ “Aproximación a un concepto de contabilidad” publicado 2005.
12
Algunos autores fundamentan esta conceptualización en la consideración de
Que la contabilidad es algo diseñado por el hombre, algo que no existe en la
naturaleza, que tiene como finalidad la producción de un resultado útil; se
caracteriza “como un sistema de procedimientos determinados con la mayor
precisión posible, transmisibles y / o efectivos, con la finalidad de producir
ciertos resultados considerados útiles”3.
Los modelos de distribución comercial validos para programar los canales
óptimos en un proceso de comercialización integrado verticalmente, se
caracterizan por reflejar conjuntamente las relaciones que existen entre las
fases por la que atraviesa un producto desde origen a destino. Con estos
modelos se coordinan las políticas de producción, transporte y
almacenamiento de una empresa o grupo de empresas que persiguen una
política común, orientado a la minimización del coste, la maximización del
beneficio, la expansión etc.
En los modelos más sencillos se consideran únicamente las fases de origen
y destino mientras que en los modelos más completos se añade una fase
intermedia que se refiere a proceso de transformación y / o
acondicionamiento del producto.
En cuanto a su formulación, los modelos de distribución comercial son
modelos generalizados de transporte que se resuelven por programación en
3.-F.BARRAZA & M.GOMEZ “Aproximación a un concepto de contabilidad” publicado 2005.
13
Línea, ya que, tanto la función objetivo como las restricciones, se
Expresan ordinariamente mediante ecuaciones o inecuaciones lineales.
Siendo el primitivo modelo de Hitchcock se introducen modificaciones para
dar entrada al almacenamiento y a los procesos de transformación que se
llevan a cabo entre los centros de origen y destino, aparece un modelo de
distribución comercial bajo el objetivo de minimización del coste 4.
12.3 MARCO CONCEPTUAL.
Control interno.
Es el conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a
lograr a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el
ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la
organización.
También es el proceso efectuado por los órganos directivos y el resto
del personal, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos.
Sistema de control.
Conjunto de elementos, principios, procesos, procedimientos y
técnicas de control enlazados entre si, con el objeto de evaluar la
gestión institucional y contribuir a su eficiencia y eficacia.
4.- R.ALONSO, A.SERRANO & S.ALARCÓN “La logística en la empresa agro alimenticia” publicado 1999
14
Principios de control.
Bases, fundamentos del sistema de control. Son de orden organizativo,
administrativo, legal, contable, financiero, informático, etc.
Ambiente de control.
Condiciones o circunstancias en las cuales se desarrollan las acciones de
control interno.
Clases de control interno.
Control interno operacional.
Su propósito es operativo y se ejerce por departamentos
operacionales.
Control interno contable.
Tienen por efecto verificar la corrección y fiabilidad de la
contabilidad.
Verificación interna.
Esta constituida por procedimientos específicos como medidas
físicas, control de ingresos y control de gastos 5.
______________________________ 5.-IRWIN MCGRAW-HILL “Auditoria un enfoque integral” publicado 2000.
15
Elementos de control.
Organización.
Esta constituida por la estructura orgánica; las líneas de
autoridad, responsabilidad y coordinación; la división de
labores, asignación de responsabilidad y otros aspectos.
Definición de objetivos.
Son los medios de referencia que utiliza el control para evaluar
la gestión institucional.
Procesos y Procedimientos.
Son las diversas etapas que comprende el control. En cambio
los procedimientos son las técnicas y practicas, que se
aplican a la institución, actividades o funciones que se evalúan.
Desempeño del personal.
Comprende la captación, entrenamiento, ejecución de
actividades, retribuciones por el trabajo y los resultados de sus
actividades eficiencia o deficiencia, así como la moralidad y
ética que aplican 6.
_______________________________ 6.-JESUS MARIA BERMUDEZ “Control, Auditoria y Revisión Fiscal” publicado 2000.
16
Supervisión permanente.
Es el conjunto de acciones para observar, examinar,
inspeccionar las actividades del personal.
Objetivos del control interno.
Estándares de control.
Según Koonzt /O Donell, los planes son las bases frente a los
cuales deben establecerse los controles, lógicamente se
deduce que el primer paso en el proceso seria establecer
planes.
Sin embargo, puesto que esto varía en nivel de detalle y
complejidad, ya que los administradores no suelen observar
todo.
Se establecen normas especiales las cuales son por definición,
criterios sencillos de evaluación 7.
Son los puntos seleccionados en un programa total de
planeación donde se realizan medidas de evaluación, de tal
modo que puedan orientar a los administradores respecto de
cómo marchan las cosas sin que estos tengan que observar
_______________________________ 7.-ABRAHAM PERDOMO MORENO “Fundamentos de control interno 9na. edición” publicado 2004.
17
Cada paso en la ejecución de los planes.
Proceso de control.
Son etapas que comprende el control. Cada etapa tiene su
propia metodología, sus técnicas, acciones y procedimientos.
Comprende la planeación, organización, dirección,
coordinación, integración, ejecución e informes.
Políticas de control interno.
Son las medidas, pautas, parámetros que debe seguir el
personal que desarrolla las actividades de control.
Estrategias de control.
Es el planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de
control en el mediano y largo plazo, con el objeto de contribuir
a la optimización de la gestión.
Tácticas de control.
Arte de planear, organizar, disponer, mover y emplear los
procedimientos de control en el presente y en el corto plazo 7.
____________________________ 7.-ABRAHAM PERDOMO MORENO “Fundamentos de control interno 9na. Edición” publicado 2004.
18
Lineamientos de control.
Delineación de las actividades de control de la empresa.
Métodos de control.
Son los procesos y procedimientos que se siguen en las
actividades de control hasta determinar los resultados positivos
o negativos.
Procedimientos de control.
Son las técnicas y prácticas que se aplican en las actividades
de control realizadas por los órganos de control.
Instrumentos de control.
Constituyen instrumentos de control, los organigramas,
cronogramas de trabajo, hojas de trabajo, cedulas, libros,
Documentos, etc.
Herramientas de control.
Están constituidas por las normas generales y especificas de la
empresa 7.
Mecanismos de control.
Son las formas de realizar el control; por ejemplo la evaluación
______________________________ 7.-ABRAHAM PERDOMO MORENO “Fundamentos de control interno 9na. Edición” publicado 2004.
19
Del plan estratégico, la evaluación del presupuesto y el análisis
e interpretación.
Técnicas de control.
Son las prácticas y pericias, dominios o destrezas en la
utilización de las herramientas, mecanismos e instrumentos en
las actividades de control de la empresa.
Acciones de control.
Efecto de aplicar los procedimientos, técnicas y prácticas en las
actividades de control.
Riesgos de control.
La identificación y el análisis de los riesgos es un proceso
Interactivo continúo y constituye un componente fundamental
de un sistema de control interno eficaz.
La dirección debe examinar detalladamente los riesgos
existentes a todos los niveles de la empresa y tomar las
medidas oportunas 7.
______________________________ 7.-ABRAHAM PERDOMO MORENO “Fundamentos de control interno 9na. edición” publicado 2004.
20
Cuestionario de control interno.
Un método entre muchos, para describir el control interno en los
papeles de trabajo de auditoría.
Generalmente los cuestionarios son diseñados de manera que las
respuestas identifiquen en forma visible debilidades en el control
interno.
Evaluación del riesgo.
La gerencia debe identificar y analizar cuidadosamente los factores
que afectan el riesgo de que los objetivos de la organización no sean
alcanzados y luego tratar de manejar esos riesgos.
Controles físicos.
Son aquellos que proporcionan una seguridad física sobre los
registros.
Las actividades que protegen los registros pueden incluir mantener el
control en todo momento sobre documentos numerados y el acceso
restringido a los programas de computador y a los archivos de datos.
Monitoreo.
Es el último componente del control interno, es un proceso que evalúa
la calidad del control interno en el tiempo 8.
_______________________________ 8.- JUAN MARIA MADARIAGAGOROCICA “Manual práctico de Auditoria” publicado 2004.
21
Es importante monitorear el control interno para determinar si esta
operando en forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.
Realizando evaluaciones permanentes o separadas.
El Control como un sistema de retroalimentación.
La posición de considerar al control tan solo como el establecimiento
de normas, medidas de evaluación y corrección de desviaciones, ha
cambiado en los últimos tiempos.
Con seguridad los gerentes miden la labor real, la comparan contra
las normas, e identifican y analizan las desviaciones.
Pero entonces, para hacer las correcciones necesarias deben
implantar y mejorar programas de acción correctiva con objeto de
alcanzar los objetivos deseados.
Lo que puede lograr con el control interno.
El Control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus
objetivos, organización, administración, rentabilidad, rendimiento y a
prevenir las pérdidas de recursos 9.
Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable.
También puede reforzase la confianza en que la entidad cumple con
_______________________________ 9.-SAMUEL ALBERTO MANTILLA BLANCO, SANDRA YOLIMA CANTE S. “Auditoria del control interno” publicado 2005.
22
las leyes y normas aplicables, evitando efectos perjudiciales para su
reputación y otras consecuencias.
En resumen puede ayudar a que una entidad llegue adonde quiere ir
y evite peligros y sorpresas en el camino.
Lo que no se puede lograr con el control interno.
Las expectativas pueden ser mayores y poco realistas.
El control interno no garantiza el éxito de una entidad.
Incluso un control interno eficaz solo puede ayudar a lo consecución
de los objetivos.
Puede suministrar información para la dirección sobre el progreso de
La empresa, o la falta de tal progreso, hacia los objetivos trazados.
Sin embargo el control interno no puede hacer que un funcionario
intrínsecamente deficiente se convierta en eficiente y eficaz.
Logística.
Determina y coordina en forma óptima el producto, el cliente, el lugar
y el tiempo correcto 9.
_______________________________ 9.-SAMUEL ALBERTO MANTILLA BLANCO, SANDRA YOLIMA CANTE S. “Auditoria del control interno” publicado 2005.
23
No es por lo tanto una actividad funcional sino un modelo, no es una
función operacional, sino un mecanismo de planificación.
En logística, servicio al cliente implicara:
Grado de certeza.
No están necesarios llegar rápido con el transporte, como llegar con
certeza, con el mínimo rango de variación.
Grado de confiabilidad.
Una cadena se conforma de diferentes eslabones.
Eso es una cadena logística. Si se agregan algunos que no están
relacionados, se segmentan las responsabilidades.
El cliente final pierde la confianza, al parecer mayores errores de
interpretación y responsables difusamente identificables.
El cliente debe poder manifestar cual es su criterio de confiabilidad,
como entiende que deberían ser atendidos.
Grado de flexibilidad.
Implica que el prestador pueda adaptarse eficientemente a los picos
de demanda 10.
_______________________________ 10.-IGNACIO SORET LOS SANTOS. “Logística y Marketing para la distribución comercial 2006.
24
Un operador logístico que considera excesivo la solicitud de eficiencia
cuando se da un salto por estacionalidad, desconoce que es valor
para su cliente.
Aspectos cualitativos.
Se trata, no de calidad del producto, sino del servicio, del cual debe
buscarse una homogeneidad en toda la cadena logística.
En muchos casos se diseña con cuidado el packaging
(empaquetado), se llega hasta decir como debe transportarse y
almacenar en la bodega.
Pero son pocas las empresas que cuidan de cómo llegaran hasta el
cliente esos productos.
Logística inversa.
Gestiona el retorno de las mercancías en la cadena de suministros, de
la forma más efectiva y económica posible 10.
Es decir es el proceso de proyectar, implementar y controlar un flujo
_______________________________ 10.-IGNACIO SORET LOS SANTOS. “ Logística y Marketing para la distribución comercial 2006.
25
de productos terminados e información relacionada desde el punto de
consumo, hasta el punto de origen de una forma eficiente y lo mas
económica posible con el propósito de recuperar su valor o el de la
propia devolución.
2.4 HIPOTESIS
La administración organizada del negocio, en la entrega de pedidos de
Química Aristón, lograra una buena distribución de los mismos, lo que
repercutirá en la recuperación de la cartera y en el incremento de la liquidez
del negocio.
2.5 VARIABLES DE LA INVESTIGACION
Pedidos por día entregados a los clientes
En menor tiempo de entrega de pedidos mejor recuperación de
cartera.
Cumplir con el tiempo y lugar pactado en la entrega de pedidos.
Nivel de satisfacción del cliente por pedido entregado.
Pedidos rechazados por falta de documentación del cliente. (ordenes
de compra)
2.6 OPERACIONALIZACION DE VARIABLES.
Diseño del sistema de control interno y registro contable para el proceso de
distribución de pedidos a los clientes.
26
VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES
Planificación
Distribución
de
Pedidos
-Control
-Diagnostico
-Eficacia
-Proteger la entrada y salida de
la mercadería
-Verificar los pedidos
-Valorar los tiempos de entrada y
salida de los pedidos.
-Valoración de la necesidad
-Recopilar información
-Analizar el funcionamiento
actual del proceso.
-Observar la labor actual
Recuperación
De
Cartera
-Control
-Eficacia
-Recursos
-Elaborar informes de factura
-Valorar los tiempos de crédito
por factura
-Recopilar información
-Verificar los cobros
-Medir el desempeño de los
procesos actuales
-Se debe estudiar el ambiente
organizacional
-Proteger la información
27
CAPITULO lll
MARCO METOLOGICO
3.1 TIPOS Y DISEÑOS DE INVESTIGACION
El tipo de investigación es descriptiva, por que se reseñan las características
o rasgos de la situación o fenómeno de estudio, también bibliográfica y de
campo.
Observacional por que se va observar las variables, sin involucrarse en
cambiar las variables para ver resultados.
Relacional por que hay una relación directa entre las variables, existe entre
ellas causa efecto.
3.2 METODOS DE LA INVESTIGACION
Observación. método de investigación que puede entenderse como el
proceso, mediante el cual se perciben deliberadamente ciertos rasgos
existentes en la realidad, por medio de un esquema conceptual previo y con
base en ciertos propósitos definidos generalmente por una conjetura que se
quiere investigar.
Se observo deficiencias del sistema de control interno en la distribución de
pedidos, la falta de comunicación de la Bodega Central Quito con la Bodega
de la Filial Guayaquil, la necesidad de un manual de Políticas y
Procedimientos, que sirva para evaluar en términos reales las variables en la
28
distribución de pedidos, además el seguimiento efectivo en los documentos
entregados a los Srs. Visitadores a Médicos o Vendedores en relación a los
documentos devoluciones y cambio de mercadería.
3.3 POBLACION Y MUESTRA
Se va a trabajar con el personal que labora en la bodega de la Filial de
Guayaquil. En total 24 personas. Se trabaja sobre toda la población, en
consecuencia no se calcula la muestra.
3.4. TECNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCION DE DATOS
Entrevista.
Supone en su aplicación una población no homogénea en sus
características y una posibilidad de acceso diferente.
Observación.
El uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de los datos
que necesitamos para resolver un problema de investigación.
29
CAPITULO lV
CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO
4.1 ASPECTOS GENERALES
4.1.1 RESEÑA HISTORICA
Química Aristón Ecuador C. Ltda. fue fundada en 1972, sus raíces fueron
alemanas, en el año de 1930 la empresa Klinge Pharma fue fundada en la
ciudad de Berlín.
Luego de la segunda guerra mundial se traslado a la ciudad de Muenchen
donde continúo su crecimiento hasta llegar a ocupar un sitial muy importante
dentro de las empresas farmacéuticas de ese país.
Descendientes de esta empresa emigran por los años 30 a la República de
Argentina donde fue fundada la primera Química Aristón.
A mediados de los años 40 comienzan a abrir filiales de esta empresa en
otros países como Uruguay, Brasil y Colombia con plantas propias en cada
una de ellas.
En el año 1972 fue fundada en Ecuador como una importadora de
productos farmacéuticos elaborados en Colombia.
En 1975 se inicia un contrato de fabricación con una empresa Ecuatoriana
30
para elaborar productos localmente.
Es así que con el registro de nuevos productos se comenzó a posesionar
nuevamente la línea en mercado Ecuatoriano.
En 1985 se inaugura la planta farmacéutica propia en la ciudad de Quito
aumentando de forma inmediata sus ventas y el posicionamiento de más
productos en el mercado local.
En 1997 logra ampliar su infraestructura en la planta farmacéutica y continua
hasta la presente produciendo nuevos medicamentos para el uso humano.
4.1.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
31
4.2 ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA FILIAL GUAYAQUIL
La estructura funcional de la Filial Guayaquil se detalla a continuación:
Gerencia de ventas de la Filial.
Es la representación en la Filial que se encarga de la planificación local de
las ventas, elabora el plan de comercialización de los productos que la
empresa produce, administrando el recurso humano del departamento de
ventas para el mercado potencial de clientes, manejando con habilidad y
diligencia la gestión y el control de los vendedores, puede asegurar una
competencia en el mercado.
Supervisión de ventas.
Esta unidad es la encargada de la realización de evaluaciones de los
informes, la parte rutinaria de envíos de información de gastos y entregas de
facturas, cobros impagos, revisión de hojas de reportes diarios de ventas y
cobros, revisión de las estrategias de ventas, en dólares, en productos, en
vendedores y por zonas geográficas. Además de la captación de nuevos
clientes, introducción de productos nuevos, recuperación de clientes
perdidos y consecución de una mayor cobertura.
Departamento de ventas y visita medica, dentro y fuera de la ciudad.
Es el encargado de las ventas de los productos y el seguimiento día a día de
las diferentes rutas de los vendedores para garantizar la cobertura total y
abastecimientos de los locales comerciales de nuestros clientes.
32
Adicionalmente cumple con la función de visita médica de diferentes
especialidades médicas dentro y fuera de la ciudad.
Bodega.
Esta unidad tiene como principales funciones las siguientes:
a) Efectuar de acuerdo a los procedimientos establecidos la recepción,
custodia y entregas de pedidos.
b) Mantener archivos actualizados de órdenes de compra, guías de
entrega, facturas, etc.
c) Determinar y aplicar normas de seguridad para la conservación y
control de los pedidos.
d) El registro y control de los inventarios.
Esta Filial atiende nueve provincias y 70 destinos que son:
ZONA PROVINCIA CANTON O PARROQUIA
1 Guayas Guayaquil
1 Guayas Tarifa
1 Guayas Samborondón
1 Guayas Salitre
1 Guayas General Vernaza
1 Guayas Nobol
33
1 Guayas Lomas de Sargentillo
1 Guayas Pedro Carbo
1 Guayas Isidro Ayora
1 Guayas Daule
1 Guayas Santa Lucia
1 Guayas Palestina
1 Guayas Balzar
1 Guayas El Empalme
1 Guayas Tres Postes
1 Guayas Jujan
1 Guayas Playas
1 Los Ríos Vinces
1 Los Ríos Palenque
1 Los Ríos San Carlos
1 Los Ríos San Camilo
1 Los Ríos Valencia
1 Los Ríos Quevedo
1 Los Ríos Buena Fe
1 Los Ríos Mocache
1 Los Ríos Babahoyo
1 Los Ríos Baba
1 Los Ríos San Juan
1 Los Ríos Isla de Bejucal
1 Los Ríos Puebloviejo
34
1 Los Ríos Catarama
1 Los Ríos Ricaurte
1 Los Ríos Caluma
1 Los Ríos Ventanas
1 Los Ríos Quinzaloma
1 Los Ríos Moraspungo
1 Santa Elena La Libertad
1 Santa Elena Salinas
1 Santa Elena Santa Elena
1 Santa Elena Ancón
1 Santa Elena Anconcito
1 Santa Elena Manglaralto
1 Santa Elena Montañita
1 Manabí La 14 el paraíso
1 Manabí Bramadora
1 Cotopaxi La Mana
1 Cotopaxi El Corazón
2 Guayas Yaguachi
2 Guayas Milagro
2 Guayas Simón Bolívar
2 Guayas Mariscal Sucre
2 Guayas Naranjito
2 Guayas Marcelino Maridueña
2 Guayas El Triunfo
35
2 Guayas Puerto Inca
2 Guayas Tenguel
2 Guayas Balao
2 Guayas Naranjal
2 Cañar La Troncal
2 Chimborazo Cumanda
2 El Oro El Guabo
2 El Oro Machala
2 El Oro Pasaje
2 El Oro Santa Rosa
2 El Oro Huaquillas
2 El Oro Arenillas
2 El Oro Piñas
2 El Oro Portovelo
2 El Oro Zaruma
2 Azuay Ponce Enríquez
4.3 DISTRIBUCION DE ZONAS POR VENDEDOR.
La Gerencia Nacional de ventas, la Gerencia de ventas de la Filial y los
supervisores de ventas dividieron las 9 provincias para los 11 visitadores
médicos o agentes vendedores, en función a la ubicación geográfica de los
cantones y al volumen de ventas.
36
Adicionalmente las Gerencias antes mencionadas establecen las metas
mensuales de ventas con sus respectivos cobros a cada visitador medico o
agente de ventas
Está establecido que las dos primeras semanas de cada mes salgan 7
visitadores de gira para realizar las siguientes actividades: vender, cobrar,
retirar mercadería para cambios o devoluciones de las mismas.
Cada uno de ellos lleva los siguientes documentos pre impreso:
DOCUMENTO ANEXO
Nota de pedido 1
Itinerario de viaje 2
Reporte de ventas diario 3
Reporte de cobros diarios 4
Recibos de cobro 5
Documento de devolución 6
Documento de cambio 7
Solicitud de crédito 8
Ampliación de recibo de cobro 9
Nota de debito 10
Las zonas están establecidas de la siguiente manera:
37
Vendedor que visita la zona periférica de la Provincia del
Guayas y parte de la Provincia de Los Ríos-bajo (denominación que
le ha dado la Gerencia Nacional de ventas a ciertos cantones y
localidades de la Provincia de Los Ríos) que comprende las
siguientes localidades.
ZONA PROVINCIA CANTON UBICACIÓN CLIENTES
1 Guayas Daule La Aurora 1
1 Guayas Daule Ciudad 9
1 Guayas Samborondón Tarifa 4
1 Guayas Samborondón Ciudad 10
1 Guayas Salitre Ciudad 4
1 Guayas Salitre General Vernaza 1
1 Guayas Nobol Petrillo 1
1 Guayas Nobol Ciudad 4
1 Guayas Lomas de Sargentillo Ciudad 3
1 Guayas Isidro Ayora Ciudad 1
1 Guayas Pedro Carbo Ciudad 6
1 Guayas Pedro Carbo Sabanilla 1
1 Guayas Santa Lucia Ciudad 3
1 Guayas Palestina Ciudad 4
1 Guayas Balzar Ciudad 6
1 Los Ríos Vinces Ciudad 7
1 Los Ríos Palenque Ciudad 3
Total: 68
38
Vendedor que visita la zona de la Provincia de Los Ríos (alto) y parte
de las Provincias de Manabí y Guayas que comprenden las siguientes
localidades:
ZONA PROVINCIA CANTON UBICACIÓN CLIENTES
1 Los Ríos Quevedo San Carlos 3
1 Los Ríos Quevedo Ciudad 30
1 Los Ríos Quevedo San Camilo 6
1 Los Ríos Quevedo La Esperanza 2
1 Los Ríos Valencia La Unión 1
1 Los Ríos Valencia Ciudad 19
1 Los Ríos Buena Fe Ciudad 15
1 Los Ríos Mocache Ciudad 4
1 Cotopaxi La Mana Ciudad 5
1 Manabí Bramadora Ciudad 3
1 Manabí La 14 el Paraíso Ciudad 4
1 Guayas Empalme ciudad 22
Total: 114
39
Vendedor que visita la zona de la provincia de Los Ríos (bajo) y parte
de las Provincias del Guayas y Cotopaxi que comprenden las
siguientes localidades:
ZONA PROVINCIA CANTON UBICACIÓN CLIENTES
1 Los Ríos Babahoyo Mata de Cacao 2
1 Los Ríos Babahoyo Ciudad 29
1 Los Ríos Baba Ciudad 3
1 Los Ríos San Juan Isla de Bejucal 2
1 Los Ríos San Juan Ciudad 3
1 Los Ríos Puebloviejo Ciudad 8
1 Los Ríos Catarama Ciudad 3
1 Los Ríos Ricaurte Ciudad 8
1 Los Ríos Caluma Ciudad 12
1 Los Ríos Ventanas Ciudad 15
1 Los Ríos Echeandia Ciudad 4
1 Los Ríos Quinzaloma Ciudad 3
1 Los Ríos Quinzaloma Moraspungo 2
1 Guayas Jujan Tres Postes 3
1 Guayas Jujan Ciudad 10
1 Cotopaxi El Corazón Ciudad 3
Total: 110
40
Vendedor que visita la Provincia de Santa Elena y parte de la
Provincia del Guayas que comprenden las siguientes localidades:
ZONA PROVINCIA CANTON UBICACIÓN CLIENTES
1 Santa Elena La Libertad ciudad 20
1 Santa Elena Salinas Ciudad 15
1 Santa Elena Santa Elena Ciudad 10
1 Santa Elena Santa Elena Palmar 2
1 Santa Elena Santa Elena Ancón 4
1 Santa Elena Santa Elena Anconcito 5
1 Santa Elena Santa Elena Valdivia 1
1 Santa Elena Santa Elena San Pedro 1
1 Santa Elena Manglaralto Ciudad 2
1 Santa Elena Manglaralto Montañita 2
1 Santa Elena Manglaralto Olón 1
1 Guayas Guayaquil Chongón 1
1 Guayas Guayaquil Progreso 2
1 Guayas Guayaquil Posorja 4
1 Guayas Guayaquil Cerecita 2
1 Guayas Playas Ciudad 15
Total: 87
41
Vendedor que visita la zona de la Provincia de El Oro (bajo) y parte
de la Provincia del Guayas que comprenden las siguientes
localidades:
ZONA PROVINCIA CANTON UBICACIÓN CLIENTES
2 El Oro El Guabo Barbones 1
2 El Oro El Guabo Bajo Alto 1
2 El Oro El Guabo Ciudad 10
2 El Oro Machala El Cambio 1
2 El Oro Machala Puerto Bolívar 6
2 El Oro Machala Ciudad 35
2 Guayas Naranjal Puerto Inca 2
2 Guayas Naranjal Ciudad 11
Total: 67
42
Vendedor que visita la zona de la Provincia de El Oro (alto) y parte
de las Provincias del Guayas y Azuay que comprenden las siguientes
localidades:
ZONA PROVINCIA CANTON UBICACIÓN CLIENTES
2 El Oro Pasaje Buenavista 2
2 El Oro Pasaje Ciudad 17
2 El Oro Santa Rosa Ciudad 15
2 El Oro Huaquillas Ciudad 15
2 El Oro Arenillas Ciudad 6
2 El Oro Piñas Ciudad 8
2 El Oro Portovelo Ciudad 3
2 El Oro Zaruma Ciudad 5
2 El Oro Balzas Ciudad 3
2 Guayas Balao Ciudad 3
2 Guayas Guayaquil Tenguel 3
2 Azuay Shumiral Ciudad 3
2 Azuay Ponce Enríquez Ciudad 5
Total: 88
43
Vendedor que visita la zona vía férrea de la Provincia del Guayas y
parte de las Provincias del Chimborazo y Cañar que comprenden las
siguientes localidades:
ZONA PROVINCIA CANTON UBICACIÓN CLIENTES
2 Guayas Yaguachi Ciudad 5
2 Guayas Milagro Virgen de
Fátima
5
2 Guayas Milagro Ciudad 22
2 Guayas Simón Bolívar Ciudad 3
2 Guayas Mariscal Sucre Ciudad 2
2 Guayas Naranjito Roberto
Astudillo
2
2 Guayas Naranjito Ciudad 7
2 Guayas Marcelino
Maridueña
Ciudad 2
2 Guayas El Triunfo Ciudad 9
2 Guayas Antonio Elizalde Ciudad 4
2 Cañar La Troncal Cochancay 2
2 Cañar La Troncal Ciudad 5
2 Chimborazo Cumanda Ciudad 2
Total: 70
44
La tercera y cuarta semana de cada mes se dedican a visitar médicos en la
ciudad de Guayaquil de las instituciones públicas y privadas (hospitales y
clínicas), siempre y cuando hayan cumplido las metas o cuota de ventas y
cobros. La Gerencia Nacional de Ventas en coordinación con la Gerencia de
ventas de la Filial de Guayaquil ha establecido este procedimiento.
En el caso de no cumplir con las metas tienen, que salir de regirá, es decir a
continuar con el trabajo de ventas y cobros en las zonas previamente
señaladas.
En estas dos últimas semanas pasan pedidos.
Los cuatro visitadores o vendedores restantes se dedican a vender en la
ciudad de Guayaquil y en el vecino cantón de Duran. Durante todo el mes y
están repartidos de la siguiente manera:
ZONA CANTON PARROQUIA CLIENTES
1 Guayaquil Carbo 62
1 Guayaquil Roca 29
1 Guayaquil Rocafuerte 32
1 Guayaquil 9 de Octubre 22
1 Guayaquil Olmedo 25
1 Guayaquil Bolívar 102
1 Guayaquil Sucre 40
45
1 Guayaquil Pascuales 21
1 Guayaquil Tarqui 1 26
1. Durán Ciudad 50
2 Guayaquil Tarqui 2 35
2 Guayaquil Urdaneta 40
2 Guayaquil Ayacucho 53
2 Guayaquil García Moreno 60
2 Guayaquil Ximena 55
2 Guayaquil Febres Cordero 35
2 Guayaquil Letamendi 49
Total: 736
4.4 HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS.
La empresa posee planes de telefonía móvil corporativa, con tecnología de
punta (acceso a Internet en el teléfono blackberry).
En Internet los visitadores o agentes vendedores entran a la pagina web de
la empresa en la cual ingresan los pedidos en el momento que obtengan la
venta, los cuales deberán seleccionar los siguientes datos: Nombre del
cliente, los productos (compra + bonificación), y las observaciones que son
las formas de pago, u otro requerimiento del cliente.
46
Luego se envía el pedido, en el cual el departamento de crédito y cobranzas
se encarga de revisar y aprobar para posteriormente facturar, después
procede a enviar una respuesta de aprobación vía e-mail al visitador.
Esto método nos ayuda a optimizar recursos, como tiempo, dinero, y nos
ayuda a compartir información entre usuarios.
También se utiliza el fax para recibir órdenes de compra de las entidades
Públicas, luego la secretaria de ventas ingresa a nuestra página web para la
aprobación del pedido.
4.5 PROCESOS DE VENTAS, CREDITO Y COBRANZAS,
FACTURACIÓN Y DISTRIBUCIÓN.
4.5.1 VENTAS
a) Vendedor envía pedido por teléfono con acceso a Internet al
sistema web que creo la empresa.
b) Instituciones públicas pasan órdenes de compra por fax
solicitando la venta de medicinas.
c) Distribuidoras pasan órdenes de compra por mail al correo
electrónico de la empresa.
d) Secretaria de ventas ingresa las órdenes de compra de las
instituciones públicas y distribuidoras a la página web creada
por la empresa.
47
4.5.2 CREDITOS Y COBRANZAS
a) Se revisan que los pedidos tengan la información necesaria
para aprobarlos.
b) Se revisa que no tengan facturas vencidas.
c) Se procede a aprobar el pedido.
d) El departamento de crédito y cobranza también emite las notas
de crédito por devolución de mercadería.
4.5.3 FACTURACIÓN
El pedido aprobado pasa a facturación.
4.5.4 DISTRIBUCIÓN
a) Las facturas llegan a la bodega central (matriz), el personal que
labora ahí atienden los pedidos de acuerdo a lo facturado.
b) Envían los pedidos con las respectivas facturas a las Filiales.
c) La carga viene con el documento control de pedidos (anexo
11).
d) Los pedidos vienen acompañados de la guía de remisión de la
carga general, documento necesario para la transportación y
control del SRI en las carreteras.
48
e) En el caso de Guayaquil llegan por intermedio de
transportadoras de carga que en ocasiones hay que ir a retirar
a las oficinas de las mismas y la carga llega a la bodega de 9 a
9:30 a.m. a veces la transportadora se atrasa y ellos llevan la
carga que puede llegar a las 10:00 a 11:00 a.m. cada pedido
llega con su respectiva factura y los cartones etiquetados con
la información necesaria para su entrega.
f) Los pedidos con sus respectivas facturas son entregadas por
medio del personal de la empresa en los vehículos que posee
la Filial.
g) Cada vehículo se moviliza con dos personas, las cuales llenan
una hoja de ruta o recorrido (anexo13).
h) En el caso que no se pueda entregar directamente con el
personal y vehículos de la empresa se procede a enviar los
pedidos que están en provincia por medio de la transportadora
que presta el servicio de entrega en la dirección del cliente.
La empresa contratada tiene una política de entrega, en 24 horas a
las ciudades principales (capitales de las Provincias), en 48 horas a
las ciudades secundarias (ciudades o localidades que se encuentran
al pie de las carreteras principales) y en 72 horas a las ciudades
especiales (carreteras de segundo orden).
49
En el caso que existan pedidos que no lleve la transportadora,
porque son lugares apartados del servicio de la entrega de la misma,
se envía una persona para la entrega, dependiendo cuantos cartones
sean, si hay varios cartones se envía un vehículo con la autorización
del Gerente de ventas de la Filial, existen dos vehículos para la
entrega de los pedidos, si se da el caso que uno de ellos entra a
mantenimiento se ve la empresa en la necesidad de utilizar la
transportadora con mayor regularidad.
4.6 DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES DE LA BODEGA FILIAL
GUAYAQUIL
No existe manual de descripción de funciones, esta información se la obtuvo
del relevamiento realizado a todas las personas que integran la bodega Filial
Guayaquil.
La bodega de la Filial Guayaquil recibe a diario pedidos enviados desde la
matriz para ser entregados a los clientes en las diferentes zonas que le toca
cubrir a esta filial.
Siendo la misma una bodega de transito de la mercadería, ya que los
pedidos llegan en cartones individuales y rotulados con nombres, dirección y
número de factura con el respectivo documento para la entrega.
El personal de bodega de la Filial Guayaquil a diario elabora guías de
remisión por cada pedido para que viaje juntamente con los respectivos
50
cartones, ya que es un requisito del SRI (Servicio de Rentas Internas), para
evitar ser incautado en las carreteras por personal de este ente de control,
también conocidos como fedatarios.
Otras de las actividades que realiza la bodega de la Filial Guayaquil es
revisar que las devoluciones y cambios (mercaderías) estén dentro de las
políticas de recepción de la empresa.
Las devoluciones se reciben dos meses antes que caduque el producto y los
cambios dentro del mismo mes.
Se maneja un archivo de cada documento que tiene que ver con la bodega
entre ellos copias de facturas, notas de devoluciones, notas de cambios,
hojas de ruta, hojas de control de pedidos, etc.
4.6.1 PLANIFICACION EN EL ENVIO DE PEDIDOS DE LA MATRIZ
Dentro del programa implementado para ventas por el departamento
de sistemas desde la terminal de la bodega de la Filial Guayaquil
podemos detectar que todos los pedidos enviados a facturar no
representa lo que llega a diario desde la bodega central (Quito), es
decir que si se pasaron hoy 20 pedidos al día siguiente pueden llegar
menos o más pedidos de lo que la pantalla muestra.
No hay nada por escrito que indique cual va a ser el procedimiento
de entrega de los pedidos (tiempo máximo y mínimo), sobre las
51
prioridades de algunos clientes, horarios de recepción de los clientes
(entidades públicas, fundaciones, distribuidoras, etc.). El personal a
cargo de la Filial Guayaquil nos dio a conocer esta información.
La planificación de las entregas de los pedidos por parte del jefe de
bodega de la Filial Guayaquil se hace en el momento que llega la
carga, tanto de Ciudad como de Provincia, cada cartón viene
acompañado de la factura a nombre del cliente, direcciones,
localidades. Adicionalmente la carga llega acompañada de la hoja de
control de pedidos enviados desde Quito a Guayaquil (anexo 11) en
la cual viene detallados la cantidad de pedidos, cartones, etc.
En ocasiones han elaborado dos facturas por pedido, por falta de
stock solo despachan una y la que viene es la de menor valor, la otra
factura la despachan de la bodega central con varios días de
diferencia.
Hay ocasiones que los pedidos se facturan dos veces, duplicándose
los mismos.
Pedidos rezagados no hay comunicación entre la bodega y la
gerencia de ventas sobre las existencias, no hay un sistema ágil que
actualice los registros de la empresa.
52
Para la recuperación de valores el departamento de Crédito y
Cobranzas toma en consideración la fecha de facturación y no la
fecha de despacho, ni de entrega, lo que puede dañar la relación con
los clientes.
Dependiendo de la cantidad de pedidos se organiza una ruta de
entrega para cada vehículo, dentro de la ciudad o fuera de la misma.
En algunos casos los visitadores médicos o agentes vendedores al
hacer la gestión de ventas con los clientes, se ponen de acuerdo con
ellos para que se entregue en determinada fecha (una semana o fin
de mes), pero ellos pasan pedidos a diario incluidos los que se
negociaron para entregarlos en determinada fecha.
La empresa factura a diario, cuando se va a entregar la mercadería
nos encontramos que el cliente no quiere recibir la mercadería por
que el vendedor incumplió el acuerdo y nos piden que regresemos en
la fecha que pactaron, de tal manera que hay mucho tiempo de por
medio para la entrega del pedido, esto con lleva que existan retrasos
en la entrega de los mismos.
No existe un seguimiento, ni planificación y organización de parte de
la Gerencia de ventas Filial Guayaquil y de los supervisores en cuanto
a la visita a los clientes de una manera secuencial geográfica en la
gira de los visitadores o agentes de ventas en las provincias, para que
53
sea efectiva la entrega de los pedidos por parte de la bodega, ellos
tienen que cumplir con un itinerario de viaje en ventas ejemplo el
visitador o agente vendedor que visita la periférica de la Provincia del
Guayas al salir de Guayaquil pasa por Nobol, Daule, Palestina, Santa
Lucia, Balzar, Vinces, Lomas de Sargentillo y Pedro Carbo o al salir
de Guayaquil pasa por Tarifa, Samborondón, Salitre y Vernaza pero
no lo hacen, como ejemplo el visitador médico o vendedor vende en
Tarifa y Pedro Carbo, estas dos ciudades quedan lejanas y el resto
de ciudades que están alrededor del primer punto no vende.
Muchos de los visitadores médicos o vendedores no entregan las
devoluciones a la bodega de la Filial Guayaquil para que esta a su
vez revise y proceda a enviar la mercadería para que el departamento
de cartera emita las notas de crédito.
Los supervisores de ventas salen a supervisar el trabajo de los
visitadores médicos o agentes vendedores por ventas y cobros bajos,
en ese tiempo no encuentran nada que haga presumir, que existe
algo en el trabajo del vendedor que demuestre negligencia,
irresponsabilidad, errores, fraudes, etc.
Cuando han renunciado los visitadores médicos o vendedores al
trabajo, es cuando el supervisor descubre las novedades, pedidos
ficticios, mercadería que el cliente entrego para cambio o devolución,
la cuales no ingresaron a la bodega de la Filial Guayaquil.
54
En el caso de los pedidos que no son aprobados por crédito y
cobranzas es por que aparecen impagos en el sistema, pero la
realidad es que están al día. El vendedor entrega el recibo de cobro a
la secretaria de cartera que está en la filial, la cual ingresa la
información al sistema, la misma que solo descarga las cuentas
individuales en la filial pero no en la Matriz. La secretaria de cartera
de la filial envía a diario la documentación a Quito, pero la
información entra lentamente al sistema y los cortes que hacen a
diario para los cobros de los vendedores nunca esta actualizado.
4.6.2 ENTREGAS DE LA MERCADERIA.
Dentro de la distribución de la entrega de mercadería no existe los
plazos de entrega, el departamento de cartera no ha hecho ninguna
comunicación escrita al respeto. Los parámetros de entrega se los ha
fijado el jefe de bodega de la Filial Guayaquil.
Cuando se factura un pedido al contado el plazo de entrega es de 10
días para que el cliente reciba un descuento o porque es cliente
nuevo y tiene que cancelar el primer pedido para que acceda al
crédito que la empresa otorga. Pasado este tiempo si no se entrega y
cobra, se devuelve el pedido con su respectiva factura para anular.
4.6.3 STOCK DE MÁXIMOS Y MINIMOS EN INVENTARIOS.
Existen máximos y mínimos en los inventarios de la bodega de
55
productos terminados en la bodega central (Quito), pero debido a que
también se tiene como cliente a las áreas de salud del Ministerio de Salud, y
dado que la oferta de la empresa es elevada esto es lo que en ocasiones
retrasó el despacho a los otros clientes, porque al darle prioridad el
laboratorio a estas entidades públicas, la producción sufre un retraso al no
contar con la maquinaria, materia prima y personal suficientes.
4.7 DESCRIPCION DEL CONTROL INTERNO ACTUAL.
Los procedimientos y/o las órdenes se las imparte, verbalmente por medio
del Gerente, los supervisores de ventas, jefe de bodega de la Filial
Guayaquil, en base a comunicaciones internas recibidas de la Gerencia
General y Nacional de Ventas.
56
CAPITULO V
FORMULACION DE LA PROPUESTA
5.1 ESTRUCTURA ORGANICA DEL DISEÑO DEL CONTROL INTERNO Y
REGISTRO CONTABLE PARA LA FILIAL GUAYAQUIL.
Se ha diseñado este sistema de control interno para aplicar a la Filial
Guayaquil de la empresa Química Aristón, ya que cada uno implementa lo
que mejor se acomode a la actividad que desarrolla y le brinde un mayor
servicio a la empresa. La evolución del entorno competitivo manifiesta la
creciente necesidad de que las empresas adapten sus sistemas de control,
para poder responder a los nuevos retos de gestión tanto de la perspectiva
operativa como estratégica.
El control interno que se sugiere se basa en aplicar una estructura orgánica,
funcional, con políticas institucionales, con flujo gramas y manuales de
procedimientos de aplicación obligatoria para los diferentes departamentos
que conforman esta filial.
Su estructura orgánica es la siguiente:
CONTROL
INTERNO
Estructura
Funcional
Políticas
Institucionales
Flujogramas Manuales de
Procedimiento
s
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5.2. ESTRUCTURA FUNCIONAL FILIAL GUAYAQUIL.
5.2.1 ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS.
Gerencia de Ventas Filial Guayaquil.
Funciones y responsabilidades: Administrar las ventas a nivel regional de
cada una de sus zonas. Supervisar y recibir informes de su zona y enviarse
al Gerente Nacional de ventas con un informe trimestral para hacer el
seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el cupo de ventas
establecido por mes y por trimestre. Es su responsabilidad además generar
ideas y mecanismos para incrementar las ventas y/o motivar a los
vendedores.
Supervisores.
Funciones y responsabilidades: Acatar las órdenes de su jefe para el
incremento de la productividad, supervisar a los vendedores a su cargo y
hacer el seguimiento continuo de la cuota y comisión de cada vendedor,
para detectar fallas, en caso de encontrar la falla, debe notificar a su superior
para su posterior solución o motivación del vendedor.
También se encargará de las evaluaciones de los informes, el envío de
informes de gastos de movilidad, entregas de facturas, revisión de hojas de
reportes diarios de ventas y cobros, revisión de las estrategias de ventas en
dólares, en productos, en vendedores y por zonas geográficas. Además de
la captación de nuevos clientes, introducción de productos nuevos,
recuperación de clientes perdidos y consecución de una mayor cobertura.
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5.2.2 ESTRUCTURA FUNCIONAL DE BODEGA (DISTRIBUCION O
ENTREGA DE PEDIDOS).
Jefe de Bodega
Funciones y responsabilidades: Será el responsable de la recepción de los
pedidos y planificación de la entrega de los mismos a los clientes de la
empresa, dentro de la ciudad, como en provincia. Teniendo cuidado que los
pedidos salgan de la bodega con la documentación necesaria (facturas y
guías de remisión), enviara informes semanales al Gerente Regional de
Ventas con las novedades que existieran en los despachos, en la recepción
de devoluciones y cambios.
5.3 POLITICAS INSTITUCIONALES.
5.3.1 POLITICAS APLICADAS AL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y
VISITA MÉDICA.
1. Todo pedido estará sujeto a la aceptación por parte de la oficina principal
de Química Aristón, mediante el envió al cliente de la copia de la nota de
pedido con el sello de confirmación.
2. Los plazos de entrega definitivos serán los indicados en dicha copia.
3. Se efectuará la venta de la mercadería conforme estén anotadas en el
presente pedido.
4. Ningún vendedor o representante de Química Aristón tiene autorización,
para hacer promesa o cambio de lo autorizado en el pedido.
5. Una vez entregada la mercadería, no se aceptarán devoluciones, a
menos que sean por causa justa, es decir que la mercadería sufre algún
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tipo de daño en un plazo máximo de 30 días y previa autorización del
supervisor de ventas.
6. Si entrare a regir alguna disposición legal, gubernamental o
administrativa resultado de la revisión de precios que hace anualmente el
Ministerio de Salud, directa o indirectamente el precio de venta de los
artículos descritos en el presente pedido, estos estarán sujetos al alza en
su precio por la cantidad equivalente a dicha disposición.
7. Química Aristón puede suspender el crédito cuando lo juzgue
convenientemente por incumplimiento del cliente en el plazo de sus
obligaciones de pagos o cuando la situación financiera o moral del cliente
así lo justifique.
5.3.2 POLITICAS APLICADAS A LA BODEGA FILIAL GUAYAQUIL
(DISTRIBUCIÓN O ENTREGA DE PEDIDOS)
1. El jefe de bodega se reportara directamente con la Gerencia de ventas
de la Filial Guayaquil.
2. El jefe de bodega hará la debida planificación para la distribución o
entrega de pedidos a los clientes de la empresa.
3. El personal encargado en la entrega de pedidos no tiene autorización
para recibir mercadería por cambios o devoluciones, esto solo lo puede
hacer el representante de ventas de la empresa.
4. El personal encargado en la entrega de pedidos tiene prohibido recibir
algún valor, como propina, etc. de parte de los clientes.
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5. El personal del departamento de bodega será el responsable directo por
el mal almacenamiento de los cartones con pedidos, los cuales resultaren
dañados de la incorrecta manipulación de los mismos.
6. Es responsabilidad del mantenimiento y buen uso de los vehículos de la
empresa el personal que esta asignado a los mismos, siendo el jefe de
bodega quien los supervise directamente.
7. El jefe de bodega será el responsable de los archivos de los documentos
que se generen en su unidad.
8. El departamento de bodega no recibirá mercadería de los clientes por
devolución sin la autorización del responsable del departamento de
ventas (gerencia de ventas de la Filial o supervisión), además que toda
devolución debe ingresar a bodega con el respectivo documento de
ingresos por devolución elaborado en papel químico y pre numerado (ver
anexo 6), el cual consta de original (cliente), copia celeste (bodega),
copia rosada (crédito & cobranzas) y copia amarilla (representante de
ventas).
9. Esta prohibido al personal de bodega entregar pedidos en direcciones
que no sean las detalladas en la factura.
10. Esta prohibido por la Gerencia General, que el Departamento de Bodega
entregue pedidos a los vendedores para que ellos lleven a los clientes.
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5.4 FLUJOGRAMAS PROPUESTOS DE LOS PRINCIPALES PROCESOS.
5.4.1 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE VENTAS, ANÁLISIS DE
CREDITO Y DISTRIBUCIÓN.
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5.5 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LA FILIAL GUAYAQUIL
5.5.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
VENTAS Y VISITA MÉDICA
Apertura de crédito (cliente nuevo)
a) El representante de ventas será el encargado de iniciar con este
proceso siendo el enlace entre el cliente y la empresa.
b) Utilizando una solicitud de crédito el representante de ventas llenará
obligatoriamente todos los datos solicitados en los puntos 1, 3, 4, 5,6
de dicho formato (ver anexo 8).
En el punto 2 en lo posible se deben llenar todos los campos posibles
a fin de garantizar mayor prontitud en el proceso. (Ver anexo 8,
campos obligatorios y opcionales)
c) Una vez llena la solicitud de crédito se debe solicitar al cliente una
copia del RUC (ambos lados) y copia de la cedula.
Estos documentos se deben enviar conjuntamente con la solicitud
debidamente firmada y llenada con los datos del cliente.
d) Todos los documentos solicitados al cliente deben ser entregados en
la oficina de la Filial de Guayaquil para que se soliciten las debidas
referencias comerciales, personales y bancarias. En los casos que el
cliente sea una institución Publica no se solicitarán referencias ni
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comerciales, ni bancarias pero si se verificarán los datos de ubicación
y contacto de la institución.
e) La solicitud de crédito con los datos completos y todos los
documentos deberán ser enviadas al departamento de crédito y
cobranzas para su debido análisis y aprobación (ver anexo 8).
f) Tomando en consideración las referencias comerciales se
determinará el comportamiento crediticio del cliente, así como la
capacidad de pago y el patrimonio del cliente.
Las referencias personales servirán para confirmar los datos
individuales del cliente.
g) Si los datos entregados son veraces y definen que el cliente es sujeto
de crédito se procederá a aprobar la solicitud y a la creación de el
código del cliente.
En caso de que la solicitud sea negada esta será archivada en la
oficina de crédito y cobranza y se comunicará al representante de
ventas.
h) Una vez creado el código el representante de ventas deberá ingresar
el pedido por el sistema de pedidos en línea utilizando la terminal
entregada por la empresa o cualquier computador con acceso a
Internet ingresando a la página web con el usuario y la clave personal.
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i) Todo cliente nuevo realizará la primera compra de contado.
Excepto las instituciones públicas.
j) La apertura de crédito para un cliente es una función que únicamente
la puede realizar la persona responsable del departamento de
Crédito y Cobranzas.
Actualización de datos (cliente ya existente)
a) Cuando el cliente requiera cambiar datos tales como: teléfono,
dirección comercial, dirección del domicilio se efectuara una
actualización de datos, siendo necesario enviar solamente la solicitud
de crédito con los datos del cliente y colocando como referencia el
código anterior. (ver anexo 8)
b) De igual manera cuando el cliente requiera un cambio en la razón
social se analizara cada caso, y que estos cambios solo se efectuaran
solamente a como esta registrado en el RUC, en este caso es
necesario enviar la solicitud de crédito con los datos del cliente y una
copia del RUC y poniendo como referencia el código anterior. (ver
anexo 8)
c) En el caso de cambio de propietario no es una actualización de datos,
por lo tanto el tratamiento a dar es de un cliente nuevo.
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d) Es necesario una actualización de datos cuando el cliente también no
ha tenido movimiento comercial en más de 3 años.
Reapertura de crédito (cliente en status malo)
a) El representante de ventas será el encargado de iniciar con este
proceso siendo el enlace entre el cliente y la empresa
b) Utilizando una solicitud de crédito el representante de ventas llenara
obligatoriamente todos los datos solicitados en los puntos 1, 3, 4, 5,6
de dicho formato.
c) En el punto 2 en lo posible se deben llenar todos los campos posibles
a fin de garantizar mayor prontitud en el proceso. (ver anexo 8,
campos obligatorios y opcionales)
d) La solicitud de crédito con los datos completos y todos los
documentos deberán ser enviadas al departamento de crédito y
cobranzas para su debido análisis y aprobación (ver anexo 8).
e) Si la solicitud enviada cumple con los requerimientos se procederá a
su aprobación, luego de la misma se enviara un mensaje vía e-mail
notificando que el pedido ha sido aprobado.
De igual manera se enviara una notificación explicando el motivo por
el cual el pedido ha sido negado.
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Aprobación de crédito
a) El representante de ventas será el encargado de iniciar con este
proceso siendo el enlace entre el cliente y la empresa.
b) El representante de ventas enviara el pedido tomado del cliente al
departamento de crédito y cobranzas para la respectiva aprobación.
Para esto puede utilizar las opciones brindadas por la empresa.
1. Envió por Internet.-
Usando el sistema de pedidos en línea con cada una de las
terminales entregadas a cada representante (blackberry) o
cualquier computador con acceso a Internet ingresando a la
página web con el usuario y la clave personal.
2. Envió por fax.-
Para lo cual se deberá comunicar con la oficina comercial
correspondiente y pasar la hoja de pedido por fax. Esta forma
de envió de pedidos se debe utilizar como ultimo recurso ante
eventualidades tales como daños en el sistema.
c) Ingresando el pedido en el sistema de pedidos en línea se procederá
al análisis crediticio, verificando que el cliente no tenga facturas
vencidas que rebasen el crédito otorgado.
d) Si el pedido enviado cumple con los requerimientos se procederá a
su aprobación, luego de la misma se enviara un mensaje vía e-mail
notificando que el pedido ha sido aprobado.
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De igual manera se enviara una notificación explicando el motivo por
el cual el pedido ha sido negado.
e) Los pedidos ingresados no pueden ser eliminados por ningún motivo,
la única persona responsable de eliminar los pedidos del sistema es
el gerente nacional de ventas, previa justificación.
f) Cuando no exista otra opción y se envié una nota de pedido por vía
fax esta se receptara verificando que tenga claros y legibles los
siguientes datos:
1. Código del cliente.
2. Nombre del cliente.
3. Dirección del cliente.
4. Teléfono.
5. Numero de RUC.
6. Plazo.
7. Código del vendedor.
g) Con los datos correctos se procederá a dar el mismo tratamiento que
los pedidos enviados por el sistema en línea.
En este caso no se enviara ninguna notificación.
Emisión de notas de crédito.
a) La emisión de una nota de crédito puede originarse por devolución de
mercadería y por descuento de pronto pago.
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b) El documento ingreso por devoluciones deberá contener todos los
datos de identificación del cliente, tales como: código, nombre, ciudad
y motivo. También deben contener el código del representante de
ventas, de faltar algún dato no será posible emitir una nota de crédito
y será devuelta al representante de ventas.
c) Todas las devoluciones retiradas por el personal de ventas deben ser
autorizadas por el respectivo supervisor.
d) Los documentos de ingreso por devoluciones con la respectiva
mercadería entregadas por el personal de ventas debidamente
autorizadas, una vez que han sido revisados por la bodega son
enviadas al departamento de garantía de calidad y luego el
documento al departamento de crédito y cobranzas para la emisión de
la respectiva nota de crédito.
e) Las notas de crédito se emitirán a cargo del visitador responsable de
la zona.
f) Cuando se utilice una nota de crédito para cruzar con una factura,
esta se cargara al código que conste en la respectiva nota de crédito.
g) Si el cliente mantiene obligaciones pendientes con la empresa mayor
al crédito otorgado por la misma, las notas de crédito que se emitan
serán descontadas automáticamente de las facturas pendientes.
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h) Las notas de crédito emitidas para justificar el valor del descuento por
pronto pago no deben ser descontadas en futuras compras, porque ya
han sido tomadas en consideración en el pago realizado, y se envían
al representante de ventas solo para que sean entregadas al cliente
para efectos contables.
Notas de debito
a) La emisión de notas de debito esta directamente relacionada con el
protesto de un cheque, estas se emitirán una vez el banco devuelva el
cheque junto al respectivo comprobante (ver anexo 10).
b) Una vez emitida la nota de debito el departamento de crédito y
cobranzas hará llegar la original y la copia de la misma al
representante de ventas para que este realice la gestión de cobro con
el cliente que deberá cubrir el valor correspondiente al cheque
protestado más el valor de la comisión del banco.
c) La original de la nota de debito deberá ser firmada por el
representante de ventas que la recibe y devuelta al departamento de
crédito y cobranzas, la copia deberá ser entregada al cliente.
d) El representante de ventas es responsable de revisar los cheques
entregados por el cliente los cuales no deben tener errores en la
fecha, incongruencia entre cantidades en números y letras, tachones,
etc.
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Recibo de cobro.
a) El recibo de cobro representa un documento comercial que acredita el
pago de una responsabilidad (factura) para con la empresa. Además
es el único documento que se acepta como valido. (ver anexo 5)
b) El recibo de cobro no debe tener enmendaduras, tachones, borrones
o repisados.
c) En los casos que sea necesario anular un recibo se debe recuperar
todas las copias del mismo y entregar al departamento de crédito y
cobranzas.
d) Al momento de llenarlo este debe hacerse con letra imprenta.
e) La emisión de un recibo de cobro siempre debe ir ligada con la
recepción del dinero sea esta en efectivo o en cheque.
f) El recibo de cobro consta de un original y varias copias, las mismas
que deben ser entregadas a los respectivos destinatarios que se
encuentran detallados al pie del documento.
g) Si los espacios destinados para el detalle de las facturas no son
suficientes es necesario hacer una ampliación de recibo de cobro.
No se debe detallar valores o números fuera de los espacios
predeterminados.
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h) El recibo consta con un espacio para registro de los billetes de alta
denominación, en este espacio se deben detallar el valor y el
numero de serie del billete recibido. Su registro es opcional.
i) El manejo de este documento debe realizarse con el mayor cuidado,
en caso de perdida de uno o de todo el block de recibos de cobro de
comunicarse inmediatamente al departamento de crédito y cobranzas
para que se proceda a anular la numeración extraviada.
Se debe además documentar la pérdida entregando respaldos
escritos los mismos que reposaran en los archivos del departamento
de crédito y cobranzas.
Ampliación de recibo de cobro.
a) La emisión de una ampliación de recibo de cobro se debe realizar
cuando en un mismo recibo el cliente cancela en efectivo y con uno o
con varios cheques posfechados.
Otro caso para emitir para emitir una ampliación de recibo es cuando
los espacios destinados al registro de facturas y cheques no son
suficientes. (ver anexo 9)
b) Es necesario al igual que en el recibo llenar todos los campos
solicitados de manera clara y legible.
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c) La ampliación de recibo de cobro siempre debe llevar el numero del
recibo de cobro al que se esta afectando.
5.5.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE BODEGA (DISTRIBUCION O
ENTREGA DE PEDIDOS)
ARCHIVOS DE DOCUMENTOS.
a) La persona encargada de manejar los archivos de la bodega
(devoluciones, cambios, copias de facturas, hojas de ruta, hoja de
control de pedido, etc.) es la secretaria de bodega.
b) Si existiera alguna novedad dentro de las tareas encomendadas a ella
informara oportunamente al jefe de bodega.
CAMBIOS.
a) Toda mercadería que sea recibida para cambio ingresara a la bodega
con el respectivo documento, el cual será llenado con toda la
información necesaria. (ver anexo 7)
b) En el caso que ingresé la mercadería sin el mismo se comunicara al
jefe de bodega sobre esta novedad, el cual solicitara el mismo por
intermedio del supervisor de aquel vendedor, para dar tramite al
cambio del producto.
c) Todo documento de ingreso por cambios tiene que estar impecable
sin borrones, enmendaduras, etc.
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d) En el caso que se anulare un documento de ingreso por cambio este
será devuelto al departamento de bodega todo el juego completo
original y copias para su archivo respectivo.
e) Este documento debe tener la firma del cliente, representante de
ventas y ayudante de bodega de la Filial Guayaquil, que recibió el
mismo.
f) La mercadería será enviada a la bodega central con el respectivo
documento y empacada de manera individual cada uno de los
cambios.
g) Cuando se reciban los cambios desde la bodega central para la
entrega a los representantes de ventas para que lleven a los clientes,
se verificara que las cantidades detalladas en los documentos sea la
misma.
h) La secretaria de bodega responsable de llevar la secuencia numérica
de los documentos verificara mensualmente que los representantes
de ventas antes de solicitar una nueva numeración hallan entregado
toda la numeración anterior de estos documentos.
i) La secretaria de bodega llevara un control de la entrega de los
cambios a los clientes (ver anexo 15)
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DEVOLUCIONES.
a) Toda mercadería que sea recibida para devolución ingresará a la
bodega con el respectivo documento, el cual será llenado con toda la
información necesaria, previa la revisión del documento y la
mercadería al estar conforme se solicitará al respectivo supervisor
que firme este documento para darle trámite con el departamento de
crédito y cobranzas para la emisión de la nota de crédito.(ver anexo 6)
b) En el caso que ingresé la mercadería sin el mismo se comunicará al
jefe de bodega sobre esta novedad, el cual solicitará el mismo por
intermedio del supervisor de aquel vendedor, para dar trámite a la
devolución del producto.
c) Todo documento de ingreso por devolución tiene que estar impecable
sin borrones, enmendaduras, etc.
d) En el caso que se anulare un documento de ingreso por devolución
este será devuelto al Departamento de Bodega, todo el juego
completo original y copias para su archivo respectivo.
e) Este documento debe tener la firma del cliente, representante de
ventas y persona de bodega que recibió el mismo.
f) La mercadería será enviada a la bodega central con el respectivo
documento y empacada de manera individual cada una de las
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devoluciones.
g) La secretaria de bodega es responsable de llevar la secuencia
numérica de los documentos verificará mensualmente que los
representantes de ventas antes de solicitar una nueva numeración
hayan entregado toda la numeración anterior de estos documentos.
DOCUMENTOS DE BODEGA.
a) La custodia de los blocks de cambios y devoluciones estará bajo la
responsabilidad de la secretaria de bodega.
b) Cuando solicite algún representante de ventas los documentos antes
descritos, la persona encargada de los mismos, anota la numeración
y hará firmar la recepción de la persona que reciba.
ELABORACION DE GUIAS DE TRANSPORTADORA.
a) La Secretaria de bodega elabora las guías de transportadoras.
b) Los pedidos enviados por la transportadora deberán llevar su
respectiva guía de remisión requisito del SRI para el libre transito de
la mercadería desde su punto de origen al destinatario.
ENTREGA DE PEDIDOS.
a) Todos los pedidos que van a ser entregados tienen que ir con la
factura respectiva y la guía de remisión.
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b) Las guías de remisión tienen que ser llenadas con la información
requerida en el documento.
c) En el caso que existan pedidos al contado se llevara un recibo de
cobro juntamente con el pedido, el original del recibo se entregará al
cliente y las copias con los valores a la persona encargada del
departamento de crédito y cobranzas.
d) En cada vehículo habrá un cuaderno en el cual se detallará los
pedidos que no se entreguen y la vez el día que se lo haga, esta
información se proporcionara a la Secretaria para que elabore un
informe para la gerencia de ventas de la Filial con el conocimiento del
Jefe de bodega.
e) En el caso de algún descuento en la entrega de pedidos se informara
al responsable del departamento de crédito y cobranzas.
ENTREGA DE FACTURAS A CREDITO Y COBRANZAS.
a) Las facturas entregadas a los clientes se entregaran a cartera al día
siguiente de la entrega.
b) Cada factura llevara el sello de entregado con la respectiva fecha, las
facturas serán entregadas a crédito y cobranzas acompañadas de la
copia de la hoja de ruta de aquel día, en la cual consta en la parte
superior de la misma espacios para poner las cantidades de facturas
y la fecha de entrega de las mismas al departamento de crédito y
cobranzas. (ver anexo 13).
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c) Las personas encargadas de dar este trámite será el Jefe de bodega
o la secretaria de bodega.
HOJA DE CONTROL DE PEDIDOS.
a) Documento que viaja con los pedidos desde la bodega central, en la
cual se detallan nombres, números de factura, cantidad de cartones,
etc. Esta información debe ser verificada juntamente con la carga.
Llevará la firma de responsabilidad de la persona que revisa y el
nombre de la transportadora que trajo la carga, adicionalmente se
adjuntará la guía de la transportadora si hubiere a este documento.
(ver anexo 11).
b) La Secretaría de bodega cruzará información con este documento y la
hoja de ruta, en la hoja de control de pedidos se detallará el número
de la hoja de ruta, esto no servirá para saber cuando y quienes son
las personas que entregaron el pedido. Esta información servirá
cuando lo requiera los departamentos de ventas o de crédito y
cobranzas. (ver anexo11 y anexo 13).
HOJA DE RECEPCION DE PEDIDOS PARA ENTREGAR.
a) Todo el personal de bodega que sale a recorrido de entrega de
pedidos está en la obligación de llenar este documento de registro de
salida de los pedidos que se van a entregar a diario con la
información requerida en la misma, esto es: fecha, número de
facturas, número de cartones, zona de entrega, placa del vehículo,
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valor de la movilidad, etc.
b) Este documento será llenado con información clara y sin
enmendaduras. (ver anexo 12)
HOJA DE RUTA O RECORRIDO.
a) Este documento será llenado con la información necesaria, evitando
enmendaduras, de tal manera que lo que se ponga ahí refleje las
entregas de ese día y de las personas que estuvieron en el vehículo.
(ver anexo 13)
b) La persona encargada de llenarlo será el que vaya de ayudante, con
la información necesaria.
c) Estos documentos se llevaran en secuencia numérica, por ningún
motivo debe ser saltados.
HOJA DE CONTROL INGRESOS POR DEVOLUCIÓN.
En esta hoja la Secretaria de bodega registrará los documentos
ingresados a la bodega por concepto de devolución tomando en
cuenta la secuencia numérica que se halla entregado al representante
de ventas. (ver anexo 16)
HOJA DE CONTROL INGRESOS POR CAMBIO.
En esta hoja la Secretaria de Bodega registrará los documentos
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ingresados a la bodega por concepto de cambio tomando en cuenta la
secuencia numérica que se haya entregado al representante de
ventas. (ver anexo 17).
HOJA DE LISTADO DE DEVOLUCIONES ENVIADOS A BODEGA
CENTRAL
Esta se elabora para enviar junto a las devoluciones físicas que van a
la Bodega Central y la copia para los archivos de la bodega de la
Filial. (ver anexo 14).
HOJA DE LISTADO DE CAMBIOS ENVIADOS A BODEGA
CENTRAL
Esta se la elaborará para enviar junto a las devoluciones físicas que
van a la Bodega Central y la copia para los archivos de la bodega de
la filial. (ver anexo 15)
5.6 REGISTRO CONTABLE DE LA FILIAL GUAYAQUIL
Considerando que los pedidos que envían de Quito vienen empacados con
sus respectivas facturas, la propuesta es que se maneje una Bodega Virtual
en la Filial Guayaquil, y al momento de entregar el pedido se rebaja del
inventario de esta bodega con la factura firmada por el cliente dando su
aceptación de conformidad.
El registro contable seria de la siguiente manera:
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Plan de Cuentas
QUIMICA ARISTON Fecha:
Cuenta Descripción de la Cuenta Estado Movimiento
1 Activo Vigente No
1.01 Activo Vigente No
1.01.01 Activo Corriente Vigente No
1.01.01.01 Cajas y Bancos Vigente No
1.01.01.01.01 Caja General Vigente No
1.01.01.01.01.000002/ Reposición Vigente Si
1.01.01.01.01.000003/ Caja General Vigente Si
1.01.01.01.01.000004/ Caja Chica Vigente Si
1.01.01.01.01.000005/ Depósitos en Transito Vigente Si
1.01.01.01.02 Bancos Vigente No
1.01.01.01.02.000001/ Cta. Cte 111006228-8 Banco de Machala Vigente Si
1.01.01.01.02.000005/ Cta. Ahorro Exterior Vigente Si
1.01.01.03 Cuentas por Cobrar Vigente No
1.01.01.03.01 Cuentas por Cobrar clientes Vigente No
1.01.01.03.01.000001/ Cuentas por Cobrar clientes Vigente Si
1.01.01.03.01.000002/ Fcia. Cruz Azul Vigente Si
1.01.01.03.01.000003/ Fcia. Victoria Vigente Si
1.01.01.03.01.000007/ Fcia. Sana Sana Vigente Si
1.01.01.03.01.009999/ Varios Clientes Vigente Si
1.01.01.03.02 Cuentas por Cobrar Empleados Vigente No
1.01.01.03.02.000001/ Juan Toledo Vigente Si
1.01.01.03.02.000002/ Pedro Vera Vigente Si
1.01.01.03.02.000003/ Ctas. Por Cobrar varios Vigente Si
1.01.01.03.03 Anticipo a Empleados Vigente No
1.01.01.03.04 Anticipo a Comisiones Vigente No
1.01.01.03.05 Anticipo a Proveedores Vigente No
1.01.01.03.05.000001/ Anticipo a Proveedores Vigente Si
1.01.01.04 Impuestos Vigente Si
1.01.01.04.01 Retenciones Vigente No
1.01.01.04.01.000001/ Retención en la fuente 1% Vigente Si
1.01.01.04.01.000002/ Retención del 70% IVA Vigente Si
1.01.01.04.01.000003/ Impuesto IVA en Compra Vigente Si
1.01.01.04.01.000004/ Retención IVA 30% Vigente Si
1.01.01.04.01.000005/ Retención IVA 100% Vigente Si
1.01.01.04.01.000006/ Retención en la fuente 5% Vigente Si
1.01.01.04.01.000007/ Retención en la fuente 8% Vigente Si
1.01.01.04.01.000008/ Impuesto IVA Importaciones Vigente Si
1.01.01.05 Cheques Protestados Vigente No
1.01.01.05.05 Cheques Protestados Vigente No
1.01.01.05.05.000001/ Cheques Protestados Vigente Si
1.01.01.07 Inventarios Vigente No
1.01.01.07.01 Inventarios Vigente No
1.01.01.07.01.000001/ Inventarios Quito Vigente si
1.01.01.07.01.000002/ Inventarios Guayaquil Vigente Si
1.01.01.07.01.000003/ Gastos por Liquidar Vigente Si
1.01.01.07.01.000004/ Importación en Transito Cta. Ah. Euros Vigente Si
1.01.01.07.01.000005/ Importación Transito pedido Vigente Si
1.01.01.07.01.000006/ 1.01.01.07.01.000007/
Perdida en Inventario Productos en Proceso
Vigente Si
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1.01.02 Activo Fijo Vigente No
1.01.02.01 Muebles y Enseres Vigente No
1.01.02.01.01 Muebles y Enseres Vigente No
1.01.02.01.01.000001/ Equipo de Oficina Vigente Si
1.01.02.01.01.000002/ Equipo de Computación Vigente Si
1.01.02.04 Otros Activos Vigente No
1.01.02.04.01 Otros Activos Vigente No
1.01.02.04.01.000002/ Depreciación Acumulada Vigente Si
1.01.02.05 Equipos de Oficina Vigente No
1.01.02.05.01 Equipos de Oficina Vigente No
1.01.02.05.01.000002/ Costo Vigente Si
1.01.02.06 Vehículos Vigente No
1.01.02.06.01 Vehículos Vigente No
1.01.02.06.01.000001/ Camioneta Chevrolet Dmax Diesel Vigente Si
1.01.02.06.01.000002/ Depreciación Acumulada Vigente Si
1.01.02.11 Depreciación Acumulada Muebles y Enseres Vigente No
1.01.02.11.01 Dep.Acum. Muebles y Enseres Vigente No
1.01.02.11.01.000001/ Dep.Acum. Muebles y Enseres Vigente Si
1.01.02.12 Depreciación Acumulada Equipos de Computación
Vigente No
1.01.02.12.01 Dep. Acum. Equipos de Computación Vigente No
1.01.02.12.01.000001/ Dep. Acum. Equipos de Computación Vigente Si
1.01.02.14 Depreciación Acumulada Instalaciones Vigente No
1.01.02.14.01 Dep. Acum. Instalaciones Vigente No
1.01.02.14.01.000001/ Dep. Acum. Instalaciones Vigente Si
1.01.02.14.01.000002/ Instalaciones Vigente Si
1.01.02.50 Depreciación Acumulada Vigente No
1.01.02.50.01 Depreciación Acumulada Vigente No
1.01.02.50.01.000001/ Depreciación Acumulada Vigente Si
1.01.03 Otros Activos Vigente No
1.01.03.01 Otros Activos Vigente No
1.01.03.01.01 Otros Activos Vigente No
1.01.03.01.01.000001/ Otros Activos Vigente Si
1.01.03.01.01.000002/ Software Vigente Si
1.01.03.01.01.000003/ Cuentas en suspenso Vigente Si
1.01.03.01.01.000004/ Depósitos de Garantía Vigente Si
1.01.03.01.01.000005/ Gastos por amortizar Vigente Si
1.01.04 Activos Diferidos Vigente No
1.01.04.01 Seguros pagados por Anticipado Vigente No
1.01.04.01.01 Seguros pagados por Anticipado Vigente No
1.01.04.01.01.000001/ Seguros pagados por Anticipado Vigente Si
1.01.04.03 Imp.y Contribuciones pagados por Anticipado
Vigente No
1.01.04.03.01 Impuestos y Contribuciones Vigente No
1.01.04.03.01.000001/ Cuerpo de Bomberos Vigente Si
1.01.04.03.01.000002/ 2 por mil Universidad de Guayaquil Vigente Si
1.01.04.03.01.000003/ Contribución Súper de Compañías Vigente Si
1.01.04.03.01.000004/ Uno punto cinco por mil Vigente Si
1.01.04.03.01.000005/ Tasa de Habilitación Vigente Si
1.01.04.03.01.000006/ Patente Municipal Vigente Si
1.01.04.03.02 Contribuciones Vigente No
1.01.04.03.02.000001/ Anticipo de Impuesto a la Renta Vigente Si
1.01.04.05 Gastos de Constitución Vigente No
1.01.04.05.01 Gastos de Constitución Vigente No
1.01.04.05.01.000001/ Gastos de Constitución Vigente Si
1.01.04.05.01.000002/ Gastos de Investigación y Desarrollo Vigente Si
82
1.01.04.05.03 Amortización Vigente No
1.01.04.05.03.000001/ Amortización de Gastos de Constitución Vigente Si
1.01.04.05.03.000002/ Amort.de Gastos de Investig. y desarrollo Vigente Si
2 Pasivo Vigente No
2.01 Pasivo Vigente No
2.01.01 Pasivo Corriente Vigente No
2.01.01.01 Cuentas por Pagar Vigente No
2.01.01.01.01 Proveedores Vigente No
2.01.01.01.01.000001/ Laboratorio Holanda Vigente Si
2.01.01.01.01.000002/ Codrigna Vigente Si
2.01.01.01.01.000999/ Notas de Crédito Clientes Vigente Si
2.01.01.01.02 Impuesto por pagar Vigente No
2.01.01.01.02.000001/ Retención 1% compras Vigente Si
2.01.01.01.02.000004/ Retención 8% Vigente Si
2.01.01.01.02.000006/ Retención 5% Intereses Vigente Si
2.01.01.01.02.000007/ Retención 100% IVA Vigente Si
2.01.01.01.02.000008/ Retención 70% IVA Vigente Si
2.01.01.01.02.000009/ Retención 30% IVA Vigente Si
2.01.01.01.02.000010/ Impuesto a la renta Persona natural Vigente Si
2.01.01.01.02.000011/ Impuesto a la renta compañía Vigente Si
2.01.01.01.02.000012/ IVA cobrado Vigente Si
2.01.01.01.02.000013/ IVA y retenciones en fuente Vigente Si
2.01.01.01.02.000014/ Impuestos de IVA/fuente Vigente Si
2.01.01.01.03 Remuneraciones y Beneficios por pagar Vigente No
2.01.01.01.03.000001/ Sueldos Vigente Si
2.01.01.01.03.000002/ Vacaciones Vigente Si
2.01.01.01.03.000003/ Décimo tercer sueldo Vigente Si
2.01.01.01.03.000004/ Décimo cuarto sueldo Vigente Si
2.01.01.01.03.000005/ 15% Utilidades de los Trabajadores Vigente Si
2.01.01.01.04 IESS por pagar Vigente No
2.01.01.01.04.000001/ 20.5% Aporte personal y patronal Vigente Si
2.01.01.01.04.000002/ 12.15% Aporte del patrono Vigente Si
2.01.01.01.04.000003/ Fondo de Reserva Vigente Si
2.01.01.01.04.000004/ Seguros Unidos Vigente Si
2.01.01.01.05 otras Cuentas por pagar Vigente No
2.01.01.01.05.000001/ Accionista 1 Vigente Si
2.01.01.01.05.000002/ Anticipo de clientes Vigente Si
2.02 Pasivo a largo plazo Vigente No
2.02.01 Accionistas Vigente No
2.02.01.01 Accionistas Vigente No
2.02.01.01.01 Accionistas Vigente No
2.02.01.01.01.000001/ Ernesto Muller Vigente Si
2.02.01.01.01.000002/ Sofía Klauss Vigente Si
2.02.02 Documentos por pagar Vigente No
2.02.02.01 Documentos por pagar Vigente No
2.02.02.01.01 Documentos por pagar Vigente No
2.02.02.01.01.000003/ Préstamo Banco de Machala Vigente Si
3 Patrimonio Vigente No
3.01 Patrimonio Vigente No
3.01.01 Patrimonio Vigente No
3.01.01.01 Capital Vigente No
3.01.01.01.01 Capital Social Vigente No
3.01.01.01.01.000001/ Capital Social Vigente Si
3.01.01.01.01.000002/ Ernesto Muller Vigente Si
3.01.01.01.01.000003/ Sofía Klauss Vigente Si
83
3.01.01.01.02 Aportes Vigente No
3.01.01.01.02.000001/ Aportes Futuro Aumento de Capital Vigente Si
3.01.01.02 Reservas Vigente No
3.01.01.02.01 Reservas Vigente No
3.01.01.02.01.000001/ Reserva Legal Vigente Si
3.01.01.02.01.000002/ Reserva Facultativa Vigente Si
3.01.01.02.01.000003/ Reserva Especial Vigente Si
3.01.01.03 Resultados Vigente No
3.01.01.03.01 Utilidad ejercicios Anteriores Vigente No
3.01.01.03.01.000001/ Utilidad ejercicios Anteriores Vigente Si
3.01.01.04 Cierre de resultado Vigente No
3.01.01.04.01 Cierre cuentas de resultado Vigente No
3.01.01.04.01.000001/ Cierre cuentas de resultado Vigente Si
3.99 Utilidad Vigente No
3.99.99 Utilidad Vigente No
3.99.99.99 Utilidad Vigente No
3.99.99.99.99 Utilidad Vigente No
3.99.99.99.99.999999/ Utilidad Vigente Si
4 Ingresos Vigente No
4.01 Ingresos Vigente No
4.01.01 Ventas Vigente No
4.01.01.01 Ventas Vigente No
4.01.01.01.01 Ventas mercadería Vigente No
4.01.01.01.01.000001/ Ventas mercadería (productos) Vigente Si
4.02 Otro intereses financieros Vigente No
4.02.01 Intereses Cobrados Vigente No
4.02.01.01 Intereses Cobrados Vigente No
4.02.01.01.01 Intereses Cobrados Vigente No
4.02.01.01.01.000001/ Intereses Cobrados Vigente Si
4.02.02 Intereses Ganados Vigente No
4.02.02.01 Intereses Ganados Vigente No
4.02.02.01.01 Intereses Ganados Vigente No
4.02.02.01.01.000001/ Intereses Ganados Vigente Si
4.03 Otros ingresos Vigente No
4.03.01 Otros ingresos ganados Vigente No
4.03.01.01 Otros ingresos ganados Vigente No
4.03.01.01.01 Otros ingresos ganados Vigente No
4.03.01.01.01.000001/ Otros ingresos ganados Vigente Si
5 Costos y gastos Vigente No
5.01 Costos Vigente No
5.01.01 Costos Vigente No
4.01.01.01 Costos Vigente No
4.01.01.01.01 Costos Vigente No
4.01.01.01.01.000001/ Costos Vigente Si
5.02 Egresos Vigente No
5.02.01 Gastos de Administración Vigente No
5.02.01.01 Sueldos y salarios Vigente No
5.02.01.01.01 Sueldos Vigente No
5.02.01.01.01.000001/ Sueldos departamento administrativo Vigente Si
5.02.01.01.01.000002/ Otros gastos administrativos Vigente Si
84
5.02.01.01.01.000003/ Servicios prestados Vigente Si
5.02.01.01.02 Anticipo personal administrativo Vigente No
5.02.01.01.03 Alimentación personal administrativo Vigente No
5.02.01.01.03.000001/ Alimentación personal administrativo Vigente Si
5.02.01.01.04 Transportación dep. Administrativo Vigente No
5.02.01.01.04.000001/ Transportación dep. Administrativo Vigente Si
5.02.01.01.05 Medicina dep. administrativo Vigente No
5.02.01.01.05.000001/ Medicina dep. administrativo Vigente Si
5.02.01.02 Beneficios sociales Vigente No
5.02.01.02.01 Decimos Vigente No
5.02.01.02.01.000001/ Décimo tercer sueldo Vigente Si
5.02.01.02.01.000002/ Décimo cuarto sueldo Vigente Si
5.02.01.02.02 Vacaciones Vigente No
5.02.01.02.02.000001/ Vacaciones Vigente Si
5.02.01.02.03 Componente salarial Vigente No
5.02.01.02.03.000001/ Componente salarial Vigente Si
5.02.01.02.04 Aportes Vigente No
5.02.01.02.04.000001/ Aporte patronal 12.15% Vigente Si
5.02.01.02.05 Fondos de reserva Vigente No
5.02.01.02.05.000001/ Fondos de reserva Vigente Si
5.02.01.02.06 Liquidación Beneficios Vigente No
5.02.01.02.06.000001/ Liquidación Beneficios Vigente Si
5.02.01.03 Gastos de servicios Vigente No
5.02.01.03.01 Gastos de servicios Vigente No
5.02.01.03.01.000001/ Agua Vigente Si
5.02.01.03.01.000002/ Luz Vigente Si
5.02.01.03.01.000003/ Comunicaciones Vigente Si
5.02.01.03.01.000004/ Honorario de contadora Vigente Si
5.02.01.03.01.000005/ Consumo de celular Vigente Si
5.02.01.03.01.000006/ Mantenimiento de equipo de oficina Vigente Si
5.02.01.03.01.000007/ Internet Vigente Si
5.02.01.03.01.000008/ Transporte Marítimo Vigente Si
5.02.01.03.01.000009/ Sistemas Vigente Si
5.02.01.03.01.0000010/ 10% en servicios Vigente Si
5.02.01.03.01.0000011/ Guardianía Vigente Si
5.02.01.03.01.0000012/ Combustible Vigente Si
5.02.01.03.01.0000013/ Mantenimiento de línea telefónica Vigente Si
5.02.01.03.01.0000014/ Mantenimiento de equipos de comp. Vigente Si
5.02.01.03.02 Gastos de importación Vigente No
5.02.01.03.01.000001/ Transporte marítimo Vigente Si
5.02.01.03.01.000002/ Seguros Vigente Si
5.02.01.03.01.000003/ Verificadora Vigente Si
5.02.01.03.01.000004/ Honorarios de agente de aduana Vigente Si
5.02.01.03.01.000005/ Almacenaje y aforo Vigente Si
5.02.01.03.01.000006/ Otros gastos Vigente Si
5.02.01.03.01.000007/ Importación en transito Vigente Si
5.02.01.03.01.000008/ CAE Vigente Si
5.02.01.04 Papelería y útiles Vigente No
5.02.01.04.01 Papelería y útiles e higiene Vigente No
85
5.02.01.04.01.000001/ Papelería y útiles Vigente Si
5.02.01.04.01.000002/ Higiene y limpieza Vigente Si
5.02.01.04.01.000003/ Copias Vigente Si
5.02.01.04.01.000004/ Servicios de imprenta Vigente Si
5.02.01.05 Arriendos Vigente No
5.02.01.05.01 Arriendos Vigente No
5.02.01.05.01.000001/ Arriendos Vigente Si
5.02.01.05.01.000002/ Permisos patentes y otros Vigente Si
5.02.01.06 Gastos de prestamos Vigente No
5.02.01.06.01 Prestamos Vigente No
5.02.01.06.01.000002/ Sofía Klauss Vigente Si
5.02.01.07 Otros gastos Vigente No
5.02.01.07.01 Otros gastos Vigente No
5.02.01.07.01.000001/ Extintor Vigente Si
5.02.02 Gastos financieros Vigente No
5.02.02.01 Gastos financieros Vigente No
5.02.02.01.01 Bancos Vigente No
5.02.02.01.01.000001/ Mantenimiento de cuentas Vigente Si
5.02.02.01.01.000002/ Chequera y otros gastos Vigente Si
5.02.02.01.01.000003/ Comisiones a terceros Vigente Si
5.02.02.01.01.000004/ Comisión Vigente Si
5.02.03 Gastos de ventas Vigente No
5.02.03.01 Gastos de ventas Vigente No
5.02.03.01.01 Gastos de ventas Vigente No
5.02.03.01.01.000001/ Compra de repuestos Vigente Si
5.02.03.01.01.000002/ Otros gastos Vigente Si
5.02.03.01.01.000003/ Flete Vigente Si
5.02.03.01.01.000004/ Comisión tarjeta de crédito Vigente Si
5.02.03.01.01.000005/ Almuerzo y movilización/ventas Vigente Si
5.02.03.01.01.000006/ Registro de marca cámara industrias Vigente Si
5.02.03.01.01.000007/ IVA en gastos 12% Vigente Si
5.02.03.01.01.000008/ Pos Datafast Vigente Si
5.02.03.01.01.000009/ Perdida de Inventario Vigente Si
TOTAL DE CUENTAS: 289
86
ALGUNOS REGISTROS CONTABLES MODELOS
QUIMICA ARISTON
ESTADO DE CUENTA
Emisión: 02/01/2009 Al:
201101
CUENTA DESCRIPCION
Fecha de
Movimiento
#
Diario Glosa
Saldo
Ant Débitos Créditos
Saldo
Act
101010701000001
INVENTARIO QUITO
2-Ene-2009 4
INGRESO A BODEGA PRODUCTOS
TERMINADOS N. 501 $20,478.0 $20,478.00
Productos OTC
Productos Genéricos
5
TRANSFERENCIA DE INVENTARIO
BODEGA QUITO A BODEGA
GUAYAQUIL 1,518.78 18,959.22
TOTALES 20,478.00 1,518.78 18,959.22
87
QUIMICA ARISTON
COMPROBANTE DE INGRESO A BODEGA PRODUCTOS TERMINADOS N. 0501
Bodega 1 I QUITO 02/01/2009 11:06:01
CÓDIGO DESCRIPCION UNIDADES COSTO TOTAL
MG-011 PARACETAMOL GOTAS PEDRIATICAS 900 0.33 297.00
GM-012 6-COPIN GOTAS 300 1.67 501.00
GM-002 AVIR COMPRIMIDOS X 2 2,000 0.60 1,200.00
GM-001 PARACETAMOL 120MG/5ML JARABE 1,000 0.60 600.00
GM-007 ALZATEN GOTAS 1,700 1.11 1,887.00
GM-006 AMEVAN 500MG TABLETAS X 30 200 3.00 600.00
GM-005 MICOSIN CREMA 2% 2,000 1.00 2,000.00
GM-003 COMPLEJO B GRAGEAS X 30 2,600 0.77 2,002.00
GM-004 CEVIT GOTAS 1,500 1.93 2,895.00
GM-009 CIFLEX 500 MG COMPRIMIDOSX 10 1,200 3.33 3,996.00
GM-0010 ALERGIN 10 MG. COMPRIMIDOSX10 900 5.00 4,500.00
SUBTOTAL 20,478.00
NETO 20,478.00
DIARIO CONTABLE No. 4
DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA CUENTAS DEBITO CREDITO
INVENTARIOS QUITO 101010701000002 20,478.00
PRODUCTO OTC
PRODUCTO GENERICO
PRODUCTOS EN PROCESO 101010701000007 20.478.00
20,478.00
20.478.00
88
QUIMICA ARISTON Emisión: 02/01/2009
INVENTARIO GENERAL DE ITEMS
1 I QUITO
Código Descripción Cantidad Unitario Costo total
MEDICINAS
MG-011 PARACETAMOL GOTAS PEDRIATICAS 900 0.33 297.00
GM-012 6-COPIN GOTAS 300 1.67 501.00
GM-002 AVIR COMPRIMIDOS X 2 2,000 0.60 1,200.00
GM-001 PARACETAMOL 120MG/5ML JARABE 1,000 0.60 600.00
GM-007 ALZATEN GOTAS 1,700 1.11 1,887.00
GM-006 AMEVAN 500MG TABLETAS X 30 200 3.00 600.00
GM-005 MICOSIN CREMA 2% 2,000 1.00 2,000.00
GM-003 COMPLEJO B GRAGEAS X 30 2,600 0.77 2,002.00
GM-004 CEVIT GOTAS 1,500 1.93 2,895.00
GM-009 CIFLEX 500 MG COMPRIMIDOS X 10 1,200 3.33 3,996.00
GM-0010 ALERGIN 10 MG. COMPRIMIDOSX10 900 5.00 4,500.00
Total Grupo $ 20.478.00
Total Inventario $ 20.478.00
89
QUIMICA ARISTON Transferencia Interna No. 225
ALBORADA AV. AGUSTIN FREIRE Fecha: Lunes, 2 de Enero de 2009
2274753 R.U.C. 0992459611001
Desde QUITO Hacia GUAYAQUIL
Egreso por Transferencia # 96 Ingreso por Transferencia # 96
Item Descripción Cantidad
GM-001 PARACETAMOL 120MG/5ML JARABE 200.00
GM-0010 ALERGIN 10MG. COMPRIMIDOS X 10 120.00
GM-004 CEVIT GOTAS 300.00
GM-007 ALZATEN GOTAS 198.00
Retirado por Autorizado por
02/01/2009
90
QUIMICA ARISTON Emisión: 2/1/2009
INVENTARIO GENERAL DE ITEMS
1 QUITO
Código Descripción Cantidad Unitario Costo Total
MG-011 PARACETAMOL GOTAS PEDRIATICAS 900.00 0.33 297.00
GM-012 6-COPIN GOTAS 300.00 1.67 501.00
GM-002 AVIR COMPRIMIDOS X 2 2.000.00 0.60 1,200.00
GM-001 PARACETAMOL 120MG/5ML JARABE 800.00 0.60 480.00
GM-007 ALZATEN GOTAS 1.502.00 1.11 1,667.22
GM-006 AMEVAN 500MG. COMPRIMIDOS X 30 200.00 3.00 600.00
GM-005 MICOSIN CREMA 2% 2.000.00 1.00 2,000.00
GM-003 COMPLEJO B GRAGEAS X 20 2.600.00 0.77 2,002.00
GM-004 CEVIT GOTAS 1.200.00 1.93 2,316.00
GM-009 CIFLEX 500MG. COMPRIMIDOS X 10 1.200.00 3.33 3,996.00
GM-0010 ALERGIN 10 MG. COMPRIMIDOS X 10 780.00 5.00 3.900.00
Total grupo 18,959.22
Total Inventario 18,959.22
91
QUIMICA ARISTON
Diario Contable
Comprobante N.: 5 Oficina: 1 Mayorizado: Si
Fecha Comp.: 2/1/2009 Tipo Comp.: DIARIO Cuadrado: Si
Descripción: Transferencia de Inventario Quito a Guayaquil Reversado: No
Cuenta Descripción
Cuenta Detalle Debito Crédito Dcto.
101010701000002
Inventario
Guayaquil
Transferencia de inventario
Bodega Quito a Bodega
Guayaquil 1,518.78 225
101010701000001
Inventario
Quito
Transferencia de inventario
Bodega Quito a Bodega
Guayaquil 1,518.78 225
Total Asientos: 2
Total Débito: $ 1,518.78
Total Crédito: $ 1,518.78
92
QUIMICA ARISTON Emisión: 2/1/2009
INVENTARIO GENERAL DE ITEMS
1 GUAYAQUIL
Código Descripción Cantidad Unitario Costo Total
MG-011 PARACETAMOL GOTAS PEDRIATICAS 0.00 0.33 0.00
GM-012 6-COPIN GOTAS 0.00 1.67 0.00
GM-002 AVIR COMPRIMIDOS X 2 0.00 0.60 0.00
GM-001 PARACETAMOL 120MG/5ML JARABE 200.00 0.60 120.00
GM-007 ALZATEN GOTAS 198.00 1.11 219.78
GM-006 AMEVAN 500MG. COMPRIMIDOS X 30 0.00 3.00 0.00
GM-005 MICOSIN CREMA 2% 0.00 1.00 0.00
GM-003 COMPLEJO B GRAGEAS X 20 0.00 0.77 0.00
GM-004 CEVIT GOTAS 300.00 1.93 579.00
GM-009 CIFLEX 500MG. COMPRIMIDOS X 10 0.00 3.33 0.00
GM-0010 ALERGIN 10 MG. COMPRIMIDOS X 10 120.00 5.00 600.00
Total grupo 1,518.78
Total Inventario 1,518.78
93
QUIMICA ARISTON
ESTADO DE CUENTA
Emisión 2/1/2009 Al: 201101
Cuenta Fecha
Movimiento
N.
Diario Descripción Glosa
Saldo
Anterior Debito Créditos
Saldo
Actual
101010701000002 2/1/2009 6
Transferencia de inventario
Bodega Quito a Bodega
Guayaquil 1,518.78 1,518.78
Totales 1,518.78 1,518.78
94
QUIMICA ARISTON Emisión: 2/1/2009
INVENTARIO GENERAL DE ITEMS
1 GUAYAQUIL
Código Descripción Cantidad Unitario Costo Total
MG-011 PARACETAMOL GOTAS PEDRIATICAS 0.00 0.0000 0.00
GM-012 6-COPIN GOTAS 0.00 0.0000 0.00
GM-002 AVIR COMPRIMIDOS X 2 0.00 0.0000 0.00
GM-001 PARACETAMOL 120MG/5ML JARABE 0.00 0.0000 0.00
GM-007 ALZATEN GOTAS 0.00 0.0000 0.00
GM-006 AMEVAN 500MG. COMPRIMIDOS X 30 0.00 0.0000 0.00
GM-005 MICOSIN CREMA 2% 0.00 0.0000 0.00
GM-003 COMPLEJO B GRAGEAS X 20 0.00 0.0000 0.00
GM-004 CEVIT GOTAS 0.00 0.0000 0.00
GM-009 CIFLEX 500MG. COMPRIMIDOS X 10 0.00 0.0000 0.00
GM-0010 ALERGIN 10 MG. COMPRIMIDOS X 10 0.00 0.0000 0.00
Total grupo 0.00
Total Inventario 0.00
95
5.7 CONTRASTACION Y VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS DE LA
INVESTIGACIÓN.
El proceso de la contratación y verificación de la hipótesis de trabajo se
llevó a cabo en función de los tres objetivos propuestos.
Para el efecto se ha establecido la respectiva matriz de consistencia que ha
permitido llevar a cabo el modelo de investigación por objetivos, que ha
consistido en partir del objetivo general de la investigación, que ha sido
contrastado con los objetivos específicos y ha llevado a determinar las
conclusiones parciales del trabajo de la investigación , para luego derivar en
la conclusión final, la misma que ha resultado totalmente concordante con la
hipótesis planteada por la investigación, lo que llevó a aceptar esta hipótesis.
En el proceso de la consecución de los objetivos específicos propuestos al
inicio de la investigación, en los cuales se analizó e interpretó las variables
en el contexto de la realidad, con la finalidad de obtener conclusiones que
han permitido verificar, contrastar los objetivos, hipótesis y conclusiones.
Luego empleando criterios de calificación, el resultado final que entre la
hipótesis y las conclusiones hay una total relación, la hipótesis tiene una
total consistencia y veracidad luego de la aplicación del proceso de
investigación.
96
5.8 PROPUESTA DE APLICACIÓN DE UN REGLAMENTO DE CONTROL
INTERNO Y REGISTRO CONTABLE PARA EL PROCESO DE
DISTRIBUCIÓN DE LOS PEDIDOS DE CLIENTES DE LA EMPRESA
LABORATORIO FARMACÉUTICO QUIMICA ARISTÓN FILIAL
GUAYAQUIL.
Luego de los resultados obtenidos se ha probado que hay deficiencias en el
control interno del proceso de distribución, por tanto lo que conviene es
establecer los lineamientos generales para la aplicación de un reglamento de
control interno y registro contable para el proceso de distribución de los
pedidos de clientes de la empresa.
El paso más importante en el establecimiento de un nuevo sistema de
control interno, es la aplicación de las normas más convenientes de la
ejecución del proceso, como de la gestión en general.
De acuerdo con informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of
Treadway Comision) los controles internos se implementan para detectar, en
el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de
rentabilidad establecidos por la entidad y de limitar las sorpresas.
Dichos controles permiten hacer frente a la rápida evolución del entorno
económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades
cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el
crecimiento futuro.
97
Los controles internos fomentan la eficacia, reducen el riesgo de perdida del
valor de los activos, garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el
cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
Debido a que los controles internos son útiles para la consecución de
muchos objetivos importantes, cada vez es mayor la exigencia de disponer
de mejores sistemas de control interno y de informes sobre los mismos.
El control interno es considerado cada vez como una solución a numerosos
problemas potenciales.
El control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la situación del
proceso en un momento dado.
98
CAPITULO VI
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
6.1 CONCLUSIONES
El estudio de investigación realizado determinó las existencias de
deficiencias del sistema de control interno en el proceso de distribución de
pedidos.
Las pautas básicas para una sana administración se concretan en
efectividad, eficiencia y economía de la gestión.
La aplicación de acciones de control interno en forma previa, concurrente y
posterior, van a permitir realizar los ajustes al proceso de distribución, lo que
va a concretarse en la mejora de la gestión y el alcance de los objetivos de
la empresa.
La evaluación de los documentos y otras fuentes evidénciales van a facilitar
la obtención de información fidedigna del proceso de distribución,
concretándose en la optimización, beneficio de la empresa y de los clientes.
Se estableció en esta investigación que no existe comunicación de parte de
la Bodega Central, para el mejor desarrollo del trabajo a ejecutar por parte
de la Bodega Filial Guayaquil, a pesar que existe correos internos, estos no
son usados adecuadamente por los diferentes usuarios, con esto se pierde
eficacia y eficiencia en la toma de decisiones.
99
El sistema actual no garantiza la información, al carecer de un Manual de
Políticas y Procedimientos, no se puede captar los eventos que se dan en la
distribución de los pedidos para ser medidos en términos reales desde que
el visitador médico o vendedor empieza su trabajo al entrevistarse con el
cliente.
Durante el tiempo que se investigó, se encontró que no había un
seguimiento eficaz en los documentos entregados al grupo de los visitadores
médicos o vendedores en relación a las devoluciones de mercaderías y
cambios de mercadería.
6.2 RECOMENDACIONES
Si bien es cierto que un sistema de control interno por más eficiente que sea,
no es garantía de una buena gestión, sin embargo, un sistema de control
interno deficiente no es facilitador para el desarrollo del proceso de
distribución, se recomienda la implementación de un sistema de control
interno y registro contable, cuyo sistema deba organizarse y llevarse a cabo
en sinergia con los objetivos, misión y visión de la empresa.
Es necesaria la contratación de un auditor que se encargue en crear e
implementar un nuevo control interno para superar las deficiencias
existentes y esto se logrará si se cuenta con organización, personal,
procesos y procedimientos de trabajos adecuados.
100
El objetivo de este trabajo es ayudar a los miembros de una empresa en el
cumplimiento efectivo de sus responsabilidades, parte del componente del
seguimiento del control interno. Siendo de interés para todos los que forman
la bodega de la Filial Guayaquil, esto servirá para que analicen la parte que
les corresponde y tomar las medidas pertinentes para acometer las tareas
que le competen, esto permitirá desarrollar el trabajo en conjunto y las
valoraciones integrales que garantizan una dirección eficaz.
Adicionalmente incluir los modelos de documentos sugeridos desde el anexo
18 al 25
BIBLIOGRAFIA
Como material de referencia para el trabajo a desarrollar utilizaremos libros,
investigaciones, etc. Tales como:
Coopers & Librand.- Los nuevos conceptos del control interno.
Informe COSO publicación 1997.
Francesc Robustac.- Logística del transporte publicación 2005.
F. Barraza & M. Gómez.- Aproximación a un concepto de contabilidad
publicación 2005.
R. Alonso, A. Serrano & S. Alarcón.- La logística en la empresa
agroalimenticia publicación 1999.
Irwin McGraw-Hill- Auditoria un enfoque integral publicado 2000
Jesús María Bermúdez- Control, Auditoria y Revisión fiscal publicado
2000.
Abraham Perdomo Moreno- Fundamentos de control interno 9na.
Edición publicado 2004.
Juan María Madariaga Gorocica- Manual práctico de Auditoria
publicado 2004.
Samuel Mantilla, Sandra Yolima- Auditoria del control interno
publicado 2005.
Ignacio Soret Los Santos- Logistica y marketing para la distribución
comercial publicado 2006.
ANEXOS
ANEXO 1
QUIMICA ARISTON CLTDA.
NOTA DE PEDIDO No. 00000
Código.......................
Nombre del cliente.......................................................................................
Ciudad.....................................Provincia.....................................................
Dirección...................................Teléfono.....................................................
Referencia Nombre del producto Cantidad
Cliente Rep. de ventas
ANEXO 2
QUIMICA ARISTON C.LTDA.
ITINERARIO DE VIAJE
Repr. De ventas:________________ Código:_________
Zona: _________________ Ciudad:_________
Hotel: _________________ Teléfono:________
Dirección: _________________________________
FECHA
EN GIRA
DE A
Observaciones______________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
____________________
Firma del Rep. de ventas
ANEXO 3
QUIMICA ARISTON C.LTDA.
REPORTE DE VENTAS DIARIOS
NOMBRE DE VENDEDOR:
PEDIDO No. FARMACIA CIUDAD VALOR FECHA
ANEXO 4
QUIMICA ARISTON C. LTDA.
REPORTE DE COBROS DIARIOS
NOMBRE DE VENDEDOR:
FACTURA No. FARMACIA RECIBO No. CIUDAD VALOR FECHA
ANEXO 5
RECIBO DE COBRO
QUIMICA ARISTON C. LTDA.
Recibo 00000
Código:___________________________ Por: $
Cliente.___________________________ Fecha:__________________
Ciudad:___________________________ Visitador:________________
Son:______________________________
Factura Valor % Val. Dscto. Nota de crédito Neto
Total
Abono Efectivo
Saldo
Banco Cuenta Cheque Fecha Valor
Representante Cliente
ANEXO 6
QUIMICA ARISTON C. Ltda.
INGRESO POR DEVOLUCIONES No. 00000
Código.................................................
Fecha............................
..
Nombre de Cliente............................................................................................
Ciudad...........................................Provincia.....................................................
Descontar en Factura...........................
Hacer N/C
Si........No.........
..........Devoluciones de Mercadería por vencimiento.............................................
..........Devolución parcial..................................................................................
..........Devolución total.....................................................................................
..........Otros.....................................................................................................
CODIGO CANTIDAD NOMBRE DEL PRODUCTO VALOR CADUCA
Visitador Cliente Bodega Crédito
ANEXO 7
QUIMICA ARISTON C.Ltda.
INGRESO POR CAMBIOS No. 00000
Código................................................. Fecha..............................
Nombre de Cliente........................................................................
Ciudad...............................Provincia.............................................
CODIGO CANTIDAD NOMBRE DEL PRODUCTO VALOR CADUCA
Visitador Cliente Bodega Crédito
ANEXO 8
QUIMICA ARISTON C.LTDA.
SOLICITUD DE CREDITO
..........Cliente nuevo ........Actualización de datos Lugar y fecha de emisión:
1.-DATOS DEL CLIENTE
Razón social: Propietario:
Ruc: C.I:
Dirección: Ciudad:
Sector: Referencia
Teléfonos:
Local: Propio Arrendado Tiempo de funcionamiento
Crédito solicitado: Plazo solicitado:
Estado civil:
Nombre del cónyuge: C.I:
Dirección Domicilio: Teléfono domicilio:
Domicilio: propio Arrendado Tiempo de residencia
Trabajo cónyuge: Tiempo de servicio:
Nombre de vendedor: Código:
2.-DETALLES DE PROPIEDADES
Bienes inmuebles Dirección Avaluó
Vehículos Marca Placa Avaluó
3.-REFERENCIAS COMERCIALES
Empresa Teléfono Fecha apertura Promedio y saldos
Cheques protestados
Calificación y comentarios Informante Verificado por
4.-REFERENCIAS BANCARIAS
Banco No. Cuenta Fecha apertura Promedio y saldos
Cheques protestados
Calificación y comentarios Informante Verificado por
5.-REFERENCIAS PERSONALES
Nombre Parentesco Dirección Teléfono
6.-AUTORIZACION PARA SOLICITUD DE INFORMACION
Autorizo a QUIMICA ARISTON para que obtenga de cualquier fuente de información mis
referencias personales sobre mi comportamiento crediticio, manejos de mis cuentas
Corrientes, de ahorro, tarjetas de crédito, etc. Y en general al cumplimiento de mis
Obligaciones y demás activos, pasivos y datos personales.
_________________
FIRMA DEL CLIENTE
7.-EVALUACION (Espacio para uso exclusivo del Departamento de Crédito y Cobranzas)
Fecha: Resultado: Aprobada:
Comentario: Negada :
Monto aprobado:
Plazo aprobado: (días)
________________________________
Departamento de Crédito y Cobranzas
ANEXO 9
QUIMICA ARISTON CLTDA.
AMPLIACION DE RECIBO DE COBRO
FECHA............................ CODIGO.......................... VISITADOR......................
CLIENTE..........................................................................................................
ZONA..............................................................................................................
RECIBO No..................... FACTURA No................... VALOR............................
DETALLE........................................................................................................
LUGAR DE DEPOSITO.....................................................................................
ANEXO 10
QUIMICA ARISTON
NOTA DE DEBITO No. 00000
QUITO,.......................................................
CODIGO CLIENTE....................................... FACTURA No...................................
SR.(ES)...................................................... CIUDAD...........................................
VALORES QUE DEBITAMOS DE SU CUENTA POR PROTESTO............................
...........................................................................................................................
BANCO CHEQUE No. CTA.CTE. MOTIVO
....................... ..................................... ............................... ..................
VALOR....................................................... GASTOS PROSTESTOS...................
VISITADOR TOTAL..............................................
ANEXO 11
BODEGA DE PRODUCTO TERMINADO
PAG:
FECHA: No. 000
CONTROL DE PEDIDOS ENVIADOS A GUAYAQUIL
No Nombre del cliente Ciudad Factura Pqtes Empresa Guía Observaciones
Supervisor de bodegas:
Despachado por:
Recibido por:
Guía:
Fecha:
ANEXO 12
RECEPCION DE PEDIDOS DIARIOS PARA ENTREGAR
N. 000-00
FECHA N# DE FACTURAS
N# DE
CARTONES
ZONA
N# DE HOJA DE
RUTA
PLACA
VEHICULO
H/SALIDA. MOVILIDAD
RECIBI CONFORME RECIBI CONFORME
CHOFER AYUDANTE
ANEXO 13
FACTURAS.................................... A CARTERA............................................
QUIMICA ARISTON Ecuador Cía. Ltda.
HOJA DE RECORRIDO DIARIO - GUAYAQUIL
No. 000 00
Hora de Entrada:................. Fecha: …………………….......………
Hora de Salida:................... Kilometraje de Entrada:……………
Chofer:................................ Vehículo:.............................................
Ayudante:............................. Kilometraje de Salida:........................
No. NOMBRE DE LA FARMACIA No. FACT.
No. PAQ.
DIRECION HORA
ENTRADA
SALIDA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
TOTAL PAQUETES: TRABAJO HASTA:
OBSERVACIONES: TRABAJO HASTA:
JEFE DE BODEGA GUAYAQUIL SUPER V. BODEGA JEFE DE PERSONAL
ANEXO 14
QUIMICA ARISTON CLTDA. (PARA ARCHIVOS)
No. CODIGO DEL
VENDEDOR
CLIENTE CIUDAD DEVOLUCION Nº CARTON
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
00/0/00
Atentamente,
Jefe de Bodega Guayaquil
ANEXO 15
QUIMICA ARISTON ECUADOR Cía. Ltda.
No. CODIGO DEL
VENDEDOR
CLIENTE CIUDAD CAMBIO Nº CARTON
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
00/0/00
Atentamente,
Jefe de Bodega Guayaquil
ANEXO 16
QUIMICA ARISTON ECUADOR Cía. Ltda.
HOJA ELECTRONICA DE CONTROL DE NOTAS DE DEVOLUCIONES
VENDEDOR:
CÓDIGO:
INGRESOS POR DEVOLUCION (NOTAS DE CRÉDITO - 2009)
CÓDIGO
DEL
CLIENTE
NOMBRE DEL CLIENTE CIUDAD
N# DE
DOCUMENTO
INGRESO POR
DEVOLUCION
EMITIR NOTA
DE CRÉDITO
A FACTURA
FECHA DE
RETIRO DEL
VENDEDOR
FECHA DE ENVIO
DEVOLUCION A
QUITO
OBSERVACIÓN
ANEXO 17
QUIMICA ARISTON ECUADOR Cía. Ltda.
HOJA ELECTRONICA DE CONTROL DE NOTAS DE CAMBIOS
VENDEDOR: ZONA:
CÓDIGO:
LISTA DE INGRESO POR CAMBIOS - AÑO 2009
CÓDIGO DEL
CLIENTE NOMBRE DEL CLIENTE CIUDAD
No. INGRESO
POR CAMBIO
FECHA DE
RETIRO AL
CLIENTE
FECHA DE
ENVIO A
QUITO
FECHA DE ENTREGA
DE LOS CAMBIOS
(BODEGA - VISITADOR)
FECHA DE
ENTREGA AL
CLIENTE
FIRMA DE RESPONSABILIDAD
DEL CLIENTE
ENTREGÓ COMPROBANTE
DE ENTREGA DE
PRODUCTOS ORIGINALES A
BODEGA
ANEXO 18
QUIMICA ARISTON ECUADOR Cía. Ltda.
Sr.(a).
Guayaquil,.... de........del......
Estimado Sr. (a).
Me dirijo a usted para poner en conocimiento que la nota de crédito
N........, por el valor de $......... será aplicada para la debida deducción en la
factura N.........
Favor devolver esta carta firmada por usted dando a conocer su aceptación,
a nuestro representante de ventas.
Sin más propósitos que tratar, se despide atentamente.
Jefe de Crédito & Cobranzas Sr. (a)........................................
ANEXO 19
QUIMICA ARISTON C.LTDA.
No.0000
ITINERARIO DE VIAJE
Repr. De ventas:________________ Código:_________
Zona: _________________ Ciudad:_________
Hotel: _________________ Teléfono:________
Dirección: _________________________________
FECHA
EN GIRA
DE A
Observaciones___________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_________________ ____________________
Firma del Supervisor Firma del Rep. de ventas
ANEXO 20
QUIMICA ARISTON
REPORTE DE VENTAS DIARIOS No. 00000
NOMBRE DE VENDEDOR:
PEDIDO No. FARMACIA CIUDAD VALOR FECHA
____________________________ _________________
Firma del representante de ventas Firma del Supervisor
ANEXO 21
QUIMICA ARISTON C. LTDA.
REPORTE DE COBROS DIARIOS No. 00000
NOMBRE DE VENDEDOR:
FACTURA No. FARMACIA RECIBO No. CIUDAD VALOR FECHA
____________________________ _________________
Firma del representante de ventas Firma del Supervisor
ANEXO 22
RECIBO DE COBRO
QUIMICA ARISTON C. Ltda.
Recibo 000000
Código:___________________________ Por: $
Cliente.___________________________ Fecha:__________________
Ciudad:___________________________ Visitador:________________
Son:______________________________
Factura Valor % Val. Dscto. Nota de crédito Neto
Total
Abono Efectivo
Saldo
Banco Cuenta Cheque Fecha Valor
Representante Responsable de cartera Cliente
ANEXO 23
QUIMICA ARISTON C. Ltda.
INGRESO POR DEVOLUCIONES No. 00000
Código.................................................
Fecha............................
..
Nombre de Cliente............................................................................................
Ciudad...........................................Provincia.....................................................
Descontar en Factura...........................
Hacer N/C
Si........No.........
..........Devoluciones de Mercadería por vencimiento.............................................
..........Devolución parcial..................................................................................
..........Devolución total.....................................................................................
..........Otros.....................................................................................................
CODIGO CANTIDAD NOMBRE DEL PRODUCTO VALOR CADUCA
Visitador Cliente Firma del supervisor Bodega Crédito
ANEXO 24
QUIMICA ARISTON C. Ltda.
INGRESO POR CAMBIOS No. 00000
Código................................................. Fecha..............................
Nombre de Cliente........................................................................
Ciudad...............................Provincia.............................................
CODIGO CANTIDAD NOMBRE DEL PRODUCTO VALOR CADUCA
Visitador Cliente Firma del supervisor Bodega Crédito
ANEXO 25
QUIMICA ARISTON C.LTDA.
SOLICITUD DE CREDITO No. 00000 ..........Cliente nuevo ........Actualización de datos Lugar y fecha de emisión:
1.-DATOS DEL CLIENTE
Razón social: Propietario:
Ruc: C.I:
Dirección: Ciudad:
Sector: Referencia
Teléfonos:
Local: Propio Arrendado Tiempo de funcionamiento
Crédito solicitado: Plazo solicitado:
Estado civil:
Nombre del cónyuge: C.I:
Dirección Domicilio: Teléfono domicilio:
Domicilio: propio Arrendado Tiempo de residencia
Trabajo cónyuge: Tiempo de servicio:
Nombre de vendedor: Código:
2.-DETALLES DE PROPIEDADES
Bienes inmuebles Dirección Avaluó
Vehículos Marca Placa Avaluó
3.-REFERENCIAS COMERCIALES
Empresa Teléfono Fecha apertura Promedio y saldos
Cheques protestados
Calificación y comentarios Informante Verificado por
4.-REFERENCIAS BANCARIAS
Banco No. Cuenta Fecha apertura Promedio y saldos
Cheques protestados
Calificación y comentarios Informante Verificado por
5.-REFERENCIAS PERSONALES
Nombre Parentesco Dirección Teléfono
6.-AUTORIZACION PARA SOLICITUD DE INFORMACION
Autorizo a QUIMICA ARISTON para que obtenga de cualquier fuente de información mis
referencias personales sobre mi comportamiento crediticio, manejos de mis cuentas
Corrientes, de ahorro, tarjetas de crédito, etc. Y en general al cumplimiento de mis
Obligaciones y demás activos, pasivos y datos personales.
_________________
FIRMA DEL CLIENTE
7.-EVALUACION (Espacio para uso exclusivo del Departamento de Crédito y Cobranzas)
Fecha: Resultado: Aprobada:
Comentario: Negada :
Monto aprobado:
Plazo aprobado: (días)
________________________________
Departamento de Crédito y Cobranzas
