compartidos/ACTA 043-2آ  Web vie

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REUNIN DEL DIRECTORIO LEGISLATIVO

SESIN ORDINARIA N 043-2019

10 DE ABRIL DEL 2019

Acta de la reunin ordinaria celebrada por el Directorio Legislativo a las diez horas con cuarenta minutos del diez de abril del dos mil diecinueve. Presentes los seores diputados Mara Ins Sols Quirs, Presidenta en ejercicio; Luis Fernando Chacn Monge, Primer Secretario e Ivonne Acua Cabrera, Segunda Secretaria.

ARTCULO 1.-Se lee el acta de la sesin ordinaria No 042-2019, celebrada por el Directorio Legislativo el 3 de abril del 2019 y, previo a su aprobacin, se conoce el oficio Pres. AL-312-2019, con fecha 10 de abril del 2019, suscrito por la diputada Carolina Hidalgo Herrera, mediante el cual indica que, por razones propias de su cargo, no puede hacerse presente a la sesin de este da; sin embargo, desea que conste en actas que no aprueba lo acontecido en la sesin No 042-2019, celebrada el 3 de abril, ya que ha abogado por que los nombramientos en la Institucin se hagan con apego de los requerimientos tcnicos y que al menos se planteara un listado de personas que cumplieran los requisitos de cada puesto, ya que su apuesta siempre fue hacer concursos internos.

Adicionalmente, no solo se realizaron estos nombramientos sin listas, sino que, en plazas administrativas, en reas sensibles como Comisiones y Servicios Tcnicos y se destacan en despachos de diputados, aspecto que rie con los esfuerzos que han realizado en conjunto en no solo ordenar, sino fortalecer las reas que apoyan el quehacer del proceso de la ley.

Indica la legisladora que este Directorio Legislativo ha realizado un extraordinario trabajo en ordenar, direccionar el quehacer legislativo, han tomado decisiones importantes y trascendentales, que lamenta se vean empaadas por esta situacin, al cierre del perodo.

Sobre el particular, la diputada Acua Cabrera manifiesta que ellos han sido responsables en cuanto a la realizacin de los nombramientos, indica que presentaron a la Presidenta una lista de proponentes de puestos para su consideracin; sin embargo, la fecha para tomar la decisin fue reiteradamente cancelada.

Deja constando la legisladora que las personas que fueron nombradas cumplen con los requisitos y se destacaron en los diferentes despachos de diputados, ya que esas plazas estaban ubicadas en estos. Concuerda con la seora Presidenta en que han sido responsables con el manejo de personal, han optimizado los recursos de manera responsable y se ha hecho un trabajo extraordinario al lado de los asesores.

Por su parte, la diputada Sols Quirs dice que se apegaron en todo momento a las recomendaciones planteadas por el Departamento de Recursos Humanos, por tanto, todos los nombramientos cumplen con los requisitos solicitados, era un tema pendiente proveer a la Institucin de los funcionarios que se requieren para su funcionamiento, razn por la cual lo procedente es dar por recibida la nota de la seora Presidenta.

Finalmente, el diputado Chacn Monge indica que no comparte lo manifestado por la seora Presidenta en su nota, por cuanto han actuado responsablemente, en apego a lo dispuesto al artculo 25 del Reglamento de la Asamblea Legislativa; plantea que es una obligacin de este rgano Colegiado velar por una sana administracin. Han esperado meses en realizar nombramientos que son clave para el desenvolvimiento de las diferentes dependencias, tal es el caso de la direccin del Departamento de Servicios Parlamentarios, la subdireccin del Departamento de Servicios Generales, etc., as como otros que son vitales. En varias oportunidades se ha pospuesto la sesin destinada a realizar nombramientos, los que finalmente se realizan en apego a los requisitos estipulados por el Departamento de Recursos Humanos.

En virtud de lo anterior, se acuerda dar por recibido el oficio Pres. AL-312-2019, suscrito por la diputada Hidalgo Herrera y se aprueba el acta de la sesin ordinaria No 042-2019, celebrada por el Directorio Legislativo el 3 de abril del 2019. -348-

ARTCULO 2.-A continuacin se presenta borrador del proyecto para la modificacin al transitorio V del acuerdo legislativo N 6745-1819, reforma general del reglamento de la Asamblea Legislativa:

PROYECTO DE ACUERDO LEGISLATIVO

REFORMA DEL TRANSITORIO V DEL ACUERDO LEGISLATIVO N 6745-1819, REFORMA GENERAL DEL REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

Expediente N _____

EXPOSICIN DE MOTIVOS

En fecha 4 de marzo del ao en curso se aprob el Acuerdo Legislativo N 6745-1819 que entre otras reformas, adicion un Artculo 113 bis y un Transitorio V, al Reglamento de la Asamblea Legislativa, los cuales disponen lo siguiente:

ARTCULO 2.- Para que se adicionen los artculos 113 bis, 148 bis y 182 bis al Reglamento de la Asamblea Legislativa que diga lo siguiente:

Artculo 113 bis.- Expediente legislativo digital. La Asamblea Legislativa deber garantizar el acceso de las diputadas, los diputados y el pblico en general a los expedientes legislativos. Para tal fin, la administracin pondr en funcionamiento en el sistema de informacin la visualizacin completa de los expedientes legislativos, en todas las etapas del proceso legislativo que adems deber mantener actualizado. Las disposiciones de este artculo se establecen en cumplimiento del principio de publicidad, transparencia y acceso a la informacin.

TRANSITORIO V.-

La Asamblea Legislativa tendr un plazo de hasta quince meses a partir de la vigencia de la presente reforma, para poner en funcionamiento el expediente digital legislativo, segn lo dispuesto en el artculo 113 bis.

SITUACIN ACTUAL

La Asamblea Legislativa est desarrollando el proyecto de Gestin Documental, con el propsito de que la institucin, garantice las condiciones de la seguridad de la informacin al ciclo de vida de los documentos que se gestionan y almacenan como producto de los procesos administrativos y legislativos.

Desde el mbito normativo este proyecto institucional se fundamenta en diversas directrices, tales como, la Declaracin Universal sobre los Archivos, la Ley 7202 sobre el Sistema Nacional de Archivos, la Ley 8292 sobre Control Interno, la Ley 8454 de Certificados, Firma Digital y Documentos Electrnicos, la Directriz sobre Regulaciones Tcnicas de la Administracin de los documentos producidos por medios automticos emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y el Acuerdo del Directorio Legislativo de la sesin 012-2018 del 23 de julio de 2018 artculo 11, entre otras.

Desde el mbito del Plan Estratgico Institucional 2017-2021, aprobado a finales del ao 2016, y en el Plan Estratgico en Tecnologa de Informacin (PETI 2014-2019), se estableci como parmetro estratgico, el proyecto de Gestin Documental de la Asamblea Legislativa, descrito en la siguiente estrategia:

1.3.1. Desarrollar e implementar un sistema de gestin y conservacin documental, que incluya un plan de contingencia para su resguardo y recuperacin. (Incluido expedientes electrnicos).

El objetivo general de este proyecto institucional de Gestin Documental es el siguiente:

Desarrollar un sistema de gestin documental en dos mbitos de accin, el primero que incluya la ampliacin del sistema de administracin de correspondencia y la creacin de la ventanilla nica y el segundo que desarrolle el expediente electrnico segn los tipos documentales.

Ahora bien, los sistemas de gestin de documentos electrnicos (gestin documental), son un conjunto de procedimientos debidamente normados, que permiten administrar el flujo de documentos de una organizacin, la recuperacin de la informacin y aseguran la conservacin indefinida de los documentos aplicando principios de racionalidad y economa.

Los beneficios esperados de la Gestin Documental, son los siguientes: el almacenamiento centralizado y controlado de los documentos; la consulta de los documentos mediante diversas bsquedas; la recuperacin de los documentos en forma gil y efectiva; la preservacin controlada, estandarizada y con sostenibilidad de los documentos a largo plazo; el cumplimiento de las normativas de la seguridad de la informacin, asegurando su valor probatorio con las caractersticas de autenticidad, fiabilidad e integridad en los documentos y la conformacin de los expedientes electrnicos institucionales. Adicionalmente, ofrece la oportunidad para que la institucin incorpore aspectos de sostenibilidad ambiental y las buenas prcticas de los modelos de cero papel.

Por lo anterior, se ha conceptualizado la conformacin del expediente legislativo electrnico bajo el soporte de un gestor documental sistematizado, lo cual, no corresponde a la digitalizacin de los documentos que integran los actuales expedientes fsicos.

Se ofrece el siguiente cuadro comparativo sobre los conceptos anteriormente comentados.

Expediente electrnico administrado con un gestor documental

Digitalizacin de documentos de un expediente fsico

Es el conjunto de documentos que se generan en un proceso, con un objetivo especfico, un alcance determinado y se almacenan en un medio electrnico bajo el soporte de un sistema de informacin que le ofrece las facilidades de administracin, consulta y recuperacin de los documentos.

Este expediente electrnico contiene una estructura que le garantiza la interoperabilidad, la integridad, la seguridad y la disponibilidad de los documentos.

La digitalizacin de los documentos, es el proceso de conversin de documentos fsicos a una imagen digital (formato digital) mediante un escner.

Este proceso produce un conjunto de imgenes, las cuales deben estar debidamente organizadas, clasificadas e identificadas para su recuperacin y consulta que muchas veces es secuencial, debido que no tiene el soporte de un sistema de informacin.

Por ejemplo: el Sistema de Imgenes de leyes de la Asamblea Leg