Passo-a-passo para juntar documentos no Processo Eletrônico Existem duas modalidades de documentos que podem ser juntados aos processos, os internos e os externos. São chamados de documentos internos aqueles que só podem ser gerados dentro do SEI. São eles: certidões, comunicados, decretos, despachos, encaminhamentos, informações, memorandos, notas técnicas, ofícios e pareceres. Documentos externos são aqueles que fundamentam e/ou justificam os pedidos e informações solicitados por meio de documentos internos, como documentos em PDF, planilhas, imagens, áudios etc. Eles nunca devem ser assinados no sistema.

Como inserir um Documento Interno

Na tela do Processo, clique no ícone (seta 1) para criar um documento conforme mostra a figura abaixo:

Na tela Gerar Documento, selecione o tipo de documento. Inicialmente, a tela já exibe os tipos de documentos já utilizados na sua unidade. Caso queira escolher um tipo ainda não

utilizado, clique no ícone .

: Memorandos, Ofícios, Informações, entre outros.

Importante: O primeiro tipo de documento exibido na tela Gerar Documento é “Documento Externo”. Todos os demais tipos de

documentos relacionados não Internos.

Após escolher o tipo de documento, o sistema exibirá a seguinte tela:

Os campos disponíveis no cadastro do documento são:

1) Texto Inicial

Este campo serve para indicar se o usuário pretende criar um documento com um

texto pronto, obtido em um modelo salvo ou se quer trabalhar com um documento em branco. São as opções:

a) Documento Modelo: O documento modelo é um documento existente no sistema

cujo conteúdo é incorporado no novo documento que está sendo criado. Esse recurso é muito útil caso a unidade trabalhe com despachos, solicitações ou qualquer tipo de documento padrão, já que não é necessário redigir o mesmo conteúdo para a criação de cada documento, bastando a edição dos trechos em que a informação é nova. Caso a unidade já possua um catálogo de modelos favoritos, ele pode ser selecionado por meio do botão “Selecionar dos Favoritos”, que surge ao selecionar essa opção, conforme indica a imagem abaixo.

b) Texto Padrão: Muito semelhantes aos documentos-modelo, os textos-padrão também são utilizados para o caso de grande recorrência do mesmo texto nas atividades de uma unidade. Sua diferença está no fato de que estes textos não estão vinculados a um documento, e sim são organizados em um catálogo separado. Após selecionar essa

opção, basta escolher o texto-padrão desejado no menu, conforme indica a seta abaixo. (Para aprender como criar seu catálogo de textos-padrão, ver página 66)

c) Nenhum: caso queira começar com um documento em branco, selecione essa opção.

2) Descrição Conforme o nome indica, serve para que seja feita uma descrição do documento.

Campo opcional.

3) Interessado Permite incluir o interessado no documento. Inicialmente, o sistema já inclui o interessado cadastrado no momento de criação do processo neste campo. Ao iniciar a digitação, o sistema já apresenta opções de preenchimento. Caso ainda não tenha sido cadastrado o interessado em questão, basta digitar o nome e pressionar a tela “Enter”, que o sistema oferece a opção de inclusão do interessado. Campo não obrigatório.

4) Classificação por Assunto Permite que o documento seja classificado conforme a tabela de assuntos do sistema. Serve para a adequada gestão documental, mas não é obrigatório o seu preenchimento.

5) Observações da Unidade Permite que seja incluída qualquer observação que o usuário achar pertinente para a identificação do documento. Campo não obrigatório.

6) Nível de Acesso

Todos os documentos no devem ter o nível de acesso definido no momento de sua criação. São três os níveis de acesso: sigiloso, restrito e público. Os documentos restritos e sigilosos tem sua utilização definida os termos da Lei de Acesso à Informação. A maioria dos documentos a circularem pelo SEI são de nível público.

Preencha o documento com as informações necessárias, não se esqueça de selecionar

o nível de acesso (seta 3), e clique em Confirmar os Dados (seta 4), conforme indicado na imagem a seguir:

Em seguida, o abre uma nova janela no navegador com o editor interno do sistema, conforme imagem abaixo:

Como inserir um Documento Externo Um Documento Externo é um documento não produzido pelo editor do sistema. Para

incluir um documento externo, selecione o tipo de documento como Externo (seta 1), a partir da lista apresentada na tela Gerar Documento.

O sistema exibirá a tela Registrar Documento Externo:

Os campos disponíveis no registro do documento externo são:

a) Tipo de documento: O documento deve ser classificado de acordo com o tipo de

documento está sendo inserido. Relatórios devem ser classificados como “Tipo Relatório”, planilhas por “Planilha”, ofícios inseridos no processo como “Ofício” etc.

b) Data do Documento: Como o documento externo não é gerado no é necessário informar a data de sua elaboração.

c) Número/Nome na Árvore: Nesse campo, o usuário pode completar o nome do documento inserindo informações que ajudem a identificá-lo na “árvore do processo”. Exemplo: caso o documento seja um Formulário PCA, após escolher no tipo de documento a opção “Formulário”, basta escrever neste campo o texto “PCA”, para que, na árvore do processo, o documento fique com o nome “Formulário PCA”.

d) Tipo de Conferência (apenas para documentos digitalizados): Permite selecionar se o documento é: - Cópia autenticada administrativa; - Cópia autenticada por cartório; - Cópia simples; - Documento original;

e) Interessados: Permite editar ou selecionar o(s) interessado(s).

f) Classificação por Assuntos: Automaticamente pré-selecionado, mas poderá ser alterado selecionando outras classificações.

g) Nível de Acesso: Ao abrir um processo ou criar um documento no , deverá ser indicado o nível de acesso. Há três níveis de acesso possíveis: sigiloso, restrito e público. É desejável que a maioria dos tipos de processo não possua restrição de acesso, sendo classificados com nível de acesso público.

h) Anexar Arquivo: Permite anexar arquivo ao documento. Ao clicar no botão “Procurar”, o sistema abre uma janela para anexar o arquivo no processo.

A seguir, verifique se o documento interessado foi anexado (seta 8) e clique em

Confirmar Dados (seta 9).

Pronto! O documento externo foi anexado com sucesso.

3.2.8 Gestão da Informação

No é possível editar e reeditar os textos dos documentos juntados ao processo de acordo com as necessidades da unidade – desde que ainda não tenham sido enviados para outras unidades! Nesta seção, apresentaremos as funcionalidades para a gestão da informação

no .

Edição do Documento

O oferece diversas ferramentas de edição de documentos que facilita as atividades administrativas do usuário. O sistema foi projetado e concebido para atender as necessidades do administrador público, portanto foram desenvolvidas ferramentas específicas para a necessidade do servidor. Nesta seção, serão apresentadas ferramentas de edição de documentos que facilitam a gestão da informação no sistema.

Como editar um Documento Interno

Para editar um documento interno, temos que acessar o Editor de Texto. Basta

selecionar o documento que será editado (seta 1) e clicar no ícone (seta 2):

O sistema abrirá uma janela do Editor de Texto que permitirá a edição do texto, preencha com o corpo do texto de acordo com a necessidade (seta 3) e clique no ícone

(seta 4) e feche a janela.

Pronto! O documento está pronto para ser editado.

Estilos do texto

O Editor de Texto do possui uma funcionalidade que auxilia na criação de textos e na referência de parágrafos. A funcionalidade facilita a numeração de parágrafos, seus

níveis, incisos e citações no corpo do texto. O Editor de Texto do numera automaticamente os parágrafos do texto do documento e permite altera-los de acordo com a necessidade.

Para utilizar o Estilo do Texto, com o editor de texto aberto, selecione o texto do

documento interessado (seta 1) e clique no campo (seta 2) e escolha a opção que atenda a sua necessidade.

DICA: Alguns navegadores são configurados para bloquear as janelas que abrem automaticamente, os chamados pop-ups, bloqueando o editor de texto e outros recursos do sitema.

Por exemplo: Para editar o corpo do texto alterando o nível do parágrafo, selecione o

parágrafo de interesse (seta 3) e no campo

selecione a opção (seta 4).

Pronto, o nível do parágrafo foi alterado (seta 5).

O recurso permite alterar o nível do parágrafo, alinhar, inserir incisos, justificar e

centralizar o texto, alterar o espaçamento e recuo do parágrafo.

Referenciar Documentos ou Processos A operação de Referência a Documentos ou a Processos pode ser simplificada por meio da inserção de um link do documento ou processo (a ser referenciado) no corpo do

documento em edição. Os documentos externos não podem ser assinados no , para isso é necessário referenciar os documentos externos em um documento gerado pelo próprio sistema. A operação de referenciar documentos e/ou processos permite inserir o link do documento/processo interessado no corpo do texto do documento, facilitando o acesso. Por exemplo, durante a montagem do processo, fazemos referência a documentos no corpo do texto utilizando a numeração das folhas “de acordo com as fls 19/21”, no ambiente eletrônico você realiza essa referência, inserindo um link no documento. Neste exercício prático vamos referenciar no corpo do documento interno o documento externo que foi anexado ao processo. Primeiramente, abra o documento interno e

selecione o ícone (seta 1).

O abrirá a janela do editor de texto. Preencha com o texto a referenciar os documentos externos e selecione o lugar do corpo do texto que será inserida a referência (seta

2). Em seguida, clique no ícone (seta 3).

O sistema abrirá uma janela para que seja informado o protocolo do documento que será referenciado (seta 4), preencha com o protocolo do documento interessado, o protocolo do documento está disponível na Árvore do processo, logo depois do nome do documento

(seta 5) e clique em .

Por fim, clique em e feche a janela. Pronto! O documento externo foi referenciado no documento.

Versões do Documento

O permite edições sucessivas de um mesmo documento. A cada vez que uma edição for salva, o sistema considera que foi gerada nova versão do documento. O sistema possibilita controlar as Versões do Documento, verificar os usuários responsáveis pelas modificações e retomar uma versão anterior.

Para ter acesso a todas as versões de um documento selecione o documento interessado (seta 1) na tela do processo correspondente e clique no ícone

(seta 2):

O sistema abrirá um quadro contendo todas as versões do documento:

Para visualizar uma das versões anteriores do documento basta clicar no ícone

e para poder reverter o documento para uma versão anterior clique

no ícone .