SERVIÇO PÚBLICO FEDERALMINISTÉRIO DA CULTURA

INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL/IPHAN

TOMADA DE PREÇOS Nº 01/2009

E D I T AL

Processo nº 01450.006730/2009-25

O INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL/IPHAN, (Administração Central – Brasília), autarquia federal vinculada ao Ministério da Cultura, com sede no SBN - Setor Bancário Norte, Quadra 02, Bloco ‘H’, Edifício Central Brasília, 6º andar, Brasília-DF, CEP: 70.040-904, inscrito no CNPJ sob o nº 26.474.056/0001-71, Telefone xxx 61 3414.6119/6253 Fax xxx 61 3414.6227, por intermédio de sua Comissão Permanente de Licitação, instituída pela Portaria nº 166, de 23 de agosto de 2008, da Senhora Diretora do Departamento de Planejamento e Administração – DPA, torna público que fará realizar licitação na modalidade de TOMADA DE PREÇOS nº 01/2009, em regime de execução indireta, por preço global, do tipo menor preço , que será regido pela Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 e demais normas legais aplicáveis à espécie, conforme as condições constantes do presente EDITAL e seus ANEXOS, no dia 13 de JULHO de 2009, às 15:00 horas, ou no primeiro dia útil subseqüente, no Setor Bancário Norte, Quadra 02, Bloco ‘H’, Edifício Central Brasília, 1º subsolo, Brasília-DF, para recebimento/abertura da documentação relativa à “Habilitação”, e “Proposta de Preço”. Os autos do presente processo administrativo encontram-se à disposição dos interessados para vistas.

1. DO OBJETO

1.1. O objeto do presente Edital consiste na contratação de prestação de serviços especializados para implantação do Programa de Gestão pela Melhoria Contínua com ênfase em gestão de processos do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN, em conformidade com as especificações constantes do presente Edital e seus Anexos.

1.2. O contratado fica obrigado a aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem necessárias nos serviços, até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado, na forma prevista no § 1º do artigo 65 da Lei nº 8.666/93, republicada.

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2. RECEBIMENTO DAS PROPOSTAS

2.1. No local, dia e hora fixados no preâmbulo do presente Edital, a Comissão de Licitação receberá os envelopes de "HABILITAÇÃO" e "PROPOSTA DE PREÇO" dos interessados, que poderão se fazer representar por pessoa legalmente credenciada, inclusive com poderes para interpor recursos ou renunciar ao direito de interpô-los, vedado o credenciamento para representar mais de um licitante, observada a forma do modelo de credenciamento apresentada no Anexo IV a este ato convocatório, sendo admitida a apresentação de procuração.

2.1.2. A carta de credenciamento ou a procuração deverá ser apresentada separadamente, não podendo ser inserida em nenhum dos envelopes, devendo ser acompanhada de documento oficial para identificação do representante.

2.2. Após o Presidente da Comissão de Licitação declarar encerrado o prazo para recebimento dos envelopes com os documentos e propostas, nenhum outro poderá ser recebido pela Comissão, assim como não serão permitidos adendos ou esclarecimentos aos documentos e/ou às propostas apresentadas.

2.3. Poderão, a critério da Comissão, ser relevados erros ou omissões materiais que não resultem em prejuízo para o entendimento das propostas ou para a Administração.

3. HABILITAÇÃO

3.1. Para participar da presente licitação, os interessados deverão, obrigatoriamente, estar cadastradas no SICAF - Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedor, cuja regularidade será confirmada através de consulta "on line" no Sistema, conforme disposto na Instrução Normativa nº 05/95, do Ministério da Administração e Reforma do Estado/MARE, e alterações posteriores.

3.1.1. O resultado impresso da consulta mencionada no subitem 3.1., que deverá indicar que o licitante possui habilitação parcial no Sistema e demonstrar que o “código do ramo de negócio” ou “linha de serviço” do licitante traduz sua aptidão para desenvolver as atividades objeto do presente edital, será rubricado pelos licitantes presentes e pela Comissão, sendo juntado ao processo;

3.1.2. Para a comprovação da boa situação financeira, serão levados em consideração os índices abaixo relacionados iguais ou superiores a 01 (um), os quais serão comprovados quando da consulta ao SICAF:

ILC = Índice de Liquidez Corrente, com valor igual ou superior a um (1);ILG = Índice de Liquidez Geral, com valor igual ou superior a um (1);ISG = Índice de Solvência Geral, com valor igual ou superior a um (1);

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3.1.3. A análise dos índices solicitados tem como objetivo, verificar se as licitantes apresentam situação financeira satisfatória para o cumprimento das obrigações advindas da adjudicação do objeto da presente licitação.

3.2. Não poderão participar do presente certame licitatório, consórcios de empresas, quaisquer que sejam sua forma de constituição;

3.3. Os licitantes deverão, obrigatoriamente, apresentar a seguinte documentação:

3.3.1. Declaração, em papel timbrado da Licitante, atestando sob as penas da Lei que inexistem fatos impeditivos para sua HABILITAÇÃO no presente procedimento licitatório e que está ciente da obrigatoriedade de declarar ocorrências posteriores (Anexo II);

3.3.2. Declaração, em papel timbrado da Licitante, que em cumprimento ao estabelecido no inciso V do art. 27 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, acrescido pela Lei nº 9.854, de 27 de outubro de 1999, que não emprega menores de dezoito anos em trabalhos noturnos, perigosos ou insalubres; (Anexo III)

3.3.3. Certidão Negativa de Falência expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica. Somente serão aceitas as certidões com data de expedição de até 60 (sessenta) dias anteriores à data de entrega dos envelopes;

3.3.4. Apresentação de no mínimo 01 (um) atestado de Capacidade Técnica, emitida por pessoa jurídica de direito público ou privado, devidamente registrado na entidade profissional competente, que comprovem que a empresa e/ou os profissionais indicados, estar prestando ou ter prestado serviços compatíveis com o objeto desta licitação em características, quantidade e prazo;

3.3.5. Registro ou Inscrição na Entidade Profissional competente, com comprovante de pagamento da anuidade;

3.3.6. Declaração em papel timbrado da empresa licitante, que mobilizará profissionais com experiência comprovada e compatível com os serviços/produtos a serem realizados, anexando currículos e certificados, em conformidade com o Item 15 do Projeto Básico, sendo que essa equipe técnica deverá contar com profissionais que preencham, no mínimo, os seguintes requisitos de qualificação:

a) no mínimo 01 (um) Gerente de Projeto, que exercerá a função de Coordenador Geral do Projeto, com sólida expertise em Gestão por Processos e Redesenho de Processos, e treinamento de equipes em gestão de mudança e melhoria contínua, e que possua experiência na condução de projetos envolvendo equipes multidisciplinares e em suporte a Escritório de Gestão de Processos, com formação de nível superior em Administração, Economia, Engenharia ou Arquitetura, possuindo certificado PMP (Project Management Professional) ou especialização ou MBA em: Gestão de Processos, Gestão da Qualidade, Gestão de Projetos, Gestão de Processos, Gestão Empresarial, Engenharia de Produção ou Processos, ou Recursos Humanos e

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comprovar por atestado de capacidade técnica participação como Gerente em projetos de Mapeamento e Redesenho de Processos e em treinamentos de equipes multidisciplinares em gestão da mudança e ferramentas da qualidade;

b) Além do gerente de projeto, a equipe técnica deverá contar com no mínimo um (1) Consultor Sênior que será responsável pela coordenação técnica da execução dos trabalhos do projeto, dando suporte ao gerente, conduzindo reuniões com equipes multidisciplinares, modelando fluxo de processos, ministrando treinamentos técnicos e em gestão participativa para a mudança aos diversos níveis hierárquicos, coordenando equipes na execução dos trabalhos técnicos do projeto. O mesmo deverá ter sólido conhecimento e experiência profissional em gestão estratégica participativa e gestão de processos, ter domínio sobre ferramentas e metodologias de redesenho de processos da engenharia de agregação de valor (mapeamento de fluxo de valor); sendo profissional de nível superior formado em Administração, Economia, Engenharia ou Arquitetura, e com especialização ou MBA;

c) No mínimo mais dois (2) Consultores Plenos ou Especialistas deverão compor a equipe de consultores, devendo comprovar experiência em Gestão de Processos e possuir formação de nível superior em Administração, Economia, Engenharia ou Arquitetura, sendo desejável estar cursando ou ter concluído especialização ou MBA em áreas de Tecnologia da Informação, Gestão de Processos, Gestão de Projetos ou Gestão da Produção; e possuir certificado de proficiência avançada em ferramenta (software) de remodelagem.

3.3.7. Declaração em papel timbrado da empresa licitante, do número de profissionais que executarão os serviços a serem contratados, mencionando também suas formações e experiências anteriores (profissionais que efetivamente trabalharão), anexando currículos e certificados;

3.3.8. A documentação apresentada em desacordo com as exigências, será recusada e devolvida à empresa licitante, o que importará no cancelamento de sua participação no presente certame licitatório;

3.3.9. Os documentos necessários à habilitação poderão ser apresentados em original ou em cópias reprográficas, as quais deverão ser autenticadas em Cartório ou conferidas pela Comissão de Licitação, mediante a apresentação de seus originais.

3.3.10. Toda a documentação de habilitação deverá ser entregue à Comissão de Licitação em envelope próprio, indevassável, não transparente, lacrado no fecho, com os seguintes dizeres:

NOME DO ÓRGÃOÀ COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃOTOMADA DE PREÇOS Nº 01/2009DIA, HORA E LOCAL DA APRESENTAÇÃOENVELOPE “HABILITAÇÃO”

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4. DA PROPOSTA DE PREÇO

4.1. A Proposta de Preço deverá ser entregue em 01 (uma) via, datilografada em papel timbrado, sem emendas, rasuras, entrelinhas que alterem os seus termos, contendo Razão Social, CNPJ/MF, e endereço da empresa com CEP, número(s) de telefone(s) e de fax e e-mail se houver, com folhas rubricadas e a última assinada e datada pelo proponente;

4.2. Os licitantes deverão indicar o prazo de validade das propostas, que não poderá ser inferior a 30 (trinta) dias, contados da data de abertura da licitação (preâmbulo), bem como o banco de sua escolha, com a indicação da agência e da conta corrente, para fins de pagamento.

4.3. A proposta deverá ser cotada em real (R$), em algarismos arábicos e por extenso, com observância rigorosa do preço global fixo e irreajustável, incluindo todos os encargos da Empresa Licitante, inclusive os tributários;

4.3.1. Na hipótese de divergência entre os preços apresentados, a cotação indicada por extenso prevalecerá sobre a numérica;

4.3.2. Para fins de pagamento das parcelas estipuladas, deverão ser emitidos documentos de cobrança pela CONTRATADA;

4.4. A proposta deverá conter o cronograma de desembolso, devidamente preenchido, com as atividades e os prazos de entrega de cada uma delas, respeitando o limite máximo de até 720 (setecentos e vinte) dias, para as atividades de 01 (um) a 07 (sete) conforme o item 9 do Projeto Básico. O prazo total para execução das atividades de 01 a 07 não deverá exceder o prazo de 720 (setecentos e vinte) dias;

4.5. Ao término de cada uma das atividades (Produto) enumeradas no subitem anterior, deverá ser apresentado ao IPHAN relatórios parciais e conclusivos;

4.6 As propostas deverão ser apresentadas em envelope próprio, não transparente, lacrado no fecho e indevassável, com os seguintes dizeres:

NOME DO ÓRGÃOÀ COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÃOTOMADA DE PREÇOS Nº 01/2009DIA, HORA E LOCAL DA APRESENTAÇÃOENVELOPE “PROPOSTA DE PREÇO”

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5. PROCESSO E JULGAMENTO

5.1. Inicialmente, serão recebidas as ”Cartas de Credenciamento” ou documentos equivalentes. Após, serão recebidos os envelopes "HABILITAÇÃO", e “PROPOSTA DE PREÇO”, sendo inicialmente abertos e apreciados os documentos constantes do envelope "HABILITAÇÃO".

5.1.1. Os licitantes que não apresentarem o credenciamento ficarão impedidos de se manifestar em qualquer uma das sessões da presente licitação.

5.1.2. Serão considerados inabilitados os licitantes não cadastrados no SICAF, cujo cadastramento esteja irregular, desativado ou cancelado, ou que deixar de apresentar quaisquer documentos exigidos no presente Edital.

5.2. Todos os documentos e envelopes propostas serão rubricados pelos licitantes presentes e pela Comissão de Licitação.

5.3. Serão devolvidos os envelopes de “PROPOSTA DE PREÇO”, fechados aos respectivos licitantes inabilitados e abertos os envelopes dos licitantes habilitados, desde que tenha transcorrido o prazo de interposição de recurso, ou tenha havido desistência expressa, ou após o julgamento dos recursos interpostos.

5.4. Serão abertos todos os envelopes "PROPOSTA DE PREÇO" dos licitantes habilitados, sendo apreciados e rubricados pelos licitantes presentes e pela Comissão.

5.5. Serão consideradas desclassificadas as propostas apresentadas que não atenderem as exigências do presente Edital ou, ainda, que contemplem preços manifestamente excessivos ou que demonstrem a inexeqüibilidade das obrigações que serão assumidas.

5.5.1. Não será considerada qualquer oferta baseada na proposta dos demais licitantes, preços simbólicos, irrisórios ou de valor zero.

5.6. Caso ocorra o empate entre duas ou mais propostas, o desempate será feito por meio de sorteio entre os licitantes empatados, que se realizará em ato público para o qual todos os licitantes serão convocados.

5.7. Não serão levados em consideração vantagens ou desvantagens não previstas no Edital, bem como não serão admitidas correções de dados técnicos e financeiros após a entrega das propostas, salvo equívoco ou omissão irrelevante para o julgamento.

5.8. No julgamento das Propostas a Comissão levará em conta o MENOR PREÇO GLOBAL proposto;

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5.9. O resultado será proferido em até 05 (cinco) dias úteis a contar da abertura das propostas, salvo a ocorrência de fatos que adiem a decisão, tais como impedimentos de ordem administrativa ou interposição de recursos.

5.10. Será lavrada pela Comissão de Licitação, Ata Circunstanciada de cada reunião, a qual será assinada pelos licitantes presentes e pelos membros da Comissão.

6. RECURSOS

6.1. Dos atos e das decisões proferidas neste Edital caberá recurso, no prazo de 05 (cinco) dias úteis, a contar da intimação do ato ou da lavratura da ata, nas hipóteses legais, observando o disposto no artigo 109 da Lei nº 8.666/93, republicada;

6.2. Interposto o recurso, será comunicado aos demais licitantes, que poderão impugná-lo, no prazo de 05 (cinco) dias úteis a contar da intimação do ato ou da lavratura da ata, nos casos de habilitação ou inabilitação do licitante ou do julgamento das propostas, anulação ou revogação do presente certame licitatório;

6.3. Interposto o recurso, será comunicado aos demais licitantes, que poderão impugná-lo no prazo de 05 (cinco) dias úteis. Findo este prazo, impugnado ou não o recurso, a Comissão Permanente de Licitação poderá, no prazo de 05 (cinco) dias úteis, reconsiderar a sua decisão ou fazê-lo subir, devidamente instruído à autoridade superior;

6.4. O recurso será dirigido a autoridade superior, por intermédio da que praticou o ato recorrido.

6.5. O recurso deverá ser interposto em original e uma cópia, sendo esta última protocolada e devolvida, no ato, ao licitante recorrente.

6.6. O prazo de recurso só se iniciará ou correrá se o processo estiver com vista franqueada aos interessados.

7. DO PAGAMENTO

7.1. O pagamento dos serviços será feito em 05 (cinco) parcelas consecutivas, de conformidade com o item 9 do Projeto Básico, em até, 05 (cinco) dias úteis, após apresentação da Nota Fiscal/Fatura, devidamente atestada a conformidade dos serviços, de acordo com as exigências e especificações, pelo servidor designado pelo Departamento de Planejamento e Administração – DPA;

7.2. O pagamento somente será efetuado após verificação da regularidade da situação do contratado, mediante consulta “on line” no SICAF, cujo resultado, impresso, será juntado ao processo e após a comprovação do recolhimento das constribuições sociais (INSS e FGTS), que será demonstrada mediante apresentação de documentos oficiais, individualizados e identificados pelo número do contrato, correspondente ao mês

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do adimplemento da obrigação ou, excepcionalmente, do mês anterior, quando ainda não estiverem vencidas as referidas contribuições, e somente após a entrega de cada atividade, conforme descrito no Projeto Básico, desde que não haja divergência quanto aos valores, e quanto aos serviços entregues.

7.3. O licitante não poderá pleitear junto ao IPHAN, quaisquer pagamentos motivados por eventuais falhas ou erros contidos em suas propostas comerciais.

7.4. O pagamento somente será efetuado após o recolhimento, pelo licitante, de eventuais multas que lhe tenham sido impostas.

8. PENALIDADES

8.1. O atraso injustificado para início dos trabalhos, ou na sua execução/inexecução, total ou parcial, sujeitará o licitante vencedor do certame, as seguintes sanções:

a) advertência;

b) multa de 2,5% (dois e meio por cento) do valor global do contrato, quando deixar de cumprir as obrigações assumidas ou cumpri-las em desacordo com as especificações, até o prazo de 10 (dez) dias;

c) multa de 5% (cinco por cento) do valor global do contrato, quando deixar de cumprir as obrigações assumidas ou cumpri-las em desacordo com as especificações, após o 10° (décimo) dia até o limite de 20 (vinte) dias;

d) multa de 10% (dez por cento) do valor global do contrato, quando deixar de cumprir as obrigações assumidas ou cumpri-las em desacordo com as especificações, após o 20° (vigésimo) dia, e rescisão contratual;

e) suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de contratar com o Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN, pelo prazo de 18 (dezoito) meses, na ocorrência das hipóteses legais.

8.2. As multas são distintas e a aplicação de uma não exclui a aplicação de outras sanções previstas neste Edital, nem impede a rescisão contratual.

8.3. As irregularidades de caráter comercial ou técnico, sujeitos às penalidades previstas no subitem 8.1, serão registradas no SICAF, mediante o cumprimento das formalidades estabelecidas nos subitens 6.3 a 6.7 da Instrução Normativa nº 05, de 21 de julho de 1995, do Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado e alterações posteriores.

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9. DO CONTRATO

9.1. O licitante vencedor será expressamente convocado para, no prazo de 03 (três) dias contados da citada convocação, assinar e devolver o contrato, cuja minuta constitui Anexo a este Edital (Anexo V), com as adaptações decorrentes da proposta vencedora;

9.2. A recusa injustificada do adjudicatário em assinar o contrato, aceitar ou retirar o instrumento equivalente dentro do prazo estabelecido neste Ato Convocatório, caracterizará o descumprimento total da obrigação assumida, sujeitando-o às sanções previstas nas letras "d" e “e” do subitem 8.1. supra.

10. DISPOSIÇÕES FINAIS

10.1. Fica assegurado ao Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional/IPHAN, sem que caiba aos licitantes qualquer indenização:

a) adiar a data da abertura da presente licitação, dando disso conhecimento aos interessados, com antecedência mínima de 72 (setenta e duas) horas;

b) revogar, no todo ou em parte, a presente licitação, por razão de interesse público decorrentes de fato superveniente, dando ciência aos interessados;

c) anular a presente licitação, na ocorrência de vício ou ilegalidade, dando ciência aos interessados.

10.2. As empresas deverão responsabilizar-se por todos os encargos de possível demanda trabalhista, civil ou penal, relacionadas à prestação dos serviços, pelos encargos fiscais e comerciais, resultantes da adjudicação do presente Certame Licitatorio de conformidade com a Lei nº 8.666/93 – art. 55, XIII, art. 71, § 1º, e Lei n.º 9.032/95 , especialmente o art. 31, §§ 3º e 4º e demais normas legais aplicáveis a espécie;

10.3. As empresas deverão assumir a responsabilidade por todos os encargos previdenciários e obrigações sociais previstos na legislação social e trabalhista em vigor, obrigando-se a saldá-los na época própria, uma vez que seus empregados não manterão nenhum vínculo empregatício com o INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL/IPHAN;

10.4. A inadimplência da Contratada, com referência aos encargos estabelecidos na condição anterior, não transfere a responsabilidade por seu pagamento ao INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL/IPHAN, nem poderá onerar o objeto do presente Certame Licitatório, razão pela qual a Contratada renuncia expressamente a qualquer vínculo de solidariedade, ativa ou passiva, para com o INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL/IPHAN;

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10.5. A participação nesta licitação das empresas interessadas, implica no total conhecimento das condições estabelecidas neste Edital, bem como das normas legais e regulamentadoras que regem a matéria, em especial aquelas indicadas neste ato convocatório, ficando consignado que na ocorrência de casos omissos, prevalecerão às disposições contidas na Lei n.º 8.666/93 e alterações posteriores e demais normas legais pertinentes à espécie;

10.6. Constitui parte integrante do presente Edital, e dele fazendo parte:

a) Anexo I – Projeto Básicob) Anexo II – Modelo de declaração da inexistência de fatos impeditivosc) Anexo III - Modelo do instrumento de credenciamentod) Anexo IV – Modelo de Credenciamentoe) Anexo V – Minuta de Contrato

10.7. As dúvidas que surgirem na interpretação das disposições contidas neste Ato Convocatório, ou ainda quanto à formulação das propostas, serão resolvidas e esclarecidas pela Comissão de Licitação do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional/IPHAN, que atenderá no Setor Bancário Norte, Edifício Central Brasília, 4º andar, em Brasília/DF, telefones nº XXX 061 3414-6243 e 3414-6289, de segunda à sexta-feira, das 9:00 h. às 12:00 horas e das 14:00 h às 17:00 h.

Brasília-DF, ...... de ................... de 2009.

Comissão Permanente de LicitaçãoIPHAN

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Ministério da CulturaMinistério da CulturaInstituto do Patrimônio Histórico e Artístico NacionalInstituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional

Departamento de Planejamento e AdministraçãoDepartamento de Planejamento e Administração

ANEXO I

PROJETO BÁSICO1. Objeto

Contratação de pessoa jurídica para prestação de serviços especializados para implantação do Programa de Gestão pela Melhoria Contínua com ênfase em gestão de processos do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN.

2. Justificativa

O Iphan é a autarquia pública federal que tem como missão preservar o patrimônio cultural brasileiro. Para realizar suas ações conta, atualmente, com 21 Superintendências Regionais, 6 Sub-Regionais, 27 Escritórios Técnicos, os centros culturais: Paço Imperial, Sítio Roberto Burle Marx e o Centro Nacional de Folclore e Cultura Popular, aos quais se somam nove Casas Históricas, o Parque Histórico Nacional dos Guararapes, o Parque Nacional da Tijuca e o Parque Monte Pascoal, ligados às Superintendências Regionais. São cerca de 1500 servidores responsáveis pelo trabalho em todas as suas unidades.

Além dessa estrutura, o Iphan passa por um processo de integração do Programa Monumenta - Programa de Revitalização de Sítios Históricos Urbanos, atualmente, parte da estrutura do Ministério da Cultura - à sua estrutura. O Programa tem como objeto, também, a preservação do patrimônio histórico e artístico nacional, com uma abordagem diferenciada. A modelagem dos processos do Programa, a identificação das suas especificidades em relação ao Iphan e como poderá se dar essa integração é vital para o sucesso desse processo. Integra cerca de 40 temporários e consultores responsáveis por esse trabalho.

A implementação de um programa de gestão pela melhoria contínua com ênfase em gestão de processos é imprescindível para viabilizar a realização das ações previstas no planejamento estratégico da Instituição e para a implementação do atual projeto de gestão.

Modernizar o Instituto, determinando o foco nas necessidades dos clientes internos e externos, a melhoria da comunicação entre os setores, e entre estes e as unidades vinculadas, o balanceamento do quadro de pessoal, são parte da mudança esperada.

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Este projeto beneficiará todas as equipes e busca equilibrar resultados, com vistas à promoção da máxima uniformidade, redução dos prazos na execução das atividades e ampliação das possibilidades de acompanhamento e controle da tramitação dos projetos.A implementação de melhorias nos processos de trabalho, sua padronização, normalização e habilitação de pessoas para atuar com gestão da mudança possibilitará que os projetos sejam realizados com maior eficiência, contribuindo para o melhor desempenho do IPHAN no alcance de sua missão institucional, ampliando o acesso às políticas de patrimônio pela população em geral.

O sombreamento das atividades, a falta de clareza nas interfaces com os departamentos, com a presidência, superintendências e unidades descentralizadas dificultam a execução das atividades com a máxima eficiência e eficácia. Para a superação dos problemas ora apresentados, faz-se necessária uma análise dos processos de trabalho, para implementação de melhorias.

As principais questões apontadas são: necessidade de visualização do processo por seus diferentes atores; a sua conseqüente melhoria, com o descarte das atividades que não agregam valor; estrutura adequada aos processos, agilizando o trâmite e reduzindo custos.

3. Objetivos

3.1 Modelagem de processos internos do IPHAN, bem como sua implantação, nos Departamentos de Planejamento e Administração, de Patrimônio Material, de Patrimônio Imaterial, Gabinete da Presidência, Coordenação-Geral de Promoção e Coordenação-Geral de Pesquisa e Documentação e Procuradoria Federal. O projeto visa, também, a modelagem dos processos do Programa Monumenta, identificando suas especificidades e definindo como se dará sua integração à estrutura do Iphan, contemplando: I) diagnóstico da situação atual II) definição dos macroprocessos, processos, atividades e tarefas III) modelagem dos processos IV) proposta de Estrutura Organizacional V) plano de implementação e plano de sustentação do processo de modelagem em si; VI) implementar os itens de controle a partir da modelagem de processos e implementar a medição e acompanhamento dos mesmos em consonância com os critérios do GesPública e com foco em subsidiar a futura implantação de indicadores de BSC (balanced scorecard).

3.2 Realizar treinamentos e preparação de equipes multidisciplinares em Técnica de Kaizen de Impacto (Eventos de Melhoria de Impacto) e realização prática de eventos de Melhoria de Impacto contemplando: I) treinamento de equipes multidisciplinares em Kaizen de Impacto II) aplicação prática de eventos Kaizen com foco nas necessidades levantadas nos mapeamentos de processo III) plano de implementação e plano de sustentação dos Eventos Kaizen ; aplicando no mínimo um (1) evento Kaizen de Impacto para cada macro-processo (no mínimo 59 eventos Kaizen);

3.3 Realizar treinamentos/sensibilização para as lideranças e treinamentos para funcionários com foco na gestão da mudança abordando além de outros, temas como fluxos de agregação de valor, tipos de desperdício, conhecimento técnico básico de ferramentas da qualidade (PDCA, Gerenciamento da rotina, itens de controle/verificação, Brainstorming, GUT, Pareto, Ishikawa, metodologias de solução de problemas, problemas como oportunidades de melhoria, conceitos de processamento com redução de desperdícios, e outros), clientes externos e internos, processo de comunicação, qualidade construída, gestão participativa e empoderamento, aprendendo a enxergar, problemas como oportunidades de melhoria, noções

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de 5S (senso de utilização, senso de ordenação, senso de limpeza e higiene, senso de saúde e senso de autodisciplina).

3.4 Estruturar um Sistema de Gestão pela Melhoria Contínua compondo: I) implementar um sistema de padronização, normalização e controle de documentos utilizando ao máximo os sistemas de TI e sempre com foco no atendimento dos critérios do GesPública; II) capacitar ao IPHAN a participação efetiva no Prêmio Nacional de Gestão Pública; III) implementar plano de sustentabilidade e melhoria contínua;

Implementar um sistema de sugestão de melhorias, aproveitando-se o momento de atividades interdisciplinares (grupos multifuncionais).

4. Objetivos específicos

4.1) Modelagem de 120 (cento e vinte) processos críticos do Iphan e do Programa Monumenta (em Brasília e Rio de Janeiro), visando aperfeiçoá-los sob a ótica da eficiência e eficácia. Os 120 processos a serem modelados, sugeridos pelas unidades do Iphan e pela Coordenação do Programa Monumenta, representam uma estimativa dos desdobramentos dos 59 processos-base listados abaixo. Será possível à contratada, em consenso com a equipe do Iphan e do Programa Monumenta, definir estrategicamente a ordem de prioridade dos processos a serem remodelados, assim como definir outros processos.

Ressaltamos que a demanda principal dos trabalhos da empresa contratada para executar o Projeto deverá ocorrer na Sede do Iphan em Brasília (conforme informações abaixo), e, em bem menores proporções na Superintendência do Rio de Janeiro (conforme abaixo). Além disto, estimamos alguma demanda adicional esporádica durante o transcurso do projeto para coleta de dados, entrevistas, amostragens, etc. em três superintendências que representem diferentes regiões geográficas de atuação do Iphan.

DPA - Departamento de Planejamento e Administração (Brasília)1. Capacitação e Desenvolvimento2. Análise de Processos / RH3. Gestão de Custos4. Gestão de Planejamento e de Projetos5. Programação de Orçamento e Finanças6. Infra-estrutura de Tecnologia de Informação

1. Suporte ao usuário2. Administração da rede de computadores

7. Desenvolvimento de sistemas1. Criação e Administração2. Suporte ao usuário

8. Banco de Dados1. Criação e Administração2. Suporte ao Usuário

9. Modernização Administrativa10. Gestão de Convênios (Monumenta)11. Suprimento e Aquisições12. Licitações de obras (Monumenta)13. Gestão de Serviços14. Controle de Patrimônio

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15. Execução Orçamentária e Financeira

DPI – Departamento de Patrimônio Imaterial (Brasília)1. Identificação2. Registro de bens culturais de natureza imaterial3. Apoio e Fomento4. Fomento a atividades econômicas (Monumenta)5. Lançamento de Editais

Depam – Departamento de Patrimônio Material e Fiscalização (Brasília)1. Identificação de bens móveis e imóveis2. Inventário de bens móveis e imóveis3. Gestão de bens móveis e imóveis4. Tombamento5. Outras formas de acautelamento 6. Desapropriação7. Autorização de saída de obra de arte do País8. Restauração de bens móveis e imóveis9. Conservação dos bens móveis e imóveis10. Elaboração de Convênios (Monumenta)11. Elaboração de Perfil de Projeto (Monumenta)12. Gestão de Financiamento de Imóveis Privados (Monumenta)13. Normalizar procedimentos para a preservação do patrimônio material14. Fiscalização  15. Cadastro do patrimônio arqueológico16. Gestão do Pronac17. Termos de Ajustes de Conduta  

Gabinete da Presidência (Brasília)1. Gestão da Documentação2. Gestão das Relações Institucionais3. Assessoria de Comunicação4. Apoio à Reunião do Conselho Consultivo

Cogeprom – Coordenação-Geral de Promoção do Patrimônio Cultural (Brasília)1. Promoção e difusão de informações do Patrimônio Cultural2. Formação em Patrimônio3. Edição da Revista do Patrimônio4. Gestão de Projetos5. Ações Educativas Iphan6. Ações Educativas (Monumenta)7. Gestão do Sistema Nacional de Informações Culturais

Copedoc – Coordenação-Geral de Pesquisa Documentação e Referência (Rio de Janeiro)1. Pesquisa sobre o Patrimônio Cultural Brasileiro2. Geração, sistematização, integração e disseminação de informação relativa ao

Patrimônio Cultural Brasileiro.3. Promoção de diretrizes e estabelecimento de critérios para preservação de

acervos arquivísticos e bibliográficos4. Controle da Gestão Documental

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Profer – Procuradoria Federal (Brasília)1. Inscrição em Dívida Ativa2. Gestão de Processos3. Assessoramento Jurídico4. Consultoria Jurídica

Para cada processo modelado, reestruturado ou otimizado, deverá ser entregue um manual de especificação. Estes manuais deverão seguir as diretrizes do Programa de Qualidade no Serviço Público (GesPúbica) e os critérios utilizados no Prêmio Nacional de Gestão Pública além de, no futuro, subsidiar a certificação de qualidade ISO; devendo estar, portanto, adequados aos critérios e às normas técnicas especificadas pelos organismos/órgãos responsáveis.

Definir indicadores de desempenho (itens de controle) para cada um dos processos, para que sejam consistentes, possam ser medidos, propiciem como resultado um trabalho mais ágil e eficiente e subsidiem a base de dados para se utilizar no BSC (balanced scorecard).

Retirar as atividades que não agregam valor e destacar as oportunidades de melhoria do modelo de medição do desempenho dos processos.

Definir, com clareza, as interfaces com os departamentos, com a presidência, superintendências e unidades descentralizadas, eliminando sombreamento das atividades que dificultam a execução das atividades que impedem a máxima eficiência e eficácia.

Capacitar equipes na metodologia de Gestão por Processos, mapeamento – formas e métodos e identificação de indicadores de desempenho e em Gestão de Mudanças, para que possam administrar com efetividade a mudança, reduzir a resistência, potencializar pontos fortes e detectar vulnerabilidades. Capacitar as equipes na utilização de software específico e adequado como ferramenta no desenho e redesenho de processos, tal como Visio ou softwares com plataformas mais complexas. Implementar as mudanças.

Em cada processo a ser modelado, reestruturado ou otimizado, deverá ser aplicado no mínimo um Evento Kaizen de Impacto (Evento de Melhoria de Impacto) seguindo os conceitos Lean (Processos enxutos), contemplando: I) treinamento de equipes multidisciplinares em Kaizen de Impacto (Evento de Melhoria de Impacto) II) aplicação prática de eventos Kaizen com foco nas necessidades levantadas nos mapeamentos de processo III) plano de implementação e plano de sustentação dos Eventos Kaizen; aplicação de no mínimo um (1) evento Kaizen de Impacto para cada macroprocesso (no mínimo 59 Eventos Kaizen – Evento de Melhoria de Impacto).

Deseja-se, preferencialmente, que os Eventos Kaizen, sejam advindos dos pontos fracos ou pontos de oportunidade de melhoria verificados nas atividades de mapeamento de processos (gap plan).

O Evento de Melhoria de Impacto (ou Evento Kaizen), cuja duração deverá ser de uma semana deverá compreender a seguinte metodologia:

Reunião de abertura com a liderança;

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Treinamento teórico da equipe multidisciplinar em técnicas com foco em habilidade de identificar e solucionar problemas (oportunidades de melhoria);

Aplicação prática da equipe na solução dos problemas;

Reunião de fechamento com a Liderança com apresentação das melhorias implementadas e de um cronograma 5W2H com as melhorias pendentes de implementação.

Capacitar equipes de facilitadores em Melhoria de Impacto, para atuarem como disseminadores e coordenadores para aplicação e sustentação desta ferramenta.

4.2) Realizar treinamentos e sensibilização das lideranças e treinamentos para funcionários com foco na gestão da mudança da Sede do Iphan em Brasília e das Superintendências Regionais.

Realizar palestras (oficinas) de sensibilização (Presidência/Diretores e Coordenadores).

Realizar treinamento das lideranças em gestão da mudança, gestão participativa e nas principais ferramentas da qualidade.

Realizar treinamento de equipes multidisciplinares em conceitos de processamento enxuto e métodos de solução de problemas.

Os treinamentos, dependendo o público-alvo, deverão conter além de outros, os seguintes temas:

Fluxos de agregação de valor, tipos de desperdício, conhecimento técnico básico de ferramentas da qualidade (PDCA, Gerenciamento da rotina, itens de controle/verificação, Brainstorming, GUT, Pareto, Ishikawa, metodologias de solução de problemas, problemas como oportunidades de melhoria, conceitos de processamento com redução de desperdícios, e outros) , clientes externos e internos, processo de comunicação, qualidade construída, gestão participativa e empoderamento, aprendendo a enxergar, problemas como oportunidades de melhoria.

Previamente aos eventos de treinamento, deverá ser apresentado o conteúdo dos mesmos a equipe técnica do IPHAN com a finalidade de adequação conjunta e possíveis inclusões de temas.

Memória dos treinamentos: deverá ser fornecida ao IPHAN através dos arquivos dos treinamentos realizados, a fim de que novos entrantes possam receber os conceitos, objetivando a sustentação dos mesmos no IPHAN e a manutenção do domínio tecnológico.

4.3) Estruturar itens de sustentação do Sistema de Gestão pela Melhoria Contínua com foco em gestão de processos, compondo:

Estruturar um Sistema de Gestão pela Melhoria Contínua compondo: I) implementar um sistema de padronização, normalização e controle de documentos utilizando ao máximo os sistemas de Tecnologia da Informação (TI) com foco no atendimento dos critérios do GesPública (Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização); II) capacitar ao IPHAN a participação efetiva no Prêmio Nacional de Gestão Pública – PNGP; III) implementar plano de sustentabilidade e melhoria contínua;

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Implementar um sistema de sugestão de melhorias, aproveitando-se o momento de implantação da melhoria de processos.

Fornecer suporte para a construção de um Regimento Interno do IPHAN, que apresente a estrutura e aponte e defina as competências e responsabilidades de cada um dos servidores, na execução das atividades.

Estruturar os Comitês de normalização – criar documentos padrão – via sistema informatizado e em banco de dados centralizado; criar cópias controladas (padrões) e padrão para registro dos procedimentos (melhores práticas) seguindo como referencial as normas que regem este assunto na ISO 9000.

Estruturar um centro de competência de processos.

Estruturar Auditorias Internas de Sistema e Auditoria Interna de Processos.

5. Especificação dos Serviços

O trabalho de consultoria consistirá dos seguintes aspectos:

Elaboração de um Plano de Trabalho detalhado para a execução do Projeto objeto deste edital, que deverá ser discutido, aprovado e monitorado em conjunto com os técnicos do Iphan. (Produto 1)

Realizar palestras (oficinas) de sensibilização (Presidência/Diretores e Coordenadores); realizar treinamento das lideranças em gestão da mudança e gestão participativa e nas principais ferramentas da qualidade. (Produto 2)

Realizar treinamentos de 50 pessoas nas metodologias de Gestão por Processos (Oficinas de Treinamento em técnicas de mapeamento, revisão e gerenciamento de processos) e 50 pessoas em metodologia de Evento Kaizen (Melhoria de Impacto); realizar o mapeamento dos processos atuais (Mapeamento e análise dos processos atuais; reuniões com os grupos de trabalho para conhecimento de cada processo selecionado e desenho do processo atual. (Produto 3)

Processos novos readequados, diagramados e descritos: Aplicar metodologias de Gestão por Processos e de Kaizen (Melhoria de Impacto) atuando com as equipes multidisciplinares treinadas; apresentar proposta de modelagem e revisão dos macroprocessos, processos, atividades e tarefas. (Produto 4)

Fornecer os Manuais de Especificação dos Processos; fornecer modelos alternativos de estruturas organizacionais que suportem os processos de trabalho modelados, reestruturados ou otimizados; e fornecer o plano para Implementação (planejar minuciosamente as mudanças requeridas pelo redesenho, focalizando pessoas, processos e estrutura organizacional. (Produto 5)

Implementar Projeto Piloto fornecendo apoio às equipes internas durante a implantação; coaching aos líderes das equipes internas e desenvolver ações corretivas: Projeto Piloto implementado (pelo menos um processo implementado em cada departamento, num total de 7 (sete)) e fornecimento do Relatório Final (implementações e ganhos obtidos . (Produto 6)

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Estruturar itens de sustentação do sistema de Gestão pela Melhoria Contínua com foco em gestão de processos: Estruturar um centro de competência de processos; Implementar um sistema de padronização, normalização e controle de documentos utilizando ao máximo os sistemas de TI com foco no atendimento dos critérios do GesPública (Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização); Estruturar os Comitês de normalização – criar documentos padrão – via sistema informatizado e em bancos de dados centralizados; criar cópias controladas (padrões) e padrão para registro dos procedimentos (melhores práticas) seguindo como referencial as normas que regem este assunto na norma ISO. (Produto 7)

6. Metodologia de Trabalho

O trabalho será realizado com o acompanhamento sistemático da equipe do Iphan por meio de reuniões periódicas e após a entrega dos produtos.

O trabalho deve sempre contemplar princípios de gestão participativa e de qualidade construída, abrangendo atividades com equipes multidisciplinares e equipes setoriais.

7. Prazo de Execução e Produtos

Os produtos que resultarão da proposta de trabalho aqui apresentada deverão ser entregues levando-se em conta os seguintes prazos de execução, compatíveis com o Cronograma apresentado adiante.

a) PRODUTO 1: Plano de Trabalho – até 30 dias após a assinatura do contrato Nota: O plano de trabalho básico deverá, também prever, no cronograma, o desenho, redesenho e implementação de 5 processos considerados críticos, para execução em até 210 dias após a assinatura do contrato, seguindo itens acordados com a equipe técnica do Iphan.

b) PRODUTO 2: Treinamentos e Oficinas - com 60 dias de duração, iniciando após a reunião que aprovou o Plano de Trabalho.

c) PRODUTO 3: Treinamentos/ Oficinas e Mapeamento dos Processos Atuais - com 180 dias de duração, iniciando após a conclusão do Produto 2.

d) PRODUTO 4: Processos novos readequados, diagramados e descritos: com 180 dias de duração, iniciando após a conclusão do Produto 3.

e) PRODUTO 5: Manual de Especificação dos Processos; Modelos Alternativos de Estruturas Organizacionais e Plano para Implementação - com 30 dias de duração, iniciando após a entrega do produto 4.

f) PRODUTO 6: Projeto Piloto implementado - pelo menos um processo implementado (acordado com a equipe do Iphan) em cada departamento (DPA, DPI, Depam, Gabinete, Cogeprom, Copedoc e Profer) e Relatório Final - com 180 dias de duração, iniciando após a conclusão do produto 5.

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g) PRODUTO 7: Estruturar a sustentação do sistema: Estruturar um centro de competência de processos; Implementar um sistema de padronização, normalização e controle de documentos; Estruturar os Comitês de normalização – criar documentos padrão – O Produto 7 deverá ser executado a partir do início do Produto 4 e concluído aos 60 dias após conclusão do Produto 6.

8. Vigência

O trabalho terá vigência de até 24 (vinte e quatro) meses, contados a partir da data de assinatura do Contrato.

9. Preço da proposta e cronograma de pagamentos

O custo do projeto está estimado em R$ 650.000,00 (seiscentos e cinqüenta mil reais), conforme especificação detalhada a ser demonstrada com a definição de carga horária dos consultores e cronograma de execução dos trabalhos.

No preço a ser proposto deverão estar incluídas todas as despesas referentes a:

a. Planejamento e adequação do Programa às necessidades do IPHAN;b. Remuneração dos técnicos (horas técnicas) da empresa ou instituição contratada,c. Passagens aéreas, alimentação, hospedagem e transporte terrestre dos técnicos da

empresa contratada, em todas as etapas do Programa;d. Confecção e reprodução do material didático-instrucional a ser utilizado no Programa;e. Gerenciamento, coordenação e apoio administrativo.

O pagamento dos serviços contratados se dará conforme as parcelas abaixo, de acordo com os procedimentos financeiros estabelecidos, e mantidas regularmente as condições legais para contratação com a Administração Pública Federal.

1. (15%) após a apresentação e aprovação do material referente ao Produto 1; 2. (25%) após a apresentação e aprovação do material referente aos Produtos 2 e 3 ;3. (25%) após a apresentação e aprovação do material referente Produto 4;4. (20%) após a apresentação e aprovação do material referente aos Produtos 5 e 6;5. (15%) após a apresentação e aprovação do material referente ao Produto 7.

Os pagamentos de todas as etapas ficam condicionados à conclusão e entrega a contento de cada um dos produtos e realização de cada serviço.

Cabe destacar que a proponente está ciente que o IPHAN, como entidade contratante do Projeto, poderá suspender ou mesmo cancelar a elaboração do Projeto e a condução dos trabalhos, caso se verifique no seu acompanhamento e supervisão que a condução do mesmo não esteja atendendo às especificações do Projeto Básico que norteou a contratação da empresa especializada e a legislação em vigor.

Ressaltamos que o valor mínimo aceitável para a proposta é de 70% do custo estimado para o Projeto, tomando em conta a relevância, abrangência e vulto do projeto, além da expressiva carga horária estimada e conseqüente número de profissionais a serem envolvidos para execução, cronograma para sua implementação e recursos logísticos a serem empreendidos.

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10. Tabela de Produtos e Respectivas Cargas HoráriasEtapas Produto Carga

Horária estimada

ASSINATURA DO CONTRATO

1. MONTAGEM DE PLANO DE TRABALHO

1.1 Realização de reuniões com equipe do Iphan e do Programa Monumenta.

1.2 Análise de documentação existente1.3 Montagem do Plano de Trabalho detalhado1.4 Reunião com cliente para discussão do Plano de

Trabalho

Produto 1

Plano de Trabalho50

2. TREINAMENTOS E OFICINAS 2.1 Planejamento das ações de treinamento2.2 Elaboração da metodologia e conteúdos dos

treinamentos/oficinas2.1 Reunião com equipe do Iphan e do Programa

Monumenta para discussão do Plano de Trabalho2.4 Reunião com cliente para discussão do Plano de

Trabalho2.5 Realização de oficina de sensibilização com os

superintendentes e diretores sobre gestão da mudança

2.6 Realizar treinamento das lideranças (coordenadores, chefes e demais líderes) em gestão da mudança e gestão participativa e nas principais ferramentas da qualidade

Produto 2

Treinamento e Oficinas com foco na preparação da Liderança em Gestão da Mudança

Relatórios técnicos e memória dos treinamentos para treinamento de novos entrantes

150

3. TREINAMENTOS/ OFICINAS E MAPEAMENTO DOS PROCESSOS ATUAIS

3.1 Capacitação na metodologia de Gestão por Processos (Oficinas de Treinamento em técnicas de mapeamento, revisão e gerenciamento de processos) - 50 pessoas capacitadas

3.2 Capacitação na metodologia de Melhoria de Impacto (Evento Kaizen) - 50 pessoas capacitadas

3.3 Mapeamento e análise dos processos atuais - Reuniões com os Grupos de Trabalho para conhecimento de cada processo selecionado e desenho do processo atual.

Estabelecimento da priorização dos processos para sua remodelação

Produto 3

Treinamento nas metodologias de Gestão por Processos e Kaizen

Mapeamento dos processos atuais

2500

4. MODELAGEM E REVISÃO DOS PROCESSOSProduto 4

2500

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4.1 Aplicar metodologias de Gestão por Processos e de Kaizen (Melhoria de Impacto) atuando com as equipes multidisciplinares treinadas

4.2 Apresentar proposta de modelagem e revisão dos macroprocessos, processos, atividades e tarefas, que contemple: i) classificação de todos os processos quanto ao grau de intervenção (modelagem, reestruturação ou otimização); ii) alternativas de intervenção; iii) definição dos indicadores críticos dos processos e análise de custo/benefício das alternativas propostas.

Processos novos readequados, diagramados e descritos

5. NORMALIZAÇÃO E PLANEJAMENTO PARA IMPLEMENTAÇÃO

5.1. Apresentar Manuais de Especificação dos Processos (Reuniões com os Grupos de Trabalho)

5.2 Apresentar Modelos Alternativos de Estruturas Organizacionais (reuniões com grupos de trabalho)

5.3 Apresentar Plano para Implementação

Produto 5

Manuais de Especificação dos Processos, que contemplem: I) fluxo do processo revisto (informações de entradas e saídas, etapas e operações), e interfaces com outros processos, sejam estes do Iphan ou de entidades externas relacionadas; II) descrição das atividades, tarefas, rotinas, formulários associados, regulamentação associada; III) requisitos de segurança, contingência e sistemática de auditoria e controle; IV) critérios e identificadores de avaliação de desempenho do processo; V) suporte logístico e tecnológico necessários; VI) recursos humanos e perfil; VII) tempo e volumes de transações estimados.

Modelos Alternativos de Estruturas Organizacionais que suportem os processos de trabalho modelados, reestruturados ou otimizados e que contemple: I) modelo de gestão, entendido como um conjunto de princípios para descrever, dividir, alocar e coordenar o trabalho organizacional; II) organograma, competências, responsabilidades, delegações e sistemas de comunicação; III) relacionamento entre as diretorias do Iphan

Plano para ImplementaçãoPlanejar minuciosamente as mudanças requeridas pelo redesenho, focalizando pessoas, processos e estrutura organizacional

100

6. IMPLEMENTACÃO

6.1. Implementar Projeto Piloto (Apoio às equipes internas durante a implantação; coaching aos líderes das equipes internasAções corretivas

Produto 6Projeto Piloto implementado (pelo menos 7 processos com representatividade nos diversos departamentos.

Relatório Final

500

7. ESTRUTURAR ITENS DE SUSTENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO PELA MELHORIA CONTÍNUA COM FOCO EM PROCESSOS Produto 7

Estruturar sustentação do sistema:

500

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Estruturar um centro de competência de processos.

Implementar um sistema de padronização, normalização e controle de documentos utilizando ao máximo os sistemas de TI com foco no atendimento dos critérios do GesPública (Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização

11. Indicação da Ação (PTRES) e Plano Interno (PI)

PTRES: 014356PI: 028F02360NANATUREZA DA DESPESA: 339039

12. Acompanhamento dos serviços

O setor responsável pela solicitação, acompanhamento e aprovação dos serviços será o Departamento de Planejamento e Administração do IPHAN, sendo o técnico responsável o Sr. Luiz Henrique de Azevedo Borges.

13. Responsabilidades e Obrigações

13.1 Do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional

a. Fornecer ao contratado diretrizes e informações necessárias ao desenvolvimento dos projetos.b. Fornecer ao contratado todos os elementos disponíveis: documentos, relatórios e informações necessárias ao processo de trabalho que forem de sua competência, assim como os recursos humanos internos quando for requisito das atividades com equipes multidisciplinares.c. Garantir os recursos para os exercícios de 2009 e 2010, conforme Cronograma Físico-Financeiro.

13.2 Do Contratado

Produtos esperados:

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O contratado apresentará ao Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional os produtos 1, 2, 3, 4, 5, 6 e 7, conforme especificados.

14. Da Forma e Entrega dos Produtos

Para todas as etapas do trabalho, os relatórios e produtos descritos acima deverão ser apresentados em dois (2) exemplares impressos em papel formato A4 e dois (2) em arquivos digitais (PDF, Word, Excel, PowerPoint, VISIO ou outro software compatível).

A entrega de cada fase de trabalho deverá ser acompanhada de ofício relacionando os produtos correspondentes à etapa do trabalho; bem como, declaração expressa do coordenador, informando que os documentos foram previamente conferidos, compatibilizados, verificados e ajustados de acordo com as definições do Iphan.

15. Capacidade Técnica Operacional

A Empresa deverá possuir e comprovar habilidade em treinamentos na área comportamental com foco na preparação de equipes em gestão da mudança com abordagens para alta-administração e para equipes técnicas, com enfoque em temas do pensamento enxuto (processos de agregação de valor), modelagem de processos e ferramentas da qualidade.

A Empresa deverá possuir técnica, tecnologia e experiência comprovada em serviços de implantação de Gestão por Processos, atendimento a utilização do padrão metodológico GesPública, experiência em gestão pela qualidade, planejamento e gestão organizacional.

A comprovação de capacidade técnica para o desempenho das atividades deste Projeto Básico deverá ser confirmada da seguinte forma:

Atestado de capacidade técnica, em consultorias de semelhantes características, porte e grau de complexidade, realizadas em Instituições Públicas ou Empresas Privadas, com detalhes sucintos do escopo do trabalho realizado e informar os nomes das organizações para as quais já prestou serviços, telefone e pessoa de contato.

Portfólio de serviços, compatível com a natureza e o vulto do objeto da licitação e que comprovem possuir a qualificação técnica exigida.

Comprovação de execução das horas de Consultoria em atividades de mapeamento de fluxo de valor em processos empresariais e gestão pela melhoria contínua através de atestados emitidos pelas Instituições Públicas ou Empresas Privadas às quais foi prestado o serviço.

A equipe técnica deve contar com os seguintes requisitos:

Equipe de consultores com experiência comprovada em serviços de mapeamento, redesenho, simulação e apoio à implantação de processos, utilizando ferramentas de mapeamento de processos com foco em fluxo de valor agregado (value stream mapping) suportadas por

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sistemas informatizados e/ou sistemas web, assim como experiência comprovada em treinamento de equipes multidisciplinares em gestão da mudança, ferramentas da qualidade, pensamento enxuto e melhoria contínua.

Um (1) Gerente de Projeto, que exercerá a função de Coordenador Geral do Projeto , com sólida expertise em Gestão por Processos e Redesenho de Processos , e treinamento de equipes em gestão de mudança e melhoria contínua, e que possua experiência na condução de projetos envolvendo equipes multidisciplinares e em suporte a Escritório de Gestão de Processos, com formação de nível superior em Administração, Economia, Engenharia ou Arquitetura, possuindo certificado PMP (Project Management Professional) ou especialização ou MBA em: Gestão de Processos, Gestão da Qualidade, Gestão de Projetos, Gestão de Processos, Gestão Empresarial, Engenharia de Produção ou Processos, ou Recursos Humanos e comprovar por atestado de capacidade técnica participação como Gerente em projetos de Mapeamento e Redesenho de Processos e em treinamentos de equipes multidisciplinares em gestão da mudança e ferramentas da qualidade.

Além do gerente de projeto, a equipe técnica deverá contar com um (1) Consultor Sênior que será responsável pela coordenação técnica da execução dos trabalhos do projeto, dando suporte ao gerente, conduzindo reuniões com equipes multidisciplinares, modelando fluxo de processos, ministrando treinamentos técnicos e em gestão participativa para a mudança aos diversos níveis hierárquicos, coordenando equipes na execução dos trabalhos técnicos do projeto. O mesmo deverá ter sólido conhecimento e experiência profissional em gestão estratégica participativa e gestão de processos, ter domínio sobre ferramentas e metodologias de redesenho de processos da engenharia de agregação de valor (mapeamento de fluxo de valor) ; sendo profissional de nível superior formado em Administração, Economia, Engenharia ou Arquitetura, e com especialização ou MBA.

No mínimo mais dois (2) Consultores Plenos ou Especialistas deverão compor a equipe de consultores, devendo comprovar experiência em Gestão de Processos e possuir formação de nível superior em Administração, Economia, Engenharia ou Arquitetura, sendo desejável estar cursando ou ter concluído especialização ou MBA em áreas de Tecnologia da Informação, Gestão de Processos, Gestão de Projetos ou Gestão da Produção; e possuir certificado de proficiência avançada em ferramenta (software) de remodelagem.

Devem possuir habilidades operacionais como segue: identificar nos atuais processos de trabalho oportunidades de aperfeiçoamento, tais como: pontos de retrabalho, perda de qualidade nas saídas dos processos, atividades desnecessárias ou pouco relevantes para alcance dos objetivos estratégicos e da missão do órgão, promover análise e melhoria dos processos de trabalho, que possam melhor contribuir para o alcance dos objetivos do Instituto, privilegiando a utilização de tecnologia de informação, a redução de uso de papéis, o aumento da produtividade, a diminuição de custos e os aspectos inerentes à integração, controle e padronização de processos; documentar os processos redesenhados, apresentando descrição, entradas e respectivos fornecedores, saídas e respectivos clientes, fluxogramas, indicadores e meios de verificação, além de capacidade de elaborar manuais de organização. Conduzir reuniões com equipes multidisciplinares, modelar fluxos dos processos e respectivos detalhamentos com uso de alguma ferramenta específica e ministrar treinamentos para utilização da ferramenta específica e metodologias de modelagem.

Cada um dos integrantes do corpo técnico deverá estar inscrito no respectivo Conselho Regional.

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As comprovações de aptidão dos técnicos para o desempenho das atividades do Projeto Básico deverão ser confirmadas da seguinte forma:

De currículo, que conste em ordem decrescente de datas, as experiências profissionais com apresentação dos títulos ou documentos que comprovem o que consta no currículo.

Publicações – deverá ser feita mediante cópia de capa e do sumário do periódico ou livro ou ainda dos Anais do Congresso, que conste o título e autor do artigo ou da obra.

Apresentação sucinta dos trabalhos realizados na área solicitada e recomendação das empresas (públicas ou privadas) nas quais os trabalhos foram realizados.

Encaminhamos o presente projeto básico à Coordenação de Logística para as demais providências necessárias.

Brasília, 15 de maio de 2009.

SERVIÇO PÚBLICO FEDERALMINISTÉRIO DA CULTURA

INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONALIPHAN

ANEXO II

MODELO

(papel timbrado)

DECLARAÇÃO

Empresa..................................................................(nome da empresa licitante)..., inscrita no CNPJ/MF sob o n.º.................sediada.....................(endereço completo)..........., declara, sob as penas da lei, que até a presente data inexistem fatos impeditivos para a sua habilitação no processo licitatório, ciente da obrigatoriedade de declarar ocorrências posteriores.

25

, de de

_________________________________

assinatura, nome completo e n.º da cédula de identidade do declarante.

SERVIÇO PÚBLICO FEDERALMINISTÉRIO DA CULTURA

INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONALIPHAN

ANEXO III

MODELO

ÀComissão Permanente de LicitaçãoADMINISTRAÇÃO CENTRAL/DPA/IPHANSetor Bancário Norte, Edifício Central Brasília, 2º subsolo - Brasília/DFNESTA

A Empresa______________________________________________________inscrita no CNPJ/MF sob o n.º_________________________, por intermédio de seu representante legal o(a) Sr.(a)....................................................................., portador (a) da Carteira de Identidade n.º____________________DECLARA , para fins do disposto no inciso V DO ART. 27 DA Lei n.º 8.666/93, acrescido pela Lei n.º 9.854, de 27 de outubro de 1999, que não emprega menor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre e não emprega menor de dezesseis anos.Ressalva: emprega menor, a partir de quatorze anos na condição de aprendiz ( ).

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Brasília,____de _______________de 2009

_____________________________________Assinatura do Representante Legal

OBSERVAÇÕES:

1. Apresentar em papel timbrado da empresa1. Colocar abaixo da assinatura do representante legal da firma carimbo para

identificação da assinatura.

SERVIÇO PÚBLICO FEDERALMINISTÉRIO DA CULTURA

INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONALIPHAN

ANEXO IV

MODELO

ÀComissão Permanente de LicitaçãoADMINISTRAÇÃO CENTRAL/DPA/IPHANSetor Bancário Norte, Edifício Central Brasília, 2º subsolo - Brasília/DFNESTA

Por este instrumento particular credenciamos nosso(a) representante o(a) Sr.(a)__________________________________portador(a) do CPF n.º _____________Carteira de Identidade n.º expedida em _____/______/________ por ___________estado civil _____________________a quem conferimos amplos e especiais poderes para fins e efeitos da licitação do IPHAN, na modalidade de____________________n.º / ,Podendo o mesmo interpor recursos, renunciar o direito de recorrer, protestar, assinar documentos, entre eles as atas das sessões públicas de abertura e julgamento da licitação e tudo o mais que se fizer necessário ao perfeito e fiel cumprimento deste mandato.

27

Local e data

Assinatura do Representante Legal

SERVIÇO PÚBLICO FEDERALMINISTÉRIO DA CULTURA

INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONALIPHAN

ANEXO V(MODELO)

PROCESSO Nº 01450.006730/2009-25TOMADA DE PREÇOS Nº 01/2009CONTRATO Nº /2009

CONTRATO Nº ........./2009 DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS PARA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO PELA MELHORIA CONTÍNUA COM ÊNFASE EM GESTÃO DE PROCESSOS DO INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL – IPHAN, QUE ENTRE SI CELEBRAM O INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL - IPHAN/DPA, E A EMPRESA ..............................................., NA FORMA ABAIXO:

Aos ...................... dias do mês de .......................... do ano dois mil e nove (2009), o INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL - IPHAN,

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autarquia federal vinculada ao Ministério da Cultura, criado pelas Leis nºs 8.029 e 8.113, respectivamente, de 12 de abril e de 12 de dezembro, ambas de 1990, inscrito no CNPJ nº 26.474.056/0001-71, com sede na cidade de Brasília, DF, no Setor Bancário Norte, Quadra 2, Edifício Central Brasília, 5º andar, Brasília - DF, neste ato representado por sua Diretora do Departamento de Planejamento e Administração/DPA, Srª Maria Emília Nascimento Santos, CPF sob o nº ........................., matrícula no SIAPE nº .............., doravante denominado CONTRATANTE, e a empresa ..................................., estabelecida na cidade de ...................., no .................................., CEP ................., neste ato representada por seu Diretor, Sr. ........................, inscrito no CPF sob o nº ......................., portador da Carteira de Identidade nº ..................., expedida .................., em ................., residente e domiciliado no ............................., CEP ................., na cidade de ................, doravante denominada CONTRATADA, conforme o constante e decidido no processo administrativo nº 01450.006730/2009-25, doravante denominado "processo", referente a Tomada de Preços nº 01/2009, resolvem firmar o presente CONTRATO nº ......../2009, DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS PARA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO PELA MELHORIA CONTÍNUA COM ÊNFASE EM GESTÃO DE PROCESSOS DO INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL – IPHAN, que será regido pela Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 e alterações posteriores, e demais normas pertinentes à espécie, mediante as seguintes cláusulas e condições:

CLÁUSULA PRIMEIRA - DO OBJETO

O presente contrato tem por objeto a prestação de serviços especializados para implantação do Programa de Gestão pela Melhoria Contínua com ênfase em gestão de processos do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional – IPHAN, pela CONTRATADA à Administração Central do CONTRATANTE, conforme especificações constantes do Edital de Tomada de Preços nº 01/2009, e seus Anexos, que juntamente com a proposta e demais documentos fazem parte do presente instrumento, independentemente de transcrição.

CLÁUSULA SEGUNDA – DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

Em decorrência deste contrato, a CONTRATADA se obriga a:

a) Disponibilizar equipe técnica de profissionais conforme previsto no Edital;b) Apresentar os serviços e produtos conforme definidos no Projeto Básico de

Referência na qualidade e prazos estabelecidos;c) Fornecer todas as informações solicitadas pelo IPHAN;d) Facilitar a supervisão e fiscalização do IPHAN, fornecendo informações e

documentos relacionados com a execução do objeto do presente Contrato, sempre que solicitados;

e) Assumir a responsabilidade por todos os encargos previdenciários e obrigações sociais previstos na legislação em vigor, obrigando-se a saldá-los na época própria, vez que os seus técnicos não terão vínculo empregatício com o Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional;

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f) Apresentar previamente o planejamento das atividades a serem realizadas nos 07 (sete)produtos, contendo metodologia e cronograma detalhado dos mesmos que permita o acompanhamento dos serviços.

CLÁUSULA TERCEIRA – DAS OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE

São obrigações do CONTRATANTE:

a) Acompanhar e fiscalizar a execução do Contrato, por intermédio de um ou mais servidores especialmente designados para este ofício;

b) Fornecer as informações e documentos indispensáveis para a elaboração dos serviços mencionados no Projeto Básico;

c) Fornecer apoio administrativo, se necessário, à correta execução dos serviços, objeto do presente Contrato.

CLÁUSULA QUARTA – DA FISCALIZAÇÃO

A execução do presente contrato será acompanhada e fiscalizada por representante do CONTRATANTE, especialmente designado para tal finalidade.

Parágrafo único - A fiscalização de que trata o “caput” desta cláusula não exclui ou reduz a responsabilidade da CONTRATADA pela correta execução dos serviços e/ou por danos causados direta ou indiretamente ao CONTRATANTE ou a terceiros.

CLÁUSULA QUINTA – DO PREÇO E DO PAGAMENTO

Pela execução dos serviços objeto deste Contrato, o CONTRATANTE pagará à CONTRATADA o montante global de R$ ....................... (xxxxxxxxxxxxxxxxxxx), nos termos do item 9 do Projeto Básico.

Parágrafo primeiro – O pagamento somente será efetuado após a verificação da regularidade de situação da CONTRATADA, mediante consulta “on line” no SICAF, cujo resultado, impresso, será juntado ao processo e após a comprovação do recolhimento das contribuições sociais (INSS e FGTS), que será demonstrada mediante apresentação de documentos oficiais, individualizados e identificados pelo número deste Contrato, correspondente ao mês da última competência vencida.

Parágrafo segundo – Na eventualidade do CONTRATANTE atrasar o pagamento, o valor devido será atualizado financeiramente, desde a data prevista para o pagamento até a data de sua efetivação, tendo como base a Taxa Referencial - TR, “pro rata tempore”, mediante a aplicação da seguinte fórmula:

N/30 EM = [(1+TR/100) -1] x VP, onde:

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EM = encargos moratórios;TR = percentual atribuído à Taxa Referencial – TR;VP = valor da parcela a ser paga;N = número de dias entre a data prevista para o pagamento e a do efetivo pagamento.

Parágrafo terceiro – Nenhum pagamento será efetuado à CONTRATADA enquanto estiver pendente de liquidação qualquer obrigação financeira que lhe tiver sido imposta em decorrência de penalidade ou inadimplemento contratual.

Parágrafo quarto – O CONTRATANTE reterá na fonte os tributos e contribuições que forem devidos sobre os pagamentos efetuados, de acordo com a legislação vigente.

CLÁUSULA SEXTA – DOS RECURSOS

Os recursos necessários para fazer face às despesas decorrentes deste Contrato, no exercício de 2009, correrão à conta do Programa: 014365, Natureza da despesa: 339039, Plano Interno: 028F02360NA, Fonte: 0100000000.

CLÁUSULA SÉTIMA - DA VIGÊNCIA

O presente CONTRATO terá vigência pelo prazo de até 720 (setecentos e vinte) dias, contados a partir da data de sua assinatura, podendo ser prorrogado por até 90 (noventa) dias.

CLÁUSULA OITAVA - DA RESCISÃO

O presente Contrato poderá ser rescindido por ato unilateral do IPHAN, independentemente de notificação judicial ou extrajudicial, sem que caiba à CONTRATADA outros direitos especialmente, o de indenização, além daqueles referentes ao recebimento das etapas dos serviços já executados, na ocorrência de qualquer uma das hipóteses previstas nos incisos I a XII e XVII do Art. 78 da Lei n. º 8.666/93, notadamente quando se verificar a inadimplência da CONTRATADA no seguinte:

I - não cumprimento de qualquer cláusula, ou condições deste Contrato;II - subcontratação total ou parcial do objeto deste Contrato;III – desatendimento às determinações regularmente emanadas do IPHAN;IV - reiterado cometimento de falhas na execução deste Contrato;V - decretação de falência ou dissolução da sociedade.

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Parágrafo primeiro – No caso da rescisão contratual ocorrer por ato unilateral do IPHAN fica-lhe assegurada à assunção imediata dos serviços no estado em que se encontrem.

Parágrafo segundo – O presente Contrato, poderá, ainda, ser rescindido por acordo entre as partes, sem prejuízo das penalidades, cabíveis, mediante prévia e expressa comunicação de uma parte a outra com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, desde que haja conveniência para o IPHAN, que deverá ser expressamente indicada, justificada e demonstrada mediante documentos hábeis, juntados ao Processo.

Parágrafo terceiro - A rescisão será sempre precedida de expressa fundamentação e comunicação do IPHAN e terá suas condições consignadas em instrumento próprio.

CLÁUSULA NONA – DAS PENALIDADES

O atraso injustificado na entrega dos serviços ou descumprimento parcial ou total da obrigação assumida, sujeitará o licitante vencedor às seguintes sanções:

a) advertência;b) multa de 2,5% (dois e meio por cento) do valor global do contrato,

quando deixar de cumprir as obrigações assumidas ou cumpri-las em desacordo com as especificações, até o prazo de 10 (dez) dias;

c) multa de 5% (cinco por cento) do valor global do contrato, quando deixar de cumprir as obrigações assumidas ou cumpri-las em desacordo com as especificações, após o 10° (décimo) dia até o limite de 20 (vinte) dias;

d) multa de 10% (dez por cento) do valor global do contrato, quando deixar de cumprir as obrigações assumidas ou cumpri-las em desacordo com as especificações, após o 20° (vigésimo) dia, e rescisão contratual;

e) suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de contratar com o Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN, pelo prazo de 18 (dezoito) meses, na ocorrência das hipóteses legais.

As multas são distintas e a aplicação de uma não exclui a aplicação de outras sanções previstas neste edital, nem impede a rescisão contratual.

As irregularidades de caráter comercial ou técnico, sujeitos às penalidades previstas nesta cláusula, serão registradas no SICAF, mediante o cumprimento das formalidades estabelecidas nos subitens 6.3 a 6.7 da Instrução Normativa n.º 05, de 21 de julho de 1995, do Ministério da Administração Federal e Reforma do Estado e alterações posteriores.

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CLÁUSULA DÉCIMA – DA PUBLICAÇÃO

O CONTRATANTE, à suas expensas, fará publicar o presente contrato, por extrato, no Diário Oficial da União, até o quinto dia útil do mês subseqüente ao de sua assinatura, o mesmo ocorrendo no caso de aditamento.

CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA – DO FORO

As partes elegem o foro da Cidade de Brasília, Distrito Federal, Justiça Federal, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que o seja, competente para dirimir controvérsias que possam decorrer da execução deste instrumento, ficando desde já consignado que os casos omissos serão solucionados à luz das disposições constantes da Lei 8.666/93 e alterações posteriores, e demais normas pertinentes à espécie.

E por estarem justas e acordadas firmam as partes o presente contrato, em duas (02) vias de igual teor, forma e conteúdo, para um só efeito, na presença das testemunhas abaixo nomeadas.

Brasília-DF, ...... de .................. de 2009.

....................................................... ...................................................................INSTITUTO DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E ARTÍSTICO NACIONAL/IPHAN

Testemunhas:

........................................................ .........................................................Nome: Nome:CPF: CPF:

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