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Habilidades de Comunicação
Treinamen
to para
o Segundo
Vice-Governador de
Distrito
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Guia do Participante Habilidades de Comunicação
Informações Básicas Sobre a Sessão
A comunicação é uma arte, não uma ciência, sendo que não existe uma fórmula para assegurar uma comunicação bem sucedida em todas as situações. Para ser um comunicador eficaz, deve-se entender não apenas o processo da comunicação, mas também, praticar as habilidades necessárias para ser eficaz em vários tipos de situações.
Esta sessão oferecerá ao segundo vice-governador de distrito uma compreensão sobre o processo de comunicação, as habilidades de um comunicador eficaz e as estratégias para a promoção de uma comunicação aberta em todos os níveis nos distritos.
Objetivos da SessãoAo final da sessão os participantes estarão aptos a:
Reconhecer o processo de comunicação Identificar habilidades eficazes de comunicação Utilizar habilidades eficazes de comunicação Promover um canal de comunicação em todos os níveis no distrito
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Guia do Participante Habilidades de Comunicação
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COMUNICAÇÃO DE DUAS VIAS
A comunicação é um processo de duas vias no qual os participantes trocam ideias, mensagens ou informações por meio de palavras, sinais, por escrito ou por comportamento.
PESSOA 1 PESSOA 2
Pessoa 1 (o emissário) envia a mensagem.
Pessoa 2 (o recebedor) aceita a mensagem e a interpreta.
A pessoa 1 torna-se o recebedor e reage em resposta ao que foi
enviado pela Pessoa 2.
A pessoa 2 envia uma resposta e torna-se o novo emissário.
4 Habilidades para uma Comunicação Eficaz
No. 1: ESCUTA ATIVA
Diversas estratégias estão disponíveis para ajudá-lo de forma mais eficaz a receber mensagens durante o processo de comunicação de duas vias.
Prestar atenção Isto exige um compromisso mental e físico por parte do ouvinte.
Desanuvie a sua mente dos pensamentos dispersivos Resista à tentação de pensar em respostas ou réplicas ao
que o orador está dizendo. Esteja ciente das suas dicas de comunicação não-verbal
Não confie na sua memóriaFaça anotações durante reuniões e conversas importantes para assegurar-se de que recebeu a mensagem corretamente.
Não faça julgamentos Não interrompa o orador, mesmo que discorde do que está falando.
Deve parafrasear para haver clarezaPara assegurar que está recebendo a mensagem correta do orador, repita o que ele disse em suas próprias palavras.
Exemplo: " Se eu entendi corretamente o que você disse, você está preocupado em ter voluntários suficientes para o próximo projeto."
Resumir para haver melhor compreensão Ao final de uma longa conversa, passe alguns momentos resumindo as informações oferecidas pelo orador.
Exemplo: “Beth, estivemos conversando por um bom tempo, deixe-me ver se consigo resumir em que ponto estamos e definir com precisão as próximas etapas que discutimos.”
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Auto-Avaliação das Habilidades de Escuta
Leia cada afirmação e escolha a caixa que indica a frequência em que você usa a habilidade quando se comunica com os demais.
Frequen-temente
Algumas vezes
Raramente
Eu evito pensar em outras coisas quando escuto alguém falando.
Eu espero para formar uma resposta mental ou réplica até que o orador tenha terminado.
Observo o comportamento verbal e não-verbal das outras pessoas.
Estou ciente do meu próprio comportamento não-verbal quando escuto outras pessoas.
Durante conversas/reuniões longas ou importantes, faço anotações para lembrar-me dos principais detalhes e informações.
Evito interromper alguém quando a pessoa está falando.
Para ter certeza de que entendi o que o orador está dizendo, eu repito (parafrasear) as principais ideias em minhas próprias palavras.
Ao final de uma longa conversa, eu resumo o que foi dito pelo orador para ter certeza de que entendi as informações importantes.
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No. 2: COMUNICAÇÃO NÃO-VERBAL
Expressão facial
As expressões faciais são quase que universais – quando estamos felizes, tristes, emocionados ou enfurecidos, as expressões faciais indicam os pensamentos e emoções de uma pessoa.
Movimento/postura corporal
O movimento e a postura corporal referem-se à maneira em que as pessoas se assentam, ficam de pé, se movimentam e se posicionam para indicar como estão se sentindo ou passar uma mensagem.
Gestos
Gestos: Os gestos referem-se à maneira em que comunicamos com as nossas mãos. Os gestos podem ser usados intencionalmente ou não, podendo comunicar diversos tipos de mensagens, dependendo do contexto.
Lembre-se: os gestos NÃO são universais!
Contato visual
Contato visual: O contato visual significa a maneira em que olhamos para uma pessoa. O contato visual pode significar muitas coisas, inclusive interesse, confiança, raiva, tristeza, decepção, etc.
Quais os outros métodos de comunicação não-verbal que você já usou?
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No. 3: EXPRESSÃO DIRETA
A expressão direta refere-se ao uso de afirmações usando o pronome "eu" para comunicar pensamentos e emoções sem que haja culpa, crítica ou acusação.
Você quer dizer.... ... mas, em vez disto, use a afirmação "Eu"!
“Você não está escutando o que eu digo."
"Eu gostaria de ter a oportunidade de vocês me escutarem."
“Você sabe que esta não é a solução certa."
“Eu vejo outra solução para o problema."
“Você está realmente me deixando frustrado."
“Eu estou me sentindo muito frustrado agora."
“Você nunca me inclui nas decisões."“Eu gostaria de contribuir com minhas
ideias antes que uma decisão seja tomada."
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No. 4: OFERECENDO E RECEBENDO OPINIÕES
A opinião é uma ferramenta importante para comunicar a aceitação, rejeição, ou a avaliação de um desempenho, comportamento ou ação.
“Oferecer e receber opiniões” é algo valioso. Quando isto é comunicado corretamente, os relacionamentos de equipe são solidificados, aumentando a
produtividade e o desempenho.
Oferecendo opiniões
Mostre seu apoio: ofereça opiniões de uma maneira não ameaçadora, mas sim, incentivadora. As opiniões nem sempre têm que ser positivas, porém, devem respeitar e apoiar quem as recebe.
Seja direto: Afirme claramente o foco e o propósito da opinião.
Seja específico: Ofereça exemplos e sugestões para mudanças.
Pense bem: Leve algum tempo se preparando e pensando em sua opinião, antes de oferecê-la. Tenha certeza de que a opinião tem um foco, sendo respeitosa, porém sem ser tendenciosa.
Use no momento oportuno: Uma opinião só é eficaz se for relevante para a pessoa que a recebe. Ofereça a opinião no momento adequado.
Recendo opiniões
Ouça ativamente: empregue estratégias de escuta eficaz para assegurar-se de que compreende o que está sendo dito.
Solicite exemplos: peça exemplos de situações específicas nas quais poderia ter se comportado de forma diferente.
Resista entrar em debates: nem sempre você concordará com a opinião oferecida, mas resista a vontade de argumentar para se defender. Aceite a opinião como uma tentativa de ajudar a melhorar ou a desenvolver suas habilidades.
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Processe a opinião durante o tempo necessário: leve o tempo necessário avaliando a opinião para determinar como você irá utilizá-la.
Dramatização: Habilidades de Comunicação Eficaz para os Segundo Vice-Governadores de DistritoInstruções:
Cada grupo estará desempenhando um papel na dramatização para ilustrar o uso eficaz da habilidade de comunicação escolhida para o seu grupo em uma situação de distrito. As situações podem ser: reunião de gabinete ou de comitê, conferência telefônica entre membros da equipe do governador de distrito, ou no local da convenção distrital, ou ainda durante um projeto de serviço do distrito.
Todos os membros do grupo devem participar da dramatização. A dramatização deve durar no máximo 2 minutos. Você terá 10 minutos para criar o seu papel.
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Promovendo a Comunicação em Todos os Níveis
Benefícios da Comunicação em Todos os Níveis:
Em pequenos grupos, discuta as seguintes perguntas sobre a comunicação em todos os níveis do distrito.
1. Quais são alguns desafios do seu distrito em se tratando de comunicação aberta em todos os níveis?
2. Como segundo vice-governador de distrito, de que maneiras pode promover uma comunicação aberta em todos os níveis do seu distrito?
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ANOTAÇÕES
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