024 Manual Utilizador

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Adetti / Laboratrio O2H (www.o2h.adetti.pt) Caixa Mgica Software Compiere PT, Open ERP Manual do Utilizador e AdministradorVerso 1.0

Data: Cdigo: Verso:

21/06/2007 0024 V 1.0

N de Pginas:

138

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Identificao do DocumentoCdigo: 0024

Documento: Manual do Utilizador e Administrador

VersoV 1.0

ElaboradoJoo Cordeiro

Data20/06/2007

AprovadoProf. Paulo Trezentos

Data21/06/2007

Histrico do DocumentoVersoV 1.0

Data21/06/2007

Elaborado / AprovadoJoo Cordeiro / Prof. Paulo Trezentos

Descrio das alteraesVerso inicial

Disciplina: Projecto de IGE Orientador do Projecto: Prof. Mrio Romo Coordenador do Projecto: Prof. Paulo Trezentos Equipa de Projecto: Joo Cordeiro 20837

Contacto de Projecto: [email protected] Site de Projecto: http://compiere.pt.vu

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ndice1. Introduo................................................................................................5 2. Iniciao e Conceitos Gerais.................................................................6 2.1.Iniciar Software..................................................................................6 2.1.1.Iniciar a Base de Dados...............................................................6 2.1.2.Iniciar a Mquina Virtual Java ...................................................6 2.1.3.Iniciar o servidor Compiere PT ..................................................7 2.1.4.Iniciar o cliente Compiere PT ...................................................7 2.2.Login...................................................................................................8 2.3.Menu / Janela Inicial .......................................................................12 2.4.Comandos e Botes........................................................................13 2.5.Funcionamento de um Workflow ..................................................18 2.6.Ajuda.................................................................................................19 2.7.Funes de Janelas........................................................................21 2.8.Preferncias do Utilizador..............................................................26 2.9.Campos Comuns.............................................................................29 3. Implementao e Definies Bsicas.................................................31 3.1.Implementao Inicial / Criao de um Cliente de Sistema........31 3.2.O Workflow Initial Client Setup .....................................................36 3.3.Clientes de Sistema .......................................................................36 3.4.Tipos de Organizaes ..................................................................38 3.5.Organizaes ..................................................................................39 3.6.Roles ................................................................................................42 3.7.Utilizadores .....................................................................................44 4. Parceiros de Negcio / Terceiros .......................................................46 4.1.O Workflow Business Partner Setup.............................................47 4.2.Grupos de Parceiros de Negcio..................................................49 4.3.Saudao..........................................................................................50 4.4.Termos de Pagamento....................................................................51 4.5.Programar / Calendarizar Facturao...........................................52 4.6.Correspondncia/Avisos de Pagamento......................................52 4.7.Importao de Parceiros de Negcio............................................52 4.8.Parceiros de Negcio / Terceiros..................................................53 4.9.Clientes.............................................................................................57 4.10.Fornecedores.................................................................................60 60 4.11.Funcionrios..................................................................................61 4.12.Relaes Entre Parceiros de Negcio / Terceiros.....................62 5. Impostos ...............................................................................................63 6. Produtos.................................................................................................66 7. Preos ...................................................................................................84 8. Compras.................................................................................................93 9. Gesto de Existncias/Material.........................................................102 10. Vendas...............................................................................................103 11. Pagamentos.......................................................................................113 12. Outros / Localizao.........................................................................121 3/138

12.1.Esquema de Contabilidade / Contas .......................................121 12.2.Idioma .........................................................................................121 12.3.A Moeda ......................................................................................121 12.4.Pases, Regies e Cidades.........................................................121 13. Instalao de Um Sistema de Contas............................................122 14. Importao de Dados.......................................................................122 15. Instalao de Um Idioma..................................................................123 15.1.Download do Pacote...................................................................123 15.2.Instalao do Pacote...................................................................123 15.3.Testar............................................................................................128 16. Temas a Desenvolver na Prxima Verso.....................................129

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1. IntroduoBem-vindo primeira verso do manual do utilizador e programador do projecto Compiere PT, Open ERP. Este manual destina-se ao mercado portugus de pequenas e mdias empresas e est escrito em portugus. Aqui poder encontrar toda a informao necessria para comear a utilizar o software Compiere PT. Durante a leitura do manual, o utilizador vai aperceber-se de que muita informao foi j desenvolvida/tratada. Por restries temporrias no foi possvel inclui-la nesta verso. Para ter a noo do que vai ser desenvolvido nas prximas verses consulte o tema Temas a Desenvolver na Prxima Verso, onde existem alguns esboos das operaes a acrescentar. Chamamos a ateno para o facto de os ecrs e nomes das opes/campos estarem em ingls. Quando tivemos de escolher escrever estes dados em ingls ou portugus optmos pela primeira hiptese por ser uma lngua mais universal. Na prxima verso desejamos apresentar duas cpias, uma idntica a esta com ecrs e nomes das opes/campos em ingls e outra inteiramente escrita em portugus, de acordo com a traduo realizada. Este manual baseado no User Manual do software Compiere & CRM, verso 2.5.1B, da empresa ComPiere, Inc. Para ser mais especfico foram copiadas algumas das imagens existentes nesse manual.

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2. Iniciao e Conceitos Gerais2.1. Iniciar SoftwarePara realizar o login no sistema necessrio iniciar a base de dados (Oracle ou PostgreSQL), ter instalada a mquina virtual Java que ser automaticamente iniciada, iniciar o servidor Compiere PT e finalmente iniciar o cliente Compiere PT.

2.1.1. Iniciar a Base de DadosA base de dados pode ter sido parametrizada, aquando da instalao, para auto iniciar aquando do inicio de seco do sistema operativo, e assim sendo no ser necessrio iniciar manualmente o servio. Caso no tenha sido seleccionada essa opo, dever iniciar o servio da base de dados manualmente. Para verificar se a base de dados est iniciada execute os seguintes comandos:

Com Oracle:/etc/init.d/oracle-xe status

Com PostgreSQL:/etc/init.d/postgresql status Para iniciar a base de dados:

Com Oracle:/etc/init.d/oracle-xe start

Com PostgreSQL:Inicie a sesso com o utilizador postgres e inicie a base de dados su - postgres postgres D /$Dir_Adempiere/postgresql//pgdata

2.1.2. Iniciar a Mquina Virtual JavaNo necessrio executar qualquer operao. Este software ser chamado de forma automtica, pela aplicao que dele necessitar sem exigir qualquer instruo ou operao por parte do utilizador.

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2.1.3. Iniciar o servidor Compiere PTO servidor Compiere PT ser lanado na mesma mquina onde est a correr a base de dados e onde foi instalado todo o software. Para iniciar o servio, o utilizador deve abrir um terminal e executar os seguintes comandos, tendo em conta o tipo de terminal que utiliza e a extenso apropriada:

Com software Compiere:$Dir_Compiere/utils/RUN_Server2.sh ou RUN_Server2.csh

Com software Adempiere:(ter em ateno que o comando executado atravs do utilizador postgres) $Dir_Adempiere/utils/RUN_Server2.sh ou RUN_Server2.csh Onde $Dir_Compiere e $Dir_Adempiere representa o directrio de instalao do software configurado na instalao no campo Compiere/Adempiere Home. Nota: para o utilizador menos familiarizado fazemos aqui uma nota da correspondncia entre extenses de scripts e terminais/shells usados:

.csh (para shells C ou tcsh) .sh (para shells Bourne, Bash e Korn)

2.1.4. Iniciar o cliente Compiere PTExecute os seguintes comandos, tendo em conta o terminal e software usado:

Com software Compiere:$Dir_Compiere/utils/RUN_Compiere2.sh ou RUN_ Compiere2.csh

Com software Adempiere:$Dir_Adempiere/utils/RUN_Adempiere.sh ou RUN_Adempiere.csh Ao executar ser apresentado o cliente Compiere PT, uma aplicao grfica. Para comear a utilizar o programa deve realizar o login.

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2.2. LoginAo surgir a janela inicial dever introduzir os dados correspondentes, tendo em conta que o sistema case sensitive, nos seguintes campos: Host: a base de dados com a qual o Compiere PT deve realizar a ligao; User ID: o cliente de sistema com o qual pretende aceder ao sistema. Consulte o sub-ponto Clientes de Sistema Pr-definidos Password: password do utilizador Languague: o idioma que deseja utilizar (se no existir ser utilizada a biblioteca padro, ou seja o ingls dos U.S.A) Aps preencher estes dados deve clicar no boto OK

Na seguinte janela deve seleccionar o role, a organizao, o armazm e a impressora com os quais deseja aceder ao sistema. Cada cliente de sistema poder ter disponvel mais que um role, role este que determina o tipo de acesso ao sistema e que ser tema a desenvolver adiante.

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Nota: O cliente de sistema SuperUser o nico que tem disponvel o role System Administrator que lhe permite aceder gesto do sistema.

2.2.1. Clientes de Sistema Pr-definidosExistem dois clientes de sistema pr-definidos: SuperUser e System, ambos com a password pr-definida System. A diferena entre estes clientes que o segundo pode apenas gerir o sistema do cliente, enquanto que o primeiro permite a gesto de qualquer cliente do sistema, incluindo o prprio utilizador System. Acrescentamos, ainda, que existem um cliente de sistema pr-definido GardenWorld com dois roles pr-definidos GardenWorld Admin e GardenWorld Client criado apenas para efeito de testes.

2.2.2. AjudaPoder verificar que na parte superior da janela existe um separador (tambm conhecido por tab) com um ponto de interrogao. Trata-se da ajuda ao utilizador.

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2.3. Menu / Janela InicialQuando o software Compiere PT iniciado surge uma janela, o menu, com todas as tarefas disponveis para o conjunto utilizador/role escolhido. Para seleccionar uma opo ou abrir as opes de um tema, basta clicar uma vez no item. Para que seja mais fcil aceder tarefa que deseja, a janela contempla dois mecanismos: a criao de atalhos e a utilizao do campo de procura. Para criar um atalho basta seleccionar a opo sobre a qual deseja criar um atalho, clicar no boto directo do rato e seleccionar Add to Bar. A tarefa ser adicionada barra de atalhos que se encontra no lado esquerdo do menu. Se desejar procurar uma tarefa basta preencher o campo de procura, que se encontra imediatamente abaixo do menu, e carregar em Enter.

de acrescentar ainda que esta janela pode ser redimensionada de acordo com a preferncia do utilizador.

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cones do Menu: Cada cone indica o tipo de funo que a tarefa executa: O cone indica uma janela onde so inseridos dados ou definidos registros, como so exemplo uma ordem de venda ou compra Este cone representa um relatrio. Estas opes geram relatrios que podem ser visualizados no ecr e, posteriormente, editados e impressos Esta espcie de roda dentada simboliza um processo. Um processo pode ser visto como um trabalho a executar, como seja correr uma base de dados ou gerar facturas automaticamente A letra W surge como inicial da palavra Workflow. Representa uma srie de passos necessrios para conseguir um objectivo Mais tarde iremos detalhar cada funo.

2.4. Comandos e BotesTodas as janelas do software Compiere PT obedecem a um formato standard. Assim, os campos como sejam o caso da barra de ferramentas, menu, e outros, so comuns e apresentam as mesmas opes. Vamos, de seguida, fazer uma apresentao dessas opes.2.4.1.

Barra de Ferramentas de Janela

Em cada janela possvel encontrar as seguintes opes: Boto Comando Desfazer Ajuda Novo Apagar Guardar Actualizar Procurar Anexo Alternnci a Atalho ESC F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 Desfazer realizadas Descrio Menu

alteraes Edit: Ignore Help: Help Edit: New registro Edit: Delete registro Edit: Save

Obter mais informao Criar novo registro Apagar o seleccionado Guardar o seleccionado

Edit: Refresh Procurar um registro na View: Find actual janela Record View: Inserir ou visualizar um anexo Attachem ent Alternar entre a visualizao View: atravs de uma tabela ou os Data Grid Actualizar os registros/dados 13/138

dados/tab ela Historial de registros Menu Registro parente Registro detalhe Primeiro registro Registro anterior Prximo registro ltimo registro Relatrio Imprimir

dados do registro F9 F10 Alt+es querda Alt+dir eita Alt+Pg Up Alt+ci ma Alt+bai xo Alt+Pg Dn Alt+P Ctrl+P Apresenta registros o historial de View: History Records Go: Menu

Apresenta o menu inicial

Go: Apresenta o registro parente Parent Record Apresenta os dados em Go: Detail detalhe Record Go: First Apresenta o primeiro registro Record Go: Apresenta o registro anterior Previous Record Go: Next Apresenta o prximo registro Record Go: Last Apresenta o ltimo registro Record Apresenta o relatrio do File: registo seleccionado Report Imprimir um documento Apresenta produto informao File: Print de View: Product File: End Window

Informa o de Ctrl+C produto Fechar a Alt+X janela

Encerra a actual janela

2.4.2.

Menu de Janela

Em cada janela possvel encontrar as seguintes barras de menus: Menu File Imprimir ecr Relatrio Imprimir Fechar a janela Fechar aplicao a Alt+P Ctrl+P Alt+X Shift+Alt+ X Item cone Atalho Alt+F Imprimir ecr Criar relatrio Imprimir documento Encerrar a actual janela Encerrar a aplicao 14/138 Descrio

Edit Novo registro Guardar alteraes Copiar registro Apagar registro Ignorar alteraes Actualizar Procurar View Informao de produto Informao de parceiro de negcio Informao contabilstica Informao de ordens (compra e venda) Informao de facturas (compra e venda) Informao de remessas Informao de pagamentos Anexo Historial registros Alternncia dados/tabela Go Primeiro registro de

Alt+E Ctrl+N Ctr+S Ctrl+V Ctrl+X Esc F5 Ctrl+F Alt+V Ctrl+I Shift+ Ctrl+I Alt+Ctrl+I Apresenta informao do produto Apresenta informao do parceiro de negcio Apresenta informao contabilstica Apresenta informao de ordens de compra e venda Apresenta informao de facturas (de compra e venda) Apresenta informao de remessas Apresenta informao de pagamentos e recebimentos Insere ou visualiza um anexo Apresenta o historial de registros Alterna entre a visualizao atravs de uma tabela ou os dados do registro Apresenta registro o primeiro

F7 F8 F9 Alt+G Alt+PgUp

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Registro anterior Prximo registro ltimo registro Registro parente Registro detalhe Menu Tools Calculadora Calendrio Editor Script Preferncias Help Ajuda Online Enviar e-mail Acerca

Alt+cima Alt+baixo Alt+PgDn Alt+esque rda Alt+direita F10 Alt+T

Apresenta o registro anterior Apresenta o prximo registro Apresenta o ltimo registro Apresenta o registro parente Apresenta os dados em detalhe Apresenta o menu inicial

Calculadora Calendrio Editor de texto Editor de script Definir preferncias Alt+H F1 Mostrar ajuda Adempiere online Enviar e-mail Acerca do Adempiere

2.4.3.

Menu de ContextoAtalho Descrio Procura dados seleccionado Actualiza lista seleccionado para para o o campo campo

Boto

Comando Zoom Actualizar Preferncia s Editor Script

Define o valor por defeito Editor de texto (visto em html) Edita e testa script

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2.4.4.

Botes das Caixas de DilogoAtalho Alt+O Esc F5 F9 Alt+Z Descrio Aceita e encerra a caixa de dilogo Nega e encerra a caixa de dilogo Actualiza os dados desde a base de dados Apresenta historial Abre janela para editar os dados Processo Alt+P F1 Imprime informao Apresenta ajuda Exporta dados Customiza parmetros

Boto

Comando Ok - Aceitar Cancel Negar Actualizar Historial Zoom Processo Imprimir Ajuda Exportar dados Customiza o

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2.5. Funcionamento de um WorkflowUm workflow uma srie de passos que devem ser executados de forma ordenada, isto uns a seguir aos outros. No software Adempiere existem vrios workflows. Vamos ver, por exemplo, o workflow de criao de um utilizador atravs da opo System Admin > Client Rules > Initial Client Setup Review:

Na parte superior possvel ver um esquema grfico do workflow, o que permite uma fcil e rpida leitura dos vrios passos a executar. Resta acrescentar que possvel aceder directamente s opes bastando, para isso, clicar na opo desejada. Na parte inferior existe uma explicao do workflow. Se desejar um esclarecimento acerca dos vrios passos, basta clicar no passo desejado ou utilizar as setas para navegar pelo workflow.

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2.6. AjudaO software Adempiere disponibiliza vrios tipos de ajuda, entre os quais os textos de ajuda e a ajuda online. Poder, ainda, recorrer a fruns e wikis.2.6.1.

Ecr Ajuda

Abra a janela de ajuda.

Ao utilizador surge uma janela com a descrio da opo onde o utilizador se encontra e os detalhes para os diversos campos que compem a opo. Por exemplo, se o utilizador estiver na janela Role:

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2.6.2.

Ajuda Online

Neste caso em vez de escolher a opo Role, deve seleccionar Online. Ir ser reencaminhado para a pgina oficial do projecto. claro que para utilizar esta ajuda, o utilizador deve estar ligado Internet.

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2.7. Funes de JanelasDentro das janelas existem vrias funes de contexto, que pretendem facilitar e tornar mais rpido a insero de informao. Vamos, por exemplo, analisar a janela Quote-to-Invoice > Sales Order > Sales Order e as funes de contexto existentes:

2.7.1.

Valor por Defeito

Esta opo permite ao utilizador, directamente da janela onde se encontra, definir as suas preferncias. Ao surgir, a janela Sales Order esta vem com os campos preenchidos, de acordo com as preferncias definidas para o seu cliente de sistema. Os campos a branco so opcionais, enquanto que os que apresentam um fundo de cor vermelha so obrigatrios. Para alterar o valor por defeito de um campo, seleccione no mesmo campo a opo desejada para valor por defeito, e depois clique com o boto direito do rato no campo e escolha a opo Value Preference, como exemplificamos em seguida:

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Ir surgir uma nova janela onde deve especificar o mbito desse valor por defeito (pode ser para todos, para a organizao, para o utilizador e s para esta janela). Clique Ok para confirmar a operao.

2.7.2.

Novo Registro

Esta opo no mais do que um atalho para a criao rpida de um registo, neste caso um parceiro de negcio. No entanto, ser aconselhvel recorrer posteriormente opo destinada criao desse novo registo, uma vez que contempla bastante mais informao. Para utilizar este atalho, na janela Sales Order, v ao campo Business Partner, e clique no boto direito do rato. Ir surgir um conjunto de opes. Deve clicar em New Record, como exemplificamos:

Ir surgir a janela de criao do novo parceiro de negcio, onde o utilizador deve inserir os dados.

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2.7.3.

Zoom

A funo zoom leva o utilizador directamente janela do registo que se encontra no campo. Por exemplo, se usarmos o campo Project e seleccionarmos a opo Zoom, ao clicar no boto direito do rato sobre o campo Project aberta uma nova janela:

Neste caso somos levados at opo para criar um projecto, uma vez que o campo Project encontrava em branco. Se este campo tivesse seleccionado algum projecto, seria os dados desse projecto que iriam surgir no ecr. A partir desta janela deve criar o novo registro e guard-lo.

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2.7.4.

Actualizar

Ao regressar ao ecr da ordem de venda podemos verificar que o campo Project continua em branco. Para que a informao seja preenchida, o utilizador deve clicar o boto direito do rato novamente sobre o campo com e seleccionar a opo Refresh.

2.7.5.

Procura e Informao

No ecr da ordem de venda, mais exactamente no separador Order Line, campo Product necessrio introduzir um produto.

Como o utilizador pode imaginar, normalmente uma empresa dispe de vrios produtos e tende, sempre, em aumentar esse nmero. Logo, tornase necessrio um mtodo de procura eficaz e rpido. exactamente essa a funo que o boto do campo Product disponibiliza. Ao carregar neste boto, ser redireccionado para uma janela onde pode procurar produtos e obter vrias informaes sobre os mesmos, nomeadamente disponibilidade, preos, etc. Se desejar reduzir o mbito da procura, pode ainda introduzir parte do nome ou da chave (key) do produto, limitando a procura. Pode acompanhar um exemplo que lhe expomos de seguida:

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Para inserir um produto no campo, basta seleccionar o produto desejado e clicar Ok, ou simplesmente fazer duplo clique sobre o produto desejado.2.7.6.

Informao Relativa a Dados Novos ou Alterados

Todas as janelas do software Adempiere disponibilizam informao sobre os registros que foram criados e alterados. Ao fundo de cada janela, no canto inferior direito existe um campo, semelhante ao que vamos apresentar:

O sinal + indica que um registro foi alterado, enquanto que o sinal * sinnimo de que um registo foi criado. Para saber mais informaes sobre as operaes que foram realizadas, faa duplo clique ou clique com o boto direito. Ir surgir uma nova janela com o seguinte aspecto:

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2.8. Preferncias do UtilizadorAs preferncias de um utilizador, permitem definir a forma como apresentado o software e como deve reagir o sistema a determinadas ordens. Para aceder configurao seleccione a opo Preference do menu de janela Tools. A seguinte janela ir surgir no ecr:

Passamos a detalhar cada um dos campos. User Interface Theme Permite escolher o aspecto grfico (look and feel) do software. Pode seleccionar diversos estilos e cores ao mesmo tempo. Enquanto altera as suas opes pode, tambm, verificar os efeitos, mesmo antes de as tornar efectivas.

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Automatic Commit Caso esta check box seja seleccionada, as alteraes so guardadas cada vez que mudar de separador (tab). Caso contrrio, ter de confirmar as alteraes sempre que se movimentar para outro separador. Automatic Login Ao seleccionar esta check box o utilizador que iniciar o software Adempiere, no ter acesso janela de login, e entra directamente no sistema. Para isso sero utilizados os dados do ltimo login, nomeadamente utilizador, password, role, cliente de sistema e organizao. Se no desejar o login automtico basta no seleccionar a check box. Store Password Esta opo configura o software para que o ltimo utilizador e password sejam guardadas e surjam aquando do login seguinte. No entanto aquando do prximo login esses dados podem ser editados! Show Accounting Tabs / Show Translations Tabs O utilizador ir perceber existem em vrias janelas separadores (tabs) de contabilidade e de traduo. Essas janelas tm normalmente pouca utilidade para o utilizador comum, razo pela qual usual s os utilizadores administradores de sistema terem estas opes seleccionadas. Create Objects on Servers Esta funo foi criada de forma a reduzir o volume de trfico na rede, isto no caso do utilizador estar a trabalhar remotamente. Essa optimizao conseguida atravs da criao de objectos no servidor. Mas, deve ter em conta que a criao de objectos no servidor, requer mais recursos da parte do mesmo. Always Print Preview A opo define se o software realiza sempre, ou no, uma visualizao do documento antes de o imprimir. Em documentos incluem-se tambm relatrios ou ecrs. Debug Level Esta funcionalidade torna-se especialmente til caso necessite de apoio com algum problema. A opo permite-lhe definir o tipo de mensagens que deseja que o Adempiere gere, desde mensagens de erros a simples mensagens relativamente operao realizada. Printer O campo impressora permite seleccionar a impressora usada para a impresso de documentos e relatrios. Esta opo prevalece introduzida aquando do login.

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Date semelhana do campo anterior, esta opo tambm prevalece sobre a introduzida aquando do login. Neste caso a data aqui inserida, ser a data vlida a usar para os documentos.

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2.9. Campos ComunsExistem vrios campos que iro surgir sistematicamente. Assim, consideramos ser importante que o utilizador conhea desde logo a utilidade de cada um. Active Existe duas formas de conseguir com que um registro esteja indisponvel no sistema. A primeira apagar o registro situao que , algumas vezes, impossvel por o registo manter ligaes com outros dados, e a segunda desactivar o registro. Desta ltima forma o registro torna-se indisponvel para seleccionar ou ser usado, mas disponvel para relatrios. Existem duas razes para desactivar registros ao invs de os simplesmente apagar:

O sistema necessita do registro para questes relacionadas com auditoria; Uma vez que o registo tem relaes com outros dados ir tornar os dados inconsistentes. Por exemplo, no far sentido apagar um fornecedor caso existam facturas relacionadas com o mesmo. Assim, basta desactivar o fornecedor impedindo que este seja usado em novas transaces, ao mesmo tempo que salvaguarda a integridade dos dados.

Client Como cliente o sistema refere-se a cliente de sistema, e no a cliente enquanto parceiro de negcio. Default Valor utilizado por defeito, ou seja define se o registro ser usado, ou no, como valor por defeito para a criao de novos registros. Description Este um campo opcional com um limite de 255 caracteres. Ser especialmente til quando se adicionar alguma informao extra, que no esteja contemplada num dos campos disponveis. Documento No O nmero de documento gerado automaticamente pelo sistema, tendo em conta o tipo de documento em causa. Caso o documento ainda no tenha sido guardado o nmero temporrio ser . Caso deseje editar a sequncia de nmeros do nmero de documento, deve recorrer janela Performe Analysis > Accounting Rules > Document Sequence. Name

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Nome um identificador alfanumrico do registro. Este campo tem um limite de 60 caracteres e usado como opo por defeito em caso de procura, em conjunto com o campo search key. Organization Trata-se da organizao agregada ao cliente do sistema, ou por outras palavras uma unidade do cliente do sistema. Este tema ser desenvolvido aquando da criao de clientes de sistema. Summary Level Esta opo utilizada unicamente com produtos e apenas para questes relacionadas com relatrios. No existem valores agregados a estes registros e, tambm, no constam em listas de preos, stock, ou outras.

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3. Implementao e Definies BsicasNo software a entidade de mais alto nvel o cliente de sistema. Cada cliente ter uma ou mais organizaes. Por exemplo, se imaginarmos que a empresa tem duas unidades, o escritrio e a loja de venda, teremos um cliente que a empresa, e duas organizaes que so as duas unidades. Para cada cliente de sistema so definidos os parmetros contabilsticos, entre os quais o esquema de contabilidade.

3.1. Implementao Inicial / Criao de um Cliente de SistemaPara iniciar o uso do Adempiere essencial existir um cliente de sistema. Para criar um cliente de sistema o utilizador deve realizar o login recorrendo aos utilizadores SuperUser ou System e role System Administrator.

Dirija-se janela System Admin > Client Rules > Initial Client Setup. Na janela introduza os dados requisitados. Se necessrio pode inserir mais que um cliente de sistema. Usualmente introduzido apenas um que coincide com o nome da empresa.

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Relativamente ao campo Organization insira a organizao principal deste cliente de sistema. Para empresas pequenas habitual que o cliente de sistema coincida com a organizao, mas podem ser agregadas quantas organizaes forem necessrias. Inicialmente deixe seleccionadas apenas as check boxes Business Partner e Product. Sugerimos esta opo por uma questo de simplicidade no entanto, mais tarde, estas opes podem ser editadas. O ltimo dado a ser requisitado o ficheiro com o sistema de contas. Para carregar esse ficheiro deve clicar no boto dentro do separador de dados. Ser apresentada uma janela para indicar o caminho para o ficheiro a carregar. Seleccione o ficheiro. Para confirmar a criao do cliente de sistema clique em Ok. Ir surgir uma janela que confirma a criao do cliente de sistema e os valores introduzidos. Na prtica foram criados utilizadores, roles e todas as entidades standard para tipos de documentos, parceiros de negcio, produtos, projectos, etc. evidente que mais tarde essas entidades podem ser editadas. A partir deste momento est criado o cliente de sistema com dois utilizadores e dois roles. Um utilizador com um role de administrador, que tem direitos para alterar regras e inserir transaces, e outro com role de utilizador que tem apenas permisso para as transaces.

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A password de um cliente de sistema ser sempre por defeito igual sua designao.

3.2. O Workflow Initial Client SetupPara aceder a este workflow dirija-se opo System Admin > Client Rules > Initial Client Setup Review. Recorde que o smbolo um workflow. representa

Este workflow permite visualizar os passos necessrios para iniciar o uso do Adempiere, nomeadamente no que se refere criao de clientes de sistema, correspondentes organizaes, roles, e utilizadores. De seguida apresentamos todos os detalhes.

3.3. Clientes de SistemaUm cliente de sistema deve sempre ser criado como descrito no tema Implementao Inicial / Criao de um Cliente de Sistema. No entanto, para editar qualquer parmetro deve utilizar a janela System Admin > Client Rules > Client.

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Nesta primeira janela encontram-se os parmetros bsicos, como seja o idioma ou a password. Seleccione a check box Multi Lingual Documents, caso deseje manter documentos em vrios idiomas o que ir permitir, por exemplo, imprimir uma factura no idioma do cliente. No separador Client Info poder continuar a edio de dados.

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Neste caso poder definir o calendrio a usar, o esquema contabilstico (podendo usar mais que um), as unidades de medida para volume comprimento, peso e tempo, o template a usar para os parceiros de negcio, entre outros dados. De fazer ainda meno para que deve seleccionar a check box Discount calculated from Line Amounts, caso deseje que o clculo do desconto seja feito sobre o montante do produto sem o imposto. Se desejar que o desconto recaa sobre o total da factura, incluindo eventuais impostos e taxas adicionais, no deve seleccionar a caixa. Os campos da seco Reference no so editveis, apenas so visveis.

3.4. Tipos de OrganizaesEste tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.

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3.5. OrganizaesComo j foi referido uma organizao estar sempre associada a um cliente criado anteriormente. Para aceder opo que permite a criao e manuteno (edio, consulta, apagar, activar e desactivar) das organizaes deve dirigir-se a System Admin > Organization Rules > Organization.

Na janela podemos observar trs separador juntos aos quais existe uma imagem da estrutura do cliente de sistema e respectivas organizaes. Neste separador destacamos a check box Summary Leve. Este campo possibilita a criao de uma organizao apenas para efeitos de relatrios. Para obter mais informao sobre alguma das organizaes, deve seleccionar dentro da estrutura a organizao e navegar pelos restantes dois separadores. No separador Organization Info podemos encontrar dados como so o caso da localizao da organizao (morada a usar na impresso de documentos), tipo de organizao (ver tema Tipos de Organizaes), armazm, supervisor entre outros dados.

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A informao relativa aos utilizadores associados organizao pode ser encontrada no separador Org Assigment. Esta associao apenas uma referncia, uma vez que o acesso a dados ser determinado pelo role que foi assumido pelo utilizador.

Criar uma organizao No primeiro separador crie um novo registo e preencha pelo menos os seguintes campos: Separador Organization o Name: designao da empresa Para adicionar os restantes dados seleccione a organizao criada e navegue nos outros separadores. Devem ser adicionadas pelo menos as seguintes informaes: Separador Organization Info o Location / Address: morada da organizao, a imprimir nos documentos o Warehouse / Service Point: armazm usado o Tax id: nmero de contribuinte o Supervisor: utilizador supervisor da organizao 40/138

Separador Org Assigment o User / Contact: utilizador associado organizao o Valid from e Valid to: perodo em que o utilizador estar associado Para guardar os dados deve utilizar o boto guardar da barra de ferramentas da janela. Relaes entre organizaes Fazemos aqui nota a um tema que nos parece bastante oportuno, a relao entre organizaes. Este software permite realizar transaces entre organizaes. Assim, os documentos podem viajar entre as prprias organizaes. Por exemplo, a organizao A pode fazer um pedido a um fornecedor que se converte em um pedido de cliente na organizao B.

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3.6. RolesOs roles controlam o acesso a janelas, tarefas e relatrios. Cada utilizador ter obrigatoriamente um role podendo, de acordo com a necessidade, acumular quantos forem precisos. Basicamente existem quatro tipos: System Administrator, funes do nvel de sistema como o caso de UOM (units of mesure), tipos de documentos, etc; SuperUser, que inclui todos os roles do sistema e que deve ser usado apenas em caso de emergncia porque permite alteraes de fundo; Client Administrator e Client User que so utilizadores tpicos de transaces. No caso do administrador pode configurar dados e efectuar transaces enquanto que o cliente est restrito apenas s transaces. Para aceder janela deve dirigir-se opo System Admin > General Rules > Security > Role. Tenha em ateno que um Role deve estar sempre associado a uma organizao, que por sua vez estar associada a um cliente de sistema. Criar um role Para criar um role deve criar um novo registo e inserir os dados nos vrios separadores da janela. Em seguida detalhamos os principais dados.

Separador Role o Name: designao do role o User Level: tipo de acesso aos dados (dados do sistema, da organizao, de cliente ou organizao + cliente) Deve ter ateno s vrias check boxes de acordo com as permisses que deseja incluir no perfil. Para continuar a introduzir informao nos restantes separadores, seleccione o role ao qual se refere, neste caso o anteriormente criado, e 42/138

navegue ao mesmo tempo que introduz a informao. De seguida efectuamos uma descrio dos restantes separadores:

Role Acess: so definidas as organizaes (criadas dentro do cliente de sistema) s quais o role tem acesso Role Assigment: so definidas as organizaes (criadas dentro do cliente de sistema) atribudas ao role Windows Acess: define o acesso do role s vrias janelas Form Acess: relativa ao acesso a formulrios Worflow: acesso a worflows

Em cada opo includa nestes separadores existem dois campos, a opo Active permite que a opo seja visvel ou no, mantendo-se para efeitos de auditoria, e a opo Read Write que permite definir se os dados so editveis ou no.

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3.7. UtilizadoresBasicamente os utilizadores formam a ligao aos parceiros de negcio (tema desenvolvido adiante). A um utilizador dever sempre ser atribudo pelo menos um role, podendo este acumular quantos forem desejados. Para aceder janela de utilizadores dirija-se opo System Admin > System Rules > Security > User.

No separador inicial, User, podemos encontrar os campos de informao mais relevantes como so caso, do nome (username), password, e-mail do utilizador, supervisor ou outro. Para consultar os roles a que o utilizador ter acesso dirija-se ao seguinte separador, User Roles. Disponveis estaro, ainda, os separadores, com informaes optativas: User Substitute: substitutos ao utilizador, por exemplo imagine que o utilizador est de frias ou indisponvel temporalmente Org Assigment: so definidas as organizaes atribudas ao utilizador podendo, inclusive, estabelecer um perodo limitado de acesso Org Acess: define o acesso do utilizador s vrias organizaes e o tipo de acesso, que pode ser total ou apenas de visualizao (read only) Os restantes separadores, User Mail, Queries e LDAP Acess, no so editveis e esto para j excludos do mbito deste projecto.

Criar um utilizador Aps criar um novo registo atravs do correspondente boto na barra de ferramentas da janela, deve preencher os seguintes campos no opcionais: Separador User 44/138

Name: designao/username do utilizador o Password: palavra passe para aceder ao sistema (por defeito ser igual ao username) Neste separador ter todo o interesse em preencher os campos, relativos ao e-mail, telefones, supervisores, entre outros.o

Separador User Roles o Role: seleccione de entre os roles existentes o que deseja associar Associe quantos roles forem necessrios, bastando para isso criar novos registros.

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4. Parceiros de Negcio / TerceirosUm parceiro de negcio ou terceiro, uma entidade, pessoa ou organizao, que se relaciona com a empresa, e da surge a definio de parceiro de negcio ou terceiro. Existem trs tipos bsicos de parceiros de negcios: fornecedores, clientes e funcionrios. No entanto, esta situao no limitativa uma vez que um terceiro pode assumir qualquer papel, ou combinao de papel, at mesmo assumir os trs tipos em simultneo. Um parceiro de negcio poder ter mais que uma localizao e um ou mais contactos. Como exemplo podemos falar de uma empresa com diversas lojas ou escritrios, onde para cada assunto podemos contactar pessoas diferentes. Esses indivduos tm o que se chama reas de interesse que podem ser registadas e que constituem a base do CRM. Esta rea no ser desenvolvida no mbito deste projecto. Ainda de referir que os parceiros de negcio podem manter transaces/relaes entre si o que permite que uma ordem de venda, possa ser enviada a um segundo parceiro, facturada a um terceiro e paga por um quarto.

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4.1. O Workflow Business Partner SetupPara aceder a este workflow dirija-se opo Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner Setup.

Um parceiro de negcio pode estar associado a um grupo de parceiros de negcio, que pode ser por exemplo clientes, fornecedores ou funcionrios ou recorrer a grupos muito mais especficos. De forma a tornar a relao com os parceiros mais profissional e correcta, podem ser definidas formas de tratamento diversas e que so depois associadas aos contactos, como por exemplo: Senhor, Dr., Eng. ou outro. As vrias formas de pagamento praticadas pela empresa devem tambm estar definidas no sistema, podendo ser associadas aos diversos parceiros de negcio ou mesmo recorrer a um grupo de parceiros. Da mesma maneira que podemos associar formas de pagamento podemos 47/138

realizar as mesma operaes, mas desta feita em relao facturao includo, por exemplo, uma parametrizao para realizar a factura mensal, semanal ou com qualquer outra periodicidade. Por fim ser, ainda, importante definir os impostos existentes no pas ou, no caso de transaces para o exterior, os impostos correspondentes. No caso do mercado portugus as opes Withholding e Revenue Recognition devem ser ignoradas, uma vez que no so aplicveis.

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4.2. Grupos de Parceiros de NegcioEste grupo permite definir parmetros, evitando a mesma definio individual para cada parceiro de negcio. Para isso o utilizador deve definir os grupos da forma que seja mais conveniente, por exemplo clientes, fornecedores e funcionrios ou de uma forma mais especfica, clientes tipo A, tipo B, tipo C, funcionrios tipo A, B e C, etc O funcionamento ser o seguinte: ao definir os parmetros de um grupo de parceiros de negcio, cada parceiro que a esteja includo ter esses parmetros por defeito, parmetros esses que podem ser editados de acordo com a necessidade individual do parceiro. Se, por exemplo, funcionar com entidades de diferentes pases podem usar este grupo para facilitar a consulta por pases, ou para usar diferentes tipos de facturao ou contabilidade. Estas so algumas das utilidades da criao de grupos de parceiros de negcio. Para aceder a esta janela deve dirigir-se a System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner Group.

No primeiro separador encontrar informao sobre o nome e descrio do grupo, enquanto que o segundo separador se refere aos parmetros de contabilidade e o terceiro ao parceiros que j fazem parte do grupo. Criar um grupo de parceiros de negcio No primeiro separador crie um novo registo e preencha pelo menos os seguintes campos: Separador Business Partner Group o Name: designao do grupo Com o registo criado e seleccionado adicione as informaes contabilsticas, no separador Accounting (ter em ateno que este separador s aparece se assim tiver sido definido nas preferncias do utilizador). 49/138

No separador Assigned Partners podem ser vistos todos os parceiros de negcio associados a este grupo.

4.3. SaudaoEste tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.

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4.4. Termos de PagamentoA gesto de termos de pagamento pode ser realizada atravs da opo System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Payment Term. Os pagamentos podem ser efectuados das mais diversas formas, como so exemplo vista ou a pronto pagamento, a 30 ou 60 dias ou outras, limitadas apenas pela imaginao.

No separador relevantes:o o

Payment

Terms

encontramos

vrias

informaes

o

o

Net Days: dias teis para o vencimento do pagamento Discount Days / (2): nmero de dias teis limite para que o utilizador realize o pagamento com o desconto definido nos campos discount / (2) Discount / (2): desconto concedido caso o pagamento seja realizado dentro dos prazos previstos nos campos discount days / (2) Grace Days: dias de graa ou seja sobre os quais no existe penalizao

(check box Fixed Due Data seleccionada) o Fix month day: dia do ms em que vence o pagamento o Fix month offset: indica qual o nmero mximo de dias at data de vencimento do prazo que o utilizador ter, caso este deseje usufruir de desconto 51/138

o

Fix month cutoff: usado caso o dia do ms no se refira ao ms corrente. Neste caso deve ser indicado os nmeros de meses que ir decorrer

Em relao s check boxes, a opo Fixed Due Data deve ser inserida caso deseje indicar o dia do ms em que o pagamento vence (iro surgir no ecr os trs ltimos campos descritos); Next Business Day para que, caso a data de vencimento seja um dia no til, passe para o dia seguinte; e finalmente After Delivery para que a data de vencimento coincida com o dia da entrega/concluso da operao a que se refere o pagamento. Separador Shedule Para conseguir mais flexibilidade nas tranches de pagamento deve recorrer a este separador. Aqui podemos consultar as diversas tranches, montantes e prazos que fazem parte de toda a operao de pagamento. Isto possibilita, por exemplo, que um pagamento seja faseado em trs, quatro ou mais pagamentos. A soma das tranches deve ser igual ao montante total do pagamento. Criar um termo de pagamento Crie um registo no separador Payment Term, defina um nome para o termo de pagamento, seleccione as check boxes de acordo com o desejado e introduza os dados relativos ao dia de pagamento e eventuais descontos a conceder em caso de pagamento antecipado. Se necessitar de programar vrias tranches de pagamento use o separador shedule. Por fim deve validar, atravs do boto validate, o termo de pagamento, sabendo que a soma das tranches deve ser igual ao total do pagamento.

4.5. Programar / Calendarizar FacturaoEste tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.

4.6. Correspondncia/Avisos de PagamentoEste tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.

4.7. Importao de Parceiros de NegcioA importao permite introduzir dados do exterior no sistema. Para isso deve ser definido o formato, carregar e importar os dados. Para saber como realizar a importao deve consultar o Tema Importao de Dados.

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4.8. Parceiros de Negcio / TerceirosComo j foi referido um cliente, funcionrio ou fornecedor antes de assumir esse papel um parceiro de negcio, como representado no esquema:

A opo pode ser acedida atravs do caminho System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner. Neste tema apenas vamos tratar dos dados relativos aos parceiros de negcio, ainda que seja nesta janela que se desenrola a gesto de clientes, fornecedores e funcionrios, recorrendo aos vrios separadores existentes. Para conhecer os detalhes consulte os temas seguintes. A janela de um parceiro ter o seguinte aspecto:

Neste separador pode encontrar diversa informao, como o caso de: o Name: designao do terceiro o Greeting: saudao/ como tratar o cliente o Credit status: o estado relativamente a concesses de crdito o Tax ID: nmero de contribuinte

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o o

Business Partner Group: o grupo de parceiros de negcio onde o terceiro se inclui Language: idioma do parceiro

Deve ter em conta algumas check boxes:o

o o

Active: que neste caso assume especial importncia uma vez que permite que um parceiro seja desactivado, ou seja excludo da possibilidade de realizar operaes mas seja efectivo para relatrios Tax Exempt: que deve estar seleccionada caso este seja uma entidade no sujeita a impostos Active Prospect Customer: esta opo permite ao utilizador diferenciar entre clientes e o que so possveis clientes

Finalmente o boto Link Organization tem como objectivo estabelecer uma relao entre o terceiro e uma organizao existente no sistema. Caso ainda no exista relao o boto apresenta a mensagem link organization, caso contrrio apresenta uma designao da organizao. Existem, ainda, quatro separadores associados ao parceiro de negcio, Bank Account, Location, Contact (User) e Interest reas (o ltimo, Withholding, no aplicvel ao mercado portugus). No primeiro podem ser encontradas informaes bancrias, no segundo pode ser realizada a gesto da localizao do terceiro, no seguinte podem introduzidos contactos de indivduos da empresa havendo ainda, a possibilidade de associar utilizadores do sistema a esses mesmos contactos, e finalmente o separador das reas de interesse que tem como objectivo a recolha de informao para posterior CRM. Criar um parceiro de negcio / terceiro Antes de mais, recorde-se que pode recorrer importao de dados para criar parceiros de negcio. Se no for este o caso, crie um registo na janela e insira pelo menos os dados obrigatrios, nomeadamente o nome e o nmero de contribuinte. Ser, ainda, desejvel associar o parceiro a um grupo e a uma organizao (caso pertena a alguma existente no sistema). Deve preencher o mximo de dados possveis nos separadores Location, Contact (User) e Interest reas (se necessrio pode criar mais que um registro em cada separador). A informao um dado precioso e como tal, quando mais e melhor for essa informao mais dados existem para tomar decises. Associar um parceiro de negcio / terceiro a uma organizao Em primeiro lugar o utilizador deve confirmar que a organizao a associar j existe no sistema. Para proceder ao registo da ligao deve dirigir-se ao separador inicial e clicar no boto Link Organization.

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Ir surgir o seguinte ecr, que dever ler e confirmar atravs do boto Ok.

Com a confirmao da anterior janela ir surgir uma nova janela, onde o utilizador deve seleccionar uma organizao de entre as existentes no sistema e um role, caso deseje que o terceiro tenha algum tipo de acesso organizao.

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Ao carregar no boto Ok ir surgir a seguinte mensagem:

Para confirmar a associao deve fazer uma actualizao ao separador. A partir desse momento pode confirmar que o anterior boto Link Organization deu origem a uma mensagem, semelhante apresentada:

Pode terminar esta recorrendo ao processo UnLink Organization Process.

4.9. ClientesA opo que d acesso gesto de clientes pode ser encontrada em System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner. Se o leitor no consultou, ainda, o tema Parceiros de Negcio, sugerimos que o faa antes de prosseguir, uma vez que um cliente antes de mais um parceiro de negcio. So dois os separadores da janela de terceiros destinados ao cliente Customer e Customer Accounting. O ltimo destina-se aos dados contabilsticos do cliente, enquanto que o primeiro tem diversa informao como o caso de: Name: nome do cliente, que pode ter uma designao diferente do parceiro de negcio que lhe d origem o Sales Representative: o representante de vendas, ou funcionrio encarregue do cliente o Credit limit: limite de crdito atribudo ao cliente Depois teremos vrias regras a usar por defeito para o cliente, nomeadamente regras de facturao, entrega, lista de preos usada, pagamento, formato de impresso das facturas,o

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programao/calendarizao da facturao, meio de entrega, termos de pagamento e finalmente a check box Discount Printed que define se os descontos concedidos devem ser, ou no exibidos, apresentando apenas o valor final. Alguns dos temas ainda no foram apresentados mas sero detalhados mais adiante. Finalmente encontramos um campo informativo, Credit Used, que nos diz o valor do crdito que o cliente est a usar actualmente.

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Criar um cliente O primeiro passo sempre criar um parceiro de negcio, uma vez que a partir desse parceiro que ser criado o cliente. Uma vez realizada essa operao, basta dirigir-se ao separador Customer e seleccionar a check box Customer. O cliente j est criado. Mas, como o utilizador pode observar surgiram novos campos no separador. De acordo com a necessidade, e em conformiadade com a explicao anterior, deve preencher esses campos com o maior nmero de informao possvel.

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4.10.FornecedoresA opo que d acesso gesto de fornecedores pode ser encontrada em System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner. Se o leitor no consultou o tema Parceiros de Negcio, sugerimos que o faa antes de prosseguir, uma vez que um fornecedor antes de mais um parceiro de negcio. Os separadores destinados ao fornecedor so Vendor e Vendor Accounting. No segundo ser introduzida informao referente apenas contabilidade, enquanto que no primeiro encontramos as regras de pagamento, lista de preos usada, termos de pagamento, e esquema de desconto usado.

Criar um fornecedor Para criar um fornecedor ter que criar primeiro um parceiro de negcio, uma vez que s a partir de um parceiro possvel criar um fornecedor. Para transformar esse parceiro, tambm, num fornecedor deve dirigir-se ao separador Vendor e seleccionar a check box Vendor. Ao converter o terceiro em fornecedor sero apresentados novos campos que devem ser preenchidos de acordo com as necessidades.

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4.11.FuncionriosA opo que d acesso gesto de funcionrios pode ser encontrada em System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Business Partner. Se o leitor no consultou o tema Parceiros de Negcio, sugerimos que o leia antes de prosseguir, uma vez que um funcionrio antes de mais um parceiro de negcio. Para tratar a informao prpria de este tipo de parceiro existem dois separadores Employee e Employee Accounting. No primeiro existem duas check boxes Employee e Sales Representative, sendo que a ltima deve estar seleccionada caso se trate de um representante de vendas. No segundo apenas existe informao contabilstica.

Criar um funcionrio Para criar um funcionrio ter que antes criar um parceiro de negcio, uma vez que s a partir de um parceiro possvel criar um funcionrio. Para associar esse parceiro a um funcionrio, ter de seleccionar check box Vendor existente no separador com a mesma designao. Se desejar e caso se trate, ou no, de um representante de vendas poder seleccionar a check box Sales Representative.

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4.12.Relaes Entre Parceiros de Negcio / TerceirosCom o Adempiere pode estabelecer relaes entre os diversos parceiros de negcio, o que permite que um parceiro possa criar ordens de compra, outro receba a entrega e um outro ser facturado. Esta funo pode ser acedida atravs do caminho System Admin > Partner Relations > Business Partner Rules > Partner Relations. Este tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.

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5. ImpostosOs impostos esto normalmente associados a produtos e a despesas. No sistema devem estar associados a uma categoria de impostos, para facilitar a sua gesto. O Adempiere permite ter vrios tipos de impostos que devem, depois, ser introduzidos nas ordens e ou nas facturas.

5.1. O Worflow TaxPara aceder a este workflow dirija-se opo Performances Analysis > Accounting Rules > Tax Setup.

Como podemos ver os impostos surgem ao lado dos produtos e das despesas, uma vez que a eles esto associados. No entanto, neste captulo vamos apenas cingir-nos questo dos impostos, j que existe mais adiante um captulo dedicado aos produtos e despesas mais adiante.

5.2. Categorias de Impostos63/138

Uma categoria de impostos no mais que uma classificao. beneficio de ter categorias de impostos poder associar produtos despesas a essas categorias, o que torna mais fcil a adaptao alteraes no contexto fiscal. Para realizar a gesto de categorias de impostos deve dirigir-se Performances Analysis > Accounting Rules > Tax Category.

O e a a

Esta opo muito simples, tem uma quantidade reduzida de informao, apenas o nome e a check box Default que indica se , ou no, a categoria pr-definida. Criar uma categoria de impostos Criar uma categoria uma tarefa fcil. Basta introduzir o nome e caso deseje transform-la na categoria de impostos por defeito, seleccionando para isso a check box Default (certificando-se que a anterior escolha foi desmarcada).

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5.3. ImpostosAtravs da opo, Performances Analysis > Accounting Rules > Tax Rate, pode gerir todos os impostos necessrios. As taxas esto associadas a pases, ou at mesmo a regies ou estados de pases. O clculo realizado tendo por base o custo lquido da operao. Isto , se existir um imposto que recaa sobre a operao e sobre um outro imposto a ela associado, deve introduzir a percentagem do segundo imposto e ter esse factor em conta.

Neste janela encontra diversa informao, como seja: o Name: designao do imposto o Tax Category: categoria de impostos na qual se insere o SO/PO Type: este imposto pode incidir sobre compras, vendas ou ambos. Deve ser seleccionada a opo adequada o Rate: taxa de imposto o Country: pais a que se refere a taxa To: caso s seja aplicvel de um dado pas para outro o Region: regio a que se refere a taxa (se aplicvel) To: caso s seja aplicvel de uma dada regio para outra o Valid From: data a partir da qual o imposto est vigente o Tax Indicator: a designao que ir surgir nos documentos, aquando da impresso, e que identifica o tipo de imposto Em relao s check boxes, a opo Document Level permite saber se o imposto deve ser calculado linha linha ou sobre o total do documento. A box Requires Tax Certificate deve ser seleccionada caso este imposto necessite de um certificado, por exemplo para justificar uma reduo. Finalmente a box Tax Exempt deve ser seleccionada, caso este imposto se aplique apenas a parceiros de negcio que sejam isentos e registrados como tal. Esta ltima questo est relacionada com opes de relatrio. No separador Accounting, sero introduzidas as informaes relativas contabilidade. 65/138

6. ProdutosNeste sistema a definio mais geral de produto ser algo que se vende e/ou se compra, que tem um preo e que poder ser armazenado. Um produto, que seja algo tangvel est guardado num armazm. Esse armazm tem vrias seces, prateleiras, etc, ou simplesmente zonas para armazenar que, por serem diversas, devem estar de alguma forma identificadas. No sistema essa identificao ser feita atravs de variveis. Para medir algo, tangvel ou intangvel so necessrias medidas como o caso das horas, minutos, unidades ou qualquer outra medida, existindo muitas vezes a necessidade de converter uma unidade numa outra. Em relao aos produtos, e semelhana dos impostos, podem ser adoptadas vrias formas de segmentao, sendo que o sistema implementa a segmentao atravs de categorias de produtos. A vantagem em definir categoria de produtos associar os impostos ou as definies contabilsticas a essas categorias em vez de definir produto a produto, o que certamente ser bastante mais moroso e mais complicado aquando de qualquer alterao, por menor que fosse. Basicamente existem dois tipos de produtos, itens que so bens tangveis e que por isso necessitam de manuteno e servios e itens que so recursos ilimitados, e que como tal, no podem ser armazenados. Os produtos indirectos so os recursos e despesas que sero definidos na opo correspondente e no em conjunto com os produtos. Vamos analisar todas estas questes!

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6.1.

O Workflow Product

Para aceder a este workflow dirija-se opo Material Management > Material Management Rules > Product Setup.

O esquema permite-nos inferir que um produto deve estar associado a um armazm, uma localizao e a uma unidade de medida (caso seja tangvel). Deve, tambm, estar associado a uma categoria de produtos de forma a facilitar a sua gesto e, por intermdio desta ou individualmente, a uma categoria de impostos.

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6.2.

Armazns e Identificadores

Numa empresa podem existir vrios armazns, sendo que o sistema apenas pretende representar o que efectivamente existe na realidade. Mas, cada armazm no necessita exactamente de corresponder a um espao. Podemos ter um espao comum, onde so armazenadas, existncias, entradas de produtos e produtos em sada, designando cada uma dessas seces como um armazm diferente. Na janela de gesto de armazns e identificadores, Material Management > Material Management Rules > Warehouse & Locators, podemos encontrar informao variada.

Separador Warehouse o Name: designao do armazm o Location/Address: localizao do armazm o Element Separator: separador de elemento

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Separador Locator o Relativity Priority: os localizadores com maior prioridade so os que so usados prioritariamente para remessas. o Aisle, Bin e Level: so as coordenadas de localizao. O utilizador pode us-las como desejar, por exempo A para seco, B para estante, L para a gaveta O separador Storage usado para adicionar informao relativamente ao armazenamento enquanto, que o Replenish para definir os nveis mximos e mnimos de stock do produto. No separador contabilidade. Accounting constam as informaes relativas

Criar um armazm e/ou respectivas localizaes No primeiro separador crie um novo registo e preencha, pelo menos, os trs campos acima mencionados. No segundo separador deve definir as localizaes existentes dentro do armazm, da forma mais conveniente possvel. E para terminar introduza a informao contabilstica no separador Accounting. Se desejar recorra aos separadores Storage e Replenish para completar a informao, no que se refere ao armazenamento e nveis de stock mnimos e mximos.

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6.3.

Unidades de Medida

Como j fizemos meno, para quantificar algo necessrio uma medida e, muitas vezes, temos de usar converses. Dependendo do pas, das actividades ou de qualquer outro critrio existem diversas unidades de medida, a tal ponto que impossvel conhecer todas. De qualquer forma as mais comuns j esto definidas no sistema. Para aceder a esta janela clique Material Management > Material Management Rules > Unit of Mesure, a pode encontrar diversa informao. Separador Unit of Mesure o EDI Code: refere-se ao cdigo de unidade de medida do standard EDI X12 Code Data o Name: designao da unidade de medida o Symbol: smbolo usado na representao da unidade de medida o Standard Precision: nmero de casas decimais a usar nos arredondamentos o Costing Precision: nmero de casas decimais a usar nos arredondamentos referentes a custos

No separador Conversion pode consultar as converses que existem para a medida que seleccionou no primeiro separador. Criar uma unidade de medida Dirija-se ao primeiro separador e insira os dados referentes designao, smbolo (se existir), preciso standard e preciso de custos. Se necessrio v ao separador Conversion e introduza as converses. Ao inserir a taxa de multiplicao a de diviso ser automaticamente calculada, ou vice-versa.

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6.4.

Categorias de Produtos

Uma categoria de produtos tem como objectivo facilitar a gesto de produtos. A estes grupos podem ser associadas listas de preos, definidas margens e parmetros de contabilidade, o que certamente ser bastante mais complicado de fazer para cada um dos produtos individualmente. Para aceder janela de gesto de categorias de produtos deve seleccionar a opo Material Management > Material Management Rules > Product Category. No separador Product Category pode encontrar quatro informaes: o nome da categoria, a politica de material que define a ordem de sada do armazm, a margem planeada, e um ultimo campo fora do mbito deste projecto.

Em Accounting est a informao contabilstica que ser usada por defeito em todos os produtos que fazem parte desta categoria. Para que isso suceda deve ser clicar no boto Copy Accounts que ir copiar as contas para os dados contabilsticos de cada um dos produtos.

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Para saber quais os produtos que esto associados a esta categoria deve consultar o separador Assigned Products. Este um separador de consulta e logo, no editvel. Criar uma unidade de medida No separador Product Category deve criar um novo registo e introduzir os campos referentes ao nome da categoria, politica de material e margem planeada. No separador referente contabilidade, devem ser introduzidos as contas pr-definidas para todos os produtos associados a esta categoria. Quando todos os produtos estiverem associados, deve ser usar-se o boto Copy Accounts a fim de definir os mesmos parmetros para cada um dos produtos. Se desejar consultar os produtos associados a esta categoria recorra ao ltimo separador.

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6.5.

Produtos

Nesta opo devem ser definidos todos os produtos existentes, incluindo os vendidos, consumidos/usados ou comprados pela organizao. A opo que d acesso a estes dados a opo Material Management > Material Management Rules > Product. Uma vez que este um tema com muita informao, vamos tratar cada separador em particular.

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6.5.1.

Productsobre o produto

Neste separador encontra-se a informao propriamente dito, nomeadamente nos campos:o o o o o o

o o

Name: designao do produto UPC/EAN: cdigo de produto do standard Universal Bar Code ou European Article Number Product Category: categoria de produtos em que o produto se insere Tax Category: categoria de impostos em que o produto se insere UOM: unidade de medida usada Product Type: que pode ser recurso, servio, despesa ou online (ao seleccionar este dados os campos da janela podem sofrer alteraes) Guarantee Days: dias de garantia Version No: verso do produto (podem existir vrias)

Existem alguns campos que informam sobre os detalhes fsicos do produto, nomeadamente peso (weight), volume (volume), unidades por palete (units per pallet), entre outros

Finalmente as check boxes:o o o o

Stocked: seleccionado caso a empresa armazene este produto Purchase: caso a empresa compre este produto Bill of Materials: caso seja um produto constitudo por outros produtos Discount: se desejar tornar o produto indisponvel. Deve preencher o campo discountinued para fixar a data limite de disponibilidade

Se o produto for um bill of materials a janela passar a ter o seguinte aspecto:

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Neste caso deve utilizar o separador correspondente (a desenvolver mais adiante) para introduzir os produtos que entram na constituio deste produto. Com o boto Verify BOM ir confirmar que todos os dados esto correctos. Se desejar que na factura constem os produtos constituintes do BOM deve seleccionar a box Print details records on pick list. Por fim, existem trs campos utilizados nica e exclusivamente para produtos a vender via Internet.

6.5.2.

Bill of Materials

Bill of Materials um produto constitudo por outros produtos e/ou servios, mas que tratado como qualquer outro produto. O preo deste tipo de produto calculado atravs de uma soma dos produtos que o compe. Um bom exemplo deste tipo de produto ser um computador que composto por um disco rgido, um processador, monitor, entre outros produtos e ao qual pode se adicionar, por exemplo, o servio de construo do computador. Para criar um produto Bill of Materials o utilizador deve comear por clicar no separador Product na check box Bill of Materials como j foi explicado na seco anterior. Depois deve ir ao separador Bill of Materials que ter o seguinte aspecto:

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Nesta janela o utilizador pode encontrar toda a informao necessria, podem at existir quantos registos forem precisos, correspondendo cada um, a um produto ou servio que constitui o produto final. Cada registo composto pelo campo Product onde se indica a denominao do produto final, Line que corresponde linha do Bill of Materials ou, por outras palavras, ordena a lista dos materiais que constituem o produto final, BOM Type que nos diz se o produto indicado em seguida obrigatrio, opcional ou se pode ser utilizado mais que um produto para alm do apontado, BOM Product campo onde enumerado o produto que vai compor o Bill of Material (seleccionado entre os produtos j existentes) e por ltimo BOM Quantitity que representa o nmero de produtos indicados anteriormente. Caso esteja a criar um BOM tem de se dirigir ao separador inicial e carregar no boto Verify BOM para concluir o processo.6.5.3.

Substitute

Por vezes o produto desejado pode no estar disponvel quer seja por ruptura de stock ou por qualquer outra razo. Neste separador so apresentados os produtos que podem a vir a substituir o inicial. Desta forma um cliente poder ter a possibilidade de escolher produtos alternativos. Neste separador s existem duas informaes, o nome da substituio e o produto substituto no campo com o mesmo nome.

6.5.4.

Replenish

Para obter uma gesto mais eficaz dos stocks de cada produto, permitido criar nveis de stock. Neste caso podemos optar por definir nveis mnimos ou mximos desejveis.

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Os trs campos existentes definem essas medidas. O campo Replenish Type indica o nvel (mnimo, mximo, etc) enquanto que os outros campos definem os valores mnimos e mximos do nvel.6.5.5.

Purchasing

Se o produto definido no for de fabrico prprio, isto se se tratar do comrcio de um produto este separador, entre outras informaes relevantes, permite definir quais os fornecedores (de entre os j existentes) a quem pode ser adquirido este item. Esta informao meramente estatsticas, no obrigando a qualquer ordem de compra ou compromisso de compra.

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Nesta janela encontra as seguintes informaes:o o o o o o o o o o o o o o

Business Partner: fornecedor sobre o qual exercida a compra UPC/EAN: cdigo de produto do standard Universal Bar Code ou European Article Number Currency: moeda utilizada na compra List Price: preo que consta na lista de preos usada para esta compra PO Price: preo efectivo de compra (no vinculativo) Last PO price: preo praticado na ltima compra do produto UOM: unidade de medida usada Mininum Order Qty: nmero de unidades mnimas por pedido de compra Promised Delivery Time: tempo estimado necessrio para a entrega do produto Cost per Order: custo de cada ordem de compra Price Effective: preo efectivo Last Invoice Price: preo praticado na ltima factura Order Pack Qty: quantidade por cada pacote encomendado Actual Delivery Time: o tempo actual estimado para a entrega

Por fim, a check box Discontinued indica se o fornecedor faz o fornecimento do produto ou deixou de o executar.

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6.5.6.

Business Partner

Aqui poder encontrar informao sobre quais o parceiros de negcio que procedem, ou podero proceder, compra deste produto.

6.5.7.

Costing

Neste separador poder encontrar os custos associados a este produto.

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A maior parte destes campos no oferece nova informao, trata-se de um resumo dos custos implcitos a este produto. No entanto, pode adicionar informao atravs do campo Current Cost Price, ou seja pr o custo corrente. O campo Future Cost Price indica o custo futuro do produto e determinado tendo em considerao as politicas de custos que esto definidas.6.5.8.

Price

No separador Price pode consultar os preos assumidos pelo produto nas diversas listas de preos onde este se inclui. Cada registo apresenta os trs tipos de preos presentes numa lista de preos: preo de lista, preo standard e preo limite.

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Embora possa inserir preos directamente atravs deste separador, sugerimos que o utilize apejas para consulta, e defina os preos atravs das listas de preos, garantindo assim uma maior consistncia. O preo de um BOM ir surgir como zero. No entanto, e como j foi referido, esse preo ser obtido pela soma de todos os produtos que o compem.6.5.9.

Accounting

Em conformidade com outras janelas tambm esta apresenta o separador referente contabilidade, onde podem ser consultadas e/ou editadas as informaes contabilsticas referentes ao produto.

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6.5.10.

Transactions

Todas as transaces/movimentos realizados com este produto podem ser consultadas aqui, nomeadamente: localizador, quantidade movimentada, data e tipo, remessa ou linha de recibo, linha fsica de inventrio, linha de movimento ou linha de produo.

6.6.

Assets

Este tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.

6.7.

Controlo de Lotes

Este tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.

6.8.

Controlo de Nmeros de Srie

Este tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.

6.9.

Atributos de Produtos

Este tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.

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7. PreosNeste software os preos para fornecedores e clientes so estipulados por listas de preos, sendo que podero ser criadas quantas listas forem necessrias, sejam elas por cliente, tipo de cliente, perodos de tempo ou qualquer outro critrio. Assim, tudo o que possa ser comprado ou vendido deve estar previamente estipulado em pelo menos uma lista de preos. A acompanhar as listas de preos surge um outro conceito, os esquemas de desconto. Estes esquemas permitem estipular descontos a realizar sobre os valores definidos nas listas de preos. Sugerimos que o utilizador defina duas listas de preos, uma para compras (fornecedores) e outra para vendas (clientes). Sobre essas listas e de acordo com o cliente ou fornecedor deve ser aplicado um esquema de desconto. Poder optar tambm por ter vrias listas de preos e no utilizar esquemas de desconto. Numa lista de preos cada item ter sempre trs preos associados, o preo listado, o preo standard e o preo limite. O preo listado usado para clientes que recebem descontos, o preo standard o preo apresentado por defeito e o preo limite serve para que, caso em algum momento se tente vender o produto abaixo desse preo surja um aviso, mas esta situao no impede que o preo seja ultrapassado. O mesmo se aplica aos fornecedores. Todas as listas de preos tero verses, o que permite manter listas de preos paralelas, para diferentes perodos de tempo. Podemos, por exemplo, ter uma lista de venda para Janeiro, outra no ms de Fevereiro, outra em Maro, etc. Em cada verso de uma lista um produto ter apenas um registo, ou seja um preo listado, um preo standard e um preo limite.

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7.1.

O Worflow Price

Para consultar este workflow v opo Material Management > Material Management Rules > Price List Setup.

Atravs desde esquema podemos visualizar o que j anteriormente foi descrito. Deve existir uma (ou as necessrias) lista de preos base que por sua vez deve estar associada a um (ou mais) parceiro de negcio, mediadas por um esquema de desconto. Esta a forma mais simples e eficaz de gerir os preos dos produtos. Podemos constatar o aparecimento de um novo conceito, o esquema de lista de preos. Trata-se de uma forma de flexibilizar/parametrizar uma lista de preos e permitir a edio de alguns dados. Na prtica isto permite ter mais que um tipo de lista de preos.

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7.2.

Esquemas de Lista de Preos

Este tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.7.3.

Listas de Preos

A opo de gesto de listas de preos est disponvel em Material Management > Material Management Rules > Price Lista e tem o seguinte aspecto:

No separador Price List encontrar as informaes bsicas, nomeadamente: o Name: nome da lista de preos o Currency: moeda usada na lista de preos o Sales Price List: indica se uma lista usada para compras ou vendas o Enforce price limit: para indicar que o preo indicado no deve, em momento algum, estar abaixo do preo limite o Default: caso esta seja a lista de preos a utilizar por defeito o Price includes Tax: caso a lista de preos j inclua impostos, tambm conhecido como preo bruto Relembramos que possvel, e desejvel, constituir verses das listas de preos ( prefervel a criar um nova lista). Essa gesto realizada atravs do separador Version.

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Uma lista de preos ter, pelo menos, uma verso. Cada verso composta pelos dados que constam neste separador, nomeadamente:o o o o

o

Price List: nome da lista de preos a que respeita a verso Name: designao da verso Price List Schema: o esquema de preos a utilizar nesta verso Base Price List: a lista de preos usada como base na criao da actual verso (o campo pode ser deixado em branco, caso no exista uma base) Valid from: data a partir da qual a verso ser vlida.

Por ltimo o separador Product Price constitui as vrias linhas da lista de preos, ou para ser mais correcto da verso da lista de preos. Existe uma linha para cada produto presente na lista, sendo que cada linha composta pela designao do produto que consta no campo Product, e pelos trs preos associados, preo de lista, preo standard e preo limite. Recordamos que em cada verso de uma lista de preos, pode apenas constar uma vez cada produto, isto em caso algum possvel um produto ter dois preos limites, standards ou de lista.

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Criar uma lista de preos No separador Price List, crie um novo registo definindo o nome da lista e a moeda a usar. Tenha ateno s vrias check boxes existentes, que foram anteriormente descritas, e seleccione as desejadas. Ser necessrio criar pelo menos uma verso da lista de preos. Consulte o item seguinte criar uma verso da lista de preos. Criar uma verso da lista de preos Para criar uma verso da lista de preos necessrio em primeiro lugar seleccionar a lista de preos sobre a qual deseja criar a verso, para isso dirija-se ao separador Price List e seleccione a lista desejada. Com a lista seleccionada deve, agora, seleccionar o separador Version onde vai introduzir o nome da verso, o esquema de listas de preos a que obedece (no mbito deste projecto apenas usada a standard) e a data de incio para a verso. Finalmente, e apenas se tiver introduzido uma lista de preos base (campo Base Price List), deve carregar no boto Create Price List. Este ir gerar a seguinte janela:

Esta opo permite-lhe gerar uma lista igual definida como lista de preos base, ou seja uma cpia de todas as linhas. Caso tenha introduzido linhas na verso que est agora a criar, pode clicar na opo Delete old/existing records que ir apagar os registos j existentes e fazer uma cpia perfeita da lista de preos base. Caso no seleccione esta opo e os registos entrem em conflito, isto se existir uma linha com o mesmo produto, ser mantido o registo que consta na verso da lista que est a ser criada. 89/138

O processo ser confirmado pela seguinte mensagem:

Criada a verso da lista de preos, e independentemente de ter sido criada com base numa outra, necessrio criar e/ou editar as linhas da verso. Para isso, o utilizador deve recorrer ao separador Product Price. A deve editar os registros existentes, actualizando os trs preos do produto, ou criar novos registros para os produtos que ainda no constem na verso, introduzindo igualmente os preos de lista, standard e limite.

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7.4.

Esquemas de Desconto

Nesta opo, acessvel a partir de Material Management > Material Management Rules > Discount Schema, so geridos os descontos a utilizar sobre as listas de preos, definindo o utilizador as percentagens de desconto a usar. No primeiro separador desta opo, Discount Schema, esto disponveis os campos Name, o nome definido para o esquema de desconto e Discount Type que define o tipo de desconto, isto se o desconto ter por base uma percentagem fixa, ou por outro lado, ter em conta o nmero de produtos comprados. Se o tipo de desconto for definido por uma percentagem fixa (opo Flat Percentc), o valor desse mesmo desconto poder ser encontrado no campo Flat Discount %.

Caso o tipo de desconto seleccionado for um intervalo (Breaks), o utilizador deve dirigir-se ao separador Discount Break onde poder encontrar a restante informao.

Aqui podemos encontrar os seguintes campos: 91/138

o o o o o o

Discount Schema: designao do esquema de desconto seleccionado e ao qual se refere este intervalo. Sequence: define a sequncia da linha no actual esquema de desconto Product Category: a que categoria de produtos aplicado este esquema de desconto Product: a que produto aplicado este esquema de desconto (em alternativa ao uso do campo anterior) Break Value: a partir de que quantidade aplicado o desconto Break Discount %: percentagem de desconto a aplicar

Como podemos verificar em ambos os separadores existe uma check box B. Partner Flat Discount. Ao seleccionar esta opo o campo relativo percentagem de desconto omitido. O desconto passa, ento, a ser realizado de acordo com a percentagem definida para cada parceiro de negcio. Criar um esquema de desconto Dirija-se ao separador inicial, crie um novo registro e insira os dados referentes designao e tipo de desconto. Se seleccionar o tipo de desconto Flat Percent deve definir a percentagem de desconto a realizar atravs do campo Flat Percent % ou da check box B. Partner Flat Discount. Se optar pelo tipo de desconto Breaks deve recorrer ao seguinte separador de forma a definir os intervalos. Podero ser definidos quantos registos forem necessrios. Para criar um intervalo deve criar um novo registro, definir qual a categoria de produto ou produtos que deve afectar, o valor a partir do qual ser realizado o desconto e o valor desse desconto. Para definir o valor do desconto pode optar pelo campo Break Percent % ou pela check box B. Partner Flat Discount.7.5.

Definir Listas de Preos para Parceiros de Negcio

Consulte o tema Parceiros de Negcio / Terceiros, sobretudo os subtemas Clientes e Fornecedores.7.6.

Definir Esquemas de Desconto para Parceiros de Negcio

Consulte o tema Parceiros de Negcio / Terceiros, sobretudo os subtemas Clientes e Fornecedores.7.7.

Sugestes para Definir Listas de Preos e Esquemas de Desconto

Este tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso. 92/138

8. Compras possvel gerar uma ordem de compra a partir de uma ordem de venda e criar, depois, uma factura ou um recibo sem ter de inserir de novo toda a informao. Para isso, existem as operaes criar de ou em ingls create from. Uma ordem de compra um documento opcional, uma vez que possvel criar uma factura ou uma remessa sem ter uma ordem de compra.8.1.

Ordens de Compra

As ordens de compra podem ser consultadas atravs da opo Requesition-to-Invoice > Purchase Order. O aspecto ser o seguinte:

No separador Purchase Order existem os campos: o Target Document Type: que se refere ao tipo de documento a criar. Actualmente existe, apenas, a opo ordem de compra o Data Ordered: data da ordem o Data Promised: data da operao o Business Partner: parceiro de negcio a que corresponde a ordem de compra, tipicamente um fornecedor o User/contact: contacto do parceiro utilizado na operao 93/138

Invoice From: a quem deve a ordem de compra ser facturada o Parter Address: morada do parceiro de negcio o Price List: preo que consta na lista o Currency: moeda usada na lista de preos o Company Agent: funcionrio encarregue de realizar a compra o Payment Term: termos de pagamento o Project: deve estar preenchido com o nome do projecto ao qual a compra est associada, caso exista o Campaign: exibe o nome da campanha ao qual esta compra est associada, caso exista associao Caso deseje que o desconto conseguido seja visvel no documento de ordem de compra, deve ter em conta a check box Discount Printed caso deseje. Finalmente a seco status indica o estado do documento.o

Nota: os campos user/contact, invoice from, partner address, price list e payment term so preenchidos com os valores por defeito para o parceiro de negcio, e podem ser editados. Para consultar as vrias linhas da ordem de compra deve procurar o separador, Purchase Order Line que define individualmente os vrios itens. Ao aceder a este separador, ter a seguinte informao:

o

Purchase Order: nmero da ordem de compra. Campo no editvel e importado do anterior separador

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o o o o o o o o o o o

Business Partner: parceiro de negcio escolhido para a ordem de compra, que foi inserido no primeiro separador Line: nmero da linha de compra que controla a ordem em que devem surgir os itens Product: produto ao qual a linha de compra se refere Charge: despesa ao qual a linha de compra se refere Ordered Quatity: quantidade do produto ou despesa UOM: unidade de medida do produto seleccionado Unit Price: preo unitrio List Price: preo de lista Discount %: percentagem de desconto obtida Tax: imposto aplicvel na linha de compra Line Net: resultado entre a multiplicao da quantidade pelo preo actual, sem impostos ou despesas

As opes product e charge so mutuamente exclusivas, ou seja no possvel definir valores para ambas. Os campos unit price, list price, tax e discount so automaticamente preenchidos quando seleccionado o produto e tm em conta a lista de preos designada no primeiro separador. Por fim temos o ltimo separador, o Order Tax, que se refere aos impostos agregados ordem de compra. Esta janela tem o seguinte aspecto:

Neste separador podemos encontrar trs novos campos: o Tax: designao do imposto o Tax Amount: montante a pagar de imposto o Tax base Amount: base para o clculo do imposto Como uma ordem de compra pode ter agregados vrios impostos, o utilizador deve navegar pelo separador e consultar toda a informao referente aos impostos existentes. Criar uma ordem de compra Dirija-se ao separador Purchase Order e crie um novo registo. Defina pelo menos os campos obrigatrios, ou seja o parceiro de negcio, as 95/138

datas, e se necessrio edite os dados assumidos por defeito aquando da escolha do parceiro. Aps esta operao deve criar as linhas de ordem de compra, sendo que obrigatrio a existncia de pelo menos uma. Consulte o item seguinte criar uma linha de ordem de compra. Depois de criadas as vrias linhas, deve confirmar os dados relativos aos impostos no separador Order Tax e regressar ao primeiro separador. Para terminar deve dirigir-se ao boto da seco status e indicar que a ordem est completa.

Criar uma linha de ordem de compra Para criar uma linha de ordem de compra, em primeiro lugar necessrio seleccionar a ordem de compra sobre a qual deseja criar a linha. Para isso, dirija-se ao separador Purchase Order e seleccione a ordem desejada. Aps esta operao, seleccione o separador Purchase Order Line onde deve introduzir, alm dos campos opcionais, o produto, a quantidade e se necessitar edite os valores que foram obtidos por defeito aquando da escolha do produto. Poder adicionar quantas linhas forem precisas.8.2.

Recibos de Material

Este tema no foi desenvolvido por no se incluir no mbito do actual projecto. Ser apresentado na prxima verso.

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8.3.

Facturas (Fornecedores)

A opo que realiza a gesto das facturas de fornecedores a opo Requesition-to-Invoice > Invoice (Vendor):

Os campos aqui encontrados so muito semelhantes aos existentes na opo de ordem de compra. Passamos a apresent-los: o Target Document Type: refere-se ao tipo de documento a criar. Actualmente existe apenas a opo factura o Date Invoiced: data da factura o Account Date: data contabilstica da operao o Business Partner: parceiro de negcio a que corresponde a factura o User/contact: contacto do parceiro utilizado nesta operao o Invoice From: a quem deve esta ordem de compra ser facturada o Parter Address: morada do parceiro de negcio o Price List: preo que consta na lista o Currency: moeda usada na lista de preos o Company Agent: funcionrio encarregue de realizar a compra o Project: deve estar preenchido com o nome do projecto ao qual a compra est associada, caso exista o Campaign: exibe o nome da campanha ao qual esta compra est associada, caso exista associao 97/138

Caso deseje que o desconto conseguido seja visvel no documento de ordem de compra, deve ter em conta a check box Discount Printed caso deseje. Por fim a seco status indica o estado do documento. Ainda no mesmo separador possvel encontrar trs novos botes: o Create from: permite criar facturas a partir de uma ordem de compra ou recibo o Generate Receipt: permite criar um recibo de material a partir da factura (tema desenvolvido em Recibos de Material) o Copy from: permite copiar as linhas de uma factura j existente para a nova factura criada Nota: os campos user/contact, partner address e price list so preenchidos com os valores por defeito para o parceiro de negcio, e podem ser editados. Para poder consultar as vrias linhas da factura deve procurar o separador Invoice Line, que define individualmente os vrios itens. Ter exposta a seguinte informao:

o o o o o o o o

Invoice: nmero da factura. Campo no editvel e importado do anterior separador Line: nmero da linha da factura que controla a ordem em que devem surgir os itens Product: produto ao qual a linha de compra se refere Charge: despesa ao qual a linha de compra se refere Invoice Quatity: quantidade do produto ou despesa UOM: unidade de medida do produto seleccionado Unit Price: preo unitrio List Price: preo de lista 98/138

o o o

Discount %: percentagem de desconto obtida Tax: imposto aplicvel na linha de factura Line Net: resultado entre a multiplicao da quantidade pelo preo actual, sem impostos ou despesas

As opes product e charge so mutuamente exclusivas, ou seja no possvel definir valores para ambas. Os campos unit price, list price e tax so automaticamente preenchidos quando seleccionado o produto e tm em conta a lista de preos designada no primeiro separador. O separador Invoice Tax, apresenta