4 – Gerenciamento da integração

1. Descreva a importância da área de integração no gerenciamento de projetos

Está área de conhecimento é extremamente importante no gerenciamento de projetos, pois a mesma é a única que tem processos e todos os 5 grupos de processos. Sendo ela a responsável pela governança em todo o ciclo de vida do projeto.

Responsável também pelo balanceamento entre as 6 restrições (escopo, tempo, custo, qualidade, recurso, riscos) que podem conflitar em um projeto.

Com base na análise das restrições, pode ajudar na decisão de ser fazer ou comprar atuando juntamente com a área de aquisições.

2. Descreva sobre os 6 processos que ocorre na área de integração.4.1 - Desenvolver o termo de abertura do projeto Formalizar formalmente o projeto na organização Conceder o nível de autoridade para que o GP possa conduzir o projeto

4.2 – Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Estabelece diretrizes iniciais Define o ciclo de vida do projeto. Como serão gerenciadas as mudanças e controle da configuração Consolida os demais planos realizados pelas demais áreas.

4.3 – Orientar e gerenciar o trabalho do projeto

Conduzir o pessoal do projeto para a realização do trabalho necessário Implementar as mudanças aprovadas no projeto

4.4 – Monitorar e controlar o trabalho do projeto Verificar se a condução do projeto está ocorrendo conforme o plano. Tomar ações necessárias para o realinhando em caso de desvio do plano.

4.5 – Realizar o controle integrado de mudanças Avaliar o impacto de mudanças solicitadas e quando aprovadas, coordenar a

acomodação das mesmas nos demais planos.

4.6 – Encerrar o projeto ou Fase Responsabilidade em encerrar formalmente o projeto ou uma fase do projeto. Coordenar toda a documentação administrativa para o encerramento com relação as

entregas. Verificar junto ao cliente a transição do projeto do projeto. Documentar as lições aprendidas.

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Modelo de Plano de Projeto

3. Qual o papel e importância do gerente de projetos na área de integração?

Participação do desenvolvimento do termo de abertura do projeto, porém não assina.

Por ser a primeira pessoa designada ao projeto, iniciar o seu planejamento.

Arregimentar a equipe inicial do projeto para auxílio na identificação das partes interessadas, detalhamento do escopo, estimativa de tempo custo e etc.

Responsável pela integração do projeto, juntando todas as partes e áreas que irão compor o plano final.

Responsabilidade em manter a equipe do projeto focada na execução dos pacotes de trabalho, e capacidade de tomada de decisões para manter o projeto na direção correta.

Atuar como interface junto a outros projetos caso necessário.

4. Qual a importância do termo de abertura em um projeto? O que ele contém? De quem é a responsabilidade por sua emissão e porquê?

O termo de abertura é um dos principais documentos em um projeto, pois reconhece oficialmente a existência de um projeto. Aloca um gerente e autoriza o uso dos recursos na organização.

Principais elementos:1. Propósito2. Objetivos (SMART)3. Descrição do projeto e riscos em alto nível4. Premissas e restrições5. Orçamento disponível6. Principais marcos7. Principais partes interessadas8. Recursos prometidos e/ou desejados9. Requisitos para aprovação do projeto10. Gerente do projeto, responsabilidade e nível de autoridade11. Patrocinador e outras pessoas que possam participar da autorização.

É um dos poucos documentos que não devem ser alterados do longo do projeto. Contém uma descrição em alto nível sobre os objetivos estratégicos a serem alcançados e formalmente conecta o projeto a estes objetivos. Alterá-lo durante a execução do projeto, pode ter impactos significativos ao mesmo.

É um compromisso assumindo dentro da organização e deve ser assinado por alguém externo o projeto, por exemplo um gerente sênior, PMO, o gerente de programa, caso o projeto seja parte de um programa, ou comitê diretivo de portfólio, ou até mesmo todos os citados.

O importante é que, quem for assinar o projeto tenha autoridade para financiá-lo e autorizar a liberação dos recursos organizacionais.

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O gerente de projeto não deva ser o responsável por assiná-lo. Caso contrário, estaria emitindo um documento de auto posse do projeto.

No entanto uma boa prática, indica que ele deve participar de sua elaboração, obtendo esclarecimento sobre os objetivos que se quer alcançar e levando em consideração que os objetivos levantados no termo de abertura, facilitarão o planejamento detalhado e será utilizado nos critérios de medição do desempenho.

5. Quais são as principais formas de seleção de projetos em uma organização (principalmente os modelos econômicos)

A seleção de projetos, é um processo de gerenciamento de portfólio e ocorre antes do processo “Desenvolver o termo de abertura do projeto”

Ocorre a partir de uma ideia ou demanda de dentro e fora da organização. Com base nesta ideia ou demanda, um “Business Case” e elaborado para justificar sua viabilidade técnica, financeira e econômica para a organização.

Geralmente a grandes organizações tem o processo de seleção de projetos muito bem estruturado, devido a demanda de projetos serem maiores do que a capacidade de recursos da organização.

Esta seleção é feita por um comitê, geralmente formado por gerentes sêniores e diretores da organização.

Apesar de geralmente não caber ao PMO a seleção dos projetos, ele poderia ter um papel muito importante neste processo, ajudando na indicação dos métodos de seleção e na validação do “Business Case.”

Alguns métodos de seleção de projetos são citados abaixo:

Métodos de mensuração de benefícios:

Analise de custo benefício: Analise se os benefícios tangíveis e intangíveis, superam os custos envolvidos com o projeto.

Modelos de pontuação: É uma forma de ranquear os projetos para seleção. Modelos econômicos

o Tempo de retorno (Pay Back): o Valor Futuro (VF)o Valor Presente (VP)o Valor presente Líquido (VPL)o Taxa interna de retorno (TIR)

Declaração de trabalho Narrativa dos produtos, serviços ou resultado a serem fornecidos pelo projeto. Pode ser criado internamente para projetos internos Pode ser criado externamente para projeto externo(contratos/licitações) Pode descrever:

o As necessidades do negócioo A descrição do escopo do

produtoo O vínculo com o plano estratégico

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Modelo de declaração de trabalho

Business Case Explica porque o projeto deve ser aprovado Faz análise de custo benefício Criado devido:

o Demando do mercado,o Necessidade organizacionalo Solicitação de clienteo Avanço tecnológicoo Requisito legalo Impactos ecológicoso Necessidade social

Acordos Estabelecer as intenções iniciais do projeto Poder ser um contrato (geralmente com clientes externos), memorando, ANS´s, e-

mails, acordos verbais. Pode conter

o Resultados esperadoso Condições do projetoo Prazoso Questões legais ligadas ao projeto

6. Como as mudanças são gerenciadas em projetos e quais as principais atividades do fluxo de controle de mudanças?

As mudanças podem ser conduzidas do início ao término do projeto e é de responsabilidade do gerente do projeto assegurar que as mudanças passem por este processo.

Fluxo do processo

Uma mudança é solicitada Ela é inserida no registro de mudança É analisado a necessidade e benefícios da mesma Documentados os impactos/alternativas Em seguida ela é revisada Se for aprovada pelo CCM

o Atualiza o registro de mudançao Notifica as partes interessadaso Integra a mudanças no plano de projeto e demais documentoso Implementa a mudançao Verifica a mudança

Se não for aprovadao Atualiza o registro de mudançao Notifica os stakeholders

O processo é encerrado.

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Modelo de Business Case

Modelo de Acordo

Modelo de TAP

7. Qual o propósito dos vários sistemas, de informações, de autorização do trabalho, do gerenciamento da configuração e do controle de mudanças?

Primeiramente o sistema de informações no PMBok não e um software e sim um conjunto de elementos inter-relacionados de todas as ferramentas à serem utilizadas no projeto. O SIGP é um fator ambiental da organização e seu propósito é de coletar, integrar e disseminar informações sobre a condução de projetos através de sistema manuais ou automatizados.

Um sistema formal ou informal, usado para assegurar que o gerenciamento do projeto será realizado conforme planejado.

Também ajuda assegurando que o trabalho necessário seja realizado corretamente, na ordem correta, no tempo e custo certo e pelas pessoas certas.

Consequentemente, ajudando a minimizar ou eliminar a pratica de “Gold Plating” (recursos extras, não solicitados )

O SIGP pode incluir

Software de gerenciamento e cronograma Sistema de autorização de trabalho Sistema de gerenciamento de configuração Software para geração de relatórios

Exemplo de ferramentas de SIGP MS Project MS SharePoint Primavera

No gerenciamento de mudança, o principal propósito é servir de apoio na condução de mudanças de escopo, tempo, custo e contrato. Se preocupa com as mudanças e pode auxiliar na tomada de decisões e avaliação dos impactos.

No gerenciamento da configuração, o principal propósito é de gerenciar os ativos físico e intangível do projeto como:

Inventários de itens do produto do projeto (ex: requisitos diversos itens que compõe o desenvolvimento de um software (bd, componentes, classes))

Especificações do produto do projeto Políticas da organização. Processos e procedimento de controle da organização Mudanças aprovadas e linhas de base do projeto

Principais atividades:

Identificar os itens de configuração Registrar a situação da configuração Verificar e auditar a configuração

O gerenciamento da configuração pode ajudar o gerenciamento de mudanças na identificação de itens relacionados a mudança fornecendo dados para avaliação do impacto da mudança.

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8. Quais são as implicações de não se encerrar um projeto formalmente?

Como todos o projeto e temporário, uma vez que o trabalho do escopo estiver completo, o processo “4.6 – Encerrar projeto ou fase” deve ser iniciado.

Ele é responsável por finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento, seja para finalizar o projeto ou somente uma fase dele.

Deve ser realizado, mesmo que um projeto seja finalizado, com sucesso ou sem sucesso ou até mesmo cancelado prematuramente.

Seja ele, cancelado por falta viabilidade financeira técnica ou econômica ele deve ser finalizado. Pois o projeto pode ter vínculos com contratos e também precisam ser encerrados e todas as obrigações legais precisam ser cumpridas, para assim evitar consequências futuras.

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Modelo de termo de encerramento