1 GESTÃO FINANCEIRA Sistema de Controle Interno Prof. Alexandre Monteiro Recife

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GESTÃO FINANCEIRA

Sistema de Controle Interno

Prof. Alexandre Monteiro

Recife

Contatos

Prof. Guilherme Alexandre Monteiro Reinaldo

Apelido: Alexandre Cordel

E-mail/gtalk: [email protected]

Site: http://www.alexandrecordel.com.br/fbv

Celular: (81) 9801-1878

Roteiro


Levantamento do sistema de controle interno, testes de observância do sistema de controle interno

Questionários de controles internos e avaliação do sistema de controles internos.


Controle - Doutrina

“ Controle consiste em estabelecer a conformidade de uma coisa em relação a outra coisa ”

(Gérard Bergeron in “Le Fonctionnement de l’Etat”, 1965)

“ Controle é a averiguação da correspondência de um determinado ato ou comportamento a determinadas normas ”

(Ugo Forti, in Primo Trattato Completo di Diritto Amministrativo Italiano, 1915)

Controle - Doutrina

“Controle é a faculdade de vigilância, orientação e correção que um poder, órgão ou autoridade exerce sobre a conduta funcional de outro”

(Hely Lopes Meirelles, in Direito Administrativo Brasileiro, 1990)

“Controle tem como finalidade assegurar que os resultados daquilo que foi planejado, organizado e dividido se ajuste, tanto quanto possível, aos objetivos previamente estabelecidos”

(Idalberto Chiavenato, in Teoria Geral da Administração, 1993)

“Controle da administração da empresa é a verificação da conformidade da atuação desta a um cânone (lista de escritos, inventário), possibilitando ao agente controlador a adoção de medida ou proposta em decorrência do juízo formado”

(Odete Medauar, in Controle da Administração Pública, 1993)

Controle - Doutrina

Conceito que se traduz como a obrigação imposta a todo e qualquer administrador de empresas de prestar contas aos acionistas.

Accountability

SISTEMA DE CONTROLE INTERNO - SCI“O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade (confiabilidade) de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração.”AICPA – Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados.

Análise da definição

• Plano de organização: estrutura organizacional. Necessário a independência estrutural das funções de operação, custódia, contabilidade e auditoria interna.

• Métodos e medidas: caminhos e meios de comparação e julgamento

• Proteção do patrimônio: definição e o estabelecimento de independência das funções de execução operacional (custódia, controle e contabilização dos bens patrimoniais, conjugada a um sistema de autorizações, de acordo com as responsabilidades e riscos envolvidos).

• Exatidão e fidedignidade dos dados contábeis: classificação dos dados dentro de uma estrutura formal de contas.

• Eficiência operacional: compreende a ação ou força a ser posta em prática nas transações realizadas pela empresa.

• Políticas administrativas: sistema de regras relativas à direção dos negócios.

Análise da definição

IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO

Você conhece uma empresa que não possua controle interno?

Quando a empresa é pequena ou esta iniciando o dono é ponto referencial de controle interno.

Quando a empresa cresce e se diversifica as funções de controle passam a ser delegadas.

Sistema de controle interno implica que os funcionários tenham liberdade de atuação na execução de seus compromissos para buscar melhores resultados.

Falta de controle adequado leva a erros involuntários, desperdícios e fraudes.

CONTROLE INTERNO

TIPOS DE CONTROLE INTERNO

• Controles contábeis: salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis.

•

• Controles administrativos: compreendem o plano de organização e os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e à decisão política traçada pela administração.

TIPOS DE CONTROLE INTERNO

• Controles contábeis: – Sistema de Autorização e Aprovação;

– Separação das funções de escrituração elaboração dos relatórios contábeis dos fatos ligados às operações ou custódia dos valores;

– Controles físicos.

• Controles administrativos:– Análise Estatística;

– Estudos de tempo e movimentos;

– Relatórios de desempenho;

– Programas de treinamento; e

– Controle de qualidade.

CARACTERISTICAS DE UM SCI

1. Segregação de funções entre execução operacional e custódia dos bens patrimoniais e sua contabilização;

2. Sistema de autorização e procedimentos de escrituração adequados;

3. Adequada qualificação técnica e profissional para a execução de suas atribuições;

4. Observação de práticas internas salutares.

OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO

1. Salvaguarda dos interesses: proteção do patrimônio contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades

Segregação de funções

Sistema de autorização e aprovação

Determinação de funções e responsabilidades

Rotação de funcionários

Carta de fiança

Manutenção de contas de controle

Seguro

Legislação

Diminuição de erros e desperdícios

Contagens físicas independentes

Alçadas progressivas

2. Precisão e confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais

Documentação confiável Conciliação Análise Plano de contas Tempo hábil Equipamento mecânico


3. O estímulo à eficiência operacional

Seleção, treinamento, plano de carreira

relatórios de desempenho, de horas trabalhadas, tempos e métodos

custo-padrão, manuais internos instruções formais


4. Aderência às políticas existentes

Supervisão Sistema de revisão e aprovação Auditoria interna


Padrões de comportamento que

reforçam o SCI (Sistema de Controle

Interno)

Recompensar pessoas que buscam controles

Disciplinar a obediência as políticas, práticas e procedimentos

Enfatizar a revisão dos relatórios de auditoria

Inquirir o pessoal quanto aos controles

Analisar a pressão exercida para seu crescimento e seus benefícios

Enfatizar o recrutamento, aplicação e disposição do pessoal a observação dos padrões éticos da organização

Avaliar os programas de treinamento para assegurar a inclusão de temas que eduquem sobre o valor da disciplina do controles interno

Padrões de Comportamento

AMBIENTE DE CONTROLE INTERNOAmbiente de Controle Interno depende de:

Supervisão administrativa

Quadro de funcionários qualificados e honestos

Estrutura organizacional, orientando direção e controle de suas atividades

MACRO OBJETIVOS - SCI

– Assegurar a legitimidade do passivo (gastos)

– Salvaguardar os ativos (receita) contra roubo, perdas ou desperdícios

– Promover a eficiência operacional (trabalhar focado)

– Encorajar adesão às políticas internas (cumprir normas)

LIMITAÇÕES À EFICÁCIA DO SCI

– Relação entre custo do controle x benefício dele

esperado

– Geralmente controles são direcionados para cobrir

transações conhecidas e rotineiras e não as eventuais

– Potencial de erro humano

– Possibilidade de escape aos controles por meio de

conluio

– Possibilidade de abuso de autoridade

– Mudanças nas condições para as quais os

procedimentos foram criados (privilégios)

SISTEMA DE CONTROLE INTERNO - SCI

Fraudes e desconfiança sobre informações são conseqüência de:

– Ausência total de qualquer controle

– Normas de controle falhas e ineficientes

– Normas de controle boas e eficientes, porém mal executadas.

AUSÊNCIAS / DEFICIÊNCIAS SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Possibilitam a ocorrência de:

Falta de transparência nos atos administrativos

Falhas em atos administrativos / registros de transações

Descumprimento de normas legais / regulamentos

Ineficiência na arrecadação da receita / controle gastos

Ineficácia nos parceiros / fornecedores

Risco elevado para não atendimento às questões legais

Apresentação prestações de contas inconsistentes

Deficiências quanto aos controles da gestão fiscal

Comprometimento do gestor / ordenador despesas

AUSÊNCIAS / DEFICIÊNCIAS SISTEMA DE CONTROLE INTERNO Quanto à execução de contratos:

Risco de montagem de procedimentos fictícios

Cadastramento /contratação de fornecedores inidôneos

Impossibilidade na certificação de documentos fiscais

Risco de descontrole nas aquisições e no estoque

Vulnerabilidade no consumo / emprego de materiais

Possibilidade da liquidação e pagamentos ilegítimos

Risco de falhas em medições de serviços contratados

Negócios paralisados / interrompidos, por falta de recursos

Princípios Fundamentais do SCI• A administração da empresa é responsável

por:

– estabelecer o sistema de controle interno;

– verificar se os funcionários estão seguindo o sistema estabelecido;

– modificar o sistema para adaptá-lo às novas circunstâncias.

Principais Fundamentos

• Estabelecer Responsabilidades;

• Estabelecer Rotinas Internas;

• Limitar Acesso aos Ativos;

• Proceder Segregação de Funções;

• Possibilitar Confronto dos Ativos com Registros;

• Estabelecer Amarrações do Sistema;

• Proceder Auditoria Interna.

Responsabilidades

• A atribuição de dirigentes e funcionários, bem como dos setores da empresa, devem ser claramente definidos e limitados, de preferência por escritos, mediante estabelecimento de manuais internos de organização.

• As razões para se definirem as atribuições são:– Assegurar que todos os procedimentos de controles sejam

executados;

– Detectar erros e irregularidades;

– Apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da empresa.

Rotinas Internas

• A empresa deve definir no manual de organização todas as rotinas internas. Que compreendem:– Formulários internos e externos;

– Instrução para preenchimento e destinação dos formulários;

– Evidência da execução dos procedimentos internos de controle;

– Procedimentos internos dos diversos setores da empresa.

Acesso aos Passivos

• A empresa deve limitar o acesso dos funcionários a seus ativos e estabelecer controles físicos sobre esse. O acesso aos ativos da empresa representa:– Manuseio de numerários;

– Emissão de cheques sozinho;

– Manuseio de cheques assinados;

– Custódia de ativos;

Segregação de Funções

• Consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não pode ter acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido ao fato de essas funções serem incompatíveis dentro de um sistema de controle interno.

Confronto dos Ativos com Registros• A empresa deve estabelecer procedimentos de

forma que seus ativos, sob a responsabilidade de alguns funcionários, sejam periodicamente confrontados com os registros da contabilidade. São Exemplos:– Contagem física de caixa;

– Conciliação bancária;

– Inventários físico de estoques;

– Inventário físico dos bens do ativo imobilizado.

Amarrações do SCI

• O sistema de controle interno deve ser concebido de maneira que sejam registradas apenas as transações autorizadas, por seus valores corretos e dentro do período de competência.

• Esse fato exige uma série de providência tais como:– Conferência independente do registro das transações

contábeis;

– Conferência independente dos cálculos;

– Conferência da classificação contábil de todos os registros finais por um contador experiente;

– Estabelecimento de controles seqüenciais sobre as compras e vendas, de forma a assegurar que essas transações sejam contabilizadas na época devida;

– As rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que uma área controle a outra.

SCI e Auditoria Interna

• Auditoria interna deve verificar periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no Sistema de Controle Interno, ou se o sistema deve ser adaptado às novas circunstâncias.

• Objetivos da Auditoria Interna:– Verificar se as normas internas estão sendo seguidas;

– Avaliar a necessidade de novas normas internas ou de modificação das já existentes.

Levantamento do Sistema de Controle

Interno

Levantamento do SCI

O levantamento de informações sobre o sistema de controle interno é obtido de três maneiras:

1. leitura dos manuais internos de organização e procedimento;

2. conversa com funcionários;

3. inspeção física desde o princípio da operação até o registro no livro-razão.

Obs: O Livro Razão é obrigatório pela legislação comercial e tem a finalidade de demonstrar a movimentação analítica das contas escrituradas no diário e constantes do balanço.

Livro Razão

• As formalidades da escrituração contábil estão expressas no Decreto Lei 486/1969

• Não há necessidade de registro do Livro Razão. Entretanto, o mesmo deve conter termo de abertura e encerramento, com a assinatura do contabilista e do responsável pela empresa.

Levantamento do SCI

• Das informações levantadas, o auditor poderá registrá-las de três formas, podendo escolher apenas uma, o conjunto de duas ou até mesmo as três, e as formas são as seguintes:

1. memorandos narrativos;

2. questionários padronizados;

3. fluxogramas.

• A forma preferida das empresas de auditoria são os questionários padronizados, que serão respondidos pelos auditores da empresa, e esse questionário servirá de guia, para evitar possíveis omissões pelos auditores e também servirá para padronizar a forma de descrição do sistema de controle interno.

Testes de Observância do Sistema de Controle

Interno

Testes de Observância do SCI

• São realizados testes para verificar se a empresa segue o manual de procedimentos de controle interno, ou seja, certificar se o sistema de controle interno levantado é o que realmente está sendo realizado/cumprido efetivamente.

• Não basta a empresa ter um excelente sistema de controle interno em seu manual de procedimentos, se na prática o mesmo não está sendo seguido, caso ocorra isso, essa disparidade, o auditor deverá alterar as informações sobre o sistema levantado anteriormente, tendo em vista o ajustamento à situação real.

• É tarefa do auditor verificar se o sistema que está sendo efetivamente aplicado no controle da empresa corresponde aos procedimentos do manual. Ele realiza essa tarefa observando a execução dos trabalhos e inspecionando os documentos e registros contábeis.

Testes Substantivos do SCI

• Visam à obtenção de evidência quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelo sistema contábil da entidade e são divididos em:

1. testes de transações e saldos e;

2. procedimentos de revisão analítica.

Fraude e Erro no SCI

• Fraude– ato intencional de omissão ou

manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis.

• Erro– ato NÃO intencional resultante de

omissão, desatenção ou má interpretação de fatos na elaboração de registros e demonstrações contábeis.

Fraude e Erro no SCI

• Ao detectar erros relevantes ou fraudes no decorrer dos seus trabalhos, o auditor tem a obrigação de comunicá-los à administração da entidade e sugerir medidas corretivas, informando sobre os possíveis efeitos no seu parecer, caso elas não sejam adotadas.

• A responsabilidade primária na prevenção e identificação de fraudes e erros é da administração da entidade, através da implementação e manutenção de adequado sistema contábil e de controle interno. Entretanto, o auditor deve planejar seu trabalho de forma a detectar fraudes e erros que impliquem efeitos relevantes nas demonstrações contábeis.

Avaliação do Sistema de Controle Interno

Avaliação do Controle Interno

• O principal objetivo da avaliação do controle interno é estabelecer um embasamento para definir a natureza, oportunidade, extensão e procedimentos a serem seguidos para o trabalho de auditoria.

• A avaliação do sistema de controle procede-se por três etapas:– o realce do sistema (obter informações);

– a avaliação propriamente dita do sistema;

– a realização de testes de cumprimento de normas internas.


• Exemplo de avaliação do sistema de controle interno relacionado com vendas:– um tipo de erro que poderia ocorrer seria as vendas serem contabilizadas

fora de época devida.

– o segundo passo seria verificar se existem controles que assegurem que todas as vendas sejam imediatamente registradas na contabilidade.

– Como por exemplo :• emissão de nota fiscal por ocasião da venda de mercadoria e envio de cópia desta

para a contabilidade;

• funcionário na contabilidade controlando a seqüência numérica das notas fiscais e verificando se todas foram devidamente contabilizadas;

• guardas no portão da fábrica observando se existe nota fiscal para toda mercadoria que sai.

• caso não existam controles que eliminem possibilidade de erro acima mencionada, o auditor deve estudar com mais detalhe a situação. Se nessa análise ficar evidenciado que a contabilidade não registra a venda no período de sua competência em função de atraso no envio de notas fiscais por parte do setor emitente destas, o auditor deve efetuar o seguinte procedimento de auditoria: obter na data do balanço o número da última nota fiscal emitida junto ao setor emissor e verificar se essa nota e as de numeração anterior foram registradas nas demonstrações financeiras sob exame.

• posteriormente, o auditor deveria fazer sugestões à administração da empresa, por meio de seu relatório-comentário, no sentido de sanar essa falha de controle interno. ( ALMEIDA)


•


• Quanto mais forte for o sistema de controle interno menor o volume de testes.

• Quanto mais fraco for o sistema de controle interno maior o volume de testes.

Questionário de Avaliação de Controle

Interno

Questionário de Avaliação do SCI

• Esse questionário visa auxiliar a avaliação de eficiência ou adequabilidade dos controles internos do cliente, ou seja, se os controles garantem o correto registro das transações, se os controles proporcionam eficiência das atividades e observância da política da empresa e da legislação vigente bem como averiguar se as verificações internas tutelam adequadamente os ativos do cliente contra fraudes e irregularidades.

• Os questionários são divididos em seções, em decorrência da natureza de cada atividade ou operação. Em cada seção deverão ser registrados os sistemas adotados pelo cliente usando fluxogramas, devendo ser feito sempre que houver alterações relevantes, pois as pequenas modificações deverão ser anotadas a parte.

Questionário de Avaliação do SCI

• As questões podem ser formuladas de maneira direta, cuja resposta seja sim, para indicar uma situação satisfatória, ou não se a resposta indicar um ponto fraco, devendo existir um campo para que o auditor indique uma forma alternativa de controle interno usado pelos clientes, no entanto, que não tenha sido mencionado no questionário.

• Os auditores de maneira simples, transparente, lógica, objetiva e padronizada deverão levantar e descrever as rotinas identificando os pontos críticos que ajudem a identificação da extensão dos exames e fornecer dados para facilitar os trabalhos de auditoria.

Questionário de Avaliação do SCI• O auditor tem que saber a forma como deverá proceder,

deverá saber antecipadamente o que está procurando e por quê. O propósito, a dimensão e o aprofundamento dos levantamentos devem estar definidos, devendo estar a par da técnica que será empregada bem como o lapso temporal do trabalho. É dever do auditor buscar todas as respostas necessárias para ter uma visão alumiada da rotina ideal, sem um modelo definido fica difícil encontrar falhas.

• Para que a entrevista surta o efeito desejado pelo auditor é preciso que ele escolha a pessoa certa, e que não seja intimidada, conduzindo a entrevista de maneira objetiva para que não entre em assuntos irrelevantes, direcionar a entrevista para alcançar somente aquilo que foi pedido, apurar somente fatos, certificar da veracidade das respostas e esclarecer dúvidas toda vez que for necessário para o bom desenvolvimento da entrevista.

Questionário de Avaliação do SCI• A rotina pode ser apresentada de duas formas: narrativa e

fluxograma.

– A narrativa: compreende uma descrição passo-a-passo da rotina, mostrando o fluxo de documentos desde sua origem até o seu final, é maneira mais simples de descrever a rotina, pois não permite a visualização da mesma.

– O fluxograma: é uma técnica que se utiliza de símbolos para descrever a rotina passo-a-passo, mostrando o fluxo de documentos desde sua origem até seu fim, é mais vantajoso pois permite uma visualização do sistema, facilidade de atualização e de ser integrado a outro fluxograma.

• Para o bom entendimento do fluxograma é preciso conhecer os significados dos seus símbolos, e é por isso que a combinação entre a narrativa e o fluxograma permite um melhor trabalho de auditoria.

Questionário de Avaliação do SCI• Questionário Geral

– As atribuições e responsabilidades dos funcionários, seções, divisões, departamentos e gerência estão claramente definidas nos manuais internos da organização?

– Os procedimentos sobre as principais atividades da empresa (vendas, recebimentos, compras, pagamentos, salários, registros contábeis, etc.) estão definidos nos manuais internos da organização?

– A empresa utiliza um manual de contabilidade (estrutura das contas, quando cada conta deve ser debitada e creditada, modelos padronizados das demonstrações contábeis e relatórios gerenciais internos e as práticas contábeis utilizadas) a fim de permitir o registro ordenado e consistente de suas transações?

– A empresa usa um sistema orçamentário (receitas, despesas, compras de matérias-primas e bens do imobilizado, etc.)?

– Os valores incorridos são comparados com os orçados, sendo analisadas as variações anormais e/ou significativas?

– As transações e os controles estão sujeitos a uma verificação periódica por parte de um setor de auditoria interna?

Questionário de Avaliação do SCI• Questionário Vendas

– É feito um estudo para concessão do crédito ao cliente antes de ser processada a venda a prazo (a fim de minimizar as perdas de contas a receber com clientes duvidosos)?

– As informações nas notas fiscais (quantidade, preços, cálculos, impostos, nome e endereço do cliente, etc.) são conferidas de forma a reduzir a possibilidade de ocorrência de erros?

– Existem controles que assegurem que todas as vendas sejam imediatamente contabilizadas? Considere:• C1) as notas fiscais são numeradas seqüencialmente?• C2) as notas fiscais são emitidas por ocasião da venda?• C3) os guardas no portão da fábrica impedem que saiam mercadorias

sem as correspondentes notas fiscais?• C4) uma cópia das notas fiscais é enviada para a contabilidade?• C5) a contabilidade confere a seqüência numérica das notas fiscais,

verificando se todas foram recebidas e devidamente contabilizadas?

Mensagem Final para Reflexão

“De tanto ver triunfar a nulidade,

De tanto ver crescer as injustiças,

De tanto ver agigantar-se os poderes

nas mãos dos maus,

O homem chega a desanimar-se da virtude,

a rir-se da honra,

a ter vergonha de ser honesto.”

(Ruy Barbosa)

Referências

• A evolução do trabalho de auditoria. Disponível em http://www.eac.fea.usp.br. Acessado em 25 de janeiro de 2013.

• CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: teoria e prática. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2004.

• Evolução da Auditoria no Brasil. Disponível em http://www.magnusauditores.com.br. Acessado em 25 de janeiro de 2013.

• Evolução Histórica da Auditoria. Disponível em http://www.selectaauditores.com.br. Acessado em 25 de janeiro de 2013.

• HENDRIKSEN, E. S. Teoria da Contabilidade. São Paulo: Atlas, 1999.

• LAKATOS, E. M; MARCONI, M.A. Fundamentos de Metodologia Científica. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1995.

• Registro de Auditor Independente. Acessado em 05 março de 2013. http://www.cvm.gov.br/port/snc/ResumoNormas.asp

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