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ImplantaçãoVisão Geral

O modelo a ser apresentado tratará os processos de implantação de modo genérico, o que permitirá a sua utilização, com as devidas adaptações. A maioria dos fornecedores de sistemas ERP dispõe de uma própria metodologia de implantação.– Exemplos:

– Oracle: AIM (Application Implementation Method)

– SAP: ASAP (Accelerated SAP)

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ImplantaçãoVisão Geral

As fases que compõem o modelo de implantação proposto são:– Planejamento– Desenho da solução– Construção– Testes e implantação.

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ImplantaçãoVisão Geral

As frentes que consideramos em nosso modelo de projeto de implantação são:– Gerência do Projeto: Planejar e controlar

todas as atividades do projeto.– Redesenho dos Processos: As tarefas

executas por esse grupo são:• Desenho dos processos de negócios;• Configuração do sistema;• Teste do sistema;• Colocação em produção.

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ImplantaçãoVisão Geral

– Tecnologia da Informação: Pessoal responsável pela infra-estrutura tecnológica (rede, banco de dados, customização.);

– Gerenciamento de Mudanças: Pessoas envolvidas para facilitar a transição da mudança organizacional.

– Treinamento: Pessoas preparadas didaticamente para dar treinamento aos usuários finais.

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Planejamento

Esta fase inicia com os seguintes objetivos:

Desenvolvimento de estratégias; Cronograma; Obter recursos humanos; Definição de métricas da implantação.

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Planejamento

Gerência do Projeto: – Escopo do Projeto: a fonte básica para este

item é o estudo de viabilidade feito na pré-implantação.

– Definição de Estratégia de Implantação: • Big Bang: substituição dos sistemas existentes de

uma só vez.• Gradual: substituição gradativa dos sistemas.

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Planejamento

– Uma vez que temos opções para escolher qual estratégia a ser adotada, devemos ter alguns critérios como:• Volumes de dados e transações;• Quantidade de pessoas envolvidas na implantação;• necessidades imediatas e metas de longo prazo.

Desenvolvimento do Plano de Projeto: Definição de prazos para implantação mediante aos recursos disponibilizados.

Equipe do projeto: Definição das pessoas que estarão envolvidas no projeto.

Gerência

Redesenho

Direção

TI Mudanças Treinamento

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Planejamento

Procedimentos do Projeto:– Acompanhamento do progresso;– Controle do escopo;– Controle de pendências.

Recursos Físicos para implantação:– Concentrar atividades em local único;– Obter espaço físico adequado;– Recursos de informática e comunicação: a equipe de projeto deve

dispor de acesso pelo menos ao sistema ERP e ao sistemas de documentação.

Gerenciamento de Riscos: A identificação e avaliação de riscos, a princípio, pode ser feita a qualquer momento do projeto, embora quanto mais cedo melhor. As tarefas que compõem a avaliação de riscos são:

9

Planejamento

– Identificar os pontos de riscos;– Avaliar as conseqüências associadas a cada de risco e estimar a

probabilidade de sua ocorrência;– Priorizar os riscos.

Redesenho dos Processos: Nesta fase, o pessoal alocado no projeto não tem obrigações ainda.

Tecnologia da Informação: Nesta fase, as principais atividades desta frente é a preparação do ambiente tecnológico.Todos fatores relacionados ao hardware deve estar funcionando para que o processo de implantação possa iniciar sem problemas.Exemplos desses fatores:– Banco de Dados ( Instalação, Políticas de administração e segurança);– Rede (Configuração de cabeamento e servidores) ;– Computadores (Sistema Operacional e Software devidamente instalados).

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Planejamento

Gerenciamento de Mudanças: Nesta fase, as principais atividades desta frente são:– Alinhamento de mudanças: Alguns critérios podem ser

trabalhados para este item como:• Identificação dos líderes;• Seminários para alinhamento dos líderes.

– Desenvolvimento de um plano de comunicação: A comunicação é um instrumento essencial para desempenhar a tarefa de organizar a empresa em torno de processos de negócios. Algumas regras devem ser seguidas para o sucesso da comunicação como:

• Criar uma identidade para o projeto (“nome”, um logotipo);• Estabelecer padrões de comunicação e assegurar o seu consistente;• Promover a credibilidade do projeto, por meio do apoio de lideranças.

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Planejamento

Team Building: Um time é um grupo cujos integrantes trabalham visando atingir um objetivo comum. As chances de sucesso de um projeto são maiores quando a equipe age como time e não como um simples grupo. O team building é um evento fora das atividades normais do projeto, como reuniões em uma chácara ou em resort.

Frente de Treinamento: Nesta fase, esta frente tem como objetivo estimar o número de cursos que serão dados e o número de pessoas que estarão envolvidas neste curso. Além disso deve ser estabelecida o número de turmas e o tempo de cada curso e a data em que estes ocorrerão.

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Desenho da Solução

Nesta fase, desenvolve-se uma visão de alto nível dos processos de negócios, usando o sistema ERP como tecnologia de base. O principal produto desta fase é um modelo de processos que direcionará a configuração do sistema ERP.

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Desenho da Solução

Gerenciamento do Projeto: As principais atividades desta frente são:– Gerenciamento da integração: é necessário

coordenar as decisões das frentes e grupos de trabalho, pois elas são independentes;

– Acompanhamento do estudo de viabilidade;– Monitoramento dos riscos;– Planejamento das etapas subseqüentes.

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Desenho da Solução

Redesenho dos Processos: As principais atividades desta frente nesta fase são:– Estabelecimento da visão dos processos de negócios;

• Alguns dos elementos que compõem a visão de um processo são os seguintes:

– A forma de relacionamento com clientes e fornecedores;– Novas estratégias de negócios;– Novos papéis e responsabilidades na empresa;– Satisfação de clientes, acionistas e colaboradores com a

empresa no novo modelo.• Há muitas formas de estabelecer a visão do processo.

Algumas possibilidades são:– Análise do processo atual e das oportunidades de melhoria;– Análise das alternativas de processo.

• A visão deve ser validada junto aos escalões mais altos da empresa, pois caso contrário corre-se o risco de produzir uma solução que não será aceita.

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Desenho da Solução

– Configuração Inicial: verificação das funcionalidades em que o sistema suporta.

– Análise das Gaps: Chamamos de Gaps ao desvio existente entre a demanda do negócio e a oferta da tecnologia. Há diversos tipos de Gaps:• Legais – Legislação;• Prática local – prática de negócios do país ou região; • Funcional – não dá suporte a uma função de negócio.

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Desenho da Solução

Tecnologia da Informação: A principal atividade nesta fase desta frente é em relação ao aproveitamento dos dados e a conversão dos dados.

Gerenciamento de Mudanças: Esta frente deve conduzir duas atividades nesta fase:– Planejamento da ação de lideranças;– Implantação do Plano de Comunicações.

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Desenho da Solução

Frente de Treinamento: Nesta fase, esta frente deve começar avaliar a profundidade do treinamento, com base no grau de mudança em processos de negócios.

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Construção

A fase de construção é denominada pelas atividades de configuração do sistema, realizadas no âmbito da frente de Redesenho de Processos.

Gerenciamento do Projeto: – Acompanhamento do estudo de viabilidade;– Monitoramento dos riscos;– Revisão das etapas subseqüentes.

Redesenho de Processos– Parametrização do sistema;– Documentação da Parametrização, isto é, a razão pelo

qual o sistema optou em utilizar determinadas regras de negócio.

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Construção

Transferência de conhecimento dos consultores para a organização, pois um dia eles vão deixar o projeto.

Fechamento de Gaps Autorizações Avaliação da qualidade dos dados

Tecnologia da Informação: – Operação do ambiente de desenvolvimento: O sistema

será utilizado intensamente na fase de parametrização, e a responsabilidade de mantê-lo seguro e disponível para os trabalhos é da equipe de TI.

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Construção

Planejamento do archiving: Verificação da capacidade de armazenamento e implantação de um plano de backup.

Planejamento do help desk: Questões a serem programadas:– Horário de funcionamento do help desk;– Sistema telefônico;– Software especifico para o help desk.

Em termos de operação, podemos definir três níveis:– Nível 1: questões simples, que não requerem tempo;– Nível 2: questões mais complexas, que podem serem resolvidas

pela equipe do help desk– Nível 3: questões complexas, que exigem apoio complementar.

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Construção

O help desk pode desempenhar outras tarefas importantes também como mandar mensagens periódicas a todos os usuários, com dicas sobre o sistema.

Frente de Gerenciamento de Mudanças:– Execução do programa de comunicação– Obtenção do compromisso das lideranças– Identificação de necessidade de mudanças

organizacionais: é importante manter o sigilo sobre estas mudanças, para evitar posturas antecipadas e não causar nenhuma falsa expectativa sobre novas ocupações.

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Construção

Frente de Treinamento: Adaptação dos processos de negócio com o sistemas abrangendo organização infra-estrutura e organização.

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Testes e Implantação

Esta é a fase final do sistema que culmina com o início de produção do sistema. O número de pessoas envolvidas é bem superior ao das fases anteriores, pois além da equipe do projeto participam todos os usuários.

Gerenciamento do Projeto:– Planejar e gerenciar a execução dos testes;– Gerenciar o treinamento;– Planejar e controlar o início da produção.

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Testes e Implantação

Redesenho dos Processos:– Execução dos testes finais. Há diversos

tipos de testes, entre os quais:• Unitário: visa verificar o funcionamento

apropriado de uma função ou processo isolado.

• Integrado: verifica o funcionamento das funções ou processo em conjunto com outros processos do sistema

• Aceitação: similar ao teste integrado, porém conduzido com menor rigor e com utilização de dados reais

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Testes e Implantação

• Stress: teste relacionado ao desempenho em relação a hardware/software sob demanda normal.

– A condução de um programa de testes abrange:• Estratégia de Testes: Nesta etapa deve

ser definido os seguintes aspectos:– quem planeja e quem executa;– os tipos de dados que serão utilizados;– os critérios para correção de problemas

encontrados;– os critérios para aceitação do sistema.

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Testes e Implantação

• Plano de Testes: O plano deve ser guia para todos envolvidos no teste.Abaixo segue alguns itens que este plano deve incluir:

– Lista de funções e procedimentos que será testada;

– Autorização dos usuários que executarão os testes;

– Responsáveis pelo teste de cada função e procedimento.

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Testes e Implantação

• Execução de testes e correções: Esta é uma atividade essencial para o sucesso da implantação. Algumas recomendações para execução dessa atividade são:

• Respeitar o plano de testes;• Deve ser considerada a possibilidade de fazer

com que os responsáveis por ministrar o treinamento, também conhecidos por “multiplicadores” participam dos testes.

• A correção dos problemas deve ser efetuada de acordo com o definido na estratégia do teste.

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Testes e Implantação

• Limpeza de dados: eliminação dos dados desnecessários.

Tecnologia da Informação:– Preparar o ambiente para o

treinamento do usuário;– Verificação da infra-estrutura para o

sistema entrar em produção;– Estruturar o help desk;– Apoiar na limpeza dos dados.

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Testes e Implantação

Gerenciamento de Mudanças:– Preparar as mudanças

organizacionais;– Desenvolver plano de transição para

a equipe de projeto.Treinamento:Esta é a fase em que

se realiza o maior volume de atividades desta frente.