1. MAPA De ReLACIONAMeNtO DO SISteMA AQUISIÇÕeS · Realizar licitação por concorrência, carta convite, tomada de preço 1 para bens e serviços 1 Realizar licitação por pregão

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS Mapa de Relacionamento do Sistema Aquisições

1. MAPA De ReLACIONAMeNtO DO SISteMA AQUISIÇÕeS

MANUAL TÉCNICO DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

1

Nº DA VERSÃO: 01 REVISTA EM: 25/02/2009 UNIDADE RESPONSÁVEL: SAG/SAD

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7

VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS Macrofluxo de Aquisições Governamentais

MACROFLUXO · SISteMA De AQUISIÇÕeS GOveRNAMeNtAIS

CENTRAL

INÍCIO

Definir e padronizar procedimento

de aquisição e contratação

Orientar e capacitar órgãos e entidades

Gerenciar o sistema informatizado

de aquisições − SIAG

Administrar o cadastro de fornecedores

Administrar o banco de especificação

SETORIAL

Elaborar/acompanhar o plano de aquisição

Administrar o banco de preços

Consolidar/organizar o plano de

aquisição para registro de preços

S

S

RP?

N

Realizar procedimentos da

fase interna da aquisição

S

Licitação?

N

N

Aquisição

autorizada?

S

Realizar compra direta/cotação eletrônica

Realizar licitação por concorrência,

carta convite, tomada de preço

para bens e serviços

1

1

Realizar licitação por pregão

(Sistema registro de preços − SAG)

Gerenciar o registro de preços e estoques

FIM


1

Realizar licitação por

inexigibilidade ou dispensa


Aderir à ata de registro de preços no SIAG

Formalizar contratos/aquisições

1

1

2


VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS

2. PROCeSSO De AQUISIÇÕeS SetORIAL

Mapa de processo Aquisições Setorial

2.1. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR PROCeDIMeNtO DA FASe IINteRNA DA AQUISIÇÃO

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

Aquisições Governamentais

Aquisições

EXECUÇÃO Setorial

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

REQUISITOS DO CLIENTE

ENTRAdAS

Realizar procedimento da fase interna da aquisição

Modalidade licitatória definida

Processo com todas as informações para realização da aquisição

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Processo físico com (projeto básico/

termo de referência e autorização do

governador se for o caso de carta

convite), despachos e autorizações,

parecer do COSINT para

equipamentos e serviços de T.I.;

código do item; objeto do processo

Projeto não validado

Projeto validado

Analisar projeto básico/

termo de referência

S Validado? N

Devolver e orientar

Para correção

Definir modalidade e criar

processo no SIAG

2

Projeto básico/ TR analisado

Orientação escrita quanto

Aos requesitos faltantes

Processo documentado

(físico/eletrônico)

Plano de aquisição

Processo tramitado na SAG

Preço de referência estimado

Processo com PED ou

classificação orçamentária

Processo com reserva de

saldo concluída

Processo eletrônico

encaminhado à SAD

Criar planilha no SIAG e tramitar para

estabelecer preço de referência

Obter preço de referência

após cotação da SAG

Solicitar o PED ou

classificação orçamentária

Solicitar autorização para

continuar o processo

S Autorizado? N

Adequar o processo à nova

demanda

Solicitar autorização da SAD

Planilha criada no SIAG

Planilha de aquisições preenchida

com o preço/mapa comparativo/

solicitação de compra

Processo físico encaminhado

para a área de planejamento

Autorização do ordenador

de despesa

Processo adequado

Autorização assinada e

devolvida eletronicamente

1

FIM

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei Federal N° 8.666/93; Decreto Estadual N° 7.217/06; Decreto Estadual Nº 1.805/2009 e Nº

INDICADOR

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

2.015/2009; Instrução Normativa N° 02/06; Resolução 005/08 CEPROMAT

N° de processos devolvidos para regularização

N° de processos regulares

Nº DA VERSÃO 01 | REVISTA EM 25/02/2009


UNIDADE RESPONSÁVEL: SAG/SEFAZ

3


VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS Mapa de processo Aquisições Setorial

2.2. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR CONCORRÊNCIA OU tOMADA De PReÇOS PARA BeNS

OU SeRvIÇOS

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO


Aquisições

EXECUÇÃO Setorial

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


Realizar licitação por Concorrência ou Tomada de Preços para bens ou serviços comuns

Aquisição por Concorrência ou Tomada de Preços para bens ou serviços comuns

Rapidez na aquisição, economicidade e qualidade dos produtos ou serviços

ENTRAdAS

Fase interna concluída

Minuta do edital

Sala, data e horário pretendidos de

acordo com os prazos legais

Edital apto a publicar

Edital

Impugnação ao edital

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

Elaborar edital

Elaborar parecer jurídico

Parecer

S favorável? N

Agendar licitação no SIAG e

completar as informações no edital

Publicar aviso no Diário Oficial

Publicar edital na íntegra na internet

Houve

S impugnação? N

Responder a impugnação

ImpugnaçãoN

1

1

SAÍdAS

Minuta do edital elaborada

fisicamente

Minuta do edital analisada:

parecer favorável


Edital disponível para

consulta pública

Edital disponível para consulta

pública

Declaração de impugnação

procedente ou improcedente

Impugnação procedente

S procede?

Retificar o edital e republicar

o edital e o aviso

Foi

suspensa

1

Edital e aviso retificados e

republicados

S a licitação? N 1

Licitação suspensa

Fornecer subsídios para defesa

A

Ofício informando judiciário


Nº DA VERSÃO: 01 REVISTA EM: 25/02/2009

4

UNIDADE RESPONSÁVEL: SAG/SAD


2.3. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR CONCORRÊNCIA OU tOMADA De PReÇOS PARA BeNS

OU SeRvIÇOS (CONtINUAÇÃO)

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO


Aquisições

EXECUÇÃO Setorial

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


Realizar licitação por Concorrência ou Tomada de Preços para bens ou serviços comuns

Aquisição por Concorrência ou Tomada de Preços para bens ou serviços comuns


ENTRAdAS

Data marcada para a sessão

de abertura da documentação

1

FLUXO dO pROCESSO

A

Realizar a licitação após o

prazo estipulado na lei 8.666/93

Necessário

SAÍdAS

Resultado das classificadas

N publicação?S


Resultado das classificadas publicado


Publicar o resultado das

classificadas em D.O.E.

Aguardar o prazo legal

Aguardar o prazo de recurso

e contra-recurso

Houve


publicado

Prazo legal aguardado

Prazo de recurso aguardado

N formalização

do recurso? S

Recurso interposto

Resultado do recurso e da

apresentação das propostas

Resultado publicado

Resultado da adjudicação

e homologação

Licitação homologada e publicada

Analisar as razões e

contra-razões

Divulgar o resultado

Homologar, anular ou

revogar licitação

Publicar no diário oficial

N Homologado? S

Solicitar a emissão da nota

de empenho

FIM

Decisão do presidente da

comissão de licitação e

assinatura do titular da pasta

Resultado publicado e convocação

para continuar a licitação

Homologação, anulação ou

revogação licitação


Processo físico encaminhado para a

área de planejamento e posterior

devolução para aquisições

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei Federal N° 8.666/93; Decreto Estadual N° 7.217/06; Decreto Estadual Nº 1.805/2009 e Nº 2.015/2009;

Instrução Normativa N° 02/06.

INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

Tempo realizado por cada modalidade

N° de aquisições realizadas mediante Concorrência ou Tomada de Preços no mês




5



2.4. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR CARtA CONvIte PARA BeNS e SeRvIÇOS COMUNS

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO


Aquisições

EXECUÇÃO Setorial

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


ENTRAdAS

Realizar licitação por Carta Convite para bens e serviços comuns

Aquisição por Carta Convite


FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS


Minuta do edital

Elaborar edital


Parecer


fisicamente


parecer favorável

S favorável? N



Edital /convite aptos à distribuição

Edital


Agendar horário junto à central de

licitações e completar informações

no edital/convite

Publicar aviso no mural e

enviar edital aos convidados


Houve

S impugnação? N


ImpugnaçãoN

1

1

Edital/convite aptos à distribuição

Edital/convite disponível para

entrega ou retirada no núcleo

sistêmico

Edital disponível para

consulta pública



Impugnação procedente

S procede?

Retificar o edital e republicar

o edital(convite)

A

Edital(convite) e aviso retificados e

1 republicados



6



A

Foi

suspensa


S a licitação? N

Licitação suspensa



1

Fornecer subsídios para defesa



Necessário

Ofício informando judiciário


N publicação?S



publicado


Publicar o resultado das

classificadas em D.O.E.

Aguardar o prazo legal

Aguardar o prazo de recurso

e contra-recurso

Houve

formalização

Resultado das classificadas publicado

Prazo legal aguardado

Prazo de recurso aguardado

N do recurso? S

Recurso interposto

Resultado do recurso e da

apresentação das propostas

Resultado publicado

Resultado da adjudicação

e homologação



contra-razões

Divulgar o resultado

Homologar, anular ou

revogar licitação

Publicar no diário oficial

N Homologado? S

Solicitar a emissão da nota

de empenho

FIM

Decisão do presidente da

comissão de licitação e


Resultado publicado e convocação

para continuar a licitação

Homologação, anulação ou

revogação licitação


Processo físico encaminhado para a

área de planejamento e posterior

devolução para aquisições

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei Federal N° 8.666/93; Decreto Estadual N° 7.217/06; Instrução Normativa N° 02/06.

INDICADOR

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


N° de aquisições realizadas mediante Carta Convite no mês




7



2.5. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR PReGÃO


FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


Aquisições


Aquisição por pregão

EXECUÇÃO Setorial


ENTRAdAS


FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS


Minuta do edital




Edital




Elaborar edital


Parecer

S favorável? N





Houve

N impugnação? S




A


fisicamente


parecer favorável


Aviso de licitação


pública






8



2.6. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR PReGÃO (CONtINUAÇÃO)

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


Aquisições


Aquisição por pregão

EXECUÇÃO Setorial


ENTRAdAS


FLUXO dO pROCESSO

A

Pregão

SAÍdAS

N

S

fracassado

ou deserto?

Houve

formalização

do recurso?

S

N

1

Recurso interposto

Ata da sessão com



contra-razões

Apurar o resultado

Homologar

S o pregão?N

Revogar a licitação e

Conclusão do pregoeiro e


Resultado apurado

Pregão não será homologado

Termo de homologação

Homologada divulgada

abertura de novo processo

Publicar homologação no diário oficial

Solicitar a emissão do PED ordinário

1 FIM

1 Licitação revogada

Homologação publicada

PED ordinário solicitado



INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


N° de aquisições realizadas por Pregão




9



2.7. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR INeXIGIBILIDADe OU DISPeNSA

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO


Aquisições

EXECUÇÃO Setorial

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


ENTRAdAS

Realizar licitação por inexigibilidade ou dispensa

Nota de empenho emitida ou contrato assinado


FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Fase interna concluída e

documentação da proponente, etc.

Dispensa ou inexigibilidade

confirmarda

Processo físico com o PED

Parecer jurídico favorável e

processo instruído com toda

documentação exigida

Autorização desfavorável da SAD

Autorização favorável e

processo físico devolvido pela SAD

Inexigibilidade ou dispensa

publicada no D.O.E.

Confirmar dispensa ou

inexigibilidade

Solicitar emissão do pedido

de reserva


Solicitar autorização à SAD por meio

da superintendência de aquisições

S Autorizado? N

Devolver para unidade solicitante

Publicar a ratificação da

dispensa ou inexigibilidade

Solicitar a emissão da nota de

empenho e/ou formalizar contrato

1 FIM

1

Dispensa ou inexigibilidade

confirmarda

Ped. de reserva solicitado à

área de planejamento;

com processo instruído em anexo

Parecer jurídico

Solicitação de autorização encami-

nhado pelo secretário executivo

Processo devolvido à

unidade demandante

Inexigibilidade ou dispensa

publicada no D.O.E.

Nota de empenho solicitada à

área de planejamento com

Processo instruído em anexo


INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

N° de dispensa em relação às outras modalidades

Economia dos bens adquiridos e dos serviços contratados




10



2.8. MAPA DO PROCeSSO ADeRIR à AtA De ReGIStRO De PReÇO NO SIAG

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


Aquisições

Aderir à ata de registro de preço no SIAG

Aquisição por registro de preços

EXECUÇÃO Setorial


ENTRAdAS

Estoques de produtos suficientes para atender às demandas

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS


Valor estimado da aquisição

de acordo com a quantidade

dos itens solicitados

Especificação do

equipamento ou serviço de T.I.

Ocorrência preenchida no SIAG com

a manifestação do COSINT (QDTI)

Valor final definido da aquisição e

autorização eletrônica com

quantidades de itens contemplados

de acordo com o estoque

disponível para o órgão

Consultar itens do registro de preços

Solicitar emissão do PED reserva

Equipamentos

N de T.I. ou S

softwares?

Encaminhar via SIAG para

manifestação do COSINT

Encaminhar o pedido de

utilização de ata para SAG (Via SIAG)

Analisar a ordem de utilização da ata

Nº da ata, especificação do item,

valor unitário

PED de reserva solicitado à

área de planejamento

Manifestação do COSINT

Pedido de utilização encaminhado

Ordem de utilização analisada

N

Realizar

aquisição?

S

Ordem de utilização autorização

Empenho efetuado pela

área de planejamento

Ordem de fornecimento: cópia

de empenho ou contrato

Ordem de fornecimento ou

contrato assinado pelo

representante da empresa

Solicitar a emissão do empenho

Emitir a ordem de

fornecimento ou formalizar contrato

Entregar documentos e

colher assinatura do fornecedor

Encaminhar cópia da ordem de

fornecimento ou contrato

para área de apoio logístico

FIM

Processo físico encaminhado

à área de planejamento

Ordem de fornecimento

ou contrato emitido

Ordem de fornecimento ou

contrato assinado pelo

representante da empresa

Processo físico arquivado

na aquisição

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Decreto Estadual N° 7.217/06; Instrução Normativa N° 02/06; Resolução N° 005/08 CEPROMAT

INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

Quantidade de processos de RP autorizados por órgão

Quantidade em estoque no Registro de Preço em relação à demanda




11



2.9. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR COMPRA DIRetA/COtAÇÃO eLetRÔNICA

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO


Aquisições

Realizar compra direta/cotação eletrônica

EXECUÇÃO Setorial

PRODUTO / SERVIÇO


ENTRAdAS

Produtos e serviços adquiridos de forma imediata


FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Processo físico instruído com projeto

básico, documentação da

proonente, doc. gerais, parecer

do COSINT para equipamentos

e softwares

Processo físico

Processo não autorizado

Processo não autorizado

Processo autorizado

Aviso publicado

Propostas recebidas

Fornecedores

Dados dos fornecedores

Relatório

Autorização de compra emitida

PED e empenho efetuados

Via da ordem de fornecimento

Via da ordem de fornecimento

Cadastrar a compra direta

no sistema SIAG

Solicitar autorização do

ordenador de despesa

S Autorizado? N

Comunicar o demandante o

arquivamento do processo

Arquivar o processo

Publicar aviso de cotação eletrônica

Aguardar prazo de 24/48 horas

para envio de propostas

Apurar propostas

Conhecer fornecedores

Emitir relatório de disputa

Emitir autorização de compra

Solicitar PED ordinário e empenho

Gerar ordem de fornecimento

Encaminhar uma via ao demandante

Encaminhar uma via ao fornecedor

FIM

Dados cadastrados

Ofício

Demandante comunicado

Processo arquivado

Aviso publicado

Prazo aguardado

Propostas apuradas

Fornecedores conhecidos

Relatório emitido

Autorização de compra emitida

PED solicitado

Ordem de fornecimento gerada

Via encaminhada ao demandante

Via encaminhada ao fornecedor

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei Federal N° 8.666/93; Decreto Estadual N° 7.217/06; Instrução Normativa N° 02/06; Resolução

N° 005/08 CEPROMAT

INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

Número de processos de compra direta em relação ao número de processos de outras modalidades

Economia dos bens adquiridos e dos serviços contratados




12



2.10. MAPA DO PROCeSSO FORMALIZAR CONtRAtOS


FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


Aquisições


Contratos publicados

EXECUÇÃO Setorial


ENTRAdAS

Contratos que atendam os interesses das partes

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Processo empenhado e devolvido

pelo planejamento

Texto do contrato

Contrato assinado

Extrato do contrato/aditivo

Cópia do contrato/aditivo

Contrato/aditivo publicado

Contrato vigente

Completar os dados

do contrato

Colher as assinaturas dos

contratos/aditivos

Elaborar o extrato do contrato/aditivo

Publicar extrato do contrato/aditivo

Encaminar cópia

para unidade fiscalizadora

Arquivar os originais e

anexos dos contratos/aditivos

Acompanhar o vencimentos

dos contratos/aditivos

Descumprimento

Texto do contrato, número,

preâmbulo preenchido, etc.

Contrato/aditivos assinado

Extrato do contrato/aditivo

Extrato publicado no D.O.E.

Cópia do contrato/aditivo

assinado e encaminhado

Contratos arquivados

Informações quanto à vigência do

contrato para a área demandante

N do contrato

informado pela

demandante?

Prorrogar

S contrato?

S

N 1

Solicitação de prorrogação

Necessidade de prorrogação

Contrato vigendo:

necessidade de notificação

Verificar possibilidade para

prorrogação de contrato

Elaborar minuta do aditivo

dos contratos

Notificar a empresa quando

há descumprimento de cláusulas

A

Analisada possibilidade de

Prorrogação de contrato

Aditivo pronto

Notificação enviada ao fornecedor



13



2.11. MAPA DO PROCeSSO FORMALIZAR CONtRAtOS


FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


Aquisições


Contratos publicados

EXECUÇÃO Setorial


ENTRAdAS

Contratos que atendam os interesses das partes

FLUXO dO pROCESSO

A

Aplicar penalidade no caso

SAÍdAS

Contrato rescindido

contrato expirado

de persistência dos descumprimentos

e possivelmente rescindir o

contrato nos termos da legislação

1 FIM

Termo de encerramento ou

termo de rescisão arquivado


INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

Número de contratos elaborados em relação à demanda solicitada

Número de contratos concluídos em relação ao númerode contratos elaborados




14



2.12. MAPA DO PROCeSSO eLABORAR/ACOMPANhAR O PLANO De AQUISIÇÕeS

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO


Aquisições

EXECUÇÃO Setorial

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


ENTRAdAS

Elaborar/acompanhar o plano de aquisições

Plano de aquisições consolidado

Planejamento de aquisições ao longo do exercício

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Formulário de demanda levantada

pelas áreas demandantes

(programático, apoio logístico, T.I.)

Plano de aquisição avaliados

Cronograma definido

Plano de aquisições validado

Plano de aquisições apto

Monitoramento do plano

Avaliar plano de aquisição

dos diversos setores

S Ok?

N

Devolver para o demandante

completar as informações

Analisar e definir cronograma de

aquisições para o exercício

Consolidar o plano de aquisições

final

Apresentar para o secretário

e clientes

Monitorar a execução

S Ok? N

Reprogramar/replanejar as

aquisições

FIM

Plano de aquisição avaliados

Cronograma definido

Plano de aquisições


Monitoramento do plano


DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA PPA, PTA, LOA, relatório de bens do almoxarifado

INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

Elaborar/acompanhar o plano de aquisições

Plano de aquisições consolidado




15



3. PROCeSSO De AQUISIÇÕeS CeNtRAL

Mapa de processo Aquisições Central

3.1. MAPA DO PROCeSSO ADMINIStRAR O CADAStRO De FORNeCeDOReS

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


Aquisições

Administrar o cadastro de fornecedores

Cadastro de fornecedores atualizado

EXECUÇÃO Central


ENTRAdAS

Cadastro de fornecedores para participarem das licitações governamentais

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Documentos da empresa

Documentação da empresa

Documentação conferida


Documentos da empresa

encaminhados para atualização e/ou

atendimento a novas exigências

Analisar e conferir documentação

S Ok? N

Orientar o fornecedor

quanto à documentação necessária

Preencher ficha cadastral no SIAG

e classificar a empresa

por elemento de despesa

Arquivar os documentos em

pastas individuais por CNPJ

Atualizar documentos no dossiê e

anexar documentos encaminhados

pelos fornecedores periodicamente

Houve

aplicação de


Orientações para o fornecedor

Fornecedor cadastrado no

SIAG e ficha disponível on-line

Dossiê arquivado

Dossiê arquivado e atualizado

N penalidade? S

Documentos de habilitação inválidos

Suspender o cadastro por período

determinado ou indeterminado

FIM

Cadastro suspenso

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Decreto Estadual N° 7.217/2006 e 7.218/2006.

INDICADOR

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

Número de cadastros de empresas efetuados em relação às empresas solicitantes

Número de empresas com o cadastro atualizado em relação ao número total de empresas




16


VOLUME I - SISTEMA AQUISIÇÕES GOVERNAMENTAIS Mapa de processo Aquisições Central

3.2. MAPA DO PROCeSSO ADMINIStRAR O BANCO De eSPeCIFICAÇÃO

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO


Aquisições

Administrar o banco de especificação

EXECUÇÃO Central

PRODUTO / SERVIÇO


ENTRAdAS

Bens e serviços comuns especificados e codificados

Bens e serviços comuns cadastrados compatíveis com a demanda dos processos

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

Analisar o item quanto à especificação

SAÍdAS

Solicitação do cadastro do item

encaminhado pela área demandante

correta, ausência de marca,

direcionamento, conformidade

com o padrão do mercado, etc.

S Especificação


Correta? N

Item da solicitação analisado

Especificação em

conformidade

Item devidamente codificado

Item codificado

Item cadastrado

Necessidade de atualização da

especificação ao longo do exercício

Devolver solicitação via SIAG

e apontar os requisitos que

faltam ser completados

Avaliar especificação, redigir no padrão

do sistema e atribuir código do sistema

Encaminhar para o coordenador

analisar, validar e liberar as

especificações no SIAG

N Retificação? S

Disponibilizar no banco de

especificação o item de

acordo com o elemento de despesa

Devolver a "solicitação de item

compra" para a unidade incluir na

planilha que será anexada no processo

Atualizar

N especificação S

do item?

Atualizar conforme a necessidade e

disponibilizar a especificação no banco

FIM

Solicitação de item compra

devolvidacom ressalvas a

serem preenchidas via SIAG

Item devidamente codificado

Especificação em conformidade

Item cadastrado e

disponibilizado on-line

Especificação codificada

devolvida à área demandante

Especificação atualizada ao longo do

exercício ou conforme a necessidade

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Decreto Estadual N° 7.217/2006 e alterações

INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

Itens cadastrados compatíveis com as demandas dos órgãos e entidades

Itens cadastrados no banco de especificação compatíveis com a demanda em relação

à quantidade total de demandas




17



3.3. MAPA DO PROCeSSO ADMINIStRAR O BANCO De PReÇOS

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


Aquisições


Banco de preços

EXECUÇÃO Central


ENTRAdAS

Preços de referência para os itens objeto da aquisição

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Processo criado com a planilha

encaminhada via SIAG para

atividade "pesquisar preço"

Orçamentos encaminhados

pelos fornecedores"

Preço de referência estabelecido

Planilha concluída com os

preços de mercado definidos

Planilha de preços

Preços de referência estabelecidos

Itens disponíveis no SIAG:

necessidadede atualização do preço

Encaminhar itens via SIAG para

cotação entre fornecedores

Analisar todas as cotações

individuais recebidas e estabelecer

preço de acordo com a média do

mercado e índices estipulados;

alimentar os preços no SIAG

Encaminhar via SIAG para a

coordenadoria de Informações

N Ok? S

Devolver o processo com as

planilhas para o órgão na

atividade "validar processo"

Realizar nova pesquisa de preços ou

devolver para o órgão

realizar as alterações pertinentes

S Ok? N

Manter os itens disponíveis no SIAG

Atualizar valores periodicamente

A

E-mail, fax e solicitações de

orçamentos no mercado

Preço de referência estabelecido

Pesquisa de preço para validação

Planilha devolvida para o órgão

Planilha devolvida para adequações

Itens disponíveis no SIAG

Planilha atualizada



18



3.4. MAPA DO PROCeSSO ADMINIStRAR O BANCO De PReÇOS (CONtINUAÇÃO)

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


Aquisições


Banco de preços

EXECUÇÃO Central


ENTRAdAS

Preços de referência para os itens objeto da aquisição

FLUXO dO pROCESSO

A

Propostas do

SAÍdAS

N certame com valores

aquém do valor

estimado?

S

Certame interrompido para

apuração dos valores

divergentes significativamente

Nova pesquisa de mercado

realizada para confirmar preços

Decisão do pregoeiro quanto

aos preços apresentados

Re-pesquisar preços no mercado

para confirmar divergências

Apresentar ao pregoeiro o

resultado da nova pesquisa

Ratificar ou retificar o valor

do item definido anteriormente

com base na pesquisa de mercado

FIM

Cotação dos fornecedores

participantes recebida: pesquisa

no mercado

Nova pesquisa apresentada

ao pregoeiro

Item ratificado ou retificado

conforme a necessidade

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Orçamentos coletados no mercado

INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

Estabelecer preço de referência para os itens objeto de aquisições

Itens do banco precificados em relação a todos os itens




19



3.5. MAPA DO PROCeSSO DeFINIR e PADRONIZAR PROCeDIMeNtOS De AQUISIÇÕeS e CONtRAtAÇÃO

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO


Aquisições

EXECUÇÃO Central

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


Definir e padronizar procedimentos de aquisição e contratação

Procedimentos de aquisição e contratação padronizados para o poder executivo estadual

Procedimentos padronizados para garantir a eficiência na elaboração dos processos

ENTRAdAS

Procedimento padronizado;

novas determinações legais;

sugestões dos órgãos setoriais, etc.

Novas exigências e

propostas avaliadas

Conteúdo organizado

Minuta dos documentos

Documentos aprovados

Procedimento e normas publicados

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

Identificar melhorias ou

alterações necessárias

Analisar vinculação das

novas exigências com os

procedimentos vigentes

Redigir o novo procedimento, macro-

fluxo ou proposta de normatização

Submeter à aprovação

S Ok? N

Publicar normas e procedimentos

Organizar e capacitar

órgãos e entidades

FIM

SAÍdAS

Novas exigências e

propostas avaliadas

Conteúdo organizado

Minuta dos documentos

Documentos aprovados

Procedimento e normas publicados

Encaminhar para o processo: orga-

nizar e capacitar órgãos e

entidades

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei Federal N°8.666/93; Decreto Estadual N° 7.217/06; Decreto Estadual 1.805/2009 e Nº 2.015/2009;

INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

Estabelecer normas e procedimentos de aquisições no âmbito do Poder Executivo Estadual em

consonância com a Constituição Federal e a Legislação Esparsa

Procedimentos da aquisição e cotratação padronizados para o Poder Executivo Estadual




20



3.6. MAPA DO PROCeSSO ORIeNtAR e CAPACItAR óRGÃOS e eNtIDADe

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO


Aquisições


EXECUÇÃO Central

PRODUTO / SERVIÇO


ENTRAdAS

Órgãos e entidades capacitados nos procedimentos de aquisições

Equipes orientadas e capacitadas para atender à demanda

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Procedimentos padronizados

de aquisição

Problemas identificados

Problemas identificados não

superados pela orientação

do órgão central

Capacitação definida


Material preparado

Identificar problemas relativos

à execução dos processos

Orientar quanto à execução dos

procedimentos e definir

entendimentos

N Resolvido? S 1

Propor capacitação de acordo com

as necessidades levantadas

Encaminhar para aprovação a

proposta de capacitação,

lista de professores e

público-alvo do curso, etc.

S Aprovado? N

Acompanhar a preparação do

material que será ministrado

Acompanhar a evolução do

trabalho após o curso

1 FIM

Problemas identificados

Equipe orientada



Material preparado

Equipe capacitada

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Lei Federal N°8.666/93; Lei Federal N° 10.520/02; Decreto Estadual N° 7.217/06 e N° 1805/09 e

Nº 2.015/09; Instrução Normativa 002/2006.

INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


Órgãos e entidades capacitados nos procedimentos de aquisições




21



3.7. MAPA DO PROCeSSO GeReNCIAR O SIAG


FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO


Aquisições

Gerenciar o SIAG

EXECUÇÃO Central

PRODUTO / SERVIÇO


ENTRAdAS

Serviço informatizado de aquisições governamentais

SIAG em pleno funcionamento e atualizado conforme a demanda

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Informações das atualizações

realizadas no sistema pela empresa

fabricante do software;

nova versão instalada, a partir

da aprovação pela central

Nova versão e/ou atualizações de

funcionalidades vigentes

Sugestões de melhoria

Sugestões de melhorias

Atualizações testadas

Analisar periodicamente os

relatórios acerca da atualização

da versão do sistema informatizado

Testar as atualizações que

foram automaticamente

instaladas pela empresa do software

Propor periodicamente novos

ajustes, se necessário

Submeter à aprovação

S Ok? N

Encaminhar e-mail aos cadastrados

informando melhorias disponíveis

FIM

Nova versão e/ou atualizações de

funcionalidades vigentes

Atualizações testadas

Sugestões de melhorias

Propostas aprovadas encaminhadas

para o fabricante do software

Usuários cientes das

novas funcionalidades

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Relatórios de atualização do sistema

INDICADOR

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

Gerenciar o SIAG

Serviço informatizado de aquisições governamentais




22



3.8. MAPA DO PROCeSSO eLABORAR PLANO De AQUISIÇÕeS PARA ReGIStRO De PReÇO

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO


Aquisições

EXECUÇÃO Central

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


ENTRAdAS

Elaborar o plano de aquisições para registro de preço

Plano de aquisições para registro de preço elaborado

Levantamento da demanda dos órgãos e entidades clientes

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS

Existência da demanda

Objeto definido e lançado no

sistema

Solicitação de pesquisa de

demanda eletrônica e física

Definir o objeto comum a ser licitado

Encaminhar via SIAG a pesquisa

de demanda às unidades

Encaminhar ofício de solicitação

de demanda às unidades

Houve

Objeto definido

Pesquisa enviada com prazo

de resposta

Ofício encaminhado às unidades

setoriais de aquisição

S Resposta? N

Quantidade de R.P.s anteriores

Demanda definida

Planilha estimativa

Quantidades estipuladas

Estipular quantidades de

acordo comhistórico de

registro de preços anteriores

Elaborar planilha com a

demanda estimativa

Acrescentar ou suprimir

quantidades de acordo com

o interesse da administração

Consolidar e submeter à

aprovação do secretário


Planilha estimativa apurada


Quantidades encaminhadas

para aprovação

S

Aprovado?

N


Quantidades aprovadas

pelo secretário

Pregão finalizado apto a gerar ata

de registro de preços

Reduzir quantidades com

base no autorizado

Encaminhar o processo para

prosseguimento da aquisição

Gerenciar R.P. e estoques

FIM

Quantidades aprovadas pelo

secretário

Quantidades encaminhadas

para início da etapa licitatória

Gerenciar registro de preços

e estoques

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Registro de preço vigente

INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

Elaborar o plano de aquisições para registro de preços

Plano de aquisições para registro de preços elaborado




23



3.9. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR PReGÃO PARA ReGIStRO De PReÇO

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO


Aquisições

EXECUÇÃO Central

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


ENTRAdAS

Realizar licitação por pregão – Sistema de registro de preços (S.R.P)

Ata de registro de preços publicada


FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

SAÍdAS


Minuta do edital

Sala, data e horário pretendidos

de acordo com os prazos legais


Edital




Elaborar edital


Parecer

S favorável? N




Publicar edital na íntegra na

internet

Houve

N impugnação? S


Realizar a licitação após 8

dias de publicidade (Lei 10.510)

A



parecer favorável


Aviso de licitação


pública






24



3.10. MAPA DO PROCeSSO ReALIZAR LICItAÇÃO POR PReGÃO PARA ReGIStRO De PReÇO (CONtINUAÇÃO)

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO


Aquisições

EXECUÇÃO Central

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO


ENTRAdAS

Realizar licitação por pregão – Sistema de registro de preços (S.R.P)

Ata de registro de preços publicada


FLUXO dO pROCESSO

A

Pregão

SAÍdAS

N

N

fracassado

ou deserto?S1

Houve

formalização

Recurso interposto

Ata da sessão com

resultado das classificadas

do recurso?S

Análise de decisão das

razões e contra-razões

Apurar o resultado

Homologar N

Conclusão do pregoeiro e


Resultado apurado

Pregão não será homologado

Termo de homologação

Resultado e homologação

publicação da ata

S o pregão?

Revogar a licitação e

abertura de novo processo

Publicar homologação no diário oficial

Formalizar a ata de registro de preço

1 FIM

1

Licitação revogada

Homologação publicada

Ata divulgada no sistema e

no site da SAD



INDICADOR PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

N° de registros de preços existentes em relação à quantidade de bens e serviços comuns cadastra-

dos no banco de especificações

Quantidade de bens e serviços contratados no RP em relação à demanda dos órgãos




25



3.11. MAPA DO PROCeSSO GeReNCIAR ReGIStRO De PReÇO e eStOQUeS

FUNÇÃO / SISTEMA

MACRO PROCESSO

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO



Aquisições

Gerenciar Registro de Preços e estoques

Registro de Preços e estoques rerenciados

Estoques dos registros gerenciados

EXECUÇÃO Central

ENTRAdAS

Pregão finalizado apto a gerar ata

de registro de preços

Ata formalizada e assinada

Ata publicada: pedidos de

utilização da ata

encaminhados pelos setoriais

FLUXO dO pROCESSO

INÍCIO

Gerar ata de registro de preço no

SIAG, completar informações e

submeter à assinatura dos

contratantes/contratados

Publicar ata no diário oficial

estadual e no SIAG para

disponibilizar as adesões

Analisar quanto ao quantitativo

por órgão, valores, etc.

SAÍdAS

Ata formalizada e assinada

Ata publicada no diário

oficial estadual e no SIAG

Quantitativo por órgão

definido, etc.

Aquisição

S

Ata de registro de preço

vigente e carona autorizada

N carona?

Analisar o pedido e o

enquadramento legal

Aprovado

Pedido de carona analisado

S pelo

secretário? N FIM

Pedidos de utilização de

ata gerados

Ordem de utilização

Ordem assinada

Baixar estoque de ata e gerar

a ordem de utilização

Encaminhar ordem para autorização

Devolver o processo via SIAG

para órgão

A

Ordem de utilização de ata

gerada com quantidades

disponíveis

Ordem assinada

Ordem devolvida



26



A


Compra efetuada pelo órgão

ou contrato vigente

Necessidade de reequilíbrio nos

preços praticados na ata

comprovados pelo

fornecedor ou pela SAG

Reequilíbrio econômico-financeiro

Termo aditivo elaborado

Termo aditivo vigendo

Órgão encaminha documento

demonstrando as dificuldades

N

Acompanhar estoques e

vencimento das atas

Aplicar

reequilíbrio

N econômico- S

financeiro?

Elaborar termo aditivo

Publicar termo aditivo

Alterar quantitativo na ata

e no SIAG

Houve

manifestação

acerca do

descumprimento

de cláusulas?

Notificar a empresa nos

S

Estoque de itens e vencimento

das atas de registro de preços

periodicamente acompanhados

Necessidade de reequilíbrio

nos preços aprovada

Termo aditivo elaborado

Aditivo publicado

Quantitativos alterados

Empresa notificada pela SAG

encontradas no cumprimento do

contrato

termos da legislação vigente

S

Ok?

N

Notificação da SAD aplicada

Encaminhar documentação para o

jurídico para parecer quanto à

viabilidade de convocar

a 2ª colocada

Parecer do jurídico

N

Estoque

acabou?

S

Estoque de itens e vencimento das

atas periodicamnete

acompanhados

Ata de registro de preços

periodicamente acompanhada

Ata prorrogada ou desativada

Término da vigência da ata

e/ou estoque

Aditivar automaticamente

os quantitativos no SIAG

N Ata vencida? S

Prorrogar ata nos termos da

legislação ou desativá-la do SIAG

Arquivar ata após todas as

prorrogações efetuadas

Encaminhar para consolidar

e organizar o plano de aquisição

para registro de preços

FIM

Aditivo disponível. Estoque de itens

e vencimentos periodicamente

acompanhados

Ata prorrogada ou desativada

Ata arquivada com todos os

documentos pertinentes anexos

Encaminhamento para organização

do plano de aquisição

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Registro de preço vigente; Decreto Estadual Vigente e suas alterações posteriores

INDICADOR

PROCESSO

PRODUTO / SERVIÇO

Gerenciar registro de preço e estoque

Registro de preço e estoque gerenciado




27


Documents

1. MAPA De ReLACIONAMeNtO DO SISteMA AQUISIÇÕeS · Realizar licitação por concorrência, carta convite, tomada de preço 1 para bens e serviços 1 Realizar licitação por pregão