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1. MODULO DE COMPRAS El módulo de compras le permite crear, consultar y modificar todas las operaciones relacionadas con las compras de la empresa, como generación de pedidos, ordenes de compra, remisiones, facturas de compra, cotizaciones. Para ingresar al módulo de compras entre al programa y seleccione la compañía en la que desea trabajar; haga clic sobre el botón compras del menú principal de S&S Plus o presione SHIFT + F4 en el teclado, en ese momento verá la pantalla principal del módulo de Compras como se muestra en la figura. Figura. Aspecto de la ventana principal del módulo compras Esta pantalla se divide en tres secciones, la primera en la parte superior que incluye el menú de acceso tradicional a las opciones y los datos de la compañía de trabajo y el usuario actual. La segunda parte ubicada en el costado izquierdo de la pantalla muestra los botones de acceso rápido a las principales opciones del programa, para seleccionar una de estas opciones basta con hacer clic sobre el botón respectivo, así por ejemplo para consultar o realizar una búsqueda de artículos solo debe hacer clic sobre el primer botón que dice Artículos. La tercera parte corresponde a la parte central de la pantalla que es el área de trabajo en donde se desplegarán las ventanas del programa y en donde inicialmente aparece una ventana con las compras por artículo en el periodo seleccionado. 1.1.1. CONSULTA DE CONSOLIDADO DE COMPRAS

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1. MODULO DE COMPRAS

El módulo de compras le permite crear, consultar y modificar todas las operaciones relacionadas con las compras de la empresa, como generación de pedidos, ordenes de compra, remisiones, facturas de compra, cotizaciones.

Para ingresar al módulo de compras entre al programa y seleccione la compañía en la que desea trabajar; haga clic sobre el botón compras del menú principal de S&S Plus o presione SHIFT + F4 en el teclado, en ese momento verá la pantalla principal del módulo de Compras como se muestra en la figura.

Figura. Aspecto de la ventana principal del módulo compras

Esta pantalla se divide en tres secciones, la primera en la parte superior que incluye el menú de acceso tradicional a las opciones y los datos de la compañía de trabajo y el usuario actual. La segunda parte ubicada en el costado izquierdo de la pantalla muestra los botones de acceso rápido a las principales opciones del programa, para seleccionar una de estas opciones basta con hacer clic sobre el botón respectivo, así por ejemplo para consultar o realizar una búsqueda de artículos solo debe hacer clic sobre el primer botón que dice Artículos. La tercera parte corresponde a la parte central de la pantalla que es el área de trabajo en donde se desplegarán las ventanas del programa y en donde inicialmente aparece una ventana con las compras por artículo en el periodo seleccionado.

1.1.1. CONSULTA DE CONSOLIDADO DE COMPRAS

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Una vez se abre el módulo de compras el sistema despliega automáticamente una ventana llamada compras por artículo donde aparece detallado el código, la descripción y los detalles de las compras por cada artículo. Este consolidado se puede visualizar por proveedor o por artículo. Usted puede conocer los valores actualizados de la ventana de proveedores a medida que estos valores van cambiando con la opción de actualizar.

Figura. Consolidado de Compras por proveedor

Usted puede seleccionar el período de consulta de compras por artículo sobre la ventana de consolidados usando los botones con las flechas adelante y atrás ubicadas en la parte superior de la ventana, de esta manera si se hace clic sobre el botón hacia adelante o hacia atrás el sistema cambia el período de consulta mostrando el nuevo año y mes.

1.1.2. Opciones de consulta desde la ventana Compras por proveedor

Sobre esta ventana de consolidado de compras por proveedor usted puede rápidamente consultar todos los detalles de la información de compras; a continuación se explican las opciones disponibles desde esta ventana.

Ubicar un proveedor: Para ubicar rápidamente un proveedor ubíquese sobre la columna de NIT o nombre dependiendo de cómo quiere buscarla y luego digite la parte inicial del NIT o el nombre del proveedor hasta ubicarlo.

Consultar el detalle de compras por proveedor: Una vez seleccionado el proveedor, usted puede consultar las compras detalladas para ese proveedor en el período indicado; simplemente haciendo doble clic sobre cualquier columna de dicho proveedor o dando clic sobre el botón Ver detalles o presionando la tecla F8.

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En ese momento el sistema desplegará una nueva ventana con la consulta del movimiento detallado del proveedor seleccionado.

Detalle de compras por proveedor: En esta ventana aparece en la parte superior el NIT, nombre del proveedor y período del cual se está consultado el movimiento; en la parte central de la ventana se puede visualizar el tipo, el número de documento generado para el proveedor seleccionado, la fecha y detalles del documento; para que pueda visualizar en detalle los documentos, simplemente debe dar doble clic sobre cualquier columna del documento que se desea consultar o dar clic sobre el botón Consultar o presionar la tecla F4. En ese momento el sistema mostrará una ventana con el detalle del documento generado para el proveedor, donde puede consultarlo o imprimirlo si desea.

Figura: Consulta de compras por proveedor

Actualización de compras por proveedor: Usted puede actualizar la ventana de compras por proveedor para que pueda visualizar las últimas compras realizadas al proveedor seleccionado simplemente dando clic en el botón Actualizar o presionando la tecla F2.

Ver compras por artículo: Si desea ver las compras realizadas para cada artículo de clic sobre la opción Por artículo en la parte superior izquierda de la ventana.

Mostrar Consolidado de compras: Si se está trabajando en otra ventana o por alguna razón usted cerró la ventana de compras consolidadas, la cual no es necesario cerrar para trabajar en el programa, usted puede volver a mostrarla haciendo clic sobre el botón “Por proveedor” o “Por artículo” dependiendo de la opción que desee.

1.2. ARTICULOS

Desde esta opción podrá consultar, modificar, eliminar o crear artículos, adicionalmente podrá consultar las existencias y los movimientos del artículo en un período de trabajo.

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Esta opción esta disponible desde la pantalla principal del módulo en la parte izquierda de la ventana a través del botón “Artículos”. También puede tener acceso desde cualquier opción del programa que pregunte un código de artículo haciendo doble clic sobre la columna Artículo de una grilla de datos.

Las opciones disponibles son las mismas sin importar desde donde se llama la opción excepto por el botón “seleccionar” el cual solamente aparece cuando se llama desde otra opción del programa en cuyo caso este botón cierra la consulta de artículos y retorna el código del artículo seleccionado sobre la grilla de datos al momento de presionar F10 o hacer clic sobre el botón “Seleccionar”

Otra diferencia entre llamar la opción “seleccionar” desde el módulo de inventario o desde otra ventana radica en el significado de hacer doble clic sobre un artículo, ya que en caso de haber sido llamada desde el módulo de inventario se activará la opción “Consultar/Modificar artículo” del artículo actualmente seleccionado, mientras que cuando se ha llamado la búsqueda de artículos desde otra opción la acción equivale a seleccionar el artículo.

La pantalla de búsqueda de artículos se muestra en la figura siguiente.

Figura. Búsqueda de artículos

La pantalla de búsqueda de artículos se divide en tres partes, la parte superior, donde puede seleccionar las opciones de búsqueda, la parte central en donde se muestra el resultado de la consulta de acuerdo con los parámetros indicados en la parte superior, y la parte inferior en donde se encuentran los botones de acceso a las opciones disponibles para el mantenimiento del artículo; como son crear un nuevo artículo, consultar/modificar un artículo existente, borrar un artículo, consultar movimientos, existencias y precios de los artículos y actualizar los cambios efectuados a los artículos.

La búsqueda de artículos muestra el código, descripción, la unidad, IVA, existencia y precio de los artículos; esta información es exclusivamente de

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consulta, usted no podrá modificar ninguno de los datos directamente sobre la grilla, para ello deberá emplear la opción “Modificar” presionando F4 o haciendo clic sobre el botón del mismo nombre, también podrá llamar esta opción dando enter sobre el código consultado.

1.2.1 FILTRADO Y BUSQUEDA DE ARTICULOS.

Inicialmente cuando usted abre esta opción se muestra un listado con todos los artículos que componen el catálogo de la compañía ordenados alfabéticamente, sin embargo usted puede limitar la consulta ya sea por código o descripción.

1.2.1.1 FILTRADO DE ARTICULOS

Para filtrar la información de un código específico puede seleccionar la opción buscar por código haciendo clic sobre la opción código y digitando luego en la casilla buscar el código que desea consultar y por último hacer clic sobre el botón Buscar. En ese momento el sistema mostrará los artículos cuyo código es mayor o igual al código indicado, de esta manera usted podrá trabajar sobre ese segmento del catálogo. Si un artículo no aparece en la consulta no podrá borrarlo, mirar sus existencias y movimientos, en tal caso deberá repetir la búsqueda con un criterio que incluya el artículo deseado o dejar vacía la casilla buscar y presionar nuevamente el botón de búsqueda. El hecho de que uno o más artículos no aparezca en la consulta no siempre quiere decir que no esté creado, simplemente significa que no está incluido en el criterio de búsqueda especificado. Otra causa de que no aparezca puede ser que en los datos generales esté como un artículo inactivo.

Figura: Filtrado de Artículos Por Código

Otro ejemplo de filtrado de la consulta puede ser la consulta de todos los artículos que incluyan un cierto nombre, o por ejemplo para ubicar un artículo del cual no sabemos su código o descripción completa pero conocemos que incluye una parte especifica como por ejemplo ‘CHOCOLAT’ en este caso usted debe escribir la

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palabra chocolat en la casilla “Texto a buscar” y seleccionar la opción ‘buscar en cualquier Posición’ y luego hacer clic sobre el botón buscar, en ese momento el sistema mostrará cualquier artículo que tenga la descripción chocolat sin importar si dicha palabra esta al principio o final del nombre del artículo.

Figura: Filtrado de artículos por descripción

1.2.1.2 BUSQUEDA DE ARTÍCULOS

La búsqueda de artículos la puede hacer por código o descripción:

a. Por código: Si usted conoce el código que desea buscar, ubíquese en la columna código y digítelo, a partir de ese momento lo que escriba se resaltará lo cual nos indica que está buscando sobre la columna de la grilla actualmente seleccionada.

Figura: Búsqueda de artículo por código

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b. Por descripción: Para buscar un artículo por descripción deberá seleccionar la columna descripción y escribir la parte inicial de la descripción hasta ubicar el artículo deseado, luego podrá usar las flechas de desplazamiento del cursor para ubicar específicamente el artículo deseado.

Figura: Búsqueda de artículo por descripción

c. Otra forma de realizar la búsqueda de artículos es por medio del filtro de artículos, como se explicó en el numeral anterior.

Una vez ubicado un artículo, usted podrá consultar/modificar el artículo, borrarlo, consultar sus existencias, movimientos y precios, haciendo clic sobre la opción deseada o presionando la tecla que aparece en el botón asociado. A continuación se explican las opciones disponibles.

1.2.2. CREAR UN NUEVO ARTÍCULO

Haciendo clic sobre el botón Nuevo o presionando la tecla F5 usted accederá a la opción de crear un nuevo artículo y el sistema mostrará la pantalla que se muestra en la figura.

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Figura . Nuevo artículo

En la creación de un artículo se debe tener en cuenta dos procesos que son:

a. Los datos básicos del artículo como son: código, descripción, unidad del artículo; opciones de descripción variable; grupo, subgrupo, marca; fecha de actualización, tarifas de IVA y estampilla, estado del artículo (Activo, No vender o Inactivo), control de existencias (Ninguno, Por Bodega o por lotes), y así mismo indicar los niveles de stock de acuerdo con el significado que se explica adelante.

b. Datos adicionales del artículo como son: unidades adicionales, código de barras, precios, características específicas (peso, altura, etc), la contabilidad y los ensambles en caso de ser un producto de varios componentes.

Parámetros de un nuevo artículo.

A continuación se explica el significado y consecuencias que tiene cada uno de los parámetros de la creación de un nuevo artículo:

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2.2. CREAR UN NUEVO ARTÍCULO

Haciendo clic sobre el botón Nuevo o presionando la tecla F5 usted accederá a la opción de crear un nuevo artículo y el sistema mostrará la pantalla que se muestra en la figura.

FIGURA . Nuevo artículo

En la creación de un artículo se debe tener en cuenta dos procesos que son:

a. Los datos básicos del artículo como son: código, descripción, unidad del artículo; opciones de descripción variable; grupo, subgrupo, marca; fecha de actualización, tarifas de IVA y estampilla, estado del artículo (Activo, No vender o

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Inactivo), control de existencias (Ninguno, Por Bodega o por lotes), y así mismo indicar los niveles de stock de acuerdo con el significado que se explica adelante.

b. Datos adicionales del artículo como son: unidades adicionales, código de barras, precios, características específicas (peso, altura, etc), la contabilidad y los ensambles en caso de ser un producto de varios componentes.

Parámetros de un nuevo artículo.

A continuación se explica el significado y consecuencias que tiene cada uno de los parámetros de la creación de un nuevo artículo:

2.2.1. DATOS BASICOS

a. Código del artículo: EL código del artículo puede tener hasta 15 caracteres alfanuméricos definidos por el usuario, (Recuerde que si en la configuración inicial del programa en la opción de inventario-artículos-codificar con numeración consecutiva se le dijo que “SI”, no permitirá crear códigos alfanuméricos, sólo permitirá crear códigos numéricos) este código es el que identificará el artículo para todos los procesos realizados por el sistema, es único y una vez creado no puede ser modificado.

b. Descripción del artículo: En este espacio puede describir plenamente el artículo, esta descripción puede variar dependiendo si la opción descripción variable se selecciona o no, de ser así puede modificarse posteriormente en un documento de lo contrario no.

c. Unidad Principal: Aquí se define la mínima unidad del producto a partir de la cual se llevará el inventario de mercancía.

d. Grupo: Los artículos se pueden agrupar dependiendo de características comunes de los productos, por ejemplo se pueden crear grupos de aceites, aseo, dulces, etc. estos grupos se crean previamente en el sistema; para seleccionar un grupo simplemente despliegue el listado presionando la flecha que aparece en la casilla grupo, hecho esto aparecerá los grupos creados, para seleccionar un grupo puede utilizar las flechas de desplazamiento para ubicar el grupo requerido, o presionar la barra de desplazamiento con el Mouse para un desplazamiento más rápido, si al momento de crear un nuevo artículo no esta creado el grupo correspondiente al producto se puede crear este dando clic en la flecha amarilla que se encuentra al lado de la casilla, este desplegará una ventana donde puede crear el grupo. Seleccionar un grupo es indispensable para crear un nuevo artículo, si no se selecciona ningún artículo el sistema le pedirá que ingrese uno, de lo contrario no permitirá crear el nuevo artículo.

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FIGURA: Asignación de grupo a articulo

e. Marca: La marca corresponde al proveedor o al fabricante del artículo, este listado se puede generar previamente en el sistema. Para seleccionar una marca, de clic con el Mouse sobre las flechas de desplazamiento arriba o abajo, o digite directamente el nombre de la marca sobre la cajilla, a medida que va escribiendo va apareciendo los nombres que coincidan con el nombre digitado. Si no existe la marca del producto que va a ser creado se puede utilizar la flecha amarilla que se encuentra al lado de la cajilla que desplegará la ventana de creación de marcas que le permitirá ingresar la marca deseada. La marca creada aparecerá automáticamente en el listado de marcas. Un artículo puede ser creado sin que se haya seleccionado una marca.

f. Subgrupo: Es una división de los grupos para delimitar más los productos con características comunes; por ejemplo, un grupo podría ser Aceites, y subgrupos Aceites de cocina y Aceites cosméticos. Los subgrupos se crean en el momento de crear el grupo. Al igual que los grupos puede crearse directamente desde la ventana de nuevo artículo presionando el asterisco al lado de la casilla de subgrupo. Para ubicarse en un respectivo grupo puede utilizar las flechas de desplazamiento o la barra de desplazamiento presionando con el Mouse. La opción de subgrupo no es obligatoria para la creación del artículo.

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Nuevo SubgrupoNueva Marca

FIGURA: Creación de producto – Marca - Subgrupo

g. IVA: En este espacio se definen las tarifas de IVA para el artículo, usted puede crear una tarifa desde la flecha amarilla que se encuentra al lado derecho del campo de IVA, donde puede indicar las cuentas contables que serán afectadas mediante la tarifa.

Nueva tari fa de IVA

FIGURA: Tarifas de IVA

h. Estampilla: Este campo es para algunos productos que lo requieren como por ejm para los licores.

i. Arancel: Este campo esta pensado en almacenar el arancel por artículo

j. Merma: Este campo esta pensado para almacenar en %, o en Valor el factor de Merma de un artículo cuando se maneja producción.

k. Ingresos Recibidos para Terceros: Este campo permite el registro de un artículo en particular a una cuenta contable de pasivo y no de Ingreso en el momento de la venta.

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Estado del artículo: El estado del artículo puede ser Activo, No vender, e Inactivo.

Estado Activo: Los artículos en este estado están disponibles para realizar cualquier operación o movimiento con ellos. Por ejemplo Salidas, Entradas, etc.

Estado No vender: Esta opción se utiliza cuando el artículo no esta disponible para la venta, por alguna razón.

Estado Inactivo: Un artículo en este estado indica que no esta disponible para realizar ninguna operación con él.

f. Control de existencias: Define la forma como se realizará el control de existencias. Puede ser ninguna, en caso de no llevarse ningún control de existencia del artículo, bodega o lotes.

g: Niveles de Stock: En los niveles de stock se define la máxima cantidad de mercancía que puede estar disponible y la mínima cantidad que debe quedar en bodega, igualmente se define un número de días de disponibilidad de la mercancía. Los días de disponibilidad definidos permiten al sistema sugerir la cantidad de mercancía que debe ser solicitada dependiendo de la rotación de la misma.

Habiendo cumplido con los datos anteriores se podrá continuar con la segunda parte de la creación del producto que se explica a continuación:

2.2.2. DATOS ADICIONALES

a. F6 Unidades: Esta opción hace referencia a los diferentes tipos de presentación que tiene un artículo como por ejemplo docena, caja, etc. Para ingresar a esta opción de clic sobre el botón unidades o presione la tecla F6, inmediatamente se activará la pantalla de presentaciones que se muestra a continuación:

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FIGURA: Ingreso de Unidades Adicionales

Esta pantalla nos presenta tres columnas en las cuales se define la Unidad que es el nombre de la presentación que se va a crear; el Factor Cantidad que es la cantidad de unidades principales de que consta esta presentación y la columna de Factor Precio que es la cantidad por la que se multiplicará el precio unitario para determinar el precio de esta presentación.

Si desea crear una nueva presentación de clic sobre el signo más (+) en la barra de símbolos o de ENTER al final de la grilla de datos, le agregará una nueva línea para que pueda digitar la nueva presentación, tenga en cuenta que después de insertada una línea no podrá dejarla en blanco pues no le permitirá grabar y le sacará error, por lo tanto debe ubicarse en esa línea y eliminarla tal como se explica a continuación: Para borrar una presentación existente o una línea en

blanco ubíquese sobre ella y de clic sobre el menos (-) en la barra, el sistema le pedirá confirmación de la eliminación si esta seguro presione el botón “Aceptar”, si desea ubicarse en las diferentes presentaciones utilice los símbolos de flecha hacia atrás y flecha hacia delante, para grabar el registro creado dé clic sobre el botón grabar o presione la tecla F2, para deshacer los cambios realizados y salir de la ventana presione la tecla ESC o dé clic sobre el botón cancelar.

Nota: Antes de crear una presentación cerciorese de que las cantidades sean las correctas, pues recuerde que un artículo después de haber tenido algún tipo de movimiento no podrá ser modificado en sus presentaciones.

b. F7. Código de barras: Esta opción le permite ingresar el código de barras del artículo, igualmente eliminarlo y editarlo. En esta ventana aparece inicialmente un espacio para el código de barras, aparece la descripción del artículo, y la unidad en una lista desplegable para que usted seleccione cada presentación del artículo y defina un código de barras para cada una. Para ingresar un nuevo código de barras presione el símbolo más (+) en la barra de símbolos en la parte inferior de la ventana, esto colocará una nueva línea para digitar el código, para eliminar un código de barras existente presione el menos (-) en la barra, el sistema le pedirá confirmación para borrar el código si está seguro presione la tecla Aceptar; para desplazarse por los códigos de barras creados para el artículo utilice los botones con las flechas hacia delante y hacia atrás. Para grabar de clic sobre el botón Grabar o presione la tecla F2, si desea cancelar los cambios realizados y salir de la ventana de clic sobre el botón Cancelar o presione la tecla ESC.

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FIGURA: Códigos de Barras

F8. Existencias: Para consultar las existencias del artículo, puede utilizar esta opción, en esta ventana aparece la cantidad de mercancía existente del artículo en las diferentes bodegas, igualmente se puede determinar la cantidad de mercancía que esta reservada y la cantidad ordenada. Puede consultar la cantidad de mercancía por lotes, para ello presione la tecla f10 o de clic sobre el botón Lotes. Si desea observar con más detalle la reserva de mercancía presione la tecla F11 o de clic sobre el botón Reservas, se desplegará una ventana con detalles de las reservas de mercancía, igualmente si desea consultar las ordenes de mercancía puede presionar la tecla F12 o dar clic sobre el botón Ordenes, se muestra una ventana con las diferentes ordenes o pedidos para el artículo seleccionado, puede ver en detalle el documento registrado dando clic sobre cualquiera de las columnas de la orden especifica, o una vez seleccionada la orden, presione la tecla F4 o de clic sobre el botón Consultar.

FIGURA: Consulta de existencias

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c. F9 Precios: En esta opción aparecen los precios definidos para el artículo dependiendo de la forma como se realizará el pago, Contado o crédito, igualmente se puede definir la comisión para el artículo de acuerdo a la forma de pago, entre otros detalles

F10. Adicionales: Usted puede ingresar datos adicionales del artículo a través de esta opción, tales como peso, largo, ancho, alto, descripción adicional y puede seleccionar una fotografía del mismo, para ello de clic sobre el espacio en blanco correspondiente a fotografía, esta operación le desplegará una ventana de abrir donde podrá ubicar el archivo de imagen correspondiente a la fotografía del artículo. Para grabar estos datos adicionales de clic sobre el botón Grabar o presionar la tecla F2.

FIGURA. Ventana Datos Adicionales artículo.

F11. Contabilización del artículo: En esta opción aparecen datos referentes a la contabilización del artículo como son las cuentas afectadas por el inventario para cada artículo como son:

Inventario/compras: Es la cuenta que afecta contabilidad al momento de hacerse una entrada o salida de inventario como por ejemplo una compra o una venta.

Ventas: es la cuenta de ingreso al momento de realizarse una venta de mercancía.

Costo ventas: es la cuenta del costo de venta cuando se hace una venta.

IVA en compra: Es la cuenta del impuesto sobre las ventas descontable que nos afecta al momento de hacer una compra.

IVA en ventas: Es la cuenta del impuesto sobre las ventas generado que nos afecta al momento de hacer una venta.

Estampilla/Consumo: es la cuenta para algunos productos que así lo requieren como por Ej. los licores.

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Compras:.Es la cuenta de compras, cuando se lleva un sistema de inventario periódico.

Nota: Estas cuentas deben estar previamente creadas en el módulo de contabilidad

F12. Ensambles: Un artículo puede combinarse o unirse con otros y formar un producto, a través de esta opción usted puede realizar la composición de un producto.

En la ventana tiene tres columnas que son las siguientes:

Componente: donde puede digitar el código del artículo o si lo prefiere puede dar doble clic para abrir la ventana de búsqueda de artículo, una vez lo haya seleccionado lo traerá a la ventana de composición, en la casilla descripción aparecerá el nombre del artículo seleccionado.

Cantidad: ingrese la cantidad del artículo que compone el producto.

Unidad: aparece automáticamente cuando se ingresa el código del artículo, puede seleccionar la presentación del artículo desplegando la lista en la columna unidad presionando la flecha hacia abajo.

Para ingresar un nuevo componente de clic sobre el símbolo más (+), para eliminar un artículo creado, de clic sobre el símbolo menos (-), puede utilizar las flechas adelante y hacia atrás para ubicarse en el anterior o siguiente registro, igualmente se puede ubicar en el primer registro utilizando la flecha hacia atrás con la línea vertical, o al final del registro mediante la flecha hacia delante seguida de una línea vertical.

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FIGURA: composición de productos

Nota: Recuerde que no debe dejar ninguna línea en blanco pues el sistema no le permitirá grabar la composición del producto hasta que no haya sido eliminado la línea en blanco.

1.2.3 Modificar/Consultar un artículo

Esta opción le permite consultar o modificar los detalles del artículo, como son la descripción, el grupo, la marca, el tipo de artículo, estado, etc.. (Vea el significado de cada una de las opciones en la sección “Crear un nuevo artículo).

Si el artículo ya posee movimientos registrados usted no podrá modificar la unidad principal ni tampoco las presentaciones, el tipo de artículo ni el control de existencias, ya que éste cambio afectaría los movimientos previamente registrados que fueron capturados con o sin detalles adicionales.

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Figura: Modificar / Consultar artículo

Los botones que aparecen en la parte inferior de la consulta de artículos es la misma que aparece en la creación de artículos a excepción del botón de existencias o F8 el cual solo aparece en la consulta de artículos la cual se describe a continuación:

F8. Existencias: Para consultar las existencias del artículo, puede utilizar esta opción, en esta ventana aparece la cantidad de mercancía existente del artículo en las diferentes bodegas, igualmente se puede determinar la cantidad de mercancía que esta reservada y la cantidad ordenada. Puede consultar la cantidad de mercancía por lotes, para ello presione la tecla F10 o de clic sobre el botón Lotes. Si desea observar con más detalle la reserva de mercancía presione la tecla F11 o de clic sobre el botón Reservas, se desplegará una ventana con detalles de las reservas de mercancía, igualmente si desea consultar las ordenes de mercancía puede presionar la tecla F12 o dar clic sobre el botón Ordenes, se muestra una ventana con las diferentes ordenes o pedidos para el artículo seleccionado, puede ver en detalle el documento registrado dando clic sobre cualquiera de las columnas de la orden especifica, o una vez seleccionada la orden, presione la tecla f4 o de clic sobre el botón Consultar.

Usted puede observar de igual manera en la casilla Fecha de actualización la última fecha en que se realizaron cambios en el artículo seleccionado.

Adicional a las opciones de grabar que puede usar presionando la tecla F2 o haciendo clic sobre el botón del mismo nombre, de la opción de cancelar que deshace las modificaciones efectuadas previamente sin salir de la opción la cual puede utilizar presionando la tecla ESC o haciendo clic sobre el botón del mismo nombre, podrá consultar el anterior artículo usando el botón con la flecha hacia atrás (a la izquierda) o presionando F4, o ubicarse en el artículo siguiente usando

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el botón con la flecha a la derecha o presionando F5, puede también utilizar las opciones que se describen a continuación.

Figura. Ventana de Existencias.

1.2.4 Eliminar un artículo

Si usted presiona F3 o hace clic sobre el botón “Eliminar” el sistema pedirá una confirmación para borrar definitivamente un artículo. Obviamente si el sistema ya encuentra registrados movimientos del artículo no le permitirá eliminar el artículo. Una vez borrado el artículo el sistema volverá a la ventana de búsqueda de artículos.

Figura: Eliminar artículo

1.2.5 Movimientos por artículo

Si usted presiona la tecla F7 o hace clic sobre el botón “Movimientos” podrá consultar en pantalla el detalle de los movimientos del artículo actualmente

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seleccionado en la grilla de búsqueda de artículo en el período actual de trabajo. Desde esta nueva ventana usted podrá hacer doble clic o presionar F4 para consultar el documento de los movimientos realizados para el artículo, ubicándose sobre el documento que se quiere consultar.

1.2.6 Consulta de Existencias.

Al presionar F8 sobre la ventana de búsqueda de artículo o hacer clic sobre el botón “Existencias”, usted podrá consultar las existencias del artículo actualmente seleccionado en la grilla en el período de trabajo actual. (para ver detalles de esta ventana diríjase a F8. Existencias de artículo, descrita anteriormente).

1.2.7 Precios

Usted puede consultar los precios de un artículo desde la ventana de búsqueda de artículos ubicándose sobre el artículo que desee y dar la tecla F9 o dando clic sobre el botón Precios

1.2.8 Actualizar

Esta función como su nombre lo indica, actualiza los datos de la ventana de búsqueda de artículos para cuando se crea o modifica un artículo. Esta función se activa dando la tecla F2 o simplemente dando clic sobre el botón Actualizar.

1.3 Buscar proveedor

Acceda a esta opción a través del menú Principal del módulo Compras seleccionando Proveedores.

El sistema desplegará una ventana como la que se muestra a continuación.

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Figura. Búsqueda de proveedores

Esta ventana se divide en tres partes, la parte superior en donde puede especificar los criterios de búsqueda de los terceros que son: NIT, nombre, código y contacto, de acuerdo con los datos que usted especifique el sistema retornará en la grilla de datos de la parte intermedia los proveedores que cumplen con el criterio de búsqueda especificado. Si no aparece ningún proveedor reintente especificando menos datos o verifique que los datos indicados sean correctos. Sobre la grilla de datos usted puede hacer doble clic para consultar y modificar el tercero o presionar la tecla F4 o hacer clic sobre el botón modificar.

Por último la parte inferior que posee los botones que se explican a continuación.

F5. Nuevo: Esta opción permite desplegar la ventana de creación de un nuevo proveedor, esta ventana se divide en cinco partes:

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Figura: Nuevo proveedor

a. Identificación: Usted puede definir los datos concernientes a la identificación del proveedor como son; NIT, tipo de identificación y nombre del proveedor.

b. Ubicación: Puede ingresar aquí detalles de la ubicación del proveedor, como la dirección, ciudad, teléfonos, fax, celular, mail y contacto.

c. Clasificación: En esta sección puede indicar el código del proveedor, el grupo, el contacto de ventas, el número de días de pago y el contacto para cartera.

d. Retenciones: Usted puede ingresar aquí los valores de base mínima, porcentaje de retención, porcentaje ReteIVA y porcentaje Rete ICA; además indicar si el proveedor pertenece al régimen simplificado.

e. Observaciones: Puede digitar en este espacio observaciones generales del proveedor registrado.

F5 Contabilidad: Presionando la tecla F5 o dando clic sobre el botón Contabilidad el sistema desplegará una pequeña ventana llamada contabilización, donde usted deberá indicar las cuentas contables que afectan al proveedor cuando se realiza un documento en su nombre, como son Cuenta por pagar, la cuenta de gasto si lo requiere, la cuenta de retención en la fuente y la cuenta de retención de iva. Para finalizar la creación del proveedor de clic en el botón continuar o presione la tecla F5.

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Utilice la tecla F2 o presione el botón grabar para salvar el registro, si desea cancelar el registro actual sin salir de la ventana utilice la opción ESC o de clic sobre el botón Cancelar.

F4. Modificar: Usted puede modificar o consultar un proveedor existente a través de esta opción presionando la tecla F4 o dando clic sobre el botón Modificar. Si desea cancelar los cambios realizados en el registro actual de clic en el botón cancelar o presione ESC, una vez haya realizado los cambios puede grabar mediante el botón del mismo nombre o presionar F2.

F3. Eliminar: Si desea eliminar un proveedor ubíquese inicialmente en el proveedor a eliminar y seleccione la opción eliminar o use la tecla F3, el sistema le pedirá verificación de la eliminación del tercero, si esta seguro de hacerlo responda “Yes” cuando el sistema le pregunte. Si el proveedor ya tiene movimientos el sistema no permitirá eliminarlo.

F8. Cartera: En esta ventana se indica las cuentas por pagar por proveedor, para consultar cada proveedor, simplemente ubíquese en el proveedor que desee consultar, luego presione el botón F8 o de clic sobre el botón Cartera. Se desplegará una ventana como la que se muestra a continuación.

Figura. Cartera por proveedor.

En esta ventana puede consultar en detalle la cartera del proveedor seleccionado actualmente, para ello ubíquese en cualquiera de las columnas y desplegará la ventana particular seleccionada o puede utilizar también F4 o dar clic sobre el botón Consultar.

F9. Movimiento: Al presionar la tecla F9 o dar clic en el botón consultar, se despliega la ventana de Movimientos en la que se detalla el movimiento del proveedor que este seleccionado en ese momento y a la vez en esta ventana puede consultar el detalle de los documentos que allí aparecen, presionando la

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tecla F5 o dando clic en el botón Consultar que aparece en la parte inferior de la ventana.

Figura: Consulta de Movimiento Proveedor

F10. Selecciona: Cuando usted ingresa a la ventana de registro de terceros a través de la opción Mantenimiento, esta opción no tiene ninguna función asignada, pero si ingresa a través de la casilla terceros en las diferentes opciones del programa donde aparezca, F10 selecciona el tercero en el que este ubicado actualmente.

1.4 Registro de documentos

En el registro de documentos como facturas, remisiones, devoluciones, cotizaciones y ordenes de compra hay ciertos criterios que son comunes los cuales se explican a continuación de manera general.

Elementos del Documento

La ventana de registro de documentos se divide en cuatro partes:

Encabezado: La parte superior que sirve de encabezado al documento y permite ingresar datos como el prefijo y número del documento, la fecha entre otros dependiendo del documento a generar.

Detalle del documento: El detalle del documento es donde se registran los valores relacionados con el tipo de comprobante generado. La información se ingresa sobre una grilla de datos en donde se captura el detalle de los artículos, cantidades, unidades y valores que afectan el comprobante. El código del artículo es un elemento común en los documentos.

Código: Código del artículo. Usted puede digitar manualmente el código completo del artículo o hacer doble clic sobre la casilla del código o presionar F9 con lo que se traerá la opción de búsqueda de artículos sobre la cual podrá seleccionar el

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artículo deseado por cualquiera de los métodos indicados en la sección “Artículos” y luego presionar F10 o hacer clic sobre el botón “Seleccionar”. Si el artículo no existe puede usar el botón “Nuevo” de la ventana búsqueda de artículos para crearlo sin cerrar su documento.

Detalles adicionales: La tercera parte corresponde a la información adicional derivada del documento como por ejemplo los totales.

Botones: Por último la parte inferior que posee los botones para efectuar las diversas operaciones del documento como grabar o cancelar los cambios del comprobante.

1.4.1.1 Encabezado de los documentos

El encabezado del documento contiene los siguientes datos:

Cada documento posee asociados unos prefijos y una numeración, cuando usted selecciona la opción del documento correspondiente el sistema automáticamente traerá el listado de los prefijos definidos para ese tipo de documento para que usted seleccione el prefijo deseado y de esta manera indirectamente la numeración del comprobante. Si usted no ha definido los tipos de comprobante o los prefijos recibirán el mensaje “Debe registrar antes los prefijos”. En este caso cierre la opción y defina los prefijos por la opción “Mantenimiento”, “Numeración”, del menú principal.

Número: El número del comprobante se divide en dos, el prefijo que debe estar previamente definido y el número propiamente dicho que identifica de manera exclusiva al comprobante. Cuando usted ha definido más de un prefijo el sistema le permitirá seleccionarlo presionando la inicial del prefijo o usando la pequeña flecha hacia abajo en el extremo derecho de la casilla del prefijo. Una vez seleccionado el prefijo el sistema traerá automáticamente el número actual de dicho prefijo y le permitirá cambiarlo o no dependiendo de si lo definió como automático o no en la opción de mantenimiento.

Cada documento tiene asociados otros elementos dependiendo del tipo de comprobante que se este generando.

1.4.1.2 Opciones del registro de detalle del documento

La grilla de detalle del documento es un completo sistema que le permite a usted insertar un nuevo detalle o eliminar un detalle existente además de desplazarse rápidamente entre los detalles previamente registrados.

A continuación se detallan las opciones que usted puede tomar desde la grilla de detalle.

Insertar un detalle: Para insertar un nuevo detalle simplemente utilice el botón ‘+’ de la barra de navegación.

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Barra de navegación: en la parte inferior de la grilla usted cuenta con los siguientes botones:

Opciones de búsqueda: Desde la grilla de detalle del documento usted puede llamar las opciones de búsqueda de artículo haciendo doble clic sobre la columna artículo o presionando la tecla F9; consultar existencias haciendo clic sobre la columna cantidad o unidad ; igualmente puede consultar o crear un proveedor en búsqueda de proveedores, presionando la flecha en el extremo derecho de la casilla proveedor o presionando la tecla F6; puede consultar o crear una bodega simplemente presionando la flecha en el lado derecho de la casilla respectiva.

Para grabar el comprobante definitivamente usted puede presionar F2 o hacer clic sobre el botón grabar. En ese momento el sistema enviará los cambios a la base de datos y en ese mismo instante validará todos los parámetros informando de cualquier inconsistencia, si todo es correcto procederá a guardar el documento, luego abrirá la ventana de contabilización del comprobante que pasa a contabilidad si así se requiere y por último aparece la opción de impresión del comprobante.

Si usted desea salir del comprobante sin grabar los cambios puede presionar el botón “Salir” o utilizar el botón “X” en la esquina superior derecha de la ventana. Además si quiere descartar los cambios pero no cerrar la ventana puede presionar la tecla ESC y validar la confirmación solicitada por el sistema.

1.4.1.3 Consulta de documentos previamente registrados

Mediante el botón identificado con la “?” ubicado en el extremo derecho de la casilla número del documento usted puede acceder a la ventana de búsqueda de documento, desde la cual puede hacer una consulta de los documentos previamente registrados.

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Figura . Consulta de documentos registrados

Esta ventana se divide en tres partes, la parte superior en donde puede especificar los criterios de búsqueda de los comprobantes dependiendo del documento a buscar, en el ejemplo se esta consultando los comprobantes de facturas de compra, en este caso los parámetros de búsqueda son: Número de documento, Fecha, proveedor y número proveedor, de acuerdo con los datos que usted especifique el sistema retornará en la grilla de datos de la parte intermedia los comprobantes que cumplen con el criterio de búsqueda especificado. Si no aparece ningún documento reintente especificando menos datos o verifique que los datos indicados sean correctos. Sobre la grilla de datos usted puede hacer doble clic para consultar el comprobante o presionar la tecla F4 o hacer clic sobre el botón consultar. Adicionalmente puede presionar F3 o hacer clic sobre el botón eliminar para anular el documento.

1.5 FACTURAS

Esta opción esta disponible en la ventana principal del módulo, ingrese a ella presionando el botón Facturas en el menú en la parte izquierda de la ventana. En esta opción se registran todas las facturas de compra de la empresa.

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Figura. Factura de compra

1.5.1. Encabezado de la Factura

Impuestos incluidos: Esta casilla de verificación le permite determinar si los valores que se ingresarán en el detalle del documento tienen o no los impuestos incluidos.

Simplificado: Señala si el proveedor al cual le haremos el comprobante es del régimen simplificado, cuando este se marca como simplificado, los valores del detalle de comprobante los toma sin Iva.

No. Proveedor: Hace referencia al número de factura del proveedor, este campo es opcional siempre y cuando en la configuración general “COMRPAS” “FACTURAS” “NUMERO DE FACTURAS DEL PROVEEDOR OBLIGATORIO” se le haya dicho que “NO”.

Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega.

Proveedor: Se refiere al NIT y nombre del proveedor que se registrará en la factura.

Días Vence: Ingrese en este campo los días de vencimiento que tiene la factura de compra.

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Vence: Indica la fecha de vencimiento de la factura de acuerdo a los días de vencimiento que se indicó.

Bodega: Puede especificar la bodega en la cual entrará la mercancía de la factura de compra.

Cotización: Indique el número de cotización referido para la factura seleccionada.

Orden: Si la factura de compra que va a registrar es en base de una orden de compra previamente registrada, en esta casilla usted puede indicar el número de orden y el sistema la traerá automáticamente para su respectivo registro.

Si en la configuración del módulo en la opción de mantenimiento general en “COMPRAS” “FACTURAS” “VERIFICAR CODIGOS DE LA ORDEN” se indicó “Si”, no traerá automáticamente los datos de la orden especificada, sino que usted tendrá que digitar uno por uno.

Remisión: Ingrese el número de remisión referido para la factura seleccionada si lo tiene.

1.5.2. Detalle de la factura

1.5.2.1. Columnas del detalle

Cantidad: Cantidad del artículo seleccionado. Usted puede verificar desde esta columna las existencias del artículo presionando F8 o con doble clic directamente sobre la columna, de esta manera puede determinar la cantidad de mercancía existente.

Unidad: En esta columna se especifica la presentación del artículo, ejemplo (tarro, lata, caja, etc.), una vez se ha seleccionado el artículo el sistema traerá automáticamente la unidad; usted puede seleccionar la unidad correspondiente, para ello de clic sobre la columna Unidad, y elija de la lista que se despliega la unidad requerida.

Costo Unitario: Esta valor corresponde al costo unitario del artículo. Al momento de ingresar el costo unitario o de que el sistema lo traiga automáticamente, se afectaran las dos columnas siguientes IVA (dependiendo del porcentaje del IVA definido para el artículo seleccionado) y total.

Dto%.: Ingrese en esta columna el porcentaje de descuento requerido.

Consumo: En este espacio aparece indicado el valor del impuesto al consumo registrado para el artículo seleccionado, este valor no se puede modificar desde la grilla de datos del documento.

El sistema irá automáticamente calculando la suma de los totales individuales por artículos para que usted vaya verificando el total del documento.

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1.5.2.2 Detalles adicionales

En este espacio puede indicar detalles adicionales de la factura como se indica a continuación:

Observaciones: Ingrese observaciones generales de la factura.

Si paga antes de: Indique la fecha hasta la cuál recibirá el descuento.

Descuente: Ingrese en este campo el porcentaje de descuento si paga antes de la fecha definida. El sistema le traerá el valor correspondiente de este descuento.

RetFuente: Defina el porcentaje de Retención en la fuente, el sistema calculará el valor correspondiente.

Igualmente puede indicar el porcentaje de RetIva y RetIca al que haya lugar.

Adicionalmente se pueden observar el resumen de los totales de la factura en extremo derecho de la misma.

1.6 REMISIONES

Puede ingresar a esta opción seleccionando el botón Remisiones en la ventana principal del módulo. En esta opción se generan y consultan las remisiones de compra de mercancía.

Figura. Remisiones de mercancía.

1.6.1. Encabezado del documento de Remisiones

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Impuestos incluidos: Esta casilla de verificación le permite determinar si los valores que se ingresarán en el detalle del documento tienen o no los impuestos incluidos.

Simplificado: Señala si el proveedor al cual le haremos el comprobante es del régimen simplificado, cuando este se marca como simplificado, los valores del detalle de comprobante los toma sin Iva.

No. Proveedor: Hace referencia al número de remisión del proveedor, este campo es opcional.

Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega.

Proveedor: Se refiere al NIT y nombre del proveedor que se registrará en la factura.

Bodega: Puede especificar la bodega en la cual entrará la mercancía de la remisión de compra.

Cotización: Indique el número de cotización referido para la remisión seleccionada.

Orden: Si la remisión que va a registrar es en base de una orden de compra previamente registrada, en esta casilla usted puede indicar el número de orden y el sistema la traerá automáticamente para su respectivo registro.

Si en la configuración del módulo en la opción de mantenimiento general “COMPRAS” “REMISIONES” “VERIFICAR CODIGOS DE LA ORDEN” se indicó “Si”, no traerá automáticamente los datos de la orden especificada, sino que usted tendrá que digitar uno por uno.

1.6.2. Detalle del documento

1.6.2.1. Columnas del detalle

Cantidad: Cantidad del artículo seleccionado. Usted puede verificar desde esta columna las existencias del artículo presionando F8 o con doble clic directamente sobre la columna, de esta manera puede determinar la cantidad de mercancía existente.

Unidad: En esta columna se especifica la presentación del artículo, ejemplo (tarro, lata, caja, etc.), una vez se ha seleccionado el artículo el sistema traerá automáticamente la unidad; usted puede seleccionar la unidad correspondiente, para ello de clic sobre la columna Unidad, y elija de la lista que se despliega la unidad requerida.

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Costo Unitario: Este valor corresponde al costo unitario del artículo, el sistema calculará automáticamente las dos columnas siguientes IVA (dependiendo del porcentaje del IVA definido para el artículo seleccionado) y total, teniendo en cuenta este valor y la cantidad indicada.

Dto%.: Ingrese en esta columna el porcentaje de descuento requerido.

Consumo: El sistema indica en este espacio el valor del impuesto al consumo definido para el artículo.

El sistema irá automáticamente calculando la suma de los totales individuales por artículos para que usted vaya verificando el total del documento.

1.7. DEVOLUCIONES DE MERCANCIA

Esta opción esta disponible en la ventana principal del módulo, ingrese a ella presionando el botón “Devoluciones” en el menú en la parte izquierda de la ventana. En esta opción se registran los movimientos de Devoluciones de mercancía que se hace a los proveedores.

Figura. Devolución de mercancía.

1.7.1. Encabezado del documento de Devolución

El encabezado del documento contiene los siguientes datos:

Impuestos incluidos: Esta casilla de verificación le permite determinar si los valores que se ingresarán en el detalle del documento tienen o no los impuestos incluidos.

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Simplificado: Señala si el proveedor al cual le haremos el comprobante es del régimen simplificado, cuando este se marca como simplificado, los valores del detalle de comprobante los toma sin Iva

Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega.

Proveedor: Se refiere al NIT y nombre del proveedor que se registrará en la devolución.

Factura: Indique el número de factura sobre la cual se hará la devolución de mercancía.

Bodega: Puede especificar la bodega desde la cuál se realizó la devolución de mercancía.

1.7.2. Detalle del documento

1.7.2.1. Columnas del detalle

Cantidad: Cantidad del artículo seleccionado. Usted puede verificar desde esta columna las existencias del artículo presionando F8 o con doble clic directamente sobre la columna, de esta manera puede determinar la cantidad de mercancía existente.

Unidad: En esta columna se especifica la presentación del artículo, ejemplo (tarro, lata, caja, etc.), una vez se ha seleccionado el artículo el sistema traerá automáticamente la unidad; usted puede seleccionar la unidad correspondiente, para ello de clic sobre la columna Unidad, y elija de la lista que se despliega la unidad requerida.

Lote: Si cuando el artículo fue creado fue seleccionada la opción control de existencia por lotes, estas opción le permitirá ingresar el lote al cual corresponde el artículo, de lo contrario el sistema no le permitirá ingresar nada en esta casilla.

Costo Unitario: Este valor corresponde al costo unitario del artículo, el sistema calculará automáticamente las dos columnas siguientes IVA (dependiendo del porcentaje del IVA definido para el artículo seleccionado) y total, teniendo en cuenta este valor y la cantidad indicada.

Dto%.: Ingrese en esta columna el porcentaje de descuento requerido.

Consumo: Aparece el valor del impuesto al consumo indicado para el artículo seleccionado actualmente.

El sistema irá automáticamente calculando la suma de los totales individuales por artículos para que usted vaya verificando el total del documento.

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1.8. COTIZACIONES

Ingrese a cotizaciones de mercancía a través de la opción del mismo nombre en el menú principal en la ventana general del módulo. En esta opción se registran las cotizaciones recibidas por los proveedores de la empresa.

Figura. Cotización de mercancía.

1.8.1. Encabezado del documento de Cotización

El encabezado del documento contiene los siguientes datos:

Impuestos incluidos: Esta casilla de verificación le permite determinar si los valores que se ingresarán en el detalle del documento tienen o no los impuestos incluidos.

Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega.

Días Validez: Ingrese en este campo el número de días que tendrá vigencia la cotización realizada.

Proveedor: Se refiere al NIT y nombre del proveedor que se registrará en la cotización.

Bodega: Puede especificar el punto desde el cuál se realizó la cotización de mercancía.

1.8.2. Detalle del documento

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1.8.2.1. Columnas del detalle

Cantidad: Cantidad del artículo seleccionado. Usted puede verificar desde esta columna las existencias del artículo presionando F8 o con doble clic directamente sobre la columna, de esta manera puede determinar la cantidad de mercancía existente.

Unidad: En esta columna se especifica la presentación del artículo, ejemplo (tarro, lata, caja, etc.), una vez se ha seleccionado el artículo el sistema traerá automáticamente la unidad; usted puede seleccionar la unidad correspondiente, para ello de clic sobre la columna Unidad, y elija de la lista que se despliega la unidad requerida.

Costo Unitario: Este valor corresponde al costo unitario del artículo, el sistema calculará automáticamente las dos columnas siguientes IVA (dependiendo del porcentaje del IVA definido para el artículo seleccionado) y total, teniendo en cuenta este valor y la cantidad indicada.

Dto%.: Ingrese en esta columna el porcentaje de descuento requerido.

Consumo: Aparece indicado en este espacio el valor del impuesto al consumo.

El sistema irá automáticamente calculando la suma de los totales individuales por artículos para que usted vaya verificando el total del documento.

1.9. ORDENES DE COMPRA

Usted puede ingresar a esta opción usando el botón llamado del mismo nombre en la ventana principal del módulo. A través de esta opción usted puede crear y consultar pedidos de mercancía.

Figura. Ordenes de compra

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1.9.1. Encabezado del documento Ordenes de Compra

El encabezado del documento contiene los siguientes datos:

Impuestos incluidos: Esta casilla de verificación le permite determinar si los valores que se ingresarán en el detalle del documento tienen o no los impuestos incluidos.

Fecha: El sistema trae automáticamente el año y el mes del período actualmente seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo, basta usar las flechas adelante o atrás del calendario que se despliega.

Proveedor: Se refiere al NIT y nombre del proveedor que se registrará en la orden de compra.

Días Validez: Ingrese en este campo el número de días que tendrá vigencia la orden de compra.

Días Pago: Ingrese en este campo los días de pago que se pactaron con el proveedor

Bodega: Puede especificar la bodega desde la cuál se realizó la orden de compra.

Cotización: Ingrese en este campo el número de cotización referido para la orden de compra a realizar.

1.9.2. Detalle del documento

1.9.2.1. Columnas del detalle

Cantidad: Cantidad del artículo seleccionado. Usted puede verificar desde esta columna las existencias del artículo presionando F8 o con doble clic directamente sobre la columna, de esta manera puede determinar la cantidad de mercancía existente.

Unidad: En esta columna se especifica la presentación del artículo, ejemplo (tarro, lata, caja, etc.), una vez se ha seleccionado el artículo el sistema traerá automáticamente la unidad; usted puede seleccionar la unidad correspondiente, para ello de clic sobre la columna Unidad, y elija de la lista que se despliega la unidad requerida.

Costo Unitario: Esta valor corresponde al costo unitario del artículo, el sistema calculará automáticamente las dos columnas siguientes IVA (dependiendo del porcentaje del IVA definido para el artículo seleccionado) y total, teniendo en cuenta este valor y la cantidad indicada.

Dto%.: Ingrese en esta columna el porcentaje de descuento requerido.

Consumo: En este campo se muestra el valor del impuesto al consumo.

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1.10. MANTENIMIENTO

Este módulo le permite realizar mantenimiento a las diferentes opciones del módulo de Compras.

1.10.1 Ingreso de datos

El ingreso de datos en las diferentes opciones de Mantenimiento es similar, este proceso se realiza como se explica a continuación.

Para crear un nuevo elemento en las ventanas de mantenimiento usted podrá ingresar directamente los datos sobre la grilla empleando las teclas de movimiento del cursor o la tecla TAB o ENTER, cada vez que usted baja un renglón sobre la grilla está agregando un nuevo ítem, adicionalmente usted cuenta con una barra de navegación en la cual puede realizar las siguientes opciones:

Para grabar todos los registros ingresados en la grilla usted puede presionar F2 o hacer clic sobre el botón “Grabar”. Si desea deshacer los cambios realizados a las categorías presione ESC o haga clic sobre el botón “Cancelar”.

1.10.2. GRUPOS

La finalidad de esta opción es poder clasificar los diferentes productos por su categoría y a su vez esa categoría clasificarla de acuerdo a su composición, para facilitar la identificación de los mismos.

Por medio de esta opción puede definir el código, nombre, el porcentaje y monto de la comisión para el grupo correspondiente y otros detalles del grupo y subgrupo como las cuentas que se afectan en la contabilización del artículo, usted puede definir estas cuentas aquí, y el sistema las llevará automáticamente en la contabilización del artículo, esto con el fin de simplificar esta operación. Las cuentas que puede ingresar a través de la ventana de Grupos son: cuenta de inventario, cuenta de ventas, cuenta de costo de ventas, cuenta IVA compras, cuenta IVA ventas.

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Figura Grupo de inventarios

1.10.3 MARCAS

Su objetivo principal es lograr una mayor identificación de los diferentes productos, lo cual nos facilita adquirir la información de un rango de productos en un momento determinado.

Mediante esta opción usted puede definir un código y un nombre de las diferentes marcas asociadas a los artículos del inventario.

Esta ventana tiene dos columnas correspondientes al código y nombre de la marca.

Figura. Definición de Marcas

1.10.4 BODEGAS

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Su objetivo es identificar que productos y cantidades hay en las diferentes bodegas que tiene la compañía.

Con esta opción puede definir el código y nombre de las bodegas que se utilizarán para los diferentes procesos de inventario de mercancía., Además indicar a que centro y subcentro corresponde cada bodega.

Figura. Bodegas

1.10.5. GRUPOS ACREEDORES

Su objetivo es clasificar los diferentes tipos de acreedores de que tiene la empresa ya sean proveedores o acreedores varios, o si se manejan diferentes tipos de proveedores.

Figura: Grupo Acreedores

1.10.6. NUMERACION

Mediante esta opción se definen los parámetros de numeración de los diferentes documentos generados por el sistema, como son el prefijo y el Número del comprobante.

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Figura. Registro de consecutivos

Inicialmente debe seleccionar en la parte superior de la ventana el documento al que le asignará los parámetros de numeración, para ello despliegue la lista presionando la flecha hacia abajo en el extremo derecho de la casilla documento, una vez haya seleccionado el documento requerido puede ingresar los datos requeridos como son los que se muestran en la siguiente figura:

Figura: Asignación de Numeración

1.10.7 INTERFAZ CONTABLE

Mediante esta opción usted puede generar una interfaz contable para cada uno de los documentos de compras. La ventana de interfaces esta dividida en dos secciones; la primera es una grilla de datos donde aparecen los datos del

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documento, nombre de la interfaz, operación (el tipo de comprobante contable generado), prefijo, el tipo de comprobante en contabilidad, el prefijo contable, y la opción de confirmar. Usted puede consultar o modificar la interfaz dando doble clic sobre la interfaz que desea consultar.

Figura. Interfaz contable.

En la segunda sección aparecen los botones que se describen a continuación.

F5. Nuevo: Mediante esta opción usted puede crear una nueva interfaz contable. En la parte derecha de la ventana aparece un ejemplo ilustrativo de cómo quedará la interfaz contable dependiendo de los parámetros asignados.

Figura. Creación de nueva interfaz contable.

En la sección izquierda se definen dichos parámetros como son:

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Documento: Utilice la flecha hacia abajo para desplegar el listado de documentos y luego seleccione de esta lista desplegable el documento al cuál le va a generar la interfaz.

Prefijo: Indique aquí el prefijo del documento seleccionado, el sistema trae el prefijo asociado al documento, si hay más de un prefijo, escoja del listado que se despliega con la flecha hacia abajo el que utilizará.

Nombre: En este espacio defina el nombre que le dará a la interfaz que esta creando.

Comprobante: Corresponde al nombre del comprobante utilizado para la creación de la interfaz contable, el cual pasará a contabilidad, para ello despliegue la lista y seleccione el comprobante requerido, este comprobante deberá haber sido definido previamente en el módulo de contabilidad.

Prefijo contable: Se refiere al prefijo del comprobante contable, igualmente se define en el módulo contable previo a la creación de la interfaz.

Cuentas de artículo: Aquí aparece un listado de las cuentas contables que serán afectadas al momento de elaborar el documento, las cuales nos da tres opciones para aplicarlas en la contabilización como son: A: Artículo, cuando la contabilización del comprobante requiere cuentas de inventario, en este caso se deberá dar esta opción para que aplique las cuentas propias de cada artículo. P: Proveedor, cuando las cuentas que se deben utilizar en la contabilización del comprobante tienen que ver directamente con el proveedor como son las de retenciones y la de cuentas por pagar, estas cuentas fueron asignadas a cada proveedor en el momento de su creación. K: Constante: Cuando la cuenta que se utilizará en la contabilización siempre será la misma, en este caso es necesario colocar el código de la cuenta la cual será constante siempre que se elabore este tipo de comprobante.

Ver comprobante en pantalla antes de grabar: Al seleccionar esta casilla, siempre que se grabe un documento el sistema muestra una ventana con el comprobante contable que se generó, el cual usted podrá revisar y hacerle los cambios a los que haya lugar antes de que pase a contabilidad.

A medida que se van completando los parámetros se observa en el ejemplo como quedaría la interfaz contable. Para grabar utilice la opción con el mismo nombre o presione la tecla F2, si desea deshacer los cambios realizados sin salir de la ventana presione ESC o de clic sobre el botón Cancelar.

F4. Modificar: Esta opción permite consultar o realizar cambios a la interfaz seleccionada. De clic sobre el botón modificar o teclee F4 o simplemente desde la grilla de datos de doble clic sobre la interfaz a consultar.

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F3. Borrar: Para eliminar una interfaz existente seleccione de la grilla de datos la interfaz a borrar, presione F3 o clic sobre el botón Borrar, el sistema le pedirá verificación antes de borrar definitivamente la interfaz.

1.10.8. FORMATOS

Cada documento tiene asociado un formato de impresión, este formato se refiere a los parámetros que cada empresa define para la impresión de sus documentos. Esta ventana aparece como se muestra en la figura. Una grilla de datos con el tipo de documento y el prefijo asociado al documento, para consultar puede dar doble clic sobre cualquiera de las columnas o simplemente clic en Modificar o F4.

Figura. Formatos de impresión.

En esta ventana puede realizar operaciones como crear un nuevo formato, modificarlo y borrarlo. Cada opción se explica a continuación.

F5. Nuevo: Seleccione esta opción para crear un nuevo formato de impresión, para ello de clic sobre el botón Nuevo o presione F5.

Figura. Nuevo formato de impresión.

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Esta ventana se divide en 4 secciones:

Encabezado: En la primera sección se definen características generales del documento al cual se le definirá el formato de impresión, inicialmente debe seleccionar el tipo de documento, para ello despliegue la lista de documentos presionando la flecha hacia abajo en la casilla documento. Igualmente debe seleccionar el prefijo del documento, la impresora que va a utilizar, el tipo de letra, el espacio entre las líneas en el detalle del documento, el número de repeticiones de ítems en el detalle y por último puede definir si desea permitir varias páginas para el documento, de ser así debe seleccionar la casilla de verificación mediante la barra espaciadora o dando clic en el cuadro correspondiente.

Datos a imprimir: En la segunda sección de la ventana se definen los parámetros de los datos que se desea aparezcan en el documento, esta ventana esta dividida en columnas, en cada columna debe ingresar los datos correspondientes, tal como se explica.

Dato: Indique en este espacio el dato especifico de la base de datos que quiere que aparezca en el documento.

Imprimir: Establezca mediante la casilla de verificación si desea que el dato se imprima o no.

Posición X: Indique en esta columna el valor de la posición en X donde quiere que aparezca el dato seleccionado.

Posición Y: Debe indicar igualmente el valor de la posición en Y.

Long.: Debe ingresar en este campo la longitud del dato seleccionado.

Formato: Ingrese el formato, es decir la forma como quiere aparezca el dato a imprimir.

Rep: Establezca mediante la casilla de verificación si el dato seleccionado se repite en el documento a imprimir.

Font: Seleccione de la lista desplegable el tipo de letra que desea utilizar para el dato a imprimir.

Tamaño: Indique el tamaño de la letra del dato seleccionado.

Líneas y cuadros: En esta tercera sección se definen parámetros para imprimir líneas, cuadros y textos diferentes a los datos que aparecen en la base de datos. Debe ingresar la información que se solicita en las casillas tal como se indica.

Tipo: Seleccione en esta casilla si lo que va imprimir es texto, línea, o cuadro, para hacerlo debe desplegar la lista mediante la flecha y escoger la opción requerida.

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Posición X y Posición Y: Indique los valores de la posición en X y Y donde quiere que aparezca el texto.

Longitud X: Ingrese la longitud del texto en X.

Longitud Y: Indique la longitud del texto en Y.

Cadena: Si lo que va a imprimir es texto, indique en esta columna la cadena de texto que desea aparezca en el documento.

Tipo de letra: Seleccione el tipo de letra que desea utilizar para el texto.

Tamaño: Ingrese el tamaño de la letra seleccionada para el texto.

Por último puede grabar el formato del documento mediante el botón grabar o presionando F2 o puede cancelar los cambios hechos presionando ESC o con clic en el botón Cancelar.

F4: Modificar: Usted puede cambiar los parámetros definidos para el formato, para hacerlo seleccione de la lista el documento a modificar y de clic sobre el botón del mismo nombre o presione F4, esto desplegará la ventana de formatos del documento, realice los cambios requeridos y guarde los cambios mediante la opción guardar.

F3: Borrar: si desea eliminar un formato definido, seleccione el formato a borrar y de clic sobre el botón Borrar o presione F3, el sistema le pedirá verificación de la eliminación del formato seleccionado.

1.11 GENERACION DE INFORMES

Por medio de la opción de informes de la página principal usted puede generar cualquiera de los reportes del programa los cuales se agrupan por categorías en el orden explicado. Para todos los informes es común el uso de ciertos criterios los cuales se explican a continuación de manera general.

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Figura. Ventana de especificaciones del reporte.

Ordenamiento: Algunos reportes del programa preguntan el ordenamiento que se le debe dar a la información en el informe, por ejemplo un catálogo de artículos puede imprimirse por orden de código de forma ascendente o alfabéticamente por la descripción. En los reportes que cuentan con dicha opción usted deberá elegir el ordenamiento haciendo clic sobre el orden deseado de forma que el punto negro aparezca al lado del ordenamiento deseado.

Rangos: La casi totalidad de los informes pregunta un rango de datos a incluir en el informe mediante una casilla desde y una hasta, usted debe especificar los rangos inicial y final de acuerdo con el tipo de rango indicado teniendo cuidado de especificar un rango consistente y que incluya la información deseada, por ejemplo si desea sacar un listado de la A a la C incluyendo los extremos deberá especificar rango inicial A y final CZZ.

Agrupación: En algunos informes usted puede determinar en que forma se agrupará los artículos para generar el reporte. Se puede agrupar los artículos por marca, por subgrupo, por grupo o no realizar ninguna agrupación.

Casillas de verificación: Algunos informes dan la posibilidad de restringir la información a incluir con base en algún criterio mediante las casillas de verificación. En estos casos usted deberá marcar o desmarcar la casilla según su elección haciendo clic sobre la misma.

Título del informe: Si usted desea especificar un título que aparezcan en el encabezado de la primera hoja de un informe puede escribirlo en la casilla título de la ventana de especificaciones del reporte. Si usted no escribe un título el sistema compondrá uno con base en el ordenamiento y los rangos especificados al generar el informe.

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Para proceder a generar el informe presione F2 o haga clic sobre el botón “Imprimir”, para cancelar la generación del informe presione ESC o haga clic sobre el botón “Cancelar”

Una vez presionada la tecla F2 el sistema invocará la rutina de cálculo del reporte la cual le preguntará el destino del reporte sobre una pequeña ventana similar a la mostrada en la figura que incluye la siguiente información:

Figura. Ventana de impresión.

Impresora seleccionada (selected printer): Mostrará el nombre de la impresora actualmente configurada como predeterminada.

Destino del reporte (Report Destination): Usted puede escoger entre tres diferentes opciones: Impresora (printer), vista preliminar (Preview) o archivo (File). Si selecciona vista preliminar el sistema mostrará en pantalla el reporte generado página por página y le dará la posibilidad de imprimirlo o guardarlo en un archivo con diferentes formatos estándar. Si selecciona archivo podrá almacenar el reporte en un archivo dentro del disco duro para luego abrirlo desde la opción abrir (icono de la carpeta abierta) de la opción de vista preliminar del reporte.

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Figura. Vista preliminar de un reporte.

Cuando el sistema muestra la vista preliminar de un reporte es por que dicho reporte ya fue generado y almacenado temporalmente en el disco por lo cual usted ya sabe cuantas hojas componen el reporte y puede ver cualquiera de dichas páginas con solo digitar el número o desplazarse entre las páginas usando los botones de la barra de navegación. Además desde esta barra de herramientas usted puede acceder a cualquiera de las opciones del menú de la vista preliminar que se explican a continuación:

Archivo (file): Desde esta opción del menú puede abrir (open) un archivo previamente almacenado en el disco, guardar (Save as) el reporte actual para consultarlo más adelante o imprimir el reporte a cualquiera de las impresoras instaladas en Windows.

Página (page): Ir a la primera página, a la anterior página, a la siguiente página, a la última página o ir directamente a una página específica indicando el número.

Zoom: Permite ampliar o reducir la vista del reporte, además de ajustar al tamaño de la ventana a lo largo o a lo ancho.

1.11.1. ARTÍCULOS

1.11.1.1. Catálogo artículos

Ordenamiento: Código o descripción.

Agrupación: Ninguna, grupo, subgrupo, y Marca.

Rangos: Artículos, lista de precios y fecha de corte.

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Casilla de verificación: Incluir Inactivos, una hoja por artículo.

Columnas: Código, Descripción, Grupo, subgrupo, Marca, Unidad, Estado (Activo, Inactivo, no vender), Existencia (Indica la inicial de la bodega en donde se encuentra la existencia) y IVA% (muestra el % de cada producto). Este informe se muestra como se ve en la siguiente figura:

1.11.1.2 Artículo proveedor

Este informe muestra por cada artículo la lista de proveedores con los cuales se ha tenido un vínculo por medio de ese artículo.

Tiene las mismas opciones de impresión que el informe anterior.

El informe muestra los siguientes datos: código, descripción, grupo, subgrupo, marca, unidad y estado del artículo, y en cuanto al proveedor muestra los siguientes datos: código, nombre, fecha y costo del artículo. Este informe se muestra en la siguiente figura:

Figura: Proveedores por Artículo

1.11.1.3 Compras por artículo

Este informe como su nombre lo indica muestra las compras por artículo que se han realizado durante un período determinado.

Las opciones de impresión de este informe son las siguientes:

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Figura: Opciones de impresión compras por artículo

Comprobantes: Son los documentos de los cuales se va ha obtener el informe (Facturas, Remisiones, Devoluciones, Pedidos y cotizaciones).

Ordenamiento: Es el orden en que deseamos se muestre el informe (Código o Descripción).

Agrupación: Es la forma en que se desea se agrupen los datos (Ninguna, Grupo, Subgrupo o Marca).

Rango de artículos: Se debe especificar el código o nombre desde y hasta el cual se desea el informe.

Rango de fechas: Fecha desde y hasta la cual se desea el informe.

Casillas de verificación: Detalle de comprobantes, Incluir artículos en cero.

El informe final cuando se da la opción sin detalle de comprobantes (Consolidado) muestra los siguientes datos: código, descripción, grupo, subgrupo, marca, cantidad, unidad, base, IVA.

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Figura: Compras por artículo consolidado

El informe final cuando se da la opción detalle de comprobantes muestra los siguientes datos: código, descripción, grupo, subgrupo y marca del artículo, y en cuanto al comprobante muestra el prefijo, el número, la fecha, la cantidad, la unidad, la base, el descuento si lo tiene, el total y el IVA.

Figura: Compras por artículo detalladas

1.11.1.4 Faltante Artículo

Este informe muestra los faltantes de artículos que se han tenido dentro de un documento.

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Las opciones de impresión que muestra este informe son las siguientes:

Comprobantes: Son los documentos de los cuales se va ha obtener el informe (Ordenes, remisiones y cotizaciones.).

Ordenamiento: Es el orden en que deseamos se muestre el informe (Código o Descripción).

Agrupación: Es la forma en que se desea se agrupen los datos (Ninguna, Grupo, Subgrupo o Marca).

Rango de artículos: Se debe especificar el código o nombre desde y hasta el cual se desea el informe.

Rango de fechas: Fecha desde y hasta la cual se desea el informe.

Casillas de verificación: Detalle de comprobantes, Incluir artículos en cero.

El informe final cuando se da la opción sin detalle de comprobantes (Consolidado) muestra los siguientes datos: código, descripción, grupo, subgrupo, marca, cantidad, unidad, facturar (cantidad pendiente por facturar del documento seleccionado), remisionar (cantidad pendiente por remisionar del documento seleccionado), ordenar.

1.11.2. Información Proveedor

1.11.2.1. Directorio de proveedores

Este informe muestra el directorio de todos o un rango de los proveedores que tiene la compañía ordenados por el Nit o nombre del proveedor.

Este informe puede mostrarse de dos formas el cual lo determina la casilla de verificación denominada Mostrar como libreta de contactos, la cual al ser marcada para sacar el informe este nos muestra todos y cada uno de los datos del proveedor que se dieron en la creación, mientras que cuando no se marca esta

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casilla muestra únicamente los datos básicos como son el Nit, Nombre, Dirección, Teléfonos y ciudad.

1.11.2.2. Artículos por proveedor

Este informe nos muestra los artículos comprados a cada proveedor, la ultima fecha de compra y el costo unitario.

Las opciones del informe son las siguientes:

Ordenamiento: Cómo se quiere que salga el informe en orden de Nit o en orden de nombre

Rango de terceros: Se debe especificar el Nit o nombre del tercero desde y hasta el cual se desea el informe.

Figura: Opciones informe artículos por proveedor

El informe final muestra los siguientes datos:

Del proveedor: Nit, nombre, teléfono y ciudad

Del artículo: Código, descripción, grupo, subgrupo, marca, fecha de ultima compra y costo.

1.11.2.3 Compras por proveedor

Este informe muestra el número de compras realizadas a cada proveedor de una forma detallada o consolidada.

Opciones del informe:

Comprobantes: Son los comprobantes en base de los cuales podemos generar el informe tales como: Facturas, remisiones, devoluciones, pedidos, cotizaciones.

Ordenamiento: Es el orden en que se generará el informe (Nit o Nombre).

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Agrupación: Ninguna o por Zona.

Rango de proveedores: Se debe especificar el código o nombre del proveedor desde y hasta el cual se desea el informe.

Rango de fechas: Fecha desde y hasta la cual se desea el informe.

Casillas de verificación: Estas casillas le dan características específicas al informe como son las siguientes:

Mostrar detalle: Muestra el detalle de los comprobantes generados en cada informe como son la fecha, el prefijo, el número, el subtotal, los descuentos y valores adicionales, el Iva, el total y demás valores que se le hayan aplicado, tales como las retenciones.

Incluir proveedores en cero: Incluye en el informe todos los proveedores que tengan o no movimiento.

Figura: Opciones Informe Compras Por Proveedor

El informe final muestra los siguientes datos: Código y nombre del proveedor, número de compras realizadas, subtotal de las compras, descuentos y valores adicionales, Iva, valor total por proveedor y retenciones efectuadas a cada uno.

1.11.2.4 Artículos comprados por proveedor

Este informe muestra en detalle los artículos comprados a cada proveedor en una fecha determinada.

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Opciones del informe:

Comprobantes: Son los comprobantes en base de los cuales podemos generar el informe tales como: Facturas, remisiones, órdenes, devoluciones y cotizaciones.

Ordenamiento: Es el orden en que se generará el informe (Código o descripción).

Agrupación: Ninguna, grupo, subgrupo o marca.

Rango de proveedores: Se debe especificar el código o nombre del proveedor desde y hasta el cual se desea el informe.

Rango de artículos: Se debe especificar el código o descripción del artículo desde y hasta el cual se desea el informe

Rango de fechas: Fecha desde y hasta la cual se desea el informe.

Casillas de verificación: Estas casillas le dan características específicas al informe como son las siguientes:

Mostrar detalle: Muestra el detalle de los comprobantes generados en cada informe como son la fecha, el prefijo, el número, el subtotal, los descuentos y valores adicionales, el Iva, el total y demás valores que se le hayan aplicado, tales como las retenciones.

Incluir artículos en cero: Incluye en el informe todos los artículos que tengan o no movimiento.

Figura: Opciones Informe Artículos Comprados por Proveedor

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El informe final muestra los siguientes datos:

Nit, nombre, ciudad y teléfono del proveedor. Código, descripción, grupo, subgrupo, marca, cantidad, unidad, base y el Iva del producto.

El total del reporte nos muestra la sumatoria de cantidades, base e Iva.

Figura: Informe Artículos Comprados Por Proveedor

1.11.2.5 Faltantes por proveedor

Este informe muestra los faltantes de mercancía que cada proveedor tiene con la empresa de acuerdo a una orden de mercancía hecha previamente.

Las opciones del informe son las siguientes:

Documento origen: Es el documento del cual se genera otro documento y del cual deseamos saber que faltantes quedaron al momento del registro del documento en el que se usó. Para este informe los documentos origen son las Ordenes, Remisiones y Cotizaciones.

Documento usos: Es el documento en el cual se usó el documento origen como son Facturas, Remisiones y Ordenes.

Ordenamiento: Es el orden en que se generará el informe (Código o descripción).

Agrupación: Forma en que se agruparan los datos del informe: Ninguno, grupo, subgrupo y marca.

Rango de proveedores: Se debe especificar el código o nombre del proveedor desde y hasta el cual se desea el informe.

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Rango de artículos: Se debe especificar el código o descripción del artículo desde y hasta el cual se desea el informe

Rango de fechas: Fecha desde y hasta la cual se desea el informe.

Detalle de comprobantes: Muestra el detalle de los comprobantes generados en cada informe como son el prefijo, el número, la fecha.

Incluir artículos en cero: Incluye en el informe todos los artículos que tengan o no movimiento.

Figura: Informe faltantes por proveedor

El informe final nos muestra las siguientes columnas:

Del Proveedor: Nit, nombre, ciudad y teléfono

Del artículo: Código, Descripción, Grupo, subgrupo, Marca, Cantidad (cantidad total del documento origen), Unidad, Facturar (cantidad pendiente por facturar o legalizar con el documento uso) y costo.

1.11.3 DOCUMENTOS

1.11.3.1 Cronológico

Muestra los documentos en orden cronológico dentro de un período determinado.

Opciones del informe:

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Comprobantes: Es el comprobante del cual se va a generar el informe. Facturas, remisiones, órdenes, devoluciones y cotizaciones; si quiere el informe de más de un documento, este procedimiento se debe hacer por separado.

Rango de fechas: Se debe especificar desde y hasta cuando deseo generar el informe.

Casillas de verificación

Detalle de comprobantes: Muestra el detalle de los comprobantes generados en cada informe como son el código, la descripción del producto, la cantidad, la unidad, el precio unitario, descuento, subtotal, iva, consumo y total item.

Anulados: Si se quiere que muestre los documentos anulados o no.

El informe final muestra los siguientes datos: fecha, número y fecha de vencimiento del documento, tercero, subtotal, descuento, Iva y total.

1.11.3.2 Consecutivo

Este informe muestra en orden consecutivo los documentos dentro de un rango determinado.

Opciones del informe:

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Comprobantes: Es el documento del cual se desea sacar el consecutivo como son: Facturas, Remisiones, Ordenes, Devoluciones y Cotizaciones.

Rango de Prefijos: desde y hasta cual prefijo se desea sacar el informe.

Rango de números: Es el número de acuerdo al prefijo desde y hasta el cual se va a sacar el informe.

Detalle de comprobantes: Si desea incluir en el informe el detalle de cada documento generado. En este caso el informe además de mostrar los datos básicos del documento, muestra también los datos de cada uno los artículos que se movieron en cada documento.

Anulados: Si desea que el informe también incluya los documentos anulados.

El informe final muestra los siguientes datos: fecha, número y fecha de vencimiento del documento, tercero, subtotal, descuento, Iva y total.

1.11.3.3 Faltantes

Este informe muestra los faltantes de mercancía que cada documento tiene pendientes por legalizar.

Las opciones del informe son las siguientes:

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Documento origen: Es el documento del cual se genera otro documento y del cual deseamos saber que faltantes quedaron al momento del registro del documento en el que se usó. Para este informe los documentos origen son las Ordenes, Remisiones y Cotizaciones.

Documento usos: Es el documento en el cual se usó el documento origen como son Facturas, Remisiones y Ordenes.

Rango de fechas: Fecha desde y hasta la cual se desea el informe.

Incluir artículos sin faltante: Incluye en el informe todos los artículos así no tengan faltantes.

1.11.3.4 Impuestos en Compras

Muestra los impuestos a las ventas generados en cada documento de compras.

Opciones del informe:

Rango de Fechas: fecha desde y hasta la cual se desea generar el informe.

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Prefijo: Se debe indicar un prefijo de documento si se desea el informe de uno específico.

Detalle del informe: El informe final muestra los siguientes datos: fecha y número de la factura de compra, Nit del proveedor, una columna por cada base de iva, el subtotal, el valor del iva, y el total del documento. Al final del informe hace la sumatoria de cada una de las columnas.

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6. MANTENIMIENTO GENERAL

El módulo de mantenimiento general del sistema permite configurar los usuarios, las impresoras y las opciones de configuración que se aplican a todos los módulos del sistema.

6.1. MANTENIMIENTO DE USUARIOS

Una vez creada la compañía usted debe crear los usuarios que tendrán acceso a ella. No es recomendable que usted le de su nombre de usuario y clave a todas las personas que usarán el sistema ya que de esta manera no podrá identificar responsabilidades en el registro, modificación o eliminación de información, por tanto es deseable que cada persona tenga su nombre y clave de acceso al sistema. Para crearlos use el módulo de mantenimiento y la opción mantenimiento de usuarios.

El sistema mostrará una grilla con los datos de los usuarios registrados y desde allá podrá crear, modificar, eliminar o asignar compañías a los usuarios. Para crear un nuevo usuario presione F5 o haga clic sobre le botón Nuevo, para consultar o modificar los datos del usuario presione F4 o haga clic sobre el botón Consultar, Para eliminar un usuario presione el botón Eliminar o la tecla F3, para asignar compañías use la tecla F8 o haga clic sobre el botón compañías.

6.1.1. Crear usuarios.

Para crear un nuevo usuario presione F5, verá una ventana similar a ésta:

Figura: crear usuario

Código: Ingrese el nombre corto de hasta 12 caracteres que identificará al usuario en el sistema. Este nombre debe ser único y puede aparecer impreso en el pie de algunos informes y documentos.

Nombre: Nombre completo de la persona que ingresará al sistema.

Clave: Clave de acceso de dicha persona al sistema puede ser de hasta 10 caracteres (números o letras) y distingue entre mayúsculas y minúsculas.

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Administrador: Marque esta casilla si desea que dicho usuario pueda realizar cualquier tarea en el sistema incluyendo la creación de nuevas compañías y usuarios. Para marcarla o desmarcarla haga clic sobre la casilla o ubique el cursor sobre ella y presione la barra espaciadora.

Para grabar presione F2 o haga clic sobre el botón grabar, para salir sin grabar presione ESC. Al grabar el programa insertará el usuario a la base de datos pero aún no le dará acceso a ninguna empresa, usted debe manualmente asignar las empresas como se indica adelante.

6.1.2. Consultar o modificar los datos del usuario.

Figura: consultar o modificar los daros del usuario

Una vez creado un usuario usted puede consultar o modificar sus datos excepto el código, presionando el botón Consultar o presionando F4. Los cambios realizados afectarán al usuario la próxima vez que ingrese al sistema o inmediatamente si el mismo es el que está realizando el cambio. Para grabar los cambios presione F2 o haga clic sobre el botón grabar, para salir sin grabar presione ESC.

6.1.3. Eliminar usuarios.

Si desea remover completamente del programa al usuario puede usar el botón eliminar o presionar F3 estando seleccionada. El sistema pedirá una confirmación de la eliminación, si usted contesta si el usuario será borrado de la base de datos y no podrá volver a ingresar al sistema. Si el usuario estuviera trabajando en ese momento en el sistema en ese mismo equipo u otro podrá obtener como resultado el bloqueo o el reporte de errores del sistema cuando intente grabar información o generar reportes.

Asignación de compañías.

Antes que un usuario pueda entrar a una compañía en el sistema el administrador deberá asignarle acceso a la misma presionando F8 o haciendo clic sobre el botón Compañías. Sobre la nueva ventana deberá registrar el acceso a la compañía usando F4 y seleccionando la compañía deseada y presionando luego Grabar (F2). Este paso debe repetirse por cada compañía a la que se quiera dar acceso.

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Para definir los permisos dentro de cada compañía deberá usar el botón acceso o presionar la tecla F8. Sobre la grilla de accesos deberá indicar si o no en la columna de acceso para indicar si desea permitir o no el acceso a la opción. Una vez contestadas todas las opciones deberá presionar F2 o hacer clic sobre el botón grabar.

6.2. CONFIGURACION DE IMPRESORAS

Desde esta opción usted puede, sin salir del sistema, consultar y cambiar las propiedades de cualquiera de las impresoras instaladas para Windows en su computador, estas opciones incluyen la determinación de la impresora predeterminada, del tamaño y orientación del papel así como acceder a las propiedades específicas de la impresora seleccionada de manera idéntica a como lo haría desde el panel de control de Windows.

6.3. OPCIONES DE CONFIGURACION

Todo sistema requiere de unas reglas de trabajo que varían de una empresa a otra y que van desde el nombre y NIT de la empresa hasta la posibilidad de permitir o no modificar un precio de venta desde la factura o prohibir la venta a un proveedor con cartera vencida. Tales opciones son solo una pequeñísima muestra de las posibilidades de configuración con que debe contar cualquier sistema que pretenda ser funcional. En este módulo usted encontrará más de 100 preguntas que determinan las reglas que aplicará el sistema al registro, consulta y eliminación de la información y que determinarán el grado de exactitud y control que se desee aplicar a dicha información.

Sobre la ventana de configuración aparecerán estas preguntas agrupadas por módulo y dentro de cada módulo por categorías. Cada pregunta deberá ser respondida de acuerdo a las necesidades de la empresa dentro del marco de respuestas posibles indicado y de acuerdo a la descripción de cómo afectan las diferentes respuestas el comportamiento del programa.

Asegúrese de entender las implicaciones que tiene su respuesta sobre el comportamiento del programa y si tiene dudas consulte a su asesor antes de cambiarla para evitar inconsistencias en la información previamente almacenada.

6.3.1. Configuración del módulo Compras

Las siguientes son las opciones de configuración que se aplican al módulo de Compras:

COMPRAS COTIZACIONES DESCUENTO PIE COTIZACION IGUAL A SUMA DE DESCUENTOS POR ITEM NO SI,NO SI: El descuento final es la suma de descuentos por item ya previamente descontados de la mercancía. NO: El descuento final es adicional a los descuentos por item.

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COMPRAS COTIZACIONES PERMITIR MODIFICAR COTIZACIONES PREVIAMENTE REGISTRADAS SI SI,NO SI: Permite hacer cambios en las cotizaciones de proveedores desde la opción de consultar

COMPRAS DEVOLUCIONES AFECTAR CUENTAS POR PAGAR CON LA DEVOLUCION AL PROVEEDOR SI SI,NO SI: Al hacer la devolución se afecta la cuenta por pagar al proveedor automáticamente. NO: Se debe hacer manualmente una nota de descuento al proveedor ya que la devolución solo reversa el inventario

COMPRAS DEVOLUCIONES DESCUENTO PIE DEVOLUCION IGUAL A SUMA DE DESCUENTOS POR ITEM NO SI,NO SI: El descuento final es la suma de descuentos por item ya previamente descontados de la mercancía. NO: El descuento final es adicional a los descuentos por item.

COMPRAS DEVOLUCIONES HACER DEVOLUCIONES SOBRE REMISIONES NO SI,NO SI: Permite hacer devoluciones de mercancía remisionada sin afectar las cuentas por pagar y controlando la cantidad neta por facturar.

COMPRAS DEVOLUCIONES PERMITIR DEVOLVER ARTICULOS NO FACTURADOS NO SI,NO SI: Permite devolver un producto que no pertenece en el sistema a la factura indicada, NO: El indispensable que el artículo haya sido previamente facturado en el sistema

COMPRAS DOCUMENTOS CALCULAR RETENCIONES POR ARTICULO NO SI,NO SI: Calcula la retención en la fuente con base en los artículos sin usar el porcentaje del pie del documento ni la tarifa y base del cliente. NO: Calcula las retención de acuerdo a las tarifas y bases del cliente

COMPRAS DOCUMENTOS CODIGO DE LISTA DE PRECIOS A IMPRIMIR EN DOCUMENTOS 1 Inidique el código de la lista de precios que puede imprimirse en los documentos de compras_articulo (inicialmente facturas)

COMPRAS DOCUMENTOS DEJAR PENDIENTES LOS ARTICULOS NO INCLUIDOS AL TRAER DOCUMENTOS RELACIONADOS SI SI,NO SI: Permite entregas parciales y el programa controla qué articulos quedaron pendientes. NO: Se descarga el documento relacionado completo sin importar cuales artículos no se entregaron

COMPRAS DOCUMENTOS INCLUIR NOTAS DE CXPAGAR EN REPORTE DE IMPUESTOS EN COMPRAS NO SI,NO SI: Incluye las notas débito y crédito de proveedores en el reporte de impuestos en compras

COMPRAS DOCUMENTOS INHABILITAR FECHA EN DOCUMENTOS NO SI,NO SI: La fecha del documento será siempre la fecha del sistema. NO: Se suguiere la fecha del sistema pero el usuario podrá modificarla

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COMPRAS DOCUMENTOS MODIFICAR DIAS DE VENCIMIENTO EN DOCUMENTOS SI SI,NO NO:El usuario no prodra modificar los dias o fecha de vencimiento de pago del documentos siempre y cuando el cliente tenga dias definidos.SI:Sin importar que los dias sean los sugeridos para el cliente el usuario podra modificar estos dias.

COMPRAS DOCUMENTOS MOSTRAR COLUMNA DE LOTE POR ITEM NO SI,NO SI:La columna del lote aparece en la grilla de los documentos de compras.NO: Es necesario indicar el lote usando la tecla F5

COMPRAS DOCUMENTOS NUMERO DE DIAS MAXIMO PARA CRUZAR DOCUMENTO 30 5,15,30,60,90,180,365 Indique el número de días que el sistema verificará para traer el listado de faltantes

COMPRAS DOCUMENTOS ORDENAR ITEMS POR BODEGA AL IMPRIMIR DOCUMENTOS NO SI,NO SI: Imprime los items ordenados por la bodega en caso que se haga un solo documento para varias bodegas. NO: Imprime los items en el orden que se entraron al documento.

COMPRAS DOCUMENTOS PERMITIR CAMBIAR BODEGA POR ITEM NO SI,NO SI: El usuario podrá especificar una bodega para los items diferente de la del documento. NO: La columna bodega por item estará inhabilitada

COMPRAS DOCUMENTOS PERMITIR CANTIDADES MAYORES A LAS ORDENADAS NO SI,NO NO: Impide que se digiten cantidades mayores a las unidades perviamente ordenadas.

COMPRAS DOCUMENTOS PERMITIR LLAMAR DOCUMENTOS PREVIAMENTE USADOS EN OTRO TIPO DE DOCUMENTO NO SI,NO SI:Se podrá usar una orden de compra o cotización para hacer una remisión y luego la misma orden para hacer una factura. NO:Si se uso un documento para hacer otro desaparece del listado

COMPRAS DOCUMENTOS RECALCULAR COSTOS UNITARIOS AL CAMBIAR IMPUESTOS INCLUIDOS NO SI,NO SI: Al cambiar la condición de impuestos incluidos en el encabezado se recalculan todos los precios unitarios y los impuestos. NO: Se conserva el mismo precio unitario originalmente digitado y se recalculan los impuestos

COMPRAS DOCUMENTOS REDONDEO AL MULTIPLO DE DIEZ EN TOTALES 0 -2,-1,0,1,2 Indique 0: redondeo pesos, 1:redondeo a 10, 2: redondeo a 100, -1:Redondeo a decimal, -2:redondeo a centavo.

COMPRAS DOCUMENTOS SUGERIR ULTIMO COSTO POR PROVEEDOR O GENERAL PARA EL ARTICULO PROVEEDOR PROVEEDOR,GENERAL PROVEEDOR:Suguiere el último costo para el proveedor específico del documento, GENERAL: Suguiere el ultimo costo del artículo

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COMPRAS DOCUMENTOS SUMAR CANTIDADES PENDIENTES AL CONSOLIDAR DOCUMENTOS NO SI,NO SI: Al consolidar varios documentos pendientes se suman las cantidades de artículos comunes. NO: Cada nuevo artículo se agrega al final sin importar si ya existia en el documento destino

COMPRAS FACTURAS ACCION A TOMAR SI SE REPITE EL NUMERO DE FACTURA DEL PROVEEDOR IGNORAR AVISAR,PROHIBIR,IGNORAR AVISAR:Advierte que hay otra factura con el mismo número. PROHIBIR: No permite registrar dos facturas con igual número del proveedor

COMPRAS FACTURAS ACTUALIZAR CANTIDADES DE LA REMISION RELACIONADA AL GRABAR LA FACTURA NO SI,NO SI:Al grabar la factura se modifican los costos de la remisión previamente registrada asociada a la factura

COMPRAS FACTURAS ACTUALIZAR COSTOS DE LA REMISION RELACIONADA AL GRABAR LA FACTURA NO SI,NO SI:Al grabar la factura se modifican los costos de la remisión previamente registrada asociada a la factura

COMPRAS FACTURAS AFECTAR INVENTARIO CON LA FACTURA SI SI,NO SI: Se registra un movimiento del artículo por cada factura siempre y cuando no se haga con base en una remisión de proveedor. NO: Nunca se mueve el inventario con una factura

COMPRAS FACTURAS CUENTA DE IVA PARA EL REGIMEN SIMPLIFICADO Indique la cuenta contable donde se llevará el IVA generado en las compras al régimen simplificado

COMPRAS FACTURAS DESCUENTO PIE FACTURA IGUAL A SUMA DE DESCUENTOS POR ITEM NO SI,NO SI: El descuento final es la suma de descuentos por item ya previamente descontados de la mercancía. NO: El descuento final es adicional a los descuentos por item.

COMPRAS FACTURAS DESCUENTO Y VALOR ADICIONAL DEL DOCUMENTO COMO MENOR VALOR DEL COSTO SI SI,NO SI: El descuento del pie de factura afecta el costo unitario de los artículos. NO: El costo unitario y la contabilización de las compras no incluye el desceunto en el inventario

COMPRAS FACTURAS HACER APLICACION AUTOMATICA DE ANTICIPOS DEL PROVEEDOR AL GRABAR LA FACTURA DE COMPRA NO SI,NO SI: Si el proveedor tiene un anticipo pendiente de aplcr se descuenta automáticmente del monto por pagar de la factura de compra hasta el valor de la misma.

COMPRAS FACTURAS NUMERO DE EGRESO IGUAL AL DE FACTURA PARA COMPRAS DE CONTADO NO SI,NO SI: El número del egreso será idéntico al de la factura sin importar la numeración actual de egresos (el prefijo de

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egresos no puede ser automático). NO:El número de egreso se controla por el consecutivo

COMPRAS FACTURAS NUMERO DE FACTURA DEL PROVEEDOR OBLIGATORIO NO SI,NO SI: No permite grabar la factura hasta que no se indique el número del documento del proveedor.

COMPRAS FACTURAS NUMERO DE REMISION OBLIGATORIO NO SI,NO SI: Se debe indicar el número de la remisión para poder grabar la factura de compra. NO: El número de remisión es opcional.

COMPRAS FACTURAS PORCENTAJE DE RETENCION DE IVA PARA REGIMEN SIMPLIFICADO 50 50,75 Indique el porcentaje de retención de IVA a aplicar en las facturas de proveedores pretenecientes al régimen simplificado.

COMPRAS FACTURAS PREFIJO DEL EGRESO PARA COMPRAS DE CONTADO 0000 Indique el prefijo del egrso de caja que se usará para cancelar las compras de contado

COMPRAS FACTURAS USAR IMPOCONSUMO COMO PORCENTAJE DE FOMENTO SI SI,NO SI: El valor indicado por artículo como estampilla o impocunsumo se usa como porcetaje de fomento en facturas de compras. NO: Se usa como monto de impuesto al consumo unitario.

COMPRAS FACTURAS VERIFICAR CODIGOS DE LA ORDEN NO SI,NO SI: Al hacer la factura con base en una orden no se copian automáticamente los códigos pero si se verifica que corresponda a la orden. NO: Trae automáticamente el contenido de la orden a la factura

COMPRAS GENERAL COLOR VENTANA PRINCIPAL $00FF0080 0x00000-0xFFFFFF Indique el color en formato RGB que quiere de fondo en la ventana principal del módulo

COMPRAS GENERAL MOSTRAR LA CONSULTA DE ARTICULOS BAJO MINIMO AL ENTRAR AL MODULO NO SI,NO SI:Muestra automáticamente la consulta de artículos bajo mínimo al entrar al módulo de compras

COMPRAS GENERAL MOSTRAR LA CONSULTA DE COMPRAS X ARTICULO AL ENTRAR AL MODULO NO SI,NO SI:Muestra automáticamente la consulta de compras por articulo al entrar al módulo de compras

COMPRAS GENERAL PREVISUALIZAR IMPRESION DE DOCUMENTOS SI SI,NO SI:Al imprimir cualquier documento aparece la opción preguntando el destino. NO:Imprime directamente a la impresora predeterminada.

COMPRAS ORDENES DESCUENTO PIE ORDEN IGUAL A SUMA DE DESCUENTOS POR ITEM NO SI,NO SI: El descuento final es la suma de

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descuentos por item ya previamente descontados de la mercancía. NO: El descuento final es adicional a los descuentos por item.

COMPRAS ORDENES DIAS DE VALIDEZ PARA LAS ORDENES DE COMPRA 15 15,30,60,90,180 Indique el número de días de validez para las ordenes de compra

COMPRAS ORDENES TERCERO PARA REPLICAR ORDEN DE COMPRA COMO PEDIDO EN COMPAÑÍA RELACIONADA Indique el NIT del tercero para replicar la orden de compra como pedido en una compañía relacionada

COMPRAS ORDENES TRAER A LAS ORDENES ARTICULOS CON CANTIDAD EN CERO NO SI,NO NO: Sólo si el promedio de ventas y la existencia ameritan la compra se trae el artículo. SI: Se traen todos los artículos que se le han comprado al proveedor sin importar si la cantidad sugerida es cero

COMPRAS REMISIONES DESCUENTO PIE REMISION IGUAL A SUMA DE DESCUENTOS POR ITEM NO SI,NO SI: El descuento final es la suma de descuentos por item ya previamente descontados de la mercancía. NO: El descuento final es adicional a los descuentos por item.

COMPRAS REMISIONES PERMITIR CEROS EN COSTOS DE MERCANCIA SI SI,NO NO: si el parámetro 'COMPRAS', 'FACTURAS', 'ACTUALIZAR COSTOS DE LA REMISION RELACIONADA AL GRABAR LA FACTURA' es activo y se deje en cero el costo para registrar entradas provisionales se graban con costo promedio

COMPRAS REMISIONES VERIFICAR CODIGOS DE LA ORDEN SI SI,NO SI: Al hacer la remisión con base en una orden no se copian automáticamente los códigos pero si se verifica que corresponda a la orden. NO: Trae automáticamente el contenido de la orden a la remisión