1 NF-e - etecnico.com.br · encaminhar ao cliente? E o que eu ... •Geração de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica); ... zenamento daschavescriptográficas.Masafinal,oque

1

NF-e

MAPA ETÉCNICO FISCAL

2

SUMÁRIO


5O QUE É A NF-

E?

7BENEFÍCIO

S DA NF-e

9O PROCESSO

DE EMISSÃO

DE UMA NF-e

14CERTIFICAD

O DIGITAL

21O QUE É UM

SOFTWARE

EMISSOR DE NF-

e

25DICAS AO

ESCOLHER UM

EMISSOR NF-e

30A MANIFESTAÇÃO

DO

DESTINATÁRIO

DE UMA NF-e

34NF-e E NFC-

e

37PASSO A

PASSO

3

INTRODUÇÃO


O projeto da NF-e, (Nota Fiscal Eletrônica), nasceu com o objetivo de implantar um

documento fiscal eletrônico único no Brasil, em substi- tuição a emissão da nota

fiscal em papel. Se por um lado a NF-e contri- bui na evolução de processos do dia a

dia dos contribuintes, por outro melhora as atividades de fiscalização sobre operações

e prestações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)

e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Não há dú- vidas que a

integração e compartilhamento de informações racionaliza e promove uma

modernizaçãoda administração tributária no Brasil.

4

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O QUE ÉNF-E?A Nota Fiscal Eletrônica é

o documento que deve

registrar qualquer processo

de circulação de produtos.


5

O QUE É ANF-E?

A NF-e é o documento emitido e armazenado eletronicamente, que serve para documentar uma

operação de circulação de mercadoria. A validade dessa nota é garantida por meio de um

certificado digital, que deve conter uma assinatura digitalizada e uma autorização de uso expedida

pelo órgão da receita responsável. Ela foi criada para implantar um modelo nacional de documentação

fiscal eletrônica, para poder substituir a emissão de documento fiscal em papel. Ao implemen- tar esse

sistema, a Receita tem o objetivo de reduzir custos, permitir o acompanhamento instantâneo das

operações comerciaiseasimplifica- çãodasobrigações acessóriasdos contribuintes.


6


BENEFÍCIOSDA NF-E

A redução de custos, o

aumento de produtividade e a

redução de falhas no

recebimento de mercadorias

são alguns dos principais

benefícios oferecidos pelo

sistema de nota fiscal eletrônica.


7

BENEFÍCIOS DA NF-E

Dentre inúmeros benefícios proporciona-

dos pela adoção da NF-e citamos:

Ganho de produtividade: nas rotinas de

recepção de mercadorias os sistemas po-

dem extrair informações digitaisda NF-e re-

cebida, com redução de custos de mão de

obra para efetuar a entrada de mercadorias e

consequente minimização de erros de di-

gitação;

Redução de falhas no recebimento de

mercadorias: as informações da NF-e em

confronto com o pedido de compras ante- cipa

qualquer problema no momento do re-

cebimento da mercadoria, além de facilitar e

agilizar a conferência, principalmente com a

utilização de um coletor de dados.

Redução de erros deescrituração: elimi-

nação de erros de digitação de notas fiscais;

Automatização de processos: na geração das obrigações acessó-

rias tais como a Escrituração Fiscal e Contábil, a confiabilidade das

informações proporcionam a validação desses arquivos com maior

facilidade;

Redução de custos de armazenagem: as antigas notas fiscais em

papel cedem lugar aos arquivos eletrônicos;

Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos: desenvolve o

ambiente de negócios pela utilização da internet, impulsionado pela

segurançagarantida pelacertificação digital;

Redução de custos de impressão: apenas o Documento Auxiliar da

Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito

das mercadorias, precisa ser impresso em papel comum A4 em uma via;

Ganhos ecológicos: redução do consumo de papel;

Combate à concorrência desleal: O fisco, com o aumento da con-

fiabilidade da nota fiscal e melhoria de seus processos de controle,

proporciona às empresas, uma maior equidade na análise das infor-

mações, com a consequente diminuição da sonegação fiscal, o que

gera um ambientemaishomogêneo àprática do comércio.


8


O PROCESSO DEEMISSÃO DE UMA NF-E

Realizar um processo de

emissão de NF-e pode se

tornar um grande desa-

fio se não for cumprido

todos os procedimentos.

Possuir um certificado

digital e um software

emissor são os pontos

que vão servir de base

para o processo.


9

O PROCESSO DE EMISSÃO DE UMA NOTA

FISCAL ELETRÔNICA

Para emitir uma NF-e é preciso que você possua um certificado digital e um Software emissor de

NF-e. O certificado digital é válido para toda a empresa, mesmo que ela tenha vários estabelecimen-

tos. Dessa forma, basta um certificado digital de qualquer estabelecimento para ser utilizado nos de-

mais,mesmosemoutrasunidades federadas.

Ao escolher o Software de emissão, é importante que essa ferramenta esteja interligada com as demais

informações da sua loja. A dica é procurar um emissor integrado a um ERP (software de gestão), com

isso vocêvaiagilizar o processode emissãode notas de suaempresa, pois o próprio sistemare- alizaa

integração entre todas informações. Os próximos tópicos são informações e orientações sobre os

detalhesdo processode emissãode uma nota fiscaleasprincipaisquestõesque podem aparecer.MAPA ETÉCNICO FISCAL

10O que a SEFAZ valida no processo de

autorização de uma NF-e?

A cada nota fiscal eletrônica gerada, para fins de autoriza-

ção de uso, a SEFAZ faz algumas validações:

Segurança: verifica a validade da Assinatura digitalpara

garantir a autoria da NF-e e a sua integridade;

Formato: confere se o formato das informações do ar-

quivo digital da NF-e está de acordo com o estabelecido

pela legislação;

Numeração: para garantir que uma NF-e não seja recebida maisde uma vez;

Emitente autorizado: só pode emitir uma NF-eempresapreviamente autorizada pelaSecretariada Fazenda;

Regularidade fiscal do emitente: verifica se o emissor

da NF-e está regular perante a SEFAZ;

Conteúdo: confere se as regras de conteúdo estão de

acordo com os manuais técnicos da NF-e.

Uma NF-e pode ser “Rejeitada” se na validação forem

constatadas quaisquer das situações citadas acima, sen-

do que a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição. A

exceção é quanto à irregularidade fiscal do emitente. Se

issoocorrer, aSEFAZirá “denegar”aNF-e eo contribuinte

não poderá utilizá-la.MAPA ETÉCNICO FISCAL

11

O que a minha empresa deve

encaminhar ao cliente? E o que eu

devo guardar?

A empresa emitente da NF-e é obrigada

a encaminhar ou disponibilizar

download do arquivo eletrônico da NF-e e

seu respectivo protocolo de autorizaçãoao

destinatário. Ambos, emitente e

destinatário, deverão manter em arquivo

digital as NF-e pelo prazo estabelecido

na legislação tributária para a guarda de

documentos fiscais. Não há necessidade

de guardaro DANFE.

A exceção é para o destinatário que

não seja contribuinte credenciado para a

emissão de NF- e, que nesse caso,deverá

guardar o DANFE re- lativo à NF-e da

operação, para ser apresentado ao fisco

quando solicitado.


12

E sobre a consulta da validade de uma NF-e?

O destinatário sempre deve verificar a vali-

dade e autenticidade de uma NF-e, bem como

verificar se ela está devidamente autorizada

pela SEFAZ.Entretanto, não há necessidade de

imprimir qualquer documento para comprovar

que realizou aconsultade validadeda NF-e.

Emiti uma NF-e em contingência. E agora?

Conforme definido na legislação, a empresa

deve transmitir o arquivo XML de NF-e emitida

em contingência em até 168 horas após a data

de emissão da NF-e.Como é um procedimento

de exceção, você deve procurar evitar ao má-

ximo essassituações, melhorando ainfraestru-

tura da loja e acompanhando as paradas pro-

gramadas da SEFAZ.

O que é o arquivo XML da NF-e?

Um arquivo XML nada mais é do que um arquivo em texto de-

marcado.Essetipodearquivoéutilizadoparaaleituradigital.Por

ser um arquivo de texto, é um arquivo que ocupa pouco espaço,

facilitando sua transferência e envio. Resumindo, para o sucesso

emissão da Nota Fiscal Eletrônica dois pontos são fundamentais: O

certificado digital e um Software emissor de NF-e. No próximo

capítulo falaremosmaissobreo certificadodigitalparaquetodas

asdúvidas sejam esclarecidas.


13


CERTIFICADO

DIGITALO certificado digital

funcionará como a

identificação eletrônica

da sua empresa.


14

CERTIFICADO DIGITAL

Assistimos de forma crescente o uso inten-

sivo da internet para acesso a inúmeros ser-

viços, tanto privados quanto governamentais.

Como garantir a autenticidade, confidencia-

lidade e integridade às informações trafega-

das na “nuvem” que indiquem, sem margem de

erro, quem é o autor? A certificação digital,

tecnologia que provê esses mecanismos com

validade jurídica.

O que é um certificado digital?

Com a profusão de fraudes nos tempos atuais, há

a preocupação com a segurança das informa-

ções trocadas pela internet, problema resolvido

com a utilização do certificado digital. Ele é um

documento eletrônico que contém os dados

que identificam quem o está assinando.


15

Assinatura digital

A assinatura digital tem validade jurídica, ou

seja, ela equivale a uma assinatura de pró-

prio punho em documentos eletrônicos. Essa

tecnologiautiliza criptografia ecriaum vínculo

como certificadodigital no documento eletrô-

nicoque estásendo assinado.

Essa assinatura pode ser comparada a uma

impressão digital ou a uma carteira de identi-

dade eletrônicae,graçasàcriptografia, garan-

te que o documento original não foi alterado.

Qualquer modificação no documento original,

por menor que seja, é constatada e o docu-

mento perde avalidade.


16

Quais os usos para um certificado digital?

O uso do certificado digital permite que você

resolva online, com segurança e praticidade, uma

série de atividades que, de outra forma, exigiria a

sua presença física. Além da desburocratização

como fim do reconhecimentode firmas, aecono-

mia de tempo é brutal. Dentre inúmeras aplica-

çõespara o certificado digital destacamos:

• Acesso aos serviços da Receita Federal e vários

outros órgãos da administração pública federal,

estadual e municipal;

•Envio das escriturações digitais e obrigações

acessórias;

•Assinatura e envio documentos pela internet,

incluindo contratos;

• Registro de contrato social na Junta Comercial;

• Transações bancárias;

• Envio de declarações da empresa;

• Geração de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);

•Geração de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica);

•Geração de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços em vários

municípios.


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Os tipos de Certificados Digitais

Existem dois tipos de certificados digitais:

•e-CNPJ: equivale a um CNPJ virtual e é obrigatório para

emissão de nota fiscal eletrônica, das transmis- sões

das escriturações fiscais digitais (SPED, EFD, ECD, etc),

obrigações acessórias, dentre outros serviços vol-

tados às empresas;

•e-CPF: funciona como um CPF virtual e é utilizado

para assinar digitalmente qualquer tipo de documen- to,

jáque equivaleauma assinatura de própriopunho.

A legislação estabelece quais serviços exigem obriga-

toriamente do uso do certificadodigital,que varia con-

forme o tipo do serviço ou enquadramento da empresa.

Entretanto, só há benefícios com a sua utilização,

mesmo quando não obrigatória. O e-CPF por apresen-

tarum maior número deopções,pode serusandotan-

to para pessoa física quanto para empresas na qual seja

responsável legal. O e-CNPJsó pode ser utilizado para

aempresaenão para os sócios.

Além disso, há dois tipos de certificados conforme a

forma emque sãodisponibilizados: A1ou A3


18

Qual a diferença entre o certificado digital tipo

A1 e tipo A3?

A principal diferença entre eles é a geração e o arma-

zenamento das chaves criptográficas. Mas afinal, o que é

criptografia? É a transformação de uma informação de

sua forma original para outra ilegível, de forma que pos- sa

ser conhecida apenas por seu destinatário ou detentor

da “chavesecreta”.Daí, só o receptor autorizado é que vai

conseguir“decifrar”amensagem.Eo que significageração

e armazenamento daschavescriptográficas?O seu certifi-

cado tem uma chave secreta que em conjunto com a sua

senha gera uma chave privada, ou seja, uma chave única

vinculada ao seu certificado. Essachave privada estará ar-

mazenada ou guardada em algum lugar, certo? Aí está a

diferença, como segue:

A1: as chaves criptográficas são geradas no próprio com-

putador do usuário, no momento da solicitação de emis-

são do certificado. Dessa forma, elas podem estar arma-

zenadas em múltiplos computadores. Tem validade de 1

ano;

A3: as chaves criptográficas são geradas em um cartão

inteligente ou token que não permitem a reprodução ou

cópia.Dessa forma, apenas o computador utilizado com o

token ou cartão poderá ser utilizado. O certificado tipo A3

temvalidadede 1a3 anos.MAPA ETÉCNICO FISCAL

19

Quais cuidados devem ser observados?

Algumas dicas para evitar problemas:

•O certificado digital deve ser expedido por

uma empresa homologada pela Receita Fede-

ral.

•Não utilize como senha dados pessoais, pa-

lavras que existam em dicionários ou somente

números;

•Em ambiente acessível a várias pessoas, es-

critório por exemplo, use recursos de proteção ao

seu equipamento, como uma senha de sistema

ou protetor de tela protegido por senha;

•Mantenha atualizado o sistema operacional,

pois as versões mais recentes contêm corre-

ções para minimizar as vulnerabilidades;

•Não instalar o certificado digital em compu-

tadores de uso público.

•Não compartilhe com ninguém a senha de

acesso;MAPA ETÉCNICO FISCAL

20


O QUE ÉUM

SOFTWARE

EMISSOR DE

NF-E?

Um software emissor de NF-e

é res- ponsável por cruzar as

informações da circulação de

mercadoria e criar uma nota

que atenda as necessidades

do Fisco.


21

O QUE É UM SOFTWARE EMISSOR

DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA?


Para emitir uma NF-e é preciso que você te-

nha um software que seja responsável por isso.

Esse sistema será o responsável pelo cruzamen-

to das informações apresentadas durante a cir-

culação de mercadorias. É interessante que seja

integrado ao sistema de gestão, pois interligará

com outros processos operacionais, como con-

trole financeiro, controle de estoque e vendas. A

empresa emissora de NF-e gera um arquivo

eletrônico contendo as informações fiscais

da operação comercial. Esse arquivo eletrôni-

co, assinado digitalmente de maneira a garantir a

integridade dos dados e a autoria do emissor, é

transmitido pela internet para a SEFAZ do con-

tribuinte que fará uma validação e devolverá um

protocolo de recebimento (Autorização de Uso),

sem o qual não poderá haver o trânsito da mer-

cadoria. A NF-e também será transmitida para a

Receita Federal, repositório nacional de todas as

NF-e emitidas (Ambiente Nacional). A SEFAZ e a

RFBdisponibiliza consulta,atravésInternet, para

o destinatário equalquer um que detenhaa

chave de acesso. O trânsito da mercadoria é acobertado pelo

DANF-e (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em pa-

pel comum, em única via, que conterá impressa a chave de

acesso para consulta da NF-e na internet e um código de bar- ras

que facilitará a captura e a confirmação das informações.

Essaé, também,aforma deseverificar senãohá uma fraude,

ou seja,seum DANFErefere-se uma NF-e verdadeira.

22

A Rejeição e a Denegação

Na recepção de uma NF-e pela SEFAZ

são feitas validações para fins de auto-

rização. Aprimeira delasé aassinatura

digital, para garantir a autoria da NF-e e

a sua integridade. Em seguida é veri-

ficadoo formato do arquivo,o seucon-

teúdo segundo regras estabelecidas

na legislação e a numeração da nota

fiscal. É verificada a regularidade

fiscal do emitente, sendo que em alguns

Esta- dos também do destinatário.

Qualquer erro detectado pela SEFAZ

resultarána

Rejeição da NF-e. A Sefaz sempre

indicará o motivo da rejeição. Jáa

Denegação se estabelece quando a

Sefaz constata a irregularidade fis-

caldo emitente. ANF-e será grava-

da na Sefaz com status “Denegado

o uso” e o contribuinte não pode- rá

utilizá-la. Algumas unidades da

Federação denegam a Autorização

de uso da NF-e em casos de irre-

gularidade fiscal do destinatário.

Chamamos atenção para o fato de

que uma NF-e estar com seu uso au-

torizado pela Secretaria da Fazenda

significa apenas que a Sefaz recebeu

uma declaração da realização de uma

determinada operação comercial e que

verificou previamente determina- dos

aspectos (autoria, formato e auto-

rização do emitente), não se respon-

sabilizando pelo mérito dela, que é de

inteira responsabilidade do emitente do

documento fiscal.


23

O que é Contingência?

O ambiente da NF-e procu-

ra manter aos contribuintes

uma alta disponibilidade

para atender asrequisições

o maisrápido possível, qua-

se que instantaneamente.

Mas problemas aconte-

cem, proporcionando fa-

lhas de conexão entre as

empresas e a SEFAZ. Adi-

cionalmente, podem ocor-

rer paradas programadas

para manutenção dos ser-

vidores e dos sistemas da

SEFAZ.

Portanto, contingência é a

forma com a qual se permi-

te a geração de uma NF-e

quando o software emissor

não conseguir efetuar cone-

xão com a SEFAZ do Estado

do contribuinte, também

chamadaSEFAZOrigem.

Dessa forma, quando, em decorrên-

cia de problemas técnicos, não for

possível transmitir a NF-e para a SE-

FAZ do emitente ou obter resposta à

solicitação de Autorização de Uso da

NF-e, o contribuinte deverá gerar

novo arquivo, conforme definido na

legislação, informando que a respec-

tiva NF-e foi emitida em contingência

e adotar a seguinte alternativa:

• Mudar para um ambiente SVC ou

SVC-RS.

Agora que já sabemos os principais

elementos de uma nota fiscal eletrô-

nica, os conceitos de certificado digi-

tal e o que analisar na hora de esco-

lher um software de emissão de nota,

preparamos para você6dicasimpor-

tantes que vão auxiliar na escolha de

um sistemade emissãode NF-e.


24


DICAS AO ESCOLHER

UM EMISSORNF-E

Escolher bem o software emissor

dará a sua empresa

tranquilidade durante o

processodeemissãode NF-e.


25

DICAS AO ESCOLHER UM

EMISSOR DE NF-E


Existe a opção gratuita do emissor

de NF-e. Emissores do SEBRAE e

SEFAZ do Maranhão oferecem esses

serviços, porém, apesar de apresentar

um custo zero, esses emissores

possuem funcionalidades limitadas e

alguns serviços adicionais como

manutenção no emissor não são

oferecidos.

1. Planejamento da escolha do

Software. Nossa dica é que você

escolha uma ferramenta que esteja

preparada para atender seu negócio

nas demandas futuras. Assim que sua

empresa crescer ela vai precisar de mais

funcionalidades, seja controlar o

financeiro, estoque ou produção.

Portanto, escolher um software que

atenderá seu negócio economi- za

tempo e recursos.

26

2. Conheça as funcionalidades.

Bons softwares de NF-e permitem a empresa

realizar cadastros de produtos, fornecedores e

clientes com mais facilidade e utilizá-los poste-

riormente, sem precisar digitar tudo de novo. É

possívelparametrizarseusimpostosumaúnica

vez, evitando retrabalho todas asvezes que for

emitir uma nota.

3. Procure um emissor integrado a um ERP (software

de gestão).

Mesmoque vocênãotenha interesseno momentoemim-

plantar um ERP, é interessante selecionar um emissor que já

esteja integrado a um ERP. Isso facilitará e economizará

muito esforço quando você desejar utilizar ferramentas de

gestão.Um emissor integrado aum ERPpermite um ganho

deagilidadeemsituaçõescomoemitiruma nota apartir de

um pedido ou orçamento – evita-se o retrabalho de redigi- tar

todas informações necessárias para a emissão da nota.

Um ERPpermite gerar os lançamentos financeiros a partir

dasnotasemitidaserecebidas.Por exemplo,ao emitir uma

nota, o sistema já alimenta o módulo contas a receber, ge-

rando aprevisãodo recebimento.MAPA ETÉCNICO FISCAL

27

4. Conheça o fornecedor do emissor de

NF-e.

Antes de tomar a decisão final,

pesquise e co- nheça qual é a empresa

que está por trás do emissor de NF-e.

Ter a certeza que a empresa é

consolidada traz mais segurança que

ha- verá atendimento de qualidade ou

que você não está processando

informações erradas na nota fiscal,

afinal de contas, a NF-e é um

documento fiscal e o Fisco está de olho.

Nossa dica é sempre decidir pelo

fornecedor que está focado no seu

negócio, com vários clientes des- se

segmento. Isso garante que ele

conhecerá seus problemas, e, às vezes,

conhecê-los melhor do que você

mesmo. Se isso acontecer, é ótimo,

aproveite esse atalho!


28

5.Encontre um Software que armazene suas notas em nuvem.

Você, como contribuinte, é responsável por arquivar as notas

fiscais pelo prazo legal (normalmente, 5 anos). Caso aconteça al-

guma fiscalização da Receita, a sua empresa deve apresentar esses

documentos arquivados. Ao escolher um software que disponibilize

o serviço de backup automático das notas, você não terá mais essa

preocupação. Todo essecontrole de armazenamento de notas fiscais

será realizado pelo mesmo, sem anecessidade de fazer o backup em

dispositivos físicos. Aconselhamos escolher um software em nuvem,

dessa forma você pode acessar automaticamente esses documentos

emseucomputador ou quaisquer dispositivos móveis.

6.Procure um emissor que realize a manifestação das notas

fiscais.

Sevocêoptar por escolhero emissorgratuito, vocêterá de fazer

a manifestação das notas manualmente, acessando o site da SE-

FAZ.Um bom software de emissão de NF-e realiza amanifestação

de forma automática e com mais facilidade, oferecendo a você

um maior conforto e agilidade durante esse processo.

Por que a manifestação de Nota Fiscal étão

importante? Explicaremos no próximo capítulo.


29


A MANIFESTAÇÃO DODESTINATÁRIO DE

UMA NF-E

Validar as transações é o principal

objetivo da manifestação de

uma NF-e. Esse procedimento

evita que sejam usados dados

indevidos em transações

comerciais.


30

A MANIFESTAÇÃO DO

DESTINATÁRIO DE UMA NF-E

A manifestação é um procedimento que visa

trazer maior segurança às operações mercan-

tis, já que ela valida fiscalmente a transação,

evitando o uso indevido do CNPJ e IE (Inscrição

Estadual) do destinatário, aquele aquem anota

estádestinada,ou seja,o cliente.

Quais as vantagens de

fazer a manifestação da NF-

e?

A obrigatoriedade da Manifestação do Desti-

natário não estáestabelecidapara todososcon-

tribuintes e deve ser consultado, junto ao seu

contador, comoseenquadra asuaempresa. En-

tretanto, há inúmeras vantagensem seadotar a

manifestação. Vejaalgumas delas:

Controle: saiba quais NF-e foram

emitidas tendo a sua empresa como

destinatária. An- tecipe seus processos e

garanta que ninguém use a sua empresa para

operaçõesfraudulentas;


Segurança Tributária: evite o uso indevido de sua

Inscrição Estadual por parte de emitentes de NF-e.

Há empresas que fazem operações fraudulentas

utilizando de inscrições estaduais idôneas para re-

messa de mercadorias com destinatário diferente

daquele indicado na NF-e;

Processos: obtenha o XML das NF-e independente-

mente se foram ou não encaminhadas pelo emitente,

promovendo um ganho nos seus processos de

escrituração e de entrada de mercadorias;

Segurança Jurídica: garanta o uso do crédito fiscal

da operação, já que uma NF-e com operação con-

firmada não pode ser cancelada pelo emitente da

mesma;

Agilidade: formalize automaticamente junto aos

fornecedores o recebimento da mercadoria e tenha

resguardado juridicamente o vínculo comercial, sem

necessidadede assinaro canhotodo DANFE.

31

O Processo

O processo é composto por 4 eventos, que

informam ao fisco que o destinatário da NF-e

confirma ou não as informações prestadas pelo

emissor da NF-e, ou seja, o fornecedor:

1. Ciência da Emissão

2. Confirmação da Operação

3. Registro de Operação não Realizada

4. Desconhecimento da Operação

O evento Ciência da Emissão

A“CiênciadaEmissão” tem o objetivo de solicitaraobtenção do

arquivo XMLreferente auma NF-e. Somente apóso registro des-

se evento é que o destinatário da NF-e pode efetuar o download

do XML. Essa ação registra que o destinatário da NF-e tem co-

nhecimento de que o documento foi emitido, mas ainda não

expressou uma manifestação conclusiva para a operação.

Umavezque o destinatáriotomou CiênciadaEmissãoéobrigató-

ria a sua manifestação. Portanto, devese proceder, na sequência,

o registro do evento com a manifestação conclusiva do destina- tário

sobre a operação, que será um dos demais eventos citados

acima.O prazo para essaaçãovaria deacordo como seudomicí-

lio tributário.Consulteo seu contador!


32


O evento Confirmação da Operação

Quando o destinatário da NF-e quiser confirmar

a operação, com o respectivo recebimento da mer-cadoria, ele deve usar esse evento. O registro do

evento deve ser feito após a entrada da mercadoria

na loja. E lembre-se, mesmo que tenha havido

devolução total ou parcial ao fornecedor através de

outra NF-e, esse evento é necessário. É muito

importante executar essa ação, já que após a Con-

firmaçãodaOperação,aempresaemitenteficaim-

pedidadecancelaraNF-e.Chamamosaatençãode

que o não cumprimento dessa obrigação significa

considerar a NF-e como inidônea e a empresa fica

sujeita apenalidades,conforme a legislação.

O evento Operação não Realizada

Quando o destinatário necessitar registrar uma

operação legalmente acordada como não realiza-

da, deve utilizar esse evento. Nos referimos como

legalmente acordada a operação de venda feita de

comum acordo entre fornecedor e comprador. A

operação não realizada significa que a devolução

ocorreu sem emissão de NF-e, sendo permitido a

informação do motivo da recusa do recebimento da

mercadoria e outros definidos pelo fisco. Como

exemplos citamos a devolução sem entrada física

O evento Desconhecimento da Operação

O destinatário utiliza o Desconhecimento da Opera-

ção quando ele, como o próprio nome já diz, desco-

nhece a operação. Ou seja, houve utilização indevida

de sua Inscrição Estadual pelo emitente da NF-e. Por-

que alguém emitiria uma NF-e contra uma empresa sem

que esta esteja sabendo? Para encobertar opera- ções

fraudulentas, nas quais as mercadorias têm outro

destino. Geralmente, o emitente conta com a falta de

atençãoecuidadodo destinatário da NF-e.

É importante saber que esse evento protege o desti-

natário da NF-e contra passivos tributários devido ao

uso indevido de sua Inscrição Estadual ou CNPJ. Se

porventura for constatado que essa manifestação foi

errada, ou seja,não deveria ter sido feita, basta fazê-la

novamente com um dos eventos de “Confirmação da

operação”ou “Operaçãonão realizada”.

da mercadoria na loja e o sinistro da carga durante

seu transporte, dentre outros. Mas atenção! Este

evento não se aplica à devolução de mercadorias

com emissão de nota fiscal eletrônica, já que nes-

tecasoaplica-seo evento anterior, Confirmação da

Operação.

33


NF-E ENFC-E É importante saber as diferenças entre os dois tipos de

notas, para evitar que sejam usadas emmomentosinadequados. A NFC-e deve ser destinada ao

consumidor final, com o objetivo de servir como

cupom fiscal, enquanto a NF-e serve para

outras operações.


34

NF-E eNFC-E


Um problema recorrente é a confusão entre a

NF-e e a NFC-e, (Nota Fiscal do Consumidor Ele-

trônica), pensando nisso é importante esclare- cer

quais os principais pontos semelhantes e as

diferençasentre asduas.

As similaridades entre a NF-e e a NFC-e

O processo de funcionamento de ambas é similar.

Elas consistem de um documento fiscal eletrôni-

co, transmitido pelo estabelecimento comercial

para a Secretaria da Fazenda pela internet. O con-

tribuinte deverá ter um certificado digital, que será

utilizado para assinar digitalmente e garantir a auto-

ria do emissor do documento fiscal. O emitente faz a

solicitaçãodo documento fiscalàSEFAZ,que fazuma

validação primária das informações e devolve um

protocolo, que na prática é uma autorização para a

geraçãodo documento eletrônico.Emambasháre-

gras de contingência, no caso de falta de conexão com a

SEFAZ. Ambos os modelos de nota fiscal também per-

mitem a sua visualização através de um documento

auxiliar chamado de DANFE para a NF-e e de DANFE-

-NFC-e para a NFC-e. Elessãouma representaçãográfica

simplificada do documento fiscal, impresso em papel co-

mum, em uma via e possuem a chave de acesso para con-

sultanaInternet.Essedocumentoauxiliarnãoéumanota

fiscal. Ele serve para acompanhar o trânsito da mercado-

ria ecomo instrumento auxiliar para consultaeconfirma-

ção da efetiva existência do documento fiscal através do

Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ na internet.

35

As diferenças entre a NF-e e a NFC-e

A NFC-e, Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica,

restringe-se a acobertar vendas a consumidor final e

vem para substituir o documento fiscal emitido pelo

ECF, o cupom fiscal. Entrou recentemente em opera-

ção em vários Estados e tem cronograma de implanta-

ção de acordo com a legislação específica de cada uni-

dade da Federação. Por outro lado, a NF-e, Nota Fiscal

Eletrônica,atende atodasasoutras situaçõespossíveis,

desde as operações de compra e venda, até as opera-

çõesde devolução ou transferência de mercadorias, ex-

portação, etc. Ela veio em substituição às antigas notas

fiscaisimpressasmodelos1e1A.Outra diferençaentre

elasé no conteúdo impresso no documento auxiliar. O

DANFE NFC-e (Documento Auxiliar da NFC-e) é bem

maissimplificado que o DANFE (Documento Auxiliar da

NF-e), sendo que o consumidor que aceitar receber

somente o DANFE NFC-e Resumido (sem a relação dos

itens comprados, apenas os totais) poderá, posterior-

mente, solicitar ao estabelecimento emissor a impres- são,

sem custo, do correspondente DANFE NFC-e com- pleto.

Apesar de diferentes, a NF-e e a NFC-e adotam

conceitos similares. Para os varejistas, de pequenas

mercearias a supermercados, é importante manter-

-se atualizados sobre o assunto para evitar falhas e

prejuízos.MAPA ETÉCNICO FISCAL

36


PASSO A PASSO

O processo de emissão de

uma nota fiscal eletrônica não é

tão complicado. Saiba quais são

os três passos simples para

começar a emitir uma NF-e

emseu estabelecimento.


37

PASSO A PASSO


Agora que já apresentamos todos os detalhes

sobre a Nota Fiscal Eletrônica, vamos à parte

prática. Chegou a hora de aprender o passo a

passo do que é preciso para que sua empresa

comece a emitir uma NF-e a partir de agora. En-

tão, mãos à obra. Para realizar uma emissão de

NF-e, basta seguir esses três passos simples:

1. Consiga um certificado digital:

Para que sua NF-e seja válida você precisa de

uma assinaturadigital, isso dará autenticidadee

seráaprovaquesuaempresapodeemitirnotas.

O Certificado deve ser conseguido junto a uma

Autoridade Certificadora credenciada pela

Infra- estrutura de Chaves Públicas Brasileira

(ICP);

2.Realize seu credenciamento na secreta-

ria da fazenda:Você precisa ter uma Inscrição Estadual, (I.E),

esse cadastro deve ser feito na Secretaria deEstado da Fazenda, do seu estado. O cadastro

é simples, mas, é recomendado que vocêpro-

cure um contador para conseguir auxílio naburocraciaestadual vigente.

3.Adote um software emissor de NF-e:

Você vai precisar usar um software gerador

de notas fiscais eletrônicas. Como já foi men-

cionado acima, recomendamos que você opte

por um sistema integrado. A automação da

operação de sua loja, integração doscontroles

de vendas, finanças e estoque são os princi-

pais benefícios de um sistema ERP.

38

CONCLUSÃO


Para todas empresas brasileiras, especialmente vare-

jistas que movimentam muita mercadoria, é importante

entender os processos, regras e detalhes da emissão de

notas fiscais eletrônicas. Muitos empresários assumem

prejuízos e correm riscos por simples falta de conheci-

mento.

Conhecer melhor o processo de emissão de uma NF-e

ajudará você a fazer as melhores escolhas durante as

operaçõesdesualoja,aléméclaroque impedir que você

não cumpra com alguma obrigação tributária de emis-

sãode notas.Essesistematambém é uma oportunidade

para que aconteça uma transformação na operação da sua

loja, levando mais automação, agilidade e eficiência,

resultando em melhores lucros e menores dores de ca-

beçapara você.


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