2011-01-16 Senado T.cnico de Arquivo - Formatado · PDF fileCICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES) ... caráter de arquivo público, pois os documentos passaram a ser

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

1

SUMÁRIO

Conteúdo ARQUIVOS: ORIGEM, HISTÓRICO, FUNÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E PRINCÍPIOS ................................................................ 4

ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: CONCEITO .................................................................................................... 4

ORIGEM E HISTÓRICO ......................................................................................................................................... 4

Idade Antiga ......................................................................................................................................................... 5

Idade Média .......................................................................................................................................................... 6

Idade Moderna ..................................................................................................................................................... 6

Idade Contemporânea .......................................................................................................................................... 7

FUNÇÃO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS................................................................................................................... 7

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS ............................................................................................................................... 8

Classificação segundo as entidades mantenedoras ............................................................................................. 8

Classificação segundo a natureza dos documentos ............................................................................................. 8

Classificação segundo os estágios de sua evolução ............................................................................................. 8

Classificação segundo à extensão de sua atuação ............................................................................................... 8

PRINCÍPIOS ................................................................................................................................................................ 8

Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos ......................................................................................... 8

Princípio da Cumulatividade ................................................................................................................................. 9

Princípio da Indivisibilidade .................................................................................................................................. 9

Princípio da organicidade ..................................................................................................................................... 9

Princípio da Unicidade .......................................................................................................................................... 9

Princípio do Respeito à Ordem Original ............................................................................................................... 9

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO: CARACTERÍSTICAS DOS ACERVOS .............................................................................. 9

DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA ............................................................................................................. 9

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES) ..................................................................................... 9

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS .......................................................................................................................... 10

QUANTO À NATUREZA ............................................................................................................................................ 10

QUANTO À ESPÉCIE / TIPOLOGIA ........................................................................................................................... 11

QUANTO AO GÊNERO ............................................................................................................................................. 11

TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA .................................................................................................................................. 11

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS .............................................................................................................................. 16

NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO PREVENTIVA ............................................................................................... 16

PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS ............ 18

RECEBIMENTO ........................................................................................................................................................ 19


2

REGISTRO ................................................................................................................................................................ 19

AUTUAÇÃO ............................................................................................................................................................. 19

CLASSIFICAÇÃO ....................................................................................................................................................... 19

EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO ..................................................................................................................................... 19

CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO) .................................................................................................. 19

PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ..................................................................................... 19

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................... 20

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS .............................................................................. 20

VALOR DOS DOCUMENTOS .................................................................................................................................... 20

PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21

DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21

TABELA DE TEMPORALIDADE ................................................................................................................................. 21

SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 23

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................... 23

SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO. ............................................................................................................ 23

ARQUIVAMENTO HORIZONTAL / VERTICAL ........................................................................................................... 23

MÉTODOS DIRETOS / INDIRETOS ........................................................................................................................... 24

MÉTODO ALFABÉTICO ............................................................................................................................................ 24

Regras de Alfabetação ........................................................................................................................................ 25

MÉTODO NUMÉRICO .............................................................................................................................................. 27

Método Numérico Simples ................................................................................................................................. 27

Método Numérico‐Cronológico ......................................................................................................................... 28

Método Numérico‐dígito‐terminal ..................................................................................................................... 28

MÉTODO GEOGRÁFICO .......................................................................................................................................... 28

MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO) ............................................................................................................... 29

Aplicação Prática do Método Ideográfico .......................................................................................................... 30

ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO ............................................................................................................... 31

NOÇÕES DE APLICAÇÕES DE TECNOLOGIAS ............................................................................................................... 32

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED .................................................................................... 32

CERTIFICAÇÃO DIGITAL ........................................................................................................................................... 32

CRIPTOGRAFIA .................................................................................................................................................... 32

ALGORITMOS CRIPTOGRÁFICOS DE CHAVE PÚBLICA ........................................................................................ 33

CONFIDENCIALIDADE .......................................................................................................................................... 33

AUTENTICIDADE ................................................................................................................................................. 33

ASSINATURA DIGITAL ......................................................................................................................................... 33


3

DOCUMENTO EM PAPEL X DOCUMENTO ELETRÔNICO ..................................................................................... 34

CERTIFICADO DIGITAL ......................................................................................................................................... 34

RESPONSABILIDADE ............................................................................................................................................ 35

VALIDADE ............................................................................................................................................................ 35

DIGITALIZAÇÃO ....................................................................................................................................................... 36

MICROFILMAGEM ................................................................................................................................................... 36

LEGISLAÇÃO ................................................................................................................................................................ 37

Lei 8.159, de 08/01/1991 – Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. .......................................................................................................................................................... 37

Decreto 4.073, de 03/01/2002 – Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. .................................................................................... 39

Decreto 4.915, de 12/12/2003 – Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal, e dá outras providências...................................................................................... 43

Lei 5.433, de 08/05/1968 – Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. ............. 45

Decreto 1.799, de 30/01/1996 – Regulamenta a Lei 5.433, de 08/05/1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. ...................................................................................................... 46

Resolução Conarq 10, de 06/12/1999 – Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos. .............................................................. 48

Decreto 4.553, de 27/12/2002 – Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências. ............................................................................................................................................... 51

Resolução Conarq 14, de 24/10/2001 – Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução 4, de 28/03/1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades ‐ Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades ‐ Meio da Administração Pública. ........................................................................................................................................... 58

ÉTICA PROFISSIONAL .................................................................................................................................................. 59

Código de Ética do Arquivista – Conselho Internacional de Arquivos .................................................................. 59


4

ARQUIVOS: ORIGEM, HISTÓRICO, FUNÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E PRINCÍPIOS ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: CONCEITO

O arquivo de uma instituição funciona como o

guardião das informações ali existentes. Para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e documento.

Informação: pode ser definida como idéia ou

conhecimento. Suporte: meio no qual a informação é registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado

para gravar a informação. O papel é hoje o suporte mais utilizado, mas não é o único. No passado, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados. Com o avanço de novas tecnologias ligadas à informática, é cada vez maior o número de instrumentos capazes de servir de suporte para a informação. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.

Documento: é toda informação registrada em um

suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

No momento em que o indivíduo registra uma

informação em um suporte, dá origem a um documento. Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criarem técnicas que permitissem organizar esta massa documental de forma a permitir sua imediata localização quando necessário. A partir de então surgiram os primeiros arquivos.

Quanto à conceituação moderna, Solon Buck,

arquivista dos EUA assim definiu:

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.

Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo

como sendo:

“a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de

seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro”.

Heloísa Almeida Prado define arquivo como

“a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente”, destacando que, “para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes ao setores” e que “para realizar o trabalho de arquivamento, o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue”.

Ao analisarmos tais definições, poderemos concluir

que: 1 – Os documentos de arquivo, além de serem

produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma;

2 – Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem de vários gêneros (textual, iconográfico, audiovisual...), ao contrário da idéia básica de que documentos de arquivo seriam basicamente no gênero textual e em suporte papel. Alguns documentos, inclusive, têm seu suporte alterado pelos arquivos, visando garantir a permanência das informações ali depositadas (processo de microfilmagem, mudança de mídia de documentos digitais etc) ;

O termo arquivo pode também ser usado para

designar: • conjunto de documentos; • móvel para guarda de documentos; • local onde o acervo documental deverá ser

conservado; • órgão governamental ou institucional cujo

objetivo seja o de guardar e conservar a documentação;

• títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa.

ORIGEM E HISTÓRICO

Sendo a Suméria, por volta de 3300 a.C., um pólo

comercial havia o surgimento de muitas contas, elaboração de registros etc. assim dando origem às escrituras e aos arquivos.


5

Segundo Manuel Romero Tallafigo a história dos

arquivos está dividida em duas etapas: Antigo Regime e Novo Regime. Tendo a Revolução Francesa como pontapé inicial para a Soberania Nacional, isto é, os arquivos como uma propriedade da nação.

Idade Antiga

Como característica geral, na Idade Média, não

existia uma divisão dos arquivos em correntes e intermediários gerando um princípio de que o arquivo é considerado todo o tipo de documento.

Na Mesopotânia e Síria os documentos eram

basicamente formados por tabletes de argila, madeira ou marfim. Na maioria das vezes surgiam de necessidades administrativas. No caso da madeira o conteúdo (a escrita) não era escrita diretamente sobre ela, mas havia uma pequena camada de cera onde era feita a impressão. A argila atendia ao público do comércio com registros de impostos e balancetes comerciais. Era de fácil manejo e tinha forma quadrada com as pontas arredondadas.

Ernst Posner sugere três tipos de arquivamento dos

tabletes. Primeiramente ele se refere ao ordenamento dos tabletes em filas horizontais. Depois sugere um sistema de estantes abertas onde serão colocados os tabletes um ao lado, encostado no outro da mesma forma que livros em bibliotecas. Por último ele indica a guarda dos tabletes em caixas de madeiras ou argila onde os tabletes eram identificados.

Os tabletes que têm sido encontrados estão

revelando várias correspondências entre muitos povos revelando o valor dos arquivos para a sociedade.

Tablete de argila

No Egito a existência dos documentos está

fortemente ligada ao Estado burocrático, que articula os documentos tanto para a administração quanto para o registro e aplicação de suas leis.

O material mais usado no Egito era o papiro.

Também havia a existência de outros materiais para registro. Os egípcios usavam como suporte couro de animais, madeira, tabletes de argila, pedaços de cerâmica etc.

Devido à leis como o registro de transações

comerciais e outros, a constante elaboração de decretos por parte do faraó, havia uma crescente acumulação de documentos no antigo Egito. Havendo a necessidade de organização destes documentos. Na época havia a divisão em quatro departamentos.

papiro A Grécia, segundo Aristóteles, tinha grande

afinidade com os arquivos pois sua política se identifica com os princípios arquivísticos.

Com o material mais usado sendo o papiro podiam

ser conservados em nichos. Devido a resistência os documentos importantes eram impressos em tabletes de madeira ou bronze.

O único estabelecimento arquivístico registrado na

época na Grécia era o Metroon de Atenas. Onde eram guardados os documentos privados e públicos (autógrafos - documentos originais, antígrafos - cópias documentais).

Segundo Posner na Grécia já havia uma distinção

entre arquivo corrente e não corrente. A história do arquivo romano tem sido dividida nas

etapas da República e Império. Independente da etapa o material mais usado era o

tablete de argila, pois era barato e de fácil obtenção na Itália. Os papiros e pergaminhos também eram usados, porém em menor quantidade. Em Roma podemos ver a existência de arquivos privados situados dentro de residências.


6

Com a instituição da República o Arquivo Central

do Senado se encontrava como tesouro nacional. Guardava tabletes públicos e atas do senado (leis, decretos, sensos, cópias de projetos etc.)

Com a Roma Imperial o uso do papiro espalhou-se,

contudo os tabletes nunca desapareceram. Devido a centralização do poder o Tabularium

(lugar onde eram arquivados os tabletes) perdeu seu caráter de arquivo público, pois os documentos passaram a ser de interesse somente do império.

Com a divisão do império e Ocidental e Oriental

houve um crescente aumento do número de documentos provocando uma grande desorganização onde não se encontrava determinados documentos, obrigando os oficiais recorrerem a arquivos provinciais e privados para obter cópias de documentos não encontrados.

A China tem arquivos de documentos ligados à

dinastia Shang. Os materiais usados foram casco de tartaruga assim como ossos de animais principalmente o omoplata bovino. Esse tipo de escritura é denominada jinwen.

Com constantes evoluções no suporte da escrita a

China é marcada por essas mudanças. A Cai Lun foi atribuído o caráter de inventor do papel. Ele era um servidor do imperador que incentivou esse trabalho. Com o baixo custo foi levado para o ocidente pelos árabes dando origem à produção de um grande volume de documentos. A partir daí deu-se início à preocupação com as técnicas de preservação e restauração.

Na África não vamos nos deparar com grandes

acervos arquivísticos, mas com a - tradição oral -. Em Senegal existe um método de preservação da memória muito interessante, o Cantante. Neste método as pessoas narram grandes epopéias de heróis africanos, informações que são transmitidas de geração em geração.

A Mesoamérica é uma área de definição cultural

(Olmeca, Tolteca, Maya, Azteca etc.). Na cultura Olmeca a origem das escrituras é registrada através de hieróglifos encontrados em pedras. Os suportes utilizados são muitos diversificados (pedras, madeiras, pele de animais, pinturas sobre muros, recipientes de cerâmica etc.)

A aparição do arquivo para os aztecas foi

importante para o registro dos territórios conquistados. Na Sudamérica, ou América do Sul, o

questionamento sobre a existência de um arquivo é geral. Devido a problemas coloniais os investigadores negam o arquivo durante essa época. Há, porém, depoimentos que afirmam a existência de primitivos e pequenos arquivos.

Idade Média Devido às invasões dos bárbaros-germanos quase

todos os arquivos foram destruídos. O período compreendido entre os séc. V e X foi o

trecho da história onde mais se destruíram arquivos e a época onde havia poucas pessoas que praticavam a atividade arquivística.

Com a expansão árabe para o Ocidente através da

conquista da Espanha e a técnica de produção de papel, algumas práticas arquivísticas já se tornaram usuais, mas não havia nenhum Arquivo na Europa.

Um fator que determinou o ressurgimento do

arquivo na Europa foi a implantação de estudos voltados à Roma Antiga, onde foram analisados os instrumentos de registro como os documentos e os arquivos.

Os arquivos foram surgindo de forma independente. No séc. XIII e XIV foi marcado como a Era dos

registros, formando grandes acervos perante as corte soberanas.

Idade Moderna

O Estado continua usando o arquivo como um

instrumento para o governo e de administração de muita importância para a organização. Para muitos estados ou impérios o arquivo tem sido uma forma de sigilo em relação a seus bens contratuais, decretos etc.

Já havia a preocupação com que iria manusear os

documentos. Também havia uma preocupação na criação de cópias para o empréstimo de documentos, limpeza dos documentos, ordem de classificação e regras para o acesso evitando a deterioração dos originais.

No ano de 1632, Baldassarp Bonifácio escreveu o

primeiro tratado que determinava o método de uso e manuseio do arquivo. Em seguida vários decretos foram emitidos por, praticamente, toda a Europa.

Com a busca do Novo Mundo (Américas) a

Espanha levou consigo seu costumes arquivísticos. Com a fundação de novas cidades houve o surgimento da atas de fundação, testamentos, cartas, inventários etc. Como na Europa, os documentos foram cuidadosamente reunidos e organizados. O regimento de segurança e uso foram os mesmos que aplicados na península. Ao invés do Estado eram os órgãos eclesiásticos que tomavam conta do documentos civis.

A partir do séc. XVIII os arquivos começaram a ser

implantados nas universidades associada a um caráter diplomático. Também surge a carreira universitária Arquivística na Universidade de Maguncia (Alemanha).


7

Idade Contemporânea

No fim do séc. XVIII a arquivística é vista como

ciência assim como nos dias de hoje. Com a Revolução Francesa há uma troca

significativa nos métodos de administração, métodos de governo implantados pelo Antigo Regime. Essas trocas levam os arquivos mudarem completamente as suas teorias arquivísticas.

A criação de um serviço de arquivo próprio foi uma

das primeiras medidas da Assembléia Nacional. A Assembléia decretou a custódia e exibição de suas atas a uma instituição que posteriormente se tornou o Arquivo Nacional de Paris.

Principais conseqüências do período

revolucionário. O fim do conceito de que o acervo arquivístico era

somente para o acesso de autoridades trouxe um novo público para os fundos arquivísticos. O valor cultural e histórico do arquivo foi decisivo para a abertura de Arquivos Históricos.

Em 1790 foi estabelecido Arquivo Nacional. Com o

objetivo de centralizar os documentos de origem pública e privada e eclesiásticos. Devido a falta de espaço físico foi laçada uma lei que determinava a criação dos Arquivos Departamentais.

Ao contrário que na Espanha, na Itália, os arquivos

eram organizados separadamente das bibliotecas. Consequentemente, começam a surgir associações de arquivos separadas dos bibliotecários.

Em 1841 foi definido pela primeira vez o princípio

de proveniência. Segundo o arquivista, diplomata e historiador francês Natalis de Wailly, todos os documentos que vem de um corpo, um estabelecimento, família ou um indivíduo formal, um fundo, devem ser guardados juntos segundo a sua proveniência.

Em 1880 foi definido outro princípio, o respeito a

ordem original. Para Max Lehmann, consiste em respeitar a ordem que foi dada aos documentos pelo seu órgão gerador. Esse princípio é a essência da ciência arquivística moderna.

FUNÇÃO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS

A importância do arquivo para a instituição está ligada ao aumento expressivo do volume de documentos que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos para a instituição.

Podemos destacar como finalidades do arquivo: 1 – Guarda dos documentos que circulam na

instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente ;

2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;

3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas.

Além destas funções principais podemos destacar

outras, de relativa importância, como a expedição da

correspondência, criação dos modelos para documentos e criação das normas de gestão documental da instituição.

Para alcançar estes objetivos é necessário que o

arquivo disponha dos seguintes requisitos: a) contar com pessoal qualificado e em número

suficiente; b) estar instalado em local apropriado; c) dispor de instalações e materiais adequados; d) utilizar sistemas racionais de arquivamento,

fundamentados na teoria arquivística moderna; e) contar com normas de funcionamento; f) contar com dirigente qualificado, preferencial,

mas não obrigatoriamente, até pela escassez dos mesmos, formado em Arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade

dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda ”. Observa-se, portanto, que o arquivamento não consiste apenas em guardar documentos, mas servir de fonte de pesquisa para toda a administração, servindo de base para eventuais tomadas de decisões e ainda para a preservação da história.


8

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são

estudados, eles podem ser classificados segundo: • as entidades mantenedoras (públicos ou

privados); • a natureza dos documentos (especial ou

especializado); • aos estágios de sua evolução (corrente,

intermediário e permanente) ; • à extensão de sua atuação (setorial e central).

Classificação segundo as entidades mantenedoras

De acordo com a Lei 8.159/1991, os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da seguinte forma:

Arquivos públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, ou ainda, por entidades privadas encarregadas da execução de serviços públicos, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do Senado Federal.

Arquivos privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo.

Para Marilena Leite Paes, segundo as entidades a

que estão vinculados, os arquivos podem ser classificados em:

públicos, quando mantidos por um órgão público, em qualquer esfera de atuação;

institucionais: quando mantidos por associações, igrejas ou entidades sem fins lucrativos;

comerciais: quando mantidos por firmas, empresas ou indústrias;

pessoais ou familiares: quando mantidas por pessoas físicas.

Classificação segundo a natureza dos documentos

Arquivos especiais: Arquivos que mantêm sob sua

guarda documentos de formas físicas variadas e que exijam cuidados especiais em sua guarda e conservação. É o caso de arquivos que guardam documentos em meio digital (CDs, disquetes, DVDs), fotografias, slides, microfilmes, fitas de vídeo etc.

Arquivos especializados: Arquivos que mantêm sob

guarda documentos de determinada área do conhecimento. São exemplos os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia.

Classificação segundo os estágios de sua evolução

Com relação ao estágio de evolução, os arquivos

classificam-se em correntes, intermediários e permanentes. Arquivos correntes: São aqueles que guardam os

documentos mais novos e mais utilizados na instituição.

Arquivos intermediários: São aqueles que guardam os documentos menos utilizados na instituição, mas que ainda podem ser utilizados para fins administrativos;

Arquivos permanentes: São aqueles que guardam os documentos que, já tendo cumprido sua função administrativa, agora são conservados pelo valor histórico para a instituição.

Por se tratar de assunto exaustivamente cobrado em

concursos públicos, esta classificação merecerá um tópico à parte (ciclo vital dos documentos), onde serão abordados com maior profundidade. Classificação segundo à extensão de sua atuação

Com relação à extensão de sua atuação (localização

física), os arquivos classificam-se em setoriais ou centrais/gerais.

Arquivos setoriais: São aqueles instalados nos

próprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia.

Arquivos centrais/gerais: São aqueles que estão localizados fora dos setores de trabalho e acumulam, em um único local, documentos provenientes dos diversos setores da instituição, de forma centralizada.

PRINCÍPIOS Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos

Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos.

De um modo geral, este princípio fixa a identidade do

documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos.


9

Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma

proveniência (instituição) Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser

acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade.

Fundo fechado: Fundo que não recebe mais acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade.

Princípio da Cumulatividade

O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Princípio da Indivisibilidade

Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Princípio da organicidade

O acervo deve refletir a estrutura interna e as competências / atribuições de seu órgão produtor, mantendo a inter-relação dos conjuntos de um fundo. Segundo este princípio, os documentos de arquivo mantêm estreita relação com os demais documentos pertencentes ao conjunto e com à entidade que os acumula. Um documento de arquivo retirado de seu conjunto perde muito do seu significado. Princípio da Unicidade

Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. Princípio do Respeito à Ordem Original

Os documentos devem ser mantidos no arquivo na mesma ordem que lhe foi atribuída nos setores que os criaram. Não se explica quando os documentos na fase corrente não receberam uma organização adequada.

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO: CARACTERÍSTICAS DOS ACERVOS DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA

Embora arquivo e biblioteca tenham a mesma

finalidade (guardar e permitir o acesso às informações), sua forma de atuação e suas características básicas são diferentes. Poderíamos assim definir cada instituição:

Arquivo: é o conjunto de documentos, criados ou

recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.

Biblioteca: é o conjunto de material, em sua

maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas

e seus documentos são adquiridos através de compra, doação ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição.

Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem

finalidade funcional (preservar as informações que evidenciam o funcionamento da instituição ao longo do tempo), a finalidade das bibliotecas é essencialmente cultural (guarda de informações para estudo).

Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo

são produzidos em uma única via ou em limitado número de cópias, enquanto que os documentos das bibliotecas (livros) são produzidos em numerosos exemplares, espalhados pelas inúmeras bibliotecas existentes.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES)

A Arquivologia adota a chamada Teoria das três

idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição (corrente, intermediária e permanente).

Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette

(1973) como as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente, e são assim descritas:

1. “Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso (emprestados a outros setores com relativa freqüência) ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso”. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a


10

outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados, o que não quer dizer que, necessariamente, estes documentos devam estar tramitando todo o tempo.

2. “Arquivo de segunda idade ou intermediário,

constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados, em alguns países que adotam esta teoria, de limbo ou purgatório”.

3. “Arquivo de terceira idade ou permanente,

constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os

arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva”.

São classificados como permanentes os documentos

: – que revelam a origem e a constituição da

instituição; – que mostram como a instituição funcionou ao

longo do tempo; – normas e regulamentos; – demais documentos que se caracterizem como

históricos para a instituição. Essas fases são complementares, pois os

documentos podem passar de uma fase para outra, e cada uma das fases corresponde a uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas suspensas, pastas A-Z etc) adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento das fases intermediária e permanente, nas quais é muito comum a utilização de caixas-arquivo.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUANTO À NATUREZA

Quanto à natureza do assunto os documentos

podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificação de ostensivo ou ordinário é dada

aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração.

Consideram-se sigilosos os documentos que, por

sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

Graus de sigilo

Segundo a necessidade do sigilo e quanto à

extensão do meio em que pode circular, são quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo :

– ultra-secreto; – secreto; – confidencial; – reservado. A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos

que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

São assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da política governamental de alto nível e segredos de Estado.

Consideram-se secretos os assuntos que requeiram

alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.

São assuntos geralmente classificados como

secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior.

A classificação de confidencial é dada aos assuntos

que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.


11

São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para a segurança nacional.

Reservados são os assuntos que não devam ser do

conhecimento do público, em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução: cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

No Brasil, a atribuição do grau de sigilo e o

controle dos documentos sigilosos é regulamentada pelo Decreto nº 4.553/2002, transcrito no capítulo referente à legislação arquivística.

QUANTO À ESPÉCIE / TIPOLOGIA

Denomina-se espécie de um documento o seu

aspecto formal, ou seja, a aparência que o mesmo assume a partir das informações nele contida. Em geral, há nas instituições diversas espécies de documentos, como ofícios, memorandos, atas, declarações, avisos, requerimentos etc.

Quando reunimos a determinada espécie a função

ou atividade que o documento irá exercer, criamos uma tipologia documental. Desta forma, a tipologia documental resulta da soma da espécie do documento com sua atividade.

Exemplos: Contrato (espécie) Contrato de trabalho (tipologia documental) Contrato de locação (tipologia documental) Declaração (espécie) Declaração de imposto de renda (tipo documental) Declaração de bens (tipologia documental)

Alvará (espécie) Alvará de funcionamento (tipologia documental) Alvará de construção (tipologia documental)

QUANTO AO GÊNERO

Quanto ao gênero, os documentos são classificados em:

– Documentos escritos ou textuais: documentos

cuja informação esteja em forma escrita ou textual.

Ex.: contratos, atas, relatórios, certidões. – Documentos iconográficos: documentos cuja

informação esteja em forma de imagem estática. Ex.: fotografias, negativos, diapositivos (slides),

desenhos e gravuras. – Documentos sonoros: documentos cuja

informação esteja em forma de som/áudio. Ex.: escuta telefônica, discurso gravado em fita

cassete. – Documentos filmográficos: documentos cuja

informação esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem som).

Ex.: filmagens e vídeos. – Documentos informáticos ou digitais:

documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos eletrônicos para que sejam lidos.

Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. – Documentos cartográficos: documentos que

representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.: mapas e plantas. – Documentos micrográficos: documentos em

microformas. Ex.: microfilmes e microfichas.

TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

A seguir estão relacionados os temos técnicos

utilizados nesta publicação, de acordo com as definições dadas pelo Arquivo Nacional, em seu Dicionário de Terminologia Arquivística.

ACERVO

Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.

ACESSO Possibilidade de consulta a documentos. Função arquivística destinada a tornar acessíveis os

documentos e a promover sua utilização mediante a preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a organização de serviço educativo, de referência e divulgação.


12

ACONDICIONAMENTO

Ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada à sua preservação e manuseio. ACUMULAÇÃO

Reunião de documentos produzidos e recebidos no curso das atividades de uma instituição ou pessoa.

ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS

Direção, supervisão e coordenação das atividades de arquivo.

ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS

Ver GESTÃO DE DOCUMENTOS.

AMOSTRAGEM Técnica de seleção de documentos representativos

de um conjunto.

ANEXAÇÃO Juntada em caráter definitivo, na qual prevalece,

para referência, o número do processo mais antigo.

ANEXO Documento juntado a outro ou a um processo por

afinidade de conteúdo, em caráter definitivo.

APENSAÇÃO Juntada em caráter temporário, feita com o objetivo

de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.

APENSO

Documento juntado a processo sem, contudo, passar a integrá-lo.

ARMAZENAMENTO

Ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas para este fim.

Ver também ACONDICIONAMENTO

ARQUIVAMENTO 1. Seqüência de operações que visam à guarda

ordenada de documentos 2. Ação pela qual uma autoridade determina a

guarda de um documento cessada a sua tramitação

Ver também ARRANJO e MÉTODO DE ARQUIVAMENTO.

ARQUIVO

1. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, ao longo de suas atividades.

2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e a utilização de arquivos.

ARQUIVO ADMINISTRATIVO 1. Arquivo com predominância de documentos

decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição; expressão usada em oposição a arquivo técnico.

2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo administrativo.

ARQUIVO CENTRAL Unidade responsável pela normalização dos

procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado de arquivo geral.

Ver também ARQUIVO SETORIAL.

ARQUIVO CORRENTE 1. Conjunto de documentos em tramitação ou não,

que pelo seu valor primário é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente.

ARQUIVO ESTADUAL Arquivo público mantido pela administração

pública estadual.

ARQUIVO GERAL Ver ARQUIVO CENTRAL.

ARQUIVO HISTÓRICO Ver ARQUIVO PERMANENTE.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 1. Conjunto de documentos originários de arquivos

correntes, com uso pouco freqüente e que aguarda destinação.

2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo intermediário.

3. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários.

ARQUIVO MUNICIPAL

Arquivo público mantido pela administração pública municipal.

ARQUIVO NACIONAL

Arquivo público mantido pela administração central ou federal de um país.

ARQUIVO PARTICULAR

Ver ARQUIVO PRIVADO.

ARQUIVO PERMANENTE 1. Conjunto de documentos preservados em caráter

definitivo em função de seu valor. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado

do arquivo permanente também chamado de arquivo histórico.


13

ARQUIVO PRIVADO

Arquivo acumulado por pessoa física ou jurídica de direito privado.

ARQUIVO PÚBLICO

1. Arquivo acumulado por instituição pública no exercício de suas funções, independente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país.

2. Arquivo integrante da administração pública.

ARQUIVO REGIONAL Arquivo encarregado de arquivos de uma

determinada região.

ARQUIVO SETORIAL 1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou

serviço de uma administração 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado

do arquivo setorial, existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado.

ARQUIVO TÉCNICO

1. Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição; expressão usada em oposição a arquivo administrativo.

2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo técnico.

ARRANJO

Seqüência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos.

ATIVIDADE-FIM

Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma instituição.

Ver também ARQUIVO TÉCNICO e ATIVIDADE-MEIO.

ATIVIDADE-MEIO

Expressão que designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de uma instituição.

Ver também ARQUIVO ADMINISTRATIVO.

AVALIAÇÃO Processo de análise e seleção de documentos de

arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Ver também COMISSÃO DE AVALIAÇÃO.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Sucessivas fases por que passam os documentos de

um arquivo, da sua produção até sua eliminação ou guarda permanente.

Ver também TEORIA DAS TRÊS IDADES

CLASSE

Cada divisão que compõe um sistema de classificação.

CLASSIFICAÇÃO

1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um Plano de Classificação ou Quadro de Arranjo.

2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o código para a sua recuperação.

3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às informações neles contidas, graus de restrição de acesso. Também chamada classificação de segurança.

CLASSIFICAÇÃO DECIMAL

Ver MÉTODO DECIMAL.

CÓDIGO Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou

números que mediante uma convenção, representam dados.

Ver também NOTAÇÃO.

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS Sistema de código derivado de um Plano de

Classificação.

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO. Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de

documentos de um arquivo.

CONSERVAÇÃO Ato ou efeito de promover a preservação e a

restauração de documentos.

CONSULTA Busca direta ou indireta de informações.

DATA DE ACESSO Período a partir do qual, terminado o prazo de

restrição de acesso, o documento está liberado para consulta.

DATAS-LIMITE

Elemento de identificação cronológica, em que são mencionados o início e término do período abrangido por um conjunto de documentos.

DESCARTE

Exclusão de documentos do acervo de um arquivo, após avaliação, com a finalidade de encaminhá-los a uma instituição ou pessoa.

Ver também ELIMINAÇÃO


14

DESCRIÇÃO

Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa. DESTINAÇÃO

Decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou eliminação.

Ver também: TABELA DE TEMPORALIDADE.

DOCUMENTAÇÃO 1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou serviço de coleta, organização,

processamento técnico e disseminação de informações e documentos.

DOCUMENTO

Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte utilizado.

Ver também, ITEM DOCUMENTAL.

DOCUMENTO OFICIAL Documento emanado do poder público ou de

instituições de direito privado que produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.

DOCUMENTO PÚBLICO

1. Do ponto de vista da acumulação, documento de arquivo público.

2. Do ponto de vista da propriedade, documento de propriedade do poder público.

3. Do ponto de vista da produção, documento emanado do poder público.

DOSSIÊ

O dossiê é um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

ELIMINAÇÃO

Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente.

ESPÉCIE DOCUMENTAL

Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório.

FICHÁRIO

1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critérios pré-estabelecidos, utilizado para fins de controle e recuperação de documentos e informações.

2. Móvel utilizado para guarda de fichas.

FUNDO Conjunto de documentos de uma mesma

proveniência; termo que eqüivale a arquivo. Também referido como núcleo.

FUNDO ABERTO

Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos documentos, em função do gerador do arquivo continuar em atividade. Também referido como núcleo aberto.

FUNDO FECHADO

Fundo que, em função do fato do gerador do arquivo não se encontrar mais em atividade, não receberá acréscimos de documentos de data posterior a sua existência. Também referido como núcleo fechado.

GÊNERO DOCUMENTAL

Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação, como documentação audiovisual, documentação cartográfica, documentação iconográfica, documentação informática, documentação micrográfica, documentação textual.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e eficiência dos arquivos. Também referida como administração de documentos.

GUIA DE RECOLHIMENTO

Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO.

GUIA DE TRANSFERÊNCIA Ver RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA. IDENTIFICAÇÃO Processo de reconhecimento, sistematização e

registro de informações sobre arquivos com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual.

ITEM DOCUMENTAL

Unidade documental materialmente indivisível. Também referido como peça.

Ver também DOCUMENTO.

JUNTADA Ato ou efeito de apensação ou anexação de um

processo a outro. Termo também aplicado à junção de documentos a um processo.

LISTA DE ELIMINAÇÃO

Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada.

Ver também TERMO DE ELIMINAÇÃO

LISTA DE RECOLHIMENTO Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO


15

LISTA DE TRANSFERÊNCIA

Ver RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA.

MÉTODO DE ARQUIVAMENTO Seqüência de operações que determina a disposição

dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade.

MÉTODO DECIMAL

Método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante.

NOTAÇÃO

Código de identificação das unidades de arquivamento, constituído de números, letras e/ou sinais, que permite sua ordenação ou localização.

NÚCLEO

Ver FUNDO. ORDENAÇÃO

Ato ou efeito de dispor documentos ou informações segundo um determinado método.

PEÇA

Ver, ITEM DOCUMENTAL

PERÍODO DE RETENÇÃO Período de tempo, baseado em estimativas de uso,

em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

Ver também CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

PRAZO DE ELIMINAÇÃO Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para

eliminação de documentos não considerados de valor permanente.

PRAZO DE GUARDA

Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção.

Ver também PERÍODO DE RETENÇÃO

PRAZO DE RETENÇÃO Ver PRAZO DE GUARDA

PRESERVAÇÃO Prevenção da deterioração e danos em documentos,

por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento.

PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA Princípio básico da Arquivologia segundo o qual os

arquivos gerados por uma instituição ou pessoa não devem ser misturados aos de outros geradores.

PRINCÍPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS Ver PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA.

PROCESSO Conjunto de documentos reunidos em capa

especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

PROJEÇÃO

Saliência colocada, ou existente, na parte superior das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao registro de informações, permitindo rápida visualização.

PROTOCOLO

Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Ver também ARQUIVO CORRENTE.

RECOLHIMENTO 1. Entrada de documentos em arquivos

permanentes, em conformidade com a sua jurisdição arquivística.

2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Ver também RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO.

RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO Ato ou efeito de identificar ou localizar a

informação desejada.

RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO Instrumento de controle da entrada de documentos

em arquivos permanentes.

RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA Instrumento de controle da entrada de documentos

em arquivos intermediários.

SELEÇÃO Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos

documentos de valor permanente e dos passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos.

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e conservação de documentos ou arquivos, bem como acesso ágil às informações neles contidas.


16

SISTEMA DE ARQUIVOS

Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.

TABELA DE TEMPORALIDADE

Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.

TEORIA DAS TRÊS IDADES

Teoria segundo a qual os arquivos são correntes, intermediários ou permanentes de acordo com a freqüência de uso por seus geradores e a identificação de seus valores primário e secundário.

Ver também CICLO VITAL DE DOCUMENTOS.

TERMO DE ELIMINAÇÃO Instrumento que reúne informações sucintas sobre

os documento que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram eliminados.

Ver também LISTA DE ELIMINAÇÃO.

TIPO DOCUMENTAL Divisão de espécie documental que reúne

documentos por suas características comuns em termos de fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, fotografias temáticas, retratos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Ver TIPO DOCUMENTAL.

TRANSFERÊNCIA Passagem de documentos do arquivo corrente para

o arquivo intermediário.

TRIAGEM Ver SELEÇÃO.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO Documento ou conjunto de documentos que se

toma por base para fins de armazenamento, notação e arranjo. VALOR ADMINISTRATIVO

Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.

Ver também VALOR PRIMÁRIO.

VALOR FISCAL Valor atribuído a documentos ou arquivos para

comprovação de operações financeiras ou fiscais.

VALOR HISTÓRICO Ver VALOR PERMANENTE.

VALOR INFORMATIVO Valor que um documento possui pelas informações

nele contidas, independente de seu valor probatório.

VALOR LEGAL Valor que um documento possui perante a lei para

comprovar um fato ou constituir um direito. Ver também VALOR PROBATÓRIO.

VALOR PERMANENTE Valor probatório ou valor informativo que justifica

a guarda permanente de um documento em um arquivo. Ver também VALOR SECUNDÁRIO.

VALOR PRIMÁRIO Valor atribuído aos documentos em função do

interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

VALOR SECUNDÁRIO

Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO PREVENTIVA

Além da guarda do documento, o arquivo deverá se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição.

A preservação envolverá as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos documentos.

O principal objetivo da conservação é o de estender

a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados.


17

A restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento.

Agentes exteriores que danificam os documentos Físicos: – Luminosidade : a luz é um dos fatores mais

agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos, por isso deve-se evitar a exposição dos documentos à luz natural (luz solar) e à reprodução, pois tais fatores causam o envelhecimento do papel.

– Temperatura : – Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradação do papel, que encontra na casa aproximada dos 22º sua temperatura ideal.

– Umidade: o excesso de umidade, bem como o clima muito seco também contribuem para a aceleração do processo de envelhecimento do documento.

Esses dois últimos fatores (temperatura e umidade)

são extremamente comuns a nossa realidade de país de clima tropical. A umidade é o conteúdo de vapor d’água presente no ar atmosférico, resultante da combinação dos fenômenos de evaporação e condensação d’água, que estão diretamente relacionados à temperatura do ambiente.

Todo o papel possui uma característica comum: o

seu caráter higroscópio, ou seja, toda a fibra de papel absorve água e perde água de acordo com a taxa de umidade existente no local em que está sendo mantido. Essa oscilação de umidade faz com que as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao perder umidade. Esse movimento brusco de contração e dilatação ocasiona rupturas na estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento.

A taxa adequada para a manutenção de um acervo é

a seguinte: temperatura de 22º a 25ºC, umidade relativa de 55%. A medição da temperatura se faz com o uso de termômetros, e a de umidade com higrômetros, podendo-se utilizar também o termoigrômetro (junção dos dois equipamentos).

Químicos: – Poluição atmosférica: a poluição atmosférica é

uma das principais causas da degradação química, representada normalmente pela poeira e fumaça.

– Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para sua deterioração.

– Gordura e oleosidade: o próprio manuseio dos documentos acaba por danificá-los, pois as mãos deixam oleosidade nos mesmos. Alguns documentos, como fotografias e negativos são ainda mais sensíveis que o papel comum, sendo recomendado a utilização de luvas de algodão ao manuseá-los.

– Objetos metálicos: deve-se evitar o uso de objetos metálicos, como grampos, clipes e colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e, conseqüentemente, acabarão por danificar os documentos. A opção, sempre que possível, deverá recair sobre clipes e colchetes (hastes) de plástico, que não causam tal problema.

Biológicos: – Insetos: Vários são os insetos que atacam os

documentos causando a deterioração dos mesmos. Dentre estes, podemos destacar as baratas, traças e brocas.

– Microorganismos: fungos. – Roedores: ratos. – Homem: danifica os documentos, por utilizá-lo

constantemente e nem sempre observar a melhor forma de conservá-los.

A melhor estratégia preventiva para evitar a

presença de insetos e roedores: • manter o local de guarda do acervo longe de

fontes de alimentos; • evitar comer e manter alimentos no local de

guarda do acervo ; • evitar que a cantina ou refeitório fiquem em sala

ao lado de guarda do acervo; • retirar o lixo do dia após o final do expediente,

evitando o pernoite do lixo; • substituir os vidros quebrados das janelas; • arejar os armários onde os livros estejam

guardados, abrindo suas portas por algumas horas.

Cuidados gerais na conservação dos

documentos: Documentos em papel: – As estantes e arquivos devem ser de metal

revestido de pintura (para evitar ferrugem) ; – Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os

documentos ; – Evitar qualquer tipo de comida junto aos

documentos; – Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas

crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradação. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversíveis onde aplicado ;

– Não escrever nos documentos; – Não dobrar as páginas; – Não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou

consultar; – Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer

outro líquido; – Para a remoção do pó das lombadas e partes

externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada


18

com tecido de filó ou gaze, para maior proteção do documento;

– Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão;

– Durante a limpeza, removem-se grampos metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos;

– Quando houver necessidade de observações nos documentos, utilizar lápis, que não agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correções, se necessário.

Fotografias: – Devem receber proteção individual de boa

qualidade; – Devem ser manuseadas com as luvas de algodão

e arquivadas em mobiliário de aço; – Não forçar a separação de uma fotografia da

outra; – Escrever o necessário somente no verso, com

lápis macio. Diapositivos (slides): – Utilizar materiais de acondicionamento

adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou polipropileno);

– Utilizar mobiliário metálico; produzir duplicatas para projeções freqüentes.

Microfilmes: – Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou

armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à umidade;

– Devem ser feitas duplicatas; – A sujeira deve ser removida com um pano limpo

que não solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner.

Disquetes e CD-ROM: – Usar os disquetes de boa qualidade; – Manter os disquetes em local fresco, seco e longe

do computador; – Usar programas antivírus; – Proteger o CD contra arranhões e poeira.

Caixas de arquivo: – Utilizar caixas de papelão ao invés das de

plástico, pois estas últimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas deverão ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e rasguem) e utilizando, quando necessário, calços, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas ;

Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo

devem ser feitas periodicamente para revisá-lo e manter a limpeza, pois higiene e limpeza são fatores essenciais de preservação e devem ser realizados em todas as fases do arquivamento.

Limpeza do assoalho: – Para se evitar a possibilidade dos documentos

serem molhados, o que traz danos irreversíveis para os mesmos, é recomendável que não haja a entrada de água no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, panos úmidos e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com água ;

– A remoção da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento para a superfície das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxílio de aspirador de pó, pois assim evita-se que a poeira fique em suspensão. Não se deve utilizar vassoura ou espanadores como na higienização doméstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de ter aspirador de pó, a vassoura revestida de pano levemente umedecido. É necessário que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra área do acervo.

– Em todo esse processo é fundamental que o pano de chão nunca esteja molhado. Para saber se está no ponto correto de utilização, deve-se torcer o pano até não pingar nenhum excesso de líquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou substituído por outro. A utilização do pano sujo causará apenas o deslocamento de sujidade de uma área para outra.

PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS

Entende-se por protocolo o conjunto de operações

visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. A atividade de protocolo é típica da fase

corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam bastante.

O protocolo realiza as seguintes atividades :


19

– Recebimento – Registro – Autuação – Classificação – Expedição/Distribuição – Controle/Movimentação

RECEBIMENTO É a etapa que consiste em receber os documentos

que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.

REGISTRO

É o procedimento no qual o protocolo cadastra os

dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.

AUTUAÇÃO

É o procedimento no qual documentos são

transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.

CLASSIFICAÇÃO

Uma vez recebidos os documentos, o protocolo

efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em

envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos.

Os documentos de natureza ostensiva (nem

sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.

EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO

É a atividade que consiste em enviar o documento

ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às

unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão.

Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.

CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)

É a atividade realizada pelo protocolo que consiste

em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo).

PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A Lei nº 8.159/1991, em seu parágrafo 3º define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Assim, podemos entender que qualquer atividade

que vise controlar o fluxo de documentos existente na instituição, de forma a assegurar a eficiência das atividades administrativas, estará inserida na gestão de documentos.

A gestão de documentos é atingida através do planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.

A gestão de documentos tem os seguintes objetivos

: • assegurar, de forma eficiente, a produção,

administração, manutenção e destinação de documentos;

• garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos;


20

• assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica;

• assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação;

• contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.

Fases As três fases básicas da gestão de documentos são:

produção, utilização e destinação. 1ª Fase (Produção) Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão

das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Recomenda-se, nessa fase, evitar a reprodução desnecessária de documentos, pois o

acúmulo desordenado de papéis implicará em maior dificuldade do controle das informações no arquivo.

2ª Fase (Utilização) Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos,

necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.

Essa fase envolve métodos de controle relacionados

às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. O arquivamento também será controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.

3ª Fase (Avaliação e Destinação) Envolve as atividades de análise, seleção e fixação

de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

Em arquivística o plano de classificação documental é o instrumento de gestão que organiza, em um plano intelectual, os tipos documentais produzidos e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação documental adotada e os organiza de forma hierárquica por meio das unidades de classificação.

A organização da documentação por assunto,

utilizando-se um plano de classificação, será abordada no item “Métodos de Arquivamento”, mais especificamente no tópico “Método ideográfico”.

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS VALOR DOS DOCUMENTOS

Basicamente, o documento é guardado pela

instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: primário/administrativo ou secundário/histórico.

Valor primário/administrativo: Refere-se aos

documentos que a instituição mantém em sua guarda para dar suporte às atividades que a mesma realiza no dia-a-dia. Está relacionado ao motivo pelo qual o documento foi criado e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, prescreverá administrativamente.

Valor histórico: o valor histórico, também chamado

de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos

documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, uma vez que, passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.

Enquanto o documento apresentar valor primário /

administrativo, ele será arquivado nas fases correntes ou intermediária. Ao prescrever administrativamente, o do-cumento poderá ser eliminado, quando não apresentar valor secundário/histórico, ou poderá ser recolhido à fase permanente, quando apresentar este valor. Uma vez que o valor secundário/histórico é definitivo, podemos concluir que documentos históricos jamais serão eliminados ou destruídos.


21

PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS

É o período em que o documento deve ser mantido

nos arquivos correntes e intermediários. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:

• freqüência de uso das informações contidas nos

documentos; • existência de leis ou decretos que regulem a

prescrição legal de documentos (prazos prescricionais);

• existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);

• necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais).

DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS

Todo documento, ao término de seu ciclo vital,

deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda permanente.

– Eliminação: quando o documento não apresentar valor histórico; ou

– Guarda permanente: quando o documento apresentar valor histórico.

Convém destacar que, na eliminação, os processos

mais indicados são a fragmentação e a reciclagem. O

processo de incineração, por não ser ecologicamente correto e inviabilizar o reaproveitamento do papel, deve ser evitado.

TABELA DE TEMPORALIDADE

É o instrumento resultante da etapa de Avaliação

dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária (período em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma Comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será aprovada por autoridade competente do órgão para que possa ser aplicada na instituição.

Cada instituição criará a sua tabela, que deverá

contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alterações ou inclusões deverão ser submetidas à Comissão que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento terá seu próprio prazo para as fases corrente e intermediária, bem como a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, não há prazo de guarda padrão nem máximo para os documentos nas fases corrente e intermediária; cada documento terá seu próprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comissão de Análise quando da elaboração da tabela.

Veja a seguir a estrutura da Tabela de

Temporalidade, com alguns dados hipotéticos:

Cód. Assunto Prazos de Guarda Dest. Final Obs. Corrente Intermed.

002 Planos, Programas e Projetos de Trabalho

5 anos 9 anos Guarda Permanente -

020.1 Legislação de Pessoal Enquanto Vigorar

- Guarda Permanente -

020.4 Sindicatos

5 anos 5 anos Guarda Permanente -

022.11 Cursos internos 5 anos - Guarda Permanente - 023.11 Admissão 5 anos 47 anos Eliminação - 024.1 Folha de Pagamento 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 024.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação -

026.13 Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Microfilmar 029.1 Folha de Ponto 5 anos 47 anos Eliminação Microfilmar

Os prazos acima variarão de acordo com o

documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como documentos destinados à eliminação e à guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituição, bem como a forma como esta

funciona (normas, regulamentos e outros) têm caráter histórico e serão preservados na fase permanente.

A partir dos dados acima, podemos verificar as

quatro situações em que o documento poder passar ao ser inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclo vital dos documentos, que seriam as seguintes:


22

– 1ª situação (exemplo do documento classificado

no código 024.2)

Neste caso, o documento é criado na fase corrente,

onde permanecerá durante determinado período (no exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da Escala de férias é de 2 anos) e será eliminado sem passar pelas fases seguintes. Assim, podemos afirmar que determinados documentos podem ser eliminados na fase corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o defina. Conclui-se ainda que o arquivamento nas três fases não é condição obrigatória para todos os documentos. Na verdade, a única fase em que todo documento, com certeza, passará, é a fase corrente, pois é nela que ele será criado.


no código 026.13)


cumprirá seu prazo de guarda na fase corrente (no exemplo esse prazo é de 5 anos) e, posteriormente, será transferido para a fase intermediária, cumprirá o prazo de guarda na fase intermediária (que no exemplo será de 95 anos). A passagem do documento da fase corrente para a fase intermediária é chamada de Transferência. No exemplo, passados os 95 anos na fase intermediária, o documento poderá ser eliminado sem chegar à fase permanente. Verificamos, assim, que o documento poderá ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase intermediária. O prazo da fase intermediária variará de documento para documento, de acordo com o definido na Tabela de Temporalidade.


no código 002)


no qual permanecerá por algum tempo (no exemplo o prazo de guarda na fase corrente é de 5 anos), sendo transferido para a fase intermediária no qual cumprirá

novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na fase intermediária é de 9 anos), antes de ser recolhido para a fase permanente, o que demonstra que, para a instituição em questão, tal documento tem valor histórico e jamais será eliminado. Observa-se que a passagem do documento para a fase permanente é chamada de recolhimento e, por conseguinte, apenas os documentos históricos são recolhidos.


no código 022.11)

Neste caso, o documento será criado na fase

corrente, onde permanecerá por determinado período (no exemplo, enquanto vigorar), e depois será recolhido ao arquivo permanente, sem passar pela fase intermediária. Observa-se que determinados documentos podem ser recolhidos (passarem para o arquivo permanente) sem serem transferidos (passarem pelo arquivo intermediário).

A figura a seguir demonstra o funcionamento do

ciclo vital dos documentos:

Destaque para as seguintes informações: 1) Todo documento será criado na fase corrente ; 2) A fase corrente será composta pelos arquivos

setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores;

3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente) ;


23

4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);

5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados;

6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na terceira (permanente) ;

SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS

É realizada no âmbito dos arquivos correntes e

intermediários por técnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação. A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação:

• eliminação: trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá de seu volume, podendo ser levada a efeito manual-mente ou através de trituradoras.

• transferência: envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhados de listagem, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final;

• recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e seu acesso público.

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

É o processo em que são estabelecidos prazos de

guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final dos documentos da instituição (eliminação ou guarda permanente). Na prática, é o ato de se criar a Tabela de Temporalidade, realizado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

A complexidade e abrangência de conhecimentos

exigidos pelo processo de avaliação de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios de

valor, a participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais.

Como justificativa para essa exigência, verifica-se a

necessidade de se identificar a utilidade das informações contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes técnicas integradas por profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento da instituição :

• arquivista ou responsável pela guarda dos documentos;

• autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão a que esteja subordinado o setor responsável pela guarda dos documentos;

• profissionais da área jurídica; • profissional da área financeira; • profissionais ligados ao campo de conhecimento

de que tratam os documentos, objeto de avaliação (historiador, economista, engenheiro, sociólogo, médico, estatístico, etc.).

Com base na Teoria das Três Idades, a aplicação

dos critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nessa fase de arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista técnico e gerencial.

Vantagens da avaliação para a instituição: – possibilita a eliminação de documentos

destituídos de valor primário e secundário, trazendo para a instituição ganho considerável de espaço físico ;

– diminui os gastos com recursos humanos e material, uma vez que não haverá necessidade de se conservar tantos documentos inúteis;

– facilita a recuperação das informações contidas no arquivo, uma vez que o volume de documentos guardados será menor, facilitando a busca.

SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO.

Arquivamento é o conjunto das operações

destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando sua localização futura.

ARQUIVAMENTO HORIZONTAL / VERTICAL

Quando do acondicionamento e guarda de

documentos em pastas, arquivos, prateleiras e gavetas, existem duas formas de arquivamento: horizontal e vertical.


24

Arquivamento horizontal: é aquele em que os

documentos são dispostos uns sobre os outros. Esta forma de arquivar é recomendável quando se deseja preservar os documentos, pois evita que os mesmos se dobrem ou amassem com o tempo. É indicado para os arquivos permanentes e para documentos de grandes dimensões, como plantas, mapas e desenhos. Não é indicado, entretanto, para arquivos onde a consulta é feita com freqüência, pois para que determinado documento seja consultado, é necessário que sejam retirados todos os documentos que se encontram sobre o mesmo.

Arquivamento vertical: É aquele em que os

documentos são dispostos um atrás do outro em gavetas ou estantes. É o método indicado para arquivos correntes, pois agiliza a busca e a localização dos documentos.

MÉTODOS DIRETOS / INDIRETOS

Com relação à ordenação dos documentos em um

arquivo, pode-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto é aquele em que a busca do

documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. É uma característica dos métodos que organizam documentos por nome (alfabético, geográfico, dicionário e enciclopédico).

Sistema indireto é aquele em que, para se localizar

o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. É o caso da utilização de fichários. É uma característica dos métodos que organizam os documentos por número (numérico simples, numérico cronológico, numérico dígito terminal, decimal e duplex).

Podemos identificar como os métodos mais

comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichários os seguintes métodos:

a) método alfabético; b) método numérico, que se divide em: numérico

simples, cronológico ou dígito-terminal ; c) método geográfico; d) método ideográfico. Vejamos detalhadamente cada um destes métodos:

MÉTODO ALFABÉTICO É o método que utiliza um nome existente no

documento para organizá-lo de forma alfabética, utilizando-se desse mesmo nome para localizar o referido documento, quando necessário. A ordenação alfabética utiliza todas as letras do nome, a fim de diferenciar os documentos que começam com as mesmas letras.

O método alfabético é um método DIRETO, pois não exige a adoção de índice para que o documento seja localizado. A busca se dá diretamente no documento.

Verifique alguns exemplos: 1) A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional

de seus empregados, utilizou o método alfabético (organização a partir dos nomes dos mesmos). Para tanto, foram organizados os seguintes nomes:

I – Alfredo Maia Rodrigues II – Severino Alves dos Santos Júnior III – Joaquim Pereira da Boa Morte IV – Maurício Soares Filho V – Maria Alves Villas Boas VI – Fernanda Moreira Aguiar A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes

acima expostos? a) I–VI–III–V–IV–II b) VI–V–IV–II–III–I c) II–V–I–VI–III–IV d) VI–III–I–II–IV–V e) I–II–III–IV–V–VI 2) No escritório de contabilidade “O Contador”

organizou as pastas referentes a seus clientes utilizando-se do método alfabético (por nome das empresas). Foram organizadas as seguintes pastas:

I – Supermercado Baratão II – A Feminina III – Curso Aprovação IV – O Globo V – Madeireira Cupim A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes

acima expostos? a) III–I–V–II–IV b) II–III–V–IV–I c) III–II–IV–V–I d) I–II–III–IV–V e) V–IV–III–II–I 3) A empresa Festil Eventos organizou suas fitas

de vídeo relativas aos eventos que organizou a partir dos nomes dos referidos eventos, utilizando-se do método alfabético. Dessa forma, foram organizadas as fitas dos seguintes eventos:

I – Primeiro Seminário de Arquivologia II – 3º Simpósio de Biblioteconomia III – XV Congresso de Direito IV – Quinto Encontro de Contadores do DF V – 75º Curso de Medicina Alternativa A seu ver, qual seria a ordem correta dos

eventos acima expostos?


25

a) I–II–IV–III–V b) I–II–IV–III–V c) III–I–IV–V–II d) III–V–IV–I–II e) V–IV–III–II–I As respostas corretas, ainda que pareçam

estranhas à primeira vista, seriam: 1) d 2) c 3) d Isto porque, apesar de, num primeiro momento,

organizar nomes em ordem alfabética parecer bastante simples, a tarefa é um pouco mais complicada do que parece. Quando os documentos são organizados por nomes de pessoas, instituições ou eventos, há uma série de regras a serem consideradas, como veremos a seguir.

Regras de Alfabetação

O arquivamento de nomes obedece a algumas,

chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes : 1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o

último sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Ariovaldo Dias Furtado Frank Menezes Gilberto Alves Resende Otacílio Guedes Marques Arquivam-se:

OBS.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

Exemplo: Daniele Firme Miranda Fábio Corrêa Miranda Luciano Corrêa Miranda Veneza Firme Miranda Arquivam-se:

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um

adjetivo ou ligados por hífen não se separam, quando transpostos para o início.

Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Arquivam-se:

3. Os sobrenomes formados com as palavras

Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.

Exemplo: Adriana Santa Fé João do Santo Cristo José Carlos São Paulo Ricardo Santa Rita Arquivam-se:

4. As iniciais abreviativas de prenomes têm

precedência na classificação de sobrenomes iguais.


26

Exemplo: E. Silva Edis Silva Estevão Silva Everaldo Silva Arquivam-se:

5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’,

da, do, e, um, uma, não são considerados. Exemplo: Arnaldo do Couto Márcio Mário do Nascimento Marcos Roberto Araújo da Silva Ricardo d’Andrade Arquivam-se:

6. Os sobrenomes que exprimem grau de

parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.

Exemplo: Edison Miranda Júnior Élvis Corrêa Miranda Júnior Osório Miranda Neto Márcio Cerqueira Sobrinho Wilson Rodrigues da Silva Filho

Arquivam-se:

7. Os títulos não são considerados na alfabetação.

São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo: Coronel Emérson Pontes Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Soldado Wilson R. Silva Arquivam-se:

8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo

último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nos 09 e 10).

Exemplos: Arnold Schwarzenegger George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se:


27

9. Os nomes espanhóis ou hispânicos (países de

língua espanhola) são registrados pelo penúltimo sobrenome, e, para isso, os dois últimos sobrenomes devem ser transpostos para o início.

Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar Juan Ramirez Abadía Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se:

10. Os nomes orientais – japoneses, chineses,

coreanos e árabes, por exemplo, – são registrados como se apresentam.

Exemplo: Abdulah Mustafah � (árabe) Law Kim Chong � (coreano) Li Yutang � (chinês) Sasazaki Yonoyama � (japonês) Arquivam-se:

11. Os nomes de firmas, empresas, instituições e

órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.

Exemplo: Antonio Silva & Cia. Associação dos Jornalistas Associação Educacional do DF A Tentação Companhia Petrolífera Nacional El País Embratel The Washington Post Arquivam-se:

12. Nos títulos de congressos, conferências,

reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas 3º Curso de Ciências Contábeis Quinto Congresso de Biblioteconomia 24.º Seminário de Direito Arquivam-se:

MÉTODO NUMÉRICO

Método Numérico Simples Quando o principal elemento a ser considerado em

um documento é o seu NÚMERO, a escolha deve recair sobre o método numérico simples.


28

Neste método, para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos. Como no momento da busca a procura acontecerá a partir de um nome, este método exige a adoção de um índice alfabético, também chamado de onomástico, que permitirá identificar o número de cada documento e, assim, possibilitar sua localização. Os métodos que se utilizam de índices são chamados de INDIRETOS.

Podemos citar como exemplo o arquivamento de

pastas funcionais, quando é utilizada a matrícula do funcionário ou ainda o arquivamento de contratos, quando estes são organizados por seus números.

Método Numérico-Cronológico

Neste método, os documentos serão organizados

tomando-se por base uma data, que, em geral, mas não necessariamente, é a data de produção do documento ou o período a que este se refere. É o método ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contábeis (balanços, balancetes, diários) e contas a pagar/a receber depois que estas já foram agrupadas por credor/devedor.

Podemos citar como exemplo de utilização do

método numérico-cronológico a organização de prontuários médicos feita por instituições de saúde que, normalmente, se utilizam da data de nascimento do paciente, informação esta que será necessária quando da localização dos referidos documentos.

Método Numérico-dígito-terminal

Algumas instituições, ao organizar seus

documentos a partir de números a eles atribuídos, deparam-se com o seguinte problema: muitas vezes tais números são extremamente grandes e difíceis de se trabalhar. Neste caso, a fim de agilizar a recuperação do documento, é indicado o uso do método dígito-terminal.

Este método consiste em decompor o número do

documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois últimos dígitos. Vejamos o exemplo a seguir:

Número do documento: 834.695 Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 83-

46-95. Este documento será arquivado na pasta relativa

àqueles terminados em 95. Nesta pasta, como todos terminarão em 95, os documentos serão organizados a partir dos dois dígitos imediatamente anteriores (no caso 46).

Este método apresenta como vantagem maior

rapidez na localização dos documentos, uma vez que dispensa a necessidade de se trabalhar com números difíceis de serem memorizados.

Observe a seguir um comparativo entre os métodos

numéricos simples e dígito-terminal:

Números a serem organizados

Método numérico simples

Método dígito-terminal

34.758 254.786 915.698

7.666 477.998

7.666 34.758

254.786 477.998 915.698

03-47-58 00-76-66 25-47-86 91-56-98 47-79-98

Verifica-se que, enquanto o método numérico simples organiza os documentos em ordem crescente, a partir do valor total dos números, o método dígito terminal organiza os documentos pelos dois últimos algarismos, observando os dois anteriores apenas para efeito de ordenação quando os dois últimos algarismos são iguais.

MÉTODO GEOGRÁFICO

Neste método, os documentos serão de acordo com

o local ou setor em que foram produzidos (procedência). É o caso, por exemplo, de uma instituição que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermediário, organize os documentos separando-os por cidade, quando estas pertencerem ao mesmo estado, em que está localizada a filial. Neste caso, estará sendo utilizado o método geográfico.

O método geográfico poderá ser utilizado quando a

organização dos documentos for feita por estado, pais ou cidade, situações em que algumas regras deverão ser consideradas:

a) Organização por estado Quando o arquivo for organizado por estado, os

mesmos deverão estar dispostos em ordem alfabética, sendo que, dentro de cada estado, a primeira cidade deverá ser, necessariamente, a capital, independentemente da ordem alfabética desta em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.

Exemplo:


29

Note que os estados estão ordenados alfabeticamente e, em cada estado, a capital está inserida em primeiro lugar, sendo que as demais cidades vêm na seqüência, em ordem alfabética.

a) Organização por país Quando o arquivo for organizado por país, os

mesmos deverão estar dispostos em ordem alfabética, sendo que, dentro de cada país, a primeira cidade deverá ser, necessariamente, a capital, independentemente da ordem alfabética desta em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.

Exemplo:

Note que os países estão ordenados alfabeticamente

e, em cada país, a capital está inserida em primeiro lugar, sendo que as demais cidades vêm na seqüência, em ordem alfabética.

c) Organização por cidade Quando o arquivo for organizado por cidade (sem o

cuidado de separação por estado), as mesmas deverão ser ordenadas alfabeticamente, colocando-se, ao final de cada cidade, o estado correspondente, para diferenciar cidades com o mesmo nome em estados diferentes.

Exemplo:

Já no caso de cidades de estados diferentes

organizados sob uma mesma pasta/gaveta, há que se observar somente a ordem alfabética das cidades, sem a preocupação da precedência das capitais com relação às demais cidades. No entanto, há que se destacar, entre parênteses, ao final de cada cidade, o estado a que esta

pertence, pois é comum a existência de mais de uma cidade com o mesmo nome em estados diferentes.

Exemplo: – Anápolis (Goiás) – Belém (Pará) – Campinas (São Paulo) – Campinas (Tocantins) – Fortaleza (Ceará) – Guarulhos (São Paulo) – Lages (Santa Catarina) – São Paulo (São Paulo) Nos casos em que a organização geográfica tenha

como objeto a separação de cidades pertencentes ao mesmo país, deve-se observar a precedência da capital em relação às demais, cidades, que virão ordenadas alfabeticamente.

Exemplo: Pasta dos Estados Unidos: – Washington – Chicago – Dallas – Los Angeles – New York – San Francisco Temos ainda o exemplo do Arquivo Central da

empresa, que centralizará os documentos dos diversos setores da instituição, separando-os por local de produção.

MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)

O método ideográfico é aquele que separa os

documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, estes podem ser

aplicados levando-se em consideração seus nomes ou códigos números a eles atribuídos. Desta forma, veremos que o método ideográfico pode ser ALFABÉTICO ou NUMÉRICO. Estes, por sua vez, separam-se em dicionário ou enciclopédico, no caso dos alfabéticos e decimal ou duplex, no caso dos numéricos.

Vejamos a aplicação destes métodos tomando-se

por base o exemplo seguinte: Suponha que determinada empresa identificou

como assuntos passíveis de existência de documentos em seus arquivos os seguintes temas:

– Férias – Abono – Contas a pagar – Contas a receber – Controle de estoque – Admissão – Demissão – Salários


30

Aplicando-se o método ideográfico alfabético dicionário, os temas seriam organizados levando-se em consideração apenas sua ordenação alfabética, como seria feito num dicionário, daí sua denominação. Desta forma, a organização seria a seguinte:

No método ideográfico alfabético enciclopédico, no

entanto, os assuntos serão agrupados sob títulos gerais, sendo estes últimos organizados alfabeticamente. Assim, os assuntos serão organizados hierarquicamente dentro de cada área. Veja o exemplo abaixo a partir dos assuntos já apresentados.

FINANCEIRO

Contas a pagar Contas a receber

MATERIAL Compra de material Controle de estoque

PESSOAL Abono Admissão Demissão Férias Salários

Observe que os assuntos foram agrupados

hierarquicamente dentro de cada título geral, que, por sua vez, foram organizados alfabeticamente. Cada assunto poderá, por sua vez, ser subdivido em subtemas, caso seja necessário.

A fim de facilitar o arquivamento, o método

ideográfico poderá ser utilizado a partir de códigos atribuídos a cada assunto, caso em que estarão presentes os métodos DUPLEX ou DECIMAL.

Em ambos os casos, os assuntos serão organizados

em títulos gerais, dentro dos quais estarão presentes, de forma hierarquizada, os assuntos específicos, a exemplo do método enciclopédico visto anteriormente. A diferença básica entre os métodos duplex e o decimal reside no fato de que, enquanto o método duplex permite a criação de infinitas classes, o método decimal limita a criação das classes a 10.

No exemplo em questão, poderíamos exemplificar a utilização do método duplex :

1- FINANCEIRO

1-1 Contas a pagar 1-2 Contas a receber

2- MATERIAL 2-1 Compra de material 2-2 Controle de estoque

3- PESSOAL 3-1 Abono 3-2 Demissão de pessoal 3-3 Férias 3-4 Salários

Aplicação Prática do Método Ideográfico

Não existem na Arquivologia esquemas

padronizados de classificação por assunto, como ocorre em relação à Biblioteconomia – Classificação Decimal de Dewey (CDD) e Classificação Decimal Universal (CDU).

Assim, cada instituição deverá, de acordo com suas

peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação, em que os assuntos devem ser grupados sob títulos principais e estes subdivididos em títulos específicos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares.

O plano de classificação servirá para organizar os

documentos a partir de seus assuntos, o que facilitará a aplicação da tabela de temporalidade que, como já foi visto anteriormente, atribui a estes assuntos prazos de guarda específicos.

A elaboração do plano de classificação exigirá um

estudo completo da organização (suas finalidades, funcionamento, etc.), além de um levantamento minucioso da documentação arquivada por esta.

Tomemos como exemplo alguns códigos de

classificação com respectivos assuntos constantes no plano de classificação desenvolvido pelo CONARQ e sugerido às instituições públicas do poder Executivo Federal:

Neste plano de classificação, foi utilizado o método

decimal, que divide cada assunto em até 10 classes derivadas, e cada uma destas poderá ser dividida em, no máximo, mais 10, sucessivamente, de acordo com a necessidade de cada instituição.

020 – Pesssoal 022 – Aperfeiçoamento e treinamento 022.1 – Cursos 022.12 – Promovidos por outras instituições 022.121 – No Brasil 022.122 – No exterior


31

Este Plano de Classificação servirá de base para a Tabela de Temporalidade, que indicará os prazos de guarda e a destinação final de cada documento. Dessa forma, a ordenação ideográfica, quando combinada com a cronológica, facilitará a etapa de eliminação, transferência ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes estarão organizados por assunto, e cada assunto estará com sua temporalidade definida na Tabela em questão.

Na prática, os documentos serão classificados de

acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos seus códigos de classificação, que servirá para identificar o prazo de guarda e a destinação final de cada um. Assim, antes de serem arquivados, os documentos deverão ser classificados, de acordo com o código de classificação da instituição.

ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO

Apesar de existirem várias formas de se organizar

documentos, não é possível identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentação a ser tratada. Em suma, o melhor método de arquivamento dependerá exclusivamente das características dos documentos em questão. Determinados tipos de documentos, se organizados com métodos inadequados, dificilmente serão localizados no futuro.

O método de arquivamento é determinado,

portanto, pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a instituição adotar quantos métodos forem necessários para bem organizar seus documentos.

Tome como exemplo o arquivamento de Notas

Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria talvez o método numérico simples como solução para o bom acondicionamento desses documentos. Ocorre que, ao se levar em consideração a estrutura da entidade, poder-se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o documento (método geográfico); dentro de cada unidade, essas notas poderiam ser separadas por tipo de produto (método ideográfico), e ainda, dentro de cada produto, por fornecedor (método alfabético simples) e pela data de expedição da referida nota (método numérico-cronológico).

Observe que a instituição pode adotar quantos

métodos forem necessários para bem ordenar seus documentos, podendo inclusive combinar os métodos entre si, procurando melhor organizar sua documentação. A combinação de métodos pré-estabelecidos para ordenar o arquivo é chamado de arranjo ou classificação e deve ser feito antes de se colocar os documentos em seus lugares.

A utilização da guia-fora, quando da busca do

documento, facilitará sobremaneira o controle de saída dos documentos que, porventura, tenham sido emprestados. Por guia-fora entende-se um formulário no qual o profissional de arquivo anota os dados do documento e a data de saída do mesmo, colocando-o no local do documento emprestado, de forma a identificar a saída do mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal guia será inutilizada ou destinada a servir de base para um levantamento estatístico das atividades do arquivo.

Vejamos um exemplo em que seja necessário

combinar vários métodos para se encontrar uma maneira na qual os documentos sejam organizados de forma adequada:

O curso preparatório para concursos, com unidades

em Goiânia-GO e Belo Horizonte-MG, contratou empresa especializada em organização de arquivos para tratar de parte de seu acervo, constituído basicamente por contratos. Após análise da documentação, a empresa optou por organizar da seguinte forma:

1) Separar os contratos por unidades produtoras

dos contratos (utilizou-se, portanto, o método geográfico de arquivamento).

2) Dentro de cada unidade produtora, buscou-se organizar os contratos por ano de produção, de forma a identificar os documentos mais antigos e facilitar a eliminação destes, quando cumpridos os prazos expressos na tabela de temporalidade da instituição (utilizou-se, neste caso, o método numérico-cronológico).

3) Dentro do ano, os contratos foram ordenados por curso (contratos para o curso do MEC, da Polícia Federal, etc). Verifica-se aí a utilização do método alfabético (pelo nome da instituição).

O arranjo dado a este arquivo pode ser

exemplificado conforme o esquema a seguir: Belo Horizonte (MG)

2007 Anvisa TRE-MG

2008 Anatel MinC

Goiânia (GO) 2007

MTE Saneago

2008 MCT TRE-GO


32

Neste caso, o método principal utilizado foi o de arquivamento por local (método geográfico), tendo sido empregados, como métodos secundários, o método numérico cronológico e o método alfabético.

Uma vez que o documento conservado no arquivo

intermediário ainda atende ao setor que o acumulou, o

arranjo ou classificação adotado pelo arquivo corrente não deve ser alterado quando da transferência para a segunda idade, já que, teoricamente, foi planejado e executado de forma que atenda ao setor em que o documento foi acumulado.

NOÇÕES DE APLICAÇÕES DE TECNOLOGIAS GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é o processo de converter documentos em suporte de papel ou microfilme para um formato eletrônico representado pela figura de uma páginas e o seu gerenciamento por meio de um software permite que estes sejam indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados. Os documentos são convertidos através de um equipamento chamado scanner.

Uma vez convertido em imagem eletrônica, cada

documento é nomeado e indexado através de informações obtidas dele mesmo, como títulos, nomes, datas ou outras identificações e, então, arquivado eletronicamente. Mais tarde, os documentos podem ser recuperados pesquisando-se através dos índices digitados (título ou o código de identificação).

Se desejado, o computador pode “ler” o texto de

cada página (imagem) por meio de um processo chamado Reconhecimento Óptico de Caráteres – OCR de que cria um arquivo de texto, o qual pode ser usado para indexar o documento.

A implantação do GED não assegura à instituição a

eliminação completa de seus arquivos em suporte papel, pois muitos documentos devem ter seus originais arquivados para fins de prova documental ou mesmo pelo seu valor histórico. CERTIFICAÇÃO DIGITAL

Os computadores e a Internet são largamente

utilizados para o processamento de dados e para a troca de mensagens e documentos entre cidadãos, governo e empresas. No entanto, estas transações eletrônicas necessitam da adoção de mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas. A certificação digital é a tecnologia que provê estes mecanismos.

No cerne da certificação digital está o certificado

digital, um documento eletrônico que contém o nome, um número público exclusivo denominado chave pública e muitos outros dados que mostram quem somos para as pessoas e para os sistemas de informação. A chave pública

serve para validar uma assinatura realizada em documentos eletrônicos.

A certificação digital tem trazido inúmeros

benefícios para os cidadãos e para as instituições que a adotam. Com a certificação digital é possível utilizar a Internet como meio de comunicação alternativo para a disponibilização de diversos serviços com uma maior agilidade, facilidade de acesso e substancial redução de custos. A tecnologia da certificação digital foi desenvolvida graças aos avanços da criptografia nos últimos 30 anos.

CRIPTOGRAFIA

A palavra criptografia tem origem grega e significa

a arte de escrever em códigos de forma a esconder a informação na forma de um texto incompreensível. A informação codificada é chamada de texto cifrado. O processo de codificação ou ocultação é chamado de cifragem, e o processo inverso, ou seja, obter a informação original a partir do texto cifrado, chama-se decifragem.

A cifragem e a decifragem são realizadas por

programas de computador chamados de cifradores e decifradores. Um programa cifrador ou decifrador, além de receber a informação a ser cifrada ou decifrada, recebe um número chave que é utilizado para definir como o programa irá se comportar. Os cifradores e decifradores se comportam de maneira diferente para cada valor da chave. Sem o conhecimento da chave correta não é possível decifrar um dado texto cifrado. Assim, para manter uma informação secreta, basta cifrar a informação e manter em sigilo a chave.

Sigilo utilizando criptografia assimétrica


33

Atualmente existem dois tipos de criptografia: a

simétrica e a de chave pública. A criptografia simétrica realiza a cifragem e a decifragem de uma informação através de algoritmos que utilizam a mesma chave, garantindo sigilo na transmissão e armazenamento de dados. Como a mesma chave deve ser utilizada na cifragem e na decifragem, a chave deve ser compartilhada entre quem cifra e quem decifra os dados. O processo de compartilhar uma chave é conhecido como troca de chaves. A troca de chaves deve ser feita de forma segura, uma vez que todos que conhecem a chave podem decifrar a informação cifrada ou mesmo reproduzir uma informação cifrada.

Os algoritmos de chave pública operam com duas

chaves distintas: chave privada e chave pública. Essas chaves são geradas simultaneamente e são relacionadas entre si, o que possibilita que a operação executada por uma seja revertida pela outra. A chave privada deve ser mantida em sigilo e protegida por quem gerou as chaves. A chave pública é disponibilizada e tornada acessível a qualquer indivíduo que deseje se comunicar com o proprietário da chave privada correspondente.

ALGORITMOS CRIPTOGRÁFICOS DE CHAVE PÚBLICA

Os algoritmos criptográficos de chave pública

permitem garantir tanto a confidencialidade quanto a autenticidade das informações por eles protegidas. CONFIDENCIALIDADE

O emissor que deseja enviar uma informação sigilosa deve utilizar a chave pública do destinatário para cifrar a informação. Para isto é importante que o destinatário disponibilize sua chave pública, utilizando, por exemplo, diretórios públicos acessíveis pela Internet.

Sigilo utilizando criptografia assimétrica

O sigilo é garantido, já que somente o destinatário

que possui a chave privada conseguirá desfazer a operação de cifragem, ou seja, decifrar e recuperar as informações originais. Por exemplo, para Alice compartilhar uma informação de forma secreta com Beto, ela deve cifrar a informação usando a chave pública de Beto. Somente Beto

pode decifrar a informação pois somente Beto possui a chave privada correspondente.

AUTENTICIDADE

No processo de autenticação, as chaves são

aplicadas no sentido inverso ao da confidencialidade. O autor de um documento utiliza sua chave privada para cifrá-lo de modo a garantir a autoria em um documento ou a identificação em uma transação. Esse resultado só é obtido porque a chave privada é conhecida exclusivamente por seu proprietário.

Autenticidade utilizando criptografia assimétrica

Assim, se Alice cifrar uma informação com sua

chave privada e enviar para Beto, ele poderá decifrar esta informação pois tem acesso à chave pública de Alice. Além disto, qualquer pessoa poderá decifrar a informação, uma vez que todos conhecem a chave pública de Alice. Por outro lado, o fato de ser necessário o uso da chave privada de Alice para produzir o texto cifrado caracteriza uma operação que somente Alice tem condições de realizar.

ASSINATURA DIGITAL

O mesmo método de autenticação dos algoritmos de

criptografia de chave pública operando em conjunto com uma função resumo, também conhecido como função de hash, é chamada de assinatura digital.

O resumo criptográfico é o resultado retornado por

uma função de hash. Este pode ser comparado a uma impressão digital, pois cada documento possui um valor único de resumo e até mesmo uma pequena alteração no documento, como a inserção de um espaço em branco, resulta em um resumo completamente diferente.

Assinatura digital utilizando algoritmos de chave pública


34

A vantagem da utilização de resumos criptográficos no processo de autenticação é o aumento de desempenho, pois os algoritmos de criptografia assimétrica são muito lentos. A submissão de resumos criptográficos ao processo de cifragem com a chave privada reduz o tempo de operação para gerar uma assinatura por serem os resumos, em geral, muito menores que o documento em si. Assim, consomem um tempo baixo e uniforme, independente do tamanho do documento a ser assinado.

Na assinatura digital, o documento não sofre

qualquer alteração e o hash cifrado com a chave privada é anexado ao documento.

Conferência da assinatura digital

Para comprovar uma assinatura digital é necessário

inicialmente realizar duas operações: calcular o resumo criptográfico do documento e decifrar a assinatura com a chave pública do signatário. Se forem iguais, a assinatura está correta, o que significa que foi gerada pela chave privada corresponde à chave pública utilizada na verificação e que o documento está íntegro. Caso sejam diferentes, a assinatura está incorreta, o que significa que pode ter havido alterações no documento ou na assinatura pública. DOCUMENTO EM PAPEL X DOCUMENTO ELETRÔNICO

A semelhança da assinatura digital e da assinatura

manuscrita restringe-se ao princípio de atribuição de autoria a um documento. Na manuscrita, as assinaturas seguem um padrão, sendo semelhantes entre si e possuindo características pessoais e biométricas de cada indivíduo.

Ela é feita sobre algo tangível, o papel, responsável

pela vinculação da informação impressa à assinatura. A veracidade da assinatura manuscrita é feita por uma comparação visual a uma assinatura verdadeira tal como aquela do documento de identidade oficial.

Assinatura manuscrita

Nos documentos eletrônicos não existe um modo

simples para relacionar o documento com a assinatura. Ambos são compostos apenas pela representação eletrônica de dados, ou seja, por uma seqüência de bits (0s e 1s), que necessitam de um computador para a sua visualização e conferência. Na assinatura digital, a

assinatura gerada é diferente para cada documento, pois está relacionada ao resumo do documento.

Assinatura Digital

Apesar das diferenças, a técnica de assinatura

digital é uma forma eficaz de garantir autoria de documentos eletrônicos. Em agosto de 2001, a Medida Provisória 2.200 garantiu a validade jurídica de documentos eletrônicos e a utilização de certificados digitais para atribuir autenticidade e integridade aos documentos. Este fato tornou a assinatura digital um instrumento válido juridicamente.

O texto acima demonstra que o provimento de

autenticação em documentos eletrônicos é viável tecnicamente, mas ainda restam duas questões fundamentais: como conseguir as chaves públicas? Como garantir a identidade do proprietário do par de chaves? A resposta a ambas as questões é o certificado digital.

CERTIFICADO DIGITAL

O certificado digital é um documento eletrônico

assinado digitalmente e cumpre a função de associar uma pessoa ou entidade a uma chave pública. As informações públicas contidas num certificado digital são o que possibilita colocá-lo em repositórios públicos.

Um Certificado Digital normalmente apresenta as

seguintes informações: • nome da pessoa ou entidade a ser associada

à chave pública • período de validade do certificado • chave pública • nome e assinatura da entidade que assinou

o certificado • número de série.

Certificado Digital da Autoridade Certificadora Raiz

Brasileira – ICP Brasil


35

Um exemplo comum do uso de certificados digitais

é o serviço bancário provido via Internet. Os bancos possuem certificado para autenticar-se perante o cliente, assegurando que o acesso está realmente ocorrendo com o servidor do banco. E o cliente, ao solicitar um serviço, como por exemplo, acesso ao saldo da conta corrente, pode utilizar o seu certificado para autenticar-se perante o banco. Serviços governamentais também têm sido implantados para suportar transações eletrônicas utilizando certificação digital, visando proporcionar aos cidadãos benefícios como agilidade nas transações, redução da burocracia, redução de custos, satisfação do usuário, entre outros. Alguns destes casos de uso são:

GOVERNO FEDERAL: o Presidente da República e Ministros têm utilizado certificados digitais na tramitação eletrônica de documentos oficiais, que serão publicados no Diário Oficial da União. Um sistema faz o controle do fluxo dos documentos de forma automática, desde a origem dos mesmos até sua publicação e arquivamento.

RESPONSABILIDADE

A certificação digital traz diversas facilidades,

porém seu uso não torna as transações realizadas isenta de responsabilidades. Ao mesmo tempo que o uso da chave privada autentica uma transação ou um documento, ela confere o atributo de não-repúdio à operação, ou seja, o usuário não pode negar posteriormente a realização daquela transação. Por isto, é importante que o usuário tenha condições de proteger de forma adequada a sua chave privada.

Existem dispositivos que incrementam a proteção

das chaves, como os cartões inteligentes (smart cards). Eles se assemelham – em formato e tamanho – a um cartão de crédito convencional. Os smart cards são um tipo de hardware criptográfico dotado de um microprocessador com memória capaz de armazenar e processar diversos tipos de informações. Com eles é possível gerar as chaves e mantê-las dentro de um ambiente seguro, uma vez que as operações criptográficas podem ser realizadas dentro do próprio dispositivo.

Alguns usuários preferem manter suas chaves

privadas no próprio computador. Neste caso, são necessárias algumas medidas preventivas para minimizar a possibilidade de se comprometer a sua chave privada:

• caso o software de geração do par de chaves ofereça a opção de proteção do acesso à chave privada através de senha, essa opção deve ser ativada, pois assim há a garantia de que, na ocorrência do furto da chave privada, a mesma esteja cifrada;

• não compartilhar com ninguém a senha de acesso à chave privada;

• não utilizar como senha dados pessoais, palavras que existam em dicionários ou somente números, pois são senhas facilmente descobertas. Procurar uma senha longa, com caracteres mistos, maiúsculos e minúsculos, números e pontuação;

• em ambiente acessível a várias pessoas, como em um escritório, usar produtos de controle de acesso ou recursos de proteção ao sistema operacional, como uma senha de sistema ou protetor de tela protegido por senha;

• manter atualizado o sistema operacional e os aplicativos, pois versões mais recentes contêm correções que levam em consideração as vulnerabilidades mais atuais;

• não instalar o certificado com a chave privada em computadores de uso público.

Em caso de suspeita de comprometimento da chave

privada, seja por uma invasão sofrida no computador ou pelo surgimento de operações associadas ao uso da chave que não sejam de conhecimento do seu proprietário, a revogação do certificado deve ser solicitada o mais rapidamente possível à AC responsável pela sua emissão. Além disso, é necessário estar alerta às recomendações da DPC quanto aos procedimentos necessários a revogação do certificado.

O VALIDADE

O certificado digital, diferentemente dos

documentos utilizados usualmente para identificação pessoal como CPF e RG, possui um período de validade. Só é possível assinar um documento enquanto o certificado é válido. É possível, no entanto, conferir as assinaturas realizadas mesmo após o certificado expirar.

O certificado digital pode ser revogado antes do

período definido para expirar. As solicitações de revogação devem ser encaminhadas à AC que emitiu o certificado ou para quem foi designada essa tarefa. As justificativas podem ser por diversos fatores como comprometimento da chave privada, alterações de dados do certificado ou qualquer outro motivo.

NOÇÕES DE

A AC

número de schamado Lpublica. O loDPC da ACpróprio certium endereçoLCRs são pcada AC deconsultadas certificado p

Após

todas as atornam-se inrevogação dforma de garperíodo de vcaracterístic

Existe

a um docucarimbos apermitindo d

DIGITAL Digit

ou sinal anase dá atravéscâner, escân

A uti

scanners, ppapel e matmicrofilmes digitais, acevolumes darmazenado MICROF

Comoarquivo se aCD, disquenecessidade documentosdos mesmoarquivo (mudigitalização

Micro

uma cópia (microfilme

E ARQUIVOL

C, ao recebersérie do certiista de Certocal de publi

C que emitiu oificado possuo WEB que c

publicadas deefinir. Essas

a qualquer permanece vá

a revogaçãassinaturas rnválidas, masdo certificado rantir que estvalidade do ca?

em técnicas pumento, chamadicionam umdeterminar qu

LIZAÇÃO

alização é o alógico é trans de um diginer) ou de um

ilização de dpermitem queteriais similare microficha

essíveis em de informas em ambien

ILMAGEM

o foi visto aapresentam emete...). Ocor

de se alte, de forma a s. As princiudança de suo.

ofilmagem édo docum

ou microfich

LOGIA _____

r e analisar oificado a um tificados Revcação das LCo certificado,ui um campocontém o arqe acordo com

listas são púmomento p

álido ou não.

ão ou expirarealizadas cos as assinatura

continuam vta operação focertificado. M

para atribuir amadas carimbma data e uando o docu

processo pelnsformado emtalizador de i

m transdutor d

dispositivos ee documentores, filmes neas sejam concomputador.

ação documnte digital o

M

anteriormentem diversos tiprre que, everar o supor

garantir o acipais técnicauporte) são a

é uma técnicmento em foha).

___________

o pedido, addocumento

vogados (LCCRs está decl e em muitos

o com apontaquivo com a Lm a periodicid

úblicas e popara verificar

ação do cerom este ceas realizadas

válidas se houoi realizada dMas como ob

a indicação dbo de temp

hora à asumento foi ass

lo qual uma m código digiimagens (ou de sinais.

eletrônicos, cos originalmeegativos e pvertidos em Com isso,

mental podeo que permit

e, os documepos de suportventualmenterte de detercesso e a presas de atualiza microfilmag

ca que permormato micr

___________

36

diciona o assinado

CR) e a arado na s casos o ador para LCR. As dade que odem ser r se um

rtificado, ertificado

antes da uver uma durante o bter essa

de tempo o. Estes sinatura, sinado.

pomcsvc

stemtêrc

imagem ital. Isso scanner,

como os ente em

positivos, arquivos grandes

em ser te serem

dsc

pmc(f

entos de e (papel, , há a

rminados servação

zação de gem e a

mite criar rográfico

___________

Linha do

O usuápara a AC apo usuário pomesmo o par comprometidasem data finavalidade do cconfiança entr

Essa

substituição ecnologicame

mudanças ocoêm como obelação às té

contidas no ce

disponibilizadsistema de Gconhecido com

A digi

para o códigomovimento (vcomo as grasulcos) e em

fitas magnétic

___________

tempo do cer

ário pode soliós a perda de

ode manter ode chaves, s

a. Mas, por al de validadcertificado rere seu titular

renovação pda chave

ente mais avorridas nos dabjetivo tornarécnicas de ertificado.

das e reutilizaGerenciamentmo GED ou e

talização tamo digital de vídeos), origavações em

m sinal eletrocas.

Mi

__________

rtificado e ass

icitar a renove validade deos dados doe a chave prique não em

de? Porque a enova-se tame a AC.

pode ser nprivada

vançada ou ados do usuárr mais robuscertificação

adas, como, pto Eletrônicoem bancos de

mbém comprsinais de aú

ginalmente ediscos fono

omagnético a

icrofilme

___________

sinatura digi

vação do certeste. Na solico certificado ivada não tiv

mitir os certifcada renova

mbém a relaç

necessária ppor uma

devido a porio. Essas altesta a seguran

e às inform

por exemplo, o de Docume imagens ou

reende a conúdio e imagem outros foográficos emanalógico em

_____

tal

tificado citação, e até

ver sido ficados

ação da ção de

para a outra

ossíveis erações nça em mações

em um mentos, áudio.

nversão ens em ormatos m vinil

fios e


37

A adoção da microfilmagem exigirá da instituição equipamentos que permitam ler tais documentos, chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfichas, que, em alguns casos, permitem a geração de uma cópia em papel do documento microfilmado.

A primeira e mais importante razão para justificar o

uso do microfilme é a economia de espaço. O microfilme é uma imagem reduzida de uma forma maior; é portanto o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer.

Arquivo de microfilmes

Essa redução de espaço é garantida pelo valor legal

do microfilme, que significa que o mesmo possui o mesmo valor do documento original em papel, que serviu de base para sua criação, e poderá substituí-lo nos casos em que não tiver valor histórico. Em se tratando de documentos

permanentes (de valor histórico), os documentos originais não poderão ser eliminados.

Para organizar o arquivo de microfilmes, há

arquivos próprios como mostrado na figura a seguir. Para permitir a localização dos documentos, cada rolo deverá conter um índice. Por fora das gavetas são marcados os códigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fácil a consulta. Naturalmente deverá haver junto do arquivo um aparelho para a leitura dos microfilmes.

Poderíamos enumerar os seguintes benefícios para

o uso da microfilmagem: – Validade Legal – a microfilmagem é um processo

reprográfico autorizado pela Lei nº 5.433, de 8/5/1968, e pelo Decreto nº 1.799 de 30/1/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original;

– Redução sensível de espaço; – Acesso fácil e rápido, conseqüência das pequenas

dimensões das microformas, da eficiência de sua catalogação e indexação, comparativamente aos arquivos convencionais em papel;

– Segurança, por se tratar de um material fotográfico, além de permitir reproduções com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurança), protegido de sinistros (essa cópia de segurança deverá, obrigatoriamente, estar em local separado da cópia de trabalho );

– Garantia da confidencialidade das informações, visto que a olho nu é impossível visualizar qualquer informação;

– Durabilidade – respeitando-se a determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.

LEGISLAÇÃO

Lei 8.159, de 08/01/1991 – Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei:

CAPÍTULO I Disposições Gerais

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão

documental e a de proteção especial a documentos de

arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta

lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.


38

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos

públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º A Administração Pública franqueará a

consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização

pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados

como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles

em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por

instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10º Os documentos de valor permanente são

inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III

Dos Arquivos Privados

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser

identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de

interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos

privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de

interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades

religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições

Arquivísticas Públicas

Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.


39

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder

Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder

Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e

municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.

CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos

Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos

documentos públicos.(Vide Lei nº 12.527, de 2011) Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que

deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. Regulamento (Vide Lei nº 12.527, de 2011)

§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.

§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.

Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer

instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. (Vide Lei nº 12.527, de 2011)

Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

Disposições Finais

Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de

Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).

§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua

publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho Decreto 4.073, de 03/01/2002 – Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

DECRETA:

Capítulo I

DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.


40

Art. 2o Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do

Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;

III - propor ao Ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;

V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária;

VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;

VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;

VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;

IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;

X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de interesse público e social de arquivos privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR;

XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados;

XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;

XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;

XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática.

Art. 3o São membros conselheiros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o

presidirá; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judiciário

Federal;

IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;

V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Públicos

Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Públicos

Municipais; VIII - um representante das instituições

mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associações de arquivistas; X - três representantes de instituições que

congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.

§ 1o Cada Conselheiro terá um suplente. § 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e

respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.

§ 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de Estado da Justiça, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

§ 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução.

§ 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.

Art. 4o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio

técnico e administrativo ao CONARQ. Art. 5o O Plenário, órgão superior de deliberação do

CONARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros.

§ 1o O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional.

§ 2o As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário ou ad referendum deste, sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida.

Art. 6o O CONARQ somente se reunirá para

deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros. Art. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras

técnicas e comissões especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.


41

Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenário.

Art. 8o É considerado de natureza relevante, não

ensejando qualquer remuneração, o exercício das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões.

Art. 9o A aprovação do regimento interno do

CONARQ, mediante proposta deste, é da competência do Ministro de Estado da Justiça. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

Capítulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a

política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

Art. 11. O SINAR tem como órgão central o

CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo,

Legislativo e Judiciário; VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes

Executivo, Legislativo e Judiciário; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo

e Legislativo. § 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII,

quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais.

§ 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.

Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: I - promover a gestão, a preservação e o acesso às

informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central;

II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;

III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental;

IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;

V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;

VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;

VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;

VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação;

IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social;

X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional;

XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos;

XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ;

XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização.

Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as

diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

Capítulo III DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de

documentos: I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades

públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;

II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;

III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;

IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei no8.246, de 22 de outubro de 1991.

Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público.

Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas

no art. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.

Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de competência.


42

§ 1o O recolhimento de que trata este artigo

constituirá cláusula específica de edital nos processos de desestatização.

§ 2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o processo de desestatização, providenciarão, em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação, classificação e avaliação do acervo arquivístico.

§ 3o Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2o, enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ.

§ 4o Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991.

§ 5o A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções do CONARQ sobre a matéria.

Capítulo IV DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

Seção I Das Comissões Permanentes de Avaliação de

Documentos

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

§ 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ.

§ 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

§ 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Seção II

Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional

Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de

âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.

Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou ao recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos.

Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento

e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos, solicitar ao Ministro de Estado da Justiça a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, nos termos do § 2o do art. 7o da Lei no8.159, de 1991. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

Art. 21. O Ministro de Estado da Justiça, mediante

proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da administração pública federal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

Capítulo V DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E

SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República.

§ 1o A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo.

§ 2o São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social:

I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público;

II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991;

III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991.


43

Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justiça, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)

§ 1o O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída pelo CONARQ.

§ 2o A avaliação referida no § 1o será homologada pelo Presidente do CONARQ.

§ 3o Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Ministro de Estado da Justiça, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999 (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)

Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo

privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do território nacional.

Art. 25. A alienação de arquivos privados

declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei no 8.159, de 1991.

Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos

privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.

Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos

privados declarados de interesse público e social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo.

Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de

arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou detentores.

Capítulo VI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos

documentos eletrônicos, nos termos da lei. Art. 30. O Ministro de Estado da Justiça baixará

instruções complementares à execução deste Decreto. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)

Art. 31. Fica delegada competência ao Ministro de Estado da Justiça, permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art. 3o. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua

publicação. Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de

29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.

Brasília, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independência e 114o da República. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Silvano Gianni Decreto 4.915, de 12/12/2003 – Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro de 1967, no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002,

DECRETA: Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema,

com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal.

§ 1o Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administração pública federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

§ 2o Considera-se gestão de documentos, com base no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 2o O SIGA tem por finalidade: I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da

administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;


44

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;

VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;

VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.

Art. 3o Integram o SIGA: I - como órgão central, o Arquivo Nacional; II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis

pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes;

III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes.

Art. 4o Compete ao órgão central: I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais

do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais;

III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;

IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo.

Art. 5o Compete aos órgãos setoriais: I - implantar, coordenar e controlar as atividades de

gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;

III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou

entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim;

VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.

Art. 6o Fica instituída, junto ao órgão central, a

Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe: I - assessorar o órgão central no cumprimento de

suas atribuições; II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à

gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da administração pública federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo;

IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA.

Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do

SIGA: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a

presidirá; II - um representante do órgão central, responsável

pela coordenação do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;

III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão;

IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão;

V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes.

§ 1o Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por solicitação de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e não a voto, quando julgado necessário pela maioria absoluta de seus membros.


45

§ 2o O Arquivo Nacional promoverá, quarenta e

cinco dias após a publicação deste Decreto, a instalação da Comissão de Coordenação do SIGA, em Brasília, para discussão e deliberação, por maioria absoluta de seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo órgão central do SIGA para a aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.

Art. 8o Deverão ser constituídas nos Ministérios e

nos órgãos equivalentes, no prazo máximo de trinta dias após a publicação deste Decreto, subcomissões de coordenação que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA.

Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por representante designado pelo respectivo Ministro.

Art. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao

órgão central para os estritos efeitos do disposto neste Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da administração pública federal.

Art. 10. Fica instituído sistema de informações

destinado à operacionalização do SIGA, com a finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da administração pública federal.

Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais são responsáveis pela alimentação e processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do sistema de que trata o caput deste artigo.

Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão

central do SIGA, o encaminhamento, para aprovação do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da República, das normas complementares a este Decreto, deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA.

Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua

publicação. Brasília, 12 de dezembro de 2003; 182o da Independência e 115o da República. LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA José Dirceu de Oliveira e Silva Lei 5.433, de 08/05/1968 – Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , faço saber

que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais.

§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle.

§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.

§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio.

§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.

§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de têrmo em livro próprio pela autoridade competente.

§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento.

§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.

Art 2º Os documentos de valor histórico não

deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.

Art 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo

de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originárias de microfilmagem de documentos oficiais.

§ 1º O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aquêles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias.

§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para a autenticação de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos contra terceiros.

Art 4º É dispensável o reconhecimento da firma da

autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.


46

Art 5º Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art 6º Revogam-se as disposições em contrário. Brasília, 8 de maio de 1968; 147º da Independência

e 80º da República. A. COSTA E SILVA Luís Antônio da Gama e Silva

Decreto 1.799, de 30/01/1996 – Regulamenta a Lei 5.433, de 08/05/1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

Art. 1° A microfilmagem, em todo território

nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões

extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto.

Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste

Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Art. 4° A microfilmagem será feita em

equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.

Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada à titulação, à identificação e à numeração seqüencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados à indexação.

Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será

feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.

§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.

§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias.

§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado

qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.

Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada

série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;

II - número do microfilme, se for o caso; III - local e data da microfilmagem; IV - registro no Ministério da Justiça; V - ordenação, identificação e resumo da série de

documentos a serem microfilmados; VI - menção, quando for o caso, de que a série de

documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior;

VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;

VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados;

IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 8º No final da microfilmagem de cada série,

será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;

II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;

III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;

IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior;

V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 9° Os documentos da mesma série ou

seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.


47

1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos:

a) identificação do microfilme, local e data; b) descrição das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificação funcional e

assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos.

3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão

utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em

estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a

microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.

Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com

valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em

papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual constará que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a autenticação far-se-á por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura.

Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá

ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.

Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16. As empresas e os cartórios que se

dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:

I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;

II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;

III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.

Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos

no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando:

I - autenticados por autoridade estrangeira competente;

II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;

III - forem acompanhados de tradução oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias

resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Art. 19. As infrações às normas deste Decreto, por

parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.

Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar será cassado definitivamente.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as

instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se o Decreto n° 64.398, de 24 de

abril de 1969. Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua

publicação. Brasília, 30 de janeiro de l996; 175° da

Independência e 108° da República. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Milton Seligman

NOÇÕES DE

ResoluçDispõe snas sinaprocessodocume

O PR

DE ARQUIprevistas node conformireunião ordie,

Consi

de maio de 130 de janeirjunho de documentos

1) Símbolos

2) Símbolos

3) Símbolos

E ARQUIVOL

ão Conarsobre a aaléticas a o de micrntos arqu

RESIDENTEIVOS - CON item IX, do idade com deinária realizad

iderando os d1968, regulamro de 1996 e1996, que arquivísticos

obrigatórios

obrigatórios

obrigatórios

LOGIA _____

rq 10, de doção deserem ut

rofilmageuivísticos

E DO CONSENARQ, no us

art.18, de seueliberação do da no dia 6 d

dispositivos dmentada peloe da Portaria

tratam da s;

a serem utili

Início do rolBeginning o0076 (*)

a serem utili

Continua erolo. Continued another ro0490 (*)

a serem micr

Original ilegOriginal diffread. 007 Texto deterEncadernaçdefeituosa.

___________

06/12/199e símbolotilizadas em de s.

ELHO NACso de suas atru RegimentoPlenário, em

de dezembro

da Lei nº 5.4 Decreto nº 1MJ nº 58, dmicrofilmag

(SEG

SÍMBOLOS

izados em tod

lo. of roll.

izados em tod

em outro

on oll.

rofilmados ju

gível. ficult to

77 (*)

riorado. ção

___________

48

99 – os ISO no

CIONAL ribuições Interno,

m sua 15ª de 1999

433, de 8 1.799, de de 20 de gem de

c1Id

mrr

d9

s

GUEM ANE

ANEXO

UTILIZADO

dos os rolos:

dos os rolos, c

unto com os d

___________

Considcriada pela Po1999, com a fSO de sin

documentos a Consid

microfilmagemealizada denesolve:

Art. 1º

documentos 9878/1990, an

Art. 2º

sua publicação JAIME

EXOS 1 E 2)

O 1

OS – ISO 987

caso a docum

documentos, c

___________

derando os reortaria CONAfinalidade de naléticas técarquivísticos;

derando a m dos dontro dos pad

º Adotar, no arquivísticosnexo 1, e o ro

º Esta Resoluo.

E ANTUNES

78/1990

Fim do roloEnd of roll. 0075 (*)

mentação tenh

Continuaçrolo Continuedanother ro0491 (*)

conforme a si

Original emOriginal in c0488 (*)

Repetição dRepetition o0080 (*)

__________

esultados da ARQ nº 30, de

adequar os scnicas à m

necessidadocumentos drões e norm

processo de , símbolos c

oteiro de sinal

ução entra em

DA SILVA

o.

ha continuidad

ção de outro

d from oll.

ituação:

m cores. colour.

de imagem. of image.

___________

Comissão Ee 22 de feversímbolos de nmicrofilmage

de de quarquivísticos

mas internac

microfilmagconstantes dléticas, anexo

m vigor na d

de:

o

_____

special reiro de normas

em de

ue a s seja cionais,

gem de da ISO o 2.

data de

NOÇÕES DE

(*) Números OBS: As letapresentadostamanho podsem qualqueos símbolos

I – SINALÉ

SIN

1. INÍROLO

2. CODE O

3. IMOBSE

4. DEUNIF

5. NUFILM

E ARQUIVOL

s de referênci

tras e números na fonte Aderá variar ener tipo de adoindicados no

ÉTICAS QUE

NALÉTICAS

ÍCIO DO O

ONTINUAÇÃOUTRO ROL

MAGEM DE ERVAÇÃO

ENSIDADE FORME

UMERO DO ME

LOGIA _____

Damaged teWrong bind0078 (*)

NumeraçãoData incorrIncorrect nuIncorrect da 007

ia da Norma I

os das mensaARIAL, em ta

ntre 14 e 30 orno, em tamo item 2, o tam

ROTEIRO

E ANTECEDE

S SÍM

(AN

ÃO O

___________

ext. ding.

o incorreta. reta. umbering. ate. 79 (*)

ISO 7000/19

agens, que acamanho iguapontos. Na a

manho igual oumanho poderá

OS DE SINA

EM A SEQU

MBOLOS ISO

NEXO 1)

- -

- -

- -

___________

49

84, incluídos

companham oal ou superioausência da fu superior a á variar entre

ANEXO

ALÉTICAS –

UÊNCIA DE D

CORPLETRNUMEARIASIMI

70 ou superior

70 ou superior

14 a 30

- -

70 ou superior

___________

na ISO 9878

os símbolos or a 70 pontofonte ARIAL18 milímetro

e 3 e 7 milíme

O 2

QUADRO D

DOCUMENT

O DAS RAS E EROS

AL OU LAR1

18 ou superior

18 ou superior

3 a 7

- -

18 ou superior

___________

Páginas e/oem falta. Missing pagissues. Páginas e/oem falta. Missing pagAnd/or issue0081 (*)

8/1990.

obrigatórios ios. Para os síL, usar letras os para os símetros.

DE APLICAÇ

TOS A SERE

INFORMA

Deve constque não resinício do fiDeve ser udocumentoserão microem outro roDeve ser uomissões, pou outras oart. 9º do Djaneiro de Deve constfolha em bcom as carfotográficomedição damicrofilmeCada rolo dreceber umidentificaçãacesso.

__________

ou números

ages and/or

ou números

ges es

indicados no ímbolos indie números n

mbolos indica

ÇÃO

EM MICROF

AÇÕES SOB

tar de todos ostem dúvidasilme.

usada para infos que precedofilmados enolo.

usada para indproblemas deocorrências prDecreto nº 1.71996. tar de todos oranco, prefer

racterísticas do fosco, que pa densidade de. de microfilm

m número, parão, registro, c

___________

item 1, devecados no itemão serifados,

ados no item

FILMADOS:

BRE O USO

os rolos para quanto ao

formar que osdem os que contram-se

dicar as e legibilidade revistas no 799, de 30

os rolos uma rencialmente do papel permita a do

e poderá ra fins de controle e

_____

rão ser m 2, o isto é,

1. Para

O

s


50

6. LOGOTIPO E IDENTIFICAÇÃO DA INSTITUIÇÃO DETENTORA DO ACERVO

- - 14 a 30 3 a 7 Deve constar de todos os rolos. Caso a instituição possua logotipo, este poderá integrar a sinalética.

7. LOGOTIPO E IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO DE MICROFILMAGEM

- - 36 a 58 9 a 15 Pode ser usada quando a microfilmagem decorrer de patrocínio, convênio, intercâmbio etc.

8. RESTRIÇÕES QUANTO À REPRODUÇÃO

- - 14 a 30 3 a 7 Pode ser usada para informar ao usuário que a instituição se reserva o direito de recusar pedidos de reprodução de documentos de seu acervo, que violem dispositivos legais em vigor, tais como: Lei nº 9.610, de 19 de fevereiro de 1998 (Direitos Autorais), Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e seus decretos regulamentadores.

9. SÍMBOLOS UTILIZADOS

- - 14 a 30 3 a 7 Deve constar de todos os rolos, visando à orientação do usuário.

10. IMAGEM DE ABERTURA

- - 14 a 30 3 a 7 Deve constar de todos os rolos, para a identificação dos documentos e dos procedimentos utilizados na microfilmagem, em conformidade com o art. 7º do Decreto nº 1.799/96.

11. IDENTIFICAÇÃO DO FUNDO / COLEÇÃO

- - 70 ou superior

18 ou superior

Pode ser usada para destacar conjuntos documentais (fundos, coleções, séries etc.), acrescentando outras informações de interesse para a melhor orientação do usuário.

12. CONTEÚDO DO ROLO

- - 36 a 58 9 a 15 Deve ser usada para identificar e localizar os documentos que integram um mesmo rolo.

13. CARTÃO DE RESOLUÇÃO

- - - - - - Deve constar de todos os rolos para permitir a realização de testes de qualidade.

14. SEPARAÇÃO DE CONJUNTOS DOCUMENTAIS

- - - - - - Pode ser usada antes de cada conjunto documental para alertar o usuário da mudança de um conjunto documental para outro. Mais conhecida como ZEBRA.

15. GRAU DE REDUÇÃO

- - 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos para informar os graus de redução adotados. Sempre que houver necessidade de alteração do grau de redução para determinado conjunto documental, o novo grau de redução adotado deverá ser informado.

(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números não serifados,

isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros (2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números não serifados,

isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros

NOÇÕES DE

II – SINALÉ

SINALÉT

1. DENSIDAUNIFORME

2. CARTÃORESOLUÇÃ3. IMAGEMENCERRAM

4. CONTINUOUTRO RO

5. FIM DO R

Decreto sobre a sinformaçsigilosossociedadAdminisoutras p

O PRatribuição qu"a", da Consda Lei nº 8.1

DECR

DA

Art. dados, infobem como d

Art. 2

e serão comconhecimenqualquer riscomo aqueleda intimidadpessoas.

Parágsigilosos é conhecer.

E ARQUIVOL

ÉTICAS POS

TICAS

ADE E

O DE ÃO

M DE MENTO

UA EM OLO

ROLO

4.553, desalvaguações, docs de interde e do Etração Pú

providênc

RESIDENTEue lhe conferstituição, e te159, de 8 de j

RETA:

CAAS DISPOSIÇ

1º Este Decrrmações, do

das áreas e ins

2º São considmo tal classific

to irrestrito co à segurançes necessáriode da vida pr

grafo único. Orestrito e

LOGIA _____

STERIORES

SÍMBOLOSISO

(ANEXO 1)

- -

- -

- -

e 27/12/20arda de dacumentosresse da

Estado, noública Fe

cias.

E DA REPÚre o art. 84, inendo em vistaaneiro de 199

APÍTULO I ÇÕES PRELI

reto disciplinocumentos e stalações ond

derados origincados, dados

ou divulgaça da socieda

os ao resguardrivada, da ho

O acesso a dcondicionado

___________

À SEQUÊNC

S

)

COLNAS

- -

- -

14 a 2

70 ousuperio

70 ousuperio

002 – Dispados, s e materseguranço âmbito

ederal, e d

ÚBLICA, noncisos IV e Va o disposto n91,

IMINARES

na a salvagumateriais s

de tramitam.

nariamente sou informaç

ação possa aade e do Estado da inviolanra e da ima

dados ou infoo à necessid

___________

51

CIA DE DOC

ORPO DAS LETRAS E NUMEROSARIAL OU SIMILAR1

- -

- -

20 3 a 7

u or

18 ousuperi

u or

18 ousuperi

põe

iais ça da da

dá

o uso da VI, alínea no art. 23

uarda de sigilosos,

sigilosos, ções cujo acarretar ado, bem abilidade agem das

ormações dade de

trins

trqmc

e

inq

cd

r

ppg

cto

a

ind

___________

CUMENTOS

Deve branccaractpermiDeve realiz

7 Deve inform1.799

u ior

Deve do memicro

u ior

Deve restem

Art.

ransmissão, nformações

segurança. Parágra

rato de dadosque o pessoamedidas de secumprimento.

Art. 4

estabelecidos I - aut

nformação sãquanto no des

II - competente, documento, m

III -esultante do a

IV - crepor autoridadpessoa a ter agraus de sigilo

V - descompetente ouornando osten

VI - diacessibilidade

VII - gnformações,

decorrência de

___________

S MICROFIL

INFORMAÇ

constar de too, preferenciaterísticas do pita a mediçãoconstar de toação de testeconstar de to

mações previs/96. ser usada par

esmo conjuntofilmados em

constar de tom dúvidas qua

3º A prodmanutenção

sigilosos ob

afo único. Tos ou informaçl sob suas oegurança esta.

4º Para os os seguintes

tenticidade: aão verdadeirostino; classificaçãode grau de

material, área comprometi

acesso não-auedencial de sde competenacesso a dadoo; sclassificaçãou pelo transcnsivos dados isponibilidade de dados e igrau de sigilárea ou instae sua naturez

__________

LMADOS:

ÇÕES SOBR

odos os rolos almente com papel fotográ

o da densidadeodos os rolos s de qualidad

odos os rolos,stas no art. 8º

ra informar qto documentaoutro rolo.

odos os rolos anto ao fim d

dução, mao e guardservarão me

oda autoridadções sigilososrdens conheçabelecidas, ze

efeitos deconceitos e dasseveração os e fidedign

: atribuiçãoe sigilo a ou instalaçãoimento: perutorizado; egurança: cernte, que haos ou informa

o: cancelamencurso de prazou informaçõ

de: facilidade informações; lo: gradação

alação considza ou conteúd

___________

RE O USO

uma folha emas fico fosco, que do microfilmpara permitir

de. contendo as º do Decreto n

que documental encontram-

para que nãodo filme.

nuseio, coda de dadoedidas especi

de responsávs providenciaça integralmeelando pelo s

ste Decretodefinições: de que o da

nos tanto na o

, pela autodado, inform

o; rda de seg

rtificado, conabilita determações em dife

nto, pela autozo, da classifões; de recupera

atribuída a erados sigilo

do;

_____

m

ue me. r a

nº

tos se

onsulta, os ou iais de

el pelo ará para ente as seu fiel

o, são

ado ou origem

oridade mação,

gurança

ncedido minada ferentes

oridade ficação,

ação ou

dados, sos em


52

VIII - integridade: incolumidade de dados ou informações na origem, no trânsito ou no destino;

IX - investigação para credenciamento: averiguação sobre a existência dos requisitos indispensáveis para concessão de credencial de segurança;

X - legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de dados ou informações são legítimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino;

XI - marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo;

XII - medidas especiais de segurança: medidas destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informações sigilosos. Também objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameaças reais ou potenciais a esses dados e informações;

XIII - necessidade de conhecer: condição pessoal, inerente ao efetivo exercício de cargo, função, emprego ou atividade, indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial de segurança, tenha acesso a dados ou informações sigilosos;

XIV - ostensivo: sem classificação, cujo acesso pode ser franqueado;

XV - reclassificação: alteração, pela autoridade competente, da classificação de dado, informação, área ou instalação sigilosos;

XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteção contra revelação não-autorizada; e

XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em caráter excepcional, em área sigilosa.

CAPÍTULO II DO SIGILO E DA SEGURANÇA

Seção I

Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo

Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos.

§ 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informações referentes à soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado.

§ 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre outros, dados ou informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado.

§ 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado.

§ 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.

Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de

competência das seguintes autoridades: I - Presidente da República; (Redação dada pelo

Decreto nº 5.301, de 2004) II - Vice-Presidente da República; (Redação dada

pelo Decreto nº 5.301, de 2004) III - Ministros de Estado e autoridades com as

mesmas prerrogativas; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

§ 1o Excepcionalmente, a competência prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsável a agente público em missão no exterior. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

§ 2o Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do parágrafo único pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

I - secreto: as autoridades que exerçam funções de direção, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal; e(Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

Art. 7o Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

II - secreto: máximo de vinte anos;(Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

III - confidencial: máximo de dez anos; e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

IV - reservado: máximo de cinco anos. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria. (Incluído pelo Decreto nº 5.301, de 2004)


53

Seção II Da Reclassificação e da Desclassificação

Art. 8º Dados ou informações classificados no grau

de sigilo ultra-secreto somente poderão ser reclassificados ou desclassificados, mediante decisão da autoridade responsável pela sua classificação.

Art. 9º Para os graus secreto, confidencial e

reservado, poderá a autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses da segurança da sociedade e do Estado, alterá-la ou cancelá-la, por meio de expediente hábil de reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da custódia do dado ou informação sigilosos.

Parágrafo único. Na reclassificação, o novo prazo de duração conta-se a partir da data de produção do dado ou informação. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

Art. 10. A desclassificação de dados ou

informações nos graus ultra-secreto, confidencial e reservado será automática após transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso de sua prorrogação, quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu termo. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de 2004)

Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda

permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhados à instituição arquivística pública competente, ou ao arquivo permanente do órgão público, entidade pública ou instituição de caráter público, para fins de organização, preservação e acesso.

Parágrafo único. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informações de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados.

Art. 12. A indicação da reclassificação ou da

desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá constar das capas, se houver, e da primeira página.

CAPÍTULO III

DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES SIGILOSOS

Seção I

Dos Procedimentos para Classificação de Documentos Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as

partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas ao documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.

Art. 14. A classificação de um grupo de

documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo.

Art. 15. A publicação dos atos sigilosos, se for o

caso, limitar-se-á aos seus respectivos números, datas de expedição e ementas, redigidas de modo a não comprometer o sigilo.

Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas

baseados em fotografias aéreas ou em seus negativos serão classificados em razão dos detalhes que revelem e não da classificação atribuída às fotografias ou negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obtê-las.

Art. 17. Poderão ser elaborados extratos de

documentos sigilosos, para sua divulgação ou execução, mediante consentimento expresso:

I - da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos;

II - da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos secretos; e

III - da autoridade classificadora, destinatária ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no próprio documento.

Parágrafo único. Aos extratos de que trata este artigo serão atribuídos graus de sigilo iguais ou inferiores àqueles atribuídos aos documentos que lhes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgação.

Seção II Do Documento Sigiloso Controlado

Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) é

aquele que, por sua importância, requer medidas adicionais de controle, incluindo:

I - identificação dos destinatários em protocolo e recibo próprios, quando da difusão;

II - lavratura de termo de custódia e registro em protocolo específico;

III - lavratura anual de termo de inventário, pelo órgão ou entidade expedidores e pelo órgão ou entidade receptores; e

IV - lavratura de termo de transferência, sempre que se proceder à transferência de sua custódia ou guarda.

Parágrafo único. O termo de inventário e o termo de transferência serão elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficarão sob a guarda de um órgão de controle.

Art. 19. O documento ultra-secreto é, por sua

natureza, considerado DSC, desde sua classificação ou reclassificação.

Parágrafo único. A critério da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.


54

Seção III

Da Marcação

Art. 20. A marcação, ou indicação do grau de sigilo, deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas, se houver.

§ 1º As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, também, indicação do total de páginas que compõem o documento.

§ 2º O DSC também expressará, nas capas, se houver, e em todas as suas páginas, a expressão "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle.

Art. 21. A marcação em extratos de documentos,

rascunhos, esboços e desenhos sigilosos obedecerá ao prescrito no art. 20.

Art. 22. A indicação do grau de sigilo em mapas,

fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecerá às normas complementares adotadas pelos órgãos e entidades da Administração Pública.

Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou

informações sigilosos serão marcados com a classificação devida em local adequado.

Parágrafo único. Consideram-se meios de armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas sonoros, magnéticos ou ópticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informações.

Seção IV

Da Expedição e da Comunicação de Documentos Sigilosos

Art. 24. Os documentos sigilosos em suas

expedição e tramitação obedecerão às seguintes prescrições:

I - serão acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo não constará qualquer

indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno serão apostos o

destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo;

IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e

V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso.

Art. 25. A expedição, condução e entrega de

documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada pessoalmente, por agente público autorizado, sendo vedada a sua postagem.

Parágrafo único. A comunicação de assunto ultra-secreto de outra forma que não a prescrita no caput só será permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitação e solução imediatas, em atendimento ao princípio da oportunidade e considerados os interesses da segurança da sociedade e do Estado.

Art. 26. A expedição de documento secreto,

confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomática.

Parágrafo único. A comunicação dos assuntos de que trata este artigo poderá ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo do documento, conforme previsto no art. 42.

Seção V Do Registro, da Tramitação e da Guarda

Art. 27. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de

documentos sigilosos: I - verificar a integridade e registrar, se for o caso,

indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida, dando ciência do fato ao seu superior hierárquico e ao destinatário, o qual informará imediatamente ao remetente; e

II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação.

Art. 28. O envelope interno só será aberto pelo

destinatário, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior.

Parágrafo único. Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser abertos pelo próprio destinatário.

Art. 29. O destinatário de documento sigiloso

comunicará imediatamente ao remetente qualquer indício de violação ou adulteração do documento.

Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou

guardados em condições especiais de segurança, conforme regulamento.

§ 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que ofereça segurança equivalente ou superior.

§ 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no § 1º, os documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob guarda armada.

Art. 31. Os agentes responsáveis pela guarda ou

custódia de documentos sigilosos os transmitirão a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferência de responsabilidade.

Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsáveis pela guarda ou custódia de material sigiloso.


55

Seção VI

Da Reprodução

Art. 32. A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do documento original.

§ 1º A reprodução total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se à autorização expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto.

§ 2º Eventuais cópias decorrentes de documentos sigilosos serão autenticadas pelo chefe da Comissão a que se refere o art. 35 deste Decreto, no âmbito dos órgãos e entidades públicas ou instituições de caráter público.

§ 3º Serão fornecidas certidões de documentos sigilosos que não puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservação, desde que necessário como prova em juízo.

Art. 33. O responsável pela produção ou reprodução

de documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação de notas manuscritas, tipos, clichês, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar origem a cópia não-autorizada do todo ou parte.

Art. 34. Sempre que a preparação, impressão ou, se

for o caso, reprodução de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras, oficinas gráficas ou similar, essa operação deverá ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que será responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento, observado o disposto no art. 33.

Seção VII Da Avaliação, da Preservação e da Eliminação

Art. 35. As entidades e órgãos públicos constituirão

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuições:

I - analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito de sua atuação;

II - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovação dos prazos a que se refere o art. 7º;

III - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alteração ou cancelamento da classificação sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9º deste Decreto;

IV - determinar o destino final da documentação tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e

V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39.

Parágrafo único. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e responsabilidades, a CPADS poderá ser subdividida em subcomissões.

Art. 36. Os documentos permanentes de valor

histórico, probatório e informativo não podem ser desfigurados ou destruídos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislação em vigor.

CAPÍTULO IV DO ACESSO

Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos

em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público é admitido:

I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e

II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente.

§ 1º Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos.

§ 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir também passem a ter grau de sigilo idêntico.

§ 3º Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.

Art. 38. O acesso a dados ou informações sigilosos,

ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, é condicionado à emissão de credencial de segurança no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no tempo.

Parágrafo único. A credencial de segurança de que trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.

Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso

resultante de acordos ou contratos com outros países atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes destes instrumentos.

Art. 40. A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada.

CAPÍTULO V DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Art. 41. A comunicação de dados e informações

sigilosos por meio de sistemas de informação será feita em conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26.


56

Art. 42. Ressalvado o disposto no parágrafo único do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia para uso oficial no âmbito da União são considerados sigilosos e deverão, antecipadamente, ser submetidos à certificação de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional.

Art. 43. Entende-se como oficial o uso de código,

cifra ou sistema de criptografia no âmbito de órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público.

Parágrafo único. É vedada a utilização para outro fim que não seja em razão do serviço.

Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos,

sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas de segurança previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos:

I - realização de vistorias periódicas, com a finalidade de assegurar uma perfeita execução das operações criptográficas;

II - manutenção de inventários completos e atualizados do material de criptografia existente;

III - designação de sistemas criptográficos adequados a cada destinatário;

IV - comunicação, ao superior hierárquico ou à autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, à inviolabilidade, à integridade, à autenticidade, à legitimidade e à disponibilidade de dados ou informações criptografados; e

V - identificação de indícios de violação ou interceptação ou de irregularidades na transmissão ou recebimento de dados e informações criptografados.

Parágrafo único. Os dados e informações sigilosos, constantes de documento produzido em meio eletrônico, serão assinados e criptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para

a produção de documentos com grau de sigilo ultra-secreto só poderão estar ligados a redes de computadores seguras, e que sejam física e logicamente isoladas de qualquer outra.

Art. 46. A destruição de dados sigilosos deve ser

feita por método que sobrescreva as informações armazenadas. Se não estiver ao alcance do órgão a destruição lógica, deverá ser providenciada a destruição física por incineração dos dispositivos de armazenamento.

Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para

a produção de documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado só poderão integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia e segurança adequados a proteção dos documentos.

Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos,

sempre que possível, deve ser feito em mídias removíveis que podem ser guardadas com maior facilidade.

CAPÍTULO VI DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS

Art. 49. A classificação de áreas e instalações será

feita em razão dos dados ou informações sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5º.

Art. 50. Aos titulares dos órgãos e entidades

públicos e das instituições de caráter público caberá a adoção de medidas que visem à definição, demarcação, sinalização, segurança e autorização de acesso às áreas sigilosas sob sua responsabilidade.

Art. 51. O acesso de visitas a áreas e instalações

sigilosas será disciplinado por meio de instruções especiais dos órgãos, entidades ou instituições interessados.

Parágrafo único. Para efeito deste artigo, não é considerado visita o agente público ou o particular que oficialmente execute atividade pública diretamente vinculada à elaboração de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do Estado.

CAPÍTULO VII DO MATERIAL SIGILOSO

Seção I

Das Generalidades

Art. 52. O titular de órgão ou entidade pública, responsável por projeto ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrência de aperfeiçoamento, prova, produção ou aquisição, deverá providenciar para que lhe seja atribuído o grau de sigilo adequado.

Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de órgão ou entidade públicos ou de instituições de caráter público encarregada da fiscalização e do controle de atividades de entidade privada, para fins de produção ou exportação de material de interesse da Defesa Nacional.

Art. 53. Os titulares de órgãos ou entidades

públicos encarregados da preparação de planos, pesquisas e trabalhos de aperfeiçoamento ou de novo projeto, prova, produção, aquisição, armazenagem ou emprego de material sigiloso são responsáveis pela expedição das instruções adicionais que se tornarem necessárias à salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.

Art. 54. Todos os modelos, protótipos, moldes,

máquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como empréstimo, cessão, arrendamento ou locação, serão adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo.


57

Art. 55. Dados ou informações sigilosos

concernentes a programas técnicos ou aperfeiçoamento de material somente serão fornecidos aos que, por suas funções oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso.

Parágrafo único. Os órgãos e entidades públicos controlarão e coordenarão o fornecimento às pessoas físicas e jurídicas interessadas os dados e informações necessários ao desenvolvimento de programas.

Seção II Do Transporte

Art. 56. A definição do meio de transporte a ser

utilizado para deslocamento de material sigiloso é responsabilidade do detentor da custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo.

§ 1º O material sigiloso poderá ser transportado por empresas para tal fim contratadas.

§ 2º As medidas necessárias para a segurança do material transportado serão estabelecidas em entendimentos prévios, por meio de cláusulas contratuais específicas, e serão de responsabilidade da empresa contratada.

Art. 57. Sempre que possível, os materiais sigilosos

serão tratados segundo os critérios indicados para a expedição de documentos sigilosos.

Art. 58. A critério da autoridade competente,

poderão ser empregados guardas armados, civis ou militares, para o transporte de material sigiloso.

CAPÍTULO VIII DOS CONTRATOS

Art. 59. A celebração de contrato cujo objeto seja

sigiloso, ou que sua execução implique a divulgação de desenhos, plantas, materiais, dados ou informações de natureza sigilosa, obedecerá aos seguintes requisitos:

I - o conhecimento da minuta de contrato estará condicionado à assinatura de termo de compromisso de manutenção de sigilo pelos interessados na contratação; e

II - o estabelecimento de cláusulas prevendo a: a) possibilidade de alteração do contrato para

inclusão de cláusula de segurança não estipulada por ocasião da sua assinatura;

b) obrigação de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado, bem como à sua execução;

c) obrigação de o contratado adotar as medidas de segurança adequadas, no âmbito das atividades sob seu controle, para a manutenção do sigilo relativo ao objeto contratado;

d) identificação, para fins de concessão de credencial de segurança, das pessoas que, em nome do contratado, terão acesso a material, dados e informações sigilosos; e

e) responsabilidade do contratado pela segurança do objeto subcontratado, no todo ou em parte.

Art. 60. Aos órgãos e entidades públicos, bem como

às instituições de caráter público, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessárias para a segurança dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricação em suas instalações.

CAPÍTULO IX DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a

material, área, instalação e sistema de informação cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Art. 62. Os órgãos e entidades públicos e

instituições de caráter público exigirão termo de compromisso de manutenção de sigilo dos seus servidores, funcionários e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informações sigilosos.

Parágrafo único. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, após o desligamento, não revelar ou divulgar dados ou informações sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exercício de cargo, função ou emprego público.

Art. 63. Os agentes responsáveis pela custódia de

documentos e materiais e pela segurança de áreas, instalações ou sistemas de informação de natureza sigilosa sujeitam-se às normas referentes ao sigilo profissional, em razão do ofício, e ao seu código de ética específico, sem prejuízo de sanções penais.

Art. 64. Os órgãos e entidades públicos e

instituições de caráter público promoverão o treinamento, a capacitação, a reciclagem e o aperfeiçoamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes à salvaguarda de documentos, materiais, áreas, instalações e sistemas de informação de natureza sigilosa.

Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome

conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente, responsável pela preservação do seu sigilo.

Art. 66. Na classificação dos documentos será

utilizado, sempre que possível, o critério menos restritivo possível.

Art. 67. A critério dos órgãos e entidades do Poder

Executivo Federal serão expedidas instruções complementares, que detalharão os procedimentos necessários à plena execução deste Decreto.

Art. 68. Este Decreto entra em vigor após quarenta

e cinco dias da data de sua publicação.


58

Art. 69. Ficam revogados os Decretos nºs 2.134, de

24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro de 2002. Brasília, 27 de dezembro de 2002; 181º da Independência e 114º da República. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Parente Alberto Mendes Cardoso Resolução Conarq 14, de 24/10/2001 – Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução 4, de 28/03/1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades - Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades - Meio da Administração Pública.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL

DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno e,

Considerando a necessidade de se atualizar o

Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, do CONARQ, publicada no Suplemento nº 62, do DOU de 29 de março de 1996, e alterados pela Resolução nº 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, publicada no DOU, de 23 de maio de 1997, resolve :

Art. 1º APROVAR a versão revista e ampliada do

Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública : Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

§ 1º Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder ao desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais

deverão ser aprovadas pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

§ 2º Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização periódica deste Código.

Art. 2º Aprovar os prazos de guarda e a destinação

dos documentos estabelecidos na versão revista e ampliada da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.

§ 1 Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações necessárias para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos.

§ 2º Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim, os quais deverão ser aprovados pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

§ 3º Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização periódica desta Tabela.

Art. 3º A eliminação de documentos produzidos por

instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.

Art. 4º O Código de Classificação de Documentos

de Arquivo para a Administração Pública e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata esta Resolução constitui-se numa publicação editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-meio da Administração Pública.

Art. 5º Esta Resolução entra em vigor na data de

sua publicação. Art. 6º Ficam revogadas a Resolução nº 4, de 28 de

março de 1996, e a Resolução nº 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ.

JAIME ANTUNES DA SILVA


59

ÉTICA PROFISSIONAL

Um código de ética é um guia de referência

profissional que prima por traçar diretrizes elevadas de conduta e aponta as responsabilidade morais e legais. Como um agente moral pró ativo, o profissional arquivista consciente de sua função social, está aberto a construir uma relação dialógica com seus pares e a primar pelo interesse da administração, harmonizando-os com o interesse do público: cidadãos e jurisdicionados, pesquisadores, historiadores, jornalistas, proprietários de acervos, etc..

O Código de Ética dos Arquivistas foi uma

proposta do Conselho Internacional de Arquivos e sua relevância e concordância é tamanha, que já está disponível em 22 idiomas. Segue a versão em português.

Código de Ética do Arquivista – Conselho Internacional de Arquivos

Um código de ética dos Arquivistas tem por

finalidade fornecer à profissão arquivística regras deconduta de alto nível. O tema “arquivista”, tal como éusado neste texto, se aplica a todos aqueles que têmresponsabilidade de controlar, vigiar, tratar, guardar, conservar e administrar os arquivos. As instituiçõesempregadoras e os serviços de arquivo são encorajadosa adotar políticas e práticas que permitam a aplicaçãodeste código. A aplicação do código depende da boavontade das instruções de arquivos e das associaçõesprofissionais. Ela pode ser feita indiretamente atravésdo estabelecimento e do uso de procedimentos parasugerir orientações, em casos de duvida, examinarcondutas contrarias á ética e, se for necessário, aplicarsanções.

1. Os arquivistas mantêm a integridade dos

arquivos, garantindo assim que possam seconstituir em testemunho permanente e digno defé do passado.

O primeiro dever dos arquivistas é de manter a

integridade dos documentos que são valorizados porseus cuidados e sua vigilância. No cumprimento dessedever, eles consideram os direitos, algumas vezesdiscordantes, e os interesses dos seus empregadores,dos proprietários, das pessoas citadas nos documentos edos usuários, passados, presentes e futuros. Aobjetividade e a imparcialidade dos arquivistaspermitem aquilatar o grau de seu profissionalismo. Osarquivistas resistem a toda pressão, venha ela de ondevier, visando manipular os testemunhos, assim como

dissimular ou deformar os fatos.

2. Os arquivistas tratam, selecionam e mantêm os arquivos em seu contexto histórico, jurídico e administrativo, respeitando, portanto, sua proveniência, preservando e tornado assim manifestas suas interelações originais.

Os arquivistas agem em conformidade com os

princípios e as praticas geralmente reconhecidas. No cumprimento de sua missão e de suas funções, osarquivistas se pautam pêlos princípios arquivísticos queregem a criação, a gestão e a escolha da destinação dosarquivos correntes e intermediários, a seleção e aaquisição de documento com vistas ao seu arquivamento definitivo, a salvaguardar, a preservaçãoe a conservação dos arquivos que estão sob a suaguarda, e a classificação, a análise, a publicação e osmeios de tornar os documentos acessíveis. Osarquivistas fazem a triagem dos documentos comimparcialidade, fundamentando seu julgamento em umprofundo conhecimento das exigências administrativa edas políticas de aquisição de suas instituições. Elesclassificam analisam os documentos escolhidos paraserem retidos, de acordo com os princípios arquivísticos (em particular o princípio de proveniência e o princípiode classificação original) e as normas reconhecidasuniversalmente, tudo isso rapidamente quanto possível.Os arquivistas tem uma política de aquisição dedocumentos conforme os objetivos e os recursos de suas instituições. Eles não buscam ou não aceitamaquisições, quando elas se constituem em perigo para aintegridade ou a segurança dos documentos; eles sedispõem a cooperar para que os documentos sejamconservados nos serviços mais adequados. Os arquivos favorecem o retorno dos arquivos públicos a seus paísesde origem, quando eles tenham sido seqüestrado emtempo de guerra ou de ocupação.

3. Os arquivistas preservam a autenticidade dos

documentos nos trabalhos de tratamento, conservação e pesquisa.

Os arquivistas agem de modo que o valor

arquivístico dos documentos, neles compreendidos osdocumentos eletrônicos ou informáticos, não sejadiminuído pelos trabalhos arquivísticos de triagem, declassificação e de inventário, de conservação e de pesquisa. Se eles devem proceder a amostragens, elesfundamentam sua decisão sobre métodos e critériosseriamente estabelecidos. A substituição dos originaispor outros suportes é decidida considerando-se seus valores legais, intrínsecos e de informação. Quando os


60

documentos excluídos da consulta tenham sidoretirados momentaneamente do dossiê, o usuário deveser modificado.

4. Os arquivistas asseguram permanentemente a

comunicabilidade e a compreensão dosdocumentos.

Os arquivistas dirigem sua reflexão sobre a

triagem dos documentos a serem conservados oueliminados, prioritariamente, em função da necessidadede salvaguardar a memória da atividade da pessoa ou dainstituição que os produziu ou acumulou, masigualmente em função dos interesses evolutivos dosinteresses da pesquisa histórica. Os arquivistas têmconsciência de que a aquisição de documentos deorigem duvidosa, mesmo de grande interesse, é denatureza a encorajar um comércio ilegal. Eles prestam asua colaboração a seus colegas e aos serviçospertinentes para a identificação e a procura das pessoassuspeitas de roubos de documentos de arquivos.

5. Os arquivistas se responsabilizam pelo tratamento

dos documentos e justificam a maneira como ofazem.

Os arquivistas se preocupam não somente com o

recolhimento dos documentos existentes, mas tambémcooperam com os gestores de documentos de maneiraque, nos sistemas de informação e arquivamentoeletrônico, sejam levados em conta, desde a origem, osprocedimentos destinados à proteção de documentos devalor permanente. Os arquivistas quando negociam comos serviços responsáveis pela guarda ou com osproprietários de documentos, fundamentam sua decisão,em tal circunstância, considerando os seguinteselementos: autorização de recolhimento, doação ouvenda; negociações financeiras; planos de tratamento;direitos de produção e condições de acessibilidade. Elesaguardam um registro escrito de entrada dedocumentos, de sua conservação e de seu tratamento.

6. Os arquivistas facilitam o acesso aos arquivos ao

maior número possível de usuários, oferecendoseus serviços a todos com imparcialidade.

Os arquivistas produzem instrumento de pesquisa

gerais e específicos adaptados às exigências, para atotalidade dos fundos que têm sob sua guarda. Em todasas circunstâncias, eles oferecem pareceres comimparcialidade e utilizam os recursos disponíveis parafornecer uma série de opiniões equilibradas. Osarquivistas respondem com cortesia, e com apreocupação de ajudar, a todas as pesquisas razoáveisreferentes aos documentos dos quais eles garantem aconservação e encorajam a sua utilização em grande

número, dentro dos limites impostos pela política dasinstituições dependem a necessidade de preservar os documentos, o respeito à legislação e à regulamentação,aos direitos dos indivíduos e aos acordos com osdoadores. Eles definem as restrições aos usuárioseventuais e as aplicam com eqüidade. Os arquivistasdesencorajam as limitações de acesso e de utilização dos documentos quando eles não são razoáveis, maspodem aceitar ou sugerir restrições claramente definidase de uma duração limitada quando elas são a condiçãode uma aquisição. Eles observam fielmente e aplicamcom imparcialidade todos os acordos firmados no momento de uma aquisição, mas, no interesse daliberação de acesso aos documentos, eles podemrenegociar as cláusulas quando as circunstânciasmudam.

7. Os arquivistas visam encontrar o justo equilíbrio,

no quadro da legislação em vigor, entre o direitoao conhecimento e o respeito à vida privada.

Os arquivistas se preocupam para que a vida das

pessoas jurídicas e físicas, assim como a segurançanacional, sejam protegidas, sem que haja necessidadede se destruir as informações sobretudo no caso dosarquivos informatizados, onde os dados podem serdeletados e novos dados inseridos, como é práticacorrente. Os arquivistas defendem o respeito a vidaprivada das pessoas que estão ligadas à origem ou quesão a própria matéria dos documentos, sobretudo daquelas que não foram consultadas quanto `autilização ou destino dos documentos.

8. Os arquivistas servem aos interesses de todos e

evitam tirar de sua posição vantagens para eles mesmos ou para quem quer que seja.

Os arquivistas se abstêm de toda atividade

prejudicial à sua integridade profissional, à suaobjetividade e à sua imparcialidade.

Os arquivistas não tiram de suas atividades

nenhuma vantagem pessoal, financeira ou de qualqueroutra ordem que possa resultar em detrimento das instituições, dos usuários e de seus colegas. Osarquivistas não colecionam pessoalmente documentosoriginais nem participam de um comércio dedocumentos em sua área de jurisdição. Eles evitam asatividades que possam ciar no espírito do público aimpressão de um conflito de interesses. Os arquivistas podem explorar os fundos arquivísticos de suainstituição para fins de pesquisa e de publicaçõespessoais, desde que tal trabalho seja conduzido deacordo coma s mesmas regras impostas aos demaisusuários. Eles não revelam nem utilizam, nos fundos arquivísticos, onde o acesso é limitado, as informações


61

obtidas em seus trabalhos. Eles não permitem que suaspesquisas pessoais ou suas publicações interfiram comas tarefas profissionais ou administrativas para as quais foram contratados. No que concerne à exploração deseus fundos arquivísticos, os arquivistas não utilizamseu conhecimento das descobertas feitas por umpesquisador, ainda não publicadas por ele sem adverti-lo de sua intenção de tirar partido delas. Os arquivistaspodem criticar e comentar os trabalhos afins a suasáreas de pesquisa, aí compreendidos os trabalhosbaseados nos fundos que se acham sob sua guarda. Osarquivistas não permitem a pessoas estranhas à suaprofissão interferirem em suas práticas e obrigações.

9. Os arquivistas procuram atingir o melhor nível

profissional, renovando, sistemática econtinuamente, seus conhecimentos arquivísticose compartilhando os resultados de suas pesquisase de sua experiência.

Os arquivistas se esforçam para desenvolver seu

saber profissional e seus conhecimentos técnicos econtribuir para o progresso da Arquivologia, zelandopara que as pessoas, cuja formação e orientação estejamsob sua responsabilidade, exerçam suas tarefas comcompetência.

10. Os arquivistas trabalham em colaboração com

seus colegas e os membros das profissões afins,visando assegurar, universalmente, a conservaçãoe a utilização do patrimônio documental.

Os arquivistas procuram estimular acolaboração e evitar conflitos com seus colegas,resolvendo suas dificuldades pelo encorajamento aorespeito às normas arquivísticas e à ética profissional.Os arquivistas cooperam com os representantes dasprofissões paralelas dentro de um espírito de respeito e

compreensão mútua.

Documents

2011-01-16 Senado T.cnico de Arquivo - Formatado · PDF fileCICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES) ... caráter de arquivo público, pois os documentos passaram a ser