3.2 Modelagem de Processos

RESUMO

QUADRO RESUMO DA AULA

AULA: 3.2 Modelagem de Processos

TUTOR: Luiz Gustavo Cruz, CBPP

Nº DE SLIDES: 54 slides DURAÇÃO: 51 min

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3.2 Modelagem de Processos © ELO Group 2011

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Olá pessoal! Sejam bem vindos a segunda aula do módulo 3 do nosso curso, denominada

modelagem de processos. Nesta aula, vamosabordarosseguintestópicos:

O que é a modelagem de processos?

Por que modelar processos? Abordando os tipos de uso para modelos de processos.

Os diferentes níveis de detalhamento dos modelos de processos

Principaisnotaçõesutilizadas

Ferramentas de modelagem de processos

Conceitos-chave da aula


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Como bibliografia recomendada para essa aula, temos:

ABPMPBPMCBOKTM, V2.0 – Guide to the Business Process Management Common Body of

Knowledge, 2010.

PIDD, Michael. Modelagem Empresarial: Ferramentas para a tomada de decisão. Bookman,

1997.

SILVER, BRUCE. BPMN Method & Style. Cody-Cassidy Press, 2009.


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O que é um modelo?

Começando nossa aula, trago para esse slide uma reflexão do que vem a ser um modelo. Um

modelo pode ser entendido como uma representação explicita e externa de parte da realidade vista

por pessoas que desejam usar o modelo para: entender, mudar, gerenciar e controlar esta parte da

realidade de alguma forma.

Então, fazendo aqui um paralelo ao exposto, um modelo de processo se resume a uma

representação de parte da realidade de uma organização, de parte da realidade do próprio

processo, elaborado para que seja viável o conhecimento, o entendimento, o controle, etc. de parte

dessa realidade, representada, no nosso caso, por fluxogramas. Ou seja, é importante aqui

entender o significado mais amplo da palavra “parte” nessa definição.

O modelo não se propõe a representar 100% da realidade de um processo existente na

organização. Muitos analistas de processo perdem tempo excessivo tentando criar um modelo de

processos dito perfeito, consumindo um tempo precioso de projeto, então nesse ponto mais vale

perdermos menos horas alcançando um resultado, digamos, 90%, 85% fiel à realidade do

processo, consumindo pra tal somente 50%, 55% do tempo disponível e utilizando essa sobra de

tempo para o aprofundamento das atividades de análise e de proposição de melhorias para o

processo, dado que buscar um modelo 99,99% fiel à realidade, mas que para tal consumiu 90% do

total de trabalho disponível para o projeto, não é algo desejado. Dessa forma, seja um modelo de

um determinado produto em fase de testes, ou seja, um modelo de um experimento científico, ou

seja, um modelo de um processo de negócios sempre existirá um gap, uma diferença, uma lacuna

entre o mundo real e o modelo que foi concebido.


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O que é a modelagem de processos?

Mas a final, o que é a modelagem de processos de negócio? Seria a modelagem de processos de

negócio uma atividade de desenhar processos em termos de fluxogramas, ou seria isso um

conjunto estruturado de ações e técnicas para a concepção, para a criação de uma representação

de um processo de negócios. É muito comum que em uma primeira vista, a gente suponha que a

modelagem de processos é um simples ato de, por exemplo, agendar reuniões com pessoas que

atuam em determinado processo e, ao longo dessa reunião, colher dessas pessoas informações

sobre o processo, representando em termos de caixas e setas de fluxograma. A modelagem de

processos, de fato, vai um pouco ou até muito além disso. A modelagem é, na verdade, um

conjunto de atividades envolvidas na criação de uma representação de um processo de negócio

existente ou proposto. Um processo futuro, um processo ideal de como deveria ser. De forma a

permitir a sua análise e medição provendo uma visão “ponta-a-ponta” contra os processos de uma

organização. Ou seja, a modelagem de processos extrapola o simples ato de se representar os

processos de negócio de uma organização em termos de diagramas ou de fluxogramas, avançando

também sobre aspectos como, por exemplo, a usabilidade de diferentes formas de coleta de

informações sobre o processo, seja por meio de uma reunião presencial, seja por meio de um

questionário respondido pelos principais envolvidos no processo ou pela realização de uma sessão

de vídeo conferência. Ainda, a compilação em termos de um diagrama, de mapa ou de fluxograma

ou sob a forma de qualquer outro tipo de representação aplicável, podendo conter diversos tipos de

informações extras consideradas necessárias para o entendimento daquilo que provê suporte ao

processo, podendo ainda ser realizado sob diferentes níveis de detalhamento, conforme a

necessidade de análise que se deseja aplicar.


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Modelagem de processos segundo o CBOK

Trazendo para nossa aula o CBOK, o guia para o gerenciamento de processos de negócio, corpo

comum de conhecimento elaborado pela ABPMP. A área de conhecimento modelagem de processos

de negócio inclui um conjunto fundamental de habilidades e processos que permitem às pessoas

compreenderem, comunicarem, avaliarem e administrarem os principais componentes dos

processos de negócio da organização. Bem como fornece uma visão geral das habilidades, das

atividades e principais definições utilizadas, juntamente com a compreensão da finalidade e

benefícios da modelagem de processos para as organizações. Então, a área de conhecimento

modelagem de processos para negócios discute ainda diferentes tipos e usos para os modelos de

processos, bem como diferentes técnicas, ferramentas e padrões para a elaboração desses modelos

de processos.

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Diagrama versus mapa versus modelo

É muito comum que, no dia-a-dia da gestão por processos, as pessoas se refiram aos modelos de

processo segundo nomenclaturas que variam entre diagrama, mapa, modelo, etc., que dessa forma

são muitas vezes utilizados como sinônimos. Contudo, segundo o CBOK, diagramas, mapas e

modelos têm diferentes propósitos e aplicações. Basicamente, diagramas, mapas e modelos

freqüentemente representam diferentes estágios do desenvolvimento, cada qual agregando um

pouco mais de informação, tendo certo tipo de utilidade específica e capacidade no entendimento,

na análise e no desenho de processos. Vejamos a representação mostrada no gráfico no slide, por

eles vemos que os diagramas encontram, enquanto uma representação mais simples traz um

menos nível de detalhamento em termos de informações quando comparado, por exemplo, a um

modelo específico. Note que isso não quer dizer que modelos sejam melhores que diagramas, ou

vice-versa, mas indica que ambas as representações são feitas para diferentes necessidades, sendo

adaptadas para tal como veremos mais adiante na nossa aula.

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O CBOK coloca uma diferença conceitual bem clara para a discussão de nomenclatura entre

diagrama, mapa e modelo. Veremos nos slides a seguir as definições dadas pelo CBOK a cada um

desses tipos de representação de processo.

Então, segundo o CBOK:

Um diagrama de processo muitas vezes retrata uma notação simples do fluxo de trabalho

básico de um processo, mostrando os principais elementos de um fluxo de processo, mas

omitindo alguns detalhes menores que não são necessários ao entendimento do fluxo de

trabalho de forma geral.

Mapas de processo implicam maior precisão que um diagrama, e tende a agregar maior

nível de detalhe não somente sobre o processo, mas também de alguns dos mais

importantes relacionamentos com outros elementos, tais como atores, eventos, etc. Os

mapas podem variar entre si quanto ao nível de detalhe que foi utilizado em sua elaboração.

Por fim, O modelo implica a representação de atributos que sejam capazes de representar o

desempenho do que está sendo modelado, e, portanto, maior precisão, mais dados sobre o

processo e sobre os fatores que afetam seu desempenho são utilizados. Com freqüência,

modelos são feitos em ferramentas que fornecem capacidade de simulação.

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O propósito da modelagem segundo o CBOK

Vários são os usos específicos dados aos modelos de processos. De forma geral, o objetivo da

modelagem é a criação de uma representação do processo que o descreva de forma necessária e

suficiente para a tarefa em questão. Então, os modelos do processo dão foco à representação dos

atributos do mesmo, que suportam a análise que se pretende fazer desse processo a partir de uma

ou mais perspectivas. Por exemplo, um diagrama simples pode ser suficiente para um propósito,

enquanto um modelo plenamente quantitativo, repleto de atributos, pode ser necessário para

outro. Modelos de processos são o meio para se gerenciar os processos da organização, analisar

desempenho, e definir mudanças.


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Benefícios da modelagem

Segundo o CBOK, alguns benefícios percebidos da modelagem de processos são:

Modelos proporcionam o entendimento do processo de negócio, ou seja, a partir da criação

de modelos conseguimos, enquanto profissionais de BPM, nivelar o nosso conhecimento

sobre o processo, frente aos demais envolvidos na execução e gestão do mesmo;

Modelos são relativamente rápidos, fáceis e baratos de serem elaborados. Aqui tem uma

ressalva importante que eu já até comentei anteriormente: algumas pessoas gastam horas

tentando chegar a um modelo que represente 99,9% da realidade, e com isso, o tempo que

ela tem disponível para análise e proposição de melhorias fica muito prejudicado. Como

vimos, modelos se propõem a representar parte da realidade, então temos que ter sempre

em mente a relação custo benefício em se fazer um modelo mais ou menos detalhado;

Modelos são fáceis de entender quando comparados a outras formas de documentação, dada

sua lógica de representação ou mais visual ou mais intuitiva;

Modelos fornecem uma linha-base para a medição;

E modelos facilitam o processo de simulação e análise do impacto, ao passo que podem, por

exemplo, trazer informações adicionais como o custo de cada atividade, tempo de execução,

etc. que possibilitam a simulação desse comportamento em ferramentas de BPMS, que

veremos mais adiante no nosso curso, no módulo 6;

Enfim, modelos nivelam vários padrões e um conjunto comum de técnicas utilizadas para

sua representação.


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Razões comuns para criação de modelos

Ainda segundo o CBOK, razões comuns para a criação de modelos de processo são:

Documentar claramente um processo existente;

Utilizar o modelo para ações de suporte a treinamentos;

Ferramenta para avaliação do processo em relação a padrões e conformidade requeridos;

Entender como um processo se comportará em diferentes situações ou em resposta a

alguma mudança antecipada;

Servir como base para análise na identificação de oportunidades de melhoria;

Desenhar um novo processo ou uma nova abordagem para um processo existente;

Fornecer uma base para comunicação e discussão;

E descrever requisitos para uma nova operação do negócio.


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Diversos usos para os modelos de processos

Seguindo essa mesma linha apresentada pelo CBOK, temos então diversos usos específicos para os

modelos de processo:

O entendimento de como o processo é feito atualmente, ou seja, ter clareza de como o

trabalho é feito atualmente ao longo da organização;

O redesenho e a melhoria dos processos de negócio, aqui entendendo como redesenho um

conjunto de atividades relacionadas à criação de um modelo de uma representação do

processo de negócio para o futuro, da situação idealizada para o processo;

A documentação de melhores práticas do conhecimento gerado dentro da organização;

- análise do desempenho do processo e teste de situações futuras propostas, por exemplo,

com base em simulações executadas em sistemas específicos de simulação de processos;

A padronização do próprio trabalho ao longo do processo;

O apoio à implementação de um novo sistema, de um novo pacote de software, que implica

diretamente na forma como uma atividade ou um grupo de atividades que são executadas

nos processos. Existem iniciativas de modelagem de processos que visam o apoio à

implementação de um novo software, que implica determinadas atividades em processos. E

na modelagem, conseguimos entender como essa atividade acontece hoje e como ela

mudará, como ela deverá acontecer após a implementação desse novo sistema;


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O apoio à determinação de papeis e responsabilidades ao longo da organização;

A documentação de riscos atrelados ao processo da organização e ainda a definição de

controles para a redução ou mitigação desses riscos;

O atendimento a Sistemas de Gestão da Qualidade, como por exemplo aqueles baseados da

norma ISO 9001. Nesses casos, processos são modelados para a análise de conformidade da

organização em relação às normas de qualidade que devem ser atendidas pela mesma. Os

processos também servem, nesse caso, como guias para a realização de auditorias, visando

tanto a certificação da organização quanto a manutenção periódica do certificado.

Avançando, servem para o gerenciamento de competências;

Suporte iniciativo para treinamento e capacitação de pessoas;

Análise de custo dos processos, ou seja, quanto custa o meu processo baseado nas

atividades que nele acontecem, nos recursos que ele consome etc.

E, de forma geral, os modelos de processo atendem às iniciativas de modelagem de

processo de negócio que iniciam trabalhos de BPM, trabalhos de gestão por processos.

Então, pessoal, o que entendemos dos últimos slides? Observamos que para diferentes objetivos ou

para diferentes usos teremos diferentes tipos de modelos sendo elaborados. Muitas vezes,

utilizando diferentes tipos ou notações de modelagem diferente e aprofundando em quantidade de

informação escrita, em níveis de detalhamento ou não conforme a necessidade ou uso do modelo.

Ou seja, as escolhas que envolvem o nível de detalhe e a notação da modelagem, conforme

veremos, são feitas de acordo com o uso que será feito desse modelo. Veremos mais sobre isso nos

tópicos a seguir.


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Níveis de abstração dos modelos

O primeiro ponto que é importante entendermos antes de entrarmos nessa discussão de notação de

modelagem, ferramentas, etc. é que existem objetivos diferentes para representação dos

processos. Na figura, mostramos desde a camada topo dessa estruturação da organização,

começando pela própria Arquitetura De Processos dessa organização, que engloba sua cadeia de

valor, ou suas cadeias de valor, por produto, ou por linha de serviço, etc.. Seus macro processos,

funções organizacionais, entre outros. Descendo um nível, teríamos um segundo nível de detalhe

que seria o requerido na construção da ou dessas cadeias de valor presentes na organização, onde

nós enxergamos os processos agrupados em nível de macro processo. E aqui, para simplificação,

vamos entender macro processos como agrupamentos temáticos de processos. Continuando,

vamos evoluindo ou descendo o nível de detalhamento requerido ao longo que demandamos

diferentes usos para os modelos dos processos. E como conseqüência dessa diversidade de uso e

níveis de detalhamento, temos notações indicadas para um fim e outras notações mais indicadas

para outras finalidades, conforme veremos mais adiante nessa aula.


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Exemplos de nível de detalhamento

Reforçando o conceito, é importante entendermos aqui dois pontos:

1) Os modelos tem níveis de agregação ou de detalhamento distintos, pois eles são feitos para usos

e até para públicos alvo distintos. Uma coisa é um modelo gerado para a alta administração ter

uma visão macro da organização, e outra, é a construção de um fluxograma detalhado visando a

automação de um processo.

2) É preciso que a gente defina um padrão específico em nossas organizações para modelos de

macro processo, para modelos de processo, de subprocessos, etc. Nesse sentido, um modelo de

macro processo, por exemplo, usualmente é bem mais agregado, mas o público-alvo desse modelo

é geralmente diretores ou pessoas que buscam apenas o entendimento amplo da organização.

Então, quanto mais descemos nesse esquema representado pela pirâmide da figura, maior o nível

de detalhe, maior agregação de detalhe será adicionada aos modelos que são elaborados.


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Entendendo uma operação através de processos

Visualizando de outra forma o que coloquei no slide anterior, aqui temos uma representação de

como o nível de detalhamento vai crescendo ao passo que damos um zoom para dentro da

estrutura de processos de uma organização. Então, na primeira linha, nós partimos de uma

representação mais agregada, denominada nível 1, onde temos a representação dos macro

processos da organização. Se olharmos, por exemplo, para dentro do macro processo de compras,

descemos um nível de detalhe e começamos a enxergar os processos que compõem esse macro

processo. Da mesma forma, ao aplicar um zoom para dentro do processo “realizar compra”, eu

chego a um terceiro nível de detalhamento onde eu consigo visualizar cada uma das atividades que

acontecem dentro desse processo. E finalizando o entendimento, ao passo que eu selecione uma só

atividade dentro desse processo, eu ganho a visibilidade de todas as tarefas que são executadas

por determinado ator dentro de determinada atividade, etc. Então, um pensamento análogo, seria o

de aplicarmos sucessivos zooms em um mapa mundi. O mapa mundi representa o primeiro nível de

detalhamento e para o fim ao qual ele se presta ele carrega um determinado conjunto de

informações, tais, por exemplo, os nomes dos países. Podemos então ir aplicando zooms sucessivos

dentro desse mapa até, por exemplo, chegarmos ao bairro onde moramos e aí estaremos

analisando informações tais como nome da rua, o comércio local que existe nas redondezas,

códigos postais, etc.


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E qual seria a melhor abordagem?

Derivado desse entendimento surge então uma questão que é bastante interessante: Qual então seria a melhor abordagem para a construção dessa arquitetura de processos? Uma abordagem que parte do nível mais alto e vai sendo detalhada até os níveis mais baixos, por exemplo, saindo da cadeia de valor para as tarefas do processo, ou a abordagem contrária, onde primeiro identifico tarefas, atividades, processos e

subimos construindo os macro processos, cadeia de valor, etc.?

Na lógica "de cima para baixo" ou "top down" o levantamento e a modelagem são feitos a partir da cúpula estratégica da organização, da alta administração, da alta gestão ou dos principais gerentes de cada área, gerando-se então primeiro os macro processos principais e depois se detalhando os processos que os compõem descendo-se na estrutura de processos da organização. Entre as principais vantagens dessa lógica nós temos: uma maior velocidade para o levantamento das informações, o que conseqüentemente acarreta

um menor tempo necessário para essa construção. Um terceiro ponto seria uma maior facilidade no uso de modelos de referências de mercado para apoiar essa construção.

De forma contrária, denominada "bottom up" ou "de baixo para cima" o levantamento ocorre junto aos gerentes e principais executores do processo em cada área de negócio por onde o processo atravessa, sendo cada processo validado com esses envolvidos. Então, da junção desses processos, em um segundo momento são identificados os macro processos e por conseqüência vai sendo desenhada a própria cadeia de valor da organização. Então, entre as principais vantagens dessa abordagem "de baixo para cima" nós teríamos: a

garantia de que todos os processos, tanto processos de negócios, quanto aqueles operacionais, foram devidamente identificados e mapeados; um segundo ponto seria a facilidade para os integrantes da

organização se enxergarem dentro dessa estrutura que foi montada, dado que eles participaram dessa criação, dessa montagem. Bem, cabe ressaltar que não existe uma fórmula ou uma receita de bolo aplicável a todas as organizações como sendo a melhor abordagem. Em alguns casos, por exemplo, pode ser adotado ou pode ser julgado mais conveniente, fazer um híbrido dessas duas abordagens, onde em um primeiro momento é usado, por exemplo, um modelo de referência de mercado para balizar as discussões iniciais e ao longo da construção

dos processos esse modelo inicial vai sendo usado e adaptado face à realidade da organização, como se fosse uma abordagem que começa "top down" e depois ela é revisada "bottom up". Enfim, a melhor abordagem vai sempre variar de acordo com os objetivos da organização que estão sendo perseguidos pela execução do trabalho.


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Princípios de uma boa modelagem

Independentemente do nível de detalhamento do modelo para que o mesmo atinja os objetivos e tenha os benefícios esperados, alguns princípios que orientam a elaboração de bons modelos devem ser observados.

O primeiro ponto diz respeito à aderência do modelo à realidade, o que significa o quão perto o modelo está da estrutura e funcionamento da realidade, lembrando-se que, mais uma vez, um modelo não pretende ser a

representação de 100% da realidade, o que não significa que o mesmo não seja aderente o suficiente à realidade para permitir o entendimento do processo bem como sua análise e proposição de melhorias.

Como segundo item, temos a relevância ou suficiência onde a gente avalia se cada objeto apresentado no modelo deve ter um propósito. Um modelo não deve conter mais informações que o necessário.

Em seguida na nossa lista, em termos da relação custo/benefício deve ser analisada a quantidade de trabalho necessária para criar o modelo versus utilidade do modelo versus quanto tempo o modelo será usado para as

tarefas de análise, treinamento de pessoas, etc.

O quarto ponto diz respeito à clareza do modelo, relacionado diretamente com a capacidade de ser entendido pelos usuários. Aqui entra a importância da adoção de um mesmo padrão de modelagem, de uma mesma

linguagem entre todos em uma organização.

Em seguida, o aspecto Comparabilidade, ou seja, a possibilidade de podermos comparar os diversos processos que foram modelados.

E por fim, a Estruturação Sistemática, ou seja, a capacidade de integrar modelos representando diversos

aspectos da realidade da organização. É a forma sistemática de como os diversos modelos foram estruturados, permitindo que a gente consiga colocar os modelos próximos de forma a entender, por exemplo, como que as interfaces entre processos funcionam na organização.


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Definindo a palavra “notação”

Antes mesmo de falarmos sobre notações especificamente, vale a pena contextualizarmos a nossa

discussão a essa palavra. Então, buscando uma contextualização, nós temos que os modelos de

processos são representações bastante intuitivas dos processos em formas de diagramas ou de

mapas. Essas representações devem ser compreendidas tanto pelos executivos de negócio, quanto

pelos desenvolvedores de tecnologia e por todas as pessoas que irão monitorar e gerir os

processos. Pontos importantes que eu gostaria de destacar aqui são dois:

1) As notações, sejam elas em qualquer área de conhecimento, são criadas de forma a tornar

mais intuitiva para as pessoas a representação de algo que se deseja descrever. No nosso

caso, falando em gestão por processos, as notações nos ajudam a representar as

organizações onde atuamos sobre o recorte de processos, e as notações são utilizadas por

nós nesse sentido: para tornar mais intuitiva a representação dessas partes da organização

em termos de diagramas ou mapas;

2) As notações devem ser compreendidas não somente por aquele que a desenhou, mas

também, e em mesmo nível, pelos demais envolvidos e interessados. De forma geral, a

notação utilizada deve ser entendida tanto pelo pessoal de negócios, quanto pelo pessoal de

TI, e todos os demais que irão atuar, em nosso caso, na gestão dos processos, através do

uso da ferramenta que estamos criando, através do processo que representamos, através de

uma notação qualquer.


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Diferentes notações de modelagem

Nessa linha, existem várias formas, várias notações para representarmos os processos de uma organização. Dentre as principais, destaco:

Cadeia de Valor (VAC – Value Chain), modelo introduzido por Porter na década de 80; IDEF-0 (Integrated Computer Aided Manufacturing Definition), que foi desenvolvido pelas forças

armadas dos Estados Unidos na década de 70; Diagrama SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer), muito utilizados por praticantes do Six

Sigma na representação de processos; Diagramas de Escopo e Interface (IGOE), onde estão registradas, de forma macro, as principais

atividades ou etapas e que compõem o processo, o que delimita seu escopo, seu “de/até”, bem como as interfaces desses processos com outros processos com o cliente, com fornecedores, etc.;

Modelos desenhados em estilo Flowchart, com o uso de determinadas figuras geométricas unidas por setas ou linhas que representam a seqüência das ações executadas ao longo do modelo;

Modelagem em Raia, onde as atividades executadas pelos diferentes atores ao longo do processo são desenhadas dentro da raia, dentro da divisão correspondente a cada um dos executores;

Notação EPC (Event Driven Process Chain), bastante difundida pela utilização da ferramenta de modelagem Aris;

BPMN (Business Process Modeling Notation), ou Notação para Modelagem de Processos de Negócio, em

português, que é a mais adotada mundialmente para desenho de modelos de processo de negócios.

A despeito da notação da modelagem adotada, diferentes objetos podem ser utilizados nos modelos de processo dependendo das informações ou dos aspectos do projeto que a organização deseja representar em seus modelos. Isso vai depender dos objetos e dos usos futuros dessa modelagem de processos conforme falaremos. Vejamos agora com mais detalhes algumas dessas notações.

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Cadeia de Valor

Vamos começar então, pelo modelo de cadeia de valor. No final dos anos 80, Michel Porter

apresenta a visão de que desagregando a empresa nas suas atividades de relevância estratégica,

poderia melhorar a execução dessas atividades, de uma forma mais barata ou melhor que a

concorrência, e alcançar vantagem competitiva. Então, a cadeia de valor é uma visão agregada do

conjunto de todas as atividades que são realizadas pela organização para entregar a sua proposição

de valor, seja ela por meio de um produto ou por meio de um serviço ao cliente.


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IDEF-0

A sigla IDEF-0 vem de Integrated Computer Aided Manufacturing Definition, e foi desenvolvida na

década de 70 pela força aérea americana. A idéia é mostrar o fluxo de informações dentro dos

processos. Então, a IDEF-0 é uma notação para representação gráfica que mostra o processo e as

suas atividades componentes: entradas, saídas, informações de controles e recursos, sendo muito

adequada para a representação estática de processos.


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Diagrama SIPOC

O Diagrama SIPOC, sigla em inglês para a seqüência “fornecedor, entrada, processo, saída,

cliente”, é um estilo de documentação de processo utilizado no Six Sigma. Essa técnica de

documentação não apresenta um padrão definido, sendo atendida ao serem completadas em uma

tabela, por exemplo, as informações dos processos relacionadas a cada uma das letras do SIPOC.


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Diagrama de escopo e interface (IGOE)

O Diagrama de Escopo e Interface, o IGOE, é utilizado principalmente para análise de processos em

alto nível. Se relembrarmos da nossa última aula sobre visão de futuro do processo nós

conseguimos ver algumas semelhanças entre o escopo um escopo que desenhamos durante a visão

de futuro e a representação proposta aqui pelos diagramas de escopo e interface. Bom, o nome do

processo, nesse diagrama é escrito no centro e em seguida, do lado de fora, podemos identificar as

entradas, as saídas, os controles, e os facilitadores que estão associados com esse processo. Este

tipo de diagrama nos permite a identificação de controles, tais como regras de negócio, por

exemplo, associada com o processo e com os itens de suporte do processo, por exemplo, áreas,

sistemas, etc., bem como identifica também elementos tais como pessoas, outros processos e

também problemas e medidas associadas. A sigla IGOE vem do inglês, Inputs (entradas), Guides

(controles), Outputs (saídas) e Enablers (suporte).


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Flowchart

Nos Diagramas de Flowchart tivemos uma introdução do uso de figuras geométricas, tais como

retângulos e losangos para representar o fluxo de trabalho ao longo de um processo. Sendo o

crédito pela sua difusão em todo o mundo dado ao movimento da Qualidade Total que ganhou força

a partir dos anos 70, sendo, ainda hoje, essa anotação, bastante utilizado por empresas que

adotam os padrões de qualidade ISO em sua documentação. Essa é uma notação bastante simples,

onde os retângulos indicam um passo de processamento, no nosso caso uma atividade, os losangos

representam condições e as setas mostram a orientação do fluxo.


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Modelagem em raias

A Modelagem em Raias utilizou-se das formas geométricas, seguindo aquela linha de raciocínio dos

flowcharts que foram apresentadas no último slide, para a representação do fluxo do trabalho ao

longo do processo, separando os diferentes atores que executam as atividades em diferentes raias,

tornando mais direta a visualização das atividades desempenhadas especificamente por cada ator,

bem como dando visibilidade para os handoffs, entre eles, ou as trocas de informações e produtos

entre eles.


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EPC (Event drive process chain)

A notação EPC para modelagem de processos foi desenvolvida em uma colaboração entre as

empresas IDCScheer, desenvolvedora do ARISToolset, e a SAP na década de 80. Um EPC é um

gráfico ordenado de eventos e funções. O modelo EPC fornece vários conectores que permitem

execuções alternativas e paralelas de tarefas. Então, uma característica dessa notação é que as

tarefas ou atividades são sempre seguidas dos seus resultados ou eventos, que são originados

dessa tarefa, ou atividade. A notação, como eu já falei, traz o uso de operadores lógicos, tais como

E, OU e E/OU, sendo uma de suas forças a simplicidade e facilidade de compreensão do fluxo.


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Aqui, pessoal, abro um pequeno parêntese na nossa aula para mostrar para vocês a questão da

estruturação sistemática que comentei anteriormente como sendo um dos princípios que orientam

uma boa modelagem. Reparem que na figura desenhada pela notação EPC, quando descemos do

nível macro para o nível do processo, temos que assegurar que o evento que termina o primeiro

processo é o mesmo evento que inicia o segundo processo. Ainda, o primeiro modelo mostra a

interface para o segundo, e o segundo também mostra a interface que vem do primeiro, bem como

mostra a interface que vai para o próximo, para o terceiro, e assim sucessivamente, ou seja,

segundo essa lógica de estruturação dos modelos, existe uma consistência ao se desdobrar os

processos em níveis, e eu consigo navegar tanto de cima para baixo, na vertical, quanto de um

lado para o outro, na horizontal, sem perder essa consistência.


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BPMN (Business process modeling notation)

Complementando então as nossas notações, chegamos até na notação BPMN. A sigla BPMN,

conforme vimos anteriormente, vem do termo em inglês Business Process Modeling Notation, ou

Notação de Modelagem de Processos de Negócio, em sua tradução para o português. O BPMN é

uma notação baseada em fluxograma, ou seja, ela é baseada em uma representação gráfica de um

determinado processo efetuado, geralmente, com a utilização de diferentes figuras geométricas

normatizadas e com setas que unem essas figuras geométricas para a definição do processo de

negócio, como podemos ver na figura do exemplo apresentado aqui no slide.

Então, sendo essa notação, a mais difundida atualmente em organizações, tanto públicas, quanto

privadas no mundo todo. Essa notação é oriunda de um acordo entre diversos fornecedores de

ferramentas de modelagem, os quais à época detinham cada um a sua própria notação, o seu

próprio padrão de modelagem. Essa grande diversidade de padrões de notações, que variavam de

acordo com a ferramenta que o usuário optava por utilizar, gerava inúmeros problemas, tais como

a dificuldade de entendimento dos modelos por parte dos usuários. Então, visando a utilização de

uma única notação em benefício do usuário final, em termos de entendimento dos modelos,

facilitando assim a troca, por exemplo, de modelos de processos entre as organizações e pessoas,

bem como visando a facilitação de ações de treinamento e capacitação de pessoas em seus

processos, a notação BPMN foi pensada e foi estruturada.


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BPMN – Elementos básicos

Alguns exemplos dos elementos que compõem a notação BPMN, da esquerda para a direita,

acompanhando a figura, são: objetos de fluxo, que são os eventos, as atividades e os gatways que

conferem a lógica e compõem o fluxo do processo. Em seguida, temos os conectores, que servem

para unir os objetos de fluxo e unir os artefatos entre si. A terceira coluna da figura mostra as

swimlanes, que são os elementos sobre os quais os processos são de fato desenhados, ou seja, os

processos são desenhados dentro das chamadas piscinas, sendo cada ator ou executor do processo

representado dentro da sua respectiva raia. Por fim, temos os objetos denominados artefatos, que

servem para adicionar informações extras aos modelos de processo desenhados em BPMN.


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BPMN - Exemplos

Como exemplo de fluxograma modelado em BPMN, podemos ver na figura. A determinação de

participantes ou envolvidos no processo, separados pelas diferentes raias inseridas dentro da

piscina onde o processo foi desenhado. A utilização e diversos eventos de início, eventos

intermediários e eventos fim do modelo, a representação das atividades de acordo com seu tipo,

como, por exemplo, atividades do tipo manual ou automático, etc., conforme veremos com mais

detalhes em nossa próxima aula. A representação de, por exemplo, documentos gerados ou

tramitados ao longo do processo através da utilização de artefatos. Também podemos ver o uso de

gateways dando as lógicas nas bifurcações ou junções que são necessárias para a representação do

processo. E por fim, podemos ver a representação de interfaces entre processos através do uso da

seta de fluxo de mensagem, ligando uma determinada atividade dentro do processo a uma segunda

piscina localizada fora do processo, indicando a existência de uma interface entre os dois.

Falaremos de forma mais detalhada sobre a notação BPMN em nossa próxima aula do módulo três.


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Pesquisa nacional – notações de modelagem

Fechando esse tópico sobre notações de modelagem, eu gostaria de apresentar a vocês o resultado

da Pesquisa Nacional de Gestão por Processos, que foi organizada pela EloGroup em 2010 que

apontou no Brasil a notação BPMN, junto com outras notações adaptadas de BPMN, como as mais

utilizadas por organizações no nosso país, representando juntas 44% do total. A notação EPC,

juntamente com o conjunto de adaptações ao EPC, aparece como a segunda notação mais utilizada

pelas organizações nacionais, com 28% do total de respondentes.


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Sistemas de BPM

Vários são os tipos de sistema utilizados dentro do universo da gestão por processos, desde

ferramentas puramente gráficas para o desenho de diagramas até os sistemas mais complexos que

permitem, por exemplo, a modelagem, a simulação, automação e a monitoração de processos, ou

também chamados de ferramentas de BPMS. As ferramentas de BPMS, na verdade, são suítes que

agregam diferentes funcionalidades em uma única ferramenta, como será visto no módulo seis do

nosso curso. Por hora, vamos focar somente nas ferramentas que fazem modelagem e análise de

processos, apenas, ou seja, aquelas ferramentas também chamadas de BPA, ou Business Process

Analysis. Essas não são ferramentas de BPMS na sua plenitude, pois elas não apóiam a execução e

monitoramento dos processos, elas apenas ajudam em uma modelagem estruturada com níveis de

detalhamento, funcionalidades para publicação, por vezes bases de dados, etc..


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Classificação das ferramentas de modelagem

Uma ferramenta de modelagem de processos pode ser, primeiro ponto, com base de dados ou não.

A grande vantagem da base de dados é que permite um repositório dos modelos e dos objetos,

facilitando o controle e a manutenção dos fluxos. Imagine, por exemplo, um Power Point, onde

você desenha 200 modelos e de repente quer mudar o nome de um único objeto, o que você vai ter

que fazer? Mudá-lo de um em um em cada modelo que você fez. Com uma base de dados por trás,

ao contrário, você muda uma única vez e todas as ocorrências onde aquele objeto se encontra,

serão alteradas de forma automática. Ainda, você consegue fazer pesquisas, contar quantas vezes

um determinado objeto aparece em fluxos, etc.. A segunda distinção é se a ferramenta tem uma

metodologia embutida nela, ou seja, ela te orienta efetivamente a modelar de uma forma correta,

evitando erros na modelagem. Por exemplo, a ferramenta Aris não permite que você ligue um

evento a outro evento, pois isso seria uma inconsistência em relação à notação EPC. O BizAgi idem,

em relação às regras da notação BPMN, ou seja, se você colocar um evento final no processo, você

depois não consegue colocar nada a mais depois desse evento final. Isso vai ter um referencial

metodológico, são orientações que facilitam a vida de quem está modelando de acordo com um

padrão definido pela ferramenta.


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Algumas das ferramentas de modelagem

Dentro desse conjunto enorme de ferramentas utilizadas para modelagem e automação de

processos, vou apresentar aqui para vocês na nossa aula,de forma mais breve, as seguintes

ferramentas: Aris Express, ferramenta de modelagem da IDS Scheer; o Visio, ainda uma das

ferramentas mais utilizadas por organizações em todo o mundo; o Bizagi Process Modeler,

ferramenta também de modelagem grátis; e o ARPO Process Modeler, que é um dos representantes

nacionais dentro desse mercado. Várias outras ferramentas poderiam ser citadas aqui, tais como a

SIGNAVIO, que é uma ferramenta de modelagem de processos via internet; a IBM Web Sphere; o

INTALIO, também, uma ferramenta também baseada em web; Process Maker; entre diversas

outras que podem ser facilmente encontradas na internet.

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IDS Scheer - ARIS

A primeira ferramenta que veremos aqui é o Aris. Todas as ferramentas Arissão baseadas em um

repositório centralizado, assegurando que os modelos de processos sejam compatíveis entre si e

possam ser reciclados ou reutilizados. A notação EPC é a notação nativa da ferramenta, que

atualmente também começa a disponibilizar a opção de modelagem BPMN. Então, dentro do pool

de ferramentas Aris, temos o Aris Express como um modelador de processos gratuitos, e que você

pode baixar da internet no site: www.ariscommunity.com/aris-express. Alguns links para downloads

de ferramentas de modelagem, também estarão disponíveis em nosso ambiente de aulas, junto aos

links de nossos vídeos, fóruns e junto dos links dos demais materiais que são utilizados ou

recomendados pelos instrutores a cada aula.

http://www.ariscommunity.com/aris-express


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A essência da modelagem do Aris é que a vista de processos representados no meio, é a vista

integradora de diferentes vistas da organização, então, a vista da estrutura organizacional

localizada em cima dos dados de sistemas de informação à esquerda, das funções de trabalho à

direita, dos produtos e serviços a baixo. A Aris House, como é chamada, é exatamente isso, é

mostrar que processo é o elemento integrador de todas essas perspectivas em uma lógica temporal

e seqüencial. Os processos fazem as funções à direita serem executados de forma ordenada pelas

áreas acima, com o uso dos dados e sistemas à esquerda para gerar produtos e serviços abaixo.

Por isso, a arquitetura de processos integra e combina os elementos da arquitetura de dados,

organogramas, funções, produtos, etc., ou seja, os processos demonstram como a organização se

articula para agregar valor.


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Aqui temos a interface da ferramenta Aris, mostrando, basicamente, na parte de cima sua barra de

opções ou barra de menu. Ao lado esquerdo temos um menu para a seleção do módulo de

utilização da ferramenta. Logo ao lado temos uma pequena janela auxiliar para a visualização geral

do modelo, sendo permitido, por exemplo, selecionar qualquer parte para a visualização na área de

modelagem, conforme mostrado na tela, diretamente por essa pequena janela. Abaixo, temos um

painel que traz as propriedades cadastradas para o modelo que está sendo desenhado, tais como,

autor, nome do arquivo, data da última modificação, etc..


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Microsoft Visio

O Microsoft Visio é ainda hoje uma das ferramentas mais utilizadas para a modelagem de processos

de negócio devido a sua versatilidade. Ela pode ser utilizada com diversos tipos de notações, tais

como flowchart, BPMN, entre outras. Por ser muito mais uma ferramenta de desenho, sem nenhum

tipo de referencial teórico por trás, ela permite muita flexibilidade da elaboração dos fluxos. Por

outro lado, ela não traz embutidas regras para crítica automática em relação à notação que está

sendo utilizada. A ferramenta Visio, juntamente com a ferramenta Aris, são as mais utilizadas

atualmente para a modelagem de trabalhos de modelagem de processos de negócio, conforme

veremos mais adiante.


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Aqui vemos a janela principal do Microsoft Visio, versão 2007, onde temos basicamente, na parte

superior, a barra de menus padrão de todas as ferramentas Office. Do lado esquerdo, temos a área

com a paleta com os elementos da notação que serão utilizadas para a modelagem dos processos

em questão. E à direita, temos a área utilizada para o desenho dos modelos propriamente ditos.


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BizAgi Process Modeler

A terceira ferramenta que mostrarei aqui nesta aula é o Bizagi Process Modeler, ferramenta para

modelagem de processos gratuita e bastante simples que permite modelar, documentar e publicar

processos de negócio de forma fácil. A ferramenta trabalha dentro da notação BPMN, trazendo seus

elementos e regras embutidos, o que auxilia o trabalho de modelagem, dadas as críticas que a

própria ferramenta faz ao modelo que está sendo elaborado. Disponíve lpara download em:

www.bizagi.com.

http://www.bizagi.com/


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Como vocês podem ver, a interface do BizAgi também lembra muito a do pacote Office, o que a

torna uma ferramenta bastante amigável de uma forma geral para as pessoas. Na barra superior,

podemos notar funcionalidades de edição muito parecidas com as disponíveis no pacote Office da

Microsoft, ou Open Office, como, por exemplo, botão para copiar e colar, seleção de fonte,

configuração de tamanho, estilo, cor, etc., opções para habilitar ou desabilitar o quadriculado do

fundo da área de modelagem, entre diversas outras. Na parte esquerda da nossa tela inicial, temos

todos os elementos da notação BPMN para uso durante a modelagem. E ao lado direito, a exemplo

do Visio, temos a área onde o modelo do processo é elaborado.


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ARPO ProcessModeler

O ARPO é uma ferramenta de modelagem de processos desenvolvida no Brasil, se apresentando

inicialmente ao mercado, como opção à utilização da ferramenta Aris. Os principais diferenciais do

ARPO são a facilidade de uso e o conjunto de ferramentas e melhores práticas que são incorporadas

ao sistema que permitem a redução do tempo de trabalho necessário para se obter os processos de

negócio modelados em formato gráfico e organizados em uma base de dados relacional que é

íntegra. A versão gratuita possui limites, como por exemplo, capacidade máxima para 9 projetos e

capacidade máxima para 100 objetos por projeto. E está disponível para download

emwww.klugsolutions.com.

http://www.klugsolutions.com/


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A exemplo das demais ferramentas apresentadas, a sua área de modelagem fica na parte direita

inferior da tela, com sua palheta de elementos de modelagem localizada logo ao lado. Na parte

superior temos os menus do sistema e, ao lado esquerdo, temos todos os elementos de navegação

entre os modelos que já foram elaborados na ferramenta ao longo dos trabalhos de modelagem de

processos. Então, por essa aba de navegação, você consegue entrar e sair dos modelos de uma

forma facilitada.


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Pesquisa nacional – ferramentas (2008)

Bom, com tantas opções disponíveis, como se tem apresentado esse mercado aqui no Brasil? Nesse

slide e no próximo, eu trago o resultado de duas pesquisas feitas pela EloGroup sobre gestão por

processos conforme já citei anteriormente. Em 2008, perguntamos às organizações que

participaram da pesquisa qual a ferramenta de modelagem que era utilizada para o trabalho de

modelagem de processos. Na ocasião, tivemos o Aris representando a maioria com 34% de

penetração dos respondentes, seguida do Microsoft Visio com 26% de penetração. O que chama

atenção desse resultado de 2008 é a ampla utilização de ferramentas não específicas para desenho

ou para modelagem, por assim dizer, representados aqui pelas demais ferramentas do pacote

Office, tais como Excel, Power Point, Word, etc..


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Pesquisa nacional – ferramentas 2010

Na mesma pesquisa realizada em 2010, já percebemos uma evolução na maturidade das

organizações, que passam a utilizar uma ampla gama de ferramentas em detrimento à utilização,

por exemplo, das ferramentas tradicionais do pacote Office, tais como por exemplo o Power Point, o

Excel, etc.. Ainda vemos a maior utilização no país das ferramentas Aris, representando 48% dos

respondentes, seguida pela Microsoft Visio, com 29% entre os respondentes. Diversas outras

ferramentas foram citadas nessa pesquisa, tais como ARPO, BizAgi, as ferramentas da IBM e Tibico,

etc., o que mostra um aumento na difusão do uso dessas ferramentas ao longo desses dois anos

entre as duas pesquisas.


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Vamos então fechar a nossa aula repassando alguns conceitos-chave que foram apresentados:

Um primeiro ponto é que um modelo é uma representação simplificada que suporta o estudo, a

análise, de algum aspecto sobre algo, conceito ou uma atividade. Logo, ele não se propõe a

representar 100% de uma realidade sobre determinado processo, e por isso, não invista tempo

excessivo nessa busca pela perfeição do processo, ou do modelo, em relação à realidade.

A modelagem de processos, de uma forma mais ampla, é um conjunto de atividades envolvidas na

criação de uma representação de um processo de negócio, que pode ser um processo existente ou

um processo que está sendo proposto para permitir a sua análise, desenho e medição provendo

uma perspectiva “ponta-a-ponta” de processos de uma organização.

Princípios que determinam um bom modelo de processos, e que devem ser observados são a

aderência em relação à realidade, relevância em relação às informações apresentadas, a relação

custo/benefício, em relação ao trabalho necessário para sua criação, a clareza das informações que

foram modeladas, sua comparabilidade com outros modelos de processos e a forma como os

diversos modelos elaborados foram estruturados, de forma que seja possível, através de sua

integração, a representação de diversos aspectos da realidade que se pretende estudar.


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-Fechando então os nossos conceitos-chave, temos mais três pontos. O primeiro seria em relação

às escolhas que envolvem o nível de detalhe e a notação de modelagem. Essas escolhas são feitas

de acordo com o uso que será feito do modelo. Isso acontece, dentre outros motivos, porque os

modelos podem ter propósitos específicos distintos, e podem ser elaborados, de forma análoga,

para públicos diferentes.

-s modelos de processo são representações bastante intuitivas dos processos em forma de

diagramas ou mapas. Essas representações devem ser compreendidas tanto pelos executivos de

negócio, quanto pelos desenvolvedores de tecnologia, e por todas as pessoas que irão atuar nessa

monitoração e gestão dos processos.

Por fim, a grande vantagem das ferramentas de modelagem que tem banco de dados é que essas

permitem a criação de um repositório dos modelos e objetos utilizados nessas modelagens, o que

facilita o controle e a manutenção desses modelos no repositório.


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Bem pessoal, com isso fechamos a nossa segunda aula do módulo 3, e a partir de agora, continuo

aguardando vocês em nossos fóruns de discussões.

Um abraço!


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ANOTAÇÕES DO ALUNO

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Documents

3.2 Modelagem de Processos